close

Enter

Log in using OpenID

AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK

embedDownload
AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK
PROGRAMLARI
MERKEZİ BAŞKANLIĞI
(TÜRKİYE ULUSAL AJANSI)
ERASMUS+
KA1 – BİREYLERİN ÖĞRENME HAREKETLİLİĞİ
AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ
BAŞVURU REHBERİ
2014
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Bu rehber, 2014 Erasmus+ Ana Eylem 1 (KA1) Bireylerin Öğrenme Hareketliliği eyleminin alt
faaliyeti olan Gençlik Hareketliliği- Avrupa Gönüllü Hizmeti kapsamında başvuru yapmak
isteyen ve Türkiye’de faaliyet gösteren kuruluşlara yönelik olarak hazırlanmış yardımcı bir
doküman niteliğindedir. Bu rehberin içeriği ile Avrupa Komisyonu’nun temel belgelerinde yer
alan bilgiler arasında farklılıklar olması halinde Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanan
resmi dokümanlar esas alınacaktır.
Hareketlilik faaliyetlerini içeren diğer eylem türleri Ana Eylem 2 ve Ana Eylem 3 alanlarındaki
projelere
başvurmak
isteyenler,
Türkiye
Ulusal
Ajansı’nın
resmi
internet
sitesini
inceleyebilirler: http://www.ua.gov.tr/
Ayrıntılı bilgi ve sorularınız için:
[email protected]
Mevlana Bulvarı No:181 06520 Balgat/ANKARA
Tel: +90 312 409 62 15 Faks: +90 312 409 60 09 +90 312 409 60 99
Bu rehber hazırlanırken İngiltere Ulusal Ajansına ait “Key Action 1 (KA1) Guide for
Applicants” adlı dokümandan yararlanılmıştır.
1
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
İÇİNDEKİLER
GİRİŞ .................................................................................................................................... 3
AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ NEDİR? ............................................................................... 4
BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI ........................................................................12
BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR ....................................12
A.Genel Bilgi .....................................................................................................................13
B.İçerik..............................................................................................................................13
C.Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) .........................................................................................14
D.Projenin Tanımı .............................................................................................................18
E.Katılımcı Profili ..............................................................................................................18
F.Hazırlık ..........................................................................................................................19
G.Ana Faaliyetler ..............................................................................................................21
H.Proje Takibi ...................................................................................................................24
I.Bütçe ..............................................................................................................................26
J.Proje Özeti .....................................................................................................................32
K.Kontrol Listesi ................................................................................................................34
L.Veri Koruma Bildirimi .....................................................................................................34
M.Doğruluk Beyanı ...........................................................................................................35
N.Ekler ..............................................................................................................................35
O.Başvuru Formunun Sunulması ......................................................................................35
BAŞVURU SONRASI DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR: ..................................................37
EK-1: İÇ ORTAKLIK ANLAŞMASI ÖRNEĞİ .......................................................................39
EK-2: AGH FAALİYET TABLOSU ÖRNEĞİ ........................................................................40
EK-3 ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (MANDATE) .................................................................43
2
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
GİRİŞ
Erasmus+ Programı eğitim, öğretim, gençlik ve spor alanlarında faaliyet gösteren
kurum/kuruluşlara açıktır. Bu alanlarla aktif olarak ilgili olan her hangi bir kamu, özel veya
kar amacı olmayan kurumlar hibe başvurusu yapabilirler.
Programın genel amaçları şunlardır:
 Becerileri ve istihdamı artırmak,
 Eğitim, öğretim ve gençlik çalışmalarını modernize etmek,
 Genç insanlara odaklanmak.
Ana Eylem 1 (KA1) Bireylerin Öğrenme Hareketliliği, bireylere, beceri geliştirme,
istihdamlarını artırma ve kültürel farkındalık kazandırma fırsatları sunar. KA1 faaliyetleri
kapsamında kurumlar proje yürütmek amacıyla hibe başvurusu yapabilirler. Bu projeler,
kurumların öğrenici ve personeline iş tecrübesi, staj, işbaşı eğitimi, eğitim ve öğretmenlik
yapma fırsatı sunar. Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
(Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından yürütülen KA1 faaliyetleri, şu alt eylem türlerinden
oluşmaktadır:
 Yükseköğretim öğrencileri ve personeli için hareketlilik projesi,
 Mesleki eğitim öğrenici ve personeli için hareketlilik projesi,
 Okul personeli için hareketlilik projesi,
 Yetişkin eğitimi personeli için hareketlilik projesi,
 Gençler ve gençlik çalışanları için hareketlilik projesi.
3
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ NEDİR?
1- Avrupa Gönüllü Hizmeti - AGH ne demektir?
Bu faaliyet Avrupa Birliğinin içinde veya dışında bir ülkede, 12 aya kadar uzanan bir sürede,
17 -30 yaş arasındaki gençlerin ücretsiz ve tam zamanlı gönüllü hizmette bulunarak kişisel
sorumluluklarını ifade etmelerine olanak tanımaktadır. Genç gönüllüler gençlik bilgilendirmesi
ve gençlik politikaları, gençlerin kişisel ve sosyo-eğitimsel gelişimi, sivil katılım, sosyal
hizmet, dezavantajlı kimselerin dahil edilmesi, çevre, yaygın eğitim programları ve medya
okuryazarlığı,
kültür
ve
yaratıcılık,
kalkınma
için
işbirliği
vb.
konularla
ilgilenen
kurum/kuruluşların günlük çalışmalarına katkıda bulunma fırsatını elde etmektedir.
Bu formu, gönüllü göndermek veya gönüllü getirmek üzere sunulacak projelerin
Koordinatörlüğünü üstlenen (ve koordinatör olarak akredite edilmiş) kuruluşun doldurması
gerekmektedir.
2- Uygun Katılımcılar Kimlerdir?
Ev sahibi ve Gönderen Kurum/kuruluşların ülkelerinden 17-30 yaş arası gençler dil
yeterliliklerine ve mezuniyet derecelerine bakılmaksızın katılımcı olabilirler.
3- Uygun Kurum/Kuruluşlar Hangileridir?
Türkiye’de yerleşik, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından
Koordinatör Kuruluş olarak akredite edilmiş ve başvuru tarihi itibariyle geçerli akreditasyonu
bulunan:

Kar amacı gütmeyen bir kurum/kuruluş, dernek, vakıf, STK’lar,

Yerel düzeyde bir kamu kurum kuruluşu,

Bölgesel veya ulusal düzeyde bir kamu kurum/kuruluşu,

Bölgeler birliği,

Avrupa karasal İşbirliği gruplandırması,

Kurumsal sosyal sorumluluk projeleri yürütmekte olan kar amacı güden kuruluşlar
tarafından doldurulacaktır. Bu form kesinlikle gönüllüler tarafından doldurulmamalıdır.
4
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
4- Katılımcı Kurum/Kuruluşların Görevleri Nelerdir?
Koordinatör Kuruluş

Başvuruyu sunar ve Ulusal Ajansa ya da Yürütme Ajansına karşı tüm projenin mali ve
idari sorumluluğunu taşır.

Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla işbirliği içinde projenin koordinasyonunu sağlar.

AGH Anlaşmasında belirlenen görev dağılımı doğrultusunda, AGH hibesini, projedeki
tüm Gönderen ve Ev Sahibi kuruluşlar arasında paylaştırır.

Gönüllünün/lerin, AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsünün tamamına katılmasını
sağlar.

Gönüllüye/lere yerleştikleri Ev Sahibi Kuruluşta destek verir.

Projede yer alan Gönderen ya da Ev Sahibi Kuruluşun/ların idari görevlerinin bazılarını
ya da tamamını yerine getirir.

Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla birlikte, projedeki her bir gönüllünün zorunlu AGH
grup Sigorta Planına dahil olmasını sağlar.

Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla birlikte ihtiyaç duyan gönüllünün/lerin vize
düzenlemelerini yapar. Gerektiğinde Ulusal Ajanslar ya da Yürütme Ajansı vize destek
yazısı verebilirler.

Öğrenme ve/veya Youthpass sürecine destek olur. Gönderen, Ev Sahibi Kuruluş ve
gönüllü ile birlikte, AGH’lerinin bitiminde isteyen gönüllülere Youthpass sertifikası verir.
5
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Gönderen Kuruluş

Hazırlık
-
Gönüllüye bir Ev Sahibi Kuruluş bulunmasında ve onunla temasa geçilmesinde yardımcı
olur.
-
Projelerine katılmadan once gönüllünün/lerin bireysel ihtiyaçlarına ve öğrenme
fırsatlarına göre onlara yeterli hazırlığı sağlar. Bu hazırlığı Avrupa Komisyonu’nun
hazırladığı Gönüllü Eğitimi: Rehber İlkeler ve Asgari Kalite Standartları doğrultusunda
yapar (bkz. http://ec.europa.eu/youth/youth-in-action-programme/doc405_en.htm).

Gönüllü hizmet sırasında iletişim
-
Proje süresince gönüllüyle/lerle ve Ev Sahibi Kuruluşla/larla sürekli iletişim halinde olur.

Gönüllünün dönüşünden sonra
-
Gönüllünün
proje
bittikten
sonra
ülkesine
döndüğünde
yaşadığı
topluma
yeniden entegre olmasına yardımcı olur.
-
Gönüllülere deneyimlerini ve öğrenme çıktılarını paylaşmaları ve değiş tokuş etmeleri
içinı fırsat sunar.
-
Gönüllülerin, gönüllü hizmet deneyimlerinin ve öğrenme çıktılarının yaygınlaştırılmasını
ve bunlardan yararlanılmasını teşvik eder.
-
Gönüllülere, başka eğitim, öğrenim ve istihdam imkânları konusunda rehberlik sağlar.
-
Gönüllünün ikamet ülkesindeki Ulusal Ajans tarafından düzenlenecek yıllık AGH
etkinliğine katılmasını sağlar.
6
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Ev Sahibi Kuruluş

Rehber (Mentor)
-
Gönüllüye kişisel destek/öğrenme-youthpass sürecinde destek sağlamaktan sorumlu
bir rehber belirler.

Görevle ilgili destek
-
Tecrübeli personeli aracılığıyla gönüllüyü, gönüllü hizmet sürecinde gözlemler ve ona
rehberlik sağlar.

Kişisel destek
-
Gönüllüye kişisel/öğrenme-youthpass sürecinde destek sağlar.
-
Gönüllüye yerel topluma entegre olma, diğer gençlerle tanışma, sosyalleşme, boş
zaman etkinliklerine katılma, vb. fırsatları sunar.
-
Mümkün olduğu kadarıyla gönüllünün diğer AGH gönüllüleriyle iletişim kurmasını teşvik
eder.

AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsü ve dil desteği
-
Gönüllünün varış sonrası eğitimine ve ara değerlendirme toplantısına katılmasını
sağlar.
-
Gönüllü için dil öğrenimi fırsatı sunar.

Gönüllü Hizmet ilkeleri
-
AGH’nin genel erişilebilirliğini sağlamak: Ev Sahibi Kuruluşlar gönüllüleri, belli bir etnik
gruba ya da dine mensubiyetlerine, cinsel yönelimlerine, siyasi düşüncelerine göre
belirleyemedikleri gibi, gönüllüleri seçerken belli nitelikleri ve eğitim seviyesini de şart
koşamazlar.
-
Gönüllülere, fikirlerini, yaratıcılıklarını ve deneyimlerini ortaya koyabilmelerini mümkün
kılacak iyi tanımlanmış görevler sunmak.
-
Gönüllüler için açık öğrenme hedefleri belirlemek.

Barınma ve yeme-içme
-
Gönüllülere uygun barınma ve yeme-içme imkanları sunmak (ya da tatil sürelerini de
kapsayacak şekilde yemek parası vermek).
7
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI

Yerel ulaşım
-
Gönüllülerin yerel ulaşım araçlarından yararlanmasını sağlamak.

Cep harçlığı
-
Gönüllüye belirlenmiş cep harçlığını haftalık ya da aylık olarak vermek.
5- Proje Süresi Ne Kadardır?
Proje hedefleri ve planlanan faaliyetlerin türüne bağlı olarak, başvuru aşamasında seçilmek
koşulu ile proje süresi maksimum 24 ay olabilir.
6- Faaliyet Süreleri Ne Kadardır?
Kısa dönemli projeler için en az 14 gün ve en fazla 59 gün, uzun dönemli projeler için en az 2
ay ve en fazla 12 aydır.
7- Projeye Sağlanan Hibe Destekleri Nelerdir?
1.Kurumsal destek
2.Seyahat desteği
3.Bireysel destek
4.Cep Harçlığı
5.Dil desteği (Ev sahibi Kuruluşlar için)
5.Özel ihtiyaç desteği
6.İstisnai masraflar
7. Sigorta
8- Başvuru Nereye Yapılır?
Başvurular, başvuran kuruluşun yerleşik bulunduğu ülkedeki Ulusal Ajansa yapılır.
9- Başvuru Nasıl Yapılır?
Erasmus+Programı
çerçevesinde
tüm
başvurular
e-formlar
üzerinden
online
yapılmaktadır. Posta, kargo, faks veya e-posta ile gönderilen başvuru formları kabul
edilmeyecektir.
Erasmus+ Programında bireysel başvuru kabul edilmemektedir.
8
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
10- Başvuru Ne Zaman Yapılır?
Başvuru sahipleri hibe başvurularını aşağıdaki tarihler itibariyle sunmalıdır:
-
Aynı yıl 17 Haziran-31 Aralık (bu günler dahil) tarihleri arasında başlayan projeler için
en geç 17 Mart 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00)
-
Aynı yılın 01 Ağustos’u ile takip eden yılın 28 Şubat’ı arasında başlayan projeler için
en geç 30 Nisan 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00)
-
Takip eden yılın 01 Ocak’ı ile 30 Eylül’ü arasında başlayan projeler için en geç
01 Ekim 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00)
LÜTFEN DİKKAT !!! Başvurular, Türkiye saati ile 13:00’dan önce sisteme yüklenmelidir.
Örneğin: Projeniz 10 Ağustos 2014 tarihinde başlayacaksa, en geç 17 Mart 2014 ya da
30 Nisan 2014 tarihinde başvuru sunulmalıdır.
11- Başvuru Öncesi Yapılması Gereken İşlemler Nelerdir?
Erasmus + Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar; Avrupa
Komisyonu Katılımcı Portalının Tekil Kayıt Sistemine (Unique Registration Facility: URF)
kayıt yaptırmak ve 9 (dokuz) haneli PIC numarası (Kullanıcı Tanımlama Kodu) almak
zorundadır. Bu numara başvuru yapmak isteyenlerin başvuru formlarına ulaşmalarını
sağlayacak ve Ulusal Ajansların yararlanıcı kurum/kuruluş/gruplar ile yapılacakları tüm
iletişimlerinde kullanılacaktır.
12- PIC Numarası almak için izlenmesi gereken adımlar1:
 European Commission Authentication Service (ECAS)
(Avrupa Komisyonu Doğrulama Hizmeti) kaydı,
 ECAS Kayıt Sayfası; http://bit.ly/1eQkFOO
 ECAS Kayıt Rehberi; http://bit.ly/1hEYDit
 Unique Registration Facility (URF)
(Katılımcı Portalı Veritabanı) kaydı,
 ECAS Kayıt Sayfası; http://bit.ly/1l0PMqU
 URF Kayıt Rehberi http://bit.ly/1dBuaCF
1
Başvuru sürecine dair tüm bilgiler için Ulusal Ajansın web sayfasını mutlaka inceleyin:
http://www.ua.gov.tr/programlar/erasmus-program%C4%B1/gen%C3%A7lik-program%C4%B1/ba%C5%9Fvuru-s%C3%BCreci
9
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
 Kaydınızın tamamlanabilmesi için URF’ye yüklenmesi gerekli olan belgeler
aşağıdadır:
 Tüzel Kişilik Formu http://bit.ly/1hgKfNy
 Finansal Bilgi Formu http://bit.ly/1cJMir9 ,
 Proje toplam hibesi 60.000 Avro’dan fazla ise finansal kapasite analizi için
gerekli ilave belgeler (detaylar için lütfen Erasmus+ Program Rehberi’nin C
Bölümüne bakınız).
Başarılı bir kayıt işleminin sonunda kurum/kuruluş/grubunuza bir PIC numarası verilecektir.
Başkanlığımız tarafından hazırlanan ECAS ve PIC Numarası rehber videolarını izlemek için
tıklayınız.
Hibe Ölçütleri
Projenizin içerik değerlendirmesi bağımsız dış uzmanlar tarafından yapılacak olup,
değerlendirme aşağıdaki ölçütlere göre yapılacaktır.
Projenin uygunluğu
(azami 30 puan)

Teklifin aşağıdaki unsurlar ile uygunluğu:
-
Eylemin
hedefleri
ve
öncelikleri
(Lütfen
“Hareketlilik
Projelerinin Amaçları Nelerdir” bölümüne bakınız)
-
Katılımcı kuruluşların ve bireysel katılımcıların ihtiyaçları ve
hedefleri

Teklifin aşağıdaki unsurlar için ne ölçüde uygun olduğu:
-
Katılımcılar için yüksek kaliteli öğrenme çıktıları üretmek
-
Katılımcı kurum/kuruluşların kapasitelerini ve uluslararası
kapsamını güçlendirmek
-
Projenin ne ölçüde imkânları kısıtlı gençleri kapsadığı
-
10
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Proje tasarımının ve
-
uygulamasının
Proje teklifinin tüm aşamalarının açıklığı, bütünlüğü ve
kalitesi (faaliyetlerinin hazırlanması, uygulanması ve takibi)
kalitesi
-
Proje hedefleri ve teklif edilen faaliyetler arasında tutarlılık
(azami 40 puan)
-
Katılımcılara sağlanan hazırlık faaliyetlerinin kalitesi
-
Uygulamaya yönelik düzenlemelerin, yönetim ve destek
usullerinin kalitesi
-
Teklif edilen katılımcı yaygın öğrenme yöntemlerinin
kalitesi ve projenin tüm aşamalarında gençlerin aktif
katılımı
-
Katılımcıların
öğrenme
çıktılarının
tanınması
ve
doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi ve Avrupa
şeffaflık ve tanınma araçlarının tutarlı bir şekilde kullanımı
-
Hareketlilik faaliyetlerine katılımcıları seçmek ve/veya
bunları dâhil etmek için kullanılan tedbirlerin yerindeliği
-
Gerek katılımcı/kuruluşlar arasında, gerekse diğer ilgili
Etki ve

paydaşlarla işbirliği ve iletişimin kalitesi
Proje çıktılarını değerlendirmeye yönelik tedbirlerin kalitesi
yaygınlaştırma

-
Projenin potansiyel etkisi:
doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi ve Avrupa
Proje
döngüsü
içinde
ve sonrasında
şeffaflık
ve tanınma
araçlarının
tutarlı birBireysel
şekilde katılımcılar
kullanımı
(azami 30 puan)
ve katılımcı kuruluşlar üzerinde
-
Yerel,
bölgesel,
seviyesinde
ulusal
projeye
seviyede
doğrudan
ve/veya
katılan
Avrupa
kuruluşlar
ve
bireylerin dışında

Katılımcı kuruluşların içinde ve dışında projenin çıktılarını
yaygınlaştırmayı
amaçlayan
tedbirlerin
yerindeliği
ve
kalitesi
Hibe tahsisi açısından dikkate alınabilmesi için bir teklif en az 60 puan almalıdır. Ayrıca,
yukarıda belirtilen hibe ölçütlerinin her bir kategorisinde azami puanın en az yarısını alan
teklifler (başka bir deyişle “proje uygunluğu” ve "etki ve yaygınlaştırma" kategorileri için asgari
15’er puan; “projenin tasarımının ve uygulamasının kalitesi” kategorisi için 20 puan) hibe
tahsisi için dikkate alınacaktır.
11
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI
Genel Açıklamalar
Başvuru formunu doldurmadan önce ECAS üyeliğinizin bulunması ve kurumunuza ait PIC
numarası almış olmanız gerekmektedir. Elektronik form, Başkanlığımız Elektronik Proje
Yönetim Sistemi (TURNA)’nden indirilebilir. Bunun için kurumunuzun TURNA sistemine kayıt
olması gerekmektedir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, “Başvuru Formları” sekmesinden
“Gençlik Hareketliliği” başvuru formunu indirebilirsiniz.
Doğru formu indirdiğinizden emin olunuz. Elektronik form PDF formatında olduğu için
bilgisayarınızda Adobe Reader 10 ya da daha yüksek versiyonunun yüklü olması
gerekmektedir. Formun boş halini bilgisayarınıza indirip tüm bölümleri aşağıdaki açıklamalar
doğrultusunda eksiksiz bir şekilde doldurunuz. Form indirildikten sonra bilgisayarınıza PDF
olarak kaydedilmelidir. Formda bazı bölümler dolu olarak gelecek ve bazı bölümlerdeki
hesaplamalar form tarafından otomatik olarak yapılacaktır. Bu bilgilerin doğruluğunun
tarafınızca kontrol edilmesi gerekmektedir.
Formun onay işleminin yapılabilmesi için zorunlu alanların doldurulması gerekir. Gri renkli
alanlar, “Önceden doldurulmuş veya hesaplanmış” alanlar olup üzerlerinde değişiklik
yapılamaz.
Bazı bölümlerde “+” ya da “–“ butonlarını kullanarak formlara satır/sütun
eklenebilir veya çıkarılabilir.
Verilerinizin kaybolmaması için girdiğiniz bilgileri sık sık kaydetmeniz önemlidir; kayıt
işlemine ara verip daha sonra kaldığınız yerden devam etmeniz mümkündür.
BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR
1. Ana Eylem 1 (KA105) başvuru formu Gençlik Değişimleri, Avrupa Gönüllü Hizmeti ve
Gençlik Çalışanlarının Hareketliliği faaliyetleri için yapılabilmektedir. Eğer aynı Gençlik
Hareketliliği Projesinde Gençlik değişimleri, Avrupa Gönüllü Hizmeti ve Gençlik Çalışanlarına
Yönelik
Eğitim
ve
Ağ
Kurma
faaliyetlerine
başvuruyorsanız,
faaliyetleri
birbirine
karışmayacak şekilde çok açık ve anlaşılır olmasına dikkat ederek planlayınız.
2. Form İngilizce de doldurulabilir ancak, Dış uzmanların değerlendirme kolaylığını sağlamak
ve bütünsellik açısından formun Türkçe doldurulması tavsiye edilir
12
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
3. Proje başvuruları için 3 dönem bulunmaktadır. Her yıl için Program Rehberinde yazan son
başvuru tarihleri ve proje başlama /bitiş tarihlerine dikkat ettiğinizden emin olunuz.
A. Genel Bilgi
Bu bölüm başvuru formunu oluşturan ana bölümlerin içeriğini kısaca açıklamaktadır.
B. İçerik
Bu bölümde, yapılan başvuruya ilişkin bazı alanlar (Program, Ana Eylem, Eylem, Eylem
Türü, Teklif Çağrısı Yılı, Dönem ve Son Başvuru Tarihi) doldurulmuş halde gelecektir.
Yararlanıcılarımızın dolu olarak gelen alanların doğruluklarını kontrol etmeleri gerekmektedir.
Bu bölümde sadece formun doldurulduğu dilin seçilmesi gerekir.
B.1. Projenin Tanımı
Projenin Başlığı: Söz konusu hareketlilik projeniz için bir proje başlığı yazınız.
Proje Başlangıç Tarihi: Projenizin başlangıç tarihine göre bir son başvuru tarihi
belirlenmiştir. Ya da tersinden söyleyecek olursak, son başvuru tarihine göre bir başlangıç
tarihi.
Aşağıda buna ilişkin tabloyu bulabilirsiniz:
Proje Başlangıç Tarihi Aşağıdaki
Son Başvuru Tarihi
Aralıklardaysa
17 Haziran-31 Aralık
17 Mart
1 Ağustos- 28 Şubat
30 Nisan
1 Ocak- 30 Eylül
1 Ekim
Örneğin: Projeniz 10 Ağustos 2014 tarihinde başlayacaksa, en geç 17 Mart 2014 ya da
30 Nisan 2014 tarihinde başvuru sunulmalıdır.
LÜTFEN DİKKAT !!! Proje Başlama tarihleri E+ program klavuzunda yazdığı ve yukardaki
tabloya yazıldığı gibi olmalıdır. Örneğin; 30 Nisan’da sunulan bir proje 1 Ağustos tarihinden
önce başlayamaz.
13
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Projenin Toplam Süresi: Projelerin süresi 3 ay ile 24 ay arasında olabilir. Başvuru formunda
proje süresinin belirtilmesi gerekir. ( Not: Proje süresi ve faaliyet süresi farklı kavramlardır.)
Proje Bitiş Tarihi: Proje bitişi, proje başlangıç tarihine göre belirlenmesi gereken bir tarihtir.
Diyelim ki proje 1 Ağustos 2014’te başladı. Proje en fazla 24 ay sürebileceği için proje bitiş
tarihi en geç 31 Temmuz 2016 olabilir. Ayrıca hizmetler bittikten sonra uygun bir
değerlendirme, takip, sonuçların yaygınlaştırılması ve kullanılması etkinlikleri yapılmasını
mümkün kılacak bir proje bitiş tarihi belirlenmelidir. Örneğin bir hizmet 1 Temmuz 2015’da
bitmişse proje bitişi için 1 Eylül 2015 tarihinin belirlenmesi ideal bir değerlendirme süreci için
elverişli bir zaman dilimini ifade edecektir.
Başvuru Sahibi Kurum/Kuruluşun Tam Yasal Adı (Latin karakterlerle): Bu alan PIC
numarası alınırken girilen bilgilerle uyumlu olarak doldurulmalıdır.
B.2. Başvuran Kurum/Kuruluşun Ulusal Ajansı
Ulusal Ajansın Kimlik Bilgisi: Başvuru yapacağınız ajansın kimlik bilgisini seçiniz. Türkiye
Ulusal Ajansı seçilecektir.
C. Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar)
C.1. Başvuran Kurum/Kuruluş
Bu bölümde başvuru yapan kurum/kuruluşla ilgili bilgiler istenmektedir.
Kurumunuza ait PIC numarasını giriniz ve
“PIC’i Kontrol Et” butonuna basarak gelen
bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz. Bilgilerinizde bir değişiklik olması durumunda “Katılımcı
Portalı (The Participant Portal)”nda gerekli güncellemeleri yapınız.
C.1.1. Profil
Bu bölüm önceden doldurulmuş olarak gelecektir; bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz.
Bilgilerinizde değişiklik olması durumunda “Katılımcı Portalı (The Participant Portal)”nda
gerekli güncellemeleri yapınız.
Aşağıdaki tablolarda, kuruluşların türüne göre bütçede ortaya çıkan farklılıkları görebilirsiniz.
Tanımlanan her iki durum, aynı proje için aynı hibe kalemleri üzerinden hesaplanmıştır.
14
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
1.DURUM: ’Kamu Kurumu olarak’’ sadece ulusal ve bölgesel yapıda olanlar (Bakanlıklar,
Bölge Müdürlükleri ve Kalkınma Ajansları, vb.) ‘‘EVET’’ i seçeceklerdir.
2.DURUM: Valilikler, Belediyeler, Kaymakamlıklar, İl Müdürlükleri, okullar ve üniversiteler gibi
yerel Kamu kuruluşları, gençlik grupları ve diğer tüm kar amacı gütmeyen kuruluşlar “HAYIR”
seçeneğini seçeceklerdir.
15
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
C.1.2. Akreditasyon
Avrupa Gönüllü Hizmeti Faaliyetine katılan tüm katılımcı kurum/kuruluşlar geçerli bir AGH
akreditasyonuna sahip olmalıdırlar. Bu formu doldurmadan önce Merkez Başkanlığımız
tarafından mutlaka koordinatör kuruluş olarak akredite edilmiş olmak gerekmektedir, aksi
halde başvuru yapılamaz.
Akreditasyon türü kısmında bunu belirtiniz.
LÜTFEN DİKKAT!!! Akreditasyon Referans Numarası kısmında size verilmiş olan numarayı
belirtmeniz gerekmektedir. Ayrıca, proje ortaklarınız için de ilgili kısımlara ortaklarınızın kendi
Ulusal Ajansları tarafından verilmiş akreditasyon numaralarını girmeniz gerekmektedir.
C.1.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim
Bu bölümde kurumunuz kısaca tanıtılmalıdır; kurumunuzun mevcut durumu, konumu, proje
yönetme kapasitesi açık bir şekilde yansıtılmalıdır. Kurumunuzun personel sayısını, varsa
özel ihtiyaç sahibi kişileri, yer aldığı coğrafi bölgenin özelliklerini, varsa proje deneyimleri ve
projeniz açısından önemli gördüğünüz diğer hususları belirtiniz.
Bu başvurudan önceki son 12 ay içerisinde herhangi bir Avrupa Birliği programına
hibe için başvurdunuz mu veya hibe aldınız mı?: Bu başvuru öncesi son 12 ay içerisinde
herhangi bir AB programına başvuru yaptıysanız ya da hibe aldıysanız “evet” seçeneğini
işaretleyiniz. Proje sayısı birden fazla ise, “+” butonunuyla ilave satır ekleyip gerekli bilgileri
giriniz.
C.1.4. Yasal Temsilci
Bu bölümdeki tüm alanların doldurulması gerekmektedir. Dernek, vakıf başkanı ya da kurum
adına kurum başkanı yasal temsilci olmalıdır. Başvurunuzun kabul edilmesi durumunda hibe
sözleşmesi bu kişi tarafından imzalanacaktır.
Eğer yasal temsilcinin irtibat adresi başvuru yapan kurumun adresinden farklıysa, formdaki
kutucuğun işaretlenmesi ve irtibat bilgilerinin girilmesi gerekmektedir.
İpucu: Yasal temsilci imzasıyla kurum/kuruluşu yükümlülük altına sokmaya yetki sahibi
kişidir. Dernek Başkanı, Vakıf Müdürü, Belediye Başkanı, Vali projelerde doğal yasal
16
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
temsilcidir. Kurum kuruluşun en üst amiri, dilerse yasal temsilci olarak başka birini
yetkilendirebilir.
C.1.5. İrtibat Kişisi
İrtibat kişisi, yasal temsilci tarafından belirlenir. Başvuru sürecinde, proje kabul edildiği
takdirde hibe sözleşmesi aşamasında ve proje süreci boyunca irtibat kurulacak kişidir.
C.2. Ortak Kuruluş
Avrupa Gönüllü Hizmeti başvuruları başvuran (koordinatör) kuruluşun yanı sıra en az bir
ortakla gerçekleştirilir.. Her ortak kuruluşun bir PIC numarası olması gerekmektedir. Ortak
kuruluşlarla ilgili bilgileri eklerken kendi kuruluşunuz için ekleme yaparken kullandığınız
prosedürü izleyiniz.
C.2.1. Profil
Ortağınızın profil bilgilerini dolduracaksınız.
C.2.2. Ortak Kuruluş
Ortak kuruluşunuzun ne türde akreditasyon aldığı bilgisini (Ev sahibi kuruluş, Gönderen
kuruluş, Koordinatör Kuruluş) doldurmanız gerekmektedir.
Akreditasyon türü kısmında bunu belirtiniz.
Akreditasyon Referans Numarası kısmında onlara verilmiş olan numarayı belirtiniz.
C.2.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim
Ortak kuruluşunuzu kısaca tanıtınız. Ortağınızın bu başvuruya ilişkin alanlarda faaliyetlerinin
ve deneyimlerinin neler olduğunu açıklayınız. Bu başvuruda yer alacak ortağınızın kilit
personelinin ( proje sorumlusu ve mentörünün ) beceri ve uzmanlıkları konusunda bilgi
veriniz.
C.2.4. Yasal Temsilci
Bu bölümdeki tüm alanların ortağınız adına doldurulması gerekmektedir. Ortağınız olan
kuruluştan dernek ise dernek başkanı, vakıf ise vakıf başkanı ya da kurum adına kurum
başkanı yasal temsilci olmalıdır.
17
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
D. Projenin Tanımı
Bu projeyi nasıl yürütmek istediğinizi, amaçlarınızı ve bu proje ile ele almak istediğiniz
konuları belirtiniz. Projenizin ele aldığı en temel konular nelerdir? Listeden projenizle ilgili en
fazla üç konu seçebilirsiniz. Bu alandaki konular sizin projenizle ilgili değil ise bu bir sorun
oluşturmaz. “+” ya da “-“ butonlarını kullanarak konu ekleyebilir veya çıkarabilirsiniz. Eğer
üçten fazla ilgili konu varsa en önemli olduğunu düşündüğünüz üç konuyu seçiniz.
E. Katılımcı Profili
AGH’ ye katılacak gönüllüler için genel kural şudur: 17-30 yaşları arasında olmak ve bir
program veya ortak ülkelerden birinde ikamet ediyor olmak. İşte bu genel kurala dayalı olarak
projeye katılan gönüllülerin profillerinin nasıl olduğu; boş AGH kontenjanlarının nasıl
duyurulduğu; gönüllülerin adaylar arasından nasıl seçildiği ve şeffaf bir seçim sürecinin nasıl
sağlandığı; gönüllülerin profili ve ilgi alanları ile hizmetin niteliklerinin nasıl eşleştirildiği ve kızerkek dengesini nasıl sağlayacağınız konusunda bilgi veriniz.
Önemli! 18 yaşından küçük gönüllülerin projede yer alabilmesi için ailelerinin resmi
muvafakatı gereklidir.
E.1. İmkanları Kısıtlı Katılımcılar
Bu kısımda projenizde imkânları kısıtlı gençlere yer verecekseniz bunların niçin imkânları
kısıtlı gruba dâhil edildiğini ve bunları projenize dâhil etmedeki amaç ve motivasyonunuzu
açıklayınız.
E.2. Öğrenme Çıktıları
Bu bölümde proje sonucunda katılımcıların hangi yetkinlikleri (bilgi, beceri ve tutum/davranış)
kazanmaları ya da geliştirmelerinin beklendiğini anlatınız. Bu kazanımlar çeşitlilik arz edebilir,
her projeye göre farklılıklar gösterebilir. Ancak, projenizin amaçlarıyla söz konusu öğrenme
çıktılarının birbiriyle bağlantılı olması gerekir. Ayrıca, bu öğrenme çıktıları gönüllülerinizle ilgili
olmalı ve projede belirlediğiniz ihtiyaçlarınızı da karşılamalıdır.
Projenizde gönüllülerin kazandığı yetkinlik ve deneyimleri belgelemek için YouthPass belgesi
edineceklerdir. Youthpass proje süresince kazanılan yaygın ve sargın öğrenme deneyimini
18
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
(öğrenme çıktıları) tanımlamakta ve doğrulamaktadır. Youthpass aynı zamanda proje
faaliyetleri boyunca katılımcıların öğrenme süreci konusunda daha fazla bilinçlendirilmelerine
yardım eden bir araç olarak da kullanılabilir. Youthpass hakkında daha fazla bilgi ve destek
için lütfen www.youthpass.eu internet sitesindeki Youthpass rehberi ve ilgili dokümanları
inceleyiniz.
Bunun dışında edinilen yetkinlikleri belgeleme amacıyla herhangi bir ulusal araç/belge
kullanmayı planlıyorsanız lütfen bunları belirtiniz. Söz konusu belgelerin nasıl kullanılacağını
da kısaca açıklayınız.
F. Hazırlık
Bu bölümde projenize hazırlanırken ortağınızla beraber ne tür faaliyetler planladığınızı
belirtiniz.
F.1. Uygulamaya Yönelik Düzenlemeler
Projenin uygulamaya yönelik ve lojistik konuları nasıl ele alınacak? (örneğin
katılımcıların seyahati, konaklaması, sigortası, güvenliği ve korunması, vize, sosyal
güvenlik, rehberlik ve destek, ortaklar ile hazırlık toplantıları vs.)
Bu çalışmaların nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını ayrıntılı olarak anlatınız.
Bu çalışmalarda hangi katılımcıların ya da ortakların sorumluluk alacağını belirleyiniz.
Gönüllülerin seyahat ve konaklamaları sırasında karşılaşabilecekleri riskleri önlemek ve
güvenliklerinin sağlanması hususunda alınacak tedbirler ayrıntılı olarak planlanıp bu bölümde
anlatılmalıdır. Proje süresince katılımcıların, proje faaliyetlerini gerçekleştirmelerine engel
olabilecek risklerin ortadan kaldırılmasıyla ilgili tedbirler de bu kapsama girer.
F.2. Proje Yönetimi
Kalite ve yönetim konularını nasıl ele alacaksınız? (örneğin ortaklar ile anlaşmalar,
gönüllüler ile öğrenme sözleşmesi yapmak vb.)
Ortaklık Yetki Belgesi (Mandate):
Eski başvuru formlarında Koordinatör kuruluşlar formun 3.cü bölümünü (Part III) ortaklarına
doldurtup imzalatıyorlardı. Erasmus+ döneminde bunun yerine, Ortaklık Yetki Belgesi
19
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
oluşturulmuştur. Ortaklık yetki belgelerinin formatı TURNA sisteminden (başvuru formu
listesi) veya aşağıdaki adresten indirilebilir: Ortaklık Yetki Belgeleri. Yabancı ortaklar için
İngilizce form, Türkiye’den ortaklar için Türkçe form kullanılabilir. Ortak ile birlikte koordinatör
tarafından da imzalanmalıdır (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte). Taranarak e-form’a
eklenmesi yeterlidir, ulusal ajansa postalanmayacaktır. "Project title" yazan here yere proje
adı yazılmalıdır (üst bilgi alanı dahil). "Partner" yazan bölümlerde ortağın bilgisi, "coordinator"
yazan bölümlerde ise koordinatörün bilgisi girilmelidir.
Önemli: Ortaklık Yetki Belgelerinin, tercihen başvuru aşamasında bu mümkün olamıyorsa en
geç sözleşme aşamasından önce taranarak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Yetki belgesi
örneği (Ek-3)Turna’dan indirilebilir.
Ortaklar ve Gönüllü ile İç Ortaklık Anlaşması (Activity Agreement)
AGH projesine katılan tüm kurum/kuruluşlar ortakları arasında bir iç anlaşma imzalamaları
önemle tavsiye edilmektedir. Böyle bir anlaşmanın amacı, projede yer alan tüm taraflar için
sorumlulukları, görevi ve mali katkıyı açıkça tanımlamaktadır. AB hibesinin nasıl dağıtılacağı
ve hangi maliyeti karşılayacağı hususunda ortaklaşa karar vermek katılımcı kuruluşlara
kalmıştır.

Proje başlığı ve başvuru sahibi kurum/kuruluş ile hibe veren Ajans arasındaki hibe
anlaşmasına referans;

Projede yer alan tüm katılımcı kurum/kuruluşların isimleri ve iletişim bilgileri;

Her katılımcı kurum/kuruluşların rolü ve sorumlulukları;

Katılımcı kuruluşlar arasında ödeme ve bütçe transferlerinin usulleri yer almalıdır.
Bu uygulama projedeki her bir ortağın çıkarlarını korumak açısından şiddetle tavsiye
edilmesine rağmen, böyle bir anlaşma ortaklar arasında bir iç belge olarak kalmaktadır;
hibeyi veren Ulusal Ajans tarafından talep edilmeyecektir

Ayrıca ülkelerinden ayrılmadan önce her bir AGH gönüllüsü gönderen ve ev sahibi
kuruluşu ile gönüllülük anlaşması imzalamak zorundadır. Bu anlaşma AGH sırasında
gönüllünün yürüteceği görevleri ve amaçlanan öğrenme çıktılarını tanımlamaktadır.
Anlaşmanın parçası olarak, gönüllü AGH’den ne beklemesi gerektiğine, Youthpass’in
nasıl kullanılacağına ve faaliyetin sonunda sertifikanın nasıl alınacağına ilişkin bilgileri
içeren bir bilgi paketi alacaktır.
20
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Böyle bir anlaşma ortaklar ve gönüllüler arasında bir belge olarak kalmaktadır; hibeyi veren
Ulusal Ajans tarafından istenmeyecektir. Örnek bir çalışmayı Ek II’ de bulacaksınız. Söz
konusu belgeyi Turna’dan da indirebilirsiniz.
F.3. Katılımcıların Hazırlıkları
Bu bölümde gönüllülerin nasıl hazırlanacağı, eğitileceği ve destekleneceğine ilişkin bilgiler
verilmelidir. Ayrıca gönüllülere kişisel desteğin mentor tarafından nasıl sağlanacağını ve
ayrıca gönüllülere yapacakları görevle ilgili desteği (oryantasyon, ayrılış öncesi, varış sonrası
ve ara değerlendirme eğitimleri vb.) ve gönüllülerin dil desteği ile ilgili eğitimlerin nasıl
sağlanacağı
konusunda
bilgi
veriniz.
Özellikle
ayrılış
öncesi
eğitimi,
AGH
kurum/kuruluşlarının (genellikle gönderen veya koordinatör kuruluş) sorumluluğundadır ve
gönüllülere beklentileri hakkında konuşma, motivasyonlarını ve öğrenme araçlarını geliştirme
fırsatı sağlar.
Buna ek olarak projeniz kapsamında risk önleme ve kriz yönetimi konularına genel
yaklaşımınızı ve projenizin gönüllülerin diğer kültürlere olumlu bir yaklaşım sergilemesine
nasıl katkıda bulunacağı, farklı kültürlerden ve geçmişlerden gelen gençlerle kültürlerarası
diyalog kurmasına nasıl katkıda bulunacağı, önyargı, ırkçılık gibi dışlanmaya yol açan tutum
ve davranışların engellenmesine nasıl katkıda bulunacağı, hoşgörü ve farklılıklara anlayış
gösterme duygusunun güçlenmesine nasıl yardımcı olacağı belirtilmelidir.
G. Ana Faaliyetler
Projenizde yapmayı planladığınız faaliyetler ve detayları hakkında bilgi veriniz. Proje
ortağınızla beraber ne tür bir işbirliği içerisinde olmayı planladığınızı ve ortağınızın
faaliyetlerde rolünün ne olacağını belirtiniz.
Bu bölümde genel olarak faaliyetlerinizden bahsettikten sonra Faaliyet Tablosunu ayrıca
sisteme yüklemeniz gerekmektedir. Bakınız EK-2 (Turna’dan indirilebilir)
LÜTFEN DİKKAT !!! Başvuru Klavuzunun ilgili kısmında ‘’Faaliyet türü, faaliyetin
gerçekleşeceği yer(ler), planlanan tarihler, kullanılan çalışma yöntemleri, dahil olan ülkeler ve
herbir proje ortağının faaliyetteki rolü’’ belirtilmelidir denilmiştir. Bu bilgilerin hepsinin ilgili
bölümde doldurulması –başvuru formunun eksiksiz doldurulmuş olarak kabul edilmesi içingereklidir.
21
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
ÖNERİ !!! Faaliyet tariflerini, gönderen-ev sahibi kuruluş ve gönüllü bilgileri Gönüllü Bilgileri
Tablosuna girilerek; tablo, ekler kısmında boş yer kalması halinde excel dosyası olarak
eklenilebilir. Örnek olarak:
G.1. Faaliyet Detayları
Gerçekleştirmeyi planladığınız tüm faaliyetler bu bölümde listelenmelidir. Bu formda
belirtilmeyen faaliyetler desteklenmez. Daha sonraki tarihlerde Ajans tarafından bazı
değişiklikler teklif edilebilir ve uygun görüldüğü takdirde onaylanabilir, fakat faaliyet eklenmesi
durumunda hibe artışı yapılmayacaktır.
Faaliyet No: Otomatik olarak gelecektir.
Faaliyet Türü: Açılan kutudan seçilecektir. Açıklamalar yukarıda verilmiştir.
Katılımcı Sayısı: Toplam katılımcı sayısını giriniz.
Özel İhtiyaç Sahibi Katılımcılar: Özel ihtiyaç sahibi katılımcıların toplam sayısını yazınız.
Bu sayı yukarıda belirtilen toplam katılımcı sayısına dahildir. Kişilerin özel ihtiyaç sahibi
olduğu belgelendirilmelidir.
Refakatçiler: Özel ihtiyaç sahibi katılımcılara refakat etmesi gereken kişilerin sayısını
yazınız. Bu sayı yukarıda belirtilen toplam katılımcı sayısına dahildir.
Bu uzun dönemli bir faaliyet midir? Kısa süreli mi yoksa uzun dönem AGH olup olmadığı
bilgisi girilmelidir. Uzun dönemli aktiviteler 59 günün üzerinde olan aktivitelerdir.
Akış No: Akış kavramı, bir faaliyetteki hareketlilikleri ifade etmek için kullanılır. Aynı yere,
aynı süre ve aynı faaliyet için yapılan hareketlilikler tek akış olarak kabul edilebilir. Bir akışın
22
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
katılımcı sayısı birden fazla olabilir. Aynı ülkeden giden/gelen gönüllülerin aynı zaman
diliminde ve aynı faaliyette yer almaları durumunda, sayılarının en fazla 2 olması önemle
tavsiye edilir. Faaliyetin ayrıntıları olan süre ve gidilecek yer gibi bilgilerde değişiklik
olduğunda yeni bir akış eklenmesi gerekir. Akış sayısı I. bölümündeki bütçe hesaplamasında
kullanılır. “+” ve “-“ kullanılarak yeni akış eklenebilir ya da çıkarılabilir.
Gönderen Ülke: Eğer projede yurtdışına gönüllü gönderilecekse, Türkiye yazılacak; projede
gönüllülere Türk ortak ev sahipliği yapacaksa, gönderici kuruluşun/kuruluşların ülkeleri
yazılacak.
Gidilecek Ülke: Bu alan, gidilecek ülkeye göre günlük bireysel destek tutarının
hesaplanmasında kullanılacaktır. Gidilecek ülke adı girildiğinde bireysel destek tutarı
otomatik olarak bütçe tablosunda görülecektir. Ayrıca, yukarıdaki ifadeye benzer şekilde,
proje Türkiye de yapılacaksa, buraya Türkiye yazılacak ve hibe ona göre hesaplanacaktır.
Süre(ay): Yol hariç faaliyet süresidir. 2 ay ile 12 ay arasındaki faaliyetlerdir. Hesaplama,
faaliyetin gerçekleşeceği yere göre süre üzerinden yapılır ve tamamı ödenir; fakat, başvuru,
kar amacı güden bir kuruluş, ulusal veya bölgesel bir kamu kuruluşu ise hibenin %50 si
tahsis edilir.
Süre (gün): Yol hariç faaliyet süresidir. 14 gün ila 59 gün arası faaliyetleri kapsar. Hususlar
yukarıda belirtilenlerle aynıdır. DİKKAT: Bireysel Destek ve Kurumsal Destek kalemlerinin
hesaplanması kısa dönem ve uzun dönem AGH için farklıdır. Kısa Dönem gün bazlı, uzun
dönem ise ay bazlı hesaplanmaktadır.
Katılımcı Sayısı: Her faaliyete/akışa kaç kişinin katılacağını gösterir. Bütçe hesaplaması
katılımcı sayısına göre otomatik olarak yapılır.
Projeniz devam ederken planlanmış olan bazı faaliyetlerde değişiklikler olabilir, ancak
faaliyetlerin değişmesi durumunda hibe artırımı yapılamaz.
*Başvuru formunun ‘’ekler’’ kısmına lütfen bir faaliyet programını ekleyiniz.
Bir örneğini bu kılavuzun Ek-2 kısmında bulabilirsiniz.
23
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
G1.1. Faaliyetlerin ve Katılımcıların Özetleri
Bu bölümde faaliyet numarası ile birlikte katılımcı sayısı otomatik olarak gelmektedir. Kontrol
etmeniz önerilmektedir.
LÜTFEN DİKKAT !!! Projeniz AGH projesi ise ilgili kısımda Gençlik Gönüllülüğü ibaresi
yazmalıdır. Ayrıca, eFormda, Ortakların bulunduğu ülkelerin Program Ülkesi mi yoksa Ortak
Ülke mi olduğu doğru şekilde belirtilmelidir.
H. Proje Takibi
Projenin faaliyetleri sonunda ne gibi sonuçlar elde edileceği açıklanmalıdır.
24
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
H.1. Etki
Projenizin katılımcılar ve kurum/kuruluşlar üzerinde beklenen etkileri anlatılmalıdır. Projenin,
katılımcıların bilgi, beceri ve davranışları üzerindeki olumlu etkileri ile mesleki gelişimleri,
daha ileri seviyede bilgiye ulaşmaya yönelik becerileri ve yaşam kalitelerine sağladığı
katkılardan da bahsedilebilir. Bu etkilerin gerçekçi ve projenizle ilgili olması beklenmektedir.
Bireyler üzerindeki etkilerinin yanısıra, kurumsal açıdan da yönetim yapısında, müfredatta,
Avrupa boyutunda ve personelin motivasyonu gibi alanlarda beklenen etkilere yer verilmesi
gerekir.
H.2. Proje Sonuçlarının Yaygınlaştırılması
Erasmus+ Programı, yaygınlaştırma faaliyetlerine özel önem vermektedir. Bu nedenle
başvuruda proje sonuçlarınızı yaygınlaştırmak için iyi bir planınızın olması projenizi
güçlendirecektir. Proje çıktılarının yaygınlaştırılması faaliyetler bittikten sonra yapılacaktır. İyi
bir yaygınlaştırma planı sadece faaliyete değil faaliyetin sonuçlarına da odaklanmalıdır.
Faaliyetin yapılmış olmasının yanısıra somut sonuçlarının ortaya konması, yaygınlaştırma
faaliyetlerinin yapılması ve etkisinin daha çok kişiye ulaşması önemlidir.
Ne tür yaygınlaştırma faaliyetleri yapacağınız size bağlıdır. En yaygın olarak kullanılan
yaygınlaştırma araçları; sunumlar, konferanslar, çalıştaylar, broşürler, bültenler ve kitapçıklar;
yerel ve ulusal basında ilan, gazete çıkarma; yeni kurs ve eğitim materyalleri oluşturma ve
web sayfası şeklinde sıralanabilir.
H.3. Değerlendirme
Projenizin amaçlarına ve sonuçlarına ulaşıp ulaşmadığını, ulaştıysa ne ölçüde ulaştığını
değerlendirmek için hangi faaliyetleri yürüteceğinizi açıklayınız. Yapılan bu değerlendirme
tüm öğrenme çıktılarını öne çıkarmalıdır.
Değerlendirme sadece proje bitiminde değil, proje öncesinde ve proje devam ederken de
yapılmalıdır. Böylece; proje devam ederken amaçlara uygun gerekli düzenlemeler ve
uyarlamalar yapılabilir.
25
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
I. Bütçe
Erasmus + bütçesi, projenize olan hibe desteğini ifade etmekte olup bütün masrafları
kapsıyor olmayabilir. KA1 içinde yer alan Avrupa Gönüllü Hizmetine başvuru yaparken
yüzdelik olarak aşağıda yer alan kalemlerde destek alınacaktır:

Seyahat

Bireysel Destek

Kurumsal Destek

Dil Desteği

Özel İhtiyaç Desteği

İstisnai Masraflar
Başvuru sahibi, başvuru sırasında proje bütçesini aşağıdaki sayfalarda belirtilen oranlara
göre hesaplayıp geçici proje bütçesini oluşturmalıdır. Eğer yanlış hesaplama yapılmışsa
sadece başvuru sırasında talep edilen miktara kadar olan kısım dikkate alınacaktır. Ayrıca,
Başvuru sahibi bütçenin başvuru formunda yazılan akitivite ile uyumlu olduğunu garanti
etmek durumundadır.
Türkiye Ulusal Ajansı, başvuruda talep edilen miktardan fazla hibe tahsis edememektedir,
dolayısıyla başvurunuzu tamamlayıp onaylamadan önce lütfen bütçe kalemlerinizi tekrar
kontrol ediniz.
Başvuru sırasında, eForm üzerinde bilgiler girildikten sonra sistem tarafından otomatik
hesaplama, formun ilgili sayfasındaki ‘’onayla’’ butonuna tıkladıktan sonra yapılacaktır.
Formu düzeltebilmek ve yükleyebilmek için internete bağlı olmanız ve her sayfa için ‘’onayla’’
butonuna tıklamanız gerekir.
I.1. Seyahat
Seyahat masrafları birim maliyet üzerinden hesaplanmakta olup yeni dönemde Avrupa
Komisyonunun belirlediği bir sistem üzerinden gidiş-dönüş olarak mesafe bazında
hesaplanacaktır.
İlgili
mesafe
hesaplayıcıya
şu
linkten
ulaşılabilir:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm.
26
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
Programda çıkan mesafenin, Erasmus+ program rehberinde ve aşağıda yer almakta olan
birim maliyet için gidiş ve dönüş olarak hesaplandığı unutulmamalıdır. Birim maliyet tablosu
şu şekildedir:
0 - 99 km
€0
100 - 499 km
€ 180
500 - 1999 km
€ 275
2000 - 2999 km
€ 360
3000 - 3999 km
€ 530
4000 - 7999 km
€ 820
8000 km +
€ 1100
ÖRNEK:
ÖNEMLİ: Klavuzda 0-99 km nin hemen altında yer almakta olan 10-99 km ibaresi hatalı
olduğu ve bütçe hesaplanmasında sorun olabileceği için seçilmemelidir:
27
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
I.2. Bireysel Destek
Bireysel Destek, Gönüllü hizmeti yapılacak ülke ve faaliyet süresi üzerinden birim maliyet
olarak hesaplanır. Gönüllünün cep harçlığı olarak düşünüldüğü için yiyecek ve konaklama
ücreti olarak düşünülemez, o masrafların yerine sayılamaz.
AGH
14 ila 59 gün (AVRO/gün)
2 ila 12 ay (AVRO/ay)
Belçika
4
110
Bulgaristan
3
70
Çek Cumhuriyeti
4
90
Danimarka
5
145
Almanya
4
110
Estonya
3
85
İrlanda
5
125
Yunanistan
4
100
İspanya
4
105
Fransa
5
115
Hırvatistan
4
90
İtalya
4
115
Güney Kıbrıs R. Y.
4
110
Letonya
3
80
Litvanya
3
80
Lüksemburg
4
110
Macaristan
4
90
Malta
4
110
Hollanda
4
110
Avusturya
4
115
Polonya
3
85
Portekiz
4
100
Romanya
2
60
Slovenya
3
85
Slovakya
4
95
Finlandiya
4
125
İsveç
4
115
İngiltere
5
140
Makedonya
2
60
28
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
AGH
14 ila 59 gün (AVRO/gün)
2 ila 12 ay (AVRO/ay)
İzlanda
5
135
Lihtenştayn
5
120
Norveç
5
135
İsviçre
5
130
Türkiye
3
80
Ortak Ülke
2
55
I.3. Kurumsal Destek
*Hesaplanmış oran aktivitenin geçtiği yere ve eğer başvuran Kurum kar amacı güden,
kurumsal sosyal sorumluluk yapan işletmeler, bölgesel ve/veya ulusal düzeyde bir kamu
kurumu kapsamına giriyorsa (Kalkınma Ajansları, Bakanlıkların Merkez Teşkilatları ve Bölge
Müdürlükleri, kâr amacı güden kuruluşlar gibi) bu oran % 50 oranında düşürülür.
AGH
14 ila 59 gün (Avro /gün)
2 ila 12 ay (Avro /ay)
Belçika
20
590
Bulgaristan
17
500
Çek Cumhuriyeti
17
490
Danimarka
21
630
Almanya
18
520
Estonya
18
520
İrlanda
21
610
Yunanistan
21
610
İspanya
18
530
Fransa
19
570
Hırvatistan
19
570
İtalya
21
610
Güney Kıbrıs R. Y.
21
610
Letonya
19
550
Litvanya
18
540
29
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
AGH
14 ila 59 gün (Avro /gün)
2 ila 12 ay (Avro /ay)
Lüksemburg
21
610
Macaristan
17
510
Malta
20
600
Hollanda
21
620
Avusturya
18
540
Polonya
18
540
Portekiz
20
600
Romanya
17
500
Slovenya
20
580
Slovakya
19
550
Finlandiya
21
630
İsveç
21
630
İngiltere
21
630
Makedonya
15
440
İzlanda
21
610
Lihtenştayn
21
610
Norveç
21
630
İsviçre
21
620
Türkiye
17
500
Ortak Ülke
15
440
I.4. Dil Desteği
Faaliyete
gitmeden
önce
veya
faaliyet
boyunca
katılımcıların
gönüllü
görevlerini
gerçekleştirmek için kullanacakları dil bilgisini iyileştirmek amacıyla katılımcılara sunulan
destek ile bağlantılı maliyeti ifade etmekte olup birim maliyet üzerinden hesaplanır. Yalnızca
2 ila 12 ay süren faaliyetler için Dil desteği ihtiyacı olan katılımcı başına 150 AVRO olarak
belirlenmiş olup başvuru sahipleri, katılımcıların merkezi online hizmet tarafından
30
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
sunulmayan dillere olan ihtiyaçları temelinde faaliyetin öğretim dili ile ilgili destek talep
etmelidir.
Çevrimiçi dil desteği sağlanan diller (Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca ve İtalyanca)
dışındaki dillerde program kılavuzunda dil desteği için belirlenen kurallar çerçevesinde ve
öngörülen miktarlarda dil desteği için hibe talep edilebilir. Çevrimiçi Dil Desteği sağlanan
dillerde hibe desteği talep edilemez. Dil desteği için hibe talep edildiğinde bu desteğin
kurumsal bir yapı tarafından verilmesi ve muhasebe kurallarına uygun bir belge (fatura) ile
belgelendirilmesi gerekmektedir.
Aşağıda bir hesaplama örneği görebilirsiniz:
Grup 1’de yer alan dillerdeki değerlendirme ve derslerin Avrupa Komisyonu tarafından
düzenlenen online dil hizmeti aracılığıyla desteklenmesi planlanmaktadır. Hizmetin
kullanılabilir olması durumunda, dil desteği, bu dillere hibe sağlanmasından ziyade, online
değerlendirme ve online dil dersleri şeklinde sağlanacaktır. Grup 2’de yer alan dillerde dil
hazırlığı, farklı dil hazırlığı şekilleri
(Örneğin; geleneksel kurslar, bireysel çalışma vs.) için kullanılabilecek hibeler aracılığıyla
desteklenecektir. Dil hazırlığı hareketlilik öncesinde veya esnasında gerçekleştirilebilir.
I.5. Özel İhtiyaç Desteği
Engelli katılımcılar ile doğrudan ilişkili ek maliyeti ifade eder ve gerçekleşen maliyet
üzerinden hesaplanıyor olup gerçekleşen maliyetin %100 ünü kapsar. Özel ihtiyaç desteği,
Başvuru sırasında başvuru formunun ilgili kısmına yazılmak zorundadır. Ayrıca, Özel ihtiyaç
desteği gerekçelendirilmelidir.
31
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
I.6. İstisnai Masraflar
İstisnai masraflar kalemi, gerçekleşen maliyet üzerinden hesaplanıyor olup aşağıdaki
maddeleri kapsar:

Vize ve vize ile bağlantılı maliyet ve ikamet izinleri maliyeti,

Aşı maliyeti

Ön Hazırlık Ziyareti esnasında katılımcıların konaklaması ile bağlantılı maliyet

İmkânı kısıtlı gençlerin katılımı halinde,
güçlendirilmiş rehberlik ve özel hazırlığa
destek amaçlı maliyet
İstisnai maliyetler, başvuru aşamasında Başvuru formunun ilgili kısmına yazılmak zorundadır
zira başvurudan sonraki hiç bir süreçte istisnai masraflar kalemi güncellenememekte veya
başvuruda
herhangi
bir
hibe
talep
edilmemişse,
ilerleyen
süreçte
tekrar
talep
edilememektedir.
ÖRNEK:
J. Proje Özeti
Başvuru sahibi, başvuru kapsamında sunmuş olduğu projesini bütün yönleriyle açık, anlaşılır
ve sade bir dil kullanarak özetlemelidir. Proje özeti, herkese açık olacağından ve AB
Komisyonu ve Ulusal Ajans dokümanlarında kullanılacağından önemli bir metin niteliğindedir
ve gereksiz ifadelerden kaçınılmalıdır.
Proje özetinin anlaşılır ve açık olmasına dikkat edilmeli ve aşağıdaki hususlara yer
verilmelidir:
- Projenin arka planı (background) ve bağlamı (context),
- Projenin hedefleri,
- Katılımcı ülke ve kuruluşlar, gönüllü sayısı ve profilleri,
32
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
- Projeyi yürütürken kullanılacak yöntem,
- Proje sonuçlarının kısaca anlatılması, öngörülen etkileri ve uzun dönemdeki potansiyel
faydaları.
Proje özetinizin İngilizce çevirisini açık ve anlaşılır şekilde yazınız.
J.1. Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) Listesi
Bu tablo, başvuru formunun önceki bölümlerinden alınan bilgilere göre dolu olarak gelecektir.
J.2. Bütçe Özeti
Bu tablo, proje kapsamında yapılacak faaliyet sayısı, faaliyet türü ve talep edilen hibe miktarı
konusunda özet bilgiler sunar. Aşağıda verilen ek tablo ise, kurumsal destek hibesine ilişkin
genel toplamı vermektedir.
J.2.1. Toplam Proje Hibesi
“Hesaplanan Hibe” kısmı, daha önce girilen verilere göre dolu olarak gelecektir. Ancak “Talep
edilen hibe” kısmının doldurulması gerekmektedir. Talep edilen hibe kısmı başvuru
sahibininin manuel olarak hesaplama yaparak doldurması gereken bir alandır. Bu alan
kontrol amaçlı doldurulacaktır. İdeali “Hesaplanan Hibe” ve “Talep edilen hibe” alanlarınınn
aşağıdaki gibi eşit olmasıdır. Manuel olarak hesaplanan hibe tutarı ile başvuru formunun
hesapladığı hibe miktarı arasında fark var ise, bütçe kalemlerinin yeniden gözden geçirilmesi
gerekecektir.
33
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
K. Kontrol Listesi
Projenizi Ulusal Ajans’a online olarak sunmadan önce, başvuru formunuzun Program
Rehberinde belirtilen uygunluk kriterlerini yerine getirdiğinden emin olunuz ve aşağıdaki
hususları kontrol ediniz.
- Kullandığınız form KA1 başvuru formu mu?
- Başvuru formundaki ilgili kısımların hepsi eksiksiz dolduruldu mu?
- Başvuru formu, kuruluşunuzun ilgili olduğu ülkenin ulusal ajansına mı gönderildi?
- Başvuru Formu, Erasmus + Program Ülkelerinden birinin dili ile mi dolduruldu?
- Aşağıdaki belgeleri eklediniz mi?
- Kuruluşun yasal temsilcisi tarafından imzalanmış olan Doğruluk Beyanı
- Her ortak için hazırlanmış ve imzalanmış Avrupa Komisyonunun belirlediği
formattaki mandate formları
- Gençlik başvuruları için Gençlik Faaliyet Tablosu
-Tüm ortaklar, hukuksal statülerinin bir kanıtı olarak gerekli bütün belgeleri katılımcı portalına
yükledi mi?
- Hibesi 60.000 € nun üzerinden olan başvurular için, bilanço/gelir-gider tablosu katılımcı
portalına eklendi mi? (Kamu kurumları ve Uluslararası Örgütlerden talep edilmemektedir.).
-Program Rehberindeki son başvuru tarihleri ile başvuru uyumlu mu ?
- Formun nihai halini kaydettiniz ve kendiniz için çıktı aldınız mı?
L. Veri Koruma Bildirimi
Başvuru sahiplerinin Doğruluk Beyanını imzalamadan önce veri koruma bildirimini okumaları
gerekir.
34
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
M. Doğruluk Beyanı
Başvuru sahibi kurum/kuruluşun yasal temsilcisi Doğruluk Beyanı sayfasının kağıt çıktısını
almalı, dikkatli bir şekilde okumalı, beyan bölümünü el yazısı ile doldurmalı ve imzalamalı,
varsa kurum mührünü tatbik etmelidir. Onaylanan Doğruluk Beyanı taranıp başvuru formu
sunulmadan önce formda yer alan “Ekler” bölümüne eklenmelidir.
N. Ekler
Kurum
yasal
temsilcisi
tarafından
onaylanmış
olan
“Doğruluk
Beyanı”
belgesi,
“Mandate”(Ortaklık Yetki) belgesi ve Gönüllü Faaliyet tablosu başvuru formuna eklenecektir.
Belge yüklemek için kutunun sağ tarafında bulunan “ekle” butonuna basınız ve ilgili belgeyi
bilgisayarınızdan bularak yükleyiniz. Yanlışlıkla yüklenen belgeler “çıkarınız” butonuna
basılarak çıkarılabilmektedir.
O. Başvuru Formunun Sunulması
O.1. Veri Onaylama
Formu elektronik olarak sunmadan önce, her sayfayı “Onayla” butonuna basarak onaylamayı
unutmayınız. Formunuzun yalnızca nihai versiyonu elektronik olarak sunulacaktır.
O.2. Standart Başvuru Formu Sunma Süreci
Faks, posta veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru
sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik
35
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
yapamazlar. Başvuru sahibi kurum/kuruluş(lar), başvuru formlarını sunmadan önce forma
son şeklini verdiklerinden emin olmalı ve gerekirse sunmadan önce tekrar gözden
geçirmelidir. Sisteme en son yüklenen form geçerli form olarak kabul edilecektir.
Başvuru formunun sisteme yüklenebilmesi için bilgisayarınızın internet bağlantısı olması
gerekmektedir. Tekrar hatırlatmak gerekirse, formu yüklemeden önce, formun bütün
bölümlerinin onaylanmış ve bütün eklerin başvuru formuna eklenmiş olması gerekir.
Başvurunuzu yapmadan önce, sunma işlemi sırasında ve daha sonra doğabilecek teknik
sorunlara karşı, formun nihai halini bilgisayarınıza kaydetmeniz önerilir.
Başvuru sahiplerinin, başvurularını 30 Nisan 2014, Pazartesi günü saat 13:00’a
(Başvurularda Brüksel saatiyle öğle 12:00 esastır) kadar yapmaları gerekmektedir. Farklı bir
zaman diliminde yer alan ülkelerde bulunan başvuru sahipleri reddedilmemek adına saat
farklılıklarını göz önünde bulundurmalıdır, bu konuda sorumluluk başvuru sahibine aittir. Son
başvuru saatinden sonra yapılacak başvurular kesinlikle geçersiz sayılacaktır.
O.3. Alternatif Başvuru Formu Sunma Süreci
Faks, posta/kargo veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru
sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik
yapamazlar.
O.4. Başvuru Sunum Özeti
Bu tablo, yapılmış olan tüm başvuru formu sunma girişimlerine ilişkin ek bilgi (log)
sunmaktadır. Bu bilgiler birden fazla başvuru sunulması durumunda Ulusal Ajanslar için
özellikle yararlıdır. “O.2.” bölümündeki süreç tamamlandıktan sonra, başvurunun çevrimiçi
olarak gönderildiği tarih ve saat aşağıdaki ekran görüntüsü gibi olacaktır.
36
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
O.5. Formu Yazdırma
Başvuru formlarının kâğıt çıktıları Ulusal Ajans’a posta yoluyla gönderilmeyecektir. Ancak,
başvuru sahiplerinin formların kâğıt çıktılarını saklamalarında yarar vardır.
BAŞVURU SONRASI DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR:
1. Aşağıdaki dosyaların başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir.

Doğruluk Beyanı

Faaliyet Tablosu

Her bir ortak için Ortaklık Yetki Belgesi (Mandate)

Gönüllü Bilgileri Tablosu (Önerilir) bkz. ‘G bölümü’
5 adet dosya ekleme alanı bulunduğundan Mandate (Ortaklık yetki belgelerinin) doğruluk
beyanı ile birlikte tek bir dosya olacak şekilde taratılıp eklenmesi önerilir. Bu dosyalar,

PDF

DOC (a pre-2007 word document)

DOCX (a post-2007 word document)

XLS (a pre-2007 excel file)

XLSX (a post-2007 excel file)
37
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI

JPG (an image file in jpeg format)

TXT (a text document)

ODT (open office word processor document)

ODS (open office spreadsheet document) olabilir ve toplamda 5120 kb’yi
geçmemelidir.
2. Ön Hazırlık Ziyareti (ÖHZ) nin faaliyetin gerçekleşeceği ülkede öngörülmesi tavsiye olunur.
Zira, ÖHZ’ nin en önemli amaçlarından biri de tüm ortaklarla birlikte proje ortamının ziyareti,
eksikliklerin
tespiti
gibi
hususlardır.
ÖHZ’nin
faaliyetin
gerçekleşeceği
ülke
dışında öngörülmesi halinde, bunun sağlam nedenlerle gerekçelendirilememesi, Proje kabul
edilse bile ÖHZ bütçesinin kabul edilmemesi durumuna yol açacaktır.
3. Her bir proje ortağıyla İç Ortaklık Antlaşması’nın imzalanması şiddetle önerilir (Ortaklık
yetki belgelerinden ayrı olarak) İç ortaklık anlaşması kriz durumlarında ortaya çıkan
sorunların başvuran tarafından müdahale edilmesine yardımcı olacak bir belgedir. Ek 1_de İç
Ortaklık Anlaşması’nın formatı bulunmaktadır.
38
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
EKLER:
EK-1: İÇ ORTAKLIK ANLAŞMASI ÖRNEĞİ:
Agreement with Volunteer(s) and between the Organizations for EVS – ‘’Project Title’’
20XX-1-TR01-KA105-XXXXXX
Project Title
: XXX
Project Date:
: DD/MM/YYYY – DD/MM/YYYY
( X weeks/months)
This agreement shall govern regulations between
Name
: XXX
Address
: XXX
EI Nu.
Project title
: 20XX-1-XX01-KA110-XXXXXX
: XXX
Project Ref. Number: 20XX-1-TR01-KA105-XXXXXX
as the Host Organisation on the one hand and
Name
: XXX
Address
: XXX
EI Nu:
: 20XX-1-TR01-KA110-XXXXXX
as the Sending Organisation on the other hand
Name
: XXX
Date and place of birth : XXX
Address
: XXX
as the Volunteer(s).
39
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
A. Responsibilities of the host organisation
The host organisation shall undertake:
1. To prepare the volunteer for the project at XXX.
2. To provide necessary conditions for the volunteer in order that he will be able
to carry out his volunteering activities properly.
3. To provide him/her accommodation.
4. To provide him/her breakfast, lunch and dinner.
5. To provide 2 days every week plus 2 more free days every month.
6. To provide him/her a mentor.
7. To provide him/her ticket for the local transport
8. To provide him/her the volunteer allowance (X EUR) every month.
B. Rights of the host organisation
1. The host organisation has the right to expect from the volunteer to carry out
his/her project according to the Programme Rules.
2. Host Organization could change the schedule in accordance with the
volunteer.
C. Responsibilities of the sending organisation
1. To help the volunteer in arranging his/her travel in ‘‘the country where the
project takes place’’.
2. To arrange the AXA insurance.
3. To arrange the procedures of the visa.
4. To prepare the volunteer for his/her voluntary work in ‘‘the country where the
project takes place’’ in the best possible way (what it means to go abroad,
what is a voluntary service, practical questions, questions concerning the
project and responsibilities-rights... etc.)
5. To give him/her assistance during the project and monitor the volunteer in an
appropriate manner after his/her return.
D. Rights of the sending organisation
1. To get the money for their work, which will be transferred to the bank account
of the organisation after the coordinating organisation received the grant.
E. Division of the community grant
1. The sending organisation is entitled to get reimbursement of real costs
according to the invoices for covering the volunteer’s return travel cost, and X
EUR for sending activities. (Also, sharing of the part of grant is negotiable
between the organizations.)
2. The host organisation is entitled to get X EUR/month as host activity cost and
X EUR/month as a volunteer allowance. The later amount will be paid to the
volunteer in cash at the beginning of every month.
40
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
F.
Responsibilities of the volunteer
1. To do his/her job according to the rules of X Organization and Agreement.
2. To work max 7 hours per a day which is max 35 hours per week.
3. To organize activities with organization team.
4. To report his/her activities.
5. To communicate with local youth.
6. To make evaluation and give feedback.
7. To be in touch with the people from organisation during the activities.
G. Rights of the volunteer
1. To get the necessary conditions in order that he/she will be able to carry out
volunteering activities properly.
2. To get proper accommodation.
3. To have 2 days off per week (2 days of 7 days) plus 2 more days off per
month.
4. To get a mentor.
5. To get the opportunity to learn ‘’the target’’ language during his/her stay.
6. To get the chance to meet other volunteers in the city.
7. To get support for local transportations.
8. To receive the volunteer allowance every month.
XXX
XXX
President
Passport nr: ………………….
XXXX
Volunteer(s)
Sending organization
I confirm that I have never joined an
EVS project or one no longer than 2
months.
20XX-1-XX01-KA110-XXXXXX
XXX
President
XXX
Host Organization
20XX-1-XX01-KA110-XXXXXX
41
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
EK-2: AGH FAALİYET TABLOSU ÖRNEĞİ:
Gönderen Kuruluş
Ad
Evsahibi Kuruluş
PIC Numarası
Koordinatör Kuruluş
PIC Numarası
Ad
Ad
PIC Numarası
Program
Çalışma saatleri
Pazartesi
Salı
Çarşamba
Perşembe
Cuma
Cumartesi
Pazar
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
hafta sonu
hafta sonu
(SABAH)
Başlangıç
saati
Bitiş saati
09:30
11:30
11:30
12.00
kahve molası
kahve molası
kahve molası
kahve molası
kahve molası
hafta sonu
hafta sonu
12:00
14:00
ön çalışma atölyelerine
destek vermek
ön çalışma atölyelerine
destek vermek
ön çalışma atölyelerine
destek vermek
ön çalışma atölyelerine
destek vermek
ön çalışma atölyelerine
destek vermek
hafta sonu
hafta sonu
Başlangıç
saati
Bitiş saati
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
14:00
16:00
öğle yemeği ve dinlenme
zamanı
öğle yemeği ve dinlenme
zamanı
öğle yemeği ve dinlenme
zamanı
öğle yemeği ve dinlenme
zamanı
öğle yemeği ve dinlenme
zamanı
hafta sonu
hafta sonu
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
hafta sonu
hafta sonu
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Hastanedeki çalışanların
Hastanedeki çalışanların
günlük işlerine yardım
günlük işlerine yardım etmek
etmek
Hastanedeki çalışanların
günlük işlerine yardım
etmek
Hastanedeki çalışanların
Hastanedeki çalışanların
günlük işlerine yardım
günlük işlerine yardım etmek
etmek
(ÖĞLE)
(ÖĞLEDEN SONRA)
Başlangıç
saati
Bitiş saati
16:00
18:00
eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri
(AKŞAM)
Başlangıç
saati
Bitiş saati
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin
tanımı
Öngörülen faaliyetlerin tanımı
Ek standart haftalık program için, lütfen yukarıdaki satırları aşağıya kopyalayınız
42
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
EK-3 ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (MANDATE):

İngilizce versiyonunun aslı için tıklayınız. Aşağıda bir örnek yer almaktadır.
MANDATE2
I, the undersigned,
[forename and surname of the legal representative of the partner organisation signing this
mandate],
representing,
[full official name of partner organisation] [ACRONYM]
[official legal status or form]3
[official registration No]4
[full official address]
[VAT number],
hereinafter referred to as "the partner organisation" or "my organisation",
for the purposes of participating in the project [Title] under the Erasmus+ programme
(hereinafter referred to as "the project")
hereby:
1. Mandate
[full official name of the coordinator] [ACRONYM]
[official legal status or form]
[official registration No]5
[full official address]
2
3
4
5
One original version of this Annex to be included for each partner organisation except for the coordinator.
To be deleted or filled in according to the "Legal Entity" form
To be deleted or filled in according to the "Legal Entity" form
To be deleted or filled in according to the "Legal Entity" form
43
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
[VAT number],
represented by [forename, surname and function of the legal representative of the
coordinator]
(hereinafter referred to as "the coordinator”)
To submit in my name and on behalf of my organisation the project application for funding
within the Erasmus+ programme to [Name of the National Agency where the application is
going to be submitted] in [Name of the country]
hereinafter referred to as "the National Agency”
In case the project is granted by the National Agency, to sign in my name and on behalf of
my organisation the grant agreement and its possible subsequent amendments with the
National Agency.
2. Mandate the coordinator to act on behalf of my organisation in compliance with the grant
agreement.
I hereby confirm that I accept all terms and conditions of the grant agreement and, in
particular, all provisions affecting the coordinator and the other beneficiaries. In particular, I
acknowledge that, by virtue of this mandate, the coordinator alone is entitled to receive funds
from the National Agency and distribute the amounts corresponding to my organisation's
participation in the project.
I certify that the information related to my organisation contained in this application is correct
and that my organisation has not received/applied for any other EU funding to carry out the
activity which is the subject of this project application.
I hereby accept that my organisation will do everything in its power to help the coordinator
fulfil its obligations under the grant agreement, and in particular, to provide to the coordinator,
on its request, documents or information may be required in relation to the grant agreement.
I hereby declare to agree on behalf of my organisation that the provisions of the grant
agreement shall take precedence over any other agreement between my organisation and
the coordinator that may have an effect on the implementation of the grant agreement,
including this mandate.
This mandate shall be annexed to the [project application/grant agreement]6 and shall form
an integral part of the grant agreement in case the project is selected for funding.
6
Choose as appropriate depending on when the mandate is submitted
44
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
SIGNATURE
[forename, surname, function of the legal representative of the mandating partner
organisation]
[signature]
Done at [place], [date]
[forename and surname of the legal representative of the coordinator],
[full official name of the coordinator] [ACRONYM]
[signature]
Done at [place], [date]
In duplicate in English
45
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (TÜRKÇE):

Türkçe versiyonunun aslı için tıklayınız. Aşağıda bir örnek yer almaktadır.
1. MADDE
……….7 tarafından temsil edilen, ………. adlı kamu/özel kurumu8 (Bundan sonra “Ortak
Kurum” veya “Kurumumuz” olarak anılacaktır.) (Adres: …….……., Vergi Numarası:
…………., Kurum Sicil/Kayıt Numarası9 (varsa):…….) temsilen bu yetki belgesini imzalayan
kişi olarak ben;
Erasmus+ Programı kapsamındaki ……………10 başlıklı projeye katılmak amacıyla,
Kurumumuz adına Erasmus+ Programı kapsamında hibe almak için Avrupa Birliği Eğitim ve
Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı’na (Bundan sonra “Ulusal Ajans” adıyla anılacaktır)
proje başvurusu yapması ve;
Hibe desteği alması halinde, Kurumumuz adına Ulusal Ajansla hibe sözleşmesi ve sonradan
düzenlenmesi muhtemel sözleşme değişikliklerini imzalaması için;
……….11 tarafından temsil edilen, ………. adlı kamu kurumuna/özel kuruma12 (Bundan sonra
“Koordinatör Kurum” olarak anılacaktır.) (Adres: …….……., Vergi Numarası: …………., Kayıt
Numarası13 (varsa):…….) yetki veriyorum.
2. MADDE
Koordinatör Kurum ve diğer yararlanıcıları etkileyen tüm şartlar başta olmak üzere hibe
sözleşmesinin tüm hüküm ve şartlarını kabul ettiğimi beyan ederim. Özellikle, bu yetki
belgesine istinaden Koordinatör Kurumun, Ulusal Ajans’tan hibe almaya ve Kurumumuzun
proje ortaklığıyla ilgili hibe tutarlarının dağıtımını yapmaya tek başına yetkili olduğunu kabul
ederim.
Bu başvuruya ortak olan Kurumumuzla ilgili bilgilerin doğru olduğunu ve Kurumumuzun bu
proje başvurusu konusunda bir faaliyet gerçekleştirmek için başka herhangi bir Avrupa Birliği
hibesi için başvurmadığımı veya hibe almadığımı doğrularım.
Kurumumuzun, hibe sözleşmesinde yer alan sorumluluklarını yerine getirme konusunda
Koordinatör Kuruma yardım etmek için elinden gelen her şeyi yapmayı; özellikle,
7
Kurumun yasal temsilcisinin adı, soyadı ve görevi
“Tüzel Kişilik” belgesinde belirtilen bilgilere göre biri seçilmeli, diğeri silinmelidir.
9
“Tüzel Kişilik” belgesinde yer alan bilgilere göre doldurulmalı veya “Kurum Kayıt Numarası ifadesi” silinmelidir.
10
Proje başlığı yazılmalıdır.
11
Kurumun yasal temsilcisinin adı, soyadı ve görevi
12
“Tüzel Kişilik” belgesinde belirtilen bilgilere göre biri seçilmeli, diğeri silinmelidir.
13
“Tüzel Kişilik” belgesinde yer alan bilgilere göre doldurulmalı veya “Kurum Kayıt Numarası ifadesi” silinmelidir.
8
46
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
gerektiğinde Koordinatör Kuruma hibe sözleşmesiyle ilgili gerekli bilgi ve belgeleri vermeyi
kabul ederim.
Temsil ettiğim kurumun proje başvurusuna ilişkin eleme ölçütlerinin herhangi biri kapsamına
girmediğini ve proje başvuru formunda teklif edilen iş programı veya faaliyetleri
tamamlayacak idari ve finansal kapasiteye sahip olduğunu beyan ederim.
Hibe sözleşmesi hükümlerinin, bu yetki belgesi dahil Kurumumuz ve Koordinatör Kurum
arasında imzalanan ve hibe sözleşmesinin uygulanmasında etkisi olabilecek diğer herhangi
bir sözleşmeye göre öncelikli olacağını Kurumumuz adına beyan ederim.
Bu yetki belgesi, ………….. başlıklı proje başvurusu/hibe sözleşmesinin14 eki olacak ve
projenin hibe desteği alması durumunda hibe sözleşmesinin ayrılmaz parçasını
oluşturacaktır.
Koordinatör Kurum
Yetki Veren Ortak Kurum
……………………
……………………
Adına
İmza
Adına
İmza
………………
(Yasal temsilcinin adı, soyadı)
………………
(Yasal temsilcinin adı, soyadı)
………………
( Yasal temsilcinin görevi)
………………
( Yasal temsilcinin görevi)
Yer ve Tarih:
Yer ve Tarih:
Mühür/Kaşe
Mühür/Kaşe
Not: Bu belge iki nüsha halinde düzenlenecektir.
14
Yetki Belgesinin ne zaman (başvuru sırasında veya hibe sözleşmesi öncesi) sunulduğuna bağlı olarak biri seçilmeli diğeri
silinmelidir.
47
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
0
File Size
1 245 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content