DENETİM RAPORU YILI : 2013 DENETİM YERİ İli : Kırşehir İlçesi : Merkez Sulama Birliği : Güzler Sulama Birliği DENETLEYEN KIRŞEHİR VALİLİĞİ SULAMA BİRLİKLERİ DENETİM KOMİSYONU DENETLENEN Kurum : Birlik Başkanlığı İşlemler : İdari ve Mali Denetim Dönem : 01.01.2013-31.12.2013 Üst Yönetici : Dilek TAT Birlik Başkanı DENETİM TARİHİ Başlama Tarihi : 01.07.2014 Bitirme Tarihi : 01.07.2014 Eski Denetim Tarihi : İlk denetim DENETLEME RAPORU Güzler Sulama Birliği Başkanlığının 2013 Yılı Mali ve İdari Denetimi 6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18. maddesine istinaden Kırşehir Valiliğince Kurulan Denetim Komisyonu tarafından 01.07.2014 tarihinde gerçekleştirilerek tespit edilen hata ve noksanlıklar ile tenkit ve tavsiyeye değer hususlar aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır. 1. ÖNCEKİ DENETİM: Birlik 6172 Sayılı Kanun Hükümlerine uygun hale getirmiş ve ana statü Orman ve Su İşleri Bakanlığının 09.05.2012 tarihli onayı ile yürürlüğe girmiştir. Denetim 6172 Sayılı Kanun ve Onaylı Güzler Sulama Birliği Ana Statüsüne göre ilk kez yapılmıştır. 2. BİRLİĞİN ÜYELERİ : Birlik denetim tarihi itibariyle Kırşehir Merkez İlçesine bağlı Çoğun Köyü, Çayağzı Köyü, Özbağ Belediyesi, Güzler Köyü ve Kocabey Köyüdür. 3. BİRLİK ANA STATÜSÜ : 09.05.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 4. YERLEŞİM YERİ, ARAÇ, DEMİRBAŞ VE PERSONEL DURUMU : Birlik Yenice Mahallesi, Atatürk Caddesi Ekicioğlu İş Merkezi Ata Apt. No:2/5 KIRŞEHİR adresinde faaliyet göstermektedir. a) Taşıt ve İş makinaları Model 1982 1998 2002 2004 2000 1983 2000 1997 Marka Stayr Cose Caterpiller Mercedes BMC Dodge Nissan Misk Cinsi Traktör Kepçe Kepçe Kamyon “ “ Picoup Motorsiklet Adedi 1 1 1 1 1 1 1 1 Hizmet Tesisleri: Mülkiyet DSİ’ye ait olup devir sözleşmesiyle Birliğe işletmesi devredilen aşağıda özellikleri belirtilen tesisler Su iletim ve dağıtım tesisleri Servis yolları b) Telefon, faks, Bilgisayar, Yazıcı ve benzeri Sıra No 1 2 3 4 5 6 Araç Adet 2 2 1 1 1 1 Masaüstü Bilgisayar Yazıcı Ot Biçme makinesi Bıçkı Motoru Kaynak Makinesi Beton Mikseri İnsan kaynakları Sıra no 1 2 Pozisyon İdari ve Mali İşler Sorumlusu Su Dağıtım Görevlisi Çalışma Statüsü Personel Sayısı daimi 1 1 4 3 geçici 1 ÜRÜN DESENİ VE SU KULLANIM BEDELLERİ : 3755 ha. Net Sulama Alanı bulunan Çoğun-Güzler Sulamasında 2013 yılı içerisinde sulama birliğince fiili sulanan alan ve ürün deseni Bitki Çeşidi Hububat Bakliyat Sulama Alanı (da) 5898 114 Sulama Ücreti TL 12 30 Şeker Pancarı Mısır Meyve Sebze H.Yemi Kavak Ayçiçeği TOPLAM 5. 1963 1515 703 471 475 2326 50 13815 da. 32 31 37 37 30 22 17 BİRLİK MECLİSİ İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER : Birlik Ana statüsünün 24. Maddesi; “Birlik Meclisi her yıl Nisan ve Kasım aylarında olmak üzere yılda iki kez olağan olarak toplanır. Kasım ayında yapılan toplantı dönem başı toplantısıdır.” Hükmüne amirdir. 2013 yılında Nisan ( 30.04.2013 ) ve Kasım ( 28.11.2013 ) aylarında olağan Meclis toplantısı yapılmıştır. Birlik Meclisinin 2013 yılında olağanüstü toplantı yapmadığı öğrenilmiştir. Birlik Meclisi karar özetleri, birlik görev alanı içerisindeki yerleşim birimlerinde uygun araçlarla birlik üyelerine duyurulduğu ifade edilmiştir. Birlik Meclisi karar özetlerinin DSİ Bölge Müdürlüğüne gönderildiği tespit edilmiştir. Birlik Meclisi kararları dosya ortamında ve bilgisayar ortamında kayıt altına alınmış olup Meclis Karar Defteri kullanılmaktadır. Defterin düzenli olarak işlendiği belirlenmiş olup yıl sonunda kapatma işleminin yapıldığı da görülmüştür. 6. BİRLİK YÖNETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER: Birlik Ana statüsünün 33. Maddesi; “Birlik Yönetim Kurulu ayda en az iki kez olmak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Birlik Başkanı acil durumlarda Yönetim Kurulunu toplantıya çağıra bilir.” Hükmüne amirdir. Birlik Yönetim Kurulu, 2013 yılında her ay bir defa toplanmış olup ve bu toplantılarda 12 adet karar alınmıştır. Birlik yönetim kurulunun her ay en az iki defa toplanması sağlanmalıdır. Yönetim Kurulu Karar defterinin yıl sonunda son sayfasının Birlik Başkanınca tasdik edilerek kapatılmadığı belirlenmiş olup, karar defterinin birlik başkanınca tasdik edilerek kapatılmalıdır. 7. BİRLİK DENETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞLEMLER : Birlik Ana Statüsünün 24. Maddesi, “Birlik Denetim Kurulu Meclis olağan toplantılarından bir hafta önce en yaşlı üye tarafından belirlenen gün ve saatte toplanır.” Hükmüne amirdir. Birlik Denetim Kurulu 2013 yılında bir defa toplantı yapmıştır. Birlik Denetim Kurulunun Meclisin olağan toplantılarından önce, bir defa toplandığı belirlenmiş olup iki defa toplanmalıdır. Denetleme sonucu rapora bağlandığı incelenmiş olup, bundan sonra da bu uygulama devam ettirilmelidir. 8. BİRLİĞİN MALİ DENETİMİ : Birlikte görevli ve yetkili personel çalıştırıldığı, Birliğin tüm mali işlemlerinin Birlik Başkanı Dilek TAT, Ayşe GÜNEŞ ve İsmail ŞEN sorumluluğunda yürütüldüğü belirlenmiştir. Birliğin 2013 yılı Tahsilat Denetiminin Denetim Kurulunca yapıldığı tespit edilmiştir. Birlik kayıtlarına göre 2013 yılı için 500.000,00- TL gelir – gider bütçesi tahmin edilmiş olup bütçenin 16.11.2012 tarihinde yapılan Meclis toplantısında kabul edildiği görülmüştür. 2013 yılı bütçe uygulama sonuçları aşağıdaki şekildedir: Güzler Sulama Birliği 2013 mali yılı bütçesi 500.000,00-TL gider 500.000,00- TL gelir üzerinden Güzler Sulama Birliği Meclisi’nce kabul edilerek uygulanmıştır. Güzler Sulama Birliğinin 2013 yılı itibariyle bütçeleri ve gelirleri ile gerçekleşme oranları aşağıdaki tabloda gösterildiği gibidir. TÜR Yıl Bütçe Rakamları (TL) Gerçekleşen ( TL) Bütçe Oranı (%) GİDER BÜTÇESİ 2013 500.000,00 269.750,25 53,95 GELİR BÜTÇESİ 2013 500.000,00 348.532,75 69,71 Birliğin 2013 yılı kesin hesabının Birlik Meclisinin 14.04.2014 tarihli olağan toplantısında kabul edildiği anlaşılmıştır. 2013 yılı bütçe ve Kesin Hesabı devresi sonunda; 2013 Bütçe yılı giderler, toplam 269.750,25 - TL dir. BÜTÇE YILI GELİRLERİ: 2013 yılı bütçe idare ve kesin hesabı devresi sonunda 2013 bütçe yılı tahsilatı toplam 348.532,75- TL dir. a) Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri (Tarımsal Sulama Geliri) : 300.950,16-TL b) Diğer Gelirler ve Alınan Bağış ve Yardımlar : 28.200,00- TL. c) Gecikme zammı : 19.382,59- TL Toplam 348.532,75 -TL gelir temin edildiği görülmüştür. BİRLİK TEŞKİLATI : Birlik teşkilatının oluşturulduğu ancak Birlik Müdürünün olmadığı tespit edilmiştir. Birlik Ana Statüsüne göre Birlik Müdürünün alınması sağlanmalıdır. 9. BİRLİĞİN TUTACAĞI DEFTERLERE AİT İŞ VE İŞLEMLER : Birlik Ana Statüsünün 55. Maddesinde; a) Meclis ve Yönetim Kurulu Karar Defteri b) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri c) Sulayıcı Kullanıcı Kayıt Defteri ç) Defteri Kebir d) Yevmiye Defteri e) Envanter Defteri f) Kasa Defteri g) Demirbaş Defteri ğ) Sulama işletmeciliği ile ilgili olarak devreden kuruluşun bildireceği kayıt ve defterler tutulur.” Hükmü mevcuttur. Güzler Sulama Birliğinde; 1) Yönetim Kurulu Karar Defteri 2) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri 3) Sulayıcı Kullanıcı Kayıt Defteri 4) Meclis Karar Defteri 5) Demirbaş Defteri 6)Kasa Defteri Defterlerinin bulunduğu; Ana Statüde belirtilen diğer defterlerin olmadığı tespit edilmiştir. Birlik Ana Statüsünde yazılı bulunan tüm defterlerin temin edilerek tasdik işlemleri yapılarak tutulması sağlanmalıdır. 10. BİRLİĞİN DENETİMİ: Birliğin denetimi Ana Statünün 56. Maddesinde belirtilmiş olup komisyonumuzca yapılan bu denetim 6172 sayılı Kanun Hükümlerine göre yapılan ilk denetimdir 11. YÖNETMELİK YAPILMASI Birlik Meclisince Ana Statünün uygulanmasına ilişkin olarak Kanun gereği yapılması gereken Yönetmeliklerin yapılmadığı görülmüş olup, İlgili Yönetmeliklerin yapılarak yürürlüğe konulması gerekmektedir. Yönetmelikler, tüm personele tebliğ edilmesi sağlanmalıdır. 12. GENEL OLARAK : a- Katılım paylarının üyelerin arazi miktarları karşılığı belirlenen miktarlar çerçevesinde tahsiline devam edildiği, b- Birlik bütçesinin zamanında yapıldığı ve DSİ Bölge Müdürlüğünce onaylandığı, c- Birliğin Kanunen hazırlaması gereken yönetmelikleri hazırlamadığı, kanunda belirtilen yönetmeliklerin hazırlanmasının sağlanması. d- 2013 yılı bütçesi kesin hesabının zamanında yapıldığı, Meclis kararının alındığı. D ) TESPİT EDİLEN EKSİKLİKLER VE DÜZELTME YOLLARI a) Mali Yönden Tespit Edilen Eksiklikler Güzler Sulama Birliği 6172 Sayılı Kanuna göre denetim tarihi itibariyle Bütçe, muhasebe, ihale, personel ve diğer konularda ilgili yönetmeliklerini hazırlayıp yürürlüğe koymadığından mali yönden eksiklikler yürürlükteki Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Kamu İhale Kanunu, Harcırah Kanunu ve Vergi Kanunlarında yer alan düzenlemeler kapsamında değerlendirilerek denetleme yapılmıştır. 1- Güzler Sulama Birliği tarafından düzenlenen Ödeme emri belgelerinde belge üzerinde bulunan; ilgilinin Adı Soyadı,T.C Kimlik Numarası, Banka Şube Adı ve Banka Hesap Numarası” kısımlarının boş bırakıldığı görülmüştür. Bazı belgelerde ise sadece adı soyadı kısmının doldurulduğu anlaşılmıştır. Bundan sonra düzenlenecek evraklarda Ödeme Emri belgesi üzerindeki ödeme yapılacak olan ilgiliye ait kısımların doğru bir şekilde yazılarak doldurulması ve ödemelerin de bu bilgilere göre ilgili hak sahiplerine yapılmasında daha dikkatli olunması gerekmektedir. 2- Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin; “4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre yapılacak alımlar” başlıklı 49. maddesinde;“(1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; a) Onay Belgesi, b) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (Örnek: 3) veya ihale komisyonu kararı, c) Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, ç) Fatura, d) Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, e) Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi ödeme belgesine eklenir.” hükmü yer almaktadır. Yukarıda belirtilen yönetmelik hükmü gereği bundan sonra doğrudan temin usulü kullanarak yapılan alımlarda Onay Belgesi düzenlenmeli ve yapılacak olan piyasa fiyat araştırmalarında birden fazla firmadan teklif alınmalı, alınan teklifler de KDV hariç tutarlar dikkate alınmalıdır. 3- Ödeme emri belgeleri ekinde telefon faturalarının eklenmediği görülmüş olup, Telefon faturalarının ödeme emri belgelerini eklenmesinin sağlanması gerekmektedir. Ayrıca Sulama Birliği tarafından düzenlenen Telefon Faturası ödemelerinde Ödeme Emri belgesinin ekinde “Harcama Talimatı” düzenlenmesi gerektiği ilgililere iletilmiştir. 4- Sulama Birliği tarafından düzenlenen bazı Ödeme Emri belgelerinde Gerçekleştirme Görevlisi, harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisi olarak ismi bulunanların imzalarının bulunmadığı görülmüştür. Sulama Birliğine ait mal ve hizmetlerin alınmasında mevzuat gereği Gerçekleştirme Görevlisi olarak görev yapan kişilerin de sorumluluğu bulunmaktadır. Ödemelerin ilgililere yapılabilmesi için de öncelikle Gerçekleştirme Görevlisinin imzası bulunmalı daha sonra da Harcama Yetkilisi ve Muhasebe Yetkililerinin imzasına göre ödeme gerçekleştirilmelidir. b ) İdari Ve Teknik Yönden Yasa Ve Yönetmeliklere Uygun Olmayan Faaliyetleri 1-2013 yılı toplam Personel Giderinin 129.258,68 TL olduğu, bunun 2013 yılı tahsilatı yeniden değerlendirme oranı ile arttırılmış olan (348.532,75X %3,25=359.860,06) 359.860,06 TL’ ye oranının %35,90 olduğu, bu nedenle personel alımlarında bu hususun göz önüne alınarak % 30’ u geçmeyecek şekilde hareket edilmesi, gerekirse cari dönem ve diğer yıllarda yeni personel alımına gidilmemesi ya da tahsilatın arttırılması veya ihtiyaç duyulması halinde talep edilerek kanunda geçen % 40 oranı için izin alınması gerektiği Birlik Yetkililerine iletilmiştir. 2- Güzler Sulama Birliğinin muayene raporları ve kesin hesapları ile üretim sonuçları incelendiğinde 2013 yılında tahsil edilen 348.532,75TL net bütçe gelirinin 47.453,30TL.’sinin bakım-onarım gideri olarak harcandığı oransal olarak %13,62 olduğu, tesise gerekli bakım onarım masraflarının yapılmadığı görülmüş olup, sulama birliğince bakım onarım harcamaları için bütçeden en az %30 ödeneğin ayrılması gerektiği. 3- Sulama birliği tarafından yapılan sulama faaliyetleri sonucu su tüketimlerinin sulama planlamasında belirtilen ve uygulanması gereken su sarfiyatından fazla olmasından dolayı sulama randımanlarının çok düşük gerçekleştiği görülmüş olup, sulama planlamasına uyularak sulama randımanlarının yükseltilmesi; Görüş ve kanaatine varılmıştır. …/07/2014 KOMİSYON BAŞKANI A.Serdar POLAT Vali Yardımcısı ÜYE Osman BÜYÜKŞAHİN İl Mahalli İdareler Md. ÜYE Murat GEZEN Vergi Dairesi Md.V. ÜYE Kenan ŞAHİN Gıda,Tarım ve Hay. İl Md. ÜYE Nihat MARAŞ DSİ 122. Şb.Md.V. DENETİM RAPORU YILI : 2013 DENETİM YERİ İli : Kırşehir İlçesi : Merkez Sulama Birliği : Karaova Sulama Birliği DENETLEYEN KIRŞEHİR VALİLİĞİ SULAMA BİRLİKLERİ DENETİM KOMİSYONU DENETLENEN Kurum : Birlik Başkanlığı İşlemler : İdari ve Mali Denetim Dönem : 01.01.2013-31.12.2013 Üst Yönetici : Mehmet ÇELİK Birlik Başkanı DENETİM TARİHİ Başlama Tarihi : 03.07.2014 Bitirme Tarihi : 03.07.2014 Eski Denetim Tarihi : İlk denetim DENETLEME RAPORU Karaova Sulama Birliği Başkanlığının 2013 Yılı Mali ve İdari Denetimi 6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18. maddesine istinaden Kırşehir Valiliğince Kurulan Denetim Komisyonu tarafından 03.07.2014 tarihinde gerçekleştirilerek tespit edilen hata ve noksanlıklar ile tenkit ve tavsiyeye değer görülen hususlar aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır. 1. ÖNCEKİ DENETİM: Birlik 6172 Sayılı Kanun Hükümlerine uygun hale getirmiş ve ana statü Orman ve Su İşleri Bakanlığının 09.05.2012 tarihli onayı ile yürürlüğe girmiştir. Denetim 6172 Sayılı Kanun ve Onaylı Karaova Sulama Birliği Ana Statüsüne göre ilk kez yapılmıştır. 2. BİRLİĞİN ÜYELERİ : Birlik denetim tarihi itibariyle Kırşehir Akpınar İlçesine bağlı Karaova, Hanyeri Sarıkaya, Çebişler, Kelismailuşağı, Akçakent İlçesine bağlı Avanoğlu, Ödemişli Köyleri Kırıkkale İli Keskin İlçesine bağlı Takazlı, Hacıömer Solaklısı, Çamurabatmaz Köyleri ile Delice İlçesine bağlı Tatlıcak, Ocakbaşı, Çatallı, Halitli, Yeniyapan ve Tavözü Köyleridir. 3. BİRLİK ANA STATÜSÜ : 09.05.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 4. YERLEŞİM YERİ, ARAÇ, DEMİRBAŞ VE PERSONEL DURUMU : Birlik Cumhuriyet Mahallesi, Kızılay Caddesi Çarşı Meydanı No : 32 AKPINAR adresinde faaliyet göstermektedir. a) Taşıt ve İş makinaları Model 2004 1994 - Marka Çukurova Toros - Cinsi Kepçe Binek Oto Betoniyer Adedi 1 1 1 Hizmet Tesisleri: Mülkiyet DSİ’ye ait olup devir sözleşmesiyle Birliğe işletmesi devredilen aşağıda özellikleri belirtilen tesisler Su iletim ve dağıtım tesisleri Servis yolları Karaova Sulaması Cazibe ( ha ) Pompaj ( ha ) - 3678 Toplam Sulama Alanı ( ha ) 3678 Su iletim ve dağıtım tesisleri: Toprak (m) Kaplamalı (m) 69387 46115 13624 129119 İsale ve ana kanallar Yedek kanallar Tersiyerler TOPLAM Kanalet (m) Borulu (m) 14618 11466 4236 30320 TOPLAM (m) 84005 57581 17880 159446 Boşaltım kanalları: Ana Kanallar ( m ) Yedek Kanallar ( m ) 53489 Tersiyerler ( m ) TOPLAM ( m ) 57210 110699 Servis yolları: Ana Kanallar (m) 85000 Yedek Kanallar (m) 53000 Tersiyerler (m) Boşaltım Kanalları ( m ) b) Telefon, faks, Bilgisayar, Yazıcı ve benzeri Sıra No 1 Masaüstü Bilgisayar 2 Yazıcı 3 GPS Cihazı Araç Adet 1 1 1 TOPLAM (m) 138000 İnsan kaynakları Sıra no Pozisyon Personel Sayısı Çalışma Statüsü daimi geçici 1 İdari ve Mali İşler Sorumlusu 1 1 2 Su Dağıtım Görevlisi 6 6 ÜRÜN DESENİ VE SU KULLANIM BEDELLERİ : 3678 ha. Net Sulama Alanı bulunan Karaova Sulamasında 2013 yılı içerisinde sulama birliğince fiili sulanan alan ve ürün deseni Bitki Çeşidi Sulama Alanı (da) Sulama Ücreti TL Hububat 9092 14 Bakliyat 12 19 Şeker Pancarı 954 31 Bağ 5 16 Meyve 36 31 Sebze 18 29 Bostan 157 18 Kavak 5 24 Ayçiçeği 4729 17 TOPLAM 15.008 da. 5. BİRLİK MECLİSİ İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER : Birlik Ana statüsünün 24. Maddesi; “Birlik Meclisi her yıl Nisan ve Kasım aylarında olmak üzere yılda iki kez olağan olarak toplanır. Kasım ayında yapılan toplantı dönem başı toplantısıdır.” Hükmüne amirdir. 2013 yılında Nisan ( 04.04.2013 ) ve Kasım ( 20.11.2013 ) aylarında olağan Meclis toplantısı yapılmıştır. Birlik Meclisinin 2013 yılında 15.07.2013 tarihinde olağanüstü toplantı yaptığı görülmüştür. Birlik Meclisi karar özetleri, birlik görev alanı içerisindeki yerleşim birimlerinde uygun araçlarla birlik üyelerine duyurulduğu ifade edilmiştir. Birlik Meclisi karar özetlerinin DSİ Bölge Müdürlüğüne gönderildiği tespit edilmiştir. Birlik Meclisi kararları dosya ortamında ve bilgisayar ortamında kayıt altına alınmış olup Meclis Karar Defteri kullanılmaktadır. Defterin düzenli olarak işlendiği belirlenmiş olup yıl sonunda kapatma işleminin yapıldığı da görülmüştür. 6. BİRLİK YÖNETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER: Birlik Ana statüsünün 33. Maddesi; “Birlik Yönetim Kurulu ayda en az iki kez olmak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Birlik Başkanı acil durumlarda Yönetim Kurulunu toplantıya çağıra bilir.” Hükmüne amirdir. Birlik Yönetim Kurulu, 2013 yılında her ay bir defa toplanmış olup ve bu toplantılarda 14 adet karar alınmıştır. Birlik yönetim kurulunun her ay en az iki defa toplanmasını sağlanmalıdır. Yönetim Kurulu Karar defterinin yıl sonunda son sayfasının Birlik Başkanınca tasdik edilerek kapatılmadığı belirlenmiş olup, karar defterinin birlik başkanınca tasdik edilerek kapatılmalıdır. 7. 8. BİRLİK DENETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞLEMLER : Birlik Ana Statüsünün 24. Maddesi, “Birlik Denetim Kurulu Meclis olağan toplantılarından bir hafta önce en yaşlı üye tarafından belirlenen gün ve saatte toplanır.” Hükmüne amirdir. Birlik Denetim Kurulu 2013 yılında bir defa Mart ayında toplantı yapmıştır. Birlik Denetim Kurulunun Meclisin olağan toplantılarından önce, bir defa toplandığı belirlenmiş olup iki defa toplanmalıdır. Yapılan Denetleme raporunda denetçilerin imza eksiği olduğu görülmüş olup, imza eksikliğinin giderilmesi ve bundan sonra yapılacak denetleme kurulu raporlarının özenle hazırlanarak mahallinde imzalarının tamamlatılması sağlanmalıdır. Denetleme sonucu rapora bağlandığı incelenmiş olup, bundan sonra da bu uygulama devam ettirilmelidir. BİRLİĞİN MALİ DENETİMİ : Birlikte görevli ve yetkili personel çalıştırıldığı, Birliğin tüm mali işlemlerinin Birlik Başkanı Mehmet ÇELİK, Osman KELEŞ ve Özal ÖZ sorumluluğunda yürütüldüğü belirlenmiştir. Birliğin 2013 yılı Tahsilat Denetiminin Akpınar Kaymakamlığınca yapıldığı tespit edilmiştir. Birlik kayıtlarına göre 2013 yılı için 430.932,00- TL gelir – gider bütçesi tahmin edilmiş olup bütçenin 15.11.2012 tarihinde yapılan Meclis toplantısında kabul edildiği görülmüştür. 2013 yılı bütçe uygulama sonuçları aşağıdaki şekildedir: Karaova Sulama Birliği 2013 mali yılı bütçesi 430.932,00-TL gider 430.932,00- TL gelir üzerinden Karaova Sulama Birliği Meclisi’nce kabul edilerek uygulanmıştır. Karaova Sulama Birliğinin 2013 yılı itibariyle bütçeleri ve gelirleri ile gerçekleşme oranları aşağıdaki tabloda gösterildiği gibidir. TÜR GİDER BÜTÇESİ GELİR BÜTÇESİ Yıl Bütçe Rakamları (TL) Gerçekleşen ( TL) Bütçe Oranı (%) 2013 430.932,00 242.464,41 87,14 2013 430.932,00 242.465,00 56,26 Birliğin 2013 yılı kesin hesabının Birlik Meclisinin 09.04.2014 tarihli olağan toplantısında kabul edildiği anlaşılmıştır. 2013 yılı bütçe ve Kesin Hesabı devresi sonunda; 2013 Bütçe yılı giderler, toplam 242.464,41 - TL dir. BÜTÇE YILI GELİRLERİ: 2013 yılı bütçe idare ve kesin hesabı devresi sonunda 2013 bütçe yılı tahsilatı toplamı tamamı Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri (Tarımsal Sulama Geliri) den oluşmak üzere 242.465,00- TL gelir temin edildiği görülmüştür. BİRLİK TEŞKİLATI : Birlik teşkilatının oluşturulduğu ancak Birlik Müdürünün olmadığı tespit edilmiştir. Birlik Ana Statüsüne göre Birlik Müdürünün alınması sağlanmalıdır. 9. BİRLİĞİN TUTACAĞI DEFTERLERE AİT İŞ VE İŞLEMLER : Birlik Ana Statüsünün 55. Maddesinde; a) Meclis ve Yönetim Kurulu Karar Defteri b) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri c) Sulayıcı Kullanıcı Kayıt Defteri ç) Defteri Kebir d) Yevmiye Defteri e) Envanter Defteri f) Kasa Defteri g) Demirbaş Defteri ğ) Sulama işletmeciliği ile ilgili olarak devreden kuruluşun bildireceği kayıt ve defterler tutulur.” Hükmü mevcuttur. Karaova Sulama Birliğinde; 1) Yönetim Kurulu Karar Defteri 2) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri 3) Sulayıcı Kullanıcı Kayıt Defteri 4) Meclis Karar Defteri 5) Demirbaş Defteri Defterlerinin bulunduğu; Ana Statüde belirtilen diğer defterlerin olmadığı tespit edilmiştir. Birlik Ana Statüsünde yazılı bulunan tüm defterlerin temin edilerek tasdik işlemleri yapılarak tutulması sağlanmalıdır. 10. BİRLİĞİN DENETİMİ: Birliğin denetimi Ana Statünün 56. Maddesinde belirtilmiş olup komisyonumuzca yapılan bu denetim 6172 sayılı Kanun Hükümlerine göre yapılan ilk denetimdir. 11. YÖNETMELİK YAPILMASI Birlik Meclisince Ana Statünün uygulanmasına ilişkin olarak Kanun gereği yapılması gereken Yönetmeliklerin yapılmadığı görülmüş olup, İlgili Yönetmeliklerin yapılarak yürürlüğe konulması gerekmektedir. Yönetmelikler, tüm personele tebliğ edilmesi sağlanmalıdır. 12. GENEL OLARAK : a- Katılım paylarının üyelerin arazi miktarları karşılığı belirlenen miktarlar çerçevesinde tahsiline devam edildiği, b- Birlik bütçesinin zamanında yapıldığı ve DSİ Bölge Müdürlüğünce onaylandığı, c- Birliğin Kanunen hazırlaması gereken yönetmelikleri hazırlamadığı, kanunda belirtilen yönetmeliklerin hazırlanmasının sağlanması. d- 2013 yılı bütçesi kesin hesabının zamanında yapıldığı, Meclis kararının alındığı D ) TESPİT EDİLEN EKSİKLİKLER VE DÜZELTME YOLLARI a) Mali Yönden Tespit Edilen Eksiklikler Karaova Sulama Birliği 6172 Sayılı Kanuna göre denetim tarihi itibariyle Bütçe, muhasebe, ihale, personel ve diğer konularda ilgili yönetmeliklerini hazırlayıp yürürlüğe koymadığından mali yönden eksiklikler yürürlükteki Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Kamu İhale Kanunu, Harcırah Kanunu ve Vergi Kanunlarında yer alan düzenlemeler kapsamında değerlendirilerek denetleme yapılmıştır. 1- Karaova Sulama Birliği tarafından düzenlenen Ödeme emri belgelerinde belge üzerinde bulunan; ilgilinin Adı Soyadı, T.C Kimlik Numarası, Banka Şube Adı ve Banka Hesap Numarası” kısımlarının boş bırakıldığı görülmüştür. Bazı belgelerde ise sadece adı soyadı kısmının doldurulduğu anlaşılmıştır. Bundan sonra düzenlenecek evraklarda Ödeme Emri belgesi üzerindeki ödeme yapılacak olan ilgiliye ait kısımların doğru bir şekilde yazılarak doldurulması ve ödemelerin de bu bilgilere göre ilgili hak sahiplerine yapılmasında daha dikkatli olunması gerekmektedir. 2- Birlik tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarında fiyat araştırması yapılmadığı tek firmadan alınan teklifle ödemelerin gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin; “4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre yapılacak alımlar” başlıklı 49. maddesinde;“(1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; a) Onay Belgesi, b) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (Örnek: 3) veya ihale komisyonu kararı, c) Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, ç) Fatura, d) Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, e) Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi ödeme belgesine eklenir.” hükmü yer almaktadır. Yukarıda belirtilen yönetmelik hükmü gereği bundan sonra doğrudan temin usulü kullanarak yapılan alımlarda Onay Belgesi düzenlenmeli ve yapılacak olan piyasa fiyat araştırmalarında birden fazla firmadan teklif alınmalı, alınan teklifler de KDV hariç tutarlar dikkate alınmalıdır. 3- Sulama Birliği tarafından düzenlenen Telefon Faturası ödemelerinde Ödeme Emri belgesinin ekinde “Harcama Talimatı” düzenlenmediği görülmüştür. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin “Tanımlar” başlıklı 3. maddesinin (e) bendinde, “e) Harcama Talimatı: Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belge’’ (Örnek: 2), olarak tanımlanmaktadır. Ödeme emri belgeleri ekinde harcama talimatının düzenlenerek eklenmesi sağlanmalıdır. 4- Yapılan mal ve hizmet alımları, işçi ücretleri ve diğer benzeri ödemeler için düzenlenen ödeme emirlerinde gidere uygun muhasebeleştirme işleminin yapılmadığı görülmüştür. Örneğin Araç bakım onarım gideri yapılmış ancak belgesinde taşıt araç kiralaması gibi gösterilmiş, İşçi ücretlerinden yapılan gelir vergisi, damga vergisi, SGK prim kesintileri ödeme emrinde ayrıca belirtilmemiştir. Bu nedenle muhasebeleştirme işlemlerinin ilgili muhasebe ve vergi mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. 5- Akaryakıt alımlarında yükleniciden fatura yerine ÖKC (Ödeme kaydedici cihaz fişi) fişi alındığı tespit edilmiş olup, Ödeme emri belgelerine eklendiği görülmüştür. Gerek harcama belgeleri yönetmeliği ve gerek vergi mevzuatı gereği Birlik harcamalarında tevsik edici belge olarak fatura kullanılması gerekmektedir. Bu nedenle bundan sonra yapılacak akaryakıt alımları ile diğer tüm mal ve hizmet alımlarında Fatura düzenlettirilmesi sağlanmalıdır. 6. 31.07.2013 tarih ve 73 yevmiye nolu ödeme emri belgesinde Faruk ALTINTAŞ’ a 1.843,00 TL ödeme yapıldığı, ekinde tabloda geçen ÖKC fişlerinin yer aldığı görülmüştür. SIRA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ÖKC fişi Tarihi 23.08.2011 20.10.2012 04.03.2013 09.04.2013 15.04.2013 20.04.2013 14.05.2013 06.06.2013 15.06.2013 ÖKC No 9 22 5 11 11 17 1 5 11 TOPLAM Tutar (TL) 219.26 100.00 100.05 544.70 100.00 100.00 100.00 100.00 100.04 1.464.05 Ödeme belgesinde 1.843,00- 1.464.05 = 378,95 TL fark bulunduğu tespit edilmiştir. Bu nedenle ilgilisine fazla yapılan 378,95 TL nin sorumlusundan tahsil yoluna gidilmesi gerekmektedir. 7. 29.08.2013 tarih ve 78 Yevmiye numarası ile 124,50 TL Trafik Para Cezasının birlik bütçesinden ödendiği tespit edilmiş olup, söz konusu 124,50 TL nin Trafik Para Cezası kesilen kişinin şahsi kusurundan doğduğundan ilgilisinden tahsil edilmesinin sağlanması gerekmektedir. 8. 31.05.2013 tarih ve 39 Sayılı Yevmiye numaralı ödeme emri ile 3.000 TL çiftçi zararı ödendiği ancak ödeme emri belgesi ekinde tutanakta zararın tutarının belirlendiğine dair bilirkişi tarafından düzenlenmiş bir belgenin bulunmadığı görülmüştür. Bu nedenle söz konusu belgelerin tamamlattırılmasının sağlanması gerekmektedir. b ) İdari Ve Teknik Yönden Yasa Ve Yönetmeliklere Uygun Olmayan Faaliyetleri 1-2013 yılı toplam Personel Giderinin 109.785,00 TL olduğu, bunun 2013 yılı tahsilatı yeniden değerlendirme oranı ile arttırılmış olan (242.465,00X %3,25=250.345,11) 250.345,11 TL’ ye oranının %43,85 olduğu, bu nedenle personel alımlarında bu hususun göz önüne alınarak % 30’ u geçmeyecek şekilde hareket edilmesi, gerekirse cari dönem ve diğer yıllarda yeni personel alımına gidilmemesi ya da tahsilatın arttırılması veya ihtiyaç duyulması halinde talep edilerek kanunda geçen % 40 oranı için izin alınması gerektiği Birlik Yetkililerine iletilmiştir. 2- Karaova Sulama Birliğinin muayene raporları ve kesin hesapları ile üretim sonuçları incelendiğinde; 2013 yılında tahsil edilen 242.465,00TL net bütçe gelirinin 87.893,05 TL.’sinin bakım-onarım gideri olarak harcandığı oransal olarak %36,24 olduğu, tesise gerekli bakım onarım masraflarının yapıldığı görülmüş olup, sulama birliğince bundan sonra da bakım onarım harcamaları için bütçeden en az %30 ödeneğin ayrılmasına devam edilmesi gerektiği, 3- Sulama birliği tarafından yapılan sulama faaliyetleri sonucu su tüketimlerinin sulama planlamasında belirtilen ve uygulanması gereken su sarfiyatından fazla olmasından dolayı sulama randımanlarının (% 22.1) çok düşük gerçekleştiği görülmüş olup, sulama planlamasına uyularak sulama randımanlarının yükseltilmesi; Görüş ve kanaatine varılmıştır. …./07/2014 KOMİSYON BAŞKANI A.Serdar POLAT Vali Yardımcısı ÜYE Osman BÜYÜKŞAHİN İl Mahalli İdareler Md. ÜYE Murat GEZEN Vergi Dairesi Md.V. ÜYE Kenan ŞAHİN Gıda, Tarım ve Hay. İl Md. ÜYE Nihat MARAŞ DSİ 122. Şb.Md.V. DENETİM RAPORU YILI : 2013 DENETİM YERİ İli İlçesi Sulama Birliği : Kırşehir : Merkez : Sıddıklı Sulama Birliği DENETLEYEN KIRŞEHİR VALİLİĞİ SULAMA BİRLİKLERİ DENETİM KOMİSYONU DENETLENEN Kurum İşlemler Dönem Üst Yönetici : Birlik Başkanlığı : İdari ve Mali Denetim : 01.01.2013-31.12.2013 : Serbülent CANSIZ Birlik Başkanı DENETİM TARİHİ Başlama Tarihi Bitirme Tarihi Eski Denetim Tarihi : 02.07.2014 : 02.07.2014 : İlk denetim DENETLEME RAPORU Sıddıklı Sulama Birliği Başkanlığının 2013 Yılı Mali ve İdari Denetimi 6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18. maddesine istinaden Kırşehir Valiliğince Kurulan Denetim Komisyonu tarafından 02.07.2014 tarihinde gerçekleştirilerek tespit edilen hata ve noksanlıklar ile tenkit ve tavsiyeye değer hususlar aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır. 1. ÖNCEKİ DENETİM: Birlik 6172 Sayılı Kanun Hükümlerine uygun hale getirmiş ve ana statü Orman ve Su İşleri Bakanlığının 09.05.2012 tarihli onayı ile yürürlüğe girmiştir. Denetim 6172 Sayılı Kanun ve Onaylı Sıddıklı Sulama Birliği Ana Statüsüne göre ilk kez yapılmıştır. 2. BİRLİĞİN ÜYELERİ : Birlik denetim tarihi itibariyle Kırşehir Merkez İlçesine bağlı Sıdıklı Küçükboğaz Köyü, Sıdıklı Büyükoba Köyü, Sıdıklı Ortaoba Köyü, Sıdıklı Küçükoba Köyü, Karaduraklı, Yeşilli ve Uzunaliuşağı Köyüdür. 3. BİRLİK ANA STATÜSÜ : 09.05.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 4. YERLEŞİM YERİ, ARAÇ, DEMİRBAŞ VE PERSONEL DURUMU : Birlik Kuşdilli Mahallesi, Uzunçarşı sonu Kat:2 No:19 KIRŞEHİR adresinde faaliyet göstermektedir. a) Taşıt ve İş makinaları Model 2010 2010 2010 2010 Marka Mondial Mondial Mondial Mondial Cinsi Motorsiklet Motorsiklet Motorsiklet Motorsiklet Adedi 1 1 1 1 Hizmet Tesisleri: Mülkiyet DSİ’ye ait olup devir sözleşmesiyle Birliğe işletmesi devredilen aşağıda özellikleri belirtilen tesisler Su iletim ve dağıtım tesisleri Servis yolları Barajın adı : SIDDIKLI Cazibe ( ha ) Borulu ( ha ) Toplam Sulama Alanı ( ha ) 4 648 4 648 Su iletim ve dağıtım tesisleri: Toprak (m) İsale ve ana kanallar Yedek kanallar Tersiyerler TOPLAM Kaplamalı (m) 16 000 Kanalet (m) 16 000 Borulu (m) 3 836 37 587,51 187 441 227 864,60 TOPLAM (m) 19 836 37 587,51 187 441 243 864,60 Boşaltım kanalları: Ana Kanallar ( m ) Yedek Kanallar ( m ) Tersiyerler ( m ) TOPLAM ( m ) 3 328,04 b) Telefon, faks, Bilgisayar, Yazıcı ve benzeri Sıra No Araç 1 Masaüstü Bilgisayar 2 Yazıcı Adet 1 1 İnsan kaynakları Sıra no Pozisyon Personel Sayısı Çalışma Statüsü daimi geçici 1 İdari ve Mali İşler Sorumlusu 1 1 2 Su Dağıtım Görevlisi 4 4 5 5 TOPLAM ÜRÜN DESENİ VE SU KULLANIM BEDELLERİ : 4648 ha. Net Sulama Alanı bulunan Sıddıklı Sulamasında 2013 yılı içerisinde sulama birliğince fiili sulanan alan ve ürün deseni Bitki Çeşidi Hububat Bakliye Şeker Pancarı Mısır Meyve Sebze Bağ Kavak Patates Ayçiçeği TOPLAM 5. Sulama Alanı (da) 2269 1189 870 729 14 165 18 12 408 2969 9844 da. Sulama Ücreti TL 14 35 38 35 35 35 35 35 60 25 BİRLİK MECLİSİ İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER : Birlik Ana statüsünün 24. Maddesi; “Birlik Meclisi her yıl Nisan ve Kasım aylarında olmak üzere yılda iki kez olağan olarak toplanır. Kasım ayında yapılan toplantı dönem başı toplantısıdır.” Hükmüne amirdir. 2013 yılında Nisan ( 08.04.2013 ) ve Kasım ( 20.11.2013 ) aylarında olağan Meclis toplantısı yapılmıştır. Birlik Meclisinin 2013 yılında olağanüstü toplantı yapmadığı öğrenilmiştir. Birlik Meclisi karar özetleri, birlik görev alanı içerisindeki yerleşim birimlerinde uygun araçlarla birlik üyelerine duyurulduğu ifade edilmiştir. Birlik Meclisi karar özetlerinin DSİ Bölge Müdürlüğüne gönderildiği tespit edilmiştir. Birlik Meclisi kararları dosya ortamında ve bilgisayar ortamında kayıt altına alınmış olup Meclis Karar Defteri kullanılmaktadır. Defterin düzenli olarak işlendiği belirlenmiş olup yıl sonunda kapatma işleminin yapıldığı da görülmüştür. 6. 7. BİRLİK YÖNETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER: Birlik Ana statüsünün 33. Maddesi; “Birlik Yönetim Kurulu ayda en az iki kez olmak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Birlik Başkanı acil durumlarda Yönetim Kurulunu toplantıya çağırabilir.” Hükmüne amirdir. Birlik Yönetim Kurulu, 2013 yılında her ay bir defa toplanmış olup ve bu toplantılarda 12 adet karar alınmıştır. Birlik yönetim kurulunun her ay en az iki defa toplanmasını sağlanmalıdır. Yönetim Kurulu Karar defterinin yıl sonunda son sayfasının Birlik Başkanınca tasdik edilerek kapatılmadığı belirlenmiş olup, karar defterinin birlik başkanınca tasdik edilerek kapatılmalıdır. BİRLİK DENETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞLEMLER : Birlik Ana Statüsünün 24. Maddesi, “Birlik Denetim Kurulu Meclis olağan toplantılarından bir hafta önce en yaşlı üye tarafından belirlenen gün ve saatte toplanır.” Hükmüne amirdir. Birlik Denetim Kurulu 2013 yılında bir defa toplantı yapmıştır. Birlik Denetim Kurulunun Meclisin olağan toplantılarından önce, bir defa toplandığı belirlenmiş olup iki defa toplanmalıdır. Yapılan Denetleme raporunda denetçilerin imza eksiği olduğu görülmüş olup, imza eksikliğinin giderilmesi ve bundan sonra yapılacak denetleme kurulu raporlarının özenle hazırlanarak mahallinde imzalarının tamamlatılması sağlanmalıdır. Denetleme sonucu rapora bağlandığı incelenmiş olup, bundan sonra da bu uygulama devam ettirilmelidir. 8. BİRLİĞİN MALİ DENETİMİ : Birlikte görevli ve yetkili personel çalıştırıldığı, Birliğin tüm mali işlemlerinin Birlik Başkanı Serbülent CANSIZ ve Memiş TÜRKYILMAZ sorumluluğunda yürütüldüğü belirlenmiştir. Birliğin 2013 yılı Tahsilat Denetiminin Denetim Kurulunca yapıldığı tespit edilmiştir. Birlik kayıtlarına göre 2013 yılı için 451.100,00 TL gelir – gider bütçesi tahmin edilmiş olup bütçenin 16.11.2012 tarihinde yapılan Meclis toplantısında kabul edildiği anlaşılmıştır. 2013 yılı bütçe uygulama sonuçları aşağıdaki şekildedir: Sıddıklı Sulama Birliği 2013 mali yılı bütçesi 451.100,00 TL gider 451.100,00 gelir üzerinden Sıddıklı Sulama Birliği Meclisi’nce kabul edilerek uygulanmıştır. Sıddıklı Sulama Birliğinin 2013 yılı itibariyle bütçeleri ve gelirleri ile gerçekleşme oranları aşağıdaki tabloda gösterildiği gibidir. 2013 Bütçe Rakamları (TL) 451.100,00 Gerçekleşen ( TL) 161.118.48 Bütçe Oranı (%) 35,71 2013 451.100,00 133.195,32 29,52 TÜR Yıl GİDER BÜTÇESİ GELİR BÜTÇESİ Birliğin 2013 yılı kesin hesabının Birlik Meclisinin 20.04.2014 tarihli olağan toplantısında kabul edildiği anlaşılmıştır. 2013 yılı bütçe ve Kesin Hesabı devresi sonunda; 2013 Bütçe yılı giderleri, toplam 161.118,48 - TL dir. BÜTÇE YILI GELİRLERİ: 2013 yılı bütçe idare ve kesin hesabı devresi sonunda 2013 bütçe yılı tahsilatı toplam 133.195,32- TL olup tamamı Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri (Tarımsal Sulama Geliri) olmak üzere toplam 133.195,32 -TL gelir temin edildiği görülmüştür. BİRLİK TEŞKİLATI : Birlik teşkilatının oluşturulduğu ancak Birlik Müdürünün olmadığı tespit edilmiştir. Birlik Ana Statüsüne göre Birlik Müdürünün alınması sağlanmalıdır. 9. BİRLİĞİN TUTACAĞI DEFTERLERE AİT İŞ VE İŞLEMLER : Birlik Ana Statüsünün 55. Maddesinde; a) Meclis ve Yönetim Kurulu Karar Defteri b) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri c) Sulayıcı Kullanıcı Kayıt Defteri ç) Defteri Kebir d) Yevmiye Defteri e) Envanter Defteri f) Kasa Defteri g) Demirbaş Defteri ğ) Sulama işletmeciliği ile ilgili olarak devreden kuruluşun bildireceği kayıt ve defterler tutulur.” Hükmü mevcuttur. Sıddıklı Sulama Birliğinde; 1) Yönetim Kurulu Karar Defteri 2) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri 3) Sulayıcı Kullanıcı Kayıt Defteri 4) Meclis Karar Defteri 5) Demirbaş Defteri 6)Kasa Defteri Defterlerinin bulunduğu; Ana Statüde belirtilen diğer defterlerin olmadığı incelenmiştir. Birlik Ana Statüsünde yazılı bulunan tüm defterlerin temin edilerek tutulması sağlanmalıdır. 10. BİRLİĞİN DENETİMİ: Birliğin denetimi Ana Statünün 56. Maddesinde belirtilmiş olup komisyonumuzca yapılan bu denetim 6172 sayılı Kanun Hükümlerine göre yapılan ilk denetimdir. 11. YÖNETMELİK YAPILMASI Birlik Meclisince Ana Statünün uygulanmasına ilişkin olarak Kanun gereği yapılması gereken Yönetmeliklerin yapılmadığı görülmüş olup, İlgili Yönetmeliklerin yapılarak yürürlüğe konulması gerekmektedir. Yönetmelikler, tüm personele tebliğ edilmesi sağlanmalıdır. 12. GENEL OLARAK : a- Katılım paylarının üyelerin arazi miktarları karşılığı belirlenen miktarlar çerçevesinde tahsiline devam edildiği, b- Birlik bütçesinin zamanında yapıldığı ve DSİ Bölge Müdürlüğünce onaylandığı, c- Birliğin Kanunen hazırlaması gereken yönetmelikleri hazırlamadığı, kanunda belirtilen yönetmeliklerin hazırlanmasının sağlanması. d- 2013 yılı bütçesi kesin hesabının zamanında yapıldığı, Meclis kararı alındığı. D ) TESPİT EDİLEN EKSİKLİKLER VE DÜZELTME YOLLARI a) Mali Yönden Tespit Edilen Eksiklikler Sıddıklı Sulama Birliği 6172 Sayılı Kanuna göre denetim tarihi itibariyle Bütçe, muhasebe, ihale, personel ve diğer konularda ilgili yönetmeliklerini hazırlayıp yürürlüğe koymadığından mali yönden eksiklikler yürürlükteki Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Kamu İhale Kanunu, Harcırah Kanunu ve Vergi Kanunlarında yer alan düzenlemeler kapsamında değerlendirilerek denetleme yapılmıştır. 1- Sıddıklı Sulama Birliği tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarında Ödeme emri belgesi düzenlenmediği ve sorumlular tarafından imzalanmadığı tespit edilmiştir. Bu nedenle Birlik yetkililerine ilgili yönetmelik gereği mal ve hizmet alımlarının muhasebeleştirilmesinde durumuna göre ödeme emri belgesi veya muhasebe işlem fişi düzenlenmesi hususunda uyarılarda bulunulmuştur. Ayrıca Mal ve hizmet alımlarında onay belgesi veya harcama talimatı ve piyasa fiyat araştırması tutanağının düzenlenmediği tek bir firmadan teklif alınarak ödemelerin gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Bilindiği üzere, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin; “4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre yapılacak alımlar” başlıklı 49. maddesinde;“(1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; a) Onay Belgesi, b) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (Örnek: 3) veya ihale komisyonu kararı, c) Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, ç) Fatura, d) Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, e) Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi ödeme belgesine eklenir.” hükmü yer almaktadır. Yukarıda belirtilen yönetmelik hükmü gereği bundan sonra doğrudan temin usulü kullanarak yapılan alımlarda Onay Belgesi düzenlenmeli ve yapılacak olan piyasa fiyat araştırmalarında birden fazla firmadan teklif alınmalı, alınan teklifler de KDV hariç tutarlar dikkate alınmalıdır. Sulama Birliğine ait mal ve hizmetlerin alınmasında mevzuat gereği Gerçekleştirme Görevlisi olarak görev yapan kişilerin de sorumluluğu bulunmaktadır. Ödemelerin ilgililere yapılabilmesi için de öncelikle Gerçekleştirme Görevlisinin imzası bulunmalı daha sonra da Harcama Yetkilisi ve Muhasebe Yetkililerinin imzasına göre ödeme gerçekleştirilmelidir. 2- Akaryakıt alımlarında yükleniciden fatura yerine ÖKC (Ödeme kaydedici cihaz fişi) fişi alındığı tespit edilmiş olup, gerek harcama belgeleri yönetmeliği ve gerek vergi mevzuatı hükümlerine göre, Birlik harcamalarında tevsik edici belge olarak fatura kullanılması gerekmektedir. Bu nedenle bundan sonra yapılacak akaryakıt alımları ile diğer tüm mal ve hizmet alımlarında Fatura düzenlettirilmesi sağlanmalıdır. 3- Damga Vergisi Kesintilerine İlişkin Eksiklikler ; Aşağıda 2013 yılı içerisinde belirtilen tarihlerde Sıddıklı Sulama Birliği tarafından yapılan muhtelif ödemelerinde Damga Vergisi kesintilerinin yapılmadığı anlaşılmıştır. Fatura Tarihi Fatura Numarası Adı-Soyadı Ünvanı 08.05.2013 06.05.2013 16.05.2013 15.05.2013 178479 935359 20029 238804 06.06.2013 093308 11.06.2013 291663 Yunus ÇELEBİ Gökay Petrol Süleyman IŞIKÇI Cem YÜKSEL Çözen Metal Ltd.Şti. Şimşek Bilgisayar Ltd.Şti TOPLAM Ödenen Tutar (TL) 2.630,00 1.453,98 5.000,00 650,00 929,44 750,00 11.413,42 Tabloda belirtilen kişiler adına yapılan ödemelerden 11.413,42 TL X Binde 9,48 = 108,19 TL. damga vergisi kesintisinin yapılmadığı görülmüş olup, söz konusu miktar Komisyonumuzca Birlik sorumluları tarafından Kırşehir Vergi Dairesi Müdürlüğüne makbuz karşılığı ödemesinin yapılması sağlanmıştır. Bundan sonra yapılacak ödemelerde de vergi kesintilerinin yapılmasında daha dikkatli ve hassas davranılmalıdır. b ) İdari Ve Teknik Yönden Yasa Ve Yönetmeliklere Uygun Olmayan Faaliyetleri 12013 yılı toplam Personel Giderinin 44.511,80 TL TL olduğu, bunun 2013 yılı tahsilatı yeniden değerlendirme oranı ile arttırılmış olan (133.195,32 X %3,25= 137.524,16) 137.524,16 TL’ ye oranının %32,36 olduğu, bu nedenle personel alımlarında bu hususun göz önüne alınarak % 30’ u geçmeyecek şekilde hareket edilmesi, gerekirse cari dönem ve diğer yıllarda yeni personel alımına gidilmemesi ya da tahsilatın arttırılması veya ihtiyaç duyulması halinde talep edilerek kanunda geçen % 40 oranı için izin alınması gerektiği Birlik Yetkililerine iletilmiştir. 2- Sulama Birliğinin muayene raporları ve kesin hesapları ile üretim sonuçları incelendiğinde 2013 yılında yapılması öngörülen bakım-onarım ödeneklerinin net bütçe gelirine göre oransal olarak %29 olduğu ve bakım onarım masrafları için kanunda belirtilen oranda (%15- %30) gerekli ödeneğin harcandığı görülmüştür. Bundan sonra da tesise gerekli bakım onarım masrafları için yeterli ödeneğin ayrılmasına. 3- Sulama birliği tarafından yapılan sulama faaliyetleri sonucu su tüketimlerinin sulama planlamasında belirtilen ve uygulanması gereken su sarfiyatından fazla olmasından dolayı sulama randımanlarının düşük (%19,21) gerçekleştiği görülmüş olup, sulama planlamasına uyularak sulama randımanlarının (%70-%80) yükseltilmesi; Görüş ve kanaatine varılmıştır. …./07/2014 KOMİSYON BAŞKANI A.Serdar POLAT Vali Yardımcısı ÜYE Osman BÜYÜKŞAHİN İl Mahalli İdareler Md. ÜYE Murat GEZEN Vergi Dairesi Md.V. ÜYE Kenan ŞAHİN Gıda, Tarım ve Hay. İl Md. ÜYE Nihat MARAŞ DSİ 122. Şb.Md.V.