close

Enter

Log in using OpenID

Defterdarlık Birim Yönergesi

embedDownload
İzmir Defterdarlığı
Birim Yönergesi
Bu Yönerge; Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum
Eylem Planında yer alan Defterdarlık Birim Yönergelerine yönelik
1.3.7, 2.2.4, 2.2.5, 2.2.6, 2.4.2, 2.5.3, 2.7.3, 3.2.4, 11.3.2 no’lu
eylemler kapsamında hazırlanmıştır.
T.C. Maliye Bakanlığı
Ekim 2014
İZMİR DEFTERDARLIĞI BİRİM YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar
Amaç
Madde 1- (1) Bu Yönergenin amacı; İzmir Defterdarlığı birimlerinin fonksiyonel
ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, verilen görevlerin sonucunu izlemeye ve
geleceğe ilişkin planlamanın yapılmasına yönelik mekanizmalar oluşturmak, geçici veya
sürekli görevden ayrılmalarda hizmetin aksamadan sürdürülmesini sağlamaya yönelik
devir ve teslim yöntemini belirlemek; hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini
göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek
bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almaktır.
Kapsam
Madde 2- (1) Bu Yönerge, İzmir Defterdarlığı birimlerinin hizmet alanları, görev,
yetki ve sorumluluklarını kapsar.
Dayanak
Madde 3- (1) Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve
Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak
hazırlanmıştır.
Defterdarlık Misyonu (KOS 2.2.4)
Madde 4- (1) Devletçe belirlenen maliye politikaları çerçevesinde; etkin bir insan
gücü planlamasıyla, devletin muhasebe ve saymanlık hizmetlerini yürütmek, devlet
mallarının yönetimini sağlamak, devletin hukuk danışmanlığını yerine getirmek ve
takibini yapmaktır.
Tanımlar ve Kısaltmalar
Madde 5- (1) Bu Yönergede yer alan;
1) Bakanlık: Maliye Bakanlığını,
2) Bakan: Maliye Bakanını,
3) Üst Yönetici: Maliye Müsteşarını,
4) Defterdarlık: İzmir Defterdarlığını,
5) Defterdar: İzmir Defterdarını,
6) Birim Amiri: Birimlerin başında bulunan en üst amirlerini (Milli Emlak
Dairesi Başkanı, Emlak Müdürü, Muhakemat Müdürü, Muhasebe Müdürü,
Personel Müdürü),
7) Yöneticiler: Defterdar, Defterdar Yardımcısı ve Birim Amirlerini,
8) Merkez Birimleri: Milli Emlak Dairesi Başkanlığı (Balçova,Bornova,
Karşıyaka ve Konak Emlak Müdürlüğü), Muhakemat Müdürlüğü, Muhasebe
Müdürlüğü, Personel Müdürlüğünü, Sivil Savunma Uzmanlığını, Defterdarlık
Uzmanları Koordinatörlüğünü,
9) Muakkip: Dava ve İcra Takip Memurunu,
10) BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezini,
11) HBS: Hukuk Bilişim Sistemini,
12) METOP: Merkez Erişimli Taşra Otomasyon Programını,
13) Say2000i: Saymanlık Otomasyon Sistemini,
14) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini,
15) KEÖS: Kamu Elektronik Ödeme Sistemini,
16) HYS: Harcama Yönetim Sistemini,
17) MEOP: Milli Emlak Otomasyon Projesini,
18) PEROP: Personel Otomasyon Programını,
19) EKAP: Elektronik Kamu Alımları Platformunu,
20) SGB.net: Strateji Geliştirme Başkanlığı Otomasyon Programı,
21) Yönerge: Bu Yönergeyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Defterdarlık Birimleri, Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve
Görev Dağılımı Çizelgeleri
Defterdarlık Birimleri
Madde 6- (1) Defterdarlıkta Hizmet Veren Birimler
1) Muhakemat Müdürlüğü
2) Muhasebe Müdürlüğü
3) Milli Emlak Dairesi Başkanlığı
1.1. Emlak Müdürlükleri
1.1.1. Balçova Emlak Müdürlüğü
1.1.2. Karşıyaka Emlak Müdürlüğü
1.1.3. Konak Emlak Müdürlüğü
1.1.4. Bornova Emlak Müdürlüğü
1.2. Teknik Büro Koordinatörlüğü
1.3. Tespit ve İmar Takip Koordinatörlüğü
1.4. Kayyımlık Bürosu
4) Personel Müdürlüğü
5) Sivil Savunma Uzmanlığı
6) Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü
Fonksiyonel Teşkilat Şemaları ve Görev Dağılımı Çizelgeleri (KOS 2.4.2)
Madde 7- (1) Fonksiyonel Teşkilat Şemaları
1) Kurumsal olarak yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlerde hesap
verebilirlik ve şeffaflığı temin etmek üzere; görev, yetki ve sorumluluk dağılımı
esasında ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanan Defterdarlık
birimleri fonksiyonel teşkilat şemaları Yönerge ekinde yer almaktadır (Ek-A/1, 2, 3, 4,
5, 6).
2) Teşkilat şemalarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına
tabidir. Teşkilat şemalarında ve görev dağılımı çizelgelerinde olan değişiklik, aynı gün
birim Personel/Özlük Servislerince, ilgili personele yazıyla duyurulur.
(2) Görev Dağılımı Çizelgeleri
1) Görevler ve bu görevleri yürüten asli personel ile geçici veya sürekli olarak
görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel bilgilerini ihtiva eden Görev
Dağılımı Çizelgeleri Yönerge ekinde yer almaktadır (Ek-B/1, 2, 3, 4, 5, 6).
2) Personelin Görev Tanımı Formlarının ve Görev Dağılımı Çizelgelerinin
yenilenmesi ve güncellenmesi birim amirinin sorumluluğundadır. Yenilenen ve
güncellenen formlar birim Personel/Özlük Servisleri tarafından düzenlenir ve birim amiri
tarafından onaylanarak ilgili personele imza karşılığında duyurulur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Defterdarlık Birimlerinin Görevleri (KOS 2.2.5)
Muhakemat Müdürlüğü
Madde 8- (1) Muhakemat Müdürlüğünün Görevleri
a) 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun
Hükmünde Kararnamenin (KHK) Ek 24 üncü madde hükümlerine göre görevleri;
1. Bakanlığın ve talep halinde genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ve
özel bütçeli idarelerin hukuk danışmanlığını ve muhakemat hizmetlerini
yapmak,
2. Uyuşmazlıkların sulh yoluyla çözümüne ilişkin işlerde Defterdarlık veya
talep halinde 659 sayılı KHK kapsamındaki diğer idarelerin taşra
birimlerine mütalaa vermek,
3. Hazinenin mülkiyetindeki taşınmazlar ile Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmazların ayn'ıyla ilgili her türlü davaları takip etmek ve icra
işlemlerini yapmak,
4. Gerekli koordinasyonu sağlamak suretiyle Bakanlığa veya Maliye
Hazinesine ait her türlü davayı açmak ve takip etmek, Bakanlık veya
Maliye Hazinesi aleyhine açılan her türlü davayı takip etmek ve icra
takibini yapmak,
5. Özel kanun hükümlerine göre Hazine alacağı sayılan alacaklara ilişkin
davaları açmak, takip etmek ve alacakları tahsil etmek,
6. Mevzuatında başkaca bir takip mercii ve usulü öngörülmeyen alacaklar ile
diğer kurumların taraf olamayacağı davaları açmak, takip etmek ve alacağı
tahsil etmek,
7. Diğer kanunlarla verilen görevleri yapmaktır.
b) 659 sayılı Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ve Özel Bütçeli
İdarelerde Hukuk Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin KHK hükümlerine göre görev ve
yetkiler;
1.
Muhakemat hizmeti kapsamında;
1.1 Bakanlığın taraf olduğu adli ve idari davalarda iç tahkim yargılamasında,
icra işlemlerinde ve yargıya intikal eden diğer her türlü uyuşmazlıklarda
Bakanlığı temsil etmek,
1.2 659 sayılı KHK'nın 11 inci maddesinin üçüncü fıkrası ile hukuk birimi
amirine verilen ve Genelgeler ile yetki devredilen konularda; açılmasında ve
takibinde Hazine hak ve menfaati bulunmayan, yanlışlıkla açılan veya
konusu kalmayan dava ve icra takipleri ile her türlü davada karar
düzeltilmesi yoluna başvurulmasından vazgeçme yetkisini kullanmak,
1.3 Bakanlık dışındaki genel bütçe kapsamındaki idareler ile özel bütçeli
idarelerce;
1.3.1 Muhakemat hizmeti talep edilmesi veya takip edilmekte olan dava ve
icra dosyaları hakkında devir talep edilmemesi halinde, bu idareleri
dava ve icra takiplerinde hazine avukatları tarafından vekil sıfatı ile
temsil etmek,
1.3.2 Adli dava ve icra takiplerinde; Genelgeler uyarınca Hukuk Birim
Amirinin yetki devri kapsam ve sınırları içerisinde bu davaların
açılmasından, takibinden, kararların temyizinden vazgeçmektir.
2.
Hukuk danışmanlığı kapsamında;
2.1 Uyuşmazlıklara ilişkin işleri inceleyip hukuki görüş belirtmek,
2.2 Uyuşmazlıkların sulh yoluyla çözümü konusunda mütalaa vermek,
2.3 Bakanlık ve Defterdarlık birimlerinin işlerinden doğan alacakların taksitle
ödenmesi tekliflerini değerlendirmek,
2.4 5018 sayılı Kanunun 71 inci maddesine dayanılarak çıkarılan Kamu
Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 13 ve
16 ncı maddeleri uyarınca Bakanlık birimlerinin taksitlendirme ve sulhen
ödemelerine ilişkin görüş vermek,
2.5 Bakanlıkça verilen diğer görevleri yürütmektir.
3.
Aylık brifing raporunun hazırlanması.
4.
Tütün ve tütün mamullerini tüketenler ile hizmet binalarının kapalı ve açık
alanlarında 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi ve
Kontrolü Hakkında Kanun hükümlerine aykırı davrananlara uygulanacak
işlemleri yapmak,
(2) Müşavir Hazine Avukatları ve Hazine Avukatlarının Görevleri
1) Bakanlık birimleri ve talep halinde genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri
ve özel bütçeli idarelerden sorulan işlerin hukuki gerekleri hakkında verilecek mütalaayı
hazırlamak,
2) İlçe teşkilatından gönderilen dava ve icra işlerini incelemek ve bu dosyalarla
ilgili talimatları hazırlamak,
3) Uyuşmazlığın sulhen halli konusunda görüş talep edilen dosyaları incelemek
ve bu dosyalarla ilgili mütalaaları hazırlamak,
4) Havale edilerek gelen ve takibi uygun bulunan;
1. Bakanlık veya Maliye Hazinesinin taraf olduğu her türlü adli, idari davayı
açmak ve takip etmek, icra takiplerini yapmak,
2. Talep halinde genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ve özel bütçeli idarelerin
her türlü adli, idari davalarını açmak ve takip etmek, icra takiplerini yapmak,
3. Hazinenin mülkiyetindeki taşınmazlar ile Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki
taşınmazların ayn’ıyla ilgili her türlü davaları takip etmek ve icra işlemlerini ya
mak,
4. Özel kanun hükümlerine göre Hazine alacağı sayılan alacaklara ilişkin davaları
açmak, takip etmek ve alacakları tahsil etmek,
5. Mevzuatında başkaca bir takip mercii ve usulü öngörülmeyen alacaklar ile diğer
kurumların taraf olamayacağı davaları açmak, takip etmek ve alacağı tahsil
etmek,
6. Sorumluluğu altında bulunan dava ve icra işlerini mevzuata uygun şekilde takip
etmek ve sonuçlandırmak,
7. Dava, cevap, itiraz ve temyiz dilekçelerini hazırlamak, keşif ve bilirkişi
raporlarına ve gerekli görülen hallerde ara kararlarına karşı gerekli itirazları yasal
süresi içinde yapmak, uzmanlık konusu olan işlerde, ilgili idarenin görüşüne
başvurmak,
8. Dava ve icra takipleri ile ilgili işin kendisine verildiğini yani havale veya tebliğ
edildiğini gösteren belge, dava dilekçesi, cevap, cevaba cevap dilekçeleri,
duruşma ve keşif zabıtları, bilirkişi raporları vs. belgelerin takip dosyasında
bulunmasını sağlamak,
9. Takip edilen davalarla ilgili gerekli olan bilgi ve belgeleri ilgili birimlerden
istemek,
10. Gerekli görülmesi halinde dava ve icra takibinden veya kararların üst dereceli
mahkemelerde incelenmesinden vazgeçme için mütalaa hazırlamak,
11. Karara çıkan dosyaların tebliğe çıkarılmasını, takip ettiği işlerle ilgili tebliğ
evrakını almak, METOP sistemine tebliğ tarihini işlemek ve kesinleştirilmesini
sağlamak,
12. Kendisine havale edilen dava ve icra takibinin safahatlarını METOP sistemine
işlemek,
13. Yapılacak işlemi kalmayan dosyaların sonucuna ilişkin olarak idaresine ve
gerekli olması halinde Genel Müdürlüğe bilgi verilerek saklıya kaldırılmasını
teklif etmek,
5) İdarelerin gerçek veya tüzel kişilerle aralarında çıkan her türlü hukuki
uyuşmazlığın sulh yoluyla halline, her türlü dava açılmasından veya icra takibine
başlanılmasından, bunlardan yargı veya icra mercilerine intikal etmiş olanların
takiplerinden veya verilen kararlara karşı karar düzeltme yoluna gidilmesi dışındaki
kanun yollarına gidilmesinden vazgeçmeye, davaları kabule, ceza uyuşmazlıklarında
şikâyetten vazgeçmeye veya uzlaşmaya, davadan feragat etmeye, sözleşmede
belirtilmeyen sebeplerle sözleşmelerin değiştirilmesinde veya sona erdirilmesinde maddi
ve hukuki sebeplerle kamu menfaati görülmesi halinde bu yöndeki görüşünü veya
mütalaasını hazırlayarak yetkili mercilere bildirmek,
6) Açılmasında ve takibinde Hazine veya idareye ait herhangi bir hak ve
menfaat bulunmayan, yanlışlıkla açılan veya konusu kalmayan dava ve icra takipleri ile
her türlü davada karar düzeltme yoluna başvurulmasından vazgeçmeye dair gerekçeli
teklifi hazırlamak,
7) Görevlendirilmeleri halinde, Müdürlüğü/Hazine Avukatlığını toplantılarda
temsil etmek,
8) Müdürlükte/Hazine Avukatlığında kurulan komisyonlarda görev yapmak,
9) Görevlendirilmeleri halinde, ilçe teşkilatının iş ve işlemlerini inceleme ve
değerlendirmede bulunmak, düzenlenecek raporları Müdürlüğe sunmak,
10) Müdür/Müdür Yardımcıları ve yetkilendirilen avukat tarafından verilecek
diğer görevleri yürütmektir.
(3) Servisler ve Görevleri
a) Muhakemat Müdürlüğü aşağıdaki servislerden oluşur:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
3.1
Personel/Özlük Sevisi
Kalem - Gelen Evrak – Tebligat – Yazı Servisi
Giden Evrak Servisi
Tahakkuk – Tahsilat – Tediye – Mutemetlik – Taşınır ve Satın Alma
Servisi
İcra Servisi
Dava Takip (Muakkipler) Servisi
İstatistik Servisi
Arşiv Servisi
Personel/Özlük Servisleri
3.1.1
Müdürlük personelinin göreve başlayış, görevden ayrılış, görevlendirme,
fazla çalışma, disiplin, izin, rapor, mal bildirimi, kimlik, emeklilik ve benzeri
özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarını Personel Müdürlüğü ile yapmak,
3.1.2
Özlük işlemleri ile ilgili konulardaki dilekçeleri Personel Müdürlüğüne
göndermek,
3.1.3
Dosyaları oluşturmak ve bu dosyaları muhafaza etmek,
3.1.4
Müdürlüğün güvenlik, sivil savunma, temizlik gibi iş ve işlemleri ile ilgili
yazışmaları yapmak,
3.1.5
Müdüriyet yazışmalarını yapmak, duyuruların yapılmasını ve koordine
edilmesini sağlamak,
3.1.6
4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkında Kanun ve buna ilişkin esas ve usuller
hakkında yönetmelik gereğince birime intikal eden iş ve işlemlerin gereğini
yapmak,
3.1.7
Müdürlüğün sekretarya hizmetlerini yürütmek.
3.1.8
İKEP kapsamında Müdürlüğümüz personeli ile yapılacak değerlendirme
toplantılarına ilişkin raporun hazırlanması.
3.1.9. Tütün ve tütün mamullerini tüketenler ile hizmet binalarının kapalı ve
açık alanlarında 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi
ve Kontrolü Hakkında Kanun hükümlerine aykırı davrananlara
uygulanacak işlemleri yapmak,
Kalem – Gelen Evrak - Tebligat – Yazı Servisi
3.2
Kalem İşleri;
3.2.1
Dava ve icra kayıtlarını METOP üzerinden yapmak, aylık olarak alınan
Dava Kayıtlarını yılı itibariyle dosyalamak suretiyle saklamak,
3.2.2
Havale edilen işin evveliyatı mevcut ise, evveliyatıyla ilişkilendirilerek veya
dosya servislerde muhafaza edilmekte ise dosyasına bağlanıp gerekli kayıtlar
(METOP/gelen evrak defteri/dosya gömleği vs.) yapılarak ilgilisine zimmet
defteri ile aynı gün imza karşılığı teslim etmek,
3.2.3
Havale edilen yeni bir iş ise, standart dosya planına göre dosya açılıp gerekli
kayıtlar (METOP/gelen evrak defteri/dosya gömleği vs.) yapılarak, ilgili
avukatına teslim edilmek üzere aynı gün dava ve icra takip servisine
göndermek,
3.2.4
Çok gizli, gizli, kişiye özel ve hizmete özel yazıları, zarf açılmadan zarf
üzerindeki bilgilere dayanılarak evrak kayıt defterine kayıt yapıldıktan sonra
yetkilisine zimmet karşılığı teslim etmek,
3.2.5
Acele ve günlü yazı ve faksları, alındığı günün tarih ve saati yazıldıktan
sonra, aynı gün havalesi sağlanarak ilgilisine teslim etmek,
3.2.6
Dosya devir işlemlerini yapmak,
3.2.7
İlçeden gelen dosyalara ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
3.2.8 Dosya birleştirme veya ayırma işlemlerini yapmaktır.
Gelen Evrak İşlemleri;
3.2.9
Defterdarlıktan havale edilerek veya doğrudan yazılı veya elektronik ortamda
Müdürlüğe gelen bütün kâğıt ve evrakları teslim almak,
3.2.10 Müdürlüğe gelen ve giden her türlü evrakın METOP üzerinden kaydını
yapmak,
3.2.11 Takvim yılı itibariyle geliş ve gidiş sırasına göre evrak numarası vermek,
3.2.12 Gelen her türlü evraka ait eklerin tam olup olmadığı kontrol edilerek eksiklik
olduğu takdirde bu hususu kayıt altına almak,
3.2.13 Gelen evrakın arkasına kaşe basmak ve varsa evveliyatı tespit edilerek
eklenmek suretiyle havale için yetkili amire ibraz etmek,
3.2.14 Müdür/Avukat tarafından gereği yapılarak zimmet defterine işlenerek
gönderilen dosyaları tarih/saat yazılmak suretiyle zimmetle teslim almak,
3.2.15 Acele ve günlü kaydıyla gelen süreli evrak ile acele ve günlü kaydı
olmaksızın gelen süreli evrakı tarih ve saat kaydı koyarak teslim
almaktır.
Tebligat İşlemleri;
3.2.16. Tebliğe ilişkin evrakı (mahkeme ve icra dairelerince gönderilen)
üzerine alındı tarihini yazarak teslim almak,
3.2.17. Tebligatları evveliyatı ve başka evrakla irtibatı varsa bu evrakla birlikte
aynı gün havale makamına intikal ettirmek, evveliyatı olan işi hukuki
gerekleri hakkında işlem yapılmak üzere aynı gün ilgilisine imza
karşılığı zimmet defteri ile teslim etmek,
3.2.18. Evveliyatı olmayan tebligatı, havale edildikten sonra standart dosya
planına göre dosya açılarak ilgilisine zimmet karşılığı teslim etmektir.
Yazı İşlemleri;
3.2.19. İş akışında ihtiyaç duyulan dava ile ilgili dava dilekçeleri, idari yazıları
vs. yazıları yazmak.
3.3.
Giden Evrak Servisi;
3.3.1. Giden evrakı, posta defterine kaydettikten sonra sayfanın altı kapatılarak kaç
evrak olduğu yazmak suretiyle Müdür veya görevlendirilen avukata
imzalatmak,
3.3.2. İşlemi ve gereği yapılan yazıları, bilgi ve belgeler varsa ekleri ile birlikte
memur aracılığıyla veya posta yoluyla göndermektir.
3.4.
Tahakkuk – Tahsilat – Tediye – Mutemetlik – Taşınır ve Satın Alma
Servisi
Tahakkuk ve Tahsilat İşlemleri;
3.4.1. Tahsil edilen Vekâlet Ücretlerini, ilgili avukatları aracılığı ile Bakanlık
Merkez Saymanlığı nezdinde açılmış emanet hesabına aktarma işlemlerini
yapmak,
3.4.2. Posta çeki hesabına yatırılan dosya alacaklarına ilişkin tahsilat işlemlerini
yapmak (avukatlardan dosyaların istenmesi, dosyaların işlemleri ) bittikten
sonra avukatına iadesini sağlamak),
3.4.3.
3.4.4.
Asıl alacakların ilgili saymanlıklara aktarma işlemlerini yapmak,
Dosyaları vekalet ücretlerinin tevzisi için gerekli işlemleri yaparak birim
amirine sunmak.
3.4.5. Muhasebe yetkilisi mutemedi onayını hazırlamak ve görevlendirilmesi halinde
Hazine alacakları ve vekalet ücreti alacaklarının icra dairelerinden bankalardan,
postanelerden vs. tahsil etmek,
3.4.6. Tahsilatları saymanlık veznesine yatırmak, alındıları ilgililere ibraz etmek,
3.4.7. Dava takip dosyalarındaki avans artıklarının çekilerek, Muhasebe Müdürlüğü
hesaplarına aktarılmasını sağlamaktır.
3.3.8.
Vekaleti ücreti listesi raporunu hazırlamak.
3.3.9 Müdürlükçe verilen dava ve icra takiplerinden vazgeçmelerin listelenmesine dair
raporu hazırlamak.
Tediye İşlemleri;
3.3.10
İlama bağlı borç ödemelerine ilişkin işlemleri yapmak,
3.3.11
Ödenek taleplerine ilişkin işlemleri yapmak,
3.3.12
Ödeme emri belgelerini ekleri ile birlikte hazırlayarak gerçekleştirme
görevlisine sunmak.
3.3.13
Ödeme sonrası bilgi verilmesine ilişkin yazıları yazmaktır.
Mutemetlik İşlemleri;
3.3.14. 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince işe
giriş ve işten ayrılış bildirgelerinin Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) sistemine
kaydını yapmak,
3.3.15.
5510 Sayılı Kanun gereğince Müdürlükte görevli personelin (ücretsiz izinli
personel dahil) ve bakmakla yükümlü oldukları yakınlarının SGK sistemine
kaydını yapmak,
3.3.16.
Müdürlükte görevli personelin; personel mevzuatına göre her türlü mali ve
sosyal haklar ile harcırah işlemlerine ilişkin Ödeme Emri Belgelerini Merkezi
Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak düzenlemek,
3.3.17. Hazineyi temsile yetkili görevlilere yapılacak yol tazminatı ödemelerine ilişkin
belgeleri; 3717 Sayılı Adli Personel ile Devlet Davalarını Takip Edenlere Yol
Gideri ve Tazminat Verilmesi ile 492 Sayılı Harçlar Kanununun Bir
Maddesinin Yürürlükten Kaldırılması Hakkında Kanun gereğince, 6245 Sayılı
Harcırah Kanunu ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine
uygun olarak düzenlemek,
3.3.18. 5510 Sayılı Kanuna göre, sosyal güvenlik primleri ile ilgili işlemleri yapmak ve
SGK bildirgelerini düzenlemektir.
3.3.19. Aylık Sendika Üyesi Personelin Bildirilmesi raporunu düzenlemek.
Taşınır ve Satın Alma İşlemleri;
3.3.20. Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca müdürlük ambarına malzeme giriş ve çıkışı
ile ilgili her türlü işlemi yürütmek ve kayıtlarını tutmak,
3.3.21. Satın alma, tüketim, devir, terkin gibi nedenlerle müdürlük ambarına
giren ya da çıkan taşınırlar ile ilgili Taşınır İşlem Fişini (TİF) düzenlemek,
3.3.22. Müdürlük ambarındaki taşınırların çıkış kaydının yapılarak personelin
kullanımına vermek,
3.3.23. Müdürlükte kullanılan fotokopi makinesi, faks cihazı, klima, kesintisiz güç
kaynağı, projeksiyon cihazı vb. cihaz ve makinelerin periyodik veya
gerektiğinde bakım ve onarımını yaptırmak,
3.3.24. Müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal ve hizmetin 4734 sayılı Kamu İhale
Kanunu ve diğer mali mevzuat hükümleri çerçevesinde satın alma işlemlerini
yürütmek,
3.3.25. Mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödeme işlemlerini gerçekleştirmektir.
3.5
İcra Servisi
3.5.1
İcra Müdürlüklerinde yapılacak dosya işlemleri için icra dosyalarını hazır hale
getirmek,
3.5.2
İcra avukatları tarafından hazırlanan takiplerin icra müdürlüğü nezdinde
başlatılmasını sağlamak ve başlatılan takiplere ilişkin olarak avukatlar
tarafından verilen işlerin icra müdürlüklerinde takiplerini yapmak,
3.5.3 İcra dairelerinde arşive gönderilen icra takip dosyalarının arşivden çıkarılmasına
ilişkin işlemleri takip etmek,
3.5.4
İcra takipleri için yapılacak masraflarla ilgili avans mutemedi olarak
görevlendirilmek,
3.5.5
Avans mutemedi olarak görevlendirilen personel tarafından avans ödemesine
ilişkin muhasebe işlem fişi ve eklerini hazırlamak,
3.5.6 Avansların çekildiği tarihten itibaren bir ay içinde mahsubunu gerçekleştirmek,
3.5.7
Defterdarlık sivil savunma, lojistik, sabotaj, seferberlik, koruyucu güvenlik
işlemlerine ilişkin plan/rapor/onay/yazıları hazırlamak,
3.6
Dava Takip (Muakkipler) Servisi
3.6.1
Masraf kayıtlarını METOP üzerinden yapmak, METOP üzerinden aylık olarak
alınan masraf kayıtlarına ilişkin dokümanları yılı itibariyle dosyalamak,
3.6.2
Müdür/Avukat tarafından yapılması gereken işlemlerin bildirildiği muakkip
fişini, zimmet karşılığı teslim almak,
3.6.3
Müdürlükçe; adli ve idari mercilere verilecek dava, cevap, bilirkişi raporlarına
itiraz veya temyiz dilekçeleri vs. evrak ve belgeler ile eklerini mahkemesine
veya icra dairesine verilen süre içinde havale ettirmek, gerekli ise masrafını
yatırmak suretiyle teslim etmek,
3.6.4
Müdür veya avukatın talimatı ile mahkeme ya da icra dosyasından bilirkişi
raporu, keşif zaptı veya her türlü evrak ve örneğini temin etmek,
3.6.5 Müdür veya avukatın talimatı üzerine kararların kesinleştirilmesi işlemlerini
yaptırmak,
3.6.6
Dava dosyaları için yapılacak masraflarla ilgili avans mutemedi olarak
görevlendirilmek,
3.6.7
Avans mutemedi olarak görevlendirilen personel tarafından avans ödemesine
ilişkin muhasebe işlem fişi ve eklerini hazırlamak,
3.6.8 Avansların çekildiği tarihten itibaren bir ay içinde mahsubunu gerçekleştirmek,
3.6.9 Mahkeme harç ve gideri ödemelerini yapmak,
3.6.10 Fihrist kayıtlarını METOP üzerinden yapmak,
3.6.11 Zimmet defterini tutmaktır.
3.7 İstatistik Servisi
3.7.1
Dava ve icra takiplerine ilişkin istatistik cetvellerini aylık ve altı aylık olarak
düzenleyerek göndermek,
3.7.2
İstatistiki bilgilerin derlenmesi, değerlendirilmesi ve ilgili yerlere
işlemlerini yapmaktır.
3.7.3
3.8.
iletilmesi
Aylık, üç aylık, altı aylık istatistik icmallerine dair raporları hazırlamak
Arşiv Servisi
3.8.1
Müdürlük bünyesinde işlemi biten ve Müdür/Avukat tarafından saklıya
kaldırılması yönünde olur verilen dosyaları, METOP/Dava-İcra takip defterine
saklı kaydı işlenerek arşivlemek,
3.8.2
Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tespiti, ayıklanması ve saklanması ile
saklanmasına lüzum görülmeyen malzemenin imha işlemlerini Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esasları doğrultusunda yerine getirmektir.
Muhasebe Müdürlüğü
Madde 9- (1) Muhasebe Müdürlüğünün Görevleri
1) Genel bütçeli dairelerin muhasebe hizmetlerini yürütmek,
2) Muhasebe birimleri arasında koordinasyonu ve uygulama birliğini sağlamak
üzere Defterdar tarafından verilecek görüş ve önerileri hazırlamak,
3) Muhasebe Yetkililiği görevi ile ilgili Sayıştay’a hesap vermek,
4) Mevzuatında Bakanlıkça belirlenen esaslar çerçevesinde gelirlerin ve
alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen
değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer
tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve belgelerin saklanması ile raporlanması
işlemlerini yürütmek,
5) İlgili mevzuatı gereğince, genel yönetim sektörü kapsamındaki kamu
idarelerinin mali verilerinin derlenmesi işlemlerini yapmak,
6) Tütün ve tütün mamullerini tüketenler ile hizmet binalarının kapalı ve açık
alanlarında 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi ve Kontrolü Hakkında
Kanun hükümlerine aykırı davrananlara uygulanacak işlemleri yapmak,
(2) Servisler ve Görevleri
a) Muhasebe Müdürlüğü aşağıdaki servislerden oluşur:
1. Bütçe Gelirleri Servisi
2. Kişilerden Alacaklar Servisi
3. Vezne Servisi
4. Banka Servisi
5. Tetkik Servisleri
6. Emanetler Servisi
7. İcra İşlemleri Servisi
8. Personel/Özlük Servisleri
9. Rapor Değerlendirme, Bilgi Edinme, Yazışma ve Taşınır İşlemleri Servisi
10. Bilgi İşlem Servisi
11. Ödeme Belgeleri Tasnif Servisi
12. Evrak Kayıt Servisi
13. Arşiv Servisi
2.1 Bütçe Gelirleri Servisi
2.1.1 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu veya özel kanunlar gereğince bütçe
geliri olarak nakden veya mahsuben yapılan tahsilâtları;
- Gelir Vergisi Tevkifatı
- KDV Tevkifatı
- Damga Vergisi,
- Mal ve Hizmet Satış Gelirleri,
- Malların Kullanma veya Faaliyette Bulunma İzni Gelirleri,
- Kira Gelirleri,
- Diğer Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri,
- Merkezi Yönetim Bütçesine Dahil İdarelerden Alınan Bağış ve Yardımlar,
- Diğer İdarelerden Alınan Bağış ve Yardımlar,
- Kurumlardan ve Kişilerden Alınan Yardım ve Bağışlar,
- Özel Gelirler,
- Faiz Gelirleri,
- Kişi ve Kurumlardan Alınan Paylar,
- Para Cezaları,
- Diğer Çeşitli Gelirler,
- Taşınmaz Satış Gelirleri,
- Taşınır Satış Gelirleri,
- Diğer Sermaye Satış Gelirleri,
bütçe geliri olarak kaydetmektir
2.1.2. Genel bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin
birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile
birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemeleri
yapmaktır.
2.1.3. Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri,
Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik uyarınca;
- 2873 sayılı Milli Parklar Kanunu gereğince tahsili gereken tutarların
tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince, tahsil edilen
tutarları, muhasebe birimi veznesince teslim alınmadan önce
kontrol
etmektir.
2.1.4. Kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında
kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar
ile diğer alacaklar;
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 13 üncü maddesi
uyarınca
yürürlüğe konulan Devlete ve Kişilere Memurlarca
Verilen
Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi, Amirlerinin
Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında
Yönetmelik
hükümlerine göre alınması gereken tutarlar,
- Mecburi hizmet kaydı ile çeşitli okullarda okutturulan veya staj için
gönderilen memur, öğretmen, öğrenci ve benzerlerinden başarılı
olamayan veya herhangi bir şekilde akdi ihlal
edenlerden
alınması
gereken tutarlar,
- Veznedarların muhafazası altında bulunan para, menkul kıymet ve
değerli kâğıtlardan noksan çıkan veya zimmete geçirilen tutarlardan bu
hesaba kaydedilmesine karar verilenler,
- Bütçe giderleri hesabı dışındaki diğer hesaplara borç veya
alacak
kaydı suretiyle verildiği, alındığı veya gönderildiği halde çalınan,
zayi
olan, fazla veya yersiz verilen veya noksan çıkan tutarlar,
- Bütçe içi veya bütçe dışı olarak verilen veya gönderilen ön
ödemelerden süresinde mahsup edilmeyen veya zimmete
geçirilen
tutarlar,
- Tahsildar, veznedar veya bu işlerle görevlendirilmiş bulunan
memur
ve mutemetler tarafından alındı veya diğer resmi belgeler karşılığında
tahsil edildikten sonra zimmete geçirilen veya kaybedilen tutarlar,
- Bakanlıkça borç kaydedilmesi bildirilen tutarlar ile yukarıda
belirtilen tutarlar için tahakkuk ettirilecek faizler,
için kişilerden alacaklar izleme dosyası açmak ve borç kaydetmektir.
2.1.4. Bakanlar Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde
şehit yakınları, gaziler, özürlüler, muhtaç erbaş ve er aileleri, Türk Silahlı
Kuvvetleri (Jandarma Genel Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı
dâhil)’ne mensup vazife malûlleri ile emniyet hizmetleri sınıfına mensup
vazife malûllerine yönelik sosyal hizmet ve yardım faaliyetlerinin
finansmanında kullanılmak üzere özel hesapta toplanan paralardan
yapılacak harcamalara ilişkin Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı veya
ilgili kurumların merkez dışı harcama birimlerince düzenlenen ödeme emri
belgelerindeki tutarları (hak sahiplerine ödenecek tutarlar ile yapılacak
kesintileri) Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Merkez Muhasebe
Birimine mal edilmesi.
2.1.5. Bütçe gelirlerinden fazla ve yersiz yapılan tahsilatların red ve iade
işlemlerini yapmaktır.
2.1.6. Genel bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin
birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile
birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemeleri
yapmaktır.
2.1.7. Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri,
Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik uyarınca;
- Anayasa Mahkemesi Başkanlığı, adli ve idari mahkeme başkanlıkları ile
icra müdürlüklerinde görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince,
- 5326 sayılı Kabahatler Kanunu ve 5018 sayılı Kanuna ekli (1) sayılı
cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri
tarafından verilen idari para cezalarının tahsiliyle görevli muhasebe
yetkilisi mutemetlerince,
- 2698 sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Okul Pansiyonları Kanunu ile
15/8/1983 tarihli ve 83/6950 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla
yürürlüğe konulan Milli Eğitim Bakanlığına Bağlı Okul Pansiyonları
Yönetmeliği hükümlerine göre pansiyon
gelirlerinin tahsiliyle görevli
muhasebe yetkilisi mutemetlerince,
- 4458 sayılı Gümrük Kanunu gereğince tahsili gereken tutarların
tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince,
- 2873 sayılı Milli Parklar Kanunu gereğince tahsili gereken
tutarların tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince,
tahsil edilen tutarları, muhasebe birimi veznesince teslim alınmadan önce
kontrol etmektir.
2.2. Kişilerden Alacaklar Servisi
2.2.1.Kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan
ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile
diğer alacaklar;
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 13 üncü maddesi
uyarınca
yürürlüğe konulan Devlete ve Kişilere Memurlarca
Verilen
Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi,
Amirlerinin Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında
Yönetmelik hükümlerine göre alınması gereken tutarlar,
- Mecburi hizmet kaydı ile çeşitli okullarda okutturulan veya staj
için gönderilen memur, öğretmen, öğrenci ve benzerlerinden
başarılı
olamayan veya herhangi bir şekilde akdi ihlal
edenlerden alınması gereken tutarlar,
- Veznedarların muhafazası altında bulunan para, menkul
kıymet ve değerli kâğıtlardan noksan çıkan veya zimmete
geçirilen
tutarlardan bu hesaba kaydedilmesine karar
verilenler,
- Bütçe giderleri hesabı dışındaki diğer hesaplara borç veya
alacak
kaydı suretiyle verildiği, alındığı veya gönderildiği
halde çalınan,
zayi olan, fazla veya yersiz verilen veya
noksan çıkan tutarlar,
- Bütçe içi veya bütçe dışı olarak verilen veya gönderilen ön
ödemelerden süresinde mahsup edilmeyen veya zimmete
geçirilen
tutarlar,
- Tahsildar, veznedar veya bu işlerle görevlendirilmiş bulunan
memur ve mutemetler tarafından alındı veya diğer resmi
belgeler
karşılığında tahsil edildikten sonra zimmete geçirilen
veya kaybedilen tutarlar,
- Bakanlıkça borç kaydedilmesi bildirilen tutarlar ile yukarıda
belirtilen tutarlar için tahakkuk ettirilecek faizler,
için kişilerden alacaklar izleme dosyası açmak ve borç
kaydetmektir.
2.3 Vezne Servisi
2.3.1. Tahsilat ve Bakanlıkça belirlenen ödeme işlemlerini yapmak,
2.3.2. Gün içerisinde tahsil edilen paralardan, kasa fazlası tutarını bankaya
yatırmak,
2.3.3. Çeşitli nedenlerle aynı gün paranın bankaya yatırılmasının mümkün
olmaması ve kasa fazlasının bulunması durumunda, muhasebe
yetkilisi ile
birlikte kasa tutarını müşterek muhafaza
altına almak,
2.3.4. Değerli kağıtların teslim alınması ve il dahilinde hizmet veren
malmüdürlükleri ile ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının değerli kağıt
ihtiyaçlarını karşılamak,
2.3.5. Müdürlük veznelerine ihale kanunları, vergi kanunları, gümrük
kanunları ve diğer mevzuat gereğince teminat ve depozito olarak
teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin
belgeleri almak, saklamak ve ilgililere iade etmek,
2.3.6. Muhasebe Müdürlüğüne intikal ettirilen menkul kıymet ve varlıkların
(altın, gümüş, pırlanta ve benzeri kıymetli madenler, antika
niteliğindeki eşya, para, pul gibi menkul varlıklar, döviz vb.) teslim
almak, saklamak ve mevzuatı gereği ilgili yerlere göndermek veya
iade işlemlerini yapmak,
2.3.7. Kıymetli Evrak ve Basılı Kağıtlar Şube Müdürlüğünden Defterdarlığa
bağlı muhasebe birimleri ile merkez muhasebe birimlerinde
kullanılmak üzere basılı kağıtları talep etmek, teslim alınan kağıtları,
basılı kağıt deposuna alarak alındı kayıt defterine işlemek,
2.3.8. Genel Bütçe kapsamı dışındaki muhasebe birimlerince talep edilen
basılı kağıtları birim fiyatları üzerinden bütçeye gelir kaydederek,
kurumca görevlendirilen personele teslim etmek,
2.3.9. Genel Bütçe kapsamındaki Muhasebe Birimlerince görevlendirilen
personele istenilen basılı kağıtları zimmet karşılığı teslim etmek,
2.3.10.Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde tanımı yapılan yetkili
memurlara zimmetle veya peşin para ile değerli kağıtları vermektir.
2.4. Banka Servisi
2.4.1.Genel Bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin nakit ihtiyaçlarını KEÖS
üzerinden talep etmek ve karşılanan tutarların ödemelerini yapmak,
2.4.2.Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK)
projeleri ile ilgili ödemeleri Ziraat Bankasına göndermek,
2.4.3.Suriye uyruklu tüzel kişilere ait mallar hesabında muhafaza edilen
gelirleri üçer aylık vadeli hesaplarda nemalandırmak ve bu hesaplara
ilişkin işlemleri yapmak,
2.4.4.Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdarelerinin Ödeme ve Tahsilat
İşlemlerinin Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesine İlişkin Usul ve
Esaslar uyarınca vergi dairelerinin red ve iade ödemelerinin KEÖS
üzerinden ödemesini yapmak,
2.4.5.Kişi ve kurumlar tarafından bankaya yatırılan paraların
muhasebeleştirme işlemlerini yapmaktır.
2.5. Tetkik Servisi (6 tane Tetkik Servisi mevcuttur)
2.5.1. Genel Bütçeli İdarelere ait harcama birimlerinin;
2.5.1.1.Aylık ve özlük hakları ile 6245 sayılı Harcırah Kanunu
gereğince, kamu personeline ödenen yurtiçi ve yurtdışı sürekli
görev yolluğu, yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluğu, seyyar
görev tazminatı ve emekliye ayrılan personele ödenen tazminata
ilişkin ödeme belgelerini,
2.5.1.2.5018 sayılı Kanun ile Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında
Yönetmelik gereğince, harcama birimlerinin ön ödeme şeklinde
ödeme ve mahsup işlemlerini yapmak üzere ve mevzuatları gereği
bütçe dışı ödemelere ilişkin ön ödeme belgelerini,
2.5.2. İlgili mevzuatları gereğince;
-
Tüketim mal ve malzeme alımları,
Demirbaş, makine teçhizat ve taşıt alım giderleri,
Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderleri,
Makine teçhizat demirbaş bakım onarım giderleri, taşıma
giderleri, kira bedelleri,
Çeşitli hizmet alımları,
Temsil ağırlama tören fuar ve tanıtma giderleri,
Sanat eseri alımları,
Ulaştırma ve haberleşme giderleri,
Taşınmaz mal alım bedelleri,
Kamulaştırma bedelleri,
Yapı, tesis ve onarım giderleri,
Katılma payı sermaye teşkilleri yardım pay ve benzeri giderler,
Borç,
Boş lojman giderleri,
Huzur hakkı, ödül ve ikramiyeler,
Mahkeme harç ve giderleri,
Kurs ve toplantılara katılma giderleri,
Bey’iye aidatları,
Bilirkişi, adli yardım, kovuşturma ve uzlaştırma giderleri,
İlan giderleri,
Seçim giderleri,
İl Özel İdaresince ödenen muhtar maaşlarına ait giderler,
Adalet Bakanlığı’na bağlı cezaevlerindeki tutuklu ve
hükümlülerinin Tedavi Giderleri,
Er ve erbaşların harçlıkları ile tedavi giderleri,
Türk öğrencilerin bursları ile yabancı uyruklu öğrencilerin burs ve
tedavi giderleri,
- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu gereğince uygulamalı eğitim
yapan öğrenci harçlıkları,
belgelerini tetkik etmek üzere “tahakkuk evrakı teslim listesi”
ile teslim almak, hata ve noksanlık olması halinde “hata ve noksanı
bulunan tahakkuk evrakı listesi” ile iade etmek, sisteme veri girişini
yapmak ve mevzuatı gereği vergi borcu sorgulaması gereken ödeme
belgelerinin sistem üzerinden sorgulamasını yapmak,
2.5.3.1111 sayılı Askerlik Kanununun ilgili maddesi uyarınca bedelli
askerlik uygulaması kapsamında toplanan kaynağın kullanımı,
muhasebeleştirilmesi ile özel hesabın işleyişine dair esaslar
çerçevesinde; ilgili kamu kurumlarından gelen ödeme evraklarını
kontrol ederek, Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Merkez
Saymanlık Müdürlüğünce ödenmesine esas olmak üzere tetkik
etmektir.
2.6. Emanetler Servisi
2.6.1. Mali yıl içinde ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit
yetersizliği veya hak sahibinin müracaat etmemesi nedeniyle
ilgililerine ödenemeyen bütçe emaneti tutarlarını emanet hesaplarına
almak, ilgililerin hesabına aktarmak, zamanaşımına uğrayanları gelir
kaydetmek,
2.6.2. Mevzuatları gereği nakden veya mahsuben tahsil edilen depozito ve
teminatlardan;
- İhale Teminatları,
- Adli Teminatlar,
- Gümrük Mevzuatı Uyarınca Alınan Teminatlar,
- Döviz Cinsinden Alınan Teminatlar,
- Beyan Edilen Gümrük Vergileri ve %10 Fazlaları Depozitoları,
- Maden Ruhsatı Teminatları,
emanet hesaplarına almak, ilgililerin hesabına göndermek,
zamanaşımına uğrayanları gelir kaydetmek,
2.6.3. Emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen;
- Aidatlar,
- Resmi Daire ve Kurumlara Ait 6183 Sayılı Kanuna Göre Tahsil
Edilen Emanetler,
- Resmi Daire ve Kurumlara Ait Diğer Emanetler,
- Ölen Kimselere Ait Paralar,
- Vergi Dışı Gelirlerden Yapılacak İadeler,
- Fazla ve Yersiz Tahsilat,
- Personele Ait Emanetler,
- Yüklenicilerden Yapılan İhtiyat Kesintileri,
- 2/B Kapsamında Alınan Başvuru Bedeli,
- 2/B Kapsamında Tahsil Edilen Kredi Bedelleri,
- Kişilere Ait Diğer Emanetler,
- Muhasebe Birimi Nezdinde Açtırılan Krediler,
- Niteliği Belli Olmayan Paralar,
- 5607 Sayılı Kaçakçılık ile Mücadele Kanununa Göre Dağıtılacak
Para Cezaları,
- Özel Tahakkuklardan Emanete Alınanlar,
- Sendikalara Ait Kesintiler,
- Başka Muhasebe Birimleri Adına Yapılan Kesintiler,
- Emanet Niteliğindeki Diğer Kesintiler,
tutarlarını emanet hesap kodlarına kaydetmek, mevzuatları gereği
süresi içerisinde ilgili kurum, kuruluş hesabına aktarmak,
zamanaşımına tabi olan emanet tutarlarından zamanaşımına
uğrayanları gelir kaydetmek,
2.6.4.İlgili mevzuatı gereğince, Sosyal Güvenlik Kurumu adına prim olarak
nakden veya mahsuben tahsil edilen emanet tutarlarını
muhasebeleştirmek ve tahsil edilen prim tutarlarını mevzuatında
belirtilen süre içerisinde Kurum hesabına göndermek,
2.6.5. 2489 sayılı Kefalet Kanunu gereğince nakden veya mahsuben tahsil
edilen emanet tutarlarını muhasebeleştirmek ve tahsil edilen kesintileri
mevzuatında belirtilen süre içerisinde Sandık hesabına göndermek,
2.6.6. 2872 sayılı Çevre Kanunu gereği tahsil edilen idari para cezalarından
%50 kurum payını ilgili Kuruma göndermek,
2.6.7. Nakden veya mahsuben tahsil edilen bütçe gelirlerinden özel kanunları
gereğince, mahalli idareler ve fonlar ile diğer kurumlara aktarılmak
üzere hesaplanan paylar ve bütçe gelirleri ile birlikte tahsil edilen diğer
kamu idarelerine ait payları emanet hesaplarına almak, mevzuatında
belirtilen süre içerisinde ilgili hesaplara aktarmak,
2.6.8. Anayasa Mahkemesince kapatılmasına karar verilen siyasi partilerin
Milli Emlak Birimlerine intikal ettirilen ve para ile ifade edilen
varlıklarını Emanetler Hesaplarında takip etmek,
2.6.1. Suriye uyruklu vatandaşlara ait Müdürlüğe intikal eden varlıkları T.C.
Ziraat Bankası Merkez Şubesinde açılan vadeli hesaplarda tutmaktır.
2.7. İcra İşlemleri Servisi
2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu hükümlerine göre haklarında icra
takibine geçilen kamu çalışanları ile ilgili olarak, icra müdürlüklerinden
kurumlarına intikal eden haciz kararları üzerine icra ile ilgili gerekli
işlemleri yapmaktır.
2.8. Personel/Özlük Servisleri
2.8.1 Müdürlük personelinin göreve başlayış, görevden ayrılış,
görevlendirme, fazla çalışma, disiplin, izin, rapor, mal bildirimi, kimlik,
emeklilik ve benzeri özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarını Personel
Müdürlüğü ile yapmak,
2.8.2 Özlük işlemleri ile ilgili konulardaki dilekçeleri Personel
Müdürlüğüne göndermek,
2.8.3 Maaş, terfi farkı, fazla çalışma ücreti, sosyal yardım ve harcırah
ödemelerini gerçekleştirmek,
2.9. Rapor Değerlendirme, Bilgi Edinme, Yazışma ve Taşınır İşlemleri
Servisi
2.9.1 5018 sayılı Kanun ile 178 sayılı KHK gereğince ilgili kurum,
kuruluş ve kişilerce istenilen bilgi ve görüşlerin, kanuni dayanakları
araştırılarak Defterdarlık görüşünü hazırlamak, gerektiğinde konuyu
Bakanlığa ileterek alınacak görüşü ilgili yerlere bildirmek,
2.9.2 İş ve işlemlerle ilgili düzenlenen raporlara cevap vermek ve
gereğini yapmaktır
2.9.3 Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince, genel bütçe kapsamındaki
kamu
idarelerinin taşınırlarına ilişkin, hizmet verilen harcama birimlerinin
taşınır işlemlerinin muhasebe kayıtlarını tutmaktır.
2.9.4 Muhasebe biriminin satın alma (idari ve mali işler) hizmetlerini
yürütmektir.
2.10. Bilgi İşlem Servisi
2.10.1 Defterdarlığa bağlı muhasebe birimlerinin; çağrı takip
sisteminde açık ve kapatılmış olan çağrıların mahiyetlerini araştırmak
ve takip etmek,
2.10.2 Say2000i sistemi kapsamındaki donanımların envanter
kayıtlarını tutmak, arıza ve bakım işlerini takip etmek, kullanıcılara
yönelik sorunları gidermek,
2.10.3 Mahalli idarelere mali istatistik verilerinin sisteme girişinin
yapılabilmesi için şifre zarflarını vermek, veri girişlerinin yapılmasını
sağlamak,
2.10.4 Harcama birimlerinin KBS ve HYS kullanıcılarına şifre
zarflarını vermek, dairelerin sistemde tanımlanması işlemini yapmaktır.
2.11 Yevmiye Servisi
2.11.1 Müdürlükte hizmet veren tüm servislerde yapılan iş ve işlemler
sonucu düzenlenen ödeme emri belgesi ve muhasebe işlem fişlerini
ilgili servislerden teslim almak,
2.11.2 Ödeme belgeleri ile muhasebe işlem fişlerinin ikinci nüshalarını
yevmiye sırasına göre günlük olarak dosyalamak,
2.11.3 Ay sonunda günlük olarak ayrılan ödeme emri belgeleri ve
muhasebe işlem fişlerinin birinci suretleri ekleriyle birlikte
dosyalanarak iç ve dış denetime hazır halde tutmaktır.
2.12 Evrak Kayıt Servisi
2.12.1. Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen ve Müdürlükten giden
her türlü belge ile gerçek kişilerin taleplerini içeren yazıları kayda
almak,
2.12.2. Müdürlüğe gelen evrakları içeriğine göre tasnif ederek ilgili
servis yöneticilerine teslim etmek,
2.13. Arşiv İşlemleri Servisi
2.13.1. Müdürlüğe gelen ve giden evraklardan muhafaza edilmesi
gerekenleri dosyalamak,
2.13.2. Müdürlüğün arşiv iş ve işlemlerini mevzuatına göre yapmaktır.
Milli Emlak Dairesi Başkanlığı
Madde 10- (1) Milli Emlak Dairesi Başkanlığının Görevleri
Milli Emlak Dairesi Başkanlığı
1.1. Emlak Müdürlükleri
1.1.1. Balçova Emlak Müdürlüğü
1.1.2. Karşıyaka Emlak Müdürlüğü
1.1.3. Konak Emlak Müdürlüğü
1.1.4. Bornova Emlak Müdürlüğü
1.1.1. Balçova Emlak Müdürlüğü: Sorumluluk alanındaki İlçe sınırları
içerisinde bulunan Hazine taşınmazları ile ilgili aşağıda belirtilen
işlemleri yerine getirmek,
a) Hazinenin; kanunlar ve anlaşmalar ile satın alma, trampa, teferruğ,
kamulaştırma, bağış, inşaat ve diğer yollarla mal edinme işlemlerini,
gerektiğinde diğer kamu kurum ve kuruluşları ile işbirliği yaparak
yürütmek,
b) Kanunlar ve anlaşmalar gereği Hazineye intikal etmesi gereken
taşınmaz malların Hazineye eksiksiz olarak intikalinin sağlanması
için gerekli tedbirleri almak,
c) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmaz malların etkin bir şekilde yönetimi ve
korunmasını sağlamak,
d) Devletin özel mülkiyetindeki taşınmaz malların satışı, kiraya
verilmesi, trampası ve mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlemlerini
yapmak,
e) Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki taşınmaz malların; gerekli
görülen hallerde Hazine adına tescil ettirilmesi, kiraya verilmesi ve
mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlemlerini yürütmek,
f) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu altında
bulunan yerlerin işgal edildiğinin tespit edilmesi halinde, işgalcilerin
tahliyesini sağlamak için gerekli işlemleri yapmak ve işgalciler
aleyhine ecrimisil takibatı yapmak,
g) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmaz malların zamanaşımı sürelerini de dikkate alarak
mahalli tespitlerini yapmak,
h) Genel bütçeli kuruluşlarca, herhangi bir amaç için kamulaştırılan
veya satın alınan taşınmaz mallarla imar planında tahsis amacına
uygun olarak ayrılan taşınmaz malların talep sahibi kuruluşlara
tahsislerini yapmak, genel, katma ve özel bütçeli kuruluşlara tahsis
edilen taşınmaz malları teslim etmek, tahsisi kaldırılanları teslim
almak, tahsis amacında kullanılmadıkları tespit edilenlerin tahsisinin
kaldırılması için Bakanlıktan talepte bulunmak, bu şekildeki tahsisi
kaldırılan taşınmaz mallar üzerinde Hazine dışındaki kamu kurum ve
kuruluşlarına ait yapı ve tesisleri tasfiye etmek,
i) Hazineye ait taşınmaz malların kaydını tutmak ve taşınmaz
mallardaki değişiklikleri takip etmek,
j) Maliye Bakanlığı hizmetleri için gerekli olan taşınmaz malların
kamulaştırma işlemlerini yapmak ve diğer genel bütçeli kuruluşlarca
kamulaştırılan taşınmaz malların, Hazine adına tescilini sağlamak,
k) Bakanlık hizmet binalarının şartname ve sözleşme hükümlerine göre
yapılmasını ve satın alınmasını takip etmek,
l) Kadastroda Hazine hak ve hukukunun zarara uğramaması için; 3402
sayılı Kadastro Kanununun 12’nci maddesinde belirtilen sürelerde
kadastro tespitlerine itirazda bulunmak,
m) İmar Kanununun uygulanması esnasında Hazine hak ve hukukunun
korunması için gerekli görülen hallerde itirazda bulunmak ve dava
açmak veya açtırmak,
n) Adli ve idari yargıdaki davaları muhakemat birimleri ile de
koordinasyon sağlayarak takip etmek,
o) Görev alanına giren konulardaki alacakların süresinde ve mevzuata
uygun olarak takip edilerek tahsil aşamasına getirilmesi için gerekli
tedbirleri almak,
p) Hazine mallarıyla ilgili diğer mevzuatla Maliye Bakanlığına verilen
görevleri yürütmek,
r) Maliye Bakanlığına tahsisli kamu konutlarını yönetmek, bakım ve
onarımlarını mevzuat çerçevesinde yapmak, diğer genel bütçeli
kuruluşlara tahsisli kamu konutlarının kira bedellerinin tahsil edilip
edilmediğini takip etmek,
s) Hazineye ait taşınmazların satışını artırmaya ve tanıtımına yönelik
çalışmalar yapmak, satışa çıkarılan taşınmazlar ve ihalelere ilişkin
bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesini sağlamak,
mevzuat ve işleyiş hakkında vatandaşlara bilgi vermek,
t) Milli Emlak Dairesi Başkanlığınca verilen diğer görevleri yerine
getirmek.
1.1.2. Karşıyaka Emlak Müdürlüğü: Sorumluluk alanındaki İlçe
sınırları
içerisinde bulunan Hazine taşınmazları ile ilgili aşağıda belirtilen
işlemleri
yerine getirmek,
a) Hazinenin; kanunlar ve anlaşmalar ile satın alma, trampa, teferruğ,
kamulaştırma, bağış, inşaat ve diğer yollarla mal edinme işlemlerini,
gerektiğinde diğer kamu kurum ve kuruluşları ile işbirliği yaparak
yürütmek,
b) Kanunlar ve anlaşmalar gereği Hazineye intikal etmesi gereken
taşınmaz malların Hazineye eksiksiz olarak intikalinin sağlanması
için gerekli tedbirleri almak,
c) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmaz malların etkin bir şekilde yönetimi ve
korunmasını sağlamak,
d) Devletin özel mülkiyetindeki taşınmaz malların satışı, kiraya
verilmesi, trampası ve mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlemlerini
yapmak,
e) Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki taşınmaz malların; gerekli
görülen hallerde Hazine adına tescil ettirilmesi, kiraya verilmesi ve
mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlemlerini yürütmek,
f) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu altında
bulunan yerlerin işgal edildiğinin tespit edilmesi halinde, işgalcilerin
tahliyesini sağlamak için gerekli işlemleri yapmak ve işgalciler
aleyhine ecrimisil takibatı yapmak,
g) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmaz malların zamanaşımı sürelerini de dikkate alarak
mahalli tespitlerini yapmak,
h) Genel bütçeli kuruluşlarca, herhangi bir amaç için kamulaştırılan
veya satın alınan taşınmaz mallarla imar planında tahsis amacına
uygun olarak ayrılan taşınmaz malların talep sahibi kuruluşlara
tahsislerini yapmak, genel, katma ve özel bütçeli kuruluşlara tahsis
edilen taşınmaz malları teslim etmek, tahsisi kaldırılanları teslim
almak, tahsis amacında kullanılmadıkları tespit edilenlerin tahsisinin
kaldırılması için Bakanlıktan talepte bulunmak, bu şekildeki tahsisi
kaldırılan taşınmaz mallar üzerinde Hazine dışındaki kamu kurum ve
kuruluşlarına ait yapı ve tesisleri tasfiye etmek,
i) Hazineye ait taşınmaz malların kaydını tutmak ve taşınmaz
mallardaki değişiklikleri takip etmek,
j) Maliye Bakanlığı hizmetleri için gerekli olan taşınmaz malların
kamulaştırma işlemlerini yapmak ve diğer genel bütçeli kuruluşlarca
kamulaştırılan taşınmaz malların, Hazine adına tescilini sağlamak,
k) Bakanlık hizmet binalarının şartname ve sözleşme hükümlerine göre
yapılmasını ve satın alınmasını takip etmek,
l) Kadastroda Hazine hak ve hukukunun zarara uğramaması için; 3402
sayılı Kadastro Kanununun 12’nci maddesinde belirtilen sürelerde
kadastro tespitlerine itirazda bulunmak,
m) İmar Kanununun uygulanması esnasında Hazine hak ve hukukunun
korunması için gerekli görülen hallerde itirazda bulunmak ve dava
açmak veya açtırmak,
n) Adli ve idari yargıdaki davaları muhakemat birimleri ile de
koordinasyon sağlayarak takip etmek,
r) Görev alanına giren konulardaki alacakların süresinde ve mevzuata
uygun olarak takip edilerek tahsil aşamasına getirilmesi için gerekli
tedbirleri almak,
s) Hazine mallarıyla ilgili diğer mevzuatla Maliye Bakanlığına verilen
görevleri yürütmek,
t) Hazineye ait taşınmazların satışını artırmaya ve tanıtımına yönelik
çalışmalar yapmak, satışa çıkarılan taşınmazlar ve ihalelere ilişkin
bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesini sağlamak,
mevzuat ve işleyiş hakkında vatandaşlara bilgi vermek,
u) Başkanlığa bağlı 5 ambarın taşınır hesaplarını konsolide ederek
hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır
konsolide görevlisine vermek,
v) KBS’de ödeme emirlerini hazırlamak,
y) Defterdarlık kontenjanında bulunan kat mülkiyetine tabi lojmanların
elektrik, su ve doğalgaz ödemelerinin KBS girişlerini yapmak,
z) Milli Emlak Dairesi Başkanlığınca verilen diğer görevleri yerine
getirmek,
1.1.3. Konak Emlak Müdürlüğü: Sorumluluk alanındaki İlçe sınırları
içerisinde bulunan Hazine taşınmazları ile ilgili aşağıda belirtilen
işlemleri yerine getirmek,
a) Hazinenin; kanunlar ve anlaşmalar ile satın alma, trampa, teferruğ,
kamulaştırma, bağış, inşaat ve diğer yollarla mal edinme işlemlerini,
gerektiğinde diğer kamu kurum ve kuruluşları ile işbirliği yaparak
yürütmek,
b) Kanunlar ve anlaşmalar gereği Hazineye intikal etmesi gereken
taşınmaz malların Hazineye eksiksiz olarak intikalinin sağlanması
için gerekli tedbirleri almak,
c) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmaz malların etkin bir şekilde yönetimi ve
korunmasını sağlamak,
d) Devletin özel mülkiyetindeki taşınmaz malların satışı, kiraya
verilmesi, trampası ve mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlemlerini
yapmak,
e) Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki taşınmaz malların; gerekli
görülen hallerde Hazine adına tescil ettirilmesi, kiraya verilmesi ve
mülkiyetin gayri ayni hak tesisi işlemlerini yürütmek,
f) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu altında
bulunan yerlerin işgal edildiğinin tespit edilmesi halinde, işgalcilerin
tahliyesini sağlamak için gerekli işlemleri yapmak ve işgalciler
aleyhine ecrimisil takibatı yapmak,
g) Hazinenin özel mülkiyetinde ve Devletin hüküm ve tasarrufu
altındaki taşınmaz malların zamanaşımı sürelerini de dikkate alarak
mahalli tespitlerini yapmak,
h) Genel bütçeli kuruluşlarca, herhangi bir amaç için kamulaştırılan
veya satın alınan taşınmaz mallarla imar planında tahsis amacına
uygun olarak ayrılan taşınmaz malların talep sahibi kuruluşlara
tahsislerini yapmak, genel, katma ve özel bütçeli kuruluşlara tahsis
edilen taşınmaz malları teslim etmek, tahsisi kaldırılanları teslim
almak, tahsis amacında kullanılmadıkları tespit edilenlerin tahsisinin
kaldırılması için Bakanlıktan talepte bulunmak, bu şekildeki tahsisi
kaldırılan taşınmaz mallar üzerinde Hazine dışındaki kamu kurum ve
kuruluşlarına ait yapı ve tesisleri tasfiye etmek,
i) Hazineye ait taşınmaz malların kaydını tutmak ve taşınmaz
mallardaki değişiklikleri takip etmek,
j) Maliye Bakanlığı hizmetleri için gerekli olan taşınmaz malların
kamulaştırma işlemlerini yapmak ve diğer genel bütçeli kuruluşlarca
kamulaştırılan taşınmaz malların, Hazine adına tescilini sağlamak,
k) Bakanlık hizmet binalarının şartname ve sözleşme hükümlerine göre
yapılmasını ve satın alınmasını takip etmek,
l) Kadastroda Hazine hak ve hukukunun zarara uğramaması için; 3402
sayılı Kadastro Kanununun 12’nci maddesinde belirtilen sürelerde
kadastro tespitlerine itirazda bulunmak,
m) İmar Kanununun uygulanması esnasında Hazine hak ve hukukunun
korunması için gerekli görülen hallerde itirazda bulunmak ve dava
açmak veya açtırmak,
n) Adli ve idari yargıdaki davaları muhakemat birimleri ile de
koordinasyon sağlayarak takip etmek,
o) Görev alanına giren konulardaki alacakların süresinde ve mevzuata
uygun olarak takip edilerek tahsil aşamasına getirilmesi için gerekli
tedbirleri almak,
p) Hazine mallarıyla ilgili diğer mevzuatla Maliye Bakanlığına verilen
görevleri yürütmek,
q) Hazineye ait taşınmazların satışını artırmaya ve tanıtımına yönelik
çalışmalar yapmak, satışa çıkarılan taşınmazlar ve ihalelere ilişkin
bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesini sağlamak,
mevzuat ve işleyiş hakkında vatandaşlara bilgi vermek,
r) Milli Emlak Dairesi Başkanlığınca verilen diğer görevleri yerine
getirmek,
1.1.4. Bornova Emlak Müdürlüğü:
a) Hazineye intikali gereken taşınırların tasfiyesi işlemlerini
yürütmek,
b) Kapanan siyasi partilerin tasfiye işlemlerini yürütmek,
c) Kanunlar ve antlaşmalar gereğince muayyen zümrelere izafetle el
konulması gereken para, mal ve hakların tasfiyelerini
sonuçlandırmak,
d) Hazineye intikal eden veya genel bütçeli kuruluşlarca tasfiye
amacıyla Bakanlığa devredilen taşıtların tasfiye işlemlerini
yürütmek,
e) Türk Vatandaşlığı Kanunu uyarınca vatandaşlığı iptal edilenlerin
mallarının tasfiye işlemlerini yapmak,
f) Çeşitli mevzuat hükümlerine göre Devlete intikal eden taşınır
mallar ile Genel Bütçeli İdarelerin hizmet dışı kalan hurda
malzemelerden MKE Kurumu Genel Müdürlüğüne satışı
yapılanların teslim işlemlerini yapmak, ekonomik değeri olanların
tekrar ekonomiye kazandırılması işlemlerini yürütmek,
g) Kaçakçılıkla Mücadele Kanunu uyarınca el konulan kaçak
akaryakıtın tasfiye ve tahsis işlemlerini yürütmek,
h) Taşınırların tasfiyesine ilişkin diğer işlemleri yürütmek,
i) Mahkemelerden mirasçısı olmaksızın vefat nedeniyle terekesi
Hazineye intikal eden şahısların tüm malvarlıklarının Hazineye
intikalinin sağlanması işlemlerini yapmak,
j) Açılan babalık davalarında tereke ile ilgili olarak Hazine menfaati
olup olmadığını değerlendirmek ve görüş bildirmek,
Tereke ile ilgili açılan tapu iptal ve tescil davalarında Hazine menfaati
yönünden görüş bildirmek,
Özlük ve Destek İşlemleri:
a) Gelen evrakın kaydını tutmak, ilgili müdürlüklere dağıtımını
yapmak,
b) Giden evrakın kayıt işlemlerini yaparak ilgili yerlere gönderilmesini
sağlamak
c) Bakanlık ile ilgili genel ve gizli yazışmaları yapmak,
d) Başkanlık personelinin göreve başlayış, görevden ayrılış,
görevlendirme, fazla çalışma, izin, rapor, mal bildirimi, kimlik,
emeklilik ve benzeri özlük işleri ile ilgili yazışmalarını Personel
Müdürlüğü ile yapmak,
e) Özlük işlemleri ile ilgili dilekçeleri Personel Müdürlüğüne
göndermek,
f) Personelin maaş, mesai, geçici ve sürekli görev yollukları, sosyal
hakları vb. ödemelerinin takibini sağlamak,
g) Sigorta primlerini aylık olarak süresinde SGK’ya e-bildirge ile
bildirmek,
h) Aile durum değişikliklerini takip etmek,
i) Mali ve sosyal haklarla ilgili değişiklikleri yapmak,
j) İcra ile ilgili işlemleri yapmak,
k) Sendika ile ilgili işlemleri yapmak,
l) Emekli keseneklerinin KBS’den alınarak Defterdarlık Muhasebe
Müdürlüğüne göndermek,
m) Tüketim malzemesi alımını yapmak ve alınan malzemelerle ilgili iş
ve işlemleri yürütmek,
n) Taşınır alımı yapmak ve kayıtları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
o) Aboneliğe bağlı telefon fatura ödemeleri ile ilana bağlı giderlerin
ödemelerini yerine getirmek, KBS Sisteminde telefon ödemeleri
işlemlerini yerine getirmek,
p) Tütün ve tütün mamullerini tüketenler ile hizmet binalarının kapalı
ve açık alanlarında 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının
Önlenmesi ve Kontrolü Hakkında Kanun hükümlerine aykırı
davrananlara uygulanacak işlemleri yapmak,
Bilgi İşlem İşlemleri:
a) Bilgi işlem ihtiyaçlarının belirlenmesi için talep takip sistemini
uygulamak,
b) Sistemde meydana gelen arızaların çözümü için gerekli tedbirleri
almak,
c) İhtiyaç duyulan faaliyetlere teknik destek vermek,
d) Kullanılan tüm teknik ürünlerin çalışır vaziyette işletimini
temin etmek,
1.2. Teknik Büro Koordinatörlüğü:
a) Defterdarlığa ait kamu konutlarının, yeni veya ilave yapımı, alt ve üst
yapı tadilat veya onarımları için; plan proje, rölöve, metraj, yaklaşık
maliyet, teknik rapor, hakkediş ve yapı yaklaşık maliyet bedeli
çıkarmak, ihale ve kabul komisyonlarında görev almak, yapı denetim
hizmetlerini yürütmek,
b) Hazine mülkiyetinde olan, Defterdarlık hizmet binaları, Defterdarlığa
tahsisli
olan
kamu
konutları,
ilçelerde
bulunan
ve
Malmüdürlüklerine tahsisli olan kamu konutlarının sıhhi, müşterek,
kalorifer, havalandırma, yangın ve mutfak tesisatlarının bakımı,
onarım ve yenilemeleri işleri ile ilgili olarak yaklaşık maliyet hesabı
hazırlamak,
c) Yapım ve onarım işlerinde denetim hizmetlerini yapmak,
d) İdarenin taraf olduğu sözleşme, şartname, vekaletname vb. hukuki
düzenlemelerin hazırlanması aşamasında görüş oluşturmak,
hazırlanmış olanları teknik yönden incelemek, rapor düzenlemek,
e) Yapım ve onarım ihaleleri komisyonlarında görev yapmak,
f) İdare tarafından satın alınması düşünülen ve Başkanlığa intikal eden,
kiralanması düşünülen hizmet binası, lojman, sosyal tesis vb.
taşınmazlar ile ilgili kullanılabilirlik, onarım ihtiyaçları vs.
konularında incelemeler yapmak, rapor düzenlemek,
g) Hazineye ait taşınmazların kat veya arsa karşılığı inşaat yaptırılması,
kiraya verilmesi, satışı, irtifak hakkı tesis edilerek değerlendirilmesi
vb. konular ile ilgili olarak taşınmazların imar durumları ve
yapılaşma koşulları çerçevesinde taşınmazlara ait inşaat alanlarını
hesaplamak, taşınmaz üzerine yapılması teklif edilen bina ve
tesislerin statik hesap ve projelerini inceleyerek, imar koşullarına
uygunluklarını, yaklaşık maliyetlerini, taşınmaz üzerinde varsa
muhdesata ait yaklaşık maliyetleri hesaplamak,
h) Hazine taşınmazlarına ilişkin teknik incelemeleri yapmak ve
projeleri
ihtiyaçlarına uygun, tam, doğru ve zamanında incelemek ve
raporlamak,
i) Hazine taşınmazlarının mahalli tespit ve gerektiğinde tescil
işlemine esas olan pafta planları ile arazide tespitine yönelik her
türlü çalışmayı yapmaktır.
1.3. Tespit ve İmar Takip Koordinatörlüğü:
1) Hazineye ait taşınmaz malların mahalli tespit işlemleri ile İzmir
Büyükşehir Belediyesi ve İlçe Belediyelerince yapılan nazım imar planı,
uygulama imar planı, plan tadilatları ve imar uygulamalarının takibi,
incelenmesi ve itiraz işlemlerinin daha hızlı, güvenli, doğru, sistemli ve tek
elden gerçekleştirmek,
2) Milli Emlak Dairesi Başkanlığına bağlı 4 Emlak Müdürlüğü, Maliye
Bakanlığı Maliye Uzmanlığı, Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü,
Kayyım Bürosu Başkanlığı'nca Koordinatörlüğümüzden talep edilen;
a) Milli Emlak Dairesi Başkanlığı yetki alanında bulunan Hazinenin
özel mülkiyetindeki taşınmazların periyodik olarak mahalli tespit işlemleri,
b) Hazinenin özel mülkiyetinde olmayıp Devletin Hüküm ve Tasarrufu
Altında bulunan tescil harici taşınmazlar ile deniz dolgu vasıflı taşınmaz
malların mahallinde tespit işlemlerinin yapılması,
c) Yine bu taşınmazlardan tescile tabi durumda olanların mahallinde ve
muhtarlıklar nezdinde gerekli araştırma ve soruşturulmalarının yapılmasının
yanında mülkiyete yönelik açılan zilyetlik ve
1)
2)
tapu iptal ve tescil davalarında taşınmaz mahallinde ve muhtarlıklarda gerekli
araştırmasının ve soruşturmasının yapılarak davaya esas teşkil edecek bilgi ve
belgelerin temininin sağlanması işlemleri,
d) Daha önce tespitleri yapılmış olan ancak İdarece gönderilen Ecrimisil
İhbarnamelerinden sonra şahıslarca yapılan yüzölçümü veya benzerİ itirazların
yerinde yeniden incelenmesi ve değerlendirilmesi işlemleri,
e) İzmir Büyükşehir Belediyesi ve buna bağlı 21 Merkez İlçe Belediyesince
yapılan nazım imar planı, uygulama imar planı, plan tadilatları ve imar
uygulamalarının takibi, incelenmesi ve itiraz işlemleri,
f) Gerektiği takdirde dış ilçelerde de Belediyelerce yapılan nazım imar
planı, uygulama imar planı, plan tadilatları ve imar uygulamalarının takibi,
incelenmesi ve itiraz işlemleri,
g) Hazine taşınmazlarına ait ifraz, tevhid, cins tashihi, yola terk işlemleri ile
ilgili tescil beyannamelerinin hazırlanması, kontrol ve tasdik işlemleri,
h) Hazinece satılan, kiralanan ve irtifak hakkı kurulan Hazine
taşınmazlarının ilgilisine teslimi, kira ve irtifak hakkı sona eren taşınmaz malların
teslim alınması,
ı) Hazine taşınmaz mallarıyla ilgili mahkeme keşiflerinde araç ve teknik
eleman görevlendirilmesi,
j) Hazine taşınmazlarının
görevlendirilmesi işlemleri,
tahliye
işlemlerinde
araç
ve
memur
k) Kayyım Bürosu Başkanlığı ile koordineli olarak kayyımluk araştırması ve
tespit işlemleri,
3) Tebligat Kanunu uyarınca yapılan memur eli ile tebligat işlemlerinin
yapılması ve taşınmazın mahallinde yapılması gereken benzer iş ve işlemler.
1.4. Kayyımlık Bürosu: Sorumluluk alanındaki İlçe sınırları içerisinde bir kimsenin
uzun süreden beri bulunamaması veya oturduğu yerin bilinememesi nedeniyle
malvarlıkları üzerinde Hazine menfaatinin korunmasını sağlamak üzere;
taşınmazlar ile ilgili aşağıda belirtilen işlemleri yerine getirmek,
a) Kayyım atanması için araştırma yapmak,
b) Kayyım atandığımız kişi veya kişilerin paydaş olduğu taşınmazlar ile
ilgili açılan ortaklığın giderilmesi davalarını takip etmek,
c) Kayyım atandığımız kişilerin paydaşı/maliki olduğu taşınmazların
kiraya verilmesi,
d) Kayyımlık ile idare edilme süresi dolan ve hiçbir hak sahibi ortaya
çıkmayan taşınmazlar için Hazine adına tescilinin sağlanmak üzere
dava açılmasını sağlamak,
27
e) Kayyımlık ile idare edilen taşınmazlar ile ilgili vesayet makamına rapor
vermek,
f) Kayyım atandığımız kişilerin paydaşı/maliki olduğu taşınmaz malların
etkin bir şekilde yönetimi ve korunmasını sağlamak,
g) Kayyım atandığımız kişilerin paydaşı/maliki olduğu taşınmazlardaki
payların ilgili idarelerce kamulaştırma görüşmelerine katılmak ve
sonuçlandırmak,
h) Kayyım atandığımız kişilere ait taşınır mallarla ilgili vesayet
makamınca verilecek yetki çerçevesinde işlem yapmak,
i)
İmar Kanununun uygulanması esnasında Hazine ve kayyım atandığımız
kişilerin hak ve hukukunun korunması için gerekli görülen hallerde
itirazda bulunmak ve dava açmak veya açtırmak,
Adli ve idari yargıdaki davaları muhakemat birimleri ile de
koordinasyon sağlayarak takip etmek,
k) Kayyımlık demirbaşında bulunan araçların bakım, onarım, sigorta vb.
işlemlerini yapmak,
l) Mevzuat ile ilgili kayyıma verilen görevleri yürütmek,
m) Milli Emlak Dairesi Başkanlığınca verilen diğer görevleri yerine
getirmek,
j)
Personel Müdürlüğü
Madde 11- (1) Personel Müdürlüğünün Görevleri
a) Valilik atamalı personelin atama, nakil, özlük ve emeklilik işlemlerini yapmak,
b) İl kadrolarının; dağıtım, tahsis tenkis ve değişiklikleri ile ilgili tekliflerde
bulunmak,
c) Aday memurların eğitim programlarını hazırlamak ve uygulamak,
ç) İl teşkilatının hizmet içi eğitim planının hazırlanmasını koordine etmek ve
uygulanmasına yardımcı olmak,
d) Müdürlük personelinin her türlü mali ve sosyal haklarına ilişkin işlemleri
yürütmek,
e) Bakanlıkça (Personel Genel Müdürlüğü) verilecek benzeri görevleri yapmak,
f) Tütün ve tütün mamullerini tüketenler ile hizmet binalarının kapalı ve açık
alanlarında 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi ve Kontrolü
Hakkında Kanun hükümlerine aykırı davrananlara uygulanacak işlemleri yapmak,
g) Defterdar tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak,
(2) Servisler ve Görevleri
a) Personel Müdürlüğü aşağıdaki servislerden oluşur:
1. Atama Servisi (Merkez Birimleri)
2. Atama, Kadro ve İstatistik Servisi (İlçe Birimleri)
3. Eğitim ve Sınav Servisi
28
4. Disiplin ve İdari Davalar Servisi
5. Sosyal ve Yönetsel İşler Servisi
6. İdari ve Mali İşler Servisi
7. Bilgi İşlem Servisi
8. Bilgi Edinme Servisi
9. Genel Evrak Servisi
10. Evrak Servisi
11. Arşiv Servisi
2.1. Atama Servisi (Merkez ve İlçe Birimleri)
2.1.1.
Merkez birimlerde görev yapan Valilik atamalı personelin;
- Atama, nakil, ilerleme, yükselme, intibak, hizmet değerlendirmesi ile
diğer özlük işlemlerini ve kayıtlarını yapmak ve bu konulardaki
dilekçelerine cevap vermek,
- Kurumlar arası nakil taleplerini değerlendirerek, şartları taşıyanların
taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek,
- Yeniden memuriyete atanma taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne
intikal ettirmek,
- Naklen atanmalarında özlük dosyasını teslim almak ve disiplin ile ilgili
bölümünü Disiplin Servisine intikal ettirmek,
- Memuriyetten ayrılmalarında memuriyet kimliklerini geri alarak Arşiv
Servisine teslim etmek,
- Memuriyetinin sona erdirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
- Memuriyetten veya Defterdarlıktan ayrılmalarında dosyalarını Arşiv
Servisine intikal ettirmek,
- Özlük dosyalarını mevzuatına uygun şekilde düzenlemek, tutmak ve
muhafaza etmek,
- Atamaları yapılan ve göreve başlayanların kütük ve kayıtlarını tutmak,
- Görev yapacağı birimin belirlenmesi ile birimler arasındaki görev yeri
değişikliklerine ilişkin işlemleri yapmak,
- Güvenlik soruşturması
gönderilmesi,
ve
arşiv
araştırmasına
ilişkin
formların
- Naklen atamalarda (kurum içi isteğe bağlı, kurumlararası görevde
yükselme, özelleştirme sonucunda yapılacak atamalar gibi) atanma
gerekçesine göre gelen belgeleri tasnif ve kontrol ederek varsa eksik
belgelerin tamamlanması için ilgili yerlere yazı yazmak,
- Vekâlet işlemlerini yapmak, PEROP’ a kaydetmek ve her ayın ilk
haftasında Vekalet Çizelgelerini hazırlayarak Bakanlığa göndermek,
- Kamu kurum ve kuruluşlarının merkez teşkilatlarında geçici olarak
görevlendirilmelerine ilişkin işlemleri yapmak,
- Onayları (aylıksız izin, geçici görevlendirme, düzeltme onayı, hizmet
değerlendirmesi gibi) ilgisine göre bilgi ve belgelerin teminini müteakip
29
hazırlamak ve onaylandıktan sonra PEROP’ a işleyerek, ilgili birime
göndermek,
- Aday memur eğitime alınmalarını sağlamak üzere Eğitim Servisini
bilgilendirmek,
- Diğer Defterdarlıklara ve kurumlara naklen atanmalarında özlük
dosyalarını ilgili servislerle koordinasyon sağlayarak göndermek,
- Hakkında verilen yargı kararlarının uygulanmasına yönelik işlemleri
yapmak ve sonucunu ilgilisine bildirmek,
- Yıllık, mazeret, aylıksız, hastalık ve refakat izinlerine ilişkin iş ve
işlemleri yapmak,
- Emeklilik onaylarını almak, emekli ikramiyesi ve aylık bağlanmasına
esas olan belgeleri Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek,
- Emeklilik işlemleri sonuçlanan personeli ilgili servislere bildirmek,
- Emeklilik işlemleri ile ilgili olarak Defterdarlık birimleri, Sosyal
Güvenlik Kurumu ve diğer kurum veya kuruluşlarla yazışmalar yapmak,
- Emeklilik, ölüm, görevden çekilme, çekilmiş sayılma hallerinde
personelin durumunu PEROP’ a işlemek,
- Hususi damgalı pasaport talep formlarını ve belgelerini hazırlayarak
imzaya sunmak,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan bilgi edinme
taleplerine ilişkin cevabı hazırlamak,
- Her türlü belge taleplerine (pasaport, görev belgesi, hizmet belgesi, vb)
ilişkin dilekçeleri cevaplandırmak,
- Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
- PEROP’ a işlenmesi gereken (Otomasyon formu, isim/adres değişikliği,
kanuni izin) değişiklikleri işlemek,
2.1.2. Kamu Personeli Seçme ve Yerleştirme Sınavı (KPSS) ve benzeri sınav
sonucuna göre yerleştirileceklere ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.1.3. 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu, 4046 sayılı Özelleştirme
Uygulamaları Hakkında Kanun ile özel mevzuatı uyarınca atanması teklif
edilenlere ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.1.4. Saymanlık bağlantı değişikliği ile kapatılan-yeni açılan saymanlık
işlemlerine ilişkin gerekli yazışmaları yapmak,
2.1.5. Merkez birimlerde görev yapan Bakanlık atamalı personelin;
- Naklen atanmalarında başlayış tarihlerini Bakanlığa bildirmek, işlem
dosyasını kontrol etmek, teslim almak ve disiplin ile ilgili bölümünü
Disiplin Servisine intikal ettirmek,
- Naklen atanmalarında ayrılış tarihlerini Bakanlığa bildirmek, işlem
dosyasını Bakanlığa/Defterdarlığa göndermek,
30
- Özlük işlemlerine ilişkin taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal
ettirmek,
- Yer değiştirme suretiyle atanmalarına ilişkin formlarını ve taleplerini
Personel Genel Müdürlüğü ve ilgili Genel Müdürlüğe intikalini
sağlamak,
- Geçici görevlendirme ve vekâlet işlemlerini yapmak ve bu işlemleri
Bakanlığa bildirmek,
- Memuriyetten ayrılmalarında memuriyet kimliklerini geri alarak Personel
Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek,
- Kamu kurum ve kuruluşlarının merkez teşkilatları ile uluslararası kuruluş
ve organizasyonlarda geçici olarak görevlendirilmelerine ilişkin işlemleri
takip etmek,
- Emeklilik işlemleri sonuçlananları Bakanlığa,
birimlerine ve diğer servislere bildirmek,
ilgili
Defterdarlık
- Hususi damgalı pasaport talep formlarını imzaya sunmak,
- İşlem dosyalarını muhafaza etmek,
- İzin belgelerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek,
2.1.6. Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.2. Kadro ve İstatistik Servisi
2.2.1 Defterdarlık teşkilatına ait Valilik Atamalı taşra kadrolarının kayıtlarını
tutmak, il içi tenkis ve tahsis işlemlerini gerçekleştirmek,
2.2.2 Bakanlık tarafından gönderilen kadroların ihdas ve iptaline ilişkin işlemleri
yapmak,
2.2.3 Defterdarlık teşkilatına ait dolu ve boş kadroların her yıl unvan ve derece
bazında değiştirilmesine ilişkin işlemleri yapmak,
2.2.4 Defterdarlık personeline ait istatistiki bilgileri tutmak,
2.2.5 Valilik atamalı engelli personelin bilgilerinin güncellenmesi yaparak Ocak,
Nisan, Temmuz ve Ekim aylarında Bakanlığa gönderilmesine ilişkin çizelge
ve yazıyı hazırlamak,
2.2.6 Valilik atamalı personelin aylık personel hareketleri ile 6 Aylık Maliye
Personeli Bilgi Formunun Bakanlığa gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri
yapmak,
2.2.7 Valilik atamalı sağlık hizmetleri sınıfı personelinin bilgilerini güncellemek
ve Bakanlığa gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.2.8 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan bilgi edinme
taleplerine ilişkin cevabı hazırlamak,
2.2.9 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.2.10 Kuruluş ve il brifinglerinin hazırlanmasına esas istatistiki bilgileri
çıkarmak,
2.2.11 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.3 Eğitim ve Sınav Servisi
31
2.3.1 Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığınca (MAYEM) yapılması
düşünülen eğitim programlarına ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek,
2.3.2 Defterdarlığımızca yapılması planlanan ve Defterdarlığımızın MAYEM
den talep ettiği eğitimleri gösterir Yıllık eğitim planını MAYEM’e göndermek,
2.3.3 Defterdarlığımızca düzenlenen hizmet içi eğitimlere ilişkin “Altı Aylık
Eğitim Faaliyet Raporu”nu her yıl Ocak ve Temmuz ayının 15’ine kadar
MAYEM’e göndermek,
2.3.4 Türkiye İstatistik Kurumu Başkanlığınca “Resmi İstatistik Programı”
kapsamında istenilen “Yaygın Eğitim Faaliyetleri Araştırması Soru Kağıdı”nı
Aralık ayı sonuna kadar MAYEM’e göndermek,
2.3.5 Eğitimlere ilişkin program düzenlemek ve eğitici görevlendirme
işlemlerini yürütmek,
2.3.6 Aday memurlar için düzenlenen temel ve hazırlayıcı eğitim programı ile
ilgili iş ve işlemleri yapmak ve eğitim sonunda Bakanlığa bilgi vermek.
2.3.7 Aday memurlardan stajını tamamlayan adaylara ilişkin birimlerden gelen
staj değerlendirme belgesini asalet tasdikine esas olmak üzere Atama Servisine
göndermek ve asaleti tasdik olan personele “Yemin Merasimi” düzenlemek,
2.3.8 Bölgesel olarak yapılması istenilen eğitimleri yürütmek,
2.3.9 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu ve 2809 sayılı Yükseköğretim
Kurumları Teşkilatı Kanunu gereğince staj yapacak öğrencilere ilişkin işlemleri
yürütmek ve Aralık ayı sonuna kadar Bakanlığa bildirmek,
2.3.10 Diğer Kurumlar veya Bakanlıkça düzenlenen konferans, toplantı, seminer
ve eğitim faaliyetlerine ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek,
2.3.11 Defterdarlığımız bünyesinde çalışan taşra teşkilatı personeli için
düzenlenen bilgi tazeleme eğitimini yapmak ve eğitime katılan personele “katılım
belgesi” düzenlenmesine ait işlemleri yapmak,
2.3.12 Defterdarlığımızca düzenlenen eğitimlerde katılımcılar tarafından
doldurulan “Eğitim Değerlendirme Anket Formu”na istinaden “Eğitim
Değerlendirme Anket Sonuçları Değerlendirme Formu”nu düzenleyerek
değerlendirmek,
2.3.13 Defterdarlığımızca düzenlenen eğitimlere katılan personelin görevli
olduğu birime Birim Müdürü tarafından doldurulmak üzere “Personelin Eğitim
Etkinliğini Değerlendirme Formu” göndermek,
2.3.14 Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavlarına ilişkin işlemleri
yürütmek,
2.3.15 Mesleki Eğitim Kursu, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü
(TODAİE) gibi kurum ve kuruluşlara alınacak kursiyerlerin sınav başvurularına
ilişkin işlemleri yapmak,
2.3.16 Muhasebe Yetkilisi Sertifika Eğitimine katılacak adayların sınavı, eğitim
süreci ile Sertifika almaya hak kazananların sertifikalarının teslimine ilişkin
işlemleri yapmak,
2.3.17 Sınav Kurulu görevlendirmelerine ait işlemleri gerçekleştirmek,
32
2.3.18 Kamu kurum ve kuruluşlarının Defterdarlığımızdan talep ettikleri
Eğiticilerin görevlendirmelerini yapmak,
2.3.19 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.3.20 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
Kalite Yönetimi kapsamında aşağıda belirtilen iş ve işlemlerin yapmak;
2.3.21 Kalite Yönetim Sistemine ilişkin dokümanların oluşturulması ve asıl
nüshalarının muhafazasını yapmak,
2.3.22 Kalite konseyince dokümante edilen dokümanları dağıtmak, geçersiz
doküman duyurusu yapmak, elektronik veya manyetik ortamda, gerekirse
yazılı olarak yayınlanmasını ve değiştirilmesini sağlamak,
2.3.23 Nisan, Temmuz, Eylül ve Aralık aylarında gerçekleştirilen Kalite Konsey
toplantısının organizasyonunu sağlamak,
2.3.24 Temmuz ve Aralık aylarında gerçekleştirilen Yönetimin gözden geçirmesi
toplantısının organizasyonunu sağlamak, toplantıda gündem maddeleriyle
ilgili, birimlerden gerekli dokümanları topladıktan sonra konsolide ederek,
toplantıya sunmak,
2.3.25 Yönetimin gözden geçirme toplantısı ya da Konsey toplantısında alınan
kararların uygulanmasında ve performans raporlarının derlenmesinde
Yönetim Temsilcisine yardımcı olmak,
2.3.26 İç tetkikçi havuzunun oluşturulmasında, planın yapılmasında,
hazırlanmasında, duyurulmasında Yönetim Temsilcisine yardımcı olmak,
2.3.27 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili eğitimler düzenleyerek, sisteme dahil
birim personelini bilgilendirmek,
2.3.28 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında personelin kaynaşması amacıyla
Sosyal etkinlikler düzenleyerek birimlere duyurmak,
2.3.29 Birim kalite sorumluları ile iletişimi sağlamak,
2.3.30 İç ve dış tetkik işlemlerinde tetkikçilere yardımcı olmak ve koordinasyonu
yürütmek,
2.3.31 TSE ile iletişimi sağlamak, gerekli iş ve işlemleri yürütmek,
2.3.32 Kalite Yönetim Temsilcisince verilen diğer görevleri yerine getirmek,
2.3.33 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.4 Disiplin, Soruşturma ve İdari Davalar Servisi
2.4.1 Disiplin İşlemleri;
- Defterdarlığa intikal eden disiplin ve soruşturmaya ilişkin işlemleri
yürütmek ve takip etmek,
33
- 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması
Hakkında Kanun ve 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet
ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanuna ilişkin işlemleri yürütmek ve takip
etmek,
- Özlük dosyasının disipline ilişkin bölümünü oluşturmak ve muhafaza
etmek,
- Memurlara yönelik yapılan haksız isnat ve iftiralara karşı kamu davası
açılması için Cumhuriyet Başsavcılığına yazı yazmak,
- Defterdarlığa ulaşan ihbar ve şikâyetlere ilişkin işlemleri yürütmek ve
takip etmek,
- İlgili mevzuatında belirtilen hususlara ilişkin olarak İl Disiplin Kuruluyla
yazışma yapmak,
- Devlet memurluğundan çıkarma cezası önerilen personel hakkında
yapılacak işlemleri yürütmek ve takip etmek,
- Görevden uzaklaştırma, uzatma ve iade ile kesinleşmiş mahkeme
kararına istinaden göreve son verme işlemlerini yürütmek ve takip etmek,
- 657 sayılı Kanunun 37 ve 64 üncü maddesi hükümlerinden faydalanacak
personeli Atama Servisi ile koordinasyon sağlayarak tespit etmek,
- Af kanunları kapsamındaki cezalara ilişkin işlemleri yürütmek ve takip
etmek,
- Memuriyetten ayrılanların tahkikat dosyalarını, hukuki süreçler
tamamlandıktan sonra Arşiv Servisine teslim etmek,
- Diğer kurumlara naklen atananların sonuçlanan tahkikat dosyalarını ilgili
kuruma göndermek,
- Denetim elemanlarınca düzenlenen raporlara ilişkin gerekli işlemleri
yapmak,
2.4.2 İdari Dava İşlemleri;
- Bakanlık ve Valilik atamalı personelin özlük haklarıyla ilgili olarak
açtığı idari dava aşamalarına ilişkin savunma ve cevap taslağını
hazırlamak ve Muhakemat Müdürlüğüne iletmek,
- Kararların gereğini yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
- Sonuçlanan dava dosyalarını personelin özlük dosyasının ilgili
bölümünde muhafaza edilmesini sağlamak üzere Atama Servisine
teslim etmek,
- Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.4.3 Diğer işlemler;
- Valilik atamalı personelin kaldırılmış sicil dosyalarını kanuni süresi
içinde muhafaza edilmesini sağlamak,
- 657 sayılı Kanunun Geçici 36/(B) ve (C) maddesi hükümlerinden
faydalanacak personeli Atama Servisi ile koordinasyon sağlayarak tespit
etmek,
- Sicil raporlarına ilişkin açılan davalar sonucunda valilik atamalı personel
hakkında verilen yargı kararlarının uygulanmasına yönelik işlemleri
yapmak ve sonucunu ilgilisine bildirmek,
- Valilik atamalı personelin memuriyet kimlik belgesini düzenlemek,
- Bakanlık atamalı personelin memuriyet kimlik taleplerini Bakanlığa
34
-
iletmek,
Valilik atamalı personelin verdiği mal bildirimlerine ilişkin iş ve
işlemleri yapmak,
Bakanlık atamalı personelin mal bildirimlerini Bakanlığa iletmek,
Özlük dosyasının mal bildirimleri ile ilgili bölümünü mevzuatına uygun
şekilde muhafaza etmek,
Başarı ve üstün başarı belgesi ile ödül verilmesine ilişkin işlemleri
yürütmek,
Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.5 Sosyal ve Yönetsel İşler Servisi
2.5.1 Kamu hizmet standartları ve hizmet envanterinin güncellenmesi
işlemlerini yürütmek,
2.5.2 Defterdarlık İmza Yetkileri Yönergesi ve görev tanımlarına ilişkin işlemleri
yürütmek,
2.5.3 Sendikalı personel sayısının tespitine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.5.4 Sendika Üyelik Formlarını ilgili personelin bağlı olduğu birime göndermek,
2.5.5 Sendika Yönetiminde yer alan personelimizin 4688 sayılı Sendikalar
Kanunu gereği verilmiş olunan görevlerini yerine getirmeleri için, Valilik
Makamından gerekli İdari İzin onayını almak,
2.5.6 Bakanlık, Valilik, Diğer İl Defterdarlıkları ve Kurumlardan gelen mevzuat
(Kanunlar, Yönetmelikler, Yönergeler, Tebliğler, Genelgeler, Görüşler) ve
Defterdarlığımızca hazırlanan Uygulama Yönergelerini tüm birimlere
duyurmak,
2.5.7 Yemekhane, kreş ve sosyal tesislere ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.5.8 4207 sayılı Kanuna aykırı uygulamalar nedeniyle uygulanan idari
yaptırımlara ilişkin verileri Ocak ve Temmuz ayının ilk haftası içerisinde İl
Sağlık Müdürlüğüne göndermek,
2.5.9 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında
Kanun uyarınca seçim işlemlerini yürütmek,
2.5.10 Kurum, kurul, sempozyum ve komisyon toplantılarında görev alacak
personelin görevlendirilmesine ilişkin işlemleri yapmak,
2.5.11 Valilikten gelen Görev Dağılım Çizelgelerini ve Defterdarlığımızca
hazırlanan Görev Dağılımı Çizelgelerini ilgili birimlere göndermek,
2.5.12 Müdürlük personelinin görevlendirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.5.13 Müdürlük içi yapılan görev dağılımına göre hazırlanan “Personel
Müdürlüğü İşlevsel Teşkilat Şeması”nı Ocak ve Temmuz ayının ilk haftası
içerisinde tüm servislere ve Müdür Yardımcılarına dağıtmak,
2.5.14 Defterdarlığımız birimlerinde görevli olup yardımcı hizmetli kadrolarında
bulunan personelin geçici görevlendirmelerini yapmak,
2.5.15 Defterdarlığımızda görevli 4/B’li ve 4/C’li personelin;
- Sözleşme, nakil, izin ile diğer özlük işlemlerini ve kayıtlarını yapmak ve
bu konulardaki dilekçelerine cevap vermek,
- Kurumlar arası nakil taleplerini değerlendirerek, şartları taşıyanların
taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek,
35
- Defterdarlığımıza naklen atananların özlük dosyasını teslim almak, başka
Defterdarlığa atananların ise özlük dosyalarını ilgili servislerle
koordinasyon sağlayarak göndermek,
- Sözleşmenin yapılması ve sona erdirilmesine ilişkin iş ve işlemleri
yapmak,
- Sözleşme imzalayıp göreve başlayan personelin kütük ve kayıtlarını
tutmak, sözleşmelerinin sona ermesi halinde memuriyet kimliklerini geri
almak,
- Görev yapacağı birimin belirlenmesi ile birimler arasındaki görev yeri
değişikliklerine ilişkin işlemleri yapmak,
- Geçici görevlendirilmelerine ilişkin işlemleri yapmak,
- İlgili personelin görevli olduğu birime SGK giriş ve çıkış işlemlerini
yapmaları için bilgi vermek,
- Hakkında verilen yargı kararlarının uygulanmasına yönelik işlemleri
yapmak ve sonucunu ilgilisine bildirmek,
- Emeklilik taleplerini ilgili servislere bildirmek,
- Her ayın ilk haftası içerisinde 4/B’li ve 4/C’li personel sayılarını Kadro
ve İstatistik Servisine bildirmek,
- Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim ayının ilk haftası içerisinde 4/B’li
personel sayısını Bakanlığımız Personel Genel Müdürlüğüne bildirmek,
2.5.16 Hususi Damgalı Pasaport almak için başvuruda bulunan Defterdarlık
personelinin Pasaport Talep Formlarını imzalama yetkisi bulunan
Defterdar ve Defterdar Yardımcılarının ıslak imzaları ile kullanılan resmi
mühür örneğini İl Emniyet Müdürlüğüne göndermek,
2.5.17 Defterdarlığımız teşkilatına ait telefon rehberini hazırlamak ve rehberin
güncelleme çalışmalarını yürütmek,
2.5.18 Memurlara Yapılacak Giyecek Yardımı Yönetmeliği gereğince her yıl
Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünden gelen yazı ve eklerini tüm
birimlere göndermek, Merkez Birimlerin ihtiyacı olan giyim eşyaları için
harcama yetkilisinden onay almak ve alınan onayı ödeme için merkez
birimlere (Müdürlüğümüz personeli için İdari ve Mali İşler Servisine)
göndermek,
2.5.19 Kaymakamlıklar veya Denetim Birimlerinden gelen Genel Durum
Raporlarını ve Cevaplı Raporları gereğinin yapılması için ilgili birimlere
göndermek,
2.5.20 Denetim sonucu düzenlenen raporlarda tespit edilen hususların takibine
ilişkin işlemleri yapmak,
2.5.21 Konferans, toplantı ve seminerler düzenlemek,
2.5.22 Defterdarlığın ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama, milli ve dini
bayramlarla ilgili protokol hizmetlerini düzenlemek, yürütmek ve diğer
kuruluşlarla koordine etmek,
2.5.23 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.5.24
Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmaktır.
İç Kontrol Eylem Planı kapsamında aşağıda belirtilen iş ve işlemlerin
yapılması;
36
2.5.25 İKEP kapsamında oluşturulan Defterdarlık İzleme ve Yönlendirme
Kurulunun üye değişikliği onaylarının hazırlanması ve değişikliğin
Bakanlığımız Strateji Geliştirme Başkanlığına ve ilgili Genel Müdürlüğe
bildirilmesi,
2.5.26 Defterdarlık İYK Toplantılarını koordine etmek, sekretarya hizmetleri
yürütmek ve alınan kararları Defterdarlık Makamına sunmak,
2.5.27 Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarının üçüncü haftasında Defterdarın
başkanlığında yapılması gereken Defterdarlık İYK Toplantısını koordine
etmek ve sekretarya hizmetlerini yürütmek,
2.5.28 Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarının üçüncü haftasında toplantı
kararları ve üç aylık Defterdarlık İzleme Formunu e-posta ile
[email protected] adresine göndermek,
2.5.29 Her ay Defterdarlık İzleme Formunu hazırlamak ve Defterdarlık İYK
Toplantısında Kurul üyelerine sunmak,
2.5.30 Müdürlüklerce oluşturulan çalışma gruplarına gerçekleştirilecek eylemler
hakkında bilgi vermek ve eylemleri gerçekleştirme aşamasında rehberlik
etmek,
2.5.31 İKEP kapsamında düzenlenecek eğitim ve konferansların dokümantasyon
hizmetlerini yürütmek,
2.5.32 Defterdarlık Birim Yönergesi ve eklerinin hazırlanması ve güncel
tutulması işlemlerini yürütmek,
2.5.33 Defterdarlık Birim Yönergesi gereği, Defterdarın başkanlığında
yöneticilerin katılımı ile yılda iki defadan az olmamak üzere periyodik
olarak yapılacak olan “Stratejik Yönetim ve İzleme” konulu toplantının
sekretarya hizmetlerini yürütmek,
2.5.34 KOS.2.7.4. nolu eylem gereği, Müdürlük Operasyonel Planlarının
SGB.net sistemi içerisinde bulunan “Operasyonel Plan Modülü”ne giriş
işlemlerini yapmak,
2.5.35 BİS.13.7.4. nolu eylem gereği Müdürlüğümüzde yapılacak olan
toplantılarda sekretarya hizmetlerini yürütmek,
2.5.36 BİS.13.7.4. nolu eylem gereği, Mart ve Eylül ayının ilk haftası içerisinde
Birimlerde yapılan “Birim Durum Değerlendirme Toplantısı” sonucu
düzenlenen tutanakları konsolide ederek Defterdarlık Makamına sunmak,
2.5.37 BİS.13.2.3. nolu eylem gereği, Defterdarlığımız Merkez Birimlerinde
görevli tüm personelin kurumsal mail adresleri oluşturulan bilgi
havuzunda muhafaza edilmektedir. Ayrıca bilgi havuzunun güvenilir ve
güncel olması için görevden ayrılan personelin havuzdan çıkarılması ve
yeni başlayan personelin kurumsal e-mail adresi alınmasına müteakip
havuza dahil edilmesinin sağlanması için gerekli tedbirlerin alınması
işlemlerini yürütmek,
2.5.38 BİS.14.4.2. nolu eylem gereği, Birimlerce hazırlanan “Rapor Tespit
Tabloları”nın konsolide edilerek Defterdarlık Makamına sunulması,
Defterdarlık Makamının onayına müteakip tüm personele duyurulması ve
ilerleyen tarihlerde Birimlerden “Rapor Tespit Tablosu”nda değişiklik
yapılması talepleri gelmesi halinde Defterdarlık Makamından değişiklik
onayı alınması,
2.5.39 BİS.13.2.2. nolu eylem gereği, Defterdarlık yönetici ve personelinin
görevlerini yerine getirebilmeleri için ihtiyaç duydukları her türlü mevzuat
ile iş, işlem, yönerge ve talimatların kategorize edilerek internet üzerinden
37
erişilebilir hale getirebilecek bir sistem kurulması ve sistemin güncel
tutulması işlemlerini yürütmek,
2.5.40 Bir yıl içerisinde Defterdarlığımızda İKEP kapsamında gerçekleşen
eylemler ile gerçekleştirilmesine karar verilip gerçekleştirilemeyen
eylemlerin ayrıntılı olarak belirtildiği “İç Kontrol Durum Raporu”nun
hazırlanarak Defterdarlık İYK’sına ve Defterdarlık Makamına sunulması,
2.5.41 İç Kontrol Eylem Planı kapsamında verilecek benzer görevleri yapmak,
2.6
İdari ve Mali İşler Servisi,
2.6.1 Defterdarlık hizmet araçlarının bakım, onarım, sigorta, vize, muayene gibi
işlemlerini yaptırmak,
2.6.2 Müdürlük personeli ile Defterdarlık Uzmanlarının (doğrudan Defterdara
bağlı olup denetimle görevlendirilenler) mali haklarıyla ilgili tüm işlemler
ile gerçekleştirme görevini yerine getirmek,
2.6.3 Müdürlük personeli ile Defterdarlık Uzmanlarının işe giriş ve ayrılış
bildirgeleri ile sigorta prim ve keseneklerini Sosyal Güvenlik Kurumuna
bildirmek,
2.6.4 Müdürlük personeli ile Defterdarlık Uzmanlarının kurum içi ve dışı
atanmalarında Personel Nakil Bildirimi ile ilgili işlemleri yapmak,
2.6.5 Müdürlük personeli ile Defterdarlık Uzmanlarına yapılacak harcırah
ödemesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
2.6.6 Müdürlük personelinin giyecek yardımı ile ilgili işlemlerini yapmak,
2.6.7 Müdürlük ve Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğünün kırtasiye
alımlarına ilişkin işlemlerini yapmak,
2.6.8 Vergi Denetim Kurulu Başkanlıkları ile Müdürlüğümüz ve Defterdarlık
Uzmanları Koordinatörlüğünün hırdavat, bakım onarım, temizlik, yemek
hazırlama ve dağıtım, akaryakıt (Gümrük Saymanlık Müdürlüğü dahil)
gibi mal ve hizmet alımlarına ilişkin ödenek talepleri ile ihaleleri yapmak
ve ödemelerini gerçekleştirmek,
2.6.9 Resmi mühür işlemlerini yürütmek,
2.6.10 Defterdarlık hizmet binası ve Hükümet Konağının elektrik, su ve ısıtma
işlemlerine ilişkin hizmetleri yürütmek ve gerekli ödenekleri Bakanlıktan
(İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı) talep etmek ve bunlara ilişkin
ödemeleri yapmak,
2.6.11 Müdürlüğe ait telefon, elektrik, su, ısıtma vb. ile ilgili iş ve işlemleri
yapmak,
2.6.12 Defterdarlık personelinin öğle yemeğine bütçeden ödenecek katkı
paylarına karşılık gelen ödeneklerini Bakanlıktan (İdari ve Mali İşler
Dairesi Başkanlığı) talep etmek ve ilgili hesaplara aktarmak,
2.6.13 Müdürlük envanterinde kayıtlı taşınırlarla ilgili işlemlerin takibi ve yıl
sonu taşınır hesaplarını çıkartarak Defterdarlık konsolide görevlisine ve
Sayıştay Başkanlığına göndermek,
2.6.14 Defterdarlığın temsil ve tanıtma ödeneğinin kullanımına ilişkin işlemleri
yapmak,
2.6.15 Personel Müdürlüğünün iş ve işlemlerine yönelik ihtiyaç duyulan
ödenekleri Bakanlıktan talep etmek,
2.6.16 Ön ödeme usulü ile yapılacak alımlarda kredi ve avans açtırmak, açılan
avans ve kredilerin zamanında kapatılmasını sağlamak,
38
2.6.17 Müdürlük personelinin seyahat kartı ile ilgili işlemlerini yapmak,
2.6.18 Defterdarlığımızca ihtiyaç duyulan hizmet binalarının kiralanmasına ait
işlemler ile kira bedellerinin ödenmesine ait işlemleri yapmak,
2.6.19 Yangın söndürme tüpü alım ve dolumu ile ilgili işlemleri yapmak,
2.6.20 Defterdarlığımızca düzenlenen eğitimlerde görev alanlara ders ücretlerinin
ödenmesine ait işlemleri yapmak,
2.6.21 Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığınca ödenekler ile ilgili
istenen verilerin yazışmalarını yaparak ödenek durumunu hazırlamak ve
Bakanlığa göndermek,
2.6.22 Bilgi Edinme ile ilgili görev tanımına giren konulara ait cevapları
hazırlamak,
2.6.23 Defterdarlığımız birimlerinin Bakanlık İdari ve Mali İşler Dairesi
Başkanlığından talep edecekleri ödenekler ile ilgili yazışmaları yapmak,
2.6.24 Personel maaş ve diğer ücretlerinin bankalar aracılığıyla ödenmesine ait
işlemleri yapmak,
2.6.25 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.6.26 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.7 Bilgi İşlem Servisi
2.7.1 Defterdarlık Web ve İntranet sayfasının tasarım, güncelleme gibi
hizmetlerini yürütmek, yayımlanmasına karar verilen bilgi ve belgeyi
yayımlamak,
2.7.2 Defterdarlık ve Müdürlüğün yetki verilmiş e-posta adreslerini günlük takip
ve kontrol etmek, yöneticilere bilgi vermek,
2.7.3 Görev alanıyla ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve
bununla ilgili işlemleri yerine getirmek,
2.7.4 Kullanımda bulunan bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, fax vb. ofis makinelerinin
ağ bağlantı ve otomasyon sistemine bağlanması gibi sorunları gidermede
yardımcı olmak, ilgili durumlarda amiri bilgilendirmek,
2.7.5 Müdürlükte kullanılmakta olan PEROP'u her an hizmette tutmak, çıkan
aksaklıkları Bakanlık (Personel Genel Müdürlüğü) Bilgi İşlem Merkezi
Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde gidermek,
2.7.6 Ağ sisteminde ve sunucuda (server) çıkan sorunlara müdahale etmek (FTP,
İntranet ve Personel Ağı),
2.7.7 Bilgisayar ve çevre donanımlarının dağılımını yapmak, yerlerini
değiştirmek, arıza ve sorunlarına müdahale etmek, Sosyal Yönetsel ve Mali
İşler Servisiyle koordineli olarak bakım ve onarım işlemlerini
gerçekleştirmek,
2.7.8 Personel Genel Müdürlüğüne ait envanter uygulaması programına
Müdürlüğe ait tüm bilgisayar sistemi ve çevre birimleri donanımlarının
bilgilerini girmek ve ihtiyaçları bildirmek,
2.7.9 İl Kuruluş Brifingini hazırlamak, Defterdarlık Makamına sunmak,
2.7.10 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.7.11 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.8 Bilgi Edinme Servisi
39
2.8.1 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkında Kanunu ve buna ilişkin esas ve usuller
hakkında yönetmelik gereğince; Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER),
Defterdarlık mailleri ve Posta yolu ile gelen başvurular kayıtları alınarak,
konusuna göre gereği için ilgili birimlere (geri dönüş şerhli) yazı ekinde
göndermek ve sonucunu takip etmek. İlgili birimlerce verilen cevapların
Siteme girişleri yapılarak dosyalanması ile işlemi sonuçlandırmak,
2.8.2 Defterdarlığımız görev alanına girmeyen mail ve posta ile gelen
başvuruların; Bilgi Edinme Hakkı Yasasının Uygulanmasına İlişkin Esas ve
Usuller Hakkındaki Yönetmeliğin 18.Maddesine göre iş ve işlemleri
yapmak,
2.8.3 TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığınca Bakanlığa intikal ettirilen
dilekçelerin cevaplandırılmasına ilişkin işlemleri yapmak,
2.8.4 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.8.5 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
2.9 Genel Evrak Servisi
2.9.1 Defterdarlığa posta veya zimmetle doğrudan ya da Valilikten havaleli olarak
gelen evrakları kontrol etmek, teslim almak ve birimler itibariyle ayırarak
PEROP'a kaydetmek,
2.9.2 Gizli Gelen zarflı evrakı, zimmet defterine kaydını yaparak Makama
göndermek; havaleden gelen evrakın PEROP'a kaydını yapmak,
2.9.3 ÇOK İVEDİ ve cevap süreleri yakın ACELE-GÜNLÜ olan evrakların
öncelikle PEROP’a kayıt yapılarak, Makam havalesinden önce fotokopisini
ilgili Müdürlüğe veya servisine “evrak fotokopisini teslim aldım” notu ile
teslim etmek,
2.9.4 Defterdarlığımız görev alanına girmeyen dilekçe ve yazıları üst yazı ile
geldiği yere iade etmek,
2.9.5 Gün Sonu İşlemleri;
*Birimler bazında kayıtları yapılan evrak listelerinin kontrolleri
yapıldıktan sonra havale için Makama göndermek,
*Makam havalesinden dönen evrakların kayıt listelerine göre tekrar
kontrollerini yapmak. Liste ile beraber evrakları ilgili birimlere imza
karşılığı teslimini yapmak ve imzalanan föyleri klasörde saklamak,
2.9.6 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.9.7 Personel Müdürünce verilecek benzeri görevleri yapmak,
2.10 Evrak Servisi
2.10.1 Defterdarlığa posta veya zimmetle doğrudan ya da Valilikten havaleli
olarak gelen evrakları kontrol etmek, teslim almak ve birimler itibariyle
ayırarak PEROP'a kaydetmek,
2.10.2 Personel Müdürlüğüne havale edilen evrakları PEROP' a kaydetmek.
40
2.10.3 Müdürlük kaydına giren evrakları Müdür, Müd. Yrd. havalesine sunmak,
havaleden çıkan evrakların ilgili servislere imza karşılığı teslimini yapmak
ve imzalanan föyleri klasörde saklamak,
2.10.4 Müdürlük kaydından çıkan evrakların kayıt işlerini yapıldıktan sonra,
dağıtıcı tarafından dağıtımı yapılacak evrakları zimmet defterine,
postaya verilecek evrakların zarflama, adresleme, pul ayarlama ve kayıt
işlerini yapılarak ilgili yerlere ulaşımı için postaneye göndermek,
2.10.5 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.10.6 Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmak,
Arşiv Servisi
2.11
2.11.1 Müdürlük arşiv işlemlerini mevzuatı uyarınca düzenlemek ve arşiv
işlemlerini yürütmek,
2.11.2 Emekliye ayrılan, görevinden çekilen, çekilmiş sayılan, görevine son
verilen ve çeşitli nedenlerle görevden ayrılanlara ilişkin özlük ve işlem
dosyalarını muhafaza etmek,
2.11.3 Evrak imha işlemlerini ilgili servisle koordine edilerek gerçekleştirmek,
2.11.4 Kalite Yönetim Sistem Birimi tarafından istenilen belge ve raporları
hazırlamak,
2.11.5 Personel Müdürünce verilecek benzer görevleri yapmak,
Sivil Savunma Uzmanlığı
Madde 12- (1) Sivil Savunma Uzmanlığının Görevleri
Bakanlık ve İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğünce belirlenen esaslara göre
sivil savunma hizmetlerini yürütmek,
2. Sevk tehir işlemlerine ilişkin yazıları hazırlamak,
3. Defterdarlığın, Alarm Tedbirleri İlanında Yapılacak Faaliyetler Formunu
hazırlamak,
4. Hizmet binaları için Sabotajlara Karşı Koruma Planı hazırlamak, giriş ve
çıkışın kontrolü ile binaların fiziki emniyetini sağlamak,
5. Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin hizmet
binasında uygulanmasını takip etmek, binaların yangından korunması
önlemlerini aldırmak ve kontrol etmek, yangın önleme ve söndürme planları
hazırlamak ve uygulatmak, yangın önleme tedbirlerini denetlemek,
6. 711 sayılı Nöbetçi Memurluğu Kurulması ve Olağanüstü Hal Tatbikatlarında
Mesainin 24 Saat Devamını Sağlayan Kanun ve ilgili Yönetmelik hükümleri
doğrultusunda oluşturulan Defterdarlık nöbetçi memurluğunu faaliyete
geçirmek ve mesainin 24 saat devamını sağlayacak şekilde nöbet çizelgelerini
hazırlamak ve denetlemek,
7. Sivil Savunma Planını hazırlamak,
8. Defterdarlığın tahliyesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
9. Afet, acil durum ve sivil savunma hizmetleri için gerekli olan araç, gerecin
bakım ve korunmasını sağlamak,
10. Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri
bilgilendirmek,
1.
41
11. Defterdarlık ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil
Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve
koordinasyonu sağlamak,
12. Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri
yürütmek,
13. Afet, acil durum, sivil savunma ve seferberlikle ilgili tatbikatlarda
Defterdarlık adına sekretarya hizmetlerini yürütmek, Defterdarlıkta tatbikatlar
düzenlenmesini ve yürütülmesini sağlamak,
14. Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemleri yapmak ve
yaptırılmasını sağlamak, Defterdarlığın İhtiyaç Bildirim Çizelgelerini
düzenlemek ve takibini yapmak,
15. Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyon, takip ve denetimini yapmak,
16. Defterdarlık sivil savunma, lojistik, sabotaj, seferberlik, koruyucu güvenlik
işlemlerine ilişkin plan/rapor/onay/yazıları hazırlamak,
17. Defterdarlık hizmet binalarının jeneratör, kamera sistemi, giriş-çıkış ve
kontrol sistemine ilişkin işlemleri yürütmek,
Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü
Madde 13- (1) Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğünün Görevleri
a) Görevlendirilmeleri halinde genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerindeki
saymanlıklar ile genel ve özel bütçeli idarelere bağlı işletmelerdeki saymanlıklar ve
Defterdarlık milli emlak birimleri ve diğer birimlerinde denetim ve inceleme işlerini
yapmak,
b) Defterdar tarafından incelenmesi istenilen konular hakkında dosya
incelemesi yapmak,
c) İnceleme sırasında ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelerin edinilmesi amacıyla
ilgili müdürlükler (Tapu Müdürlükleri, Belediyeler, Mahkemeler, Saymanlıklar vs.)
ile yapılan yazışmaları hazırlamak ve gerekli görülen hallerde ilgili birimlerin
evrakları üzerinde incelemeler yapmak,
ç) Yetkili merciler tarafından görevlendirilmeleri halinde 4483 sayılı Memurlar
ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanuna göre yapılan ön
incelemelerde, hakkında inceleme yapılan, şikâyetçi ve şahitlerin ifadelerine
başvurmak,
d) Disipline aykırı fiil ve halleri görülenler hakkında alınan onaya istinaden
disiplin soruşturması yapmak,
e) Hazırlanan yıllık program çerçevesince farklı Defterdarlık birimlerinde
inceleme ve denetim yapmak,
f) Hizmetin geliştirilmesi amacıyla mevzuat ve uygulamaya ilişkin görüş ve
tekliflerde bulunmak üzere araştırmalar yapmak,
g) Yapılan incelemeler sonucunda inceleme raporu, değerleme raporu, ön
inceleme raporu, soruşturma raporu, genel kuruluş raporu, cevaplı rapor hazırlamak,
görüş öneri raporu hazırlamak ve hazırladıkları raporu koordinatörlüğe teslim etmek,
42
h) İlgili mevzuat hükümlerince oluşturulan komisyonlarda görev almak,
incelemeler yapmak ve raporlama yapmak,
i) Personel Müdürlüğü’nün hazırladığı eğitimlerde eğitici olarak görev almak,
(2) Servisler ve Görevleri
a) Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü aşağıdaki servislerden oluşur:
1. Evrak Servisi
2. Özlük Servisi
3. Arşiv Servisi
2.1. Evrak Servisi
2.1.1 Defterdarlıktan havale edilerek veya doğrudan yazılı veya elektronik
ortamda Koordinatörlüğe gelen bütün kağıt ve evrakları teslim almak,
2.1.2 Koordinatörlüğe gelen her türlü evrakın MEOP/Gelen evrak defteri
üzerinden kaydını yapmak,
2.1.3 Evraka takvim yılı itibariyle geliş sırasına göre gelen evrak numarası
vermek, MEOP üzerinden aylık olarak alınan Gelen Evrak Listesini yılı itibariyle
dosyalamak suretiyle saklamak,
2.1.4 Gelen her türlü evraka ait eklerin tam olup olmadığının kontrol edilerek
eksiklik olduğu takdirde bu hususu kayıt altına almak,
2.1.5 Gelen evrakın arkasına kaşe basmak ve varsa evveliyatı tespit edilerek
eklenmek suretiyle havale için Koordinatöre ibraz etmek,
2.1.6 Defterdarlık Uzmanları tarafından hazırlanıp zimmet defterine işlenerek
gönderilen raporları tarih/saat yazılmak suretiyle zimmetle teslim almak,
2.1.7 Koordinatörlükten, işlemi ve gereği yapılarak çıkan her türlü evrakın
MEOP/Giden evrak defteri üzerinden kaydını yapmak,
2.1.8 Giden evraka takvim yılı itibariyle gidiş sırasına göre evrak numarası
vermek,
2.1.9 MEOP üzerinden aylık olarak alınan giden evrak listesini yılı itibariyle
dosyalamak suretiyle saklamak,
2.1.10 İşlemi ve gereği yapılan yazıları, bilgi ve belgeler varsa ekleri ile
birlikte memur aracılığıyla veya posta yoluyla göndermek,
2.1.11 Posta defterini tutmak,
2.1.12 Amirin verdiği diğer iş ve işlemleri yapmak,
2.2. Özlük Servisi
2.2.1 Koordinatörlükte görevli personelin atama, görevden ayrılma,
görevlendirme, izin, rapor ve diğer işlemlerle ilgili özlük yazılarını yazmak,
dosyalarını oluşturmak, muhafaza etmek ve bu dosyaları yılsonunda Personel
Müdürlüğüne göndermek,
2.2.2 Koordinatörlüğün yazışmalarını yapmak, duyuruların yapılmasını ve
koordine edilmesini sağlamak,
43
2.2.3 Koordinatörlükte görevli Defterdarlık Uzmanları ve Yardımcılarının
sekreterlik hizmetlerini yürütmek,
2.2.4. Amirin verdiği diğer iş ve işlemleri yapmak,
2.3. Arşiv Servisi
2.3.1 Havale edilen işin evveliyatı mevcut ise, evveliyatıyla ilişkilendirilerek
veya dosya servislerde muhafaza edilmekte ise dosyasına bağlanıp gerekli kayıtlar
(MEOP/gelen evrak defteri/dosya gömleği vs.) yapılarak ilgilisine zimmet defteri ile
aynı gün imza karşılığı teslim etmek,
2.3.2 Havale edilen yeni bir iş ise, standart dosya planına göre dosya açılıp
gerekli kayıtlar (MEOP/gelen evrak defteri/dosya gömleği vs.) yapılarak, ilgili
Defterdarlık Uzmanına teslim etmek,
2.3.3 Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel ve Hizmete Özel yazıları, zarf açılmadan
zarf üzerindeki bilgilere dayanılarak evrak kayıt defterine kayıt yapıldıktan sonra
Koordinatöre teslim etmek,
2.3.4 Acele ve günlü yazı ve faksları, alındığı günün tarih ve saati yazıldıktan
sonra, aynı gün havalesi sağlanarak ilgilisine teslim etmek,
2.3.5 Defterdarlık Uzmanları tarafından Rapora bağlanan incelemeleri imza
karşılığı teslim almak ve Koordinatöre iletmek,
2.3.6 Koordinatör tarafından havale edilen Raporların yazışmasının yapılarak
Defterdarlığa intikalini sağlamak,
2.3.7 İstatistiki bilgilerin derlenmesi, değerlendirilmesi ve ilgili yerlere
iletilmesi işlemlerini yapmak,
2.3.8 Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tespiti, ayıklanması ve
saklanması ile saklanmasına lüzum görülmeyen malzemenin imha işlemlerini Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esasları doğrultusunda yerine getirmek,
2.3.9 Amirin verdiği diğer iş ve işlemleri yapmak,
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Sorumluluklar
Madde 14- (1) Defterdarlık görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir
şekilde yürütülmesi ve bu kapsamda kendi yöneticilerinin bilmesi gereken konuları
yöneticisine bildirme sorumluluğu tüm personele aittir.
(2) Yöneticiler; idari, hukuki ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin
mevzuata ve Defterdarlıkça belirlenen ilke ve prensiplere uygun bir şekilde yerine
getirilmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve
saydamlığın sağlanmasından ve görev ve yetkilerinden bir kısmının devredilmesi
44
halinde, kanuna aykırı olmamak şartıyla sınırlarını açıkça belirterek ve yazılı olarak
devretmekten sorumludur.
(3) Ayrıca Defterdar; yukarıda belirtilen sorumluluklara ilaveten,
sorumluluğu altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve
kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve
kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi ve izlenmesinden sorumludur.
İzleme (KOS 2.7.3)
Madde 15- (1) Defterdarlık birimlerinin operasyonel planda yer alan çalışmalarının
değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması, gelecek perspektifinin oluşturulması
ve kurumsal iletişimin geliştirilerek sorun çözme kapasitesinin artırılması amacıyla;
Defterdarın başkanlığında yöneticilerin katılımı ile yılda iki defadan az olmamak üzere
periyodik “Stratejik Yönetim ve İzleme” konulu toplantılar yapılır. Bu toplantılarda
birimlerin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler
değerlendirilir. Alınan kararların sonuçları bir sonraki toplantıda izlenir. Değerlendirme
sonuçları, toplantı tutanağı ile kayda alınır ve ilgili personele duyurulur. Toplantı
sekretarya hizmeti Personel Müdürlüğünce sağlanır.
(2) Müdürlük operasyonel planda yer alan çalışmalarının değerlendirilmesi ve
gerekli önlemlerin alınması, gelecek perspektifinin oluşturulması ve kurumsal iletişimin
geliştirilerek sorun çözme kapasitesinin artırılması amacıyla; Birim Amirinin
başkanlığında, birimdeki diğer yöneticiler ve görevli diğer personelin katılımı ile her yıl
Mart ve Eylül ayının ilk haftası içerisinde “Birim Durum Değerlendirme” toplantısı
yapılır. Bu toplantılarda servislerin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar,
görüş ve öneriler değerlendirilir. Alınan kararların sonuçları bir sonraki toplantıda
izlenir. Değerlendirme sonuçları, toplantı tutanağı ile kayda alınır ve ilgili personele
duyurulur. Ayrıca toplantı tutanağı ayın 15'ine kadar Defterdarlık Makamına sunulmak
üzere Personel Müdürlüğüne gönderilir.
Eğitim
Madde 16- (1) Özel yönetmeliği bulunan personelin eğitimi, yönetmelik hükümlerine
uygun olarak yerine getirilir.
(2)
Defterdarlıkta özel yönetmeliği bulunan görevliler dışındaki
personelin, mesleki yeterliliklerinin sürekliliğini sağlamak üzere
aşağıdaki hususlar düzenlenmiştir: (KOS 3.2.4)
1)
Bu kapsamdaki personel; bilgi, beceri ve donanımlarını artırarak
daha etkin ve verimli olmalarını, yeni gelişmeleri öğrenmelerini,
bireysel bilgi, beceri ve yetenekler edinmelerini sağlamak, bilgi
tazelemek, teknoloji kullanma kapasitelerini artırmak amacıyla
hizmet içi eğitim programlarına tabi tutulur.
Eğitim programlarının süreleri, ulaşılmak istenilen amaca uygun
olarak; programın yeri, eğitim görevlileri, eğitime katılanlar,
ayrılacak ödenek ve diğer programlarla ilişkisi gibi unsurların her
biri dikkate alınarak tespit edilir.
2)
45
(3) Hizmet içi eğitimler, Bakanlığın "Hizmet İçi Eğitim Planı ve
Uygulama Esasları" da dikkate alınarak Defterdarlıkça
düzenlenebilir veya personelin MAYEM tarafından düzenlenen
eğitimlere katılımları sağlanabilir. (KOS 3.2.4)
(4) Defterdarlık görev alanı ile ilgili olmak üzere yılda en az on beş (15)
saat eğitim programı düzenlenir. (KOS 3.2.4)
(5)
Personelin etik konusunda MAYEM tarafından verilmekte olan
periyodik eğitime katılmaları veya Defterdarlık bünyesinde bu
konuda eğitim almaları sağlanır. (KOS 1.3.7)
Devir ve Teslim (KFS 11.3.2)
Madde 17- (1) Çeşitli nedenlerle görevinden ayrılan personel;
a) Üzerinde bulunan görevlerle ilgili bilgi ve belgelere ait dosya ve
evrakı yöneticinin belirlediği sorumluya eksiksiz olarak teslim eder ve
bununla ilgili düzenlenen tutanağı yöneticisine verir.
b) Kendisine teslim edilmiş olan makine, araç, gereç ve malzemeleri
yetkililere teslim eder.
c) Rapor, Doküman ve Araç Gereç teslimini yapmadan ve başladığı
“Süreli İşleri” tamamlamadan görevinden ayrılamaz.
(2) Devir ve teslim ile yükümlü olanlar, bu işlemleri mevzuatında
belirlenen hükümlere göre yapar.
Yürürlük
Madde 18- (1) Bu Yönerge hükümleri Defterdarın onayıyla yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 19- (1) Bu Yönerge hükümlerini Defterdar yürütür.
Ekler
:
Ek A: Fonksiyonel Teşkilat Şemaları
Ek A/1: Muhakemat Müdürlüğü Fonksiyonel Teşkilat Şeması
Ek A/2: Muhasebe Müdürlüğü Fonksiyonel Teşkilat Şeması
Ek A/3: Milli Emlak Dairesi Başkanlığı Fonksiyonel Teşkilat Şeması
Ek A/4: Personel Müdürlüğü Fonksiyonel Teşkilat Şeması
Ek A/5: Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü Fonksiyonel Teşkilat Şeması
Ek B: Defterdarlık Görev Dağılımı Çizelgeleri
Ek B/1: Muhakemat Müdürlüğü Görev Dağılımı Çizelgesi
Ek B/2: Muhasebe Müdürlüğü Görev Dağılımı Çizelgesi
46
Ek B/3: Milli Emlak Dairesi Başkanlığı Görev Dağılımı Çizelgesi
Ek B/4: Personel Müdürlüğü Görev Dağılımı Çizelgesi
Ek B/5: Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü Görev Dağılımı Çizelgesi
47
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
0
File Size
906 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content