DOSYALAMA ve ARŞİVLEME ÜZERİNE - E

T.C.
NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
GENEL SEKRETERLİK
KURUM ARŞİVİ BİRİMİ
DOSYALAMA ve ARŞİVLEME ÜZERİNE BİLGİLENDİRME
TOPLANTISI
2014
Hazırlayan: Öğr. Gör. Seval TOKAY
1
Evrak (belge) nedir? Belge ve Doküman arasındaki
fark nedir?
Evrak: Kişi ve kurumlar tarafından bir işin yapılması sırasında
oluşturulan, teslim alınan, işlenen veya saklanan, biçimi veya
üzerinde bulunduğu ortam ne olursa olsun, kayıtlı bilgi (belge).
Arşivlik Malzeme: Arşiv malzemesinin henüz yarı güncel
aşamada olanlarına arşivlik malzeme adı verilir.
Arşiv Malzemesi: Evrakların değerlendirmeden sonra süresiz
olarak saklanması gerektiğine karar verilenlerine arşiv
malzemesi denir.
Sistem içi kullanım anlamlarıyla doküman, henüz ıslak imzalı
olmayan değiştirilebilen ve yasal dayanak olmayan belgedir.
Belge ise değiştirilemeyen, yasal dayanak olabilen imza sahibi,
oluşturma tarihi vb. bilgilerine haiz orijinalliği tartışılmayan
evraktır.
2
Dosyalama
• Dosyalama, kurum ve kuruluşlarda üretilen belgelerin düzenli
bir biçimde saklanması ve gerek duyulduğunda erişilmesi
amacıyla; bir dizi işlemi veya bu işlemlerden oluşan süreci
ifade etmek için kullanılan bir kavramdır.
• Belgelerin korunması ve devamlılığının sağlanabilmesi için
uygun dosyalama sisteminin oluşturulması son derece
önemlidir.
• Aynı amaçla üretilen belgelerden birinin ya da bir kaçının ait
olduğu dosyada yer almaması, dosyanın yapılan işi tüm
yönleriyle ortaya koyma fonksiyonunun yok olmasına neden
olmaktadır. Bu sebeple aynı konuda üretilen bütün belgelerin
aynı dosyalarda bulunmasına özen gösterilmelidir.
3
Dosyalama Sistemi
• Bir kurumda ne tür belgeler üretileceğini ya da ne tür
faaliyetlerin sonucunda üretileceğini,
• Üretilen ya da üretime neden olan belgelerin hangilerinin
dosyalanıp hangilerinin dosyalanmayacağını,
• Üretilen belgelerin bir dosya grubunda kendi içinde nasıl
derleneceğini,
• Belgelerin üretimlerinde belirli bir düzen kurulduktan sonra bu
düzenin günlük işlemler sırasında nasıl sürdürüleceğini
gösterir.
4
Neden Standartlaşma?
• Belge üretim çalışmalarının dosyalama sistemleriyle birlikte
ele alınması gerekir.
• Dosyalama sistemi oluşturulmadan üretilecek belgeler bir
anlam ifade etmeyecek, üretilen belgeler ise bir süre sonra
içinden çıkılmaz bir duruma gelecektir.
• Belgelerin üretimleri aşamasında, kurumun uygun bir
dosyalama sistemine sahip olması gereklidir.
• Belgelerin nelerle ilişkili olduğunun ve nereye konulacağının
bilinmesi gereklidir.
• Sistemsiz dosyalamada verilen isimler genellikle o an için
anlamlıdır.
• Kurum içindeki dosyalama sistemi genellikle bilinmez ve
dosyalara verilen adların gelecekte hangi nedenle verildiği
hatırlanmaz.
• Kurum içinde başka adlar altında aynı konu için başka dosyalar
açılabilir.
5
yolluk
828
841
841.01.02
841.02
841.02.01
841.02.06
841.02.17
903
903.02.02
903.03.02
903.05
903.05.02
903.05.03
903.06
903.07
903.07.01
903.07.02
903.07.03
vekalet
110
110.01.14
115
115.04
201
201.03
646
856
804.01
849
828:
849:
856:
Tanıtım ve Yayın İşleri, Tercüme İşleri
Banka İşlemleri
Mali İşler, Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlileri
Kurumumuza ait olmayan kodlar
903
903.02
903.02.02
903.05
903.05.01
903.05.02
903.07
903.07.01
903.07.02
903.07.04
903.99
929
fazla mesai
040.02
050.01.04
110
110.11.05
622.01
841
900
903
929
staj
010
106.06
200
202
220.05
300
302
302.04.10
302.06
302.08.01
302.15
302.99
304
304.03
309
622.03
730
773
773.02
773.03
773.99
820
841.02.17
900
903
903.07.02
912
917
934.01.02
mezuniyet
300
301.11
302
302.10
302.10.01
302.10.03
302.11.03
302.15
302.15.03
302.15.06
302.15.08
309
399
903
transkript
300
301.06
302.03.02
302.04.16
302.10
302.10.01
302.10.04
302.11.03
302.15
geçici
mezuniyet
302.15.06
302.15.08
302.15.03
302
kurum içi
kurum dışı
yıllık izin görevlendirme görevlendirme
050.02
903
903
755
903.07.01
903.07.02
774.08
841.02
900
903
903.05
903.05.01
903.05.02
903.05.03
903.05.05
903.07.01
903.07.02
903.07.03
Aynı evrağın farklı kodlar ile tanımlanması, standartsızlık
Harcama
Yetkilisi
841.02.01
849
856
900
903
903.02.02
903.07
903.07.02
Gerçekleştirme
Görevlisi
110.01.14
115.04
170
210
601.01
604.01
604.01.02
604.02
641
755
856
6
Sadece Dosyalama için kullanılması gereken ancak yazışmada da kullanılan HATALI kod örneği
7
Sadece Dosyalama için kullanılması gereken ancak yazışmada da kullanılan HATALI kod örneği
8
Evrak bilgisi tamamen boş kayıt örneği
9
1 den fazla Dosya Plan Kodu verilmiş evraklar
10
Dosya Plan Kodu verilmemiş evraklar
11
Standart Dosya Planı nedir?
• Standart Dosya Planı, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile
uygulamaya konulmuş, tüm kamu kurumlarının standart
olarak aynı tip dosyalamayı yapmasını amaçlayan bir sistemdir.
• Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet
raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı
kullanılmıştır.
• Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak
adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili
açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığındadır.
• Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak
nitelendirilen birimler ile her kurum ve kuruluşta benzer
hizmet yürüten birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili
açılması gereken dosyalar ise 600-999 sayısal aralığında
numaralandırılmıştır.
12
13
14
• Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında
tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini
ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası
cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.
• Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede
dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya
numarası belirlenmelidir.
• Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından
gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.
15
• Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve
sonu “9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış
“Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına
rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini
ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile
ilişkilendirilemeyecek)
yazıların
kodlanmasında
ve
dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır.
• Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla
dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de
ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.
• Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya
konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade
eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli
konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır.
Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular
yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir.
16
Yazışma kodlarının standart kullanımı ve dosyalamanın
standartlaştırılması
•
•
•
•
•
•
•
Yazışmalarda ve dosyalamada standartlaşmayı hedefleyen SDP
kullanımı sırasında;
SDP nin sadece sayı kısmında kullanılması dosyalamada dikkate
alınmaması, evrakların gelen giden evrak olarak dosyalanması
Birbiri ile karıştırılabilecek kodlar içerisinde hangisinin
kullanılması gerektiği konusunda kurum standardının olmaması
Hatalı kod kullanımı
Başka kurumlara ait ana hizmet kodlarının kullanılması
Sadece dosyalamada kullanılabilecek olan kodların (örn. 020
olurlar, 030 anlaşma sözleşme ve protokoller) yazışmalarda da
kullanılması
Diğer kodunun çok fazla kullanılması
Genel (000) adı altında yazışma ve dosyalama yapılması
gibi yaygın olarak yapılan hatalar vardır. SDP nin yazışmalarda ve
dosyalamada kullanımında birim içi ve kurum içi standartlaşma
gerekmektedir.
17
SDP kod kullanımı ve Dosyalamada yapılan genel
hatalar
• Üniversitemiz tarafından YÖK için hazırlanan ana hizmet
kodlarının bulunduğu Standart Dosya Planı kullanılmaktadır.
• 000 – 020 – 030 – 804 gibi bazı kodlar sadece dosyalama
kodları olup yazışmalarda kullanılmaması gerekmektedir.
Ancak birimlerimizde bu kodlar altında da yazışmalar
yapılmaktadır.
• 804 Gelen Giden Evrak kodu bazı birimlerde dosyalama için
kullanılmaktadır ancak bu kod sadece Genel Evrak birimi evrak
tutuyorsa kullanılması gereken bir koddur ve birimlerde
kullanılması yanlıştır. Toplam 496 adet evrak için bu kod
altında yazışma yapılmıştır.
• Kurumumuzda farklı birimlerde hem yazışmalarda hem de
dosyalamalarda yanlış bir uygulama örneği olarak
kullanılmıştır .
18
Sadece Genel Evrak biriminin dosyalama için kullanabileceği 804 kodunun yazışmada da kullanılması
19
• 000 genel kodu dosyalama sırasında 000 – 99 arası kod
aralığına ait çok az evrak bulunması durumunda evrakların
dosyalanması için kullanılabilecek bir koddur ve yazışmalarda
kullanılmaması gerekmektedir. Toplam 267 adet evrak için bu
kod altında yazışma yapılmıştır.
20
• 020 olurlar, onaylar kodu görevlendirme gibi alınan herhangi bir
olurda tüm olurların bir arada dosyalanmasının istenmesi
durumunda kullanılması gereken bir koddur ve bu kodla yazışma
yapılmaması gerekmektedir. Toplam 208 adet evrak için bu kod
altında yazışma yapılmıştır.
21
• 030 anlaşma, sözleşme ve protokoller kodu herhangi bir faaliyete
konu anlaşmaların bir arada dosyalanmasının istenmesi
durumunda kullanılması gereken bir koddur ve bu kodla yazışma
yapılmaması gerekmektedir. Toplam 195 adet evrak için bu kod
altında yazışma yapılmıştır.
22
• SDP kodları Devlet Arşivleri tarafından yayınlanmıştır ve belirli
zamanlarda güncellemeler yapılmıştır.
• YÖK için hazırlanmış olan SDP 2009 yılında yayınlanmıştır.
Devlet Arşivleri 2011 yılında genel hizmet kodlarında
revizyona giderek sitesinde yayınlamış ancak YÖK bu revizyonu
kendi planlarına yansıtmamıştır.
• Sonuç olarak şuan YÖK sitesinde yer alan SDP eksik bilgi
içermekte olduğundan 2014 yılı itibariyle kurumumuz bu
listeyi kullanmamaktadır.
• SGB.net üzerinde de gerekli güncellemeler yapılacaktır.
23
SGB.net evrak takip sistemimizde hatalı kod
kullanımı
• 2013 yılında Standart Dosya Planının evraklarda kullanımı
sırasında geçilen SGB.net sistemi Maliye Bakanlığı kaynaklıdır.
• Bu durum nedeniyle SGB.net sisteminde her kuruma özel olan
100 – 599 kod alanı Ana hizmet kodları Maliye Bakanlığı’na
özel olan kodlar kalmıştır.
• Belirli bir süre sonra YÖK’e ait mevcut ana hizmet kodları
konmuş ancak YÖK’e ait olmayan kodlar kaldırılamamıştır.
• Bu durum sistemin kullanılmaya başlandığı günden itibaren
yanlış kod kullanımımıza sebep olmuştur.
• SGB.net üzerinde de gerekli güncellemeler yapılacaktır.
24
• Hatalı kullanılan kod adedi
2013 yılında 1287, 2014
yılında 91 adettir.
• 31.01.2014 tarihinde tüm
daire başkanları, fakülte
sekreterleri ve birim arşivi
sorumlularına hatalı kodlarla
ilgili bilgi verilmiştir.
• 330 kodu altında yapılan
Ulusal Erişilebilirlik İzleme
Sistemi konulu yazışmalar
Aile ve Sosyal Politikalar
Bakanlığı’na ait ana hizmet
kodları içerisindedir. Burada
bulunan 330 kodu Maliye
Bakanlığı’na aittir ve her iki
durumda da kullanılması
yanlıştır.
YÖK SDP’YE AİT OLMAYAN KULLANILMAMASI GEREKEN KODLAR VE SGB.NET İÇERİSİNDE KULLANIM ADETLERİ
KOD
2013
ADET
110
317
115
110
120
43
125
187
2014
ADET
KONU ADI
20 Personel Mevzuatı işleri
AÇIKLAMA
YÖK'e ait olmayan kod
3 İdari Davalar ve Savunmaya Esas Görüşler
5 Maaş ve Yük Hesapları
YÖK'e ait olmayan kod
1 Harcırah Mevzuatı İşleri
YÖK'e ait olmayan kod
YÖK'e ait olmayan kod
YÖK'e ait olmayan kod
130
3
1 Sosyal Sigorta Mevzuatı İşleri
135
0
0 Sosyal Yardım Mevzuatı İşleri
YÖK'e ait olmayan kod
140
19
1 İş Hukuku Mevzuatı İşleri
YÖK'e ait olmayan kod
0 Sağlık Ekonomisi ve Mevzuatı İşleri
YÖK'e ait olmayan kod
145
5
150
39
4 Taşıt Mevzuatı İşleri
YÖK'e ait olmayan kod
155
17
0 İhale Mevzuatı İşleri
YÖK'e ait olmayan kod
160
3
0 Kamu Sosyal Tesisleri ve Yurtdışı Kira Katkısı
YÖK'e ait olmayan kod
165
0
0 İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma
YÖK'e ait olmayan kod
170
8
2 Mali Yönetim ve Kontrol / Merkezi Uyumlaştırma
YÖK'e ait olmayan kod
210
204
20 Muhasebe İşlemleri
220
31
5 Muhasebe Dışı İşlemler
225
217
23 Döner Sermaye İşlemleri
YÖK'e ait olmayan kod
YÖK'e ait olmayan kod
YÖK'e ait olmayan kod
4 Pay ve Fon İşlemleri
YÖK'e ait olmayan kod
230
24
235
0
0 Değerli Kağıt İşlemleri
YÖK'e ait olmayan kod
240
1
0 Kıymetli ve Basılı Kâğıtlar
YÖK'e ait olmayan kod
245
0
0 Vize Bandrol Pulu ve Vize Etiketi
YÖK'e ait olmayan kod
250
4
0 Gelir Gider Belgeleri Gönderme İşlemleri
YÖK'e ait olmayan kod
YÖK'e ait olmayan kod
320
16
0 Taşınır Mal
330 *
31
0 Uluslararası Emlak
YÖK'e ait olmayan kod
YÖK'e ait olmayan kod
335
0
0 Taktir ve Tevzii Komisyonu İşlemleri
349
2
2 Milli Emlak İle İlgili Diğer İşler
YÖK'e ait olmayan kod
350
0
0 Mali Suçların Araştırılması
YÖK'e ait olmayan kod
360
3
0 Bildirimler
YÖK'e ait olmayan kod
370
3
0 Yükümlüler ve Uyum Görevlileri
YÖK'e ait olmayan kod
TOPLAM
1287
91
v 330 kodu altında yapılan Ulusal Erişilebilirlik İzleme Sistemi konulu yazışmalar Aile ve Sosyal Politikalar
Bakanlığı’na ait ana hizmet kodları içerisindedir. Burada bulunan 330 kodu Maliye Bakanlığı’na aittir ve her iki
durumda da kullanılması yanlıştır.
25
Belgenin yaşam döngüsü, saklama nedenleri,
Arşivin önemi
• Belgeler dört evre içerisinde değerlendirilir;
ü
ü
ü
ü
Üretim, idari kullanım
yarı güncel veya güncel olmayan depolama
değerlendirme-ayıklama-imha
son düzenleme.
• İlk evrede kurumsal işlemler için gerekli olan belgelerin üretimi
gerçekleştirilir. İkinci evrede, belgelerin kullanımı ve erişimi ile ilgili
çeşitli konular ele alınmaktadır (birim, birim arşivi). Daha sonra
belgeler, depolama ve erişimin daha güçlü bir şekilde yapıldığı belge
merkezi (kurum arşivi) adıyla bilinen ara depolara nakledilir.
• Güncel, idari, mali ve yasal kullanım değerlerini kaybetmiş belgeler,
yaşam döngüsünün son evresinde harcanmış bilgi kaynağı olarak
görülürler. Söz konusu belgeler imha edilir, tarihsel ya da herhangi
bir araştırma değerine sahip olan belgeler ise korunurlar.
26
• Yazışmaların arşivsel çalışmaları etkileyecek en önemli
aşaması, onların üretimleri aşamasıdır. Çünkü arşivlerde
düzenleme, kullanım ve tasfiye işlemlerinin kolay ya da
zor olmasını, güncel ve yarı güncel dönemde belgeler
üzerinde yapılan işlemler belirlemektedir. Yazışmaların
arşivlerde nitelikli bir yapıda saklanması için uygun bir
dosyalama mantığı içinde dosyalanması önemlidir.
• Uzun süreli saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin
ayıklanması, gerekli görülenlerinin korunması ile hem
birimlerde ve birim arşivlerinde, hem de son
düzenlemenin yapılacağı kurum arşivlerinde zaman, para
ve işgücünden tasarruf elde edilecektir.
• Yazışma üretiminin kontrol altına alınması ve bunların
yaşam döngüsü içinde gereğince yönetilmesi, yalnızca
birimleri değil, yazışmaların sürekli korunacağı yer olan
birim ve kurum arşivini de olumlu yönde etkilemektedir.
27
• Kurumumuz; arşiv yönetimini bağlayan mevzuatlar
doğrultusunda (16.5.1988/19816 devlet arşiv hizmetleri hakkında
yönetmelik ve 28.9.1988/3473 muhafazasına lüzum kalmayan evrak
ve malzemenin yok edilmesi hakkında kanun hükmünde
kararnamenin değiştirilerek kabulü hakkında kanun);
•
•
•
•
•
•
•
Dosyalama,
Birim arşivleri oluşturma,
Kurum arşivleri oluşturma,
Birim ve arşivler arasında evrak devri,
Tasnif,
Ayıklama – İmha,
Devlet arşivlerine evrak devri
yapmakla mükelleftir.
28
Birim Arşivi ve Kurum Arşivi oluşturma
• Birim Arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri
sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli
birimlerinde, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde
kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv
birimleridir. (taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan
arşivler de birim arşivi sayılır.)
• Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde
yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim
arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî
arşivlerdir.
29
• Üniversitemizde evrakların bürolara sığmaması neticesiyle
kendiliğinden teşekkül etmiş bazı birim arşivleri
bulunmaktadır. Ancak birim arşivlerinin standartlaştırılması ve
kurum arşivinin kurulması çalışmaları 2013 yılı itibariyle
başlamıştır.
• Yine 2013 yılında tüm birimlerden birim arşiv sorumlusu bir
kişinin tespit edilmesi talep edilmiştir. Bu talep doğrultusunda
belirlenen kişiler ile kurum arşivi birimi daima iletişim içinde
olacak ve 2014 yılı itibariyle birim arşivlerinin
standartlaştırılması için birim arşivi sorumluları ile birlikte
çalışılacaktır.
30
• 2014 yılı başı itibariyle dosyalamada standartlaşmayı sağlamak
adına tüm birimlerle eğitim dokümanları paylaşılmıştır. Bu
dokümanların sonucunda mevcut dosyalarda olması gereken
Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarının oluşturulması
sağlanacak ve mevcut dosyalama şeklimizle ilgili ön bilgiler
toplanacaktır.
31
Evrak Envanterlerinin Çıkarılması
• Belgelerin yaşam döngüsünü içeren evrelerde kurumda belge
ve dosya işlemlerinin daha nitelikli yürütülebilmesi için analiz
çalışmaları yapılması gerekir.
• Yapılan bu analiz çalışmaları, dosyalama işlemlerinin her
aşamasının planlanması ve yürütülmesinde yol gösterici
olacaktır.
• Bu çalışmalarla, kurumda birimlere göre üretilen belge
miktarı, hangi tür belgelerin üretildiği, saklanmakta olan belge
serileri, hangi tarihleri kapsadığı, hangi formatta saklandığı,
gizlilik ölçütleri ve kopya bilgileri gibi belge ve dosya işlemleri
ile ilgili her türlü bilgi toplanacaktır.
• Bu bağlamda belge envanter çalışması, belgelerin kurumun
amaçları doğrultusunda daha nitelikli bir biçimde üretilmesini
ve işleme konulmasını sağlayacaktır.
• Belgelerin hangi birimde ne kadar üretildiği ve ne kadar süre
ile birimlerde, birim ve kurum arşivlerinde tutulacağı gibi
bilgiler, belge envanter çalışması ile belirlenecektir.
32
• Kurumumuzda Evrak Envanterlerinin çıkarılabilmesi için
bir form ve bu formun nasıl doldurulacağı, her maddenin
açıklamalarını içeren doküman hazırlanmıştır.
• Verilecek eğitimlerden sonra bu formun anket olarak tüm
birimler tarafından doldurulması sonrasında ziyaretler
yapılarak formlar teyit edilecektir.
• Bu formlarla toplanan bilgiler sonucunda her birimin
ürettiği dosyalar, fiziki arşiv ihtiyaçları belirlenecek ve
saklama planları oluşturulacaktır.
33
34
Saklama Planları
• Üretilen ve birimin ihtiyacı bitene kadar kullanılan evraklar
belirli bir zaman dilimi sonunda nihai işleme tabi tutulurlar.
Değerlendirme adını alan bu nihai işlem sonucunda aşağıdaki
işlemlerden gerekli olan uygulanır. Bu işlemler devlet arşivleri
tarafından aşağıdaki gibi kodlanmıştır.
•
•
•
•
•
•
•
•
Saklama Kodları
A - Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderilir.
A1 - Örnek Yıllar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderilir.
A2 - Örnek Seçilenler Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne
gönderilir.
A3 - Özellikli Olanlar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne
gönderilir.
B - Kurumda saklanır.
C
- Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.
D - Devlet Arşivine gönderilmez
35
• Saklama planları tüm kurumların ürettikleri evrakların nihai
işleme ne zaman tabi tutulacağını ve bu işlem sonucunda ne
olacağını yasal, idari, tarihi, araştırma değerleri açısından
değerlendirip uygulanmasını sağlamaktadır.
• Devlet arşivleri tarafından yapılan bir çalışma ile Tespit ve
Değerlendirme formları hazırlanarak bazı belgelerin dosya
bazında saklama süresi ve nihai işlemi ile ilgili bilgi
hazırlanmıştır. Bu bilgi tavsiye niteliğindedir.
• Buna paralel olarak Saklama Süreli Standart Dosya Planı
çalışması da yapılmış ve YÖK kurumlarının ana hizmet birimleri
için belge bazında saklama süreleri tespit edilmiştir.
• Evrak envanter formlarının doldurulmasından sonra üretilen
tüm belgeler için dosya bazında saklama süresi tespitine
gidilecektir.
• Devlet arşivlerinden onay alınarak bu sistemin hem fiziki hem
de
elektronik
arşiv
yönetiminde
kullanılması
hedeflenmektedir.
36
37
38
Ayıklama imha, Arşive belge devri
• Bilindiği gibi, çoğu kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle dolu
olduğu halde, bu belgelere erişim imkânı mevcut değildir. Bunun
başlıca sebebi ise, düzenli bir ayıklama ve imha işleminin
yapılamayışıdır. Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin
imhası, arşivlerde yığınların oluşmasına mani olacak ve arşivlerin
kullanımını rahatlatacak, düzenli bir çalışma imkanı sağlayacaktır.
• Ayıklama imha çalışmasının yararları;
ü Muhafazasına lüzum kalmayan malzeme ile arşiv malzemesi ve
arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemeyi birbirinden ayırmak
ü Arşivlerde gereksiz evrak ve malzemenin saklanmasını önlemek
ü Depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek
ü İş kaybına mani olmak, istenen evrak ve malzemeye kolay
ulaşmayı sağlamak
ü Arşiv araç, gereç ve mekânları için yapılacak masrafları azaltmak
ü Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin daha iyi şartlarda
muhafazasını temin etmek
ü Kurumda saklanacak arşivlik malzemeyi tespit etmek
ü Devlet arşivine devredilecek arşiv malzemesini tespit etmek
39
• Kurumumuz, fiziksel dosyalama sistemleri ve arşivlerle ilgili
çalışmaları tamamladığında Elektronik Belge Yönetim
Sistemine (EBYS) geçmeye hazır hale gelecektir.
• Üniversitemiz genç bir kurum olması nedeniyle atik ve
gelişmeleri yakından takip edebilir konumdadır ve çağımızın
en önemli katma değeri Bilgi Yönetim Sistemi üniversitemiz
tarafından bir kültür olarak benimsendiğinde hem öğrenciler
hem personel tarafında gözle görülür memnuniyet
yaşanacaktır.
• Bilgi Yönetimi bir takım çalışmasıdır ve Kurum Arşiv Birimi
yürütülecek çalışmalarda tüm birimlerin katkı ve destekleriyle
faaliyetlerini sürdürecektir.
40

Download Report