close

Enter

Log in using OpenID

Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

embedDownload
YAZILIM PROJE YÖNETİMİ
Yrd.Doç.Dr.Hacer KARACAN
İçerik

Proje İzleme ve Kontrol

Kapsam Kontrolü

Takvim Kontrolü

Maliyet Kontrolü

Kalite Kontrolü

Tedarik Kontrolü

Değişikliklerin İzlenmesi ve Kontrolü
Proje İzleme ve Kontrol

Bütün projelerin onaylanmış Proje Yönetim Planı ve temel
çizgilere göre izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekir

Amaç:



proje performansının Proje Yönetim Planı ve temel çizgilere göre
izlenmesi ve kontrol edilmesi,
(varsa) sapmaların belirlenmesi
tespit edilen sapmaların giderilmesi
Proje İzleme ve Kontrol

Proje izleme ve kontrolün temelini oluşturan adımlar:

Projenin o anki durumunu belirlemek için bilgi toplanır

Gerçek durum ile plan arasındaki sapmalar belirlenir ve analiz
edilir.

Sapmaların nedenleri belirlenir

Eğer gerekliyse düzeltici eylemler geliştirilir ve değerlendirilir

Düzeltici eylemler gözden geçirilir, onaylanır ve uygulanır

Proje planları ve temel çizgiler güncellenir ve paydaşlarla
paylaşılır
Proje İzleme ve Kontrol

Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü şu aktiviteleri;
 Proje kapsamının kontrolü
 Takvimin kontrolü
 Maliyetlerin Kontrolü
 Kalite Kontrolü
 Risklerin izlenmesi ve kontrolü
 Tedariklerin izlenmesi ve kontrolü
 Değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi
VE
 toplanan verilerin raporlanarak bu raporların analiz edilmesi ve
gerekli düzeltici faaliyetleri
içerir.
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü

Proje başlangıcından proje sonlanıncaya kadar devam eden
projenin durumunu planlanan ile karşılaştırma sürecidir

Bu süreçte veriler toplanır, ölçümler yapılır ve performans
raporlaması yapılır

Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolünün sonucu olarak
değişiklik istekleri, Proje Yönetim Planı güncellemeleri ortaya
çıkabilir

Bu süreç sayesinde projenin gidişatı ve dikkat edilmesi gereken
alanların saptanabilmesi konusunda fikir sahibi olunur
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü

Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü sürecinin bir parçası
olarak
 Gerçekleşen proje performansını proje yönetim planıyla
karşılaştırmak
 Performans değerlendirmesi ile düzeltici veya önleyici faaliyetin
gerekli olup olmadığını belirlemek ve gerekirse düzeltici veya
önleyici eylem önermek
 Mevcut riskleri izlemek, denetlemek varsa yeni riskleri
belirlemek ve durumlarını raporlamak
 Raporlama, ölçüm ve tahminler için gerekli bilgileri toplamak
 Değişikliklerin
izlenmesi ve kontrolü ve onaylanan
değişikliklerin izlenmesi gerçekleştirilir
Proje Kapsam Kontrolü

Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel
çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir

Planlama aşamasında oluşturulan İş Kırılım Yapısında meydana
gelecek her türlü değişiklik kapsam değişikliği olarak
değerlendirilir

İKY de yapılacak olan her türlü değişiklik onaylı değişiklik
olmalıdır

Böyle bir durumda etkilenen tüm dokümanlar güncellenmeli ve
yeni temel çizgi oluşturularak kapsam kaymasına engel
olunmalıdır
Takvim Kontrolü

Takvimin kontrol edilmesi
gerçekleştirilmelidir:
için
düzenli
olarak
şu
işler

Takvimin mevcut durumunun belirlenmesi

Projenin gidişatını görmek için performans gözden geçirmelerinin
yapılması

Kalan işler için süre kestirimlerinin yenilenmesi

Takvimin planla uyumlu hale getirilmesi için varsayım senaryo analizleri ve
kaynak dengelemelerinin gerçekleştirilmesi

Takvim değişikliğine neden olan faktörlerin kontrol edilmesi

Takvim temel çizgisine göre sapma analizi yapılması

Takvimde değişiklik olup olmadığının belirlenmesi

Gerçekleşen değişikliklerin yönetilmesi
Maliyet Kontrolü

Proje bütçesini güncellemek üzere maliyet temel çizgisindeki
değişikliklerin yönetilmesi sürecidir

Proje Yönetim Planının bir parçası olan Maliyet yönetim planı
temel alınarak gerçekleştirilir

Maliyetin izlenmesi ve kontrolü harcamalar ile gerçekleşmeler
arasındaki ilişkinin belirlenmesine dayanır

Olası bir değişiklik, değişiklik kontrolü süreçleri uygulanarak
gerçekleştirilir
Maliyet Kontrolü

Projelerde maliyet kontrolü temel olarak aşağıdaki öğeleri içerir

Onaylanan maliyet temel çizgisinde değişikliklere yol açan
faktörlerin değerlendirilmesi

Değişiklik isteklerinin
yönetilmesi

Harcamalara karşı gerçekleştirilen işlerin izlenmesi

Oluşan sapmaların izlenmesi

Tüm paydaşların, onaylanan değişiklikler ve bunlarla ilgili
maliyetler konusunda bilgilendirilmesi

Maliyet aşımlarının planlanan sınırlar içerisinde tutulması için
gerekli aksiyonların alınması
değerlendirilmesi, uygulanması
ve
Kazanılmış Değer Analizi

Kapsam, maliyet ve zaman ölçümlerinin entegre edilerek proje
performansını ve ilerlemesini ölçmeye ve değerlendirmeye
yardımcı olan bir yöntemdir

Bu yöntemde planlanan değer, kazanılmış değer ve gerçek
maliyetler sürekli olarak izlenir

Kazanılmış değer analizi ile bulunan bütün değerler bu analizin
gerçekleştirildiği andaki veriler dâhilinde öngörülen değerlerdir.

Projenin
ilerleyen
safhalarında
kazanılmış
değer
analizi
gerçekleştirildiğinde değişen veriler doğrultusunda öngörüler de
değişebilir
Kazanılmış Değer Analizi

Planlanan Değer (Planned Value - PV)

Bir aktivite ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek
çalışmalar için tahsis edilen onaylanmış bütçedir

Bu bütçe planlama safhasında belirlenir ve “planlanan iş için
bütçelenmiş maliyet” olarak da isimlendirilebilir

Diğer bir deyişle planlanan değer bugün itibari ile planlanan işin
tahmin edilen değeridir
Kazanılmış Değer Analizi

Kazanılmış Değer (Earned Value – EV)

Bir aktivite ya da iş kırılım yapısı bileşeni için o ana kadar
gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe
çerçevesinde ifade edilen değeridir.

Diğer bir deyişle bugün itibari ile gerçekleştirilen işin tahmin
edilen değeridir ve genellikle işin yüzdesi olarak verilir
Kazanılmış Değer Analizi

Gerçekleşen Maliyet (Actual Cost – AC)


Tamamlanma Maliyeti (Bütçe) (Budget at Completion – BAC)


Bir aktivite ya da iş kırılım yapısı bileşeni için yerine getirilen
çalışmaların tamamlanması için gerçekleşen toplam maliyettir
Planlanmış proje bütçesidir ve her şeyin plana göre gitmesi
durumunda projenin nihai maliyetini tanımlar
Tamamlanma Maliyet Tahmini (Estimate at Completion – EAC)

Bugün itibari ile projenin tamamlanması durumunda ortaya çıkacak
maliyet tahminidir.
EAC = BAC/CPI
Kazanılmış Değer Analizi

Tamamlanma için Gerekli maliyet Tahmini (Estimate to
Complete – ETC)

Bugün itibari ile projenin tamamlanması için gerekli tahmini
maliyettir
ETC = EAC – AC = (BAC-EV) / CPI

Sapma/Varyans (Variance at Completion - VAC)

Bugün itibari ile projenin sonunda beklenen bütçe aşımı veya
bütçenin altında kalma tahminidir.
VAC = BAC – EAC
Kazanılmış Değer Analizi

Takvim Varyansı (Schedule Variance – SV)

Kazanılmış değerden planlanmış değer çıkarılarak bulunur.
SV = EV – PV


Eksi değer proje takviminde gecikme olduğunu, artı değer ise proje
takviminin planlanandan önde gittiğini gösterir
Maliyet Varyansı (Cost Variance – CV)

Kazanılmış değerden gerçekleşen maliyet çıkarılarak bulunur.
CV = EV- AC

Eksi değer proje planlanan bütçenin aşıldığını, artı değer ise planlanan
bütçenin altında kalındığını gösterir
Kazanılmış Değer Analizi

Takvim Performans İndeksi (Schedule Performance Index – SPI)

Kazanılmış değerin Planlanan değere bölünmesi ile bulunur ve
takvimsel olarak planlananın yüzde kaçı kadar ilerlendiğini gösterir.
SPI = EV/PV

Sonuç;

1 (bir) den küçük  proje takvimsel olarak planlananın gerisinde

1 (bir) den büyük  proje olması planlanan takvimin önünde
Kazanılmış Değer Analizi

Maliyet Performans İndeksi (Cost Performance Index – CPI)
 Kazanılmış değerin gerçekleşen maliyete bölünmesi ile elde edilir
ve bir birimlik harcamaya kaç birimlik geri dönüş alındığını
gösterir.
CPI = EV/AC

Sonuç;

1 (bir) den küçük  planlanan bütçesini aştı

1 (bir) den büyük  proje planlanan bütçenin altında kaldı
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek





10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın
2500 satırlık bölümü tamamlanmış
Bu problem için
gerçekleştirilirse...
takvim
ve
maliyet
performans
analizi
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek






10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın
2500 satırlık bölümü tamamlanmış
Bütçe $600.000 dır (BAC = $600.000) ve zamanla değişmez
Kazanılmış değer = EV = BAC x (tamamlanan iş/yapılması
gereken toplam iş) formülünden
EV = 600.000 x (2500/10000)=$150.000 olarak bulunur.
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek






10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın
2500 satırlık bölümü tamamlanmış
Gerçekleşen Maliyet = AC = $125.000
Planlanan Değer = PV = BAC x (geçen zaman/proje zamanı)
formülünden
PV = 600.000 x (4/12) = $200.000 olarak bulunur
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek




10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın 2500
satırlık bölümü tamamlanmış

Bu veriler kullanılarak projenin bütçe performansı için

CV = 150.000 – 125.000 = 25.000

sıfırdan büyük  projenin bütçe performansı beklenenden iyi

Bütçe performansını değerlendirmenin bir başka yolu olarak;

CPI = EV/AC = 150.000/125.000 = 1,2


1 den büyük  projenin bütçe performansı beklenenden iyi
Proje için harcanan her $1 için projeden $1,2 değer elde edildiğini gösterir.
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek






10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın
2500 satırlık bölümü tamamlanmış
Projenin takvim performansı için bulunan değer:
SV = 150.000 – 200.000 = -50.000

sıfırdan küçük  proje takvimi planlanandan geride
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek






10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın
2500 satırlık bölümü tamamlanmış
Takvim performansı “Takvim Performans İndeksi” SPI kullanılarak;
SPI = EV/PV = 150.000/200.00 = 0,75 olarak bulunur

bu değer takvimin planlananın %75 inde olduğunu gösterir.
Kazanılmış Değer Analizi - Örnek







10000 satırlık bir yazılım projesi
$600.000 maliyet
her hafta eşit iş yapılarak 12 hafta sürmesi planlanmış
İlk 4 haftanın sonunda $125.000 lık bir harcama ile kodlamanın
2500 satırlık bölümü tamamlanmış
Tamamlanma maliyet tahmini = EAC = BAC/CPI = 600.000 / 1,2
= $500.000 olarak bulunur
Tamamlanma için gerekli Maliyet tahmini de ETC=(BAC– EV)/CPI
formülünden $375.000 olarak bulunur.
Maliyet Varyansı = 600.000-500.000 = $100.000 olarak bulunur
Kalite Kontrolü

Kalite
kontrolünün
gerçekleştirilmesi,
performansı
değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere
kalite aktivitesinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve
kaydetmeyi içerir.

Teslimatların tanımlanmış kalite standartlarına uyup uymadığı
kontrol edilir
Kalite Kontrolü

Kalite kontrolünün gerçekleştirilmesinde çoğunlukla kullanılan
metotlar aşağıda listelenmiştir:

Neden sonuç diyagramları

Kontrol grafikleri

Akış şeması

Histogram

Pareto grafiği

Eğilim grafiği

Dağılım şeması

İstatiksel örnekleme

Tetkik gerçekleştirme
Neden Sonuç Diyagramları

Risk analizinde de kullanılan bu yöntem bir problemin sadece
görünen nedenlerini değil potansiyel nedenlerini de ortaya
çıkarmada kullanılır

Ishikawa ve balık kılçığı diyagramları olarak da bilinir.

Problemin tüm sebeplerinin ortaya koyulmasını, belirlenmesini ve
bir grafik üzerinde gösterilmesini sağlar

Bir problemi oluşturan ana sebepler ve alt sebepler (sebeplerin
sebepleri) hiyerarşik bir şekilde görülebilir
Neden Sonuç Diyagramları
Ana sebep-1
Ana sebep-2
1. seviye alt sebep
2. seviye alt sebep
1. seviye alt sebep
Problem
1. seviye alt sebep
Ana sebep-3
Ana sebep-4
Kontrol Grafikleri

Bir sürecin sonuçlarını ölçmek ve grafik formunda göstermek için
kullanılır

Bir sürecin zaman içerisinde nasıl bir davranış gösterdiğini ve ne
zaman kontrolden çıkma durumunda olabileceğini ortaya koyar

Kontrol grafiklerinde hedeflenen ortalama değer, alt ve üst
limitler belirlenir ve süreç çıktılarının bu kontrol limitleri
dâhilinde olması beklenir
Kontrol Grafikleri

Bir süreç:

Verinin üst veya alt kontrol limitlerini aşması durumunda
veya

Alt ve üst limitlerin içerisinde kalmasına rağmen peş peşe 7
verinin hedeflenen ortalama değerin aynı tarafında çıkması
durumunda

kontrol dışı olarak kabul edilir ve süreç durdurulur
Pareto Grafiği

Oluş sıklığına göre düzenlenmiş özel bir histogram türüdür

Pareto grafiği 80/20 kuralı olarak da adlandırılan pareto kuralı ile
bağlantılıdır

Bu kurala göre problemlerin %80’i nedenlerin %20’sinden kaynaklanır

Pareto grafikleri:

En kritik konulara odaklanılmasına yardımcı olur

Problemlerin potansiyel nedenlerini önceliklendirir

Az sayıdaki kritik konuyu çok sayıdaki kritik olmayandan ayırır
Diğer Metotlar




Akış Şeması
 Kalite problemlerinin ne zaman ve nerede çıkacağının öngörülmesi
için kullanılır
Histogram
 Değişkenlerin dağılımını gösteren çubuk grafiktir ve birbirlerine karşı
göreceli önemlerini görmek için kullanılır
Eğilim (Trend) Grafiği
 Belli bir zaman diliminde bir süreçteki eğilimleri, farklılıkları, düşüşleri
ve iyileşmeleri gösterir
Tetkik
 Bir ürünün gereksinimlere veya kalite standartlarına uygunluğunun
belirlenmesi amacıyla fiziksel olarak incelenmesi, ölçümü veya test
sonuçlarının değerlendirilmesidir
Diğer Metotlar


Dağılım/Serpme Şeması

Biri bağımsız biri bağımlı olmak üzere iki değişken arasındaki ilişkiyi
gösterir

bu iki değişken arasındaki neden sonuç ilişkilerinin varlığı/yokluğunun
ispatlanabilmesi için kullanılır.

Dağılım şemasını oluşturan noktalar diyagonal bir çizgiye ne kadar
çok benzerse, değişkenler o kadar yakından ilişkilidir
İstatiksel örnekleme

Kabul edilebilir limitler içinde olup olmadığının belirlenmesi için tüm
popülasyondan inceleme için belirli sayıda örnek alınarak
incelenmesidir
Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü

Risk izleme ve kontrol kapsamında şu aktiviteler gerçekleştirilir:

Risk tetikleyicilerinin izlenmesi

Artık risklerin izlenmesi

Yeni risklerin
hazırlanması

Var olan risklerin değişip değişmediğinin gerekirse kapatılması
gerekliliğinin değerlendirilmesi

Risk tepki planlarının takip edilmesi ve güncellenmesi

Risklerin paydaşlarla değerlendirilmesi
belirlenmesi, analiz
edilmesi
tepki
planlarının
Tedariklerin İzlenmesi ve Kontrolü


Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, tedarikçi performanslarının izlenmesi
ve gerekli olduğunda değişikliklerin yapılması bu kapsamda gerçekleşir
Tedariklerin izlenmesi ve kontrolü şu aktiviteleri içerir:
 Faturaların kontrol edilmesi
 Sözleşme değişikliklerinin yapılması ve uygulanması
 Tedarikçiye ödemelerin yapılması
 İhtilafların çözülmesi
 Sözleşmede tanımlanan işin yapıldığının kontrol edilmesi
 Tedarikçi risklerinin belirlenmesi ve takibi
 Denetleme ve kontrollerin gerçekleştirilmesi
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Projeye ilişkin tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi,
onaylanması ve yönetilmesi sürecidir

Değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi projenin başından
sonuna kadar yürütülür

Değişiklikler bu süreç dâhilinde kabul edilir veya reddedilir
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Değişiklikler projenin paydaşlarından herhangi biri tarafından
teklif edilebilir.

Teklif edilen değişiklikler Değişiklik Kontrol Kurulu tarafından
değerlendirilir.

Bir değişiklik teklifi geldiğinde bu değişikliğin uygulanıp
uygulanmayacağı, değişikliğin maliyeti ve değişikliğin getiri ve
götürüleri değerlendirilmelidir

Değişiklikler konusunda öncelikli amaç değişiklik nedenlerinin
engellenmesidir.
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Değişikliklerin gerçekleştirilmesi şu süreçleri içerir;

Değişikliğin Tanımlanması

Değişikliğin Etkilerinin Değerlendirilmesi

Değişiklik İsteğinin Yaratılması

Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Proje Yönetim Planı, Proje Dokümanları ve Temel Çizgilerin
Güncellenmesi
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Öncelikli amaç değişikliklerin önlenmesi olmakla beraber başarılı
olunmadığında değişikliklerin gerçekleştirilmesi için takip edilmesi
gereken bir süreç vardır.
Değişikliğin Tanımlanması:

Değişiklik isteği herhangi bir paydaştan gelebilir.
Değişikliğin Etkilerinin Değerlendirilmesi:

Yapılması teklif edilecek değişikliğin proje kısıtları üzerindeki
etkisi değerlendirilir.
Değişiklik İsteğinin Yaratılması:

Değişiklik isteği oluşturulur ve onay için teklif edilir
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi:

Teklif edilen değişikliğin proje beratında tanımlanan işle ilgili olup
olmadığı incelenir (eğer değilse bu bir değişiklik değil tamamıyla
yeni bir projedir).

Değişiklik isteği olarak değerlendirilmesi durumunda değişikliğin
etkisini azaltacak alternatifler değerlendirilir.

Değişiklik isteği proje yönetim planı, kapsam, sözleşme, temel
çizgiler ve prosedürlerde değişikliğe neden olmuyorsa proje
yöneticisi tarafından onaylanabilir ancak değişikliğe neden
oluyorsa değişiklik kontrol kurulu tarafından değerlendirilerek
kabul edilir veya reddedilir ve değişiklik durumu güncellenir.
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi
Proje Yönetim Planı, Proje Dokümanları ve Temel
Çizgilerin Güncellenmesi:

Değişikliğin kabul edilmesi durumunda değişiklikten etkilenen
dokümanlar güncellenir, paydaşlar ile güncel temel çizgiler
paylaşılır ve projenin yönetimi güncel planlar, dokümanlar ve
temel çizgilere göre yönetilir.
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
0
File Size
499 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content