close

Enter

Log in using OpenID

2 - Mülkiye Teftiş Kurulu

embedDownload
TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI MODÜLLERİ
MÜFETTİŞ İŞLEMLERİ
2013
DERYA İPEK/DİDEM AKKAYA
0
İçindekiler
1.GİRİŞ ..................................................................................................................................................... 3
2.MÜFETTİŞ İŞLEMLERİ SAYFASINA GİRİŞ................................................................................................ 3
3.GELEN EVRAK........................................................................................................................................ 4
4.GİDEN EVRAK ........................................................................................................................................ 4
5.İŞLEMİ DEVAM EDEN DOSYALAR.......................................................................................................... 4
5.1.Onay Bekleyen Dosyalar ................................................................................................................ 4
5.1.1.Mazeret Bildirme .................................................................................................................... 4
5.1.2.Dosyayı Kabul Etme ................................................................................................................ 5
5.2.İşlemi Devam Eden Dosyalar ......................................................................................................... 7
5.2.1.Evrak İlişkilendir...................................................................................................................... 8
5.2.2.Rapor Ekleme ....................................................................................................................... 11
5.2.3.Doküman Ekleme ................................................................................................................. 16
5.2.4.İç Yazışma Ekleme................................................................................................................. 18
5.2.5.Hareket İşlemleri .................................................................................................................. 20
5.2.5.1. İle/İlçeye Hareket Kayıt ................................................................................................ 21
5.2.5.2. Merkeze Hareket Kayıt ................................................................................................. 22
5.2.6.Hareket İşlemleri - (Müfettiş İşlemleri Menüsü Altından Giriş Yapılması Durumunda) ....... 23
5.2.6.3.Hareket Detayı Silme .................................................................................................... 24
5.2.6.4.Aktif Olmayan Dosya Takip............................................................................................ 25
5.2.7.Dosyanın Başkanlığa Gönderilmesi ...................................................................................... 26
5.2.7.1.Seçili Rapor ve Ekleri Gönder ........................................................................................ 29
5.2.7.2. Rapor ve Eklerini Gönder Dosyayı Kapat ...................................................................... 34
5.2.7.3.Bilgi Notu Ekle ve Dosyayı Kapat ................................................................................... 36
5.2.8.Geri Gönderme ..................................................................................................................... 37
5.3.Düzenleme İçin Geri Gönderilen Dosyalar .................................................................................. 38
5.4.Raportör Olarak Görüş Bildirilmesi Gereken Dosyalar ................................................................ 38
5.4.1.Onay İçin Başkanlığa Gönder ................................................................................................ 40
5.4.1.Dosyayı Başkanlığa Geri Gönder........................................................................................... 40
5.5.Gönderme İşlemleri(Müfettiş İşlemleri Menüsü Altından Giriş Yapılması Durumunda) ............ 41
6.ÖRNEK DOKÜMAN İŞLEMLERİ ............................................................................................................ 42
7.HAZIRLADIĞIM RAPORLAR ................................................................................................................. 44
8.DOSYA ARŞİV İNCELEME ..................................................................................................................... 45
8.1.Dosya Arama ............................................................................................................................... 45
8.1.1.Dosya Detay.......................................................................................................................... 46
1
8.1.2.Dosya Canlandırma............................................................................................................... 48
9.HARCIRAH - YOLLUK HAZIRLAMA ....................................................................................................... 48
9.1.Yolluk Dosyası Hazırlama ............................................................................................................. 48
9.1.1.Yolluk Bildirimi ...................................................................................................................... 50
9.1.2.Posta ..................................................................................................................................... 50
9.1.3.Para Talepleri........................................................................................................................ 51
9.1.4.Diğer Kağıtlar ........................................................................................................................ 54
9.2.Yolluk Dosyası Arama /Silme-Güncelleme/Raporlar ................................................................... 54
9.3.Yolluk Dosyası Arama /Şubeye Gönderme .................................................................................. 57
9.4.Para İade...................................................................................................................................... 58
2
1.GİRİŞ
Teftiş Kurulu Başkanlığı “Müfettiş İşlemleri Modülü”müfettişlerin rapor, evrak, doküman ve iç
yazışma ekleme işlemlerini yapabilmesi, hareket bildirebilmesi, dosyalarını Başkanlığa, büroya
gönderebilmesi ve yolluk hazırlama işlemleri yapabilmesi amacıyla geliştirilmiştir.
2.MÜFETTİŞ İŞLEMLERİ SAYFASINA GİRİŞ
Yetkili müfettiş kullanıcı adı ve şifresi ile e-İçişleri sistemine giriş yapar. “Modüller” alanından “Teftiş
Kurulu Anasayfa” linkini seçerek Teftiş Kurulu Modüllerine giriş yapar.
Teftiş Kurulu Başkanlığı Modülleri Başkanlık İşlemleri, Müfettiş İşlemleri, Büro İşlemleri, Tanımlama
İşlemleri ve Dosya Arşiv İnceleme İşlemleri olarak sınıflandırılmıştır.
Müfettiş İşlemleri Menüsü, Teftiş Kurulu Başkanlığı’na bağlı işlemlere göre aşağıdaki sayfalara
ayrılmıştır.
3
3.GELEN EVRAK
Konu ile ilgili yardım dokümanlarına anasayfada bulunan
sayfada bulunan “EVRAK MODÜLÜ” klasöründen ulaşılabilir.
butonuna tıklanarak açılan
4.GİDEN EVRAK
Konu ile ilgili yardım dokümanlarına anasayfada bulunan
sayfada bulunan “EVRAK MODÜLÜ” klasöründen ulaşılabilir.
butonuna tıklanarak açılan
5.İŞLEMİ DEVAM EDEN DOSYALAR
Yetkili müfettiş tarafından Müfettiş İşlemleri menüsü altındaki “ İşlemi Devam Eden Dosyalar”
sayfasına giriş yapıldığında, müfettişe görev verilen, müfettiş tarafından teslim alınan, müfettişin
raportör olarak görevlendirildiği ve düzenleme yapılması için müfettişe geri gönderilmiş olan dosyalar
listelenir
5.1.Onay Bekleyen Dosyalar
5.1.1.Mazeret Bildirme
Müfettişler, kendilerine atanan dosyayı mücbir sebepten dolayı kabul etmeyebilirler. Bu durumda
bulunan dosyalar, mazeret bildirerek sistem üzerinden Başkanlığa geri gönderirler.
Müfettiş İşlemleri menüsü altında “İşlemi Devam Eden Dosyalar” seçeneği seçilir. Büro tarafından üst
yazısı yazılarak, Başkanlık tarafından görevlendirmesi yapılmış dosyalar “Onay Bekleyen Dosyalar”
sekmesinde listelenir.
4
“Mazeret” butonuna tıklanarak açılan sayfaya mazeret açıklaması girilir. Açıklama girişi
tamamlandıktan sonra “Geri Gönder” butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.
“Ok” butonuna tıklanır. ”Dosya Başarıyla Başkanlığa Gönderilmiştir.” uyarısı alınır. Dosya müfettiş
tarafından reddedildiği bilgisi tutularak Başkanlığa iletilir.
5.1.2.Dosyayı Kabul Etme
Başkanlık tarafından görevlendirmesi yapılan dosyanın müfettiş tarafından sistem üzerindne teslim
alınmasını sağlayan işlemdir.
Müfettiş İşlemleri menüsü altında “İşlemi Devam Eden Dosyalar” seçeneği seçilir. Büro tarafından üst
yazısı yazılarak, Başkanlık tarafından görevlendirmesi yapılmış dosyalar “Onay Bekleyen Dosyalar”
sekmesinde listelenir.
5
“Kabul Et” butonuna tıklanarak açılan onay penceresindeki “OK” butonuna basılır ve dosya teslim
alınır.
Müfettiş tarafından teslim alınan dosyalar, aynı sayfa üzerinde “İşlemi Devam Eden Dosyalar”
sekmesinde, işlem butonları aktif olarak listelenir.
6
5.2.İşlemi Devam Eden Dosyalar
Müfettiş İşlemleri menüsünde onay bekleyen ya da işlem yapılmak üzere teslim alınmış olan
dosyaların bulunduğu sayfadır. Müfettiş işlemleri menüsü altından “İşlemi Devam Eden Dosyalar”
seçilerek giriş yapılır.
Dosya Numarası yapılacak işlem hakkında özet bilgi vermektedir.
Dosya numarasının açıklaması : Onayın Niteliği.İşlem Yapılacak İl Plaka Kodu. İlk Yapılacak Birim Türü.
Yıl/ Dosya no şeklindedir.
”Dosya No” alanında ilgili dosya üzerine tıklanarak dosya künye bilgilerinin bulunduğu sayfa açılır.
Dosya Künye bilgilerinde büro tarafından kaydı yapılan dosyaya ait detay bilgilerine ulaşılır.
7
“Dosyaya Yardımcı Dokümanlar” sekmesinde büro tarafından eklenmiş, dosya ile ilgili ek dosyalar
görüntülenir.
“Dosya İçerik” sekmesinde müfettişler tarafından ilgili rapor dosyasına eklenmiş evrak, doküman ve iç
yazışma dosyaları görüntülenir.
5.2.1.Evrak İlişkilendir
“Evrak İlişkilendirme” işlemi, dosya ile ilgili olarak evrak modülü üzerinden yazılmış her türlü yazının
ilişkilendirilmesini sağlar.İşlemi devam eden dosyalar sayfasında teslim alınmış olan dosyanın
yanındaki butonlardan birincisi evrak ilişkilendirme işlemini gerçekleştirir.
8
Bu işlem için “İşlemler” menüsünde
“Evrak İlişkilendir” butonuna tıklanılır.
“Dosya No” alanında seçilen dosyaya ait üst bilgiler otomatik olarak gelir. Bu alanda herhangi bir
değişiklik yapılamaz.
“Evrak İçeriği” alanında “Normal”, “Gizli”, “Çok Gizli” seçenekleri seçilerek kayıt işlemi yapılır.
”Normal” seçilerek yapılan kayıtlarda büro tarafında gizlilik söz konusu değildir. ”Gizli” ve “Çok Gizli”
seçilerek yapılan kayıtlar büro tarafından görülemez.
“Evrak” alanında, e-İçişleri Evrak Modülü üzerinden sayı/numara almış ilgili evrak tarih, sayı ve
numarasına göre aratılarak seçilir. Evrak modülü üzerinden yazılmamış evraklara bu alandan
ulaşılmaz.
“Evrağın Konusu” , “Sayfa Adedi” ve “Açıklama” alanları ilgili metinlerle doldurulur.
9
“Evrağı Dosyayla İlişkilendir” butonuna tıklanır. ”Dosya başarılı bir şekilde yüklenmiştir.” uyarısı alınır.
Yapılan kayıt sayfanın altında listelenir.
butonuna tıklanarak eklenilen evrakın içeriği görüntülenir. Büro tarafından üst
yazısı yazılarak, Başkanlık tarafından görevlendirmesi yapılmış dosyalar “Onay Bekleyen Dosyalar”
sekmesinde listelenir.
“Sil” butonuna tıklanarak ilgili evrak kaydı silinir.
10
5.2.2.Rapor Ekleme
“Rapor Ekleme” işlemi, teslim alınan görevle ilgili olarak hazırlanan raporların sisteme kaydının
yapılmasını sağlar. Müfettiş tarafından dosya kapak bilgileri girişi yapılarak raporun ana metni ek
olarak yüklenir. İşlemi devam eden dosyalar sayfasında teslim alınmış olan dosyanın yanındaki
butonlardan ikincisi rapor ekleme işlemini gerçekleştirir.
11
Bu işlem için “İşlemler” menüsünde
“Rapor Ekleme” butonuna tıklanılır.
“Dosya No” alanında seçilen dosyaya ait üst bilgiler otomatik olarak gelir. Bu alanda herhangi bir
değişiklik yapılamaz.
“Rapor İçeriği” alanında “Normal” , “Gizli” , “Çok Gizli” seçenekleri seçilerek kayıt işlemi yapılır.
”Normal” seçilerek yapılan kayıtlarda büro tarafında gizlilik söz konusu değildir. ”Gizli” ve “Çok Gizli”
seçilerek yapılan kayıtlar büro tarafından görülemez.
Raporu hazırlayan alanında “Kendi Hazırladığım Rapor” otomatik olarak seçili gelir. İçişleri Bakanlığı
dışında başka bir kurum müfettişi ile ortak hazırlanan ya da bilgi amaçlı sadece dış kurum müfettişinin
raporunun yüklenmesi gerektiği zaman diğer seçenekler kullanılır.
“Raporu Hazırlayan” alanında seçilen kriterlere göre kayıt sayfasında kayıt alanları açılır. ”Kurum
Dışında Başka Bir Müfettişle Hazırladığım Rapor” ve “Kurum Dışında Başka Bir Müfettişin Hazırladığı
Rapor” kriterleri seçildiğinde “Kurum Dışı Müfettiş” alanı açılır.
12
“Rapor Tipi “ alanında seçilen rapor tipine bağlı ekranda kayıt alanları açılır. Seçilen her rapor tipine
bağlı olarak farklı kayıt kriterleri listelenir.
Rapor Tipleri :
Örneğin Ön İnceleme Raporu;
13
Disiplin Raporu;
butonuna tıklanarak seçilen rapor tipine ait rapor kapağı görüntülenir.
“Rapor Elden Gönderilecek Mi” alanında “Hayır” seçeneği seçildiğinde dosya sistem üzerinden
yüklenerek gönderme işlemi yapılır.
“Rapor Elden Gönderilecek Mi” alanında “Evet” seçeneği işaretlendiğinde elden gönderildi olarak
görünür. Herhangi bir dosya yükleme işlemi yapılmaz. Rapor sayısı alanında otomatik sayı alma işlemi
yapılır.
butonuna tıklanarak rapora eklenen dosya içeriği görüntülenir.
tıklanarak eklenen rapor silinir.
kapağı görüntülenir.
“Sil” butonuna
butonuna tıklanarak eklenenen rapor türüne bağlı rapor
14
Örnek Rapor Kapağı Formatı;
15
5.2.3.Doküman Ekleme
“Doküman Ekleme” işlemi, teslim alınan görev veya hazırlanan raporla ilgili olarak taranmış herhangi
bir verinin sisteme yüklenmesini sağlar. İşlemi devam eden dosyalar sayfasında teslim alınmış olan
dosyanın yanındaki butonlardan üçüncüsü doküman ekleme işlemini gerçekleştirir.
Bu işlem için “İşlemler” menüsünde
“Diğer Doküman Ekleme” butonuna tıklanılır.
“Dosya No” alanında seçilen dosyaya ait üst bilgiler otomatik olarak gelir. Bu alanda herhangi bir
değişiklik yapılamaz.
“Doküman İçeriği” alanında “Normal” , “Gizli” , “Çok Gizli” seçenekleri seçilerek kayıt işlemi yapılır.
”Normal” seçilerek yapılan kayıtlarda büro tarafında gizlilik söz konusu değildir. ”Gizli” ve “Çok Gizli”
seçilerek yapılan kayıtlar büro tarafından görülemez.
16
“Konu Başlığı” , “Sayfa Adedi” , “Açıklama” alanları doldurulur.
“Dosya Elden Gönderilecek Mi?” alanında “Hayır” seçeneği seçildiğinde “Dosya Yükleme” kontrolü
açılır. “Browse” denilerek sisteme daha önceden kayıt edilmiş dosya seçilir ve “Yükle” butonuna
tıklanır.
“Rapor Elden Gönderilecek Mi” alanında “Evet” seçeneği işaretlendiğinde dosya elden gönderildi
olarak görünür. Herhangi bir dosya yükleme işlemi yapılmaz. Rapor sayısı alanında otomatik sayı alma
işlemi yapılır.
butonuna tıklanarak eklenen dokümanın içeriği görüntülenir.
tıklanarak doküman silme işlemi yapılır.
“Sil” butonuna
17
5.2.4.İç Yazışma Ekleme
“İç Yazışma Ekleme” işlemi, teslim alınan görev ile ilgili olarak müfettiş tarafından hazırlanan resmi
nitelik taşımayan, müfettişin kendi verdiği sayı ve numarası olan evrakların sisteme yüklenerek rapor
ile ilişkilendirilmesini sağlar. İşlemi devam eden dosyalar sayfasında teslim alınmış olan dosyanın
yanındaki butonlardan dördüncüsü iç yazışma ekleme işlemini gerçekleştirir.
Bu işlem için “İşlemler” menüsünde
“İç Yazışma Ekle” butonuna tıklanılır.
“Dosya No” alanında seçilen dosyaya ait üst bilgiler otomatik olarak gelir. Bu alanda herhangi bir
değişiklik yapılamaz.
18
“İç Yazışma İçeriği” alanında “Normal” , “Gizli” , “Çok Gizli” seçenekleri seçilerek kayıt işlemi yapılır.
”Normal” seçilerek yapılan kayıtlarda büro tarafında gizlilik söz konusu değildir. ”Gizli” ve “Çok Gizli”
seçilerek yapılan kayıtlar büro tarafından görülemez.
“Konu Başlığı” , “İç Yazışma Sayısı” , “Sayfa Adedi” , “Açıklama” alanları doldurulur.
“Dosya Elden Gönderilecek Mi?” alanında “Hayır” seçeneği seçildiğinde “Dosya Yükleme” kontrolü
açılır. “Browse” denilerek sisteme daha önceden kayıt edilmiş dosya seçilir ve “Yükle” butonuna
tıklanır.
“Rapor Elden Gönderilecek Mi” alanında “Evet” seçeneği işaretlendiğinde dosya elden gönderildi
olarak görünür. Herhangi bir dosya yükleme işlemi yapılmaz. Rapor sayısı alanında otomatik sayı alma
işlemi yapılır.
butonuna tıklanarak eklenen iç yazışma içeriği görüntülenir.
iç yazışma silme işlemi yapılır.
“Sil” butonuna tıklanarak
19
5.2.5.Hareket İşlemleri
Hareket İşlemleri sayfası, müfettişlerin yurt içi görevlerinde bulundukları il,ilçebilgileri ile göreve
başlama ve merkeze dönüş tarihlerinin tutulduğu sayfadır İşlemi devam eden dosyalar sayfasında
teslim alınmış olan dosyanın yanındaki butonlardan beşincisi hareket ekleme işlemini gerçekleştirir.
Bu işlem için “İşlemler” menüsünde
“Müfettiş Hareket Ekle” butonuna tıklanılır.
Açılan sayfada Müfettiş ve “Dosya No” alanında seçilen dosyaya ait üst bilgiler otomatik olarak gelir.
Bu alanda herhangi bir değişiklik yapılamaz.
Aynı sayfa üzerinde işlemi gerçekleştiren müfettişin adı otomatik olarak gelir ve değiştirilemez. Her
müfettiş sadece kendi adına hareket bildirebilir.
20
5.2.5.1. İle/İlçeye Hareket Kayıt
“Hareket Yönü” alanında ile ya da ilçeye hareket kayıt için “İl/İlçeye” seçeneği seçilir. “İl/İlçe”,
“Hareket Tarihi” ve “Başlama Tarihi” girilir.
“Kaydet” butonuna tıklanır.”Kayıt İşlemi Başarıyla Gerçekleşti.” uyarısı alınır. Yapılan kayıt sayfanın
altında otomatik olarak listelenir.
Kayıt üzerinde güncelleme yapmak için
”Sil” butonuna tıklanır.
”Güncelle” butonuna, kayıt silme işlemi yapmak için
21
5.2.5.2. Merkeze Hareket Kayıt
“Hareket Yönü” alanında merkeze hareket kayıt için “Merkeze” seçeneği seçilir. “Hareket Tarihi” ve
“Başlama Tarihi” girilir.
“Kaydet” butonuna tıklanır.”Kayıt İşlemi Başarıyla Gerçekleşti” uyarısı alınır.
Kayıt üzerinde güncelleme yapmak için
”Sil” butonuna tıklanır.
”Güncelle” butonuna, kayıt silme işlemi yapmak için
22
5.2.6.Hareket İşlemleri - (Müfettiş İşlemleri Menüsü Altından Giriş Yapılması
Durumunda)
Hareket işlemleri Müfettiş İşlemleri menüsünde “Hareket İşlemleri” seçeneğine tıklanarak açılan
sayfadan da yapılır.
Müfettiş Hareket Arama/Kayıt sayfasında müfettiş üzerinde aktif olan dosyalar listelenir. Listelenen
dosyalar üzerinde iken
”Hareket Ekle/Güncelle” butonuna tıklanır.
Açılan sayfada Müfettiş ve “Dosya No” alanında seçilen dosyaya ait üst bilgiler otomatik olarak gelir.
Bu alanda herhangi bir değişiklik yapılamaz.
Giriş yapılan sayfa, “İşlemi Devam Eden Dosyalar” alanından ulaşılan sayfa ile aynı işlem niteliğine
sahiptir. İlgili işlemler için 5.2.5. Hareket İşlemleri başlığını inceleyebilirsiniz.
23
5.2.6.3.Hareket Detayı Silme
Müfettiş İşlemleri menüsünde “Hareket İşlemleri” seçeneği seçilir. Açılan sayfada müfettişin üzerinde
aktif olan dosyalar listenir.
Dosyaya ait tüm hareket detayını silmek için
“Sil” butonuna tıklanır.
“Ok” butonuna tıklanır.
24
5.2.6.4.Aktif Olmayan Dosya Takip
Müfettiş İşlemleri menüsünde “Hareket İşlemleri” seçeneği seçilir. Açılan sayfada müfettişin üzerinde
aktif olan dosyalar listelenir.
“Dosya” alanında “Yapılacak İşlemin Niteliği” seçilerek ve “Dosya No” alanında dosya numarası
girilerek yada girilmeden
”Dosya Bul “butonuna tıklanır.
25
Listelenen dosya seçilerek “Ara” butonuna tıklanır.
5.2.7.Dosyanın Başkanlığa Gönderilmesi
Gönderme İşlemleri sayfalarında, müfettişler tarafından işlem yapılan dosyaya ait eklenmiş olan
rapor evrak ve dokümanların ilgili büroya sistem üzerinden elektronik olarak gönderilmesi sağlanır.
İşlemi devam eden dosyalar sayfasında teslim alınmış olan dosyanın yanındaki butonlardan altıncısı
dosyayı onay için başkanlığa gönderme işlemini gerçekleştirir.
26
Bu işlem için“İşlemler” menüsünde
“Onay İçin Başkanlığa Gönder” butonuna tıklanılır.
27
“Başkanlığa Gönderilecek Rapor ve Ekleri” sekmesinde “Başkanlığa Gönderilecek Raporlar” alanında
ilgili rapor işaretlenir. Ve bu rapora bağlı gönderilecek “Evraklar” , “Dokümanlar” ve “İç Yazışmalar”
işaretlenir.
Başkanlığa gönderilecek raporlarda sayı alma işlemi yapılır. İlgili rapor alanında “Rapora Sayı Al”
butonuna tıklanır. Sayı almamış raporlar başkanlığa gönderilemez ve uyarı mesajı alınır.
Silinmek istenilen evrak, doküman, iç yazışma ve rapor “Sil” butonuna tıklanarak silinir.
28
5.2.7.1.Seçili Rapor ve Ekleri Gönder
Seçilmiş olan rapor ve ekleri Başkanlık Makamına görünür yapılır. Dosya ile ilgili daha sonra
hazırlanacak raporlar bu bölümden hazırlanarak gönderilir.
“Başkanlığa Gönderilecek Rapor ve Ekleri” sekmesinde ilgili rapor ve rapora bağlı gönderilecek evrak,
doküman ve ilgili yazışmalar işaretlenir.
butonuna tıklanır.
29
“Ok” butonuna tıklanır.
Açılan sayfada
butonuna tıklanarak dizi pusulası raporu alınır.
butonuna tıklanarak dizi pusulası kayıt işlemi gerçekleştirilir. ”Kayıt Başarılı”
mesajı alınır. “Başkanlığa Gönderilmiş Rapor ve Ekleri” sekmesinde başkanlığa görünür yapılmış
raporlar görüntülenir ve geri çekilir.
30
butonuna tıklanarak ilgili rapora bağlı evrak, doküman ve iç yazışmalar görüntülenir.
linkine tıklanarak ilgili rapora ait rapor kapağı ,
eklerine ait dizi pusulası raporu görüntülenir.
linkine tıklanarak ilgili rapor ve
31
butonuna tıklanarak başkanlığa görünür yapılmış rapor ve ekleri geri alınır.
“Ok”butonuna tıklanır. ”Dosya Başarıyla Başkanlıktan Çekilmiştir” uyarısı alınır.
Rapor tekrardan “Başkanlığa Gönderilecek Dosyalar” sekmesinde görünür ve gönderme işlemleri
yapılır.
32
“Seçili Raporu ve Ekleri Gönder”butonuna tıklanarak dosya başkanlığa görünür yapıldıktan sonra
butonuna tıklanarak dosyanın başkanlığa gönderilme işlemi yapılır.
“Kaydet” butonuna tıklanır.
“Ok” butonuna tıklanır.
Müfettiş İşlemleri/İşlemi Devam Eden Dosyalar sayfasında “Dosya Durum” alanında “Dosya Büroda”
olarak görünür.
33
5.2.7.2. Rapor ve Eklerini Gönder Dosyayı Kapat
Seçilmiş olan rapor ve ekleri Başkanlık Makamına gönderilir. Dosya ile ilgili daha sonra hazırlanacak
rapor yok ise bu bölüm kullanılır.
“Başakanlığa Gönderilecek Raporlar ve Ekleri ” sekmesinde ilgili rapor ve rapora bağlı gönderilecek
evrak, doküman ve iç yazışmalar işaretlenir.
butonuna tıklanır.
34
“Ok” butonuna tıklanır.
butonuna tıklanarak ilgili rapor ve eklerine ait dizi pusulası raporu alınır.
butonuna tıklanır.
Müfettiş İşlemleri/İşlemi Devam Eden Dosyalar sayfasında “Dosya Durum” alanında “Dosya Büroda”
olarak görünür.
35
5.2.7.3.Bilgi Notu Ekle ve Dosyayı Kapat
“Başakanlığa Gönderilecek Raporlar ve Ekleri ” sekmesinde çalıştay, seminer gibi görevlerle ilgili bilgi
verme veya herhangi bir rapor hazırlamayı gerektirmeyen görevlerle ilgili işlem yapmak için
butonuna tıklanır.
“Kaydet” butonuna tıklanır.
“Ok” butonuna tıklanır.”Dosya Başarıyla Başkanlığa Gönderilmiştir.” uyarısı alınır.
Müfettiş İşlemleri/İşlemi Devam Eden Dosyalar sayfasında “Dosya Durum” alanında “Dosya Büroda”
olarak görünür.
36
5.2.8.Geri Gönderme
Görevlendirmesi yapılan bir dosyanın, müfettiş tarafından teslim alındıktan sonra başkanlığın talebi
ya da müfettişin gerekli görmesi durumunda dosya Başkanlığa geri gönderilebilir. İşlemi devam eden
dosyalar sayfasında teslim alınmış olan dosyanın yanındaki butonlardan yedincisi teslim alınan
dosyayı geri gönderme işlemini gerçekleştirir.
Bu işlem için İşlemler menüsünden
”Dosyayı Başkanlığa Geri Gönder”butonuna tıklanır.
butonuna tıklanır.
“Ok” butonuna tıklanır.”Dosya Başarıyla Başkanlığa Gönderilmiştir.” uyarısı alınır. İlgili dosya
Başkanlık İşlemleri/Mazeret Bildirilmiş Dosya Görevlendirilmeleri sekmesinde listelenir.
37
5.3.Düzenleme İçin Geri Gönderilen Dosyalar
İşlemi tamamlandıktan sonra Başkanlığa gönderilen dosyalar, Başkanlık tarafından incelenip eksik
bulunması ya da uygun bulunmaması durumunda müfettişe geri gönderilir. Müfettiş İşlemleri
menüsü altında “İşlemi Devam Eden Dosyalar” sayfası seçilir. Büro ya da Başkanlık tarafından geri
gönderilen dosyalar “Düzenleme İçin Geri Gönderilen Dosyalar” sekmesinde listelenir.
Bu sekmede iken işlemler menüsünde bulunan evrak, doküman, rapor, iç yazışma ve müfettiş hareket
ekleme işlemleri yapılarak tekrar gönderilir.
5.4.Raportör Olarak Görüş Bildirilmesi Gereken Dosyalar
Müfettişler, Başkanlık tarafından bir dosyaya raportör olarak da atanabilirler. Müfettişler bu
durumdaki dosyalara Müfettiş İşlemleri menüsü altından İşlemi Devam Eden Dosyalar sayfasını
seçerek ulaşır. Raportör olarak görevlendirilmiş dosyalar “Onay Bekleyen Dosyalar” sekmesinde
listelenir. “Görevlendirme Türü” alanında “Raportör Olarak” görünür.
38
butonuna tıklanır.
“Ok” butonuna tıklanır. Dosya “Raportör Olarak Görüş Bildirilmesi Gereken Dosyalar” sekmesinde
listelenir.
linkine tıklanarak dosya künye bilgileri görüntülenir.
”Raportör Olarak Görüş Ekle” butonuna tıklanır. “Görüş İçeriği” girilir.Görüş ile ilgili ek dosyalar
alanında“Browse”denilerek daha önceden sisteme yüklenmiş dosya seçilerek “Yükle butonuna
tıklanır.
butonuna tıklanır. ”Görüş Başarıyla Kaydedildi” mesajı alınır.
39
5.4.1.Onay İçin Başkanlığa Gönder
Görüş açıklaması yapılarak kayıt edilmiş dosya üzerinde iken
butonuna tıklanır.
”Onay İçin Başkanlığa Gönder”
“Ok” butonuna tıklanır. “Dosya Başkanlık Görüşüne Gönderilmiştir” mesajı alınır. Dosya Başkanlık
İşlemleri/Onay İşlemleri/Raportör İncelemesindeki Dosyalar sekmesinde görünür.
5.4.1.Dosyayı Başkanlığa Geri Gönder
Müfettiş İşlemleri/Onay Bekleyen Dosyalar sekmesinde raportör olarak görevlendirilmiş dosya
müfettiş tarafından kabul edildikten sonra “Raportör Olarak Görüş Bildirilmesi Gereken Dosyalar”
sekmesinde listelenir.
Bu sekmede
”Dosyayı Başkanlığa Geri Gönder” butonuna tıklanır.
Mazeret açıklaması girilerek
butonuna tıklanır.
40
“Ok” butonuna tıklanır. “Dosya Başarıyla Başkanlığa Gönderilmiştir” uyarısı alınır. Dosya Başkanlık
İşlemleri/Onay İşlemleri/Raportör İncelemesindeki Dosyalar sekmesinde görünür.
5.5.Gönderme İşlemleri(Müfettiş İşlemleri Menüsü Altından Giriş Yapılması
Durumunda)
Başkanlığa dosya gönderme işlemleri Müfettiş İşlemleri menüsünde “Gönderme İşlemleri”
seçeneğine tıklanarak açılan sayfadan da yapılır.
Başkanlığa gönderilecek dosyalar alanında dosyalar listenir. Listelenen dosyalar üzerinde
butonuna tıklanır.
”Seç”
41
Giriş yapılan sayfa, “İşlemi Devam Eden Dosyalar” alanından ulaşılan sayfa ile aynı işlem niteliğine
sahiptir. İlgili işlemler için 5.2.7. Dosyanın Başkanlığa Gönderilmesi başlığını inceleyebilirsiniz.
6.ÖRNEK DOKÜMAN İŞLEMLERİ
Örnek doküman işlemleri sayfasında, müfettişler tarafından kullanılan rapor ve diğer doküman olarak
adlarılan tutanak, üst yazı, teslim tesellüm belgesi vb. formatlardaki belgeler bulunmaktadır. Bu
belgeler müfettişler tarafından bilgisayarlarına indirilerek kullanılabilir. Müfettiş İşlemleri menüsünde
“Örnek Doküman İşlemleri” seçeneği seçilerek giriş yapılır.
Açılan sayfada “Taslak Rapor Tipi” ve Taslak Doküman Tipi” kriterleri girilerek yada girmeden “Ara”
butonuna tıklanır.
Büro personeli tarafından Tanımlama İşlemleri/Örnek Doküman Kayıt sayfasından yüklenmiş içerik
şablonları bu alanda listelenir.
42
Listelenen şablonlar dosya ekleri alanında bulunan
“Ekli Dosya” butonuna tıklanarak görüntülenir.
“Dosya” alanında “Yapılacak İşlemin Niteliği” seçilerek ve “Dosya No” alanında dosya numarası
girilerek yada girilmeden
”Dosya Bul “butonuna tıklanır.
43
Listelenen dosya seçilerek “Ara” butonuna tıklanır.
7.HAZIRLADIĞIM RAPORLAR
Müfettiş İşlemleri menüsü altında bulunan “Hazırladığım Raporlar” sayfası üzerinde, müfettişin
tarafından hazırlanan raporlara ulaşılır. Bu sayfa üzerinde müfettiş sadece kendisinin yetkili olduğu
raporları görüntüler ve detayına ulaşabilir. Müfettiş İşlemleri menüsünde “Hazırladığım Raporlar”
seçeneği seçilir. Açılan sayfada kriter girilerek ya da girmeden “Ara” butonuna tıklanır.
Listelenen kayıtlar üzerinde rapor içeriklerini görüntülemek için
formatında rapor almak için
butonuna tıklanır. Excel
butonuna tıklanır.
44
8.DOSYA ARŞİV İNCELEME
Dosya Arşiv İnceleme sayfası üzerinde müfettişin kendi hazırladığı dosyalar ve başkanlık tarafından
görmeye yetkilendirilmiş olan dosyalar listelenir.
8.1.Dosya Arama
Açılan sayfada bulunan arama kriterleri girilerek ya da girilmeden “Ara” butonuna tıklanır.
45
Listenen kayıtlar üzerinde “Dosya No” alanında dosya numarasına tıklanarak dosya detay bilgilerinin
bulunduğu “Dosya Künye” , “Dosyaya Yardımcı Dokümanlar” , ”Dosya İçerik” ve “Raportör Görüşü”
bilgilerinin bulunduğu sayfaya ulaşılır.
8.1.1.Dosya Detay
Dosya Künye: Bu sayfada bürolar tarafından dosya üzerinde girilmiş olan veriler bulunur.
Dosyaya Yardımcı Dokümanlar: Bu sayfada büro tarafından dosyaya eklenmiş yardımcı dokümanlar
bulunur.
Dosya İçerik: Bu sayfada müfettiş tarafından dosyaya yüklenmiş olan rapor ve rapora bağlı evrak , iç
yazışma ve dokümanların içerikleri görülebilir.
Bu alanda dosyaya yüklenmiş olan rapor, evrak veya dokümanın içeriği değiştirilemez. İlgili kişi
sadece bilgisayarına indirerek inceleyebilir. İçeriğini değiştirmiş olsa bile sistemdeki kayıtlı veriye
müdahale edemez.
46
Raportör Görüşleri: Bu sayfada raportör olarak görevlendirilen müfettişin yapmış olduğu görüş
açıklaması görülür.
47
8.1.2.Dosya Canlandırma
Büro tarafından arşive kaldırılmış dosyalar müfettiş tarafından tekrar aktif yapılarak işlemi devam
eden dosyalar sürecine dahil edilir.
Aktif yapılmak istenilen dosya üzerinde
”Dosyayı Canlandır” butonuna tıklanır.
Mesaja “Ok” denilir.
İlgili dosya Müfettiş İşlemleri menüsünde “İşlemi Devam Edenler” sayfasından takip edilir.
9.HARCIRAH - YOLLUK HAZIRLAMA
Müfettişlerin yurt içi görevlerine bağlı olarak Teftiş Kurulu Modülleri üzerindne yolluk hazırlama, para
talep ve iade etme işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlayan modüldür.
9.1.Yolluk Dosyası Hazırlama
Müfettişler tarafından görev dönüşü ve görev sırasında iken belirli aralıklarla yolluk formu hazırlanır.
Müfettiş İşlemleri/Harcırah –Yolluk Hazırlama menüsünden “Yolluk” seçeneği seçilir.
48
Yeni Kayıt butonuna tıklanarak açılan sayfada “Dosya Adı”, “Sene”, “Ay”, “Görevin Niteliği” ve “Ek
Gösterge” alanları doldurulur. Kırmızı ile belirtilmiş alanlar kullanıcı tarafından doldurulması zorunlu
alanlar olup, boş geçilmesi durumunda kullanıcı sistem tarafından uyarılır.
“Kaydet” butonuna tıklanır.”Kayıt işlemi başarıyla yapıldı” uyarısı alınır. Yapılan kayıt otomatik olarak
sayfanın altında listelenir.
butonuna tıklanarak “Yolluk Bildirimi” , “Posta” ,”Para Talepleri” ve “Diğer Kağıtlar” veri
girişlerinin yapılacağı sayfalar açılır.
49
9.1.1.Yolluk Bildirimi
Yolluk Bildirimi sekmesinde “Açıklama” alanında ikamet bilgileri, “Başlangıç Tarihi-Saati ve Bitiş TarihiSaati” alanında yolluk bildirimi için harekete nerden başlanıldığı ve nereye gidildiği bilgisinin girilmesi
ve “Yevmiye Oranı” bilgisi seçilir. Hareket alanında “Hareket Tip”, “Belge No” , “Tutarı” ve konaklama
alanında “Tipi”,”Tutar” ve “Süre” bilgisi girilir.
“Kaydet” butonuna tıklanır.”Bilgiler başarıyla kaydedildi.” Mesajı alınır. Yapılan kayıt otomatik olarak
sayfanın altında listelenir. Kayıt üzerinde güncelleme yapmak için
silmek için
”Güncelle” butonuna, kayıt
“Sil” butonuna tıklanır.
9.1.2.Posta
Posta sekmesinde “Tarihi” ,”Taşıyan Ad Soyad” ,” Taşıyan İş Adresi” , “Taşıyan Numarası” , “Cinsi” ,
“Miktarı” , “Tutarı” ve “Açıklama” bilgileri girilir.
50
“Kaydet” butonuna tıklanır.”Posta bilgileri başarıyla kaydedildi.” Mesajı alınır. Yapılan kayıt otomatik
olarak sayfanın altında listenir.Posta bilgileri sayfasında girilen bilgiler “19 Numaralı Liste” raporunda
görünür.
Kayıt üzerinde güncelleme yapmak için
tıklanır.
”Güncelle” butonuna, kayıt silmek için
“Sil” butonuna
”Dosya Ekleri” butonuna tıklanarak ek dosya ekleme işlemi yapılır.Açılan sayfada “Browse”
denilerek daha önceden sisteme yüklenmiş dosya seçilir ve “Yükle” butonuna tıklanır.
9.1.3.Para Talepleri
Para Talepleri sekmesinde “Para Talep Ekle” butonuna tıklanır.Girilen yolluk dosyasına ait üst bilgiler
sayfanın üstünde görünür.
51
“Saymanlık Birimi” , “Yevmiye Gün Sayısı” , “Toplam Tutar” , “Kesilen Damga Vergisi” , “ Banka Adı” ,
ve “Talep Tarihi” girilir.
“Günlük Yevmiye Tutarı” sistemde otomatik olarak getirilir. “Tanımlama İşlemleri” menüsünde “Mali
Tanımlamalar” sayfasında İdari Büro Personeli tarafından girilir.Yıllık değişme oranlarına göre her yıl
güncellenir.
“Kaydet” butonuna tıklanır.”Para Talep kayıt işlemi başarıyla gerçekleştirildi.” uyarısı alınır.Yapılan
kayıt otomatik olarak sayfanın altında listelenir.
52
”Para Talep Formu” butonuna tıklanarak para talep formu alınır. Para Talep Formu silmek için
“Sil” butonuna tıklanır.
53
9.1.4.Diğer Kağıtlar
Diğer Kağıtlar sekmesinde “Sıra No” ve “Açıklama “ girilir.
“Kaydet” butonuna tıklanır. ”Bilgiler başarıyla kaydedildi.” Mesajı alınır.Yapılan kayıt sayfanın altında
otomatik olarak listelenir. Bu sayfada yapılan kayıtlar “Haketme Kapağı” raporunda görünür.
Kayıt üzerinde güncelleme yapmak için
tıklanır.
”Güncelle” butonuna, kayıt silmek için
“Sil” butonuna
9.2.Yolluk Dosyası Arama /Silme-Güncelleme/Raporlar
Müfettiş İşlemleri/Harcırah-Yolluk Hazırlama menüsünden “Yolluk” seçeneği seçilir.Açılan sayfada
kriter girilerek ya da girmeden “Ara” butonuna tıklanır.
54
Listelenen yolluklar üzerinde “Durum” alanında “Müfettişde” olduğu sürece, kayıt güncelleme
yapmak için
”Güncelle” butonuna, kayıt silmek için
“Sil” butonuna tıklanır.
“Raporlar” butonuna tıklanarak “Haketme Kapağı” , “Haketme Raporu” , “Yolluk Bildirimi” ve “19
Numaralı Liste” raporları alınır.
Haketme Kapağı;
55
Haketme Raporu;
Yolluk Bildirimi;
56
9.3.Yolluk Dosyası Arama /Şubeye Gönderme
Müfettiş İşlemleri/Harcırah-Yolluk Hazırlama menüsünden “Yolluk” seçeneği seçilir.Açılan sayfada
kriter girilerek ya da girmeden “Ara” butonuna tıklanır.
Yollukları İdari Mali İşler Büroya göndermek için “Süreç” butonuna tıklanır.
“Açıklama” bilgisi girilerek “Şubeye Gönder” butonuna tıklanır.
“Ok” butonuna tıklanarak ilgili yolluk dosyası şubeye gönderme işlemi tamamlanır. ”Durum” alanında
“Şubeye Gönderildi” olarak değişir. Durumu “Şubeye Gönderildi” olan kayıtlarda silme ve güncelle
butonları görünmez olur.
57
9.4.Para İade
Müfettiş İşlemleri/Harcırah-Yolluk Hazırlama menüsünde “Para İade” seçeneği seçilir.”Saymanlık
Birimi” , “İade Tutarı” , “İade Numarası(Alındı Belgesi Numarası)” ve “İade Tarihi” girilir.
“Kaydet” butonuna tıklanır.
Mesaja “Ok” denilir. ”Kayıt işlemi başarıyla yapıldı.” uyarısı alınır. Yapılan kayıt sayfanın altında
otomatik olarak listelenir.
58
“Sil” butonuna tıklanarak kayıt silme işlemi yapılır.
“Dosya Ekleri” butonuna tıklanarak daha
önceden sisteme yüklenmiş iade makbuz ve formları yüklenir. Açılan sayfada “Browse” denilerek
dosya seçilip “Yükle” butonuna tıklanır.
59
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
0
File Size
4 399 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content