………………..BELEDİYE BAŞKANLIĞI Kurumsallaşma Çalışmaları Kapsamında Mevcut Durum Analizine Dayalı Olarak İç Kontrolde Yol Haritasının Oluşturulmasına Yönelik Danışmanlık Hizmet Alım İşi (Teknik Şartname) İÇİNDEKİLER Madde 1 – Teknik Şartnamenin Konusu 1 Madde 2 – Teknik Şartnamenin Amacı 1 Madde 3 – Teknik Şartnamede Yer Alan Tanımlar 1 Madde 4 – Teknik Şartnamenin Kapsamı 1 Madde 5 – İş Programı ve İşin Yürütümü 5 Madde 6 – Yüklenici Firmanın Sorumlulukları 5 Madde 7 – İdarenin Sorumlulukları 6 Madde 8 – İşin Süresi 6 MADDE 9 - Şartnamenin Muhtevası 6 1 İhale Kayıt Numarası: Madde 1 – Teknik Şartnamenin Konusu 1.1. İhale konusu iş olan, X Belediyesi Kurumsallaşma çalışmaları kapsamında, mevcut durumun analiz edilmesi ve iç kontrolde yol haritasının oluşturulması danışmanlığı bu şartnamenin konusu ifade etmektedir. Dolayısıyla, isteklilerin işbu şartnamede belirtilen tüm teknik özellikleri taşıyacak nitelikte olmaları ve çalışmalarını da şartname kapsamında yürütmeleri zorunludur. Madde 2 – Teknik Şartnamenin Amacı 2.1. İç kontrol sistemine ait tüm unsurların kurulması, geliştirilmesi ve bu konuda idari kapasitenin arttırılması ve mevcut durum analizine dayalı olarak iç kontrol eylem planın oluşturulması ve oluşturulan eylem planının gerçekleşmesini sağlayacak bir proje dokümanına dönüştürülmesi ve bu şartnamede belirtilen diğer çıktıların oluşturulması amacıyla işbu şartname hazırlanmıştır. Madde 3 – Teknik Şartnamede Yer Alan Tanımlar İdare : X Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Birimini, Yüklenici : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi, İç Kontrol Sistemi : Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve ilgili diğer mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde, kamu idarelerinde kurularak sürekli geliştirilmesi gereken sistemini, İç Kontrol Sisteminin Unsurları: Mevzuatta tanımlanan biçimiyle Kontrol ortamı, Risk değerlendirmesi, Kontrol faaliyetleri, Bilgi ve iletişim, İzleme (Gözetim) yapısını Çıktı : İç kontrol sistemi kurulması veya geliştirilmesi yönünde yapılan çalışmalar sonrasında ortaya çıkan somut ve idareye değer katan sonuçları Danışmanlık Hizmeti : Yapılacak çalışma kapsamında oluşturulacak çıktıların, mevzuata uygun ve idare açısından verimli olacak biçimde hazırlanmasını sağlamak. Bu amaçla, çalışma 31/12/2014 tarihine kadar yapılacak faaliyetleri detaylı olarak planlamak ve planı iş başlangıcında idareye sunmak, Proje Danışmanı : Yüklenici firma tarafından iş bu şartnamenin kapsamında yer alan işlerin yürütülmesinden sorumlu olarak görevlendirilecek uzman nitelikli kişileri, Proje Ekibi : X Belediyesinde iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla kurum personelinden oluşturulmuş olan çalışma grubunu, 2 İfade eder Madde 4 – Teknik Şartnamenin Kapsamı, İş Programı ve İşin Yürütümü 4.1. Teknik şartnamenin kapsamı, mevcut durumun analiz edilmesi, mevcut durum analizine dayalı bir yol haritası oluşturulması ve aşağıda 4.3 maddesinde belirtilen iş programında ki diğer tüm çıktıların elde edilmesidir. 4.2. Sözleşmenin imzalanmasını takip eden 3 iş günü içinde yüklenici firma tarafından, Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 28.maddesine göre iş programı hazırlanacak ve kontrol teşkilatına sunulacaktır. 4.3. İş programı en az aşağıdaki detayda hazırlanacak ve 31/12/2014’ tarihinde tamamlanacak biçimde, çalışmaların haftalara bölünmüş detaylı takvimleri ve katılımcı birimler ve sorumlulukları yer alacaktır. I. AŞAMA İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI A. İç Kontrol Uyum Eylem Planı Hazırlama Başlangıç Çalışmalarının Yapılması A1. İç Kontrol Başlangıç Toplantısının Yapılması A2. İç Kontrol Yönergesinin Hazırlanması A3. Çalışma Gruplarının Oluşturulması A4. İç Kontrole Yönelik Eğitim Verilmesi (Genel Eğitim 6 Saat) A5. İç Kontrole Yönelik Çalışma Gruplarına Eğitim Verilmesi (15 Saat) B. İç Kontrolde Mevcut Durum Çalışması B1. İç Kontrol Uyum Eylem Planı İçindekilerin oluşturulması ve doldurulması B2. İç Kontrol Genel Şartlarının Değerlendirilmesi B3. Kurumsallaşma Arayışları Konulu Bir Çalıştay Düzenlenmesi B4. Müdürlük Faaliyet Alanlarının Belirlenmesi B5. Mevcut Durum Analiz Raporunun Hazırlanması B6. İç Kontrol Uyum Eylem Planının Hazırlanması B7. İç Kontrol Uyum Eylem Planının Maliye Bakanlığına Gönderilmesi C. İç Kontrol Eylem Planını Hayata Geçirecek Şekilde Eylem Planını Projelere Çevirmek D. İdarenin Genel Durumunu Değerlendiren Bir Rapor Yazılması E Ön Mali Kontrol Yönergesinin Hazırlanması ve Süreçlerinin Belirlenmesi F. Mali Hizmetler Birim Mevzuatının Oluşturulması 4.4 İç kontrol çalışmaları için alınan danışmanlık desteği mutlaka belgelendirilecektir. Belgelendirme, yapılan eğitimler için eğitim sunumlarının idareye teslim edilmesi, yapılan toplantı ve görüşmelerin tutanaklarının dosyalanması, hazırlanan yönetmelik, yönerge, iç genelge için ise basılı ortamda dosyalanması, şeklinde olacaktır. 3 Madde 5 – Yüklenici Firmanın Sorumlulukları 5.1. Yüklenici, kapsam dahilinde tarif edilen tüm yönerge, doküman, rapor ve sunuları hazırlayarak proje yöneticileri ve idarecileri bilgilendirmek ile yükümlüdür. 5.2. Yüklenici, iş kapsamında yapılacak, toplantı, eğitim, analiz, uygulama bölümlerini yeterli teknik bilgiye sahip danışmanlar yardımıyla yürütecektir. 5.3. Yüklenici, tüm analiz ve uygulamaları iş programında belirtilen ay içinde tamamlamakla yükümlüdür. 5.4. Yüklenici, bilgi güvenliğini sağlayabilecek altyapıya sahip olmalıdır. Çalışmalar sırasında elde edilecek bilgi, belge ve dokümanlar idareye ait olacak ve idarenin izni olmaksızın hangi amaçla olursa olsun kullanılmayacak, dağıtılmayacak ve yayınlanmayacaktır. Çalışma sürecinde kullanılan tüm çalışma dokümanları çalışma sonunda İdareye teslim edilecektir. 5.5. Yüklenici, hazırlamakla yükümlü olduğu tüm belge ve dökümanları X Belediyesi için özel olarak hazırlayacaktır. 5.6. Yüklenici firma, kapsamda sözü edilen çalışmanın tamamlanmasını müteakip 2 ay boyunca uygulamalara destek vermekle yükümlüdür. Madde 6 – İdarenin Sorumlulukları 6.1. İdare yüklenici ile birlikte çalışacak Proje Çalışma Ekibini, irtibat personelini belirlemek ile sorumludur. 6.2. İdare toplantı organizasyonlarında talep edilmesi ve gerektiği durumlarda toplantı davet ve duyurularına yardım etmekle sorumludur. 6.3. Proje yönetim ekibi ve İdare adına koordinatörlük görevini yerine getirecek yüklenicinin ihtiyaç duyduğu idari görevleri üstlenecektir. Madde 7 – İşin Süresi Söz konusu işin süresi sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 31/12/2014 tarihine kadardır. MADDE 8 - Şartnamenin Muhtevası Bu şartname 8 Madde, 4 sayfadan ibaret olup X Belediye Başkanlığı adına Mali Hizmetler birimi tarafından yürütülür. 4
© Copyright 2024 Paperzz
