ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Kod:ECZ.PR.01
Yayın Tarihi: Mart 2005
Revizyon Tarihi:Kasım 2014
Revizyon No:05
Sayfa 1 / 4
1-AMAÇ : Eczanenin işleyişini tanımlamak
2-KAPSAM : Eczacı ve eczane çalışanlarını kapsar.
3-TANIMLAR:
MKYS: Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi
4.İŞLEM
4.1.Eczanede bulunan bütün ilaçların girişlerinin yapılır, uygun şartlar altında depolanır,
tüketimlerinin yapılması kayıt altına alınır.
4.2. Eczanede iklimlendirme merkezi sistemle her depo için ayrı ayrı ayarlanarak yapılır, ısı ve nem
takibi yapılır.
4.3. İlaç saklama alanlarının sıcaklık ve nem kontrolleri günlük olarak takip edilir,ısı takip formuyla
YÖN.FR.26 kayıt altına alınır.
4.4.İlaç ve malzeme istemlerinin eczaneye bildirilmesi;Eczanede kullanılan ilaçlara ait eksikler tespit
edilir. Doktorlar ihtiyaç duydukları ilaçları ve serumları ilaç talep formunu doldurarak, ilaç ihtiyaç
tespit komisyonuna sunar. Komisyon tarafından değerlendirilerek gerekli işlemler yapılır. Komisyonun
aldığı karar ilaç komisyon defterine yazılır
4.5.Komisyon tarafından onayı alınan ilaçlar temin edilmek üzere İl Stok Koordinasyon ekibi ile
koordineli çalışılarak, ülke genelindeki hastaneler taranır. Öncelikli olarak diğer hastane devir stok
fazlası ve ihtiyaç fazlası değerlendirilir ve temin işlemine geçilir. Diğer hastanelerde bulunamayan
ürünler için ihale veya ara alıma çıkılır.
4.6. Eczaneye giren ilaç ve serumların teslim alınması ve yerleştirilmesi;Gelen ilaçlara ait faturaların
bilgisayar ortamında girişleri yapılır. Muayene raporu ve MKYS üzerinden taşınır işlem fişi çıkarılır.
Muayene için komisyona sunulur. Son kullanma tarihi, miktarı fatura ile uygunluğu kontrol edilir.
4.7.İlaçlar saklama koşullarına uygun olarak depolanır.Oda ısısında saklanacak ilaçlar raflara
yerleştirilir.soğuk zincirle gelen ilaçlar buzdolabında ( +2- +8 derecede) muhafaza edilir. Kırmızı ve
yeşil reçeteye tabii ilaçlar kilitli dolaplarda saklanır.Işıktan korunması gereken ilaçlar uygun şekilde
depolanır.Depo ve buzdolapları için ayrı ayrı düzenlenen ısı nem takip formları düzenli olarak
doldurulur.Depo ve buzdolapları kontrol altında tutulur.
4.8. Eczacılar tarafından belirlenerek hazırlanan yüksek riskli ilaçlar listesi (ECZ.LS.004) servislere
dağıtılır.Yüksek riskli ilaçların kırmızı uyarı etiketiyleveya kırmızı renkli işaretleme ile ayırt edilmesi
sağlanır.Diğer ilaçlarla karışmasını önleyecek şekilde depolanır.
4.9.Eczanedeki ilaçların stok seviyeleri ve miat takibi;Eczaneye giren bütün ilaçların yıllık tüketimleri
belirlenerek minimum, maximum ve kritik stok seviyeleri düzenlenir. HBYS ortamında minimum ve
kritik stok seviyesine düşen ilaçlar takip edilir, temini için gerekli işlemler yapılır. İlaçlar üç aylık
tüketimi geçmeyecek şekilde stoklanır.Minimum ve kritik stok seviyesinin altına düşüldüğünde ve
maksimum stok seviyesinin üzerine çıkıldığında HBYS otomatik olarak uyarı verir.İlaç miatları
ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Kod:ECZ.PR.01
Yayın Tarihi: Mart 2005
Revizyon Tarihi:Kasım 2014
Revizyon No:05
Sayfa 2 / 4
bilgisayar ortamında HBYS üzerinden takip edilir.Program açılışında son kullanma tarihine 4 ay
kalan ilaçlar otomatik olarak uyarı vermeye başlar.Bu ilaçların temin edildiği depolara resmi yazı
yazılır.Uzun miatlılar ile miat değişimi yapılır.
4.10. İlaç ve malzeme istemleri;Servislerde doldurulan günlük hasta tabelaları .( YÖN.FR.11) servis
sorumlusu ve bilgi işlem görevlisi tarafından elektronik ortama aktarılır .Elektronik ortamda hasta
tabelasında yer alan ilaçlar hasta bazında kontrol edilir.
4.11.Eczanede ilaçların hazırlanması ve transferi;Elektronik ortamdaki hasta tabelasında yer alan
ilaçlar hasta adına bilgisayardan onaylanır.Hasta adına tek tek alınan bilgisayar çıktısı üzerinde yer
alan ilaçlar paketlenir ve hasta adına paketlenmiş olarak servislere imza karşılığı teslim edilir.Hasta
adına hazırlanan pakette ilaçların adı,formu,dozu,miadı ve hasta bilgileri yer alır.Toplu ilaç alan
servislerin stoklarına bakılarak, haftalık olarak talepleri değerlendirilir.İlgili servise taşınır işlem fişi
karşılığı çıkış yapılarak imza altında teslim edilir.
4.12.Kullanımdan arta kalan ilaçların eczaneye iadesi;Gün içinde taburcu olan, başka hastaneye sevk
edilen, ya da ex olan hastalar söz konusu olduğunda günlük olarak verilmiş ancak kullanılmamış
ilaçlar varsa servis sorumlularınca gün içerisinde veya ertesi gün eczaneye iade edilir.İlaç iadesi şu
şekilde yapılır;
4.12.1. Servislere eczaneden çıkış yapılan ilaçlar ve malzemeler birimde hasta adına kullanılır..Hasta
adına kullanılmayan ilaçlar (Order değişimi, taburcu olması, exitus halinde) Servis hemşiresi
tarafından ilaç iade işlemi elektronik ortamda gerçekleştirilerek hastane eczanesine teslim edilir.
4.12.2.Hastane eczanesi banko görevlisi tarafından aynı gün veya ertesi gün içinde dönen ilaçlar
kabul edilir.
4.12.3.Kabul edilen ilaçlar otomasyon üzerinden hasta bilgilerinden düşülür. İlaçları düşülmeyen
hastaların taburcu işlemleri yapılmaz.Her servis için hazırlanan ilaç iade dökümü dosyalanarak kayıt
altına alınır.
4.12.4. Servis deposunda miadı yakın ilaçlar ön tarafa alınarak kullanılması sağlanır; ancak
kullanılamadığı durumlarda miadı yakın ilaç ve sarf malzemeler hastane eczanesine miadları ve
miktarları belirtilerek Servis sorumlu hemşiresi tarafından tutanakla teslim edilir. Kırılan ilaçlar için
tutanak tutulur ve kırıklarıyla beraber eczaneye teslim edilir.
4.12.5. Miadı yaklaşan ilaçlar ve sarf malzemeler için ilgili firmayla iletişime geçilir.Yapılan idari
sözleşme kriterlerine göre hastane idaresinin bilgisi dahilinde tutanakla İlgili firma tarafından
ilaçlar uzun miatlılarıyla değiştirilir.
4.13.İlaçların karışmasını engellemeye yönelik düzenleme;Yazılışı, okunuşu, ambalajı birbirine benzer
ilaçlar için eczacılar tarafından benzer ilaç listesi oluşturularak, servislere dağıtılır.Benzer ilaçlar
eczane depolarında ve servislerde ayrı raflarda bulundurulur.Hasta tabelalarında birbiri ile
karıştırılabilecek ilaçlar için kullanılmaması gereken kısaltmalar listesi bütün doktorlarımıza
bildirilmiştir.İlaçların pediatrik dozlarına yönelik listeler hazırlanır.Acil kullanılabilecek pediatrik
ilaçların kg’ye göre dozları listelenir.Bu listelerin eczane ve servislerde görünür yerlerde,kullanım
alanlarında bulunması sağlanır.
ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Kod:ECZ.PR.01
Yayın Tarihi: Mart 2005
Revizyon Tarihi:Kasım 2014
Revizyon No:05
Sayfa 3 / 4
4.14.Yeşil ve kırmızı reçeteye tabii ilaçlara yönelik düzenleme;Kırmızı ve yeşil reçeteye tabii ilaçlar
kilitli dolaplarda saklanır.Uyuşturucu ilaçlar hasta tabelasına yazıldığında ayrıca uyuşturucu ilaçlara
mahsus reçete hazırlanır.Reçeteye istemi yapan hekimin kaşesi basılır, imzalanır.İlaçlar hazırlanarak
servis sorumlu hemşirelerine uyuşturucu ilaç teslim defterinde yer alan kayıtlara göre imza karşılığı
teslim edilir.Günlük verilen ilaçlar uyuşturucu madde ve ilaçlara ait kayıt defterinde kayıt altına alınır.
4.15.Çalışanlar tarafından kişisel koruyucu ekipman listesinde belirtilen koruyucu ekipmanlar Kişisel
Koruyucu Ekipman Kullanma Talimatına( YÖN TL20.) göre kullanılır ve bu ekipmanlar sürekli
kullanım alanlarında bulundurulur.(Kağıt havlu,sıvı sabun,el antiseptiği).Kişisel koruyucu ekipman
konusunda yapılan eğitimlere katılım sağlanır.
4.16Eczane temizliği ENF.TL.08 Hastane temizlik talimatına göre yapılır. Eczane ve sarf malzeme
depoları temizlik planı ve takip formunda( ECZ.FR.03.) yer alan kontrol aralıklarına göre kontrol
sorumlusu eczacılar tarafından temizlik kontrolleri yapılarak ilgili formlar imzalanır.
4.17.Depoda bulunan malzemelerin yerleştirilmesine yönelik düzenleme;Her depo için malzemelerim
yerleşim yerini gösteren bir depo yerleşim planı yapılır.Bilgisayar ortamında kaydedilen depo planları
depoda görünür bir yerde bulundurulur.Depolara paletler yerleştirilip, (hemzemin yerleştirme
yapılmayarak) malzemenin istifleme yüksekliğine uygun,tavandan en az 40cm aşağıda olacak şekilde
malzemenin cinsine göre uygun yerleştirme yapılır.
418.Depoların koşullarına göre riskler tanımlanmış olup, risklere yönelik koruyucu önlemler
belirlenmiştir:
Eczane deposunda oluşabilecek riskler ve koruyucu önlemler
OLUŞABİLECEK RİSKLER
KORUYUCU ÖNLEMLER
 Hırsızlık
Kamera ve alarm sistemi
 Sel baskını
İlaçların altına palet konulması yerle temasının önlenmesi
 Yangın
Yangın tüpü ve dolabı,yangın dedektörleri
 İlaç ve serumların kırılması
Depolama sisteminin uygun yapılması istifleme yüksekliğine
uyulması
 Haşere ve kemiriciler
Önleyici cihaz ve ilaçlama
4.19.Her bölüm için atıklar belirlenmiş olup,uygun atık kutuları birimlerde yer alır. ATK.TL.01 Atık
yönetimi ve Çöp toplama talimatına göre ayrıştırılır ve atık depolarına gönderilir.
4.20. Servislerde tüketimi olan ilaçların MKYS üzerinde düşüşü yapılır. Birim içi çıkışların (Tüketim)
ay listesi alınarak ilgililere imzalatılır. Her ayın başında döner sermaye saymanlığına verilir.
4.21. Eczaneden servislere verilen ilaçların güvenli kullanımının sağlanması ve fazlalık oluşmasının
engellenmesi için belirli aralıklarda birimlerdeki ilaç ve tıbbı sarf malzemenin denetimi İlaç Güvenliği
Komitesi ve Kalite yönetim ekibi ile beraber kontroller yapılır. Servis sorumluları eksiklikler
konusunda bilgilendirilir.Gerekirse düzeltici önleyici faaliyet yapılır. İlaç güvenliği ve yönetimi
prosedürüne (YÖN.PR.06 )göre servis ve eczanedeki ilaçların güvenli kullanımı sağlanır.Bunun için
eczacılar tarafından aşağıdaki listeler belirli aralıklarla kontrol edilir ve güncellenir.
ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Kod:ECZ.PR.01













Yayın Tarihi: Mart 2005
Revizyon Tarihi:Kasım 2014
Revizyon No:05
Sayfa 4 / 4
ECZ.LS. 001 Ambalajı Benzer İlaçlar Listesi
ECZ.LS. 002 Pediatrik İlaç Kullanım Dozları
ECZ.LS. 003 İlaç Besin Etkileşim Listesi
ECZ.LS. 004 Yüksek Riskli İlaçlar Listesi
ECZ.LS. 005 İlaç Muadil Listesi
ECZ.LS. 006 İlaç-İlaç Etkileşim Listesi
ECZ.LS. 007 Etkileşimi Tehlikeli İlaçlar Listesi
ECZ.LS. 008 Bazı İlaçların Teropötik Endeksleri Listesi
ECZ.LS. 009 Benzer (İsimleri Karıştırılabilen) İlaç Listesi
ECZ.LS. 010 Işıktan Korunması Gereken İlaç Listesi
ECZ.LS. 011 (İlaç Uygulamalarında Kullanılmaması Gereken Kısaltmalar listesi)
ECZ.LS.012 (Psikotrop ve Narkotik ilaçlar listesi)
ECZ.LS.013(Buzdolabında Bulunması Gereken İlaçlar Listesi)
4,22. Her ay sonunda hastanemizde kullanılan kan ürünlerine (mor turuncu reçeteye mahsus
ilaçlar)reçeteler düzenli olarak gerekli formlar ECZ.FR.01 (hemofili ve kan ürünleri listesi)
doldurularak. Sağlık Müdürlüğünün ilgili birimine teslim edilir.
4.23.Yıl sonunda ,yıl içerisinde giriş-çıkış ve devri gösteren tüketim malzemeleri çıkış bildirimi ve
harcama bildirimi ve sayım tutanağı saymanlığa ve Sağlık Müdürlüğüne bildirimi yapılır.
4.24.Eczaneye girişi olan tüm ilaçların İlaç Takip Sistemine alım bildirimi ve tüketim bildirimi düzenli
olarak yapılır.
5- SORUMLULUKLAR: Bu talimatın uygulanmasından Eczane birimi sorumludur.
6- EKLER:
6.1 ECZ.FR.01 Hemofili ve kan ürünleri listesi
6.2.ECZ.FR.03. Eczane ve sarf malzeme depoları temizlik planı ve takip formu
HAZIRLAYAN:
BAŞECZACI
KONTROL EDEN:
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
ONAYLAYAN:
BAŞHEKİM

Download Report