eKassa - Ugostiteljstvo

Obrt DotSoft
Njemačka 13,
34000 Požega
Tel:034/273-520
Mob: 098/162-60-11
092/106-32-73
eKassa - Ugostiteljstvo
KORISNIČKE UPUTE
Ovaj elektronski materijal namijenjen je isključivo kao edukacijska uputa ili
prezentacijski materijal. Zabranjuje se umnožavanje upute u svrhu neovlaštenog dijeljenja
osobama treće strane sa ili bez naknade. Svaka zlouporaba biti će regulirana zakonskim
mjerama.
1
1. O PROGRAMU E-KASSA
1.1 Što je program E-kassa, što sadrži i kome je namijenjen
E-Kassa je poslovna aplikacija namijenjena izdavanju računa u svim maloprodajama, bilo da
se radi o prodavaonici ili caffe barovima. e- Kassa aplikacija može se koristiti povezano (umreženo)
sa ostalim aplikacija Obrta DotSoft a samim time i dijeliti neke module kao npr. šifarnike artikala,
jedinica mjere, mjesta, država, partnera i ostaloga. Kasa povezana na bazu od skladišta maloprodaje
čini cjelokupan segment maloprodaje. Roba se zaprima u programu za skladišno poslovanje dok se
izlaz odvija na kasi
Program je izrađen u relativno novoj ali ipak provjerenoj razvojnoj okolini .NET tvrtke
Microsoft što danas slovi kao najpouzdaniji alat za poslovne aplikacije za Windows platformu. Kao
bazu podataka program koristi MS SQL što omogućuje povezivanje više računala u jednu poslovnu
mrežu gdje sva računala mogu imati pristup podacima u programu (prava na pregled i uređivanje
podataka ovisi o postavljenim pravima svakog korisnika koje određuje glavni administrator).
Računala je također moguće umrežiti i putem Interneta pa korisnici mogu koristiti aplikaciju sa
ažurnim podacima sa bilo kojeg mjesta u svijetu gdje računalo ima pristup internetu.
Aplikacija e- Kassa podesiva je gotovo svakom korisničkom zahtjevu, a ostali zahtjevi mogu
biti izrađeni na zahtjev korisnika i tako u potpunosti prilagoditi aplikaciju korisnikovim željama.
Velik dio podešavanja je dostupan i samom korisniku kao npr. postavke ispisa dokumenata (izgled
izvještaja) što smanjuje troškove eventualnog održavanja aplikacije.Aplikacija omogućuje izradu
sigurnosnih kopija baze podataka što smanjuje rizik od gubitka podataka uzrokovanih "višom
silom". Korisnik s administratorskim pravima također ima uvid i u modul sa popisom svih izmjena
na programu pa tako može sa sigurnošću utvrditi koji korisnik je što promijenio, unio ili obrisao u
programu, te točno vrijeme tih radnji. Korisniku-administratoru dodijeljeno je i pravo povratka
obrisanih podataka od strane drugih korisnika.
1.2 Upoznavanje sa radnom okolinom programa
Aplikacija je izrađena u Microsoft tehnologiji i nalikuje radnom okruženju Microsoft Office
2007. Svi izbornici su organizirani u listiće (Sl. ispod).
Glavni izbornik programa E-kassa
Svaki listić sadrži nekoliko prečaca (sličica) na koje pozivamo određeni modul u programu. Nakon
što je program pokrenut izbornici se sažimaju kako bi oslobodili radnu površinu za što bolji pregled
aktivnog modula. Prikaz izbornika vrši se pritiskom prsta (ili klikom miša) na tekst naziva listića.
2
E-kassa podržava modul za korištenje ekrana na dodir. U tom slučaju izrada računa postaje
još jednostavnija i brža. Radi lakše preglednosti i boljeg snalaženja artikli su organizirani po
grupama artikala, a opisani su nazivom i proizvoljnom.
1.3 Osnovna obilježja programa s obzirom na korisničko sučelje.
Prije rada u programu potrebno je se upoznati za općim radom programa.
Program je organiziran na način da postoje moduli koji se jednom unašaju a kasnije se samo koriste
na mjestima gdje je to potrebno. Takve module nazivamo ŠIFARNICI. Već i samo njihovo ime kaže
da se oni vode pod nekim sklaćenim nazivima ili šiframa. Neki od tip modula su: Artikli, Porezne
stope, Grupe artikala...itd.
Npr.: jednom unešena porezna stopa 25% kojoj ćemo prilikom unosa pridjeliti šifru 25 (šifra ne
opsisuje bilo kakvu vrijednost podatka, nego služi isključivo kao podatak za brži pronalazak i lakše
korištenje šifarnika) pri unosu artikla poziva se samo sa upisom 25 u polje šifra. (Sl. ispod).
Unos porezne stope
1.4 Naprednija obilježja programa s obzirom na korisničko sučelje.
Program sadrži neke veoma napredne opcije koje korisniku olakšavaju rad.
Korsnik sve posatke u tablici može ptretraživati po bilo kojoj koloni. Za tu akciju potrebno
je kliknuti tipku "Traži" koja se nalazi iznad tablice sa podatcima(Slika ispod).
3
Uključivanje pretrage po svim poljima tablice
U tom trenutku se otvaraju polja za pretragu po bilo kojoj koloni (Slika ispod). Podaci će biti
filtrirani već pri samom unosu početnih slova.
Rezultati pretrage po koloni NAZIV
U programu također postoji i brza pretraga koju pozivamo kombinacijom "CRTL" i "F"
tipke. U tom trenutku pojavljuje se polje za unos vrijednosti za pregled u koje unosimo vrijednost
za pretragu (Slika ispod).
4
Korištenje brze pretrage
Korištenjem ove pretrage ne moramo znati početna slova podatka, nego pretragu može izvršiti i po
bilo kojem dijelu rječi. Primjer: pretraga po riječi "kava" prikazati će nam i artikl KAVA S ML i
MALA KAVA.
Korisnik također sve podatke iz tablica može grupirati po željenoj koloni. Za korištenje ovog
obilježja potrebno je kliknuti tipku "GRUPIRAJ" koja se nalazi iznad tablice sa podatcima (Slika
ispod).
Pozivanje grupiranja podataka
5
U tom trenutku iznad tablice pojavljuje se prazan panel u koji je potrebno dovući naziv kolone iz
tablice sa podatcima(Slika ispod).
1.5 Pokretanje programa i prijava korisnika-konobara
Program pokrećeno preko prečaca sa radne površine "E-Kassa". Nakon početne inicijalizacije
prikazuje se prozor za prijavu korisnika. (slika ispod)
Prijava korisnika
Popunite polja i pritisnite tipku "Prihvati". Program u tom trenutku automatski uključuje
modul za izdavanje računa. Prilikom aktivacije modula potrebno je sa liste odabrati konobara sa
liste i potvrditi ga sa tipkom "Enter" ili lijevim dvoklikom miša. Odabir konobara u nekim
slučajevima neće biti potreban (ako je za korisničko ime vezan samo jedan konobar) nego će odabir
izvršiti sam program. Program je spreman za unos i ispis maloprodajnih računa na kasi.
2. ARTIKLI
Ispravan unos artikala i njihova arganizacija imaju zaista veliku važnost, stoga
OBAVEZNO JE detaljno pročitati upute i dobro shvatiti princip organizaje. Točan i organiziran
unos artikala uvelike olakšava daljni rad u programu.
2.1 Organizacija artikala po grupama i tipovima artikala
Svaki artikl opisan je nekom od grupa i tipom artikla. Tipovi artikala važni su iz razloga jer
utječu na opciju koja opciju dali se za artikle tog tipa vode zalihe na stanju skladišta. U programu su
već pri instalaciji zadana dva tipa artikla: ARTNOR i ROBA (slika ispod).
6
Prikaz tipova artikala
Ako odaberemo izmjenu tipa artikla ARTNOR vidjeti ćemo da je opcija za vođenje stanja
isključena (slika ispod), dok je za tip artikla ROBA ona pak uključena.
Pregled tipa artikla
PRIMJER: Uzmimo artikl KAVA S MLIJEKOM. Taj artikl sastoji se od artikla KAVA KG
koji je roba i artikla MLIJEKO L koji je tip artikla ROBA – za njih se vodi stanje zaliha. Taj
sastavljeni artikl KAVA S MLIJEKOM je artikl za koji se ne vodi stanje zaliha i njemu
primjeljujemo tip artikla ARTNOR.
Predefinirane tipove artikala možemo mijenjati, brisati ili pak unositi nove, no
NEOPHODNO je dobro pripaziti kod tih radnji!!
Drugi opis artikla je GRUPA ARTIKLA. Ona je važna u slučaju rada sa ekranom na dodir. U
tom slučaju artikli će biti grupirani po grupama i korisniku će biti vrlo jednostavno pronalaziti i
odabirati te artikle (slika ispod).
7
Organizacija artikala po grupama
Za korisnike koji ne koriste ekrane na dodir grupiranje artikala olakšava organizaciju pri
izlistavanju izještaja. Također korisniku omogućuju lakši prelazak na rad s ekranom na dodir.
2.2 Porezne stope
Prilikom unosa artikala potrebno je imati informaciju kolika je stopa PDV za određeni artikl.
Također potrebno je biti informiran i o iznosu poreza na potrošnju, te o artiklikma za koje se ono
primjenjuje. Do pregleda poreznih stopa dolazimo klikom na tipku "Porezne stope" koja se nalazi
na listiću "Šifarnici" (slika ispod).
8
Pregled poreznih stopa
Neke porezne stope su već preddefinirane u programu prilikom same instalacije i mogu se koristiti
pri unosu artikala. Potrebno je obratiti posebnu pažnju na porez na potrošnju i prilagoditi ju stopi
koju su propisali mjesni zakonodavci (slika ispod).
Porez na potrošnju
2.3 Unos jednostavnog artikla
-za ovaj odjeljak neophodno je prethodno pročitati i shvatiti sve prijašnje odjeljke iz uputa pod
grupom naslova 2.
Klikom na ikonicu "Artikli" pod listićem "Šifarnici" otvaramo popis svih artikala. Za unos
novog potrebno je kliknuti tipku UNOS ili pritiskom tipke "F1". Otvara se prozor za unos novog
artikla. Program će predložiti slijedeću slobodnu brojčanu šifru za novi artikl. Kretanje po
tekstualnim poljima za unos vršimo pritiskom tipke ENTER ili tipke TAB. Pod naziv unosimo ime
artikla. Polje SERIJA u većini sučajeva ostaje prazno, no potrebno ga je koristiti u ako isti artikl
imamo od više dobavljača a želimo zadržati istu šifru artikla. Polje BARKOD popunjava se
proizvoljno. Oznaka barkoda olakšava dodavanje artikala na račun. Pretpostavka je da u tom slučaju
imate odgovarajuću hardware-sku opremu (čitač). Slijedeće polje je TIP ARTIKLA. Nakon tipa
artikla odabire se JEDINICA MJERE, POREZ, GRUPA ARTIKLA. Ukoliko je artikla koji se unosi
glavni tj. artikl koji se sastoji od nekog normativa potrebno je upisati maloprodajnu cijenu M cijenu
9
po kojoj ćemo prodavati artikl. Ukoliko je artikl koji se unosi normativni tj. artikl koji se nalazi u
normativu tome artiklu se ne mora upisivati cijena jer će se njegova cijena formirati kreiranjem
primke/kalkulacije. U donjem dijelu prozora kvačica ARTIKL SE VIDI NA KASI mora biti uvijek
označena dok je kvačica ARTIKL NA TOUCH LISTI i SLIKA vidljiva samo ako je modul
programa na dodir (Touch).
Pregled unosa artikla
2.4Unos artikla koji sadrži normativ (sastav)
U pregledu (šifarniku) artikala klikom na gumb UNOS otvara se prozor za unos novog
artikla. Važno za ovaj artikl je naznačiti TIP ARTIKLA za koji se ne vodi stanje (ARTNOR) te
upisati mu M cijenu po kojoj će se prodavati. Nakon što smo upisali sve podatke klikneto
PRIHVATI za primjenu. U popisu artikala pojavio se upisani artikl. Klikom na gumb SASTAV u
donjem dijelu prozora se prikazuje sastav toga artikla. U tom novom odjeljenju na gumb Unos
otvara se prozor za unos sastava glavnog artikla. Odaberemo aritkl koji će se nalaziti u sastavu te
upišemo u kojoj količini (normativu) on sudjeluje u glavnom artiklu. U donjem dijelu prozora
vidljivi su podaci o nabavnoj cijeni te malprodajnoj cijeni glavnog artikla prema ukupnom
normativu.
10
Pregled šifarnika artikala s unešenim normativom
11
3. IZDAVANJE RAČUNA
3.1. Izdavanje računa u standardnom modulu rada programa
Izdavanje računa u standardnom modulu rada programa je predviđeno za korištenje
tipkovnice. U kućicu Šifra artikla se unose šifre artikla te pritiskom na tipku Enter na tipkovnici se
artikl s upisanom šifrom stavlja na stavke računa u količini 1. Ukoliko nije poznata šifra artikla
dovoljno je upisati dio naziva artikla te pritiskom na tipku Enter otvara se šifarnik artikla gdje su
prikazani svi artikli koji u nazivu imaju upisani dio naziva u kućiti Šifra artikla. Jednostavno se
označi željeni artikl (klikom miša ili strelicama dolje i gore na tipkovnici) te se artikl povuče iz
šifarnika artikala u kućicu Šifra artikla s pritiskom tipke Enter ili dvoklikom s lijevom tipkom miša
na željenom artilu. Nakon što je artikl povučen iz šifarnika artikala u kućici Šifra artikla vidljiva je
šifra odabranog artikla gdje se dalje pritiskom na tipku Enter taj artikl stavlja na stavke računa.
(slika ispod)
Prikaz unosa artikala na stavke računa
Dodavanje količine i popusta se radi vrlo jednostavno na način da se nakon upisane ili
odabrane šifre artikla u kućici Šifra artikla ušiše znak * na numeričkoj tastaturi te se upiše željena
količina. Pritiskom na tipku Enter artikl s upisanom količinom se stavlja na stavke računa. Isto tako
ukoliko nakon upisane ili odabrane šifre artikla upišemo znak / ne numeričkoj tastaturi imamo
mogućnost davanja popusta na kasi.
Primjer: Artikl Coca cola je u šifarniku artikala pod šifrom 2. U kućicu Šifra artikla upišemo
2 i pritisnemo Enter, artikl ćemo dodati na stavke računa u količini 1. Ukoliko upišemo 2*5 te
pritisnemo Enter na stavke računa ćemo dodati artikl Coca cola u količini 5. Ukoliko upišemo šifru
2/10 te pritisnemo Enter na stavke računa ćemo dodati artikl Coca cola u količini 1 ali rabat 10%.
Treća mogućnost je da se upiše npr. 2*5/10 što znači da dodajemo artikl Coca cola u količini 5 i
rabat 10%.
12
Prikaz dodavanja artikala na stavke računa s količinama i popustom
Na račun je moguće dodati neograničeni broj stavaka (artikala) te se tokom rada ukoliko
dođe do pogreške označi pojedini artikl na stavkama računa i jednostavno tipkom Del na tipkovnici
ukloni sa stavaka računa.
Pritiskom na tipku + na numeričkom djelu tipkovnice ili klikom na gumb Total (+) u gornje
dijelu prozora Kasa otvara nam se prozor s odabirom načina plaćanja te ovdje imamo mogućnost
naznačiti da je račun R1/R1 na kasi ukoliko za tim ima potrebe. Kao zadano je način plaćnja
Gotovina ukoliko ima potrebe u padajućem izborniku se promjeni način plaćanja. (slika ispod)
Odabir načina plaćanja i zaključivanje računa (ispis na printer)
Klikom na gumb Račun R1/R2 otvara nam se prozor gdje odabiremo Partnera na koga ćemo
izdati R1/R2 račun. Ukoliko izdajemo obični račun onda je dovoljno pritisnuti tipku Prihvati mišem
ili tipkovnicom pritiskom na tipku Enter. U ovom trenutku račun putem interneta odlazi u poreznu
upravu te se vraća potvrda zaprimljenih podataka koja se ispiruje na računu. Nakon što se
komunikacija s poreznom upravom završi račun izlazi na pisač. Ovaj postupak traje vrlo kratko.
13
3.1. Izdavanje računa u modulu rada programa na dodir (Touch)
Modul rada u programu na dodir se prvenstveno je namjenje preko ekrana (monitora) na
dodir. Stavke računa se odabiru i unose pritiskom prsta na ekran bez korištenja tipkovnice.
S lijeve strane glavnog prozora Kasa nalaze se grupe artikala te pritiskom na pojedinu grupu otvara
se pregled svih artikala koji se nalaze u odabranoj grupi.
Pritiskom na pojedini artikl na stavke računa se dodaje odabrani artikl u količini 1. Iznad
stavaka računa nalaze nam se tipke Račun te tipke + i -. pritiskom na tipku + dodajemo količunu
označenom artiklu u stavkama računa za 1 a pritiskom na tipku – smanjujemo količinu za 1. U
donjem djelu prozora Kasa nalaze se tipke do 1 do 10 što znači da kad se stavi na stavke računa
artikl pritiskom na pojedinu tipku dodaje se količina. Nakon što se na stavke računa stavke sve
stavke pritiskom na tipku Račun otvara nam se prozor gde odabiremo način plaćnja u padajućem
izborniku . Isto tako može se naznačiti dali je račun R1/R2 te jednostavko pritiskom na tipku
Prihvati račun izlazi na printeru. Prethodno račun odlazi putem interneta u poreznu upravu te se
vraća potvrda zaprimanja (JIR – jedinstveni identifikator računa) koji se ispisuje na računu. (####)
4. STANJE KASE
U godnjem dijelu programa klikom za listiš Kasa otvara nam se prikaz listića Kasa. Klikom
na Stanje kase otvara se prizak stanja kase. Na stanju kase je naznačeno rekapitulacija po poreznim
stopama, pregled danih popusta, rekapitulacija po načinima plaćanja, polog u kasi te ukupno
gotovina u kasi. Koristi se za pregledavanje stanja kase prilikom preuzimanja smjene
konobara/prodavača ili za kontrolu.
5.ZAKLJUČAK KASE
Klikom na listić Kasa te klikom na Zaključi kasu otvara se prozor u kojemu je prikazan
idući slobodni broj zaključka, datum, tko izrađuje zaključak te svi računi koji nisu zaključeni u
kućicama Mp račun od – do. (slika ispod)
Izrada zaključka kase
14
Klikom na gumb Zaključi zaključuju se svi računi koji nisu zaključeni te se na printer ispisuje
zaključak (Utržak) kase. Prije ispisa zaključka na printer u poreznu upravu se šalje dnevni izvještaj.
6.
PREGLED RAČUNA
Klikom na listić Kasa te klikom na Računi otvara se pregled svih otkucanih računa na kasi.
Ovisno o podešavanju programa moguće je vidjeti samo današnje račune, samo račune koji nisu
zaključeni ili sve račune.
U pregledu računa ako se vide svi računi bijele boje su računi koji su zaključeni, crvene boje
su računi koji nisu zaključeni. U donjem djelu pregleda računa su prikazane stavke pojedinog
računa.
Klikom na pojedini račun s popisa označi se račun te klikom na gumb Storno kreira se novi
račun na temelju označenog računa s količinama u minusu (stornirano).
Klikom na pojedini račun s popisa te klikom na gumb dodaj partnera otvori se prozor gdje se
odabere partner na kojeg će glasiti račun. Nakon potvrde (Prihvati) kreira ne storno račun
označenog i novi račun R1/R2 račun na kasi.
Klikom na pojedini račun s popisa te klikom na Način plaćanja otvori se prozor gdje se
može promjeniti način plaćanja odabranog računa gdje se nakon klika na Prihvati kreira storno
račun označenog računa i novi račun s načinom plaćanja koji je odabran. Ovdje postoji uvjet da
račun kojemu se želi promjeniti način plaćanja nije zaključen.
Pregled izdanih računa s podacima iz porezne uprave
Posljednje dvije kolone prikazuju podatke koji predstavljaju ispravnu prijavu računa u
poreznoj upravi. Potrebno je obrati pozornost da ta polja nisu prazna. U suprotnom te račune je
potrebno ponovno poslati u poreznu pravu. Takve akcije treba dobro provjeriti prilikom provođenja
ako je moguće i zatražiti stručnu pomoć svog informatičara ili knjigovodstvenog djelatnika.
15
7.
PREGLED ZAKLJUČAKA
Klikom na listić Kasa te klikom na Zaključci otvara se pregled svih kreiranih zaključaka
gdje se pojedini zaključak može ponovno ispisati.
Pregled zaključaka kase
Dostupni moduli u ovo programskom rješenju:
Podržava mrežni rad i mogućnost povezivanja s našim ostalim programima (Skladišno
poslovanje – VP, MP, MA, URA-IRA..)
Evidencije:
-artikala (uključuje normative)
-tipovi artikala
-grupe artikala
-kupaca/dobavljača
-načini plaćanja
-vrste računa
-porezne stope (uključuje i porez na potrošnju)
-korisnici i prodavači
Rad u programu:
-unos pomoću šifre, barkoda ili naziva artikla
-unos prilagođen i za ekrane na dodir
-mogućnost davanja popusta (grupno i pojedinačno)
-informacije o artiklu prilikom kucanja (zaliha, max rabat...)
-uključuje sve zakonske izvještaje + dodatni ispisi
-mogućnost ispisa logotipa na pos pisačima
-korištenje i zastarjelih pos pisača za koje ne postoje upravljački programi
-nekoliko tipova računa
-cjenici (posebne cijene – party, rasprodaje...)
Vođenje zaliha:
-stanje zaliha
-primke/kalkulacije
-kartice artikala
-A4 izvještaji omogućuju Preview, export u sve poznatije formate (pdf, excel, word, jpg...)
-mogućnost slanja izvještaja automatizmom putem maila
Dodatno:
-Pretraga SVIH podataka po SVIM kolonama unutar tablice
-Grupiranje po bilo kojem podatku unutar tablice
-Rekapitulacije i RUC
16

Download Report