close

Enter

Log in using OpenID

1. obrada teksta – napredni word

embedDownload
INFORMATIKA
EKONOMIST
PRVO NASTAVNO PISMO
OBRADA TEKSTA – NAPREDNI WORD
2. razred
Tekst uredila: prof. MAJA AKALOVIĆ
Zagreb, 2012.
Sadržaj
1. OBRADA TEKSTA – NAPREDNI WORD.............................................................................
1.1 Oblikovanje dokumenta...................................................................................................
1.1.1 Oblikovanje teksta.....................................................................................................
1.1.2 Oblikovanje odlomka.................................................................................................
1.1.3 Tabulatori..................................................................................................................
1.1.4 Obrubi i sjenčanja.....................................................................................................
1.1.5 Stvaranje popisa.......................................................................................................
1.1.6 Oblikovanje stranice..................................................................................................
1.1.7 Promjena margina, orijentacije i veličine stranice......................................................
1.1.8 Pisanje teksta u stupcima.........................................................................................
1.1.9 Umetanje prijeloma stranice......................................................................................
1.1.10 Pozadina stranice....................................................................................................
1.1.11 Zaglavlje i podnožje................................................................................................
1.1.12 Umetanje simbola i jednadžbi.................................................................................
1.1.13 Tekstni okviri, ukrasni tekst i inicijali........................................................................
1.2 Cirkularna pisma..............................................................................................................
1.2.1 Cirkularna pisma i povezivanje podataka..................................................................
1.2.2 Koraci izrade cirkularnih pisama...............................................................................
1.3 Reference........................................................................................................................
1.4 Napredni poslovi..............................................................................................................
1.4.1 Pripreme prije ispisa..................................................................................................
1.4.2 Provjera pravopisa....................................................................................................
1.4.3 Pretpregled dokumenta prije ispisa i ispis dokumenta...............................................
Literatura za produbljivanje znanja..........................................................................................................
1. OBRADA TEKSTA – NAPREDNI WORD
1.1 Oblikovanje dokumenta
Dokument oblikujemo sa ciljem isticanja pojedinih dijelova i davanja profesionalnog izgleda
dokumentu. Za uređivanje teksta koriste se naredbe za uređivanje pisma (font), odlomaka ili
cijelog dokumenta.
1.1.1 Oblikovanje teksta
Kod izrade dokumenta na tekst koji unosimo primjenjuje se font i veličina fonta koja je
zadana predloškom na temelju kojeg kreiramo dokument. To je uglavnom predložak
Normal.dotm.
slika 1.1-1 Grupa Font na kartici Polazno
Najbrži način oblikovanja fonta jest preko gumba u grupi Font na kartici Polazno (Home) i
preko Male alatne trake (Mini Toolbar). Mala alatna traka pojavljuje se kad označimo tekst i
pokažemo na njega ili kad na odabrani tekst kliknemo desnom tipkom miša. Na traci su
smještene naredbe koje često koristimo.
slika 1.1-2 Mala alatna traka (engl. Mini Toolbar)
Font možemo oblikovati i pomoću naredbi iz dijaloškog okvira Font koji otvaramo klikom na
Pokretač dijaloškog okvira (Dialog Box Launcher). Pokretač dijaloškog okvira je mala
dijagonalna strelica koja se nalazi u donjem desnom kutu grupe Font. Dijaloški okvir Font
sadrži dvije kartice: Font i Razmak među znakovima (Character Spacing). Karticom Font
određujemo vrstu, stil, veličinu i boju teksta, stil i boju podcrtavanja te posebne efekte.
Karticom Razmak među znakovima osim razmaka određujemo širinu i položaj znakova.
slika 1.1-3 Dijaloški okvir Font
Prenositelj oblikovanja: Program omogućuje i prenošenje (kopiranje) oblikovanja nekog
teksta i nekih oblikovanja grafike s jednom mjesta na drugo.
Označimo oblikovani tekst i odaberemo Alat za crtanje oblika (Format Painter). Pokazivač
miša promjeni oblik u oblike četke
oblikovanje prenijeti.
i nakon toga označimo tekst na koji želimo
1.1.2 Oblikovanje odlomka
Naredbe za oblikovanje odlomka odabiremo na traci ili ih odabiremo iz dijaloškog okvira.
Dijaloški okvir pokrećemo klikom na Pokretač dijaloškog okvira (Dialog Box Launcher) u
grupi Odlomak (Paragraph).
slika1.1-4 Naredbe za oblikovanje odlomka na vrpci
Kod oblikovanja odlomka možemo govoriti o dva pristupa:
•
•
oblikovanju strukture što obuhvaća određivanje poravnanja, uvlaka, tabulatora
oblikovanju izgleda kojim djelujemo na izgled teksta tako da odlomku određujemo
obrube i sjenčanja, popisima dodajemo grafičke ili numeričke oznake.
Poravnanje
Poravnavanje odlomka podrazumijeva poravnanje teksta odlomka između lijeve i desne
margine dokumenta. Postoje četiri vrste odlomka:
PORAVNANJE
Poravnaj tekst lijevo (Align Left)
Sredina (Center)
Poravnaj tekst desno (Align Right)
Poravnaj obostrano (Justify)
ZNAČENJE
poravnavanje uz lijevu marginu
centrira tekst između margina
poravnanje uz desnu marginu
poravnanje s lijevom i desnom marginom
Trenutno poravnanje je ono koje je na vrpci prikazano drugom bojom.
Uvlake odlomka
Neki od načina kako možemo uvući odlomak su:
•
pomoću dijaloškog okvira Odlomak (Paragraph)
pomoću gumba Povećaj uvlaku (Increase Indent)
tabulatora udesno) i Smanji uvlaku (Decrease Indent)
(odlomak se pomakne za jedan pomak
(pomak ulijevo)
pomoću ravnala i miša
•
tipkom TAB tekst će biti uvučen od lijevog ruba za 1,25 cm.
Razmak između redova i između odlomka
Po unaprijed zadanom, u dokumentu je određen jednostruki prored, to jest razmak između
redaka. No taj prored možemo odrediti i drugačije. Da bismo promijenili prored, kliknemo
gumb Prored (Line spacing)
odgovarajući broj.
na kartici Polazno (Home) , a zatim odaberemo
1.1.3 Tabulatori
Tabulatori omogućuju lako postavljanje željenih poravnanja teksta u stupcima, ali i
postavljanje uvlaka odlomaka.
Kad pritisnemo tipku tabulatora (Tab), pokazivač se pomakne za zadani pomak tabulatora
udesno. Zadani pomaci tabulatora (graničnici tabulatora) postavljeni su na 1.25 cm.
Razlikujemo 4 vrste graničnika tabulatora:
Postavljanje tabulatora pomoću dijaloškog okvira
Za postavljanje i uklanjanje tabulatora koristimo dijaloški okvir Tabulatori (Tabs). Dijaloški
okvir Tabulatori (Tabs) otvaramo unutar dijaloškog okvira Odlomak (Paragraph) klikom na
gumb
; (kartica Polazno – grupa Odlomak – dijaloški okvir Odlomak – gumb
Tabulatori).
Da bismo u dijaloškom okviru Tabulatori (Tabs) postavili tabulatore različitih vrijednosti,
moramo postaviti točku unosa u odlomak u kojem ćemo ih postaviti.
Tabulatore definiramo u odgovarajućim poljima unutar dijaloškog okvira:
•
Pomak tabulatora (Tab stop position) – upisujemo vrijednost na koju želimo
postaviti tabulator.
•
Poravnanje (Alignment)
•
Vodeći znakovi (Leader) – prazninu lijevo od tabulatora možemo ispuniti nekim od
vodećih znakova
•
Postavi (Set) – postavljamo zadane vrijednosti prije definirane.
slika 1.1-5 Postavljanje tabulatora različitih vrijednosti
Postavljanje tabulatora pomoću miša i ravnala
Tabulatore možemo postaviti koristeći ravnalo, gumb tabulatora i miš.
Gumb tabulatora pokazuje poravnanje tabulatora i svakim klikom na gumb poravnanje se
promijeni.
slika 1.1-6 Primjer tabulatora
Kad izaberemo poravnanje, kliknemo lijevom tipkom miša na donju polovicu ravnala na ono
mjesto gdje želimo postaviti tabulator. Na izabranom mjestu pojavi se oznaka poravnanja
tabulatora. Zatim izaberemo poravnanje za sljedeći tabulator pa postavimo i njega na isti
način.
1.1.4 Obrubi i sjenčanja
slika 1.1-7 Gumbi sjenčanje i obrubi
Da bismo odlomak posebno naglasili, možemo mu obojiti pozadinu i obrubiti ga. To
postižemo naredbama u grupi Odlomak (Paragraph). Naredbom Sjenčanje (Shading) otvara
se paleta različitih boja. Klikom na određenu boju odlomak ili dio odlomka koji smo označili
bit će osjenčan.
slika 1.1-8 Sjenčanje
Obrube određujemo naredbom Obrubi (Borders).
slika 1.1-9 Određivanje obruba
Odabirom naredbe Obrubi i sjenčanje (Borders and Shading) otvara istoimeni dijaloški
okvir koji sadrži 3 kartice: Obrubi (Bordes), Obrub stranice (Page Border) i Sjenčanje
(Shading).
slika 1.1-10 Obrubi i sjenčanje u dijaloškom okviru
Karticom Obrubi (Borders) određujemo način obruba, biramo vrstu (stil) obruba kao i boju
izabranog stila obruba.
slika 1.1-11 Kartica obrubi
Karticom Obrub stranice (Page Border) možemo obrubiti čitavu stranicu na način kao i
odlomak, a time da u polje Efekt (Art) možemo izabrati grafički oblik kojim će se obrubiti
stranica.
slika 1.1-12 Kartica Obrub stranice
Karticom Sjenčanje (Shading) određujemo pozadinu odlomka bojom ili uzorkom.
slika 1.1-13 Kartica Sjenčanje
1.1.5 Stvaranje popisa
Kod izrade popisa u dokumentu koristimo numeričke i grafičke oznake. Naredbe za stvaranje
nalaze se na kartici Polazno (Home) u grupi Odlomak (Paragraph). U stvaranju popisa
koristimo grafičke i numeričke oznake.
slika 1.1-14 Grafičke i numeričke oznake
Odabir grafičke oznake:
Odabir numeričke oznake:
Kreiranje popisa prilikom unosa teksta.
Prije unosa odaberemo oznaku numeracije i nakon toga pišemo tekst. Nakon upisa prve
stavke iz popisa tipkom Enter prelazimo i novi red i Word automatski dodaje i sljedeću
oznaku numeracije.
Želimo li prekinuti automatsko numeriranje, dva puta pritisnemo tipku Enter.
Pretvaranje napisanog teksta u numerirani popis.
Ukoliko napisani tekst želimo pretvoriti u numerirani popis, označimo tekst koji želimo
numerirati i odabiremo željenu grafičku ili numeričku oznaku.
Želimo li odabrati grafičku ili numeričku oznaku koju nemamo ponuđenu, odabiremo iz
padajućeg popisa naredbu Definicija nove grafičke oznake (Define New Bullet) / Definicija
novih oblika broja (Define New Number Format). Nova grafička oznaka može biti simbol,
slika ili font.
1.1.6 Oblikovanje stranice
Naredbe kojima određujemo oblik jedne stranice odnosno cijelog dokumenta na papiru nalaze
se na kartici Izgled stranice (Page Layout) u grupama Postavljanje stranice (Page Setup) i
Pozadina stranice (Page Background).
1.1.7 Promjena margina, orijentacije i veličine stranice
Margina je prazan prostor između ruba stranice i teksta.
Određivanje margina pomoću ravnala i miša
Da bismo promijenili lijevu marginu, postavimo pokazivač miša uz lijevi rub ravnala,
pritisnemo lijevu tipku miša i povučemo marginu u željenom smjeru.
Na isti način mijenjamo i ostale margine.
Određivanje margina pomoću naredbe Margine (Margins)
Odabirom naredbe Margine (Margins) dobijemo prikaz i popis standardnih margina.
Klikom na jednu od ponuđenih postavki margine će biti postavljene prema zadanoj vrijednosti
koju taj standard određuje. Ukoliko želimo odrediti veličinu margina unosom odgovarajućih
vrijednosti, odaberemo naredbu Prilagođene margine (Custom Margins). Otvara se dijaloški
okvir Postavljanje stranice (Page Setup) u kojem unosimo vrijednosti margina.
slika 1.1-15 Određivanje margina
Orijentacija i veličina papira
Naredbom Orijentacija (Orientation) određujemo položaj stranice, odnosno biramo hoće li
stranica biti postavljena uspravno – Portret (Portration) ili položeno – Pejzaž (Landscape).
slika 1.1-16 Orijentacija stranice
Veličinu stranice (papira) određujemo naredbom veličina (Size) ili na drugoj kartici
dijaloškog okvira Postavljanje stranice (Page Setup) → Papir (Paper).
slika 1.1-17 Određivanje veličine papira
1.1.8 Pisanje teksta u stupcima
Tekst u dokumentu možemo podijeliti u dva ili više stupaca
Tekst oblikujemo u stupce naredbom Stupci (Columns) na kartici Izgled stranice (Page
Layout) u grupi Postavljanje stranice (Page Setup). Tekst možemo u stupce oblikovati tako
da najprije napišemo tekst, a zatim odaberemo naredbu ili odmah na početku pisanja
odredimo broj stupaca i nakon toga prepišemo tekst.
Ukoliko već napisan tekst preuređujemo u stupce, označimo ga, kliknemo na naredbu Stupci
(Columns) i iz padajućeg popisa odaberemo broj stupca. Želimo li više stupaca i proizvoljno
odrediti njihovu širinu, iz padajućeg popisa odabrat ćemo naredbu Više stupaca (More
Columns).
slika 1.1-18 Odabir broja stupaca pomoću dijaloškog okvira i pomoću gumba Stupci
1.1.9 Umetanje prijeloma stranice
Kad stranicu ispunimo tekstom, Word sam prelazi na novu stranicu, to jest, umeće prekid.
Ponekad sami želimo odrediti prekid stranice bez da je ona ispunjena tekstom. Postavimo
točku unosa na mjesto gdje želimo prekinuti stranicu. Odaberemo naredbu Prekidi (Breaks)
na kartici Izgled stranice (Page Layout) u grupi Postavljanje stranice (Page Setup). Otvori
se padajući popis i odaberemo naredbu Stranica (Page).
Osim prijeloma stranice unutar iste naredbe možemo odrediti prijelom stupaca, prelamanje
teksta i prijelom odjeljka (odjeljak ili sekcija je manji dokument unutar dokumenta koji ima
svoje postavke stranice).
slika 1.1-19 Prijelom stranice
1.1.10 Pozadina stranice
Pozadinu stranice možemo dodatno uljepšati tako da joj dodamo vodeni žig ili boju.
Vodeni žig je efekt u pozadini stranice koji može biti grafika ili tekst diskretno prikazan u
svjetlijoj nijansi. Dodajemo ga naredbom Vodeni žig (Watermark) iz grupe Pozadina
stranice (Page Background) na kartici Izgled stranice (Page Layout). U istoj grupi nalazi se i
naredba Boja stranice (Page Color).
Vodeni žig
Klikom na naredbu Vodeni žig (Watermark) pojavljuje se galerija vodenih oznaka iz koje
možemo klikom odabrati željenu.
Ukoliko želimo kao vodeni žig dodati neki drugi tekst ili sliku tada odabiremo naredbu
Prilagođeni vodeni žig (Custom Watermark).
slika 1.1-20 Primjer vodenog žiga
Otvara se dijaloški okvir Ispisani vodeni žig (Printed
Watermark) u kojem možemo odabrati kao oznaku neku sliku ili tekst. Kao vodeni žig tekst
može biti već unaprijed zadan ili upišemo novi tekst.
slika 1.1-21 Dodavanje vodenog žiga
Boja stranice
Dodatni efekt izgledu stranice daje boja pozadine koju određujemo naredbom Boja stranice
(Page Color). Kliknemo na boju koju želimo dodati. Naredbom Efekti ispune (Fill Effects).
možemo kao pozadinu odrediti kombinaciju više boja, dodati teksturu, uzorak ili sliku. Dobro
je znati da je boja pozadine vidljiva samo na zaslonu, ali ne i na papiru kada dokument
ispišemo.
slika 1.1-22 Naredba Boja stranice
1.1.11 Zaglavlje i podnožje
slika 1.1-23 Zaglavlje i Podnožje na kartici Umetni
Zaglavlje i podnožje su prazni prostori na vrhu (zaglavlje) i dnu stranice (podnožje) u koje
možemo umetnuti tekst, grafiku, logo tvrtke, broj stranice, datum i vrijeme, što se ispisuje
zajedno s dokumentom.
Grupa naredbi Zaglavlje i podnožje (Header & Footer) nalazi se na kartici Umetni (Insert).
Odabirom naredbe Zaglavlje (Header) ili Podnožje (Footer) dobijemo prikaz već unaprijed
definiranih i oblikovanih zaglavlja/podnožja.
slika 1.1-24 Unaprijed definirani stilovi Zaglavlja
Klikom na jedno od ponuđenih zaglavlja/podnožja naći ćemo se u zaglavlju/podnožju u koje
tada unosimo tekst. Možemo primijeniti da je nakon toga ostatak dokumenata svjetlije boje i
nije dostupan.
Nakon toga na vrpci se pojavljuje kartica Dizajn (Design) ispod Alata zaglavlja i podnožja
(Header & Footer Tools). Kartica nam omogućuje, osim unosa teksta, umetanje datuma,
vremena, slika i isječaka crteža.
slika 1.1-25 Alati za uređivanje zaglavlja/podnožja
U dokumentu sadržaj zaglavlja/podnožja može biti isti na svakoj stranici, a može biti različit
za parne i neparne stranice. To omogućuje naredbe u grupi Mogućnosti (Options)
Brojevi stranica
Stranice numeriramo naredbom Broj stranice (Page Number) na kartici Umetni (Insert),
grupa Zaglavlje i podnožje (Header & Footer).
Odabiremo mjesto gdje ćemo smjestiti broj – na vrh, dno ili unutar margine stranice.
Izabiremo jedan od ponuđenih oblika. Broj stranice ne mora biti samo broj, to može biti i
slovo.
slika 1.1-26 Brojevi stranica
Želimo li odrediti drugačiji oblik stranice, odaberemo naredbu Oblikovanja brojeva stranica
(Format Page Numbers). U dijaloškom okviru Oblik broja stranice (Page Number Format)
odaberemo željeni oblik numeriranja.
slika 1.1-27 Dijaloški okvir Odabir broja stranice
1.1.12 Umetanje simbola i jednadžbi
U radu s tekstom često postoji potreba za simbolima kojih nema na tipkovnici. Tada pomaže
naredba Simbol (Symbol) na kartici Umetni (Insert). Klikom na nju dobivamo prikaz 20
najčešće korištenih simbola.
slika 1.1-28 Najčešće korišteni simboli
Ukoliko među njima nema onog simbola koji nam treba, odaberemo naredbu Više simbola
(More Symbols). Otvara se dijaloški okvir Simbol (Symbol). Dijaloški okvir Simbol (Symbol)
ima 2 kartice: Simboli (Symbols) i Posebni znakovi (Special Characters). Na kartici Simboli
(Symbols) nalaze se simboli dostupni u nekom od izabranih fontova, a svaki font sadrži
drugačije simboli.
slika 1.1-29 Kartica Simbol
Kartica Posebni znakovi (Special Characters) prikazuje 20 najčešće korištenih posebnih
znakova kao što je znak za autorsko pravo, registrirani zaštitni znak i slično.
Jednadžbe
Klikom na naredbu Jednadžba (Equation) na kartici Umetni (Insert) otvara se lista već
unaprijed oblikovanih jednadžbi. Odabirom jedne od njih jednadžba će biti prikazana u
dokumentu kao zasebna struktura. Tu jednadžbu možemo mijenjati ili prihvatimo unaprijed
kreiranu.
slika 1.1-30 Simboli i strukture na kartici Dizajn
Klikom na simbol naredbe jednadžbi
otvara se prostor u dokumentu u koji upisujemo
jednadžbu. Istovremeno na vrpci se pojavljuje kartica Dizajn (Design) ispod Alata
jednadžbe (Equation Tools). Ovisno o tome o kakvoj se jednadžbi radi, na kartici Dizajn
(Design) odabiremo simbole i strukture (razlomak, korijen, integral, zagrada i drugo).
1.1.13 Tekstni okviri, ukrasni tekst i inicijali
Neki od alata kojima možemo poboljšati izgled dokumenta su tekstni ikviri, ukrasni tekst i
inicijali. Navedeni alati nalaze se na kartici Umetni (Insert) u grupi Tekst (Text).
Tekstni okviri
Želimo li sadržaj dokumenata istaknuti okvirom, koristimo tekstne okvire. Odabiremo ih na
kartici Umetni (Insert) – Tekstni okvir (Text Box). Pred nama je galerija tekstnih okvira koji
sadrže već definirana oblikovanja.
Klikom na jedan od ponuđenih u galeriji umećemo ih u dokument.
Upišemo tekst. Prema potrebi okvire možemo povećati, smanjiti ili premjestiti koristeći
hvataljke na rubu okvira.
slika 1.1-31 Tekstni okvir
Nakon što se tekstni okvir pojavi u dokumentu, na vrpci se pojavi kartica Oblik (Format)
iznad Alata za tekstni okvir (Text Box Tools). Kartica sadrži niz naredbi kojima možemo
oblikovati tekstni okvir (promijeniti okvire, boje okvira i ispune, promijeniti oblik, dodati
sjenu i drugo).
Osim na ovakav način tekstni okvir možemo dodijeliti i već napisanom tekstu. Označimo
tekst koji želimo smjestiti u tekstni okvir i unutar naredbe Tekstni okvir (Text Box)
odaberemo naredbu Nacrtaj tekstni okvir (Draw Text Box).
Ukrasni tekst
Ukrasni tekst, to jest, WordArt umećemo u dokument klikom na istoimeni gumb na kartici
Umetni (Insert).
Odabirom naredbe pojavljuje se cijeli niz stilova. Odaberemo željeni stil, a nakon toga
upisujemo tekst.
Nakon potvrde unosa ukrasni tekst pojavi se u dokumentu na mjestu pokazivača, a u prozoru
dokumenta pojave se i WordArt alati uz karticu Oblik (Format).
slika 1.1-32 Galerija stilova
Alatna traka WordArt (WordArt Tools) pruža mnogo dodatnih mogućnosti za oblikovanje.
Tako možemo promijeniti stil i oblik ukrasne riječi, boju ispune i obruba, dodati sjenu s 3D
efektima, odrediti način prelamanja i slično.
Inicijal
Inicijal predstavlja povećano prvo slovo u odlomku. Određujemo ga naredbom Inicijal (Drop
Cap) na kartici Umetanje (Insert).
Kliknemo odlomak gdje želimo inicijal, odaberemo istoimenu naredbu, a zatim izaberemo
željeni stil inicijala. Dodatnim mogućnostima određujemo vrstu fonta i visinu inicijala.
1.2 Cirkularna pisma
Cirkularno ili skupno pismo složen je dokument kojim se služimo prilikom izrade istih
dokumenata (na primjer, obavijesti, pohvalnice, diplome, zahvalnice) u kojima se mijenja
samo dio dokumenta (na primjer, primatelj).
1.2.1 Cirkularna pisma i povezivanje podataka
Word može automatski povezivati i kombinirati tekst jednog dokumenta s imenima i
adresama iz drugog dokumenta te tako kreirati osobno naslovljene dopise ili pisma.
Povezivanje podataka vrlo je praktična mogućnost rukovanja podacima. Najčešće se koristi za
izradu cirkularnih pisama, ispis poštanskih naljepnica i omotnica, a može se koristiti i za
izradu kataloga, ispis narudžbenica i slično.
Cirkularna ili skupna pisma koristimo kada želimo napraviti niz istih dokumenata, s time da
svaki dokument sadrži neke jedinstvene elemente. Na primjer, kada šaljemo neki dopis
velikom broju primatelja, u svakom će se pismu pojavljivati isti tekst, ali će biti različite
adrese, pozdravna poruka ili neki drugi podatak o primatelju. Korištenjem cirkularnih pisama
skraćuje se vrijeme pisanja i mogućnost pogrešaka prilikom prijepisa.
Za izradu cirkularnog pisma potrebno je pripremiti dva dokumenta:
1. glavni dokument
2. izvor podataka
slika 1.2-1 Dokumenti – Izvor podataka i Glavni dokument
Te dokumente možemo pripremiti ranije, a mogu se kreirati i tijekom same izrade cirkularnih
pisama.
Glavni dokument je dokument napravljen u Wordu čiji sadržaj želimo poslati većem broju
primatelja kao na primjer neka obavijet, poziv, dopis i slično. On izgleda kao i svaki drugi
dokument i možemo ga kreirati i oblikovati prema želji. Jedina razlika je u tome što Word zna
da je on namijenjen povezivanju s podacima iz izvora podataka.
slika 1.2-2 Glavni dokument
Izvor podataka je dokument koji sadrži promjenjive podatke iz cirkularnog pisma (najčešće
su to podaci o primateljima pisama – ime, prezime, adresa i tako dalje). Izvor podataka
možemo kreirati u Wordu u obliku tablice, a može se koristiti i neki postojeći dokument koji
sadrži bazu podataka, kao što je radni list Microsoft Excela, popis kontakata iz Microsoft
Outlooka i slično.
slika 1.2-3 Izvor podataka
Bez obzira na to u kojem programu kreiramo izvor podataka, tablica koja predstavlja izvor
podataka mora imati zaglavlje u kojem se nalaze imena svih stupaca. Ispod zaglavlja
popunjavaju se podaci tablice tako da svaki redak u tablici predstavlja jednu osobu, a stupci
predstavljaju pojedine karakteristike osoba (njihovo ime, prezime, adresu, grad, dob i tako
dalje).
slika 1.2-4 Tablica podataka
1.2.2 Koraci izrade cirkularnih pisama
Povezivanje podataka i kreiranje cirkularnih pisama radi se pomoću opcija s kartice Skupna
pisma (Mailings). Na njoj treba kliknuti na gumb Pokreni cirkularna pisma (Start Mail
Merge) i odabrati opciju Postupni čarobnjak za skupna pisma (Step by Step Mail Merge
Wizard). Na desnoj strani prozora otvara se okno zadatka koje nas vodi kroz šest koraka
izrade. Koraci su opisani u nastavku lekcije.
slika 1.2-5 Pokretanje čarobnjaka za cirkularna pisma
1. korak: Odabir vrste dokumenta
Prvi korak u izradi je odabrati vrstu dokumenta koji će se izrađivati. Želimo li kreirati
cirkularno pismo, između ponuđenih opcija treba odabrati opciju Pisma (Letters). Nakon
odabira vrste dokumenta potrebno je kliknuti na opciju Sljedeće: Polazni dokument (Next:
Starting document). Opcije se prelazak na sljedeći korak postoje u oknu svakog koraka osim
zadnjeg, a međusobno se razlikuju u nazivu jer iza riječi „Sljedeće“ piše naziv sljedećeg
koraka.
slika 1.2-6 Prvi korak izrade cirkularnog pisma
2. korak: Odabir polaznog dokumenta
U drugom koraku potrebno je odabrati polazni, odnosno glavni dokument. Postoji nekoliko
opcija, ovisno o tome postoji li dokument koji će se koristiti kao glavni dokument i je li on
otvoren:
•
Koristi trenutni dokument (Use the current document) – ako je glavni dokument već
otvoren
•
Započni s predloškom (Start from a template) – služi za izradu dokumenta ako on
uopće nije prethodno pripremljen
•
Započni s postojećim dokumentom (Start from existing document)– dokument je
kreiran i spremljen na računalu, ali nije otvoren
Od drugog koraka nadalje u oknu zadatka nalazi se i opcija za povratak na prethodni korak (u
ovom koraku to je opcija Prethodno: Odabir vrste dokumenta (Previous: Select document
type)). Opcije za povratak na prethodni korak se međusobno razlikuju u nazivu jer iza riječi
„Prethodno“ piše naziv prethodnog koraka.
slika 1.2-7 Drugi korak izrade cirkularnog pisma
3. korak: Odabir izvora podataka
Nakon što se odredi glavni dokument, potrebno je odrediti i izvor podataka. To mogu biti
kontakti iz Outlooka ili neki već postojeći dokument koji sadrži podatke o primateljima.
Dakle, ako baza već postoji, izabrat ćemo opciju Koristite postojeći popis (Start from
Existing Document) te klikom na gumb Pregledaj (Browse) odabrati datoteke s postojećim
popisom. Ako ne postoji izvor podataka, on se može kreirati u dijaloškom okviru Novi popis
adresa (New Address List), koji se otvara izaberemo li opciju Utipkajte novi popis (Type a
new list) i kliknemo na gumb Stvori (Create). Nakon što smo unijeli podatke, klikom na
gumb U redu (OK) potvrđujemo unos podataka i otvaramo novi dijaloški okvir Spremanje
popisa adresa (Save Address List) kojim se odabire mjesto na koje ćemo spremiti podatke i
pod kojim imenom. Klikom na gumb Spremi (Save) spremamo popis čime se automatski
otvara dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama (Mail Merge Recipients) u kojemu
možemo razvrstati i filtrirati podatke, potražiti duplikate, provjeriti adrese i ažurirati podatke.
slika 1.2-8 Treći korak izrade cirkularnog pisma
4. korak: Umetanje polja u dokument
U četvrtom koraku u dokument se umeću polja koja će prikazivati određene podatke o
primateljima. Mogu se dodati neki specifični podaci kao što su adresni blok ili pozdravni
redak ili se može kliknuti na opciju Dodatne stavke (More items) i tako otvoriti dijaloški
okvir s popisom svih podataka o primateljima. U tom popisu treba izabrati koji podaci će se
prikazati u pismima.
slika 1.2-9 Četvrti korak izrade cirkularnog pisma
5. korak: Pretplegled pisma
Prije završetka izrade potrebno je pregledati kako će glavni dokument izgledati nakon
spajanja s podacima o primateljima. To je omogućeno u ovom koraku – vidi se prikaz svakog
pojedinog pisma, pri čemu su na mjestima umetnutih polja prikazani stvarni podaci o
primateljima. Između pisama može se prelaziti pomoću gumba s dvostrukim strelicama.
Želimo li sada preskočiti nekog primatelja i za njega ne ispisati obavijest, nakon odabira
primatelja kliknut ćemo na gumb Isključi ovog primatelja (Exclude this recepient). Klikom
na gumb Uredi popis primatelja (Edit recepient list) možemo mijenjati i uređivati popis
primatelja.
slika 1.2-10 Peti korak izrade cirkularnog pisma
6. korak: Odabir vrste spajanja
U zadnjem je koraku potrebno odabrati vrstu spajanja:
•
spajanje tijekom ispisa – opcija Ispiši (Print)
•
spajanje u novom dokumentu – opcija Uređivanje pojedinačnih pisama (Edit
individual letters)
Prva opcija automatski ispisuje cirkularna pisma na papir, a druga otvara cirkularna pisma u
novom dokumentu. U tom dokumentu nalazit će se onoliko pisama koliko je primatelja, s
time da će svako pismo, osim dijelova koji su zajednički svim pismima, imati i podatke
specifične za pojedinog primatelja.
slika 1.2-11 Šesti korak izrade cirkularnog pisma
1.3 Reference
Tijekom pisanja seminarskog rada ili kojeg drugog dokumenta sigurno ćete se u nekom
trenutku upitati: kako umetnuti fusnotu, opis slike, navod, sadržaj ili možda bibliografiju.
Najjednostavniji odgovor bi bio uz pomoć kartice Reference (References).
Fusnota je riječ koja označuje bilješku, napomenu stavljenu na dno stranice teksta. Ona
objašnjava ili upućuje na dodatno objašnjenje o dijelu teksta uz koji je postavljena. Naredbom
Reference → Fusnote (Footnotes) → Umetni fusnotu (Insert Footnote) fusnota se dodaje u
dokument.
Naredba Umetni krajnju bilješku (Insert Endnote) umeće napomenu vezanu za tekst kao i
fusnota, ali se napomena smješta na kraj dokumenta.
U dijaloškom okviru Fusnota i krajnja bilješka (Footnote and Endnote) uređujemo mjesto
na koje se smješta fusnota (dno stranice ili ispod teksta) te oblik broja kojim se fusnota
označuje, broj kojim počinjemo numeriranje te način numeriranja. Sve odabrane prilagodbe
mogu se primijeniti na cijeli dokument ili na označeni dio.
slika 1.3-1 Dijaloški okvir Fusnota i krajnja bilješka
Uvijek kada u tekstu pišemo citat, potrebno ga je označiti kao i autora te izvor. Unutar grupe
Citati i bibliografija (Citations & Bibliography) nalazi se naredba Umetni citat (Insert
Citation) kojim se može dodati novi izvor, rezervirano mjesto ili pretražiti biblioteke.
Odabirom gumba Bibliografija (Bibliography) otvara se galerija ugrađenih uređenih
bibliografija koje se mogu dodatno uređivati.
Naredbom Reference → Opisi (Captions) → Umetanje opisa slike (Insert Caption)
možemo imenovati sliku ili tablicu.
Tablica sadržaja sadrži popis naslova i podnaslova koji se u dokumentu nalaze. Uobičajeno
je da se nalazi na početku seminarskih i diplomskih radova. Umeće se naredbom Reference
→ Tablica sadržaja (Table of Contents) → Tablica sadržaja (Table of Contents). Prije nego
umetnemo tablicu sadržaja, potrebno je definirati razine naslova. To se može učiniti na ranije
opisani način uz pomoć grupe Polazno (Home) → Stilovi (Styles). Odabirom naredbe Tablica
sadržaja otvara se galerija s ponuđenim stilovima. Klikom na stil tablica sadržaja umeće se na
mjesto na kojemu se nalazi pokazivač miša, a u noj se prema zadanim postavkama prikazuju
tri razine naslova. Po potrebi svaka tako umetnuta tablica sadržaja može se uvijek dodatno
urediti.
Naredbom Umetanje tablice sadržaja (Insert Table of Contents), koja se nalazi ispod
galerije, poziva se dijaloški okvir Tablica sadržaja u kojem se može isključiti prikazivanje
brojeva stranica ili desno poravnanje brojeva stranica te urediti izgled vodeće crte, razine
naslova koje će biti prikazane u tablici kao i oblik tablice.
Gumb Reference → Tablica sadržaja → Dodaj tekst (Add Text) označuje trenutačni
odlomak kao novi unos u tablicu sadržaja, a gumb Reference → Tablica sadržaja →
Ažuriranje tablice (Update Table) ažurira promjene nastale u tablici sadržaja (brojevi
stranica ili cijela tablica) uzrokovane promjenama u broju stranica ili u redoslijedu sadržaja u
dokumentu.
1.4 Napredni poslovi
Prije nego što dokument ispišemo na papir, potrebno je izvršiti određene pripreme, kao na
primjer provjeriti pravopisnu ispravnost sadržaja dokumenta te provjeriti oblikovanja i
postavke stranice.
1.4.1 Pripreme prije ispisa
Tijekom kreiranja nekog dokumenta važno je voditi brigu o sadržaju dokumenta, ali i o
njegovom izgledu. Prije nego što dokument pošaljemo na ispis, dobro je još jednom pregledati
njegov sadržaj i izgled. Možda upravo banalne pravopisne pogreške, kao na primjer pogreške
učinjene zbog nepoznavanja pravila pisanja slova č i ć, mogu ostaviti loš dojam na onoga tko
čita Vaš dokument.
Isto tako, oblikovani dokument zasigurno će ostaviti bolji dojam od onoga na kojem nisu
primijenjene Word-ove mogućnosti uređivanja i oblikovanja.
Pripreme koje je potrebno obaviti prije ispisa dokumenta:
1. provjeriti pravopis
2. pregledati i podesiti postavke stranice:
•
podešavanje veličine stranice
•
postavljanje orijentacije ispisa
•
podešavanje margina
•
pretpregled dokumenta prije ispisa
1.4.2 Provjera pravopisa
Prema zadanim postavkama, program Word automatski provjerava pravopis i gramatiku za
vrijeme upisa teksta na onom jeziku koji je postavljen u dokumentu. Pritom Word uspoređuje
napisanu riječ s riječima iz ugrađenog rječnika i ukazuje na razlike (potencijalne pravopisne
probleme Word podcrtava crvenom valovitom crtom, a gramatičke probleme zelenom
valovitom crtom). Osim automatske provjere pravopisa prilikom unosa teksta, pravopis
možemo provjeriti i nakon što je dokument završen. To se radi pomoću gumba Pravopis i
gramatika (Spelling&Grammar) s kartice Pregled (Review).
1.4.3 Pretpregled dokumenta prije ispisa i ispis dokumenta
Prije ispisa uvijek je dobro pogledati kako će dokument izgledati na papiru. Naredbu za
pretpregled ispisa pokrećemo tako da kliknemo na gumb Office i postavimo pokazivač miša
na naredbu Ispiši (Print), a zatim kliknemo Pregled prije ispisa (Print Preview).
slika 1.4-1 Ispis dokumenta
U pregledu ispisa pokazivač miša ima oblik povećala i omogućuje povećanje ili smanjivanje
dijela dokumenta radi lakše čitljivosti. Gumb Zumiranje (Zoom)
omogućuje određivanje
koji postotak od stvarne veličine stranice želimo stranicu vidjeti. Pregled ispisa zatvaramo
pomoću gumba Zatvori pregled prije ispisa (Close Print Preview) ili pritiskom na tipku Esc.
Kad želimo ispisati dokument, kliknemo na gumb Office i postavimo se na naredbu Ispiši
(Print). Možemo vidjeti da na raspolaganju za ispis stoje dvije naredbe:
•
•
Ispiši (Print)
Brzi ispis (Quick Print) – u ovom slučaju dokument će se ispisati u jednom primjerku.
Odabirom naredbe Ispiši (Print) otvara se dijaloški okvir Ispis (Print). U dijaloškom okviru
možemo podesiti nekoliko opcija:
1.
2.
3.
4.
odabrati neki drugi pisač i svojstva pisača
odrediti koje će se stranice ispisati (sve, trenutna ili pojedine stranice)
upisati broj kopija
odrediti što želimo ispisati (dokument, svojstva dokumenta, popis obilježja i
dr.)
slika 1.4-2 Opcije dijaloškog okvira Ispis
Literatura za produbljivanje znanja
Marković, B.; Pasanović, B., 2010. Informatika 1, udžbenik s multimedijskim sadržajem za 1.
razred ekonomskih škola, Zagreb, Neodidacta
Marković, B.; Pasanović, B., 2010. Informatika 1, radna bilježnica za 1. razred ekonomskih
škola, Zagreb, Neodidacta
Stjepanek, N.; Antolović, M.; Šokac, D.; Valkovac, D., 2007. Informatika 1, udžbenik
informatike za 1. razred srednje ekonomske škole, Zagreb, Školska knjiga
Grundler, D.; Šutalo, S., 2008. Računalstvo, udžbenik za 1. i 2. razred četverogodišnjih
strukovnih škola, Školska knjiga
Grundler, D.; Blagojević, L., 2008. Informatika 1, udžbenik informatike za 1. razred općih,
jezičnih i klasičnih gimnazija, Školska knjiga
Gvozdanović, T.; Ikica, Z.; Kos, I.; Milijaš, Lj.; Milijaš, N.; Srnec, T.; Sekulić-Štivčević, G.;
Zvonarek, Lj., 2009. Informatika za gimnazije, udžbenik s DVD-om za 1. i 2. razred te
izbornu nastavu informatike općih, jezičnih i klasičnih gimnazija, Varaždin, Pro-mil
Galešev, V.; Kralj, L.; Sokol, G.; Soldo, Z.; Kovač, D., 2006. Informatika i računalstvo,
multimedijski udžbenik informatike i računalstva za srednje škole i gimnazije, Zagreb,
Sysprint
Brođanac, P., 2006. Informatika 1, udžbenik za prirodoslovno-matematičke gimnazije,
Školska knjiga
Linardić, J.; Sudarević, D.; Šokac, D., 2010. WWW Informatika, udžbenik informatike s cdom za gimnazije, Profil
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
0
File Size
2 480 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content