NAČELA POSLOVNOG PONAŠANJA Siječanj 2009. Predgovor U više od 160 godina postojanja, naša je Tvrtka izgradila odličnu reputaciju u cijelome svijetu. Visoka razina tehničke izvedbe, inovacije, kvaliteta, pouzdanost te uključenost u meñunarodne aktivnosti učinili su od Siemensa jednu od vodećih tvrtki u elektronici i elektroinženjeringu. Zahvaljujući vrhunskim rezultatima te najvišoj razini etičnosti, Siemens je jaka tvrtka; i upravo je to ono što bi trebala i dalje predstavljati u budućnosti. Ova Načela poslovnog ponašanja pružaju etički i pravni okvir unutar kojeg želimo održati uspješne aktivnosti. U njemu se nalaze osnovna načela i pravila ponašanja unutar naše Tvrtke, kao i u odnosima s našim vanjskim partnerima i javnošću. Načela propisuju način postizanja naše etičke i pravne odgovornosti kao tvrtke te izražavaju naše korporativne vrijednosti "odgovornosti – izvrsnosti – inovativnosti". Ova su Načela prilagoñena novim zakonskim uvjetima te se temelje na meñunarodnim sporazumima o ljudskim pravima, antikorupciji i održivosti. Cilj im je ojačati svijest o pravnim i moralnim standardima kao integralnog dijela naših poduzetničkih koraka. Ključna poruka je da je samo čisto poslovanje Siemens poslovanje. Pozivam sve zaposlenike da prihvate ova Načela poslovnog ponašanja. Peter Loescher Predsjednik i glavni izvršni direktor Siječanj 2009. Sadržaj Predgovor................................................................................................................................. 1 A Osnovna načela ponašanja…............................................................................................... 3 A.1. Ponašanje u skladu sa zakonom….......................................................................... A.2. Meñusobno poštovanje, poštivanje i integritet.......................................................... A.3. Odgovornost prema Siemensovoj reputaciji............................................................. A.4. Menadžment, odgovornost i nadzor…………........................................................... 3 3 3 3 B. Odnos prema poslovnim partnerima i trećim stranama ................................................ 5 B.1. Pošteno tržišno natjecanje i zakoni o zaštiti tržišnog natjecanja.............................. B.2. Zaštita tržišnog natjecanja: ponuda i odobravanje prednosti................................... B.3. Zaštita tržišnog natjecanja: zahtijevanje i prihvaćanje prednosti.............................. B.4. Političke i humanitarne donacije te sponzorstva...................................................... B.5. Javna nabava........................................................................................................... B.6. Sprečavanje pranja novca........................................................................................ B.7. Kontrola trgovine...................................................................................................... B.8. Rad s dobavljačima................................................................................................ 5 5 6 6 6 7 7 7 C. Izbjegavanje sukoba interesa.......................................................................................... 8 C.1. Natjecanje sa Siemensom............................................................................................... C.2. Dodatni rad....................................................................................................................... C.3. Udjeli/kapital u trećim tvrtkama........................................................................................ 8 8 8 D. Rukovanje imovinom Tvrtke............................................................................................ 9 E. Rukovanje informacijama................................................................................................. 10 E.1. Evidencija i financijski integritet........................................................................................ E.2. Povjerljivost...................................................................................................................... E.3. Zaštita i sigurnost podataka............................................................................................. E.4. Trgovanje na temelju internih podataka........................................................................... 10 10 10 11 F. Okoliš, sigurnost i zdravlje............................................................................................... 13 F.1. Okoliš i tehnička sigurnost................................................................................................ F.2. Sigurnost na radu............................................................................................................. 13 13 G. Primjedbe i komentari...................................................................................................... 14 H. Provedba i nadzor compliance...................................................................................... 15 Daljnje informacije i kontakt…………………………............................................................. 16 Dodatak……………………...................................................................................................... 17 2 A. Osnovna načela ponašanja A.1. Ponašanje u skladu sa zakonom Poštivanje prava i pravnog sustava u svakoj zemlji u kojoj poslujemo temeljno je načelo Siemensa1. Uz važeće Siemensove politike, svi zaposlenici moraju se pridržavati zakona i propisa pravnog sustava države u kojoj posluju. Kršenje zakona mora se izbjeći pod svaku cijenu. Bez obzira na sankcije propisane zakonom, svi zaposlenici osuñeni za kršenje zakona bit će podvrgnuti disciplinskim mjerama zbog povrede dužnosti koje imaju kao zaposlenici. A.2. Meñusobno poštovanje, poštivanje i integritet U Siemensu se poštuju dostojanstvo, privatnost te osobna prava svakog pojedinca. Zajedno rade pojedinci različitih etničkih pozadina, kultura, religija, dobi, invaliditeta, rasa, seksualnog identiteta, svjetonazora te spola. U skladu s našim korporativnim načelima i zakonima o zapošljavanju u brojnim zemljama u kojima poslujemo, ne toleriramo diskriminaciju bilo kojeg pojedinca na temelju bilo koje od gore navedenih karakteristika, uznemiravanje ili uvredljivo ponašanje, bilo seksualne prirode ili na osobnoj razini. Ova se načela primjenjuju i na internu suradnju i na ponašanje prema vanjskim partnerima. Odluke o ljudima s kojima surañujemo – uključujući osoblje, dobavljače, kupce i poslovne partnere – donose se isključivo na temelju primjerenih zaključaka, a ne na temelju onih neprimjerenih kao što su diskriminacija ili prisila. Otvoreni smo, iskreni te prihvaćamo odgovornost. Pouzdani smo partneri i ne dajemo obećanja koja ne možemo ispuniti. A od svojih zaposlenika očekujemo ophoñenje s integritetom. A.3. Odgovornost prema Siemensovoj reputaciji Siemensova reputacija uvelike je odreñena našim postupcima te načinom na koji se svatko od nas predstavlja i ophodi. Nezakonito ili neprimjereno ponašanje samo jednog zaposlenika Tvrtki može nanijeti značajnu štetu. Svaki bi se zaposlenik trebao brinuti o održavanju i promoviranju dobre reputacije Siemensa u zemlji u kojoj radi. A.4. Menadžment, odgovornost i nadzor Kultura integriteta i sukladnosti unutar organizacije počinje na vrhu. Svi menadžeri moraju ispunjavati svoje dužnosti organizacije i nadzora; i svi su odgovorni za sve zaposlenike kojima su izravno nadreñeni. Svi menadžeri moraju steći poštovanje primjerenim ponašanjem, rezultatima, otvorenošću te društvenim vještinama. To, izmeñu ostalog, znači i da svaki menadžer mora naglašavati važnost etičnosti i slijeñenja pravila, primjenjivati ih u svakodnevnom radu te ih promovirati kroz svoje osobno vodstvo i trening. Svaki od menadžera takoñer mora postaviti jasne, ambiciozne i realistične ciljeve te voditi vlastitim primjerom. Menadžeri svojim zaposlenicima moraju dopustiti što je više moguće pojedinačne odgovornosti i slobode u radu, istovremeno im jasno dajući do znanja da se od njih očekuje da uvijek i u bilo kojim okolnostima slijede propise i zakone. Svi menadžeri takoñer moraju biti na raspolaganju zaposlenicima ukoliko oni žele razgovarati o pitanju pridržavanja pravila i zakona, postavljati pitanja ili raspraviti problem profesionalne ili osobne prirode. 1 "Tvrtka" ili "Siemens" označava tvrtku Siemens AG i njezine podružnice. 3 Ove odgovornosti menadžera ne oslobañaju zaposlenike njihovih vlastitih odgovornosti. Svi moramo zajedno raditi kako bismo se pridržavali važećih zakona i Siemensovih politika. Specijalne odgovornosti menadžera, koje su ovdje navedene, zaposlenicima pružaju okvir o vodstvu i potpori koju mogu očekivati od svojih nadreñenih. Odgovornost je svih menadžera pobrinuti se da nema kršenja zakona unutar područja za koje su zaduženi, a koje je bilo moguće spriječiti pravilnim nadzorom. Menadžeri su odgovorni čak i ako su ispravno delegirali pojedine zadatke. Sljedeće se dužnosti posebno odnose na menadžere: 1. Menadžer mora pažljivo odabrati zaposlenike na temelju njihovih osobnih i profesionalnih kvalifikacija te pogodnosti. Dužnost brige povećava se sa značajem zadatka koje zaposlenik mora obaviti (dužnost selekcije). 2. Menadžer mora dati precizne, potpune i obvezujuće upute zaposlenicima, posebno u smislu sukladnosti sa zakonom (dužnost davanja uputa). 3. Menadžer mora osigurati neprestani nadzor sukladnosti zakonu (dužnost nadzora). 4. Menadžer zaposlenicima mora jasno prenijeti poruku važnosti integriteta i sukladnosti zakonu u svakodnevnom poslovanju. Takoñer im mora prenijeti poruku da je kršenje zakona neprihvatljivo te da će ono rezultirati posljedicama po zaposlenje (dužnost komuniciranja). 4 B. Odnos prema poslovnim partnerima i trećim stranama B.1. Pošteno tržišno natjecanje i zakoni o zaštiti tržišnog natjecanja Pošteno tržišno natjecanje omogućuje slobodan razvoj tržišta – uz razvoj povezanih društvenih benefita. To znači da se načelo poštenosti takoñer odnosi na natjecanje za tržišni udjel. Svaki je zaposlenik dužan pridržavati se načela poštenog tržišnog natjecanja. Procjena kršenja tržišnog natjecanja može biti teška, posebno zbog toga što se pravila mogu razlikovati od zemlje do zemlje i od slučaja do slučaja. Na primjer, u mnogim se državama specijalni uvjeti zakona o zaštiti tržišnog natjecanja odnose i na velike tvrtke. U nastavku se nalaze vrste ponašanja koje mogu dovesti do kršenja zakona o zaštiti tržišnog natjecanja. Zaposlenici ne smiju: - razgovarati s konkurencijom o cijenama, outputu, kapacitetima, plaćama, ponudama, profitu, maržama, troškovima, načinima distribucije ili bilo kojem drugom parametru koji odreñuje ili ima utjecaja na ponašanje Tvrtke na tržištu, s ciljem izazivanja sličnog ponašanja kod konkurencije, - sklapati sporazume s konkurencijom o nenatjecanju, ograničavanju trgovanja s dobavljačima te podnošenju lažnih ponuda te dijeljenju kupaca, tržišta, teritorija ili proizvodnih programa, kao ni - utjecati na preprodajne cijene koje su zaračunali naši kupci ili pokušati ograničiti uvoz ili izvoz robe koju dobavlja Siemens. Uz to, zaposlenici ne smiju dobivati podatke o konkurenciji koristeći se industrijskom špijunažom, mitom, krañom ili elektroničkim prisluškivanjem, kao ni svjesno prenositi lažne informacije o konkurenciji i njezinim proizvodima i uslugama. B.2. Zaštita tržišnog natjecanja: ponuda i odobravanje prednosti Za narudžbe se pošteno natječemo svojom kvalitetom te cijenom svojih inovativnih proizvoda i usluga, a ne ponudom neodgovarajućih benefita. To znači da niti jedan zaposlenik ne smije izravno ili neizravno nuditi, obećavati, odobriti ili autorizirati davanje novca ili bilo koje druge vrijednosti dužnosniku vlade s ciljem utjecanja na službenu odluku ili stjecanje nepropisne prednosti. Isto vrijedi i za privatne, komercijalne stranke u poslovnoj transakciji s ciljem stjecanja nepropisne prednosti. Svaka ponuda, obećanje, odobrenje ili dar mora biti u skladu s važećim zakonima i Siemensovim politikama te ne smije odavati dojam loše namjere ili neprikladnosti. To znači da se nijedna ponuda, obećanje, odobrenje ili dar ne smije dati ako bi se mogao tumačiti kao pokušaj nepropisnog utjecaja na dužnosnika vlade ili kao mito komercijalnoj stranci koji za cilj ima odobrenje poslovne prednosti Siemensu. Izraz "dužnosnik vlade" u širem smislu uključuje službenike ili zaposlenike bilo kojeg vladinog ili javnog tijela, agencije ili pravne osobe, na bilo kojoj razini, uključujući službenike i zaposlenike poduzeća u državnom vlasništvu i javne meñunarodne organizacije, kao i kandidate za političke pozicije, službenike i zaposlenike političkih stranaka te političke stranke. Uz to, zaposlenici ne smiju davati novac ili bilo što od vrijednosti neizravno (na primjer konzultantu, agentu, posredniku, poslovnom partneru ili trećoj strani) ukoliko okolnosti ukazuju na to da bi se takva vrijednost mogla izravno ili neizravno proslijediti službeniku vlade s ciljem utjecanja na službenu odluku ili stjecanje nepropisne prednosti, ili privatnoj, komercijalnoj stranki u zamjenu za stjecanje nepoštene prednosti u poslovnoj transakciji. Zbog toga zaposlenici odgovorni za zapošljavanje konzultanata, agenata te partnera u zajedničkim ulaganjima (joint venture) ili drugih poslovnih partnera, moraju poduzimati korake kako bi: 5 - osigurali da treće strane razumiju i da se pridržavaju Siemensovih politika o zaštiti tržišnog natjecanja ili usporedivih politika, - procijenili kvalifikacije i reputaciju takvih trećih strana, i - u sporazume i ugovore uključili odgovarajuće propise kojima se štiti Siemens. To se posebno odnosi na, ali ne isključivo na situacije u kojima zaposlenici kontaktiraju sa službenicima vlade u ime Siemensa. Konačno, svaka odluka Tvrtke o ulaganju – bilo da se radi o kupnji kontrolnog udjela u tvrtki ili manjinskog dijela ili joint venturea – mora se temeljiti na prethodno provjerenoj sukladnosti pravilima i zakonima. B.3. Antikorupcija: zahtijevanje i prihvaćanje prednosti Zaposlenicima nije dopušteno koristiti njihove poslove za pridobivanje, traženje, prihvaćanje, ili dobivanje obećanja prednosti. To se ne odnosi na prihvaćanje povremenih darova simbolične vrijednosti ili obroka ili zabave razumne vrijednosti u skladu s lokalnim običajima i praksama te Siemensovim internim propisima. Bilo kakvi drugi darovi, obroci ili načini zabave moraju se odbiti. B.4. Političke i humanitarne donacije te sponzorstva Siemens ne daje političke donacije (donacije političarima, političkim strankama i političkim organizacijama). Kao odgovoran član društva, Siemens daje novčane donacije i donacije u obliku svojih proizvoda za obrazovanje i znanost, umjetnost i kulturu te društvene i humanitarne projekte. Sponzorstva za koja Siemens dobiva oglašavanje ne smatraju se donacijama, kao ni doprinosi industrijskim udruženjima ili članarine u organizacijama koje služe poslovnim interesima. Neke se vrste donacija uvijek zabranjuju, uključujući donacije (1) pojedincima i profitnim organizacijama; (2) uplaćene na privatne račune; (3) organizacijama čiji ciljevi nisu u skladu sa Siemensovim korporativnim načelima; ili (4) koje bi mogle naštetiti reputaciji Siemensa. Sve donacije moraju biti transparentne. To znači da, izmeñu ostalog, identitet primatelja, kao i planirana namjena donacije moraju biti jasni, a razlog i svrha donacije moraju se objasniti i dokumentirati. Kvazi-donacije, odnosno donacije koje se čine nadoknadom za uslugu, a zapravo su mnogo veće od vrijednosti te usluge, zabranjuju se i čine kršenje načela transparentnosti. Sponzorstvo znači bilo kakav Siemensov doprinos u vidu novca ili bilo koji drugi način pridonošenja nekom dogañanju koji organizira treća strana, u zamjenu za priliku za oglašavanjem Siemensovih robnih marki; na primjer, isticanjem Siemensovog logotipa, spominjanjem u pozdravnom i zaključnom govoru ili sudjelovanjem govornika, kao i ulaznicama za dogañaj. Svi doprinosi u smislu sponzorstva moraju biti transparentni, u skladu s pismenim ugovorom, moraju služiti legitimnoj poslovnoj svrsi te moraju odgovarati onome što nudi organizator dogañanja. Doprinosi se ne smiju obećavati, nuditi ili davati kako bi se osigurala neopravdana prednost za Siemens, ili za druge neprikladne svrhe te se ne smiju nuditi dogañanjima koja organiziraju pojedinci ili organizacije čiji ciljevi nisu kompatibilni Siemensovim korporativnim načelima ili koji bi mogli naštetiti Siemensovoj reputaciji. B.5. Javna nabava Siemens se natječe za ugovore od vladinih tijela te poduzeća u vlasništvu države u cijelome svijetu. U svim poslovima i interakciji s vladom, Siemens je transparentan, pošten i precizan. 6 Ponašamo se u skladu sa svim zakonima i propisima vezanima uz javnu nabavu, uključujući i zakone kojima se zabranjuju pokušaji neprikladnog utjecanja na vladine dužnosnike. B.6. Sprečavanje pranja novca Pranje novca je proces skrivanja prirode i izvora novca povezanog s kriminalnom aktivnošću – kao što je, na primjer, terorizam, trgovanje drogom ili mito – putem integracije "prljavog novca" u tijek poslovanja prikazujući ga kao legitimnog ili tako da se njegov izvor ili vlasnik ne može identificirati. Siemensov je cilj provoditi poslovanje s klijetima, konzultantima i poslovnim partnerima s dobrom reputacijom, koji su uključeni u zakonite poslovne aktivnosti te čija se sredstva crpe iz legitimnih izvora. Ne podržavamo pranje novca. Svi zaposlenici se moraju pridržavati važećih zakona o sprečavanju pranja novca te Siemensovih procedura, kao što je finavigate®, stvorenih s ciljem otkrivanja i uklanjanja sumnjivih načina plaćanja ili klijenata te drugih transakcija gdje postoji mogućnost pranja novca. Kako bi se izbjegli problemi u ovome području, zaposlenici moraju pratiti i prijaviti sumnjivo ponašanje kupaca, konzultanata i poslovnih partnera. Zaposlenici takoñer moraju pratiti uvjete za računovodstvo, knjigovodstvo te financijsko izvješćivanje koji se primjenjuju na gotovinsko plaćanje te plaćanja povezana s ostalim transakcijama i ugovorima. B.7. Kontrola trgovine Simens posluje u skladu s važećim kontrolama izvoza i carinskim zakonima i propisima u zemljama u kojima posluje. Kontrole izvoza obično se primjenjuju na transfer robe, usluga, hardvera, softvera ili tehnologije preko pojedinih državnih granica, uključujući i putem elektroničke pošte. Zakoni o kontroli izvoza mogu se primjenjivati vezano uz izravni ili neizravni izvoz ili uvoz iz sankcioniranih zemalja ili stranaka, koje, na primjer, mogu biti označene na temelju nacionalnih sigurnosnih razloga ili zbog sudjelovanja u kriminalnim aktivnostima. Kršenje tih zakona i propisa može dovesti do ozbiljnih posljedica, uključujući kazne i vladino povlačenje pojednostavljenih procedura uvoza i izvoza (prekid glatkog lanca nabave, odnosno distribucije). Zaposlenici uključeni u uvoz i izvoz robe, usluga, hardvera i softvera ili tehnologije, kako je prethodno opisano, moraju slijediti važeće ekonomske sankcije, kontrolu izvoza te zakone i propise o uvozu, kao i sve s tim povezane politike i procedure koje je odredilo poduzeće u kojem rade. B.8. Rad s dobavljačima Kao tvrtka, Siemens očekuje da njegovi dobavljači poštuju jednake vrijednosti te da posluju sukladno svim važećim zakonima. Nadalje, Siemens očekuje da njegovi dobavljači djeluju u skladu sa sljedećim načelima, koje i Siemens usvaja, o odgovornostima vezano uz interesne skupine i okoliš: - pridržavanje važećih zakona, - poštivanje temeljnih ljudskih prava zaposlenika, - pridržavanje zakona kojima se zabranjuje rad djece, - preuzimanje odgovornosti za zdravlje i sigurnost svojih zaposlenika, - djelovanje u skladu s važećim statutornim i meñunarodnim standardima o zaštiti okoliša, i - promoviranje sukladnosti svih dobavljača Siemensovom "Etičkom kodeksu za dobavljače". 7 C. Izbjegavanje sukoba interesa Dužnost je svih Siemensovih zaposlenika donositi poslovne odluke u najboljem interesu Siemensa, a ne na temelju vlastitih interesa. Sukobi interesa nastaju kada zaposlenici djeluju ili promoviraju vlastite interese nauštrb Siemensovih interesa. Zaposlenici moraju obavijestiti svoje nadreñene o bilo kojem osobnom interesu kojeg bi mogli imati vezano uz izvršenje svojih profesionalnih dužnosti. Zaposlenicima nije dopušteno koristiti, za vlastite ugovore ili narudžbe, tvrtke s kojima poslovno surañuju kao predstavnici Siemensa, ukoliko bi iz takvog ugovora ili narudžbe mogli dobiti bilo kakvu prednost. To se posebno odnosi na slučajeve u kojima zaposlenik izravno ili neizravno utječe ili je u mogućnosti utjecati na odluku hoće li ta tvrtka dobiti ugovor sa Siemensom. Do sukoba interesa može doći i u vidu poslovnog odnosa s, ili interesa za, Siemensovu konkurenciju ili klijenta, ili sudjelovanja u dodatnim aktivnostima koje zaposlenike sprečavaju u ispunjavanju obveza i odgovornosti prema Siemensu. Važno je da svi zaposlenici u svakodnevnom obavljanju posla prepoznaju i izbjegavaju sukobe interesa, pa čak i situacije koje se takvima mogu činiti. C.1. Natjecanje sa Siemensom Zaposlenik ne može voditi ili pomagati tvrtki koja se natječe sa Siemensom ili djelovati u drugim natjecateljskim aktivnostima. C.2. Dodatni rad Zaposlenici se ne smiju baviti dodatnim radom koji je u natjecanju sa Siemensom. Prije nego što krenu u bilo kakav dodatni rad za koji dobivaju naknadu, moraju o tome obavijestiti Siemens te tražiti dozvolu. Povremeno pisanje, predavanje ili usporedive aktivnosti ne smatraju se dodatnim radom. Dozvola se neće davati ukoliko se utvrdi da takav dodatni rad može naškoditi interesima Siemensa, a može se odbiti ukoliko zaposlenik ima obveze u drugoj tvrtki u vrijeme kada mora službeno obavljati svoje dužnosti u Siemensu. Iz ovih se razloga može i povući dozvola koja je prethodno izdana. C.3. Udjeli/kapital u trećim tvrtkama Zaposlenici koji izravno ili neizravno imaju ili steknu udjel u konkurentskoj tvrtki, tu činjenicu moraj iznijeti svojoj kadrovskoj službi, ukoliko im taj udjel daje mogućnost utjecanja na upravljanje tom tvrtkom. Kao općenito pravilo pretpostavlja se da mogućnost utjecanja na upravljanje postoji u slučaju vlasništva više od 5% ukupnog kapitala konkurentske tvrtke. Zaposlenici koji izravno ili neizravno imaju ili steknu kapital u Siemensovom poslovnom partneru ili konkurentskoj tvrtki u kojoj Siemens ima vlasnički udjel, takoñer moraju tu činjenicu iznijeti svojoj kadrovskoj službi, ukoliko s poslovnim partnerom ili tvrtkom surañuju u vremenu u kojem obavljaju svoj posao u Siemensu ili ukoliko imaju odreñenu poziciju u toj tvrtki. U slučaju udjela u navedenim tvrtkama, gore navedeno vrijedi samo ukoliko kapital prelazi 5% ukupnog kapitala tvrtke. Nakon iznošenja činjenice o ulaganju u neku tvrtku, Tvrtka može poduzeti potrebne mjere kako bi se uklonio mogući sukob interesa. 8 D. Rukovanje imovinom Tvrtke U Siemensovim uredima i radionicama nalazi se velik broj ureñaja i opreme, kao što su telefoni, fotokopirni ureñaji, računala, hardver, softver, internet/intranet, strojevi te drugi alati, uključujući sustave za e-mail i sekretarice. Ti se ureñaji i oprema smiju upotrebljavati samo u svrhu poslovanja Tvrtke, a ne za osobnu korist. Na lokalnoj se razini mogu dogovoriti iznimke, pa i plaćanje za njihovu upotrebu, pod uvjetom da takva upotreba vlasništva Siemensa: - nije povezana s bilo kakvom kriminalnom aktivnošću, - ne može prouzročiti stvarni ili prividni sukob interesa, i - ne može dovesti do značajnih dodatnih troškova, prekida u poslovanju Siemensa ili drugih negativnih učinaka po Tvrtku, uključujući i smetnje u obavljanju dužnosti zaposlenika kojem su odobrene ili obavljanje dužnosti drugih zaposlenika. Informacije koje promoviraju ili potiču mržnju na temelju rase, veličaju nasilje ili druge kriminalne radnje, ili sadrže materijal seksualno uvredljive prirode unutar kulture u kojoj se posluje, ne smiju se primati niti slati dalje ni u kojem slučaju. Zaposlenici ne smiju, bez dopuštenja nadreñenog, spremati dokumente te audio i video snimke ili reprodukcije koristeći se Siemensovom opremom ili kapacitetima, ukoliko takva aktivnost nije izravno vezana za poslovanje Tvrtke. 9 E. Rukovanje informacijama E.1. Evidencija i financijski integritet Za otvorenu i učinkovitu komunikaciju potrebno je precizno i točno izvješćivanje. To se jednako odnosi na odnose s ulagačima, zaposlenicima, kupcima i poslovnim partnerima, kao i na odnose s javnošću i vladinim uredima. Siemens takoñer mora održavati stabilne procese i kontrole kojima provodi transakcije prema odobrenju uprave. Mora sprečavati i otkrivati neautoriziranu upotrebu Siemensove imovine. Svi Siemensovi zaposlenici moraju osigurati da poslovne knjige i evidencije na kojima rade ili za koje su odgovorni budu: - potpune, - točne, - da pošteno prikazuju svaku transakciju ili trošak, i - da su ažurirane na vrijeme te u skladu s važećim pravilima i standardima u računovodstvu, bez obzira na to hoće li informacija biti dio obavješćivanja javnosti ili će se dati vladinoj agenciji. U tim se knjigama i evidencijama nalaze podaci, certifikacije i ostali pisni materijal koji se koristi za financijsko izvješćivanje te za potrebe priopćavanja, kao i materijali prikupljeni za druge svrhe. U njima se takoñer nalaze zapisi o internim troškovima (kao npr. izvješća o računima troškova). E.2. Povjerljivost Mora se poštivati povjerljivost Siemensovih internih povjerljivih ili zakonom zaštićenih informacija koje nisu otkrivene u javnosti. Informacije od ili o dobavljačima, kupcima, zaposlenicima, agentima, konzultantima ili trećim stranama koje nisu poznate javnosti takoñer se moraju štititi u skladu s pravnim i ugovornim obvezama. Povjerljive ili zakonom zaštićene informacije uključuju: - detalje o organizaciji i opremi tvrtke, cijene, plaće, profit, tržišta, klijente te druge informacije vezane uz poslovanje, - informacije o proizvodnji i istraživanju i razvoju, i - stavke u internom izvješćivanju. Obveza povjerljivosti odnosi se i na period nakon prestanka nekog od odnosa, jer otkrivanje povjerljivih informacija može prouzročiti štetu poslovanju Siemensa, klijentima ili kupcima bez obzira na vrijeme u kojem su takve informacije otkrivene. E.3. Zaštita i sigurnost podataka Pristup intranetu te internetu, sučeljima za razmjenu elektroničkih podataka te dijalog i elektroničko poslovanje od ključne su važnosti za učinkovitost svih nas, kao i za uspjeh poslovanja u cjelini. Meñutim, prednosti elektroničke komunikacije povezane su s rizicima u smislu zaštite privatnosti i sigurnosti podataka. Učinkovita predostrožnost vezana uz ove rizike važan je dio upravljanja informacijskom tehnologijom, funkcije vodstva, kao i ponašanja svakog pojedinca. Osobni se podaci mogu prikupljati, obrañivati i koristiti samo ukoliko je to potrebno za unaprijed odreñene, jasno definirane i legitimne svrhe. Uz to, osobni se podaci moraju održavati na siguran način te se moraju poduzeti prikladne mjere pri njihovom prenošenju. Moraju se osigurati visoki 10 standardi u smislu kvalitete podataka i tehničke zaštite od neovlaštenog pristupa. Upotreba podataka mora biti transparentna onima na koje se odnosi te se prava pojedinaca na koje se ti podaci odnose moraju čuvati u upotrebi i ispravljanju takvih informacija te, gdje je to potrebno, protiv primjedbi koje se odnose na blokiranje i brisanje informacija. U nekim područjima (kao što je na primjer Europska unija), postoje strogi zakoni i propisi o prikupljanju i upotrebi osobnih podataka, uključujući i podatke o drugima, poput kupaca i poslovnih partnera. Svi se zaposlenici moraju pridržavati takvih zakona u njihovom punom opsegu, kako bi se zaštitila privatnost drugih. E.4. Trgovanje na temelju internih informacija Osobama koje posjeduju interne informacije koje se odnose na Siemens ili neku drugu tvrtku, kao što je npr. kupac, dobavljač ili ulagač čijim se vrijednosnicama trguje na burzi ili organiziranom tržištu vrijednosnica, nije dopušteno trgovati vrijednosnicama tih tvrtki ili financijskim instrumentima čija cijena izravno ili neizravno ovisi o vrijednosnicama tih tvrtki (insajderske vrijednosnice). Interne informacije označavaju bilo koju specifičnu informaciju koja nije poznata javnosti a koja se tiče Siemensa ili nekog drugog izdavatelja insajderskih vrijednosnica, koja bi, da postane poznata javnosti, vjerojatno imala značajan utjecaj na cijenu insajderske vrijednosnice. Takva vjerojatnost postoji ukoliko bi razuman ulagač smatrao da informacija može imati utjecaja na cijenu vrijednosnice, kao i ukoliko bi ulagač informaciju uzeo u obzir pri donošenju odluke o ulaganju. Unutarnje se informacije mogu dobiti pozicijom koju zaposlenik ima te odgovornostima koje su uz nju vezane ili nenamjerno, a uključuju informacije koje nisu poznate u javnosti, kao npr.: - financijski rezultati, - financijski planovi i budžeti, - promjene dividendi, - značajna spajanja i preuzimanja, - prodaja imovine (sredstava), - posebno važni ugovori i strateški planovi, - značajna dogañanja u sudskim tužbama, - tehnički ili proizvodni razvoj, - značajne promjene u upravi, zajedničkim ulaganjima ili važnim poslovnim sporazumima, ili - poslovni odnosi. Kako bi se spriječio čak i sam privid kršenja pravila o trgovanju internim informacijama od strane članova najviše razine uprave, ti pojedinci načelno ne smiju utjecati na nijednu Siemensovu transakciju vrijednosnicama u vremenu od dva tjedna prije završetka kvartala ili fiskalne godine zbog objavljivanja kvartalnih rezultata ili rezultata na kraju fiskalne godine. To se odnosi i na zaposlenike Siemensa čija funkcija ili aktivnosti omogućuju pristup financijskih rezultatima ili drugim materijalnim informacijama koje još nisu objavljene u javnosti. Interne informacije ne smiju se otkrivati niti činiti dostupnima trećim stranama bez odobrenja za isto. Razotkrivanje internih informacija smatra se neautoriziranim u bilo kojem slučaju u kojem se čini izvan opsega funkcija i profesionalnih dužnosti ili ukoliko se čini za vrijeme obavljanja drugih dužnosti u ime izdavača. To se odnosi i na informacije koje su otkrivene unutar Siemensa i informacije otkrivene izvan tvrtke, uključujući novinarima, financijskim analitičarima, kupcima, konzultantima, članovima obitelji ili prijateljima. Nadalje, zaposlenici uvijek moraju biti sigurni da su informacije kojima bi se moglo 11 nezakonito trgovati na sigurnome, odnosno da su pravilno zaštićene kako neovlaštene osobe ne bi mogle dobiti pristup. Osobama koje posjeduju interne informacije nije dopušteno davati preporuke trećoj strani da treba pridobiti ili raspolagati vrijednosnicama za koje je ta informacija relevantna ili na bilo koji drugi način potaknuti treću stranu da to učini. Menadžeri se u nekim slučajevima mogu smatrati osobno odgovornima za štete ukoliko zaposlenik prekrši pravila trgovanja internim informacijama kada se pravilni nadzor takvo kršenje moglo spriječiti. Dodatna ili specijalna pravila o trgovanju internim informacijama, kao i lokalni zakoni, moraju se slijediti. 12 F. Okoliš, sigurnost i zdravlje F.1. Zaštita okoliša te tehnička sigurnost Zaštita okoliša i očuvanje prirodnih resursa važni su prioriteti naše Tvrtke. Kroz vodstvo menadžmenta i predanost zaposlenika, Siemens nastoji svoje poslovanje provoditi na način koji ne šteti okolišu te neprestano poboljšava svoje rezultate u tome pogledu. Siemens je implementirao i sustav upravljanja okolišem u cijelome svijetu kojim nastoji osigurati poštivanje zakona i postaviti visoke standarde u očuvanju okoliša. Počevši od faze razvoja proizvoda, dizajn koji je kompatibilan s okolišem te tehnička sigurnost i zaštita zdravlja odreñeni su kao ciljevi. Svi zaposlenici svojim ponašanjem moraju pridonijeti ostvarenju ovih ciljeva. F.2. Sigurnost na radu Zaštita zdravlja i sigurnosti zaposlenika na radnome mjestu važan je prioritet Siemensa. Odgovornost je svih nas njegovati Siemensove napore da svoje poslovanje provodi na siguran način. Odgovornost vis-à-vis zaposlenika znači primjenu najboljih mjera za sprečavanje nezgoda, a odnosi se na: - tehničko planiranje radnih mjesta, opreme i procesa, - upravljanje sigurnošću, i - svakodnevno ponašanje zaposlenika na radnome mjestu. Radno okruženje mora udovoljavati uvjetima dizajna orijentiranog na zdravlje. Svi zaposlenici uvijek moraju obraćati pažnju na sigurnost na radu. 13 G. Primjedbe i komentari Svi zaposlenici mogu dati primjedbu svojem nadreñenom, menadžeru u kadrovskoj službi ili drugoj osobi ili odjelu zaduženom za zaprimanje i obradu primjedbi i komentara ili postojećem vijeću za interni rad. Okolnosti koje upućuju na kršenje Kodeksa poslovnog ponašanja moraju se prijaviti glavnom direktoru za sukladnost, direktoru za sukladnost koji je odgovoran za sektor, odjel, regionalne ili korporativne jedinice, službi odreñenoj za tu svrhu ili Siemensovom Ombudsmanu. Postoji i poseban proces obrade primjedbi vezanih uz knjigovodstvo i računovodstvo. Sve se primjedbe mogu dati u povjerenju i anonimno te će sve biti istražene. Korektivne mjere bit će primijenjene po potrebi. Sva dokumentacija je povjerljiva onoliko koliko to zakon dopušta. Neće se tolerirati nikakva vrsta osvete zbog primjedaba. 14 H. Provedba i nadzor sukladnosti Menadžment Siemensa u cijelome svijetu aktivno će se brinuti o distribuciji i provedbi Kodeksa poslovnog ponašanja. Sukladnost zakonima i odredbama Kodeksa poslovnog ponašanja redovno će se nadzirati u cijelome svijetu, u svim Siemensovim tvrtkama. To će se činiti u skladu s važećim nacionalnim procedurama i zakonskim propisima. Na razini Siemensa, sektora, odjela i regija djeluje opsežna organizacija za provedbu sukladnosti, koja se brine za provoñenje Siemensovog programa sukladnosti. 15 Daljnje informacije i kontakt Integritet je u srži svih naših postupaka. Ovaj Kodeks definira "integritet" prema onome što znači za naše poslovanje. Meñutim, ne možemo ispričati cijelu priču ili odgovoriti na sva pitanja. Siemensova intranetska stranica posvećena sukladnosti: https://cpps.eps.siemens.com/irj/portal/ep/public/de/compliance pruža dodatne informacije uključujući često postavljana pitanja, materijale za trening te ostale oblike pomoći – iz kojih se mogu dobiti specifične informacije vezane uz ovaj Kodeks. Ukoliko zaposlenik Siemensa nije siguran kako ispravno postupiti u nekom odreñenom slučaju, postoji velik broj izvora informacija koje mu/joj mogu pomoći, uključujući i nadreñenog, sektor, odjel ili regionalnog direktora ili direktora za sukladnost, kao i nadležnu službu za sukladnost, koja je dostupna na Siemensovoj intranetskoj stranici https://xenios.os.fth.sbs.de/compliance/question.do?dispatchAction=new Nadalje, ukoliko je zaposlenik otkrio slučaj mogućeg nedoličnog ponašanja, postoji nekoliko načina prijave, uključujući ne samo nadreñenom i direktoru za sukladnost, nego i službi za sukladnost, koja je od sada dostupna 24 sata na dan, telefonski ili putem interneta, kao i Siemensovom Ombudsmanu. https://cpps.eps.siemens.com/irj/portal/ep/public/de/compliance/compl-helpdesk 16 Dodatak Konvencije i preporuke meñunarodnih organizacija Uz zakone i propise u pojedinim zemljama, postoje brojne konvencije i preporuke meñunarodnih organizacija koje valja spomenuti. Iako su ti dokumenti pretežno namijenjeni državama članicama tih organizacija, a ne izravno tvrtkama, ipak predstavljaju važne smjernice za ponašanje i ophoñenje multinacionalnih tvrtki i njihovih zaposlenika. Siemens podržava uvjete koje postavljaju ove konvencije i preporuke. Siemens je član organizacije UN-a Global Compact te poštuje njezinih deset načela, kao i pravila definirana u okvirnom sporazumu Meñunarodne federacije metalaca (IMF), koja su obvezujuća za cijelu Tvrtku. U ostalim se slučajevima primjenjuju interni sporazumi o arbitraži Tvrtke. Siemens je takoñer predan prihvaćanju, podržavanju i provoñenju, unutar sfere vlastitog utjecaja, seta temeljnih vrijednosti u području ljudskih prava, standarda rada, okoliša te antikorupcije sadržanih u tome sporazumu kao integralnog dijela svoje strategije i poslovanja. U skladu s obvezama prema organizaciji Global Compact, Siemens očekuje od svojih zaposlenika, dobavljača te poslovnih partnera u cijelome svijetu da prepoznaju i primjenjuju standarde: - Opće deklaracije o ljudskim pravima (1948.) te Europske konvencije za zaštitu ljudskih prava i temeljnih sloboda (1950.), - Tripartitne deklaracije o multinacionalnim kompanijama i socijalnoj politici (1977) koju je donijela Meñunarodna organizacija rada (ILO) te Deklaracije o temeljnim načelima i prava na radu (1998.) koju je donijela ista organizacija (posebno sljedeća pitanja: eliminacija rada djece, ukidanje prisilnog rada, zabrana diskriminacije, sloboda udruživanja te pravo na kolektivno pregovaranje), - Smjernica za multinacionalne kompanije (2000.) koje je donijela Organizacija za gospodarsku suradnju i razvoj (OECD), - "Agenda 21" o održivom razvoju (finalni dokument temeljne UN-ove konferencije o okolišu i razvoju, donesen 1992. u Rio de Janeiru) te - UN-ove Konvencije protiv korupcije (2005.) 17
© Copyright 2024 Paperzz
