KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 1/44 3 SADRŽAJ: 1. PRODAJA U UBS21 SUSTAVU .............................................................................................................................. 3 1.1 STATUSI DOKUMENATA ............................................................................................................................................. 4 1.2 DOKUMENTI ISTOG PREDMETA ................................................................................................................................... 5 1.3 RAD S CJENICIMA ..................................................................................................................................................... 7 1.3.1 Cjenik za partnera ....................................................................................................................................... 7 1.3.2 Cjenik u dokumentima ................................................................................................................................ 8 1.3.3 Obrade vezane uz cjenik.............................................................................................................................. 8 1.4 PREDLOŠCI DOKUMENATA.......................................................................................................................................... 8 1.5 SLANJE DOKUMENATA E-MAILOM................................................................................................................................ 9 1.6 VERIFIKACIJA DOKUMENATA ..................................................................................................................................... 10 1.6.1 Vrste verifikacija........................................................................................................................................ 10 1.6.2 Ograničenja nad dokumentima koji nisu prošli verifikaciju ...................................................................... 10 1.6.3 Traženje verifikacije .................................................................................................................................. 10 1.6.4 Verificiranje ............................................................................................................................................... 10 1.6.5 Postupak verificiranja ............................................................................................................................... 11 1.7 DODJELJIVANJE KOMERCIJALISTA PARTNERIMA ............................................................................................................. 12 1.8 PREBACIVANJE PLAĆANJA (ZATVARANJA)..................................................................................................................... 13 2. NARUDŽBA KUPCA .............................................................................................................................................13 2.1.1 Izrada narudžbe kao dokumenta istog predmeta ..................................................................................... 15 2.1 NARUDŽBA S NEPOTPUNOM ISPORUKOM .................................................................................................................... 16 2.2 IZVJEŠTAJI I OBRADE KOJI SE ODNOSE NA NARUDŽBE KUPACA........................................................................................... 17 2.2.1 Izvještaj „Stanje narudžbi“ ....................................................................................................................... 17 2.2.2 Obrada: Kreiranje narudžbi kupaca za neisporučenu robu ....................................................................... 18 3. PONUDA I PREDRAČUN ......................................................................................................................................20 3.1.1 Uplata po ponudi ...................................................................................................................................... 20 3.1.2 Uplata po predračunu ............................................................................................................................... 20 3.1 IZRADA PONUDE/PREDRAČUNA ................................................................................................................................. 20 3.2 IZVJEŠTAJ: STANJE PONUDA I PREDRAČUNA ................................................................................................................. 21 4. DOSTAVNICA......................................................................................................................................................22 4.1 IZVJEŠTAJI DOSTAVNICE ........................................................................................................................................... 23 4.1.1 Stanje isporuka (dostavnica) ..................................................................................................................... 23 4.1.2 Isporuka .................................................................................................................................................... 24 4.1.3 Isporuka partner/asortiman/period.......................................................................................................... 24 5. KOMISIJSKA DOSTAVNICA .................................................................................................................................24 6. RAČUN ...............................................................................................................................................................25 7. RAČUN – DOSTAVNICA.......................................................................................................................................25 7.1 KREIRANJE NARUDŽBI ZA NEISPORUČENU ROBU ............................................................................................................ 26 8. RAČUN ZA PRIMLJENI PREDUJAM ......................................................................................................................27 9. POVRATNICA KUPCA ..........................................................................................................................................29 10. REKLAMACIJA KUPCA .....................................................................................................................................31 10.1 IZRADA REKLAMACIJE UNOSOM IZNOSA ODOBRENJA...................................................................................................... 31 10.1.1 Izrada reklamacije unosom asortimana usluge „Odobrenje“ ................................................................... 33 10.1.2 Automatsko zatvaranje reklamacijom ...................................................................................................... 34 © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 1 11. 11.1 12. 12.1 12.2 13. 13.1 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 2/44 3 ODOBRENJE ZA CASSA SCONTO .....................................................................................................................36 OBRADA: KREIRANJE REKLAMACIJE ZA CASSA SCONTO ................................................................................................... 36 OBRAČUN ZATEZNIH KAMATA .......................................................................................................................37 OBRADA ZA OBRAČUN ZATEZNIH KAMATA ................................................................................................................... 37 IZRADA DOKUMENTA OBRAČUN ZATEZNIH KAMATA ...................................................................................................... 38 UGOVOR O PRODAJI ......................................................................................................................................39 IZVJEŠTAJ: REKAPITULACIJA PRODAJNIH UGOVORA ........................................................................................................ 40 14. SKUPNA DOSTAVNICA ....................................................................................................................................42 15. OBRAČUN PROMETA ......................................................................................................................................43 POVEZANA DOKUMENTACIJA: ...................................................................................................................................44 KAZALO: ....................................................................................................................................................................44 © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 2 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 3/44 3 1. PRODAJA U UBS21 SUSTAVU Svojim funkcionalnostima UBS21 sustav podržava različite oblike prodaje: veleprodaju, maloprodaju, telefonsku prodaju, direktnu prodaju kao i MLM (Multi Level Marketing). UBS21 sustav pruža funkcionalnosti koje mogu uvelike olakšati i ubrzati svakodnevne operativne poslove procesa prodaje. Neke od njih su: korištenje prečica, tzv. „shortcut-a“ koje omogućavaju brži pristup određenoj akciji, opcija popratnih dokumenata za povezivanje dokumentacijskog tijeka, opcija dokumenata istog predmeta za brzo i pouzdano nastavljanje dokumentacijskog tijeka, kopiranje i izrada dokumenata na osnovu postojećih, izrada predložaka najčešće korištenih dokumenata, potpisivanje i verificiranje dokumenata kroz sustav, slanje dokumenata e-mailom izravno iz sustava, dodjeljivanje posebnih cjenika i rabata partnerima ... Više o navedenom opisano je u dokumentacijama „Priručnik UBS21“ , „Dokumenti, verifikacija i potpisivanje dokumenata“ i „Rabatna politika“. Dokumenti koje koristi veleprodaja u UBS21 sustavu se nalaze pod Dokumenti/Poslovni dokumenti/Prodaja: Slika 1: poslovni dokumenti u sustavu Dokumenti veleprodaje dijele se na prodaju prema domaćim i inozemnim partnerima. Prodajni dokumenti su podijeljeni u skupine dokumenata Pokretanje prodaje, Isporuke, Fakturiranje, Povrati i odobrenja i Export. Narudžba kupca, Ponuda, Predračun, Ugovor o prodaji, Dostavnica, Komisijska dostavnica, Skupna dostavnica, Račun, Račundostavnica, Račun za primljeni predujam, Povratnica kupca, Reklamacija kupca, Odobrenje za cassa sconto, Obračun zateznih kamata, i Obračun prometa; Dokumenti za poslovanje s ino partnerima nalaze se u grupi Export i uključuju izvozne dokumente (Carinska deklaracija–izvoz, Customer Order, Proforma Invoice, Delivery Bill, Invoice, Izvozna dispozicija). Slika 2: dokumenti Prodaje © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 3 1.1 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 4/44 3 Statusi dokumenata Statusi dokumenata omogućavaju generiranje dokumenata druge vrste promjenom statusa dokumenta. Svaki dokument kao početni zadani ima postavljen status Info. Primjer: ponuda kupcu je realizirana i potrebno je napraviti račun. U tom slučaju ponudi samo treba promijeniti status Info u Isporuka i spremiti dokument, čime se automatski generira račun. Ovim postupkom se dobiva dokument nove vrste (račun) ali istih podataka u glavi i detaljima kao i ponuda, a račun i ponuda se povezuju u isti dokumentacijski predmet. Za izradu računa kroz mijenjanje statusa ponude, potrebno je podesiti sustav da tako radi. Ukoliko je neke od podataka potrebno promijeniti (npr. datum), prije promjene statusa ponude potrebno je obrisati pečat za knjiženje. Brisanje pečata za knjiženje opisano je u korisničkoj dokumentaciji Dokumenti, verifikacija i potpisivanje dokumenata pod naslovom Izmjena zaključenih dokumenata. izlazni račun i razduženje skladišta vidljivi su na kartici predmet Slika 3: promjena statusa dokumenta Promjenom statusa ponude u Isporuka, sustav je automatski napravio račun i razduženje skladišta, koji su vidljivi na kartici predmet. Između ostalog, kao status su ponuđeni i Rezervacija i Izuzimanje-puna rezervacija. Rezervacija se koristi kako bi određena količina na skladištu bila označena kao rezervirana, no ne mijenja se stanje skladišta već samo status robe. Izuzimanje-puna rezervacija koristi se kako bi određena količina uz rezervaciju bila i izuzeta sa stanja skladišta. Status automatski generira dokument razduženja skladišta. Ukoliko unutar nekoliko dana od datuma izrade dokumenta s statusom rezervacije ne dođe do daljnje akcije u smislu zatvaranja uplate, unosa narudžbe kupca ili sl. UBS21 sustav će automatizmom rezerviranu količinu učiniti raspoloživom ili u slučaju Izuzimanja-pune rezervacije vratiti količinu na skladište. Statusi dokumenata su detaljno opisani u korisničkoj dokumentaciji Dokumenti, verificiranje i potpisivanje dokumenata. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 4 1.2 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 5/44 3 Dokumenti istog predmeta Dokumenti istog predmeta predstavljaju dokumente koji imaju zajedničke stavke, stavke, nalaze se u zajedničkom predmetu i kronološki prate određeni poslovni proces. Korištenjem mehanizma dokumenata istog predmeta ubrzava se izrada dokumenta jer se zapravo dokumenti rade kopiranjem robnih stavaka onog dokumenta koji je ranije napravljen i koji oji se koristi kao podloga. Primjer upredmećivanja dokumenata možemo objasniti npr. na procesu prodaje kada bi u predmet išli dokumenti: Narudžba kupca-Ponuda Ponuda-Račun tj. Račun-dostavnica. Dakle, napravljena je narudžba kupca i ako po njoj kupac traži ponudu, ponudu, ponuda se može napraviti kroz mehanizam dokumenata istog predmeta čime bi se u ponudu „preslikale“ robne stavke iz narudžbe. Na isti se način iz ponude može napraviti račun ili račun dostavnica. Na taj način sva tri navedena dokumenta imaju iste robne stavke, tavke, a pripadaju različitim vrstama dokumenata. U potpunosti je moguće kroz jedan dokument pratiti tijek poslovnog procesa, budući se može „propadati“ iz dokumenta u dokument čime je olakšano snalaženje kroz sustav i bolja je preglednost. narudžba koja a je podloga za izradu ponude Slika 4: dokument narudžba kupca Za izradu ponude temeljem narudžbe kupca potrebno se u glavnom izborniku pozicionirati na dokument koji je potrebno napraviti, u ovom slučaju na ponudu i odabrati ikonu „dodaj u predmet“ ( ikone, pojavljuje se prozor za definiranje dokumenta „podloge“: ). Po odabiru © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 5 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 6/44 3 pozicioniranje na dokument koji je potrebno napraviti „u predmetu“ prozor za odabir konkretnog dokumenta „podloge“ Slika 5: stavljanje dokumenata u predmet Vrsta dokumenta - sustav nudi dokumente za podlogu, Dokument – odabrati točan dokument, Pridruži nove dok.u predmet - ostaviti ne, u suprotnom bi se svaki put prilikom izrade dokumenta on popunio s podacima nekog starog već napravljenog dokumenta. Nakon odabira dokumenta ponovo odabrati ikonu „dodaj u predmet“ ( će sadržavati iste robne stavke kao i narudžba. ) i sustav će napraviti ponudu koja Slika 6:: ponuda napravljena u predmet sa narudžbom kupca Sustav iz narudžbe kupca u ponudu prenosi sve podatke partnera u glavi dokumenta, dodjeljuje dokumentu vrstu knjiženja koja se odnosi na tu vrstu dokumenta, a u stavkama prenosi prenosi robne stavke iz ponude. Na isti način se iz ponude radi račun tj. račun-dostavnica. račun © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 6 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 7/44 3 Slika 7: dokumenti u predmetu s računom Svi dokumenti jednog predmeta su međusobno povezani – narudžba s ponudom, ponuda s računom. Moguće je pratiti stanje svakog dokumenta (u kojoj se fazi obrade nalazi), a svaki napravljen dokument mijenja status robe. Narudžba robu definira kao «naručeno od kupca», a dostavnica robu skida sa skladišta i time mijenja «stvarno stanje skladišta». 1.3 Rad s cjenicima Nakon što je formiran novi cjenik, moguć je unos asortimana i definiranje cijena. Unos asortimana je moguć manualno ili obradom – kopiranjem iz već nekog postojećeg cjenika. Manualno se odnosi na pojedinačno dodavanje artikala u asortiman (kroz matične podatke asortimana), a obradom ako u novi cjenik treba kopirati artikle koji se već nalaze u nekom drugom cjeniku, samo trebaju pripadati i novom cjeniku osim što će npr. imati drugačiju cijenu. Cjenici s periodom korištenja najčešće se primjenjuju za pripremanje prodajnih akcija, za tzv. planske cjenike s kojima se planira neki budući period. Korisnička dokumentacija Cjenici detaljno objašnjava rad sa cjenicima. 1.3.1 Cjenik za partnera Svakom partneru se može dodijelit cjenik na način da se u samoj kartici partnera definira koji cjenik mu pripada i tada se taj cjenik pojavljuje u prodajnim dokumentima kada je partner odabran kao Analitika 1. cjenik povezan na partnera Slika 8: kartica statusa partnera © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 7 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 8/44 3 NAPOMENA: obzirom je moguće u matičnim podacima partnera definirati upotrebu cjenika za tog partnera, potrebno je voditi računa da to može doći u koliziju s periodom korištenja cjenika ako je ovaj definiran, te je stoga partnerima preporučljivo dodjeljivati cjenike bez vremenskog ograničenja ili ažurirati podatke cjenika dodijeljenih partnerima. 1.3.2 Cjenik u dokumentima Osim kod partnera cjenici se mogu definirati i u dokumentima. Ako se nekoj vrsti dokumenata postavi cjenik koji se za nju primjenjuje, taj cjenik će se pojaviti u glavi dokumenta pri svakoj izradi novog dokumenta. Postavljeni cjenik će biti samo prijedlog i može se promijeniti odabirom drugog cjenika iz padajućeg izbornika. Slika 9: cjenik u glavi dokumenta 1.3.3 Obrade vezane uz cjenik Dio obrada koji se odnosi na cjenike nalaze se pod Obrade/Forme obrada/Asortiman, a to su: Ažuriranje cijene dobave iz odabrane zalihe, Ažuriranje prodajne cijene iz odabrane zalihe, Ažuriranje prodajne cijene prema valutnoj cijeni, Kopiranje cjenika, Ažuriranje cijena u cjeniku, Ažuriranje cjenika za akcije. Navedene obrade su detaljno objašnjene u zasebnoj korisničkoj dokumentaciji Obrade_matični podaci. 1.4 Predlošci dokumenata Predložak je zapis koji predstavlja uzorak dokumenta. Moguće je za najčešće korištene dokumente snimiti predložak koji definira vrstu plaćanja, skladište, komercijalistu i sl. Predložak se snima iz već postojećeg dokumenta. Potrebno je u tabličnom prikazu odabrati dokument koji želimo spremiti kao predložak, kliknuti desnim klikom na miša i u prozoru odabrati Spremi predložak. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 8 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 9/44 3 Slika 10: spremanje predloška dokumenta Nakon što smo spremili predložak, ako ponovno radimo dokument iste vrste, neće se više pojavljivati prazan dokument, već ranije spremljen predložak za tu vrstu dokumenta na kojem onda mijenjamo ono što je potrebno. Ako želimo promijeniti predložak, odaberemo neki drugi dokument za kojeg želimo da nam posluži kao predložak, te ga spremimo kao novi predložak. 1.5 Slanje dokumenata e-mailom mailom Svaki korisnik koji ima kreiran internet račun može slati dokumente direktno iz UBS21 sustava. Uzmimo za primjer da se želi kupcu e-mailom mailom poslati ponudu. Potrebno je: 1. pozicionirati se na odabrani dokument i pritisnuti ikonu „pošalji“ ( ) 2. iz padajućeg izbornika ornika odabrati jednu od unesenih e-mail e mail adresa u kontaktima partnera i upisati tekst poruke prema potrebi 3. pritisnuti ikonu „spremi“ ( ) kako bi poruka bila poslana. Odabrani dokument za slanje će prije slanja e-mailom e mailom automatski biti exportiran i poslan kao privitak e-mail poruke (attachment) u .pdf formatu. Slika 11: slanje dokumenta e-mailom iz UBS21 sustava © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 9 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 10/44 3 ! Mogućnost slanja e-mailom je detaljno opisana u korisničkoj dokumentaciji Dokumenti_slanje e-mailom. 1.6 Verifikacija dokumenata Verifikacija je jedna od dodatnih funkcionalnosti dokumenata i njihovog kolanja unutar poslovnih procesa. Odnosi se na postavljanje zahtjeva za verifikacijom, te odobrenje istog. Verifikacija se postavlja na određene vrste dokumenata – na one kod kojih to ima smisla u kontekstu poslovnog procesa, pri čemu se definira koji dokumenti mogu imati koju vrstu verifikacije, koji nivo korisničke hijerarhije treba imati verifikator, te lansira li se traženje verifikacije automatski ili se traži od strane operatera. 1.6.1 Vrste verifikacija U osnovnim postavkama vrste verifikacija sustava su sljedeće: Potvrda ispravnosti i odobrenje knjiženja ul. rn., Potvrda primitka robe – količinska kontrola, Kvalitativna kontrola, Potvrda prijema bez kontrole, Odobrenje rabata ili cijene u prodaji, Odobrenje zaduživanja kupca u prodaji, Odobrenje uvjeta plaćanja u prodaji, Odobrenje prekoračenja limita kupca u prodaji, Odobrenje daljnjeg postupka nabave, Odobrenje plaćanja obveza, Potpisivanje - odobravanje dokumenata i Potpisivanje - odobravanje evidencija. NAPOMENA: Podešenja i upravljanje vrstama verifikacija je na sistemskom nivou. U dogovoru s UBS21 konzultantima moguće je dodavanje novih vrsta verifikacije kao i stavljanje vrsta verifikacije na određene vrste dokumenata, no tom prilikom treba voditi računa o smislu poslovnog procesa. 1.6.2 Ograničenja nad dokumentima koji nisu prošli verifikaciju Dokumenti nad kojima je zatražena verifikacija, a nisu verificirani, u sustavu imaju sljedeća ograničenja: • ne mogu im se pridružiti drugi dokumenti u njihov dokumentacijski predmet (ne može se nastaviti daljnji tijek dokumenata u procesu, npr. po nalogu za nabavu se ne može napraviti narudžba), • ne mogu postati popratni dokumenti drugim dokumentima (ne mogu ući u specifikacije i obračune), • ne mogu se knjižiti, • ne mogu se zaključivati, • označeni su crvenom bojom u tabličnom pregledu dokumenata. 1.6.3 Traženje verifikacije Verifikacija se može tražiti manualno od strane korisnika koji radi dokument, ili može biti postavljena automatski prilikom izrade dokumenta. Pri traženju verifikacije sustav nudi samo one vrste verifikacija koje su definirane za određenu vrstu dokumenta. Verifikaciju može tražiti svaki korisnik bez obzira na korisničku hijerarhiju u sustavu, dok verifikator mora biti kao takav definiran u sustavu. 1.6.4 Verificiranje Postupak u kojem verifikator verificira traženu verifikaciju. Upisivanjem svoje korisničke lozinke u zapis tražene verifikacije verifikator potvrđuje da je traženo ispunjeno. Pri tome sustav u zapis verifikacije upisuje verifikatora i vrijeme izvršenja verifikacije. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 10 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 11/44 3 Za provođenje verifikacije određeni uvjeti moraju biti ispunjeni: prijavljeni korisnik: verifikator mora biti prijavljen (logiran) na sustavu sa svojim korisničkim imenom i lozinkom jer se prilikom verificiranja uspoređuje lozinka za verifikaciju sa lozinkom trenutno prijavljenog (logiranog) korisnika, pravo: verifikator mora imati definirano pravo na traženu vrstu verifikacije, hijerarhija: verifikator mora imati potrebnu korisničku hijerarhiju za obavljanje tražene vrste verifikacije verifikac nad određenom vrstom dokumenta. 1.6.5 Postupak verificiranja Odobrenje postavljenih zahtjeva za verifikacijom se odvija kroz formu verifikacija. Kako bi odobrili zahtjev za verifikacijom na glavnom izborniku odaberemo Dokumenti/Verifikacija i pojavit će se svi dokumenti koji imaju postavljen zahtjev za verifikacijom. Primjenom filtera može se dobiti popis svih verificiranih dokumenata, kao i neverificiranih dokumenata. Slika 12: prikaz zatraženih verifikacija Među dokumentima koji imaju postavljen zahtjev za verifikacijom odabrati dokument koji treba verificirati. Moguće je istovremeno verificiranje više postavljenih zahtjeva na način da označimo sve dokumente koje želimo verificirati i odaberemo odaber ikonu „verifikacija“ ( ) nakon čega se pojavi prozor verificiranja: Kako bi verifikator mogao odobriti traženi zahtjev, mora imati dodijeljena prava za verificiranje i mora biti prijavljen u sustav sa svojim korisničkim imenom i lozinkom. U polje lozinka verifikator upisuje svoju lozinku sa kojom se prijavljuje u sustav i nakon toga pokreće verifikaciju odabirom ikone „pokreni“ ( Slika 13: provođenje verifikacije ). Ukoliko korisnik nema pravo verificiranja za traženu vrstu verifikacije sustav će javiti poruku da se verifikacija ne može izvršiti. Nakon verificiranja, sustav popunjava polja Verificirao i Verificirano u formi verifikacija i na samom dokumentu sa podacima tko je napravio verifikaciju i kada. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 11 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 12/44 3 verifikator datum i vrijeme verifikacije Slika 14: provedena verifikacija dokumenta ! Verificiranje je detaljno opisano u korisničkoj dokumentaciji Dokumenti_verifikacija. 1.7 Dodjeljivanje komercijalista partnerima Partnerima je moguće u matičnim podacima dodijeliti komercijalista koji će se tada pojavljivati u prodajnim dokumentima za partnera. u matičnim podacima je partneru dodijeljen komercijalist komercijalist dodijeljen partneru se pojavljuje u dokumentu Slika 15: dodjeljivanje komercijalista partneru © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 12 1.8 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 13/44 3 Prebacivanje plaćanja (zatvaranja) Prebacivanje plaćanja je automatizirana funkcionalnost u UBS21 kojom se knjižene svote naplate (plaćanja) neformalnih (neobveznih) dokumenata „prebacuju“ na formalne dokumente odnosno dokumente kojim se uspostavlja dužničko vjerovnički odnos kupca i prodavatelja. prodavatelja Izradom dokumenta kojim se uspostavlja dužničko vjerovnički odnos kupca i prodavatelja svi dokumenti naplate (plaćanja) neformalnog dokumenta postaju i dokumenti naplate (plaćanja) formalnog dokumenta tako da a nije potrebno nikakvo naknadno ručno mijenjanje „zatvaranja“ u dokumentima plaćanja. Temeljni uvjeti za automatsko prebacivanje plaćanja su: • • • • • • • dokumenti moraju biti u predmetu dokument koji stavljamo u predmet mora biti formalni odnosno dokument kojim se uspostavlja dužničko vjerovnički odnos kupca i prodavatelja (račun, račun – dostavnica, račun MP, invoice) dokument s kojim ga stavljamo u predmet mora biti neformalni (ponuda, ponuda MP, proforma invoice) i jedan i drugi dokument moraju u pečatu knjiženja imati istovjetni iznos na poziciji 1000-Ukupno 1000 i jedan i drugi dokument moraju biti kontrolirani – uredno spremljeni (ikona „spremi“ „ ) da dokument koji stavljamo u predmet (formalni dokument) nije naplaćen ili plaćen da je dokument s kojim stavljamo u predmet predmet (neformalni dokument) naplaćen ili plaćen (u cijelosti ili djelomično) Slika 16. naplate (plaćanja) po ponudi Slika 17.naplate (plaćanja) po računu 2. NARUDŽBA KUPCA Narudžba kupca je dokument koji se radi unosom podataka s zaprimljene narudžbe kako bi osigurali sljedivost i definirali relevantne podatke o kupcu, uvjetima narudžbe i plaćanja i asortimanu. Narudžba kupca se izrađuje kao novi dokument ( dokumenta: ). Prvo je potrebno popuniti potrebne podatke u glavi © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 13 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 14/44 3 Slika 18: izrada narudžbe kupca Godina Broj dokumenta VK Partner Adresa Skladište Kapacitet PDV status Veza#1 Veza#2 Cjenik Datum Datum isporuke Dana odgode Valuta Tečaj Plaćeno, knjiženo, zaključeno, na čekanju Status sustav automatski popunjava polje sa tekućom godinom god sustav automatski dodjeljuje šifru svakom novom dokumentu vrsta knjiženja. Sustav inicijalno nudi vrstu knjiženja koja odgovara ovom dokumentu. Ukoliko ponuđena VK ne odgovara, iz padajućeg izbornika odabiremo drugu VK unos kupca tj. partnera sustav automatski popunjava partnerovom adresom u sustavu iz padajućeg izbornika odabrati skladište robe iz padajućeg izbornika npr. odabrati ovlaštenog zastupnika i sl. Polje je korisnički podesivo. polje je neaktivno, nepromjenjivo kod narudžbe kupca označava vrstu plaćanja. Vrste plaćanja definiraju se unutar matičnih podataka sustava, a definiraju ih korisnici sami prema svom poslovanju. sadržaj izbornika ovog polja popunjava se prema poslovanju i potrebama korisnika, a kod različitih vrsta dokumenata može imati i različit sadržaj. Npr. kod narudžbe kupca ovdje mogu navedene rute isporuke i sl. odabrati odgovarajući cjenik sustav automatski nudi datum izrade i narudžbe upisati datum planirane isporuke ili ostaviti datum izrade narudžbe upisati broj dana odgode. Sustav popunjava ako je odabrana vrsta plaćanja odabrati valutu dokumenta ako je u prethodnom polju odabrana kao valuta kn, sustav upisuje tečaj 1. Ako je odabrana neka druga valuta, u polje upisati tečaj te valute spram kune. check box-evi evi trenutno nisu aktivni trenutno je moguće mo odabrati Info ili Izrada ponude kupcu. Nakon popunjavanja glave dokumenta slijedi upis detalja koji definiraju robne stavke, vrijednosno i količinski. Pritisnuti ikonu „dodaj detalj“ ( ) (ili shortcut F1) i otvara se prozor za dodavanje detalja: © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 14 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 15/44 3 Slika 19: prozor dodavanja detalja S desne strane prozora dodavanja detalja nalaze se kartice koje prikazuju dodatne podatke asortimana: U prozoru postoje polja Bez poreza i Ukupno. U navedeni poljima sustav će automatski zbrajati iznose kako se dokumentu dodaju stavke. Nakon unosa svih podataka spremiti dokument (ikona „spremi“ ). Spremanjem narudžbe sustav automatski napravi pečat za knjiženje. Pečat za knjiženje je sastavni dio svakog poslovnog dokumenta i "otiskuje" se prilikom unosa novog poslovnog dokumenta u UBS21 sustav. Više o pečatu pročitajte u dokumentaciji Pečat za knjiženje. 2.1.1 Izrada narudžbe kao dokumenta istog predmeta Ukoliko je narudžbi prethodila ponuda, predračun ili ugovor o prodaji, narudžbu je moguće napraviti koristeći opciju Dokument istog predmeta čime se ubrzava izrada dokumenata jer se dokumenti rade kopiranjem robnih stavaka dokumenta koji mu ide u predmet. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 15 2.1 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 16/44 3 Narudžba s nepotpunom isporukom Ukoliko se prilikom isporuke robe ustanovi kako je količina raspoloživa na skladištu manja od naručene, potrebno je: 1. U predmetu s narudžbom napraviti račun-dostavnicu račun 2. Na računu-dostavnici dostavnici otvoriti izmjenu detalja ( ) i upisati stvarnu količinu koja je stvarno isporučena, ena, a sustav će na narudžbi evidentirati razliku. Narudžba će u Predmetu sadržavati povezane dokumente, odnosno izlazni račun i razduženje skladišta. Detaljne upute izrade računa opisane su pod naslovom Račun – dostavnica. PRIMJER: kupac je naručio 20 komada određenog artikla, ali na skladištu je za isporuku raspoloživo samo 5. Tada je potrebno račun-dostavnicu dostavnicu napraviti sa stvarnom količinom koja se isporučuje (5), dok će na narudžbi to biti evidentirano na sljedeći način: naručena količina isporučena količina Slika 20:: narudžba kupca po kojoj je napravljena nepotpuna isporuka © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 16 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 17/44 3 Slika 21: račun kojem se mijenja količina sa stvarno isporučenom Ukoliko se dogodi da npr. kupac ne želi zaprimiti robu ili dio robe, jer je eventualno ambalaža oštećena i sl. u UBS21 sustavu se ta korekcija radi isključivo na dostavnici – nikako na narudžbi. Nakon toga se ide uobičajenim slijedom, dakle izradom izlaznog računa. Isti postupak je i u slučaju kada tvrtka nije u mogućnosti isporučiti robu (npr. nema dovoljne količine sirovina i sl.). Nikako se ne smije mijenjati naručena količina na narudžbi, jer se u protivnom izgubi informacija o dugovanju. 2.2 2.2.1 Izvještaji i obrade koji se odnose na narudžbe kupaca Izvještaj „Stanje narudžbi“ Roba unesena na narudžbu kupca automatski ulazi u status Naručeno od kupaca. Praćenje narudžbi po kriteriju Obrađeno i Neobrađeno je moguće putem izvještaja Stanje narudžbi. Kako se stanje narudžbi prati prema planiranom datumu isporuke, neobrađene su one koje nemaju određen datum isporuke, dok obrađene narudžbe već imaju napravljene dostavnice. Za prikaz izvještaja Stanje narudžbi na glavnom izborniku odabrati Izvještaji/Forme Izvještaja/ Operativa/ Prodajna operativa/ Stanje narudžbi kupaca. Pojavljuje se tabela s parametrima koji definiraju izvještaj: Slika 22: postavljanje kriterija izvještaja © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 17 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 18/44 3 Nakon upisa parametara treba pritisnuti ikonu „pokreni“ ( prikazati izvještaj taj koji izgleda na sljedeći sljede način: ). Sustav će e ovisno o postavljenom kriteriju Slika 23: izvještaj stanje narudžbi kupaca 2.2.2 Obrada: Kreiranje eiranje narudžbi kupaca za neisporučenu robu Obrada omogućava automatsko kreiranje narudžbi za robu koja nije isporučena, a za koju je napravljena narudžba. Rezultat obrade je nova narudžba i to po narudžbama za koje postoji neisporučena roba u definiranom periodu, dok će te narudžbe će biti stavljene u popratne dokumente narudžbe nastale obradom. Na glavnom izborniku odabrati Obrade/ Forme Obrada/ Operativa/ Prodaja/ Kreiranje narudžbi kupaca za neisporučenu robu i popunimo parametre potrebne za pokretanje pokretan obrade: Slika 24:: parametri obrade kreiranje narudžbe za neisporučenu robu © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 18 Od datuma Do datuma Kontrola limita KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 19/44 3 upisati početak perioda unutar kojeg će sustav prekontrolirati za koje narudžbe postoji neisporučena roba upisati kraj perioda odabrati da ili ne ovisno o tome je li potrebno kontrolirati limit u matičnim podacima partnera. Ako se odabere da neće se moći kreirati narudžbe koje premašuju postavljen limit partnera. Nakon određivanja parametra pritisnuti ikonu „pokreni“ „pokr ( ). Rezultat obrade je nova narudžba (Dokumenti/Poslovni dokumenti/Prodaja/Narudžba kupca) koja sadrži neisporučene količine po narudžbama u definiranom periodu, a u popratnim dokumentima se nalaze narudžbe s kojih su pokupljene neisporučene količine. U našem primjeru, gdje smo od naručenih 20 komada isporučili samo 5, na narudžbi nastaloj obradom se nalazi 15 komada koje „dugujemo“. neisporučena količina Slika 25: nova narudžba nastala obradom Slika 26:: popratni dokument je inicijalna narudžba s nepotpunom isporukom © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 19 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 20/44 3 3. PONUDA I PREDRAČUN U UBS21 sustavu ponuda i predračun su vrlo slični dokumenti. Izrađuju se na isti način i koriste zajednički izvještajni dio, stoga su zajedno i opisani. opisani knjiži se salda konti kupaca plaća se pdv status porezne knjige obračun PDV-a Ponuda ne ne ulazi da neformalan ne ulazi ne ulazi Predračun da ulazi da formalan ulazi ulazi dokument Vrlo bitna razlika između ove dvije vrste dokumenata odnosi se na način zatvaranja uplata. 3.1.1 Uplata po ponudi Uplate avansa po ponudama se zatvaraju na ponudi ili se odmah izdaje račun koji zatvara uplatu. U prvom slučaju postoji problem što račun ostaje nezatvoren iako saldo odgovara (u saldo konti ulazi samo uplata i račun, dok ponuda ne ulazi u saldo). Drugi slučaj je prihvatljiviji, ali operativno teže izvediv i zahtijeva proceduralno ponašanje korisnika, korisnik a ako se koristi, svakako se preporuča da se račun radi «u predmet» s ponudom ili ako je to nemoguće onda da ponuda bude popratni dokument računa. 3.1.2 Uplata po predračunu Uplate avansa po predračunima zatvaraju se na predračun. Nakon izdavanja računa, potrebno pot je odmah izdati i reklamaciju – storno kupcu koja se zatvara(prebija) s računom (praktički storno računa). U saldo konti ulaze sva tri dokumenta (predračun, račun i reklamacija) i uplata kupca. 3.1 Izrada ponude/predračuna Ponuda i predračun se izrađuju u kao i svaki drugi novi dokument u sustavu: potrebno je otvoriti novi dokument ( ), upisati podatke u glavi dokumenta i nakon toga kroz detalje dodati asortiman. Po završetku spremiti dokument ikonom „spremi“ ( ). Spremanjem ponude sustav automatizmom kreira pečat za knjiženje. Pečat za knjiženje je objašnjen u korisničkoj dokumentaciji Pečat za knjiženje. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 20 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 21/44 3 Slika 27: popunjavanje dokumenta ponuda/predračun Izrada ponude/predračuna kao dokumenta istog predmeta Prilikom izrade ponude/predračuna moguće je koristiti opciju Dokument istog predmeta. 3.2 Izvještaj: Stanje ponuda i predračuna Izvještaj prikazuje stanje ponuda i predračuna izdanih kupcima s iznosom i datumom valute. Potrebno je na glavnom izborniku odabrati Izvještaji/Forme izvještaja/Operativa/Prodajna operativa/Stanje ponuda i predračuna, upisati parametre potrebne za pokretanje izvještaja i pritisnuti ikonu „pokreni“ ( ). Sustav će ovisno o postavljenom kriteriju napraviti izvještaj izvje koji izgleda na sljedeći način: © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 21 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 22/44 3 Slika 28: izvještaj stanje ponuda i predračuna 4. DOSTAVNICA Dostavnica je robni dokument koji mijenja stanje skladišta. Izradom dostavnice sustav automatski generira i razduženje skladišta koje se nalazi u predmetu dostavnice. Dostavnica nosi datum isporuke i mijenja stanje na skladištu. Ukoliko se dostavnica napravi napravi prije same isporuke, čak i nekoliko dana unaprijed, moguće je vidjeti kakvo će biti stanje skladišta što je izuzetno važno npr. za planiranje proizvodnje. Podaci potrebni za izradu dostavnice povlače se iz Narudžbe kupca, Ponude ili Predračuna. Dostavnicu icu je moguće napraviti na dva načina: 1. Dostavnica ide u predmet s Narudžbom kupca, Ponudom i Predračunom, stoga je dostavnicu moguće napraviti korištenjem mehanizma dokumenata istog predmeta temeljem tih dokumenata. 2. Ukoliko je potrebno napraviti dostavnicu kao samostalan dokument, izrađuje se kao i svaki drugi novi dokument u UBS21 sustavu: potrebno je otvoriti novi dokument ( ), upisati podatke u glavi dokumenta i nakon tog kroz detalje dodati asortiman. Po završetku spremiti dokument ikonom „spremi“ ( ). Preporuka je povezati dostavnicu s računom koji joj pripada. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 22 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 23/44 3 Slika 29: dokument dostavnica Svi dokumenti koji su napravljeni u predmetu s dostavnicom nalaze se na kartici Predmet dostavnice. Slika 30: dokumenti u predmetu s dostavnicom Ukoliko se dogodi da npr. kupac ne želi zaprimiti robu ili dio robe, jer je eventualno ambalaža oštećena i sl. u UBS21 sustavu se ta korekcija radi isključivo na dostavnici – nikako na narudžbi. Nakon toga se ide uobičajenim slijedom, dakle izradom izlaznog računa. Isti postupak je i u slučaju kada tvrtka nije u mogućnosti isporučiti robu (npr. nema dovoljnih količina sirovina i sl.). Nikako se ne smije mijenjati naručena količina na narudžbi, jer jer se u protivnom izgubi informacija o dugovanju. 4.1 Izvještaji dostavnice 4.1.1 Stanje isporuka (dostavnica) Stanje isporuka je izvještaj koji prikazuje stanje dostavnica s iznosom i datumom planirane isporuke. Parametri za pokretanje izvještaja su: Datum, Obrađeno i Korisnik. Za prikaz izvještaja potrebno je: odabrati Izvještaji/Forme izvještaja/Operativa/Prodajna operativa/Stanje isporuka (dostavnica) i popunimo parametre potrebne za povlačenje izvještaja, pritisnuti ikonu „pokreni“ ( ) i sustav će napraviti izvještaj. ještaj. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 23 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 24/44 3 Slika 31: izvještaj stanje isporuka (dostavnica) Na isti način prikazuju se sljedeći izvještaji: 4.1.2 Isporuka Izvještaj koji daje prikaz narudžbi i dostavnica kupaca u odabranom periodu i prema putnim rutama ako su definirane uz prikaz popunjenosti kapaciteta (maksimalne nosivosti transportnog sredstva). 4.1.3 Isporuka partner/asortiman/period Izvještaj koji daje prikaz svih isporuka prema partneru po grupama asortimana za odabrani period. Parametri po kojima možemo definirati ovaj izvještaj su: Datum, Datum isporuke, Grupa asortimana i Kupac. ! Izvještaji su detaljno objašnjeni u korisničkoj dokumentaciji Izvještaji_Operativa_Prodajna operativa. 5. KOMISIJSKA DOSTAVNICA Dokument Komisijska dostavnica koristi se pri prodaje robe preko komisionara. Komisijska prodaja je detaljno objašnjena u korisničkoj dokumentaciji Komisija. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 24 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 25/44 3 6. RAČUN Nakon izrade dostavnice i isporuke oruke robe slijedi izrada izlaznog računa.. Račun se radi kao „Dokument istog predmeta“ ( ) a kao podlogu koristi dostavnicu. Ovo je najsigurniji način za povezivanje isporuke robe i računa kupcu. Račun će „u predmetu“ sadržavati sve dokumente koji su uključeni uključeni u dokumentacijski predmet. Ukoliko je potrebno napraviti račun kao samostalan dokument, izrađuje se kao i svaki drugi novi dokument u UBS21 sustavu: potrebno je otvoriti novi dokument ( ), upisati podatke u glavi dokumenta i nakon toga kroz detalje dodati stavke. Po završetku spremiti dokument ikonom „spremi“ ( ). Ukoliko se račun radi na ovaj način a ne kao dokument istog predmeta s dostavnicom, svakako je potrebno povezati račun s dostavnicom koja mu pripada. Slika 32: račun 7. RAČUN – DOSTAVNICA Račun-dostavnica je izlazni dokument koji razdužuje robu, a ujedno je i financijski dokument. Kao i prijašnje dokumente, račun – dostavnicu možemo napraviti kao dokument istog predmeta ili kao samostalan dokument. Dokumentima istog predmeta račun-dostavnicu račun je moguće napraviti aviti koristeći kao podlogu Ponudu, Predračun ili Narudžbu kupca. Tada će izlazni račun biti napravljen uz iste podatke kao i dokument koji je izabran za podlogu, a u predmetu (na kartici Predmet će imati sve dokumente koji se nalaze u istom predmetu). © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 25 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 26/44 3 Slika 33: račun – dostavnica Slika 34: dokumenti u predmetu s račun-dostavnicom Račun-dostavnica dostavnica se može napraviti manualno kao i svaki drugi novi dokument u UBS21 sustavu: sustavu potrebno je otvoriti novi dokument ( ), upisati podatke u glavi dokumenta i nakon toga kroz detalje ( asortiman. Po završetku spremiti dokument ikonom „spremi“ ( 7.1 )dodati ). Kreiranje narudžbi za neisporučenu robu Nakon izrade računa u UBS21 sustavu se mogu automatski generirati narudžbe za robu koja nije isporučena. Konkretno to znači, da program «pamti» dugove koji se pojavljuju po određenim narudžbama. Prije pokretanja obrade parametrima je potrebno odrediti razdoblje za kreiranje narudžbe za neisporučenu neispor robu a sustav automatski radi novu narudžbu za robu koja se duguje i to s novim brojem. Svi relevantni podaci s originalne narudžbe se obradom prenose na novu narudžbu (ime kupca, ukupno naručena količina (zbog količinskog popusta), svi odobreni popusti, popusti, način plaćanja, ime prodavača i ruta isporuke). Također je u svakom trenutku vidljivo iz koje originalne narudžbe je generirana nova narudžba s dugovima. Pokretanje obrade je opisano ranije u dokumentaciji pod naslovom Kreiranje narudžbi za neisporučenu robu. robu © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 26 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 27/44 3 8. RAČUN UN ZA PRIMLJENI PREDUJAM Dokument Račun za primljeni predujam je izlazni dokument sustava koji se koristi za knjiženje primljenih avansa. Kao popratni dokument se račun za primljeni predujam može s povezati ponudom temeljem koje je predujam uplaćen. Za knjiženje primljenih predujmova (avansa) u UBS21 koristimo sheme (pečate) knjiženja poslovnih dokumenata: primljeni predujmovi od kupaca, primljeni predujmovi iz inozemstva i storno račun za predujam. Slika 35:račun za primljeni predujam Nakon popunjavanja glave dokumenta, plaćanje se može dodati na dva načina: 1. popunjavanjem pečata za knjiženje 2. korištenjem asortimana usluge Primljeni predujam od kupaca 1. dodavanje plaćanja Računu za primljeni predujam popunjavanjem pečata za knjiženje: potrebno je pritisnuti ikonu „osvježi pečat“ ( ) kako bi sustav otisnuo pečat za knjiženje, i zatim popuniti prve tri stavke pečata pokretanjem „izmjeni „izmje detalj“ ( ) ikone: Slika 36: pečat za knjiženje računa za primljeni predujam U ovom slučaju potrebno je manualno izračunati vrijednosti predujma bez pdv-a pdv a i obveze poreza na dodatnu vrijednost. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 27 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 28/44 3 2. dodavanje plaćanja Računu za primljeni predujam korištenjem usluge Primljeni predujam od kupaca: Preduvjet za korištenje ovog načina je postojanje asortimana „Primljeni predujam od kupaca“: Slika 37: asortiman Primljeni predujam od kupaca Slika 38: dodavanje stavke Primljeni predujam od kupaca Slika 39: pečat nakon dodavanja usluge © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 28 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 29/44 3 Na ovaj način kada se odabere usluga Primljeni predujam od kupaca upiše se iznos predujma, a sustav s automatizmom prilikom spremanja dokumenta otisne pečat sa preračunatim svim potrebnim vrijednostima. 9. POVRATNICA KUPCA Ukoliko iz bilo kojeg razloga kupac vraća robu koju je preuzeo, potrebno je napraviti povratnicu kupca. Povratnica sadrži robne stavke tavke i podatak o skladištu. Povratnica kupca se mora povezati s računom, kako bi se roba povezala s zalihom s koje je isporučena i na koju se vraća. Izradom povratnice sustav će automatizmom napraviti i reklamaciju dobavljaču. Za izradu povratnice potrebno bno je otvoriti novi dokument ( glavi dokumenta: ) i standardno popuniti potrebne podatke u Slika 40: dokument povratnica kupca Nakon popunjavanja glave dokumenta, potrebno je definirati robnim stavkama povrata no ne kroz dodavanje detalja nego kroz popratne dokumente. Dakle, odabirom ikone «popratni dokumenti» ( pojavljuje se prozor u kojem treba dodati novi popratni dokument ( ) ): Slika 41: 41 dodavanje popratnog dokumenta u povratnici kupca Od datuma – sustav nudi 1.1. tekuće godine © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 29 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 30/44 3 Do datuma – sustav nudi datum izrade dokumenta Vrsta – odabrati račun dostavnicu Dokument – iz padajućeg izbornika odabrati konkretnu ulaznu kalkulaciju za koju radimo povratnicu dobavljaču S desne strane se nalaze detalji stavaka iz povučenog dokumenta. Iz slike je vidljivo kako je isporučeno 5 komada. U žutom polju Prijenos potrebno je upisati količinu povrata. Ta količina će u detaljima povratnice dobavljaču biti izražena u negativnom iznosu. U našem primjeru povrat kupca je 2 komada. U slučaju reklamiranja iste količine kao i zaprimljene po dokumentu dovoljno je je pritisnuti ikonu «storno» će u polje Prijenos upisati ukupnu isporučenu količinu. Nakon završetka spremiti dokument. i sustav Slika 42: završena povratnica kupca Nakon dodavanja popratnog dokumenta pritisnuti ikonu «spremi» ( račun-dostavnica dostavnica kao popratni dokument. ) čime je povratnici kupca dodan Nakon spremanja dokumenta na kartici Predmet nalazi se reklamacija kupca koju je sustav napravio automatski. Reklamacija predstavlja financijsko odobrenje, dok je povratnica robni dokument. Slika 43: reklamacija kupca u predmetu povratnice © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 30 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 31/44 3 10. REKLAMACIJA KUPCA Reklamacija kupca je dokument financijskog odobrenja. Moguća su dva načina izrade ovog dokumenta: 1. Upisom negativnog iznosa u karticu plaćanje na konto konto odobrenja. U ovom slučaju potrebno je manualno izračunati iznos poreza i osnovice i upisati ih u pečat za knjiženje. 2. Korištenjem asortimana „Odobrenje“ kao usluge. Odabirom te usluge kao stavke reklamacije i slobodnim unosom iznosa, nema potrebe za preračunavanjem preračunavanjem i manualnom ispravkom iznosa osnovice i poreza u pečatu za knjiženje. 10.1 Izrada reklamacije unosom iznosa odobrenja 1. Potrebno je odabrati izradu novog dokumenta ( prilikom izrade svakog drugog dokumenta: ) i popuniti tražene podatke u glavi dokumenta, kao i Slika 44: izrada nove reklamacije kupca 2. Nakon popunjavanja podataka glave, potrebno je u detaljima dokumenta dodati iznos odobrenja kupcu. Prije svega potrebno je pritisnuti ikonu „osvježi „ pečat“ ( )kako bi sustav otisnuo pečat za knjiženje čije iznose pozicija je tada potrebno promijeniti. Zatim dok je sustav pozicioniran na kartici Plaćanje treba pokrenuti promjenu detalja ( ) plaćanja i popuniti podatke koji nedostaju: © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 31 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 32/44 3 Slika 45: dodavanje iznosa reklamaciji kupca Dokument – odabrati konkretan dokument po kojem se radi odobrenje. Ukoliko se ne odabere dokument, reklamacija neće imati vezu na izlazni račun. Moguće je odabrati bilo koji dokument. Potražuje – upisati iznos odobrenja U NEGATIVNOM IZNOSU Za knjiženje – ostaviti da Procjena – ostaviti ne Dodatna analitika – proizvoljno polje Nakon unosa podataka spremiti detalje plaćanja ( ). Prilikom spremanja sustav će tražiti potvrdu nastavka napomenom „Uneseni iznos je manji od ostatka duga!“, potrebno je odabrati nastavak. 3. Nakon unosa podataka glave i detalja reklamacije, potrebno je manualno izmijeniti iznose pozicije pečata za knjiženje: Potrebno je promjenom detalja ( ) ući u prve dvije stavke pečata a za knjiženje i upisati iznose ukupno bez poreza i poreza na suprotnu stranu od one na kartici Plaćanje, odnosno na stranu Potražuje što će sustav i nuditi, također u negativnom iznosu. Za unos navedena dva iznosa je potrebno manualno „izbiti“ porez. Nakon Nako unosa prve dvije stavke ponovno pritisnuti ikonu „osvježi pečat“ ( ) sustav će upisati iznos osnovice. Ukoliko izračunati i upisani iznosi nisu točni, sustav će o tome upozoriti prilikom spremanja dokumenta sljedećom porukom: „Dokument se ne može promijeniti, dugovna i potražna strana nisu jednake“. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 32 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 33/44 3 Slika 46: manualan upis iznosa pečata za knjiženje 10.1.1 Izrada reklamacije unosom asortimana usluge „Odobrenje“ Prilikom izrade reklamacije kupca unosom stavke asortimana „Odobrenje“ koji je definiran kao usluga, sustav automatizmom preračunava pozicije pečata za knjiženje, dakle nema potrebe za manualnim preračunavanjem i unosom iznosa poreza i ukupno bez poreza. Preduvjet izrade reklamacije ovim načinom je postojanje usluge „Financijsko odobrenje“ u katalogu asortimana. Bitno je da je asortiman označen kao usluga (stoga nema utjecaj na stanje skladišta) i da je cijena 1 kn. Slika 47: usluga „financijsko odobrenje“ u katalogu asortimana © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 33 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 34/44 3 Prilikom korištenja usluge Financijsko odobrenje, OBAVEZNO koristiti vrstu knjiženja 13001 – Odobrenje kupce – ispravak iznosa radi ispravne sheme knjiženja!! Slika 48:: obavezna vrsta knjiženja pri korištenju usluge odobrenja Dakle, nakon popunjavanja podataka glave dokumenta reklamacija kupca, dodaje se detalj ( se asortiman Financijsko odobrenje: ) i odabire Količina – obavezno upisati -1 Cijena – upisati iznos odobrenja Rabat – upisati preračunatu stopu poreza 18,0328 kako bi sustav izbio porez i pravilno razvrstao iznose u pečatu za knjiženje Unosom stavke usluge financijskog odobrenja i spremanjem dokumenta, sustav automatski popunjava sve potrebne iznose. Slika 49:: dodavanje usluge Financijsko odobrenje Slika 50: pečat za knjiženje reklamacije kupca s uslugom 10.1.2 Automatsko zatvaranje reklamacijom Prilikom rilikom izrade izlaznog računa (ili ulaznog) može se istovremeno napraviti i reklamacija kupca (ili dobavljača) koja „zatvara“ napravljeni račun. Potrebno je: 1. napraviti ili odabrati odgovarajuću shemu knjiženja reklamacije (vidi Podešenja/ Računovodstvo/ Sheme knjiženje poslovnih dokumenata) © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 34 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 35/44 3 2. shemu knjiženja reklamacije staviti kao popratnu sheme knjiženja izlaznog (ili ulaznog) računa (vidi polje VK auto popratni u shemi knjiženja). Slika 51: shema knjiženja izlaznog računa Reklamacija u cijelosti „zatvara“ napravljeni izlazni (ili ulazni) račun. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 35 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 36/44 3 11. ODOBRENJE ZA CASSA SCONTO Detaljan opis vrsta plaćanja i skala rabata nalazi se u korisničkoj dokumentaciji Rabatne politike. 11.1 Obrada: Kreiranje reklamacije za cassa sconto Dokument Odobrenje za cassa sconto kreira se obradom Kreiranje reklamacije za cassa sconto. Slika 52: obrada za kreiranje reklamacije za cassa sconto Za sve izlazne prodajne dokumente koji ulaze u saldo konta kupaca i koji imaju definiranu vrstu plaćanja koja je vezana na neku od skala rabata čija je vrsta = cassa sconto, obrada prema toj skali RPCP izračunava iznos odobrenja. Usporedbom broja dana proteklih od Datum primitka/izdatka u dokumentu, do datuma plaćanja - zatvaranja tog dokumenta i skale rabata koja je po vrsti cassa sconto dolazi se do postotka odobrenja. Po svakom dokumentu u kojem je došlo do postotka odobrenja > 0 generira se reklamacija kupca sa popratnim dokumentom po kojem se odobrava, a u pečat reklamacije se upisuje: 2993-Zatvaranje (Uk.iznos reklamacije) = Uk.iznos računa * % odobrenja Iznos poreza reklamacije = Iznos poreza na računu * % odobrenja Iznos bez poreza reklamacije = Uk.iznos računa * % odobrenja - Iznos svih poreza na računu * % odobrenja Napomena: shema knjiženja reklamacije treba biti usklađena sa shemama knjiženja izlaznih dokumenata Nakon generiranja reklamacija provodi se zatvaranje na način da se sa stavkom reklamacije (2993) najprije zatvori popratni dokument ako mu je saldo veći od 0. Ako nakon toga reklamacija i dalje nije u cijelosti iskorištena, moguće je koristiti obradu automatskog ili ručnog zatvaranja. Generirane reklamacije(odobrenja) možemo vidjeti u dokumentima prodaje u sustavu: © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 36 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 37/44 3 12. OBRAČUN UN ZATEZNIH KAMATA Obračun zateznih kamata je moguće napraviti na dva načina: izradom dokumenta obračuna ili korištenjem obrade Obrada zateznih kamata. 12.1 Obrada za obračun zateznih kamata Kako bi obračun zateznih kamata napravili putem obrade potrebno na glavnom izborniku odabrati obradu (Obrade/Forme obrada/Financije/Obrada zateznih kamata) i definirati parametre obrade. Slika 53: obrada zateznih kamata Na dan – upisati datum obračuna zateznih kamata Broj dopuštenih dana izvan valute – sustav početno nudi 15 dana kao broj dana prekoračenja plaćanja. Ukoliko poduzeće koristi neki drugi period, potrebno je jednostavno prepraviti broj Dopušteni iznos do kojeg se ne obračunava – sustav početno nudi iznos od 500 kn do kojeg se ne obračunavaju aju zatezne kamate. Ukoliko poduzeće koristi drugi iznos kao minimalni tada ovdje upisati iznos Organizacijska jedinica – odabrati organizacijsku jedinicu. Ukoliko je obračun zateznih kamata potrebno napraviti za više organizacijskih jedinica, tada za svaku svaku organizacijsku jedinicu treba napraviti novu obradu i tako napraviti toliko obrada zateznih kamata koliko ima organizacijskih jedinica Zanemari – odnosi se na prethodne obračune zateznih kamata; mogućnost definiranja nadovezivanja obrade na već postojeći obračun zateznih kamata i gledati datum od tog obračuna ili će zanemariti prethodni obračun i računati sve iz početka (0 – nemoj zanemariti prethodne obračune, 1 – zanemari prethodne obračune) Plaćeno – upisati 0 ili 1 ovisno o tome treba li kamate obračunati obračunati samo na plaćene ili i na neplaćene dokumente (1 – plaćeni, 0 – i plaćeni i neplaćeni dokumenti) Partner – ako se obračun radi za konkretnog partnera, ovdje ga treba odrediti Nakon upisivanja parametara pritisnuti ikonu «pokreni» ( ) kako bi sustav pokrenuo obradu koje za rezultat ima dokument Obračun zateznih kamata (Dokumenti/Poslovni dokumenti/Prodaja/). © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 37 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 38/44 3 12.2 Izrada dokumenta Obračun zateznih kamata Dokument Obračun zateznih kamata se se radi kao i svaki drugi novi dokument u sustavu: potrebno je otvoriti novi dokument ( ) i prvo upisati tražene podatke u glavi dokumenta: Slika 54: izrada dokumenta Obračun zateznih kamata Godina – sustav automatski popunjava Broj dokumenta – sustav automatski dodjeljuje šifru svakom novom dokumentu Izvornik – proizvoljan upis VK – sustav popunjava vrstom knjiženja Obračun zateznih kamata (bez PDV-a) PDV Partner – odabrati partnera za kojeg se radi obračun zateznih kamata Adresa – kada je odabran partner sustav popunjava adresom iz matičnih podataka partnera. Mjesto troška –odabrati odabrati mjesto troška za ovu vrstu dokumenta. Budući kako je po jednom dokumentu obračuna zateznih kamata postojii mogućnost odabira samo jednog mjesta troška, potrebno je napraviti novi dokument za svako pojedinačno mjesto troška. PDV status – neaktivno polje, Obračun nije PDV dokument Cjenik - odabrati neki od ponuđenih cjenika Datum – sustav automatski upisuje datum d kreiranja dokumenta Datum isporuke – kako u ovom slučaju datum isporuke nije bitan, datum i datum isporuke mogu biti isti. Dana odgode – upisati broj dana odgode Valuta – odabrati valutu dokumenta Tečaj – ako je u prethodnom polju odabrana kn, tada pod tečaj upisati 1 (što sustav i nudi ako je tečaj kuna). U slučaju druge valute upisati tečaj valute spram kune. Plaćeno, Zaključeno i Knjiženo - check box nije aktivan Nakon upisivanja podataka glave dokumenta dokumenta potrebno je pritisnuti ikonu „osvježi pečat“ ( će sustav automatski izvršiti obračun zateznih kamata. ), nakon čega © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 38 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 39/44 3 Slika 55: izrada dokumenta Obračun zateznih kamata Obrada također automatski popunjava Pečat za knjiženje i u popratne dokumente Obračuna stavlja sve dokumente koji nisu plaćeni na vrijeme i ulaze u obračun zateznih kamata. Obrada popunjava i Kamate u detaljima dokumenta s iznosom kamate, osnovicom koja je poslužila za njen obračun, stopom, te brojem dana za koje je napravljen obračun. Nakon toga pritisnuti ikonu «spremi» ( ). Time je završen obračun zateznih kamata i u konačnici kreiran dokument. Budući da po jednom dokumentu obračuna zateznih kamata postoji mogućnost odabira samo jednog mjesta troška, potrebno trebno je napraviti novi dokument za svako pojedinačno mjesto troška. ! Podešenja kamatnih stopa opisana su u korisničkoj dokumentaciji Obračun zateznih kamata. 13. UGOVOR O PRODAJI Ukoliko poduzeće ima definiran Ugovor s kupcem, isti se može provesti kroz sustav radi praćenja realizacije. Praćenje ugovora moguće je kroz izvještaj Rekapitulacija prodajnih ugovora. Izvještaj prikazuje ugovorene, naručene i isporučene količine prema ugovoru ugovoru o prodaji, za sve dokumente koji imaju taj ugovor kao vezu u dokumentu. Ugovor o prodaji se radi kao i svaki drugi dokument; odabere se partner s kojim je sklopljen ugovor, kao i stavke koje su predmet ugovora. Nakon toga se ugovor o prodaji pojavljuje pojavljuje kao veza na dokumentima prodaje koji su tako podešeni. U ugovor se upisuju ugovorene cijene (s već uključenim rabatom), a iznos rabata se može upisati u opisno polje. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 39 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 40/44 3 Na kartici Veza#1 ugovora o prodaji nalaze se svi dokumenti povezani na ugovor. Ugovor je aktivan u sustavu i nakon ispunjenja ugovorene količine, čime je omogućeno praćenje prodaje količine iznad ugovorene (u slučaju npr. odobrenja dodatnog rabata zbog prodaje količine veće od ugovorene). glava ugovora stavke ugovora dokumenti povezani s ugovorom Slika 56: dokument ugovora o nabavi 13.1 Izvještaj: Rekapitulacija prodajnih ugovora Izvještaj prikazuje ugovorene, naručene i isporučene količine prema ugovoru o prodaji, za sve dokumente koji imaju taj ugovor kao vezu u dokumentu. (Izvještaji/Operativa/Prodajna operativa/Rekapitulacija prodajnih ugovora) © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 40 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 41/44 3 Slika 57: izvještaj: rekapitulacija prodajnih ugovora Izvještaj služi za pregled ostvarenja ugovora o prodaji, a uzima sve dokumente koji su vezani na neki od Ugovora o prodaji kao i njega samog (Ugovor o prodaji, Račun, Dostavnica, Račun-dostavnica, Invoice, Proforma Invoice i Delivery Bill). Parametri pomoću kojih se može pokrenuti izvještaj su: Datum i Ugovor o prodaji. Izvještaj u prvoj tabeli prikazuje ukupno ugovorenu količinu i vrijednost po stavkama ugovora o prodaji i to tako da se u prvom stupcu nalaze ugovorene vrijednosti stavaka, dok drugi stupac sadrži isporučenu i fakturiranu količinu i vrijednost. Ukoliko za neku stavku piše 0,00 kao ugovorena količina, to znači kako je ta stavka prodana na dokumentu koji je vezan na Ugovor, ali nije Ugovorena. Druga tablica (isporučeno i fakturirano) prikazuje količinu i vrijednost prodanog asortimana sortirano u stupce po mjesecima i po konkretnim prodajnim dokumentima. Slika 58: izvještaj rekapitulacija prodajnih ugovora © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 41 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 42/44 3 14. SKUPNA DOSTAVNICA Skupna dostavnica je dokument koji akumulira sve dostavnice za odabranog partnera i zbraja količine istog asortimana po svim dostavnicama. Dokument izrađujemo kao i svaki drugi novi dokument u sustavu: potrebno je otvoriti novi dokument ( i prvo upisati tražene podatke u glavi dokumenta: ) Slika 59: dokument skupna dostavnica Nakon popunjavanja glave potrebno je popuniti detalje, onda povezati dostavnice napravljene za partnera koji je odabran kao analitika u glavi dokumenta: Na alatnoj atnoj traci odaberemo ikonu «popratni dokumenti» ( ) i sustav će nam prikazati sljedeći prozor: Slika 60: dodavanje dostavnica u skupnu dostavnicu Nakon toga potrebno je pritisnuti ikonu «obrada podataka» i popuniti potrebne parametre obrade: Od datuma i Do datuma - u ova polja unosimo početan i završni dan razdoblja za kojeg radimo skupnu dostavnicu. Sustav će u polju Od datuma uvijek nuditi prvi dan u godini, a u polju Do datuma trenutačan (tj. današnji) datum. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 42 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 43/44 3 Kad smo definirali nirali period, pritisnemo ikonu «pokreni»( dokumenata u skupnu dostavnicu. ) da bi pokrenuli obradu dodavanja popratnih Kada obrada završi, u prozor popratnih dokumenata će dodati sve popratne dokumente (npr. skupne dostavnice) koji su napravljeni u nastalom nastalom periodu i koji će ući u ovu skupnu dostavnicu. Slika 61:: akumulirane dostavnice kao popratni dokumenti skupne dostavnice Slika 62: ispis skupne dostavnice 15. OBRAČUN PROMETA država sve robne dokumente koji se obuhvaćaju obračunom. Obračun Dokument Obračun prometa sadržava prometa se podešava prema korisničkim potrebama tijekom implementacije. © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 43 KORISNIČKA DOKUMENTACIJA Stranica: Revizija: PRODAJA 44/44 3 POVEZANA DOKUMENTACIJA: Priručnik_UBS21 Partneri Asortiman Paketna dostava Dokumenti_verifikacija Obrade_matični podaci Dokumenti_općenito KAZALO: cjenik u dokumentima, 8 cjenik u glavi dokumenta, 8 cjenik za partnera, 7 dodavanje popratnog dokumenta u povratnicu dobavljaču, 28 dodijeljivanje komercijalista partneru, 12 dokument narudžba kupca, 5 dokument povratnica kupca, 28 dokument skupna dostavnica, 40 dokument ugovora o nabavi, 38 dokumenti istog predmeta, 5 dokumenti prodaje, 3 isporuka, 23 isporuka partner/asortiman/period, 23 izrada dokumenta obračun zateznih kamata, 36 izrada narudžbe kupca, 13 izrada nove reklamacije kupca, 30 izrada računa – dostavnice, 25 izvještaj stanje isporuka (dostavnica), 23 izvještaj stanje narudžbi kupaca, 17 izvještaj stanje ponuda i predračuna, 21 izvještaj: rekapitulacija prodajnih ugovora, 39 kartica statusa partnera, 7 manualan upis iznosa pečata za knjiženje, 32 narudžba s nepotpunom isporukom, 16 obrada za kreiranje reklamacije za cassa sconto, 34 obrada za obračun zateznih kamata, 35 obrada zateznih kamata, 35 obrade vezane uz cjenik, 8 ograničenja dokumenata koji nisu prošli verifikaciju, 10 poslovni dokumenti u sustavu, 3 postavljanje kriterija izvještaja, 16 predložak, 8 prikaz zatraženih verifikacija, 11 promjena statusa dokumenta, 4 provedena verifikacija dokumenta, 12 račun, 24 račun za primljeni predujam, 26 račun-dostavnica, 24 rad s predlošcima dokumenata, 8 slanje dokumenta e-mailom iz ubs21 sustava, 9 spremanje predloška preko alatne trake, 9 stavljanje dokumenata u predmet, 6 traženje verifikacije, 10 usluga „financijsko odobrenje“ u katalogu asortimana, 33 verificiranje, 10 verifikacija dokumenata, 10 vrste verifikacija, 10 © N-LAB *** Umnožavanje ili distribuiranje bilo kojeg dijela ovog dokumenta, u bilo kojem obliku, nije dozvoljeno bez pisanog odobrenja N-LAB d.o.o. 44
© Copyright 2024 Paperzz
