Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II CICLO PASSIVO MODELLO B GESTIONE ACQUISTI Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno” a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali 1 STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA’ SUPPORTATA DA SISTEMA CONTROLLO MANUALE ATTIVITA’ CONTROLLO SUPPORTATO DA SISTEMA ERP ATTIVITA’ AUTOMATICA ERP ERP 1 ATTIVITA’ SUPPORTATA EXTRA-SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-SISTEMA ATTIVITA’ CON REF. IN NOTA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EXL EVENTO INIZIALE SNODO LINK PAGINA SI LINK PROCESSO NO 2 RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo ERP Nome del sistema (o applicativo) Descrizione ERP L'acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") è un sistema informativo che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) al fine di condividere le informazioni tra i responsabili aziendali. 3 RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione SISTEMA AMMINISTRATIVO CONTABILE OLIAMM OLIAMM OLIAMM è la soluzione di Engineering per la gestione amministrativa delle Aziende Sanitarie, pensata per supportare modelli organizzativi di livello aziendale e sovraziendale, quali aree vaste e sistemi informativi regionali. Architettura OLIAMM è un sistema client server, che può essere installato anche su sistemi three tier (Terminal Server, ecc.). Funzionalità OLIAMM si compone di diverse funzioni integrate all’interno del processo amministrativo: Bilanci Piano dei conti La struttura del codice del Piano dei conti è libera e definibile dall’Ente, solitamente gerarchica, con la possibilità di riclassificazioni di bilancio definibili in forma parametrica. Bilanci e Sistema Autorizzativo 4 MAPPATURA DI PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO (B) GESTIONE ACQUISTI 5 VISIONE DEL PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO (B) GESTIONE ACQUISTI B.1 GESTIONE FABBISOGNI B.2 GESTIONE OdA / RICHIESTA DI OFFERTA B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE B.4 GESTIONE LIQUIDAZIONE 6 GESTIONE FABBISOGNI (RdA) (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.1) GESTIONE FABBISOGNI (RdA) RICHIEDENTE PROCESSO FABBISOGNO MERCE E/O SERVIZIO COMPILAZIONE RICHIESTA BENI E/O SERVIZI ERP RESPONSABILE STRUTTURA COMPLESSA SI ANALISI E VALUTAZIONE TECNICA M.1 GESTIONE PROCESSO BUDGETING MODIFICA RICHIESTA ? NO ERP NO VERIFICA LIMITE BUDGET B OK? A ERP SI AUTORIZZAZIONE RICHIESTA B.2 GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA ERP 7 GESTIONE FABBISOGNI (RdA) PROCESSO (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.1) GESTIONE FABBISOGNI (RdA) ESPRIME PARERE DIRETTORE GENERALE DIREZIONE SANITARIA DIREZIONE AMMINISTATIVA A SI OK? NO ESITO NEGATIVO AUTORIZZAZIONE VARIAZIONE BUDGET ERP AUTORIZZAZIONE RICHIESTA B.2 GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA ERP M.1 GESTIONE PROCESSO BUDGETING ERP 8 GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.2) GESTIONE OdA / RICHIESTA DI OFFERTA UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI FORNITORE PROCESSO OdA B.1 GESTIONE FABBISOGNI (RdA) MERCE ? SI VERIFICA ESISTENZA CONTRATTO QUADRO NO SI ERP NO NO VERIFICA DISPONIBILITA’ MERCE A MAGAZZINO OK? PREDISPOSIZIONE E INVIO OdA OK? A SI ERP RICHIESTA CONSEGNA MERCE MAGAZZINO ERP CONSEGNA MERCE 9 GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.2) GESTIONE OdA / RICHIESTA DI OFFERTA UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI PROCESSO SI VERIFICA LIMITE BUDGET A A.1 SELEZIONE FORNITORI OK? ERP NO DIRETTORE GENERALE DIREZIONE SANITARIA DIREZIONE AMMINISTATIVA SI AUTORIZZAZIONE VARIAZIONE BUDGET PARERE FAVOREVOLE? ERP AUTORIZZAZIONE RICHIESTA ERP NO ESITO NEGATIVO N.1 GESTIONE PROCESSO BUDGETING ERP 10 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE PROCESSO (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.3) GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE INVIO FATTURA PASSIVA RESPONSABILE UNITA’ OPERATIVA COMPLESSA RICHIEDENTE PROTOCOLLO GENERALE FORNITORE EROGAZIONE PRESTAZIONE FATTURA PASSIVA REGISTRAZIONE E PROTOCOLLO ELETTRONICO ERP ERP VERIFICA CORRETTEZZA DATI FATTURA ERP TRASMISSIONE FATTURE ORIGINALI ALL’ UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE E COPIA CON ALLEGATI ALL’UOC COMPETENTE NO OK? RICHIESTA CHIARIMENTI/ INTEGRAZIONI B SI A 11 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.3) GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE PROCESSO A VERIFICA LISTA FATTURE PASSIVE VS LISTA FATTURE PROTOCOLLATE NO OK? B SI B.4 GESTIONE LIQUIDAZIONE 12 GESTIONE LIQUIDAZIONE PROCESSO (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.4) GESTIONE LIQUIDAZIONE RESPONSABILE SERVIZIO RICHIEDENTE SI B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE A MERCE? NO VERIFICA BUONA ESECUZIONE SERVIZIO E CORRISPONDENZA OdA ERP EROGAZIONE PRESTAZIONE PREDISPOSIZIONE E INVIO RICHIESTA CHIARIMENTI E/O INTEGRAZIONI SERVIZIO REGISTRAZIONE BUONO ENTRATA SERVIZIO (BES) SI NO OK? FORNITORE ERP INVIO RICHIESTA CHIARIMENTI E/O INTEGRAZIONI SERVIZIO 13 GESTIONE LIQUIDAZIONE (B) GESTIONE ACQUISTI SOTTO PROCESSO (B.4) GESTIONE LIQUIDAZIONE FORNITORE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE PROCESSO A VERIFICA CORRISPONDENZA OdA/BEM O BES/FATTURA M.3 GESTIONE PAGAMENTO ERP SI LIQUIDAZIONE FATTURA OK? ERP ERP SI NO BLOCCO AL PAGAMENTO FATTURA REGISTRAZIONE NOTA CREDITO RICHIESTA EMISSIONE NOTA CREDITO RICEVUTA NOTA CREDITO? NO EMISSIONE NOTA DEBITO ERP EMISSIONE NOTA CREDITO INVIO RICHIESTA NOTA DEBITO 14