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Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II
CICLO PASSIVO
MODELLO B
GESTIONE ACQUISTI
Allegato al Regolamento “Procedure
di Controllo Interno”
a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali
1
STRUMENTI DI LAVORO
ATTIVITA’
SUPPORTATA DA
SISTEMA
CONTROLLO
MANUALE
ATTIVITA’
CONTROLLO
SUPPORTATO DA
SISTEMA
ERP
ATTIVITA’
AUTOMATICA
ERP
ERP
1
ATTIVITA’
SUPPORTATA
EXTRA-SISTEMA
CONTROLLO
SUPPORTATO
EXTRA-SISTEMA
ATTIVITA’ CON REF.
IN NOTA
INTEGRATIVA
INPUT/OUTPUT
CARTACEO
INPUT/OUTPUT
ELETTRONICO
EXL
EXL
EVENTO
INIZIALE
SNODO
LINK
PAGINA
SI
LINK PROCESSO
NO
2
RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Simbolo e Acronimo
ERP
Nome del sistema (o applicativo)
Descrizione
ERP
L'acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning
(letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") è un sistema
informativo che integra tutti i processi di business rilevanti di
un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) al
fine di condividere le informazioni tra i responsabili aziendali.
3
RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Simbolo e Acronimo
Nome del sistema (o applicativo)
Descrizione
SISTEMA AMMINISTRATIVO CONTABILE
OLIAMM
OLIAMM
OLIAMM è la soluzione di Engineering per la gestione amministrativa
delle Aziende Sanitarie, pensata per supportare modelli organizzativi
di livello aziendale e sovraziendale, quali aree vaste e sistemi
informativi regionali.
Architettura
OLIAMM è un sistema client server, che può essere installato anche
su sistemi three tier (Terminal Server, ecc.).
Funzionalità
OLIAMM si compone di diverse funzioni integrate all’interno del
processo amministrativo:
Bilanci
Piano dei conti
La struttura del codice del Piano dei conti è libera e definibile
dall’Ente, solitamente gerarchica, con la possibilità di riclassificazioni
di bilancio definibili in forma parametrica.
Bilanci e Sistema Autorizzativo
4
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
(B) GESTIONE ACQUISTI
5
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
(B) GESTIONE ACQUISTI
B.1 GESTIONE
FABBISOGNI
B.2 GESTIONE OdA
/ RICHIESTA DI
OFFERTA
B.3 GESTIONE
CONTABILE
FATTURE PASSIVE
B.4 GESTIONE
LIQUIDAZIONE
6
GESTIONE FABBISOGNI (RdA)
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.1) GESTIONE FABBISOGNI (RdA)
RICHIEDENTE
PROCESSO
FABBISOGNO
MERCE E/O
SERVIZIO
COMPILAZIONE
RICHIESTA BENI E/O
SERVIZI
ERP
RESPONSABILE STRUTTURA COMPLESSA
SI
ANALISI E
VALUTAZIONE
TECNICA
M.1 GESTIONE
PROCESSO
BUDGETING
MODIFICA
RICHIESTA
?
NO
ERP
NO
VERIFICA
LIMITE BUDGET
B
OK?
A
ERP
SI
AUTORIZZAZIONE
RICHIESTA
B.2 GESTIONE
(OdA)/ RICHIESTA
DI OFFERTA
ERP
7
GESTIONE FABBISOGNI (RdA)
PROCESSO
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.1) GESTIONE FABBISOGNI (RdA)
ESPRIME PARERE
DIRETTORE GENERALE
DIREZIONE SANITARIA
DIREZIONE AMMINISTATIVA
A
SI
OK?
NO
ESITO NEGATIVO
AUTORIZZAZIONE
VARIAZIONE
BUDGET
ERP
AUTORIZZAZIONE
RICHIESTA
B.2 GESTIONE
(OdA)/ RICHIESTA
DI OFFERTA
ERP
M.1 GESTIONE
PROCESSO
BUDGETING
ERP
8
GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.2) GESTIONE OdA / RICHIESTA DI OFFERTA
UOC GESTIONE ACQUISIZIONE
DI BENI E SERVIZI
FORNITORE
PROCESSO
OdA
B.1 GESTIONE
FABBISOGNI (RdA)
MERCE
?
SI
VERIFICA
ESISTENZA
CONTRATTO
QUADRO
NO
SI
ERP
NO
NO
VERIFICA
DISPONIBILITA’
MERCE A
MAGAZZINO
OK?
PREDISPOSIZIONE E
INVIO OdA
OK?
A
SI
ERP
RICHIESTA
CONSEGNA MERCE
MAGAZZINO
ERP
CONSEGNA MERCE
9
GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.2) GESTIONE OdA / RICHIESTA DI OFFERTA
UOC GESTIONE
ACQUISIZIONE
DI BENI E SERVIZI
PROCESSO
SI
VERIFICA
LIMITE BUDGET
A
A.1 SELEZIONE
FORNITORI
OK?
ERP
NO
DIRETTORE GENERALE
DIREZIONE SANITARIA
DIREZIONE AMMINISTATIVA
SI
AUTORIZZAZIONE
VARIAZIONE
BUDGET
PARERE
FAVOREVOLE?
ERP
AUTORIZZAZIONE
RICHIESTA
ERP
NO
ESITO NEGATIVO
N.1 GESTIONE
PROCESSO
BUDGETING
ERP
10
GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE
PROCESSO
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.3) GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE
INVIO FATTURA
PASSIVA
RESPONSABILE
UNITA’ OPERATIVA
COMPLESSA
RICHIEDENTE
PROTOCOLLO
GENERALE
FORNITORE
EROGAZIONE
PRESTAZIONE
FATTURA
PASSIVA
REGISTRAZIONE
E PROTOCOLLO
ELETTRONICO
ERP
ERP
VERIFICA
CORRETTEZZA DATI
FATTURA
ERP
TRASMISSIONE FATTURE
ORIGINALI ALL’ UOC
GESTIONE RISORSE
ECONOMICO FINANZIARIE E COPIA
CON ALLEGATI ALL’UOC
COMPETENTE
NO
OK?
RICHIESTA
CHIARIMENTI/
INTEGRAZIONI
B
SI
A
11
GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.3) GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE
PROCESSO
A
VERIFICA LISTA
FATTURE PASSIVE
VS LISTA FATTURE
PROTOCOLLATE
NO
OK?
B
SI
B.4 GESTIONE
LIQUIDAZIONE
12
GESTIONE LIQUIDAZIONE
PROCESSO
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.4) GESTIONE LIQUIDAZIONE
RESPONSABILE SERVIZIO RICHIEDENTE
SI
B.3 GESTIONE
CONTABILE
FATTURE PASSIVE
A
MERCE?
NO
VERIFICA
BUONA
ESECUZIONE
SERVIZIO E
CORRISPONDENZA
OdA
ERP
EROGAZIONE
PRESTAZIONE
PREDISPOSIZIONE
E INVIO RICHIESTA
CHIARIMENTI E/O
INTEGRAZIONI
SERVIZIO
REGISTRAZIONE
BUONO ENTRATA
SERVIZIO (BES)
SI
NO
OK?
FORNITORE
ERP
INVIO RICHIESTA
CHIARIMENTI E/O
INTEGRAZIONI
SERVIZIO
13
GESTIONE LIQUIDAZIONE
(B) GESTIONE ACQUISTI
SOTTO PROCESSO
(B.4) GESTIONE LIQUIDAZIONE
FORNITORE
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE
PROCESSO
A
VERIFICA
CORRISPONDENZA
OdA/BEM O
BES/FATTURA
M.3 GESTIONE
PAGAMENTO
ERP
SI
LIQUIDAZIONE
FATTURA
OK?
ERP
ERP
SI
NO
BLOCCO AL
PAGAMENTO
FATTURA
REGISTRAZIONE
NOTA CREDITO
RICHIESTA
EMISSIONE
NOTA CREDITO
RICEVUTA
NOTA
CREDITO?
NO
EMISSIONE
NOTA DEBITO
ERP
EMISSIONE
NOTA CREDITO
INVIO RICHIESTA
NOTA DEBITO
14
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