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2014_manuale SGQ_IISS BALBO_PROCEDURE

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documentazione SGQ
Procedura 01
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 01
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SGQ
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
documentazione SGQ
Procedura 01
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. gestire la documentazione del SGQ dell’Istituto
2. descrivere le regole per la creazione, emissione, controllo ed archiviazione della
documentazione del SGQ
3. assicurare la diffusione dei documenti alle parti interessate
4. garantire l'aggiornamento della documentazione
5. definire le modalità per il riesame del sistema documentale del SGQ d'Istituto
2. Campo di applicazione
Si applica alla documentazione del SGQ dell’Istituto, che è composta da:
•
Linee guida: norme e regolamenti
•
Manuale della Qualità
•
fascicolo delle Procedure
•
istruzioni interne
•
moduli
•
piani
•
programmi e progetti
•
disposizioni
•
registri
•
registrazioni
•
verbali di audit
•
non conformità
•
documenti obsoleti
Il Responsabile SGQ conserva un elenco aggiornato e complessivo dei documenti di sistema.
3. Termini e Definizioni
Si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 “Sistemi di Gestione per la Qualità
– Fondamenti e Terminologia”
4.
Riferimenti
• Norma UNI EN ISO 9001:2008, punto 4.2.3
• Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità
5. Responsabilità
I compiti di elaborazione, emissione, revisione e distribuzione dei documenti inerenti il SGQ
dell’ Istituto ricadono sotto la responsabilità del Responsabile SGQ.
Il riesame e la valutazione del sistema documentale sono di competenza del DS.
MATRICI DELLE RESPONSABILITA'
I compiti di elaborazione, emissione, verifica e distribuzione dei documenti inerenti il SGQ di
Istituto, ricadono sotto la responsabilità della Commissione SGQ, coordinata dal Responsabile
SGQ d'Istituto.
L'approvazione è competenza del DS dell'Istituto.
Procedura 01
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
DOCUMENTAZIONE SGQ DI ISTITUTO
attività
elaborazione
emissione
approvazione
riesame
revisione
controlli
archiviazione
conservazione
pubblicizzazione
DS
RP
RP
RSGQ
RP
RP
CSGQ
C
C
C
RP
RP
RP
C
C
C
C
RP
C
legenda: RP responsabilità primaria
C collaborazione
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
6. Modalità operative
Emissione e modifica
Prima dell' emissione o della modifica dei documenti SGQ ,il Responsabile SGQ d'Istituto, con
la collaborazione della Commissione SGQ, consulta le parti interessate e ottiene l'
approvazione del DS, relativamente alle modifiche apportate.
Le proposte di modifica possono pervenire alla Commissione SGQ da qualsiasi
persona/funzione interessata.
Il sistema documentale del SGQ dell’Istituto è sottoposto a riesame annualmente.
IDENTIFICAZIONE
La documentazione di sistema è resa identificabile da un codice alfanumerico, in cui le prime
lettere indicano la tipologia (es. Mod = modulo; PQ procedura qualità; IS = istruzioni,. ..) e i
numeri successivi identificano il singolo documento.
documentazione SGQ
Procedura 01
rev. 5 del 10/02/2014
Ogni documento viene emesso con:
•
codice di identificazione e nome
•
indice di revisione
•
data
•
pagine numerate.
LOCALIZZAZIONE E REPERIMENTO
Gli originali della documentazione SGQ d'Istituto sono conservati a cura del Responsabile SGQ
nell' ufficio del Vicario o in segreteria.
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
La modulistica obsoleta è ritirata dal Responsabile SGQ e una copia è conservata per 3 anni in
archivio con la scritta "obsoleto".
Le Istruzioni interne superate sono conservate 3 anni in archivio, come anche il Manuale e le
procedure superate, i verbali di audit e del riesame della Direzione e le registrazioni di non
conformità.
La restante documentazione ricade sotto il controllo delle normative ministeriali.
E' responsabilità della Commissione SGQ mettere a disposizione copia dei documenti e della
modulistica nei luoghi in cui si svolgono le varie attività della scuola e consegnare agli
interessati documenti e moduli aggiornati.
DISTRIBUZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Il Manuale della Qualità è affisso all’ albo, a disposizione del personale e delle parti interessate.
Il Manuale può essere distribuito in copie controllate (cioè aggiornate con continuità) o in copie
non controllate (cioè non aggiornate in continuità)
Il fascicolo delle Procedure è dato in visione solo agli Ispettori del SGQ, poiché rappresentano
le modalità operative del SGQ dell’ Istituto.
Le procedure sono consegnate in copia agli addetti ai lavori.
I verbali delle riunioni degli OO.CC. e delle Commissioni SGQ non sono resi noti al pubblico e
possono essere dati in visione dal DS solo ai portatori di interesse connesso, secondo le norme
sulla trasparenza in vigore per i servizi pubblici.
Controllo della documentazione
Le modalità operative sono diverse a seconda del tipo di documentazione.
La Commissione SGQ controlla che:
1.
3
all' albo siano affisse le copie aggiornate dei documenti del SGQ:
Carta dei servizi
POF
nomina dei collaboratori
del responsabile del servizio di protezione e prevenzione
dei responsabili delle attività
e loro compiti
ogni docente abbia presentato il piano di lavoro individuale o
abbia
sottoscritto il piano di Dipartimento
i verbali degli OO.CC. siano firmati da presidente e segretario
4.
5.
ogni docente abbia consegnato il registro personale
i registri di classe e dei docenti, le relazioni consuntive dei
2.
Procedura 01
documentazione SGQ
6.
rev. 5 del 10/02/2014
singoli docenti e gli elaborati scritti degli allievi/e siano archiviati
le copie controllate della documentazione in uso siano aggiornate
le copie della documentazione superata siano conservate in
archivio
Nei paragrafi successivi sono descritti i documenti gestiti all’interno del Sistema di Gestione per
la Qualità e è indicato come le regole generali definite nel Manuale della Qualità si applicano a
detti documenti.
L’Istituto dispone di diversi tipi di protocollo per l’identificazione dei documenti:
PROTOCOLLO GENERALE:
Norme tecniche (CEI, UNI, ecc.)
Leggi e circolari di enti governativi (Ministero, Regione, Provincia, etc.)
Materiale scaricato da siti di Enti Committenti (Regione, Provincia, USP Alessandria,
etc.) relativo all’amministrazione scolastica
Identificati attraverso il timbro:
ISTITUTO SUPERIORE C. BALBO
Casale Monferrato
Prot.n.
Data
PROTOCOLLO CERTIFICATI:
- Certificati degli alunni
- Certificati di servizio dei docenti e del personale ATA
Identificati attraverso il registro:
PROT.N.__________
REGISTRO CERTIF.
PROTOCOLLO POSIZIONI RISERVATE:
- Comunicazioni da e per la Dirigenza soggette alla legge sulla privacy
ISTITUTO SUPERIORE C. BALBO
Casale Monferrato
Prot.n.
Data
PROTOCOLLO DEGLI INFORTUNI:
- Infortuni alunni, personale docente e A T A
Il timbro è posto, sulla corrispondenza in arrivo, al momento dell’operazione di “protocollo”; il
documento viene numerato, registrato nell’apposito registro e archiviato.
La responsabilità di eseguire tali operazioni e la gestione del “registro protocollo” è affidata a
una risorsa della Segreteria amministrativa dell’Istituto. Per i documenti acquisiti direttamente
dal personale e/o “scaricati” da internet, è responsabilità delle singole funzioni consegnare il
materiale per il protocollo. I rapporti di Audit esterno (parte seconda e parte terza) o
qualunque altro documento che venga consegnato a mano, deve essere protocollato a cura del
ricevente.
documentazione SGQ
Procedura 01
rev. 5 del 10/02/2014
SOLO IL MATERIALE PROTOCOLLATO E’ UFFICIALE.
La gestione dei registri protocollo è strutturata secondo cadenza cronologica.
Nel “REGISTRO PROTOCOLLO” sono riportati:
N° __________ progressivo di registrazione
DATA _______
MITTENTE/FONTE
TIPOLOGIA del documento
CONTENUTO in SINTESI
Sono soggette al PROTOCOLLO:
• tutte le tipologie di COMUNICAZIONE UFFICIALE SCRITTA (circolari, fax,
comunicati …), interne ed esterne, IN ENTRATA
• tutte le tipologie di COMUNICAZIONE UFFICIALE SCRITTA (circolari, fax,
comunicati …), interne ed esterne, IN USCITA
• le TELEFONATE in forma di FONOGRAMMI e FAX, inerenti le assenze del
personale docente e non docente, IN ENTRATA e, nel caso di comunicazioni
ufficiali urgenti, IN USCITA
• Materiale a Protocollo relativo alla gestione del personale in PARTENZA
• Materiale a Protocollo relativo alla gestione del personale in ARRIVO.
La GESTIONE ORDINI E PREVENTIVI è competenza dell’apposito Uffici Tecnico,
collocato presso le Sede dell’Istituto. Tale sezione invia alla Segreteria i seguenti
DOCUMENTI SOGGETTI A PROTOCOLLO:
• PREVENTIVI in PARTENZA
• PREVENTIVI in ARRIVO
Inoltre, alla Segreteria
dell’Istituto, è affidata la gestione delle comunicazioni
riguardanti i rapporti con ALLIEVI e famiglie; tutto il materiale di corrispondenza tra
questi e l’Istituto, là dove necessiti il protocollo, viene registrato come sopra. La
Segreteria gestisce gli archivi storici e attuali della situazione allievi:
• ELENCO E DOCUMENTAZIONE ALLIEVI IN INGRESSO, IN ITINERE, IN
USCITA
• ARCHIVI (FASCICOLI) CLASSI
• ARCHIVI (FASCICOLI) PROGRAMMI E MATERIALI DIDATTICI
• ANAGRAFE ALLIEVI SU SUPPORTO INFORMATICO (“gestione alunni
AXIOS”).
Ogni funzione è responsabile dell’archiviazione e della distribuzione del materiale di propria
competenza.
MODIFICHE A DOCUMENTI E MODULI
La Commissione SGQ apporta modifiche a documenti, procedure, moduli e istruzioni solo
dopo averle sperimentate e aver controllato l'efficacia delle modifiche apportate.
Proposte di modifica possono pervenire alla Commissione SGQ da qualsiasi persona o funzione
interessata e devono essere approvate dal DS.
Le modifiche apportate alle procedure e al Manuale sono segnalate con inserimento di note a
piè di pagina e indicazione nell’apposita colonna del cartiglio.
Se non vi sono proposte di modifica, la revisione delle procedure avviene ogni tre anni.
Il riesame del sistema documentale d'Istituto avviene annualmente ed è condotto dalla
Direzione.
documentazione SGQ
Procedura 01
7. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
rev. 5 del 10/02/2014
Procedura 02
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 02
GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI
DEL SGQ DELL’ISTITUTO
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e Definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
6.1
Documento di registrazione di origine interna
7. Documenti di riferimento e di registrazione
8. Archivio informatico
9. Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 02
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa allo scopo di:
1. garantire evidenze sulla pianificazione, realizzazione, monitoraggio, modifiche e
controllo del SGQ
2. garantire che le registrazioni relative al SGQ siano efficacemente controllate
3. assicurare che le registrazioni del SGQ siano aggiornate, rintracciabili, conservate e
archiviate.
Col termine Registrazione si identifica il documento relativo al SGQ compilato e conservato
come evidenza delle attività descritte nel Manuale
Costituiscono registrazioni del SGQ dell’Istituto i documenti prodotti sotto le forme: cartacea,
informatica, multimediale.
2. Campo di applicazione
Questa procedura si applica a tutta la documentazione del Sistema di Gestione della
Qualità. Inoltre la tabella delle registrazioni della qualità elenca
anche registrazioni
non legate a documenti del SGQ.
3. Termini e Definizioni
Norma UNI EN ISO 9000:2005 “Sistemi di Gestione per la Qualità –
Fondamenti e Terminologia”
4. Riferimenti e Allegati
Norma UNI EN ISO 9001:2008, punto 4.2.4
Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità
Allegato: “Piano delle Registrazioni SGQ”
5. Responsabilità
I compiti di compilazione, verifica, approvazione, conservazione e archiviazione delle
registrazioni del SGQ dell’ Istituto ricadono sotto la responsabilità del Responsabile SGQ e della
Commissione SGQ d'Istituto che operano in collaborazione col DS e con la collaborazione delle
altre funzioni.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
compilazione
verifica
approvazione
conservazione
archiviazione
CD
C
DSGA
RSGQ
RP
RP
CSGQ
C
RP
RP
C
C
DS
RP
C
legenda: RP responsabilità primaria
C collaborazione
CD: Collegio docenti
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
DSGA: direttore servizi gestionali e amministrativi
ATA: personale amministrativo, tecnico e ausiliario
ATA
C
CC
C
DD
C
documentazione SGQ
Procedura 02
rev. 5 del 10/02/2014
CC.: consigli di classe
DD: dipartimenti disciplinari
6. Modalità operative
Vengono attuate registrazioni per tutti i processi e le attività cruciali per il SGQ.
Documento di registrazione di origine interna
Descrizione: Moduli, generalmente definiti all’interno del Sistema di Gestione per la Qualità,
utilizzati per effettuare specifiche attività o per dare evidenza oggettiva all’esecuzione di
determinate attività / controlli regolati dai documenti del Sistema
Identificazione : Mod.yy- nnn- rev.xx del data dove:
yy Area (D.A. – D.D. – U.R. – U.A. – U.P.)
nnn Numero progressivo del modulo all’interno dell’ area in cui è definito
xx Indice di revisione del modulo.
data data di revisione
I documenti di registrazione non moduli, sono identificati con modalità proprie (titolo,
revisione, altri riferimenti).
Titolo : Richiama l’attività da registrare ed eventuali specificazioni aggiuntive (per esempio la
periodicità)
Contenuto : rilevabile dall’impostazione del singolo modulo
Distribuzione Documenti Originali : insieme alla Procedura vengono distribuiti gli esempi
dei documenti di registrazione in essa definiti. Gli originali sono disponibili per la stampa nella
cartella dell'archivio elettronico relativa alla documentazione del Sistema Gestione per la
Qualità presente su supporto informatico. I moduli di utilizzo più frequente sono inoltre
disponibili su supporto cartaceo in quanto già in uso negli ambiti di riferimento. Il Responsabile
Qualità / Accreditamento gestisce la tabella registrazioni
Gestione dei documenti:
La gestione dei documenti è descritta nella Piano delle Registrazioni SGQ in allegato alla
procedura.
Modello di riferimento : dipendente dal tipo di modulistica.
Conservazione e protezione dei documenti superati : Le modalità di conservazione e
protezione dei documenti di registrazione sono specificati nella tabella “Registrazioni della
Qualità” in allegato alla procedura
Gli originali delle registrazioni relative al SGQ d'Istituto sono conservati nell’ufficio del Vicario
dal Responsabile SGQ d'Istituto.
Al termine di ogni a.s. il Responsabile SGQ d'Istituto archivia i documenti di registrazione nell’
archivio storico. Sono conservati 3 anni documenti relativi a:
1. risultati di indagini
2. risultati di monitoraggi
3. pianificazione servizi
4. rilevazioni di non conformità
5. trattamento di n.c.
6. azioni correttive
7. valutazione di fornitori accreditati
8. verbali di audit.
documentazione SGQ
Procedura 02
rev. 5 del 10/02/2014
Sono conservati per un anno i documenti di verifica degli apprendimenti.
Sono soggetti a conservazione perenne i registri dei diplomi, i registri degli scrutini, i registri
personali degli insegnanti, di classe, degli esami,, la documentazione relativa al programma
annuale.
Traccia delle registrazioni è conservata nell'elenco generale delle registrazioni.
Le registrazioni del SGQ sono date in visione agli auditor interni ed esterni.
CONTROLLI
Controlli delle registrazioni d'Istituto sono effettuati con cadenza semestrale.
Il Responsabile SGQ e la Commissione SGQ d'Istituto controllano che siano prodotte
registrazioni relative a:
1. nomine e incarichi
2. utilizzo del fondo d’Istituto
3. piani di lavoro personale ATA
4. emissione e pubblicizzazione del POF
5. progetti in corso
6. monitoraggio dei servizi formativi, amministrativi e ausiliari
7. valutazione intermedia allievi/e
8. valutazioni finali allievi/e
9. crediti/debiti formativi
10. riesame della Direzione
11. azioni preventive
12. Reclami
13. azioni correttive
14. Audit
15. rilevazioni di customer satisfaction
7. Documenti di riferimento e di registrazione
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale incaricato delle registrazioni, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
Documenti di riferimento:
piano delle registrazioni
elenco registrazioni
8. Archivio Informatico
8.1 Archivio documentazione del Sistema di Gestione per la qualità
Tutta la documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità è disponibile, per la
consultazione da parte di tutto il personale di Istituto all’interno dell’ apposita cartella
SISTEMA QUALITA’. Il materiale è suddiviso in:
• sottocartella
PROCEDURE in cui si trovano le procedure del Sistema di
Gestione per la Qualità, suddivise in files identificati da un nome che richiama il
titolo della procedura e da un’estensione che ne riporta il codice Pnn.
• sottocartella MANUALE QUALITA’ contiene un file per ogni sezione del Manuale
della Qualità dell’Istituto.
• sottocartella DOCUMENTI contenente tutta la documentazione prodotta
dal Responsabile Qualità (Politica della qualità, Piani di Miglioramento
ecc…).
• sottocartella OBSOLETO contenente i documenti del sistema di
gestione per la qualità superati.
documentazione SGQ
Procedura 02
9.Controlli di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
rev. 5 del 10/02/2014
Procedura 02
documentazione SGQ
PIANO delle REGISTRAZIONI SGQ
Punto ISO
9001:2008
5.6
6.2.2
7.1
7.2.2
7.3.2
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.4.3
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.6
8.2.2
8.2.4
8.3
8.5.2
8.5.3
Risultati dei riesami
Registrazioni sul personale
R. sulla conformità dei processi e dei prodotti ai requisiti
Risultati dei riesami dei requisiti del prodotto
Requisiti di ingesso per la progettazione e sviluppo
Risultati dei riesami per la progettazione
Risultati della verifica della progettazione
Risultati delle validazioni della progettazione
Risultati del riesame delle modifiche alla progettazione e
sviluppo
Risultati delle valutazioni dei fornitori
Risultati della validazione dei processi di erogazione di
servizi
Registrazioni relative alla identificabilità e rintracciabilità
del prodotto
Registrazioni relative alla proprietà del cliente
Risultati delle apparecchiature di monitoraggio e di
misurazione
Risultati degli audit interni
Evidenze sui monitoraggi e misurazione dei prodotti
Registrazioni relative ai prodotti non conformi
Risultati delle azioni correttive
Risultati delle azioni preventive
rev. 5 del 10/02/2014
Procedura 02
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
TABELLA DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITA'
Punto ISO 9001:2008
Riferimenti
5.6.1 Risultati dei riesami
Documenti di registrazione
Responsabilità Tempi di
Luogo di
conservazione conservazione
registro riesami
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
6.2.2 Registrazioni sul
personale
bilancio competenze
formazione seguita
database competenze interne
fascicoli personali
curriculum
RSGQ
Tre anni
Segreteria
7.1
coerenza tra servizio,
POF & Carta dei servizi
coerenza tra
pianificazione e POF
materiale informativo
adeguato
modifiche a orari/calendari
moduli iscrizioni, brochure & circolari
piani di lavoro
orari
piano OOCC
criteri verifiche/debiti formativi
piano IDEI
RSGQ
a.s.
Ufficio RSGQ
a.s.
Segreteria
Ufficio RSGQ
Segreteria
R. sulla conformità dei
processi e dei prodotti
ai requisiti
risorse umane
risorse strutturali
risorse finanziarie
reclami
7.2.2 Risultati dei riesami dei prospetto bisogni –
requisiti del
requisiti:
prodotto/servizio
spazi idonei , servizi
igienici, arredi a norma
laboratori & attrezzature
adeguati
informazioni -
organici
sicurezza,
piano acquisti
programma annuale ripartizione
incarichi
FFSS
FFAA
DS
Ufficio RSGQ
Segreteria
registro reclami
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
documenti L 626
regolamento interno
POF
progetti attività extra-curriculari
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
contratti d’opera
ordini di acquisto
DS
Segreteria
documentazione SGQ
Procedura 02
rev. 5 del 10/02/2014
comunicazione interna
regole chiare e condivise
– ruoli definiti
accesso a contributi –
supporto psicologico
partecipazione alle scelte
pianificazione impegni e
orari scolastici
percorsi personalizzati
attività integrative
sistema premiante
partenariati – scuola
lavoro - stage
sperimentazioni
aggiornamento –
formazione
7.3.2 Elementi in ingesso alla fini istituzionali
progettazione e
sviluppo
iscrizioni
rilevazione bisogni
formativi
offerta del territorio
partenariati
risorse
T.U.
Decreti sull’ autonomia
DS
Perenne
Segreteria
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
7.3.4 Risultati dei riesami per rilevazioni specifiche di
risultati
la progettazione
efficacia
rilevazione nuovi bisogni
modifiche ai requisiti del modifiche al POF
servizio
modifiche piano ATA
modifiche piano FI
RSGQ
a.s.
Ufficio RSGQ
7.3.5 Verifica della
progettazione e
sviluppo
RSGQ
coerenza tra POF, Carta
dei servizi & politica
della Direzione
coerenza tra
progettazione e
realizzazione
rilevazione di scostamenti
prove diagnostiche
progetti dall’esterno e verso l’esterno
reti di scuole
modifiche
verbali CD
verbali dei CCCC
verbali DD
reclami
DS
Segreteria
Tre anni
Ufficio RSGQ
documentazione SGQ
Procedura 02
rev. 5 del 10/02/2014
azioni correttive
piani di miglioramento
7.3.6 Risultati delle
validazioni della
progettazione
piani di validazione
rilevazioni di customer
satisfaction
monitoraggi in itinere
verbali OOCC di riferimento
raccolta dati
RSGQ
a.s.
Ufficio RSGQ
7.3.7 Risultati del riesame
delle modifiche alla
progettazione e
sviluppo
piano modifiche
rilevazioni di
scostamento
raccolta dati
registro riesami
verbali OOCC
verbali commissioni/équipe di
progetto
RSGQ
a.s.
Ufficio RSGQ
7.5.2 Risultati della
validazione dei processi
di produzione ed
erogazione dei servizi
rilevazioni di customer
satisfaction
affidabilità, accessibilità
dei servizi
reclami
solleciti
strumenti di rilevazione
questionari
risultati di indagini
partecipazione alle attività
registro dei reclami
modifiche agli strumenti di indagine
modifiche agli strumenti di
valutazione
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
7.5.3 Registrazioni relative
alla rintracciabilità del
prodotto
documentazione SGQ
moduli, istruzioni, piani, progetti,
circolari, disposizioni, registri
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
7.5.4 Registrazioni relative
alla proprietà del
cliente
certificazioni scolastiche
documenti
verso/dall’esterno
attrezzature/arredi
proprietà allievi
proprietà del personale
locali
attrezzature
certificati prodotti
protocollo
inventario generale
documenti personali, documenti
scolastici, verifiche, oggetti personali,
assicurazione
fascicoli personali, certificati, decreti
assenze, ferie, carriera, pubblicazioni,
competenze
arredi
impianti
inventario
DS
DS
segreteria
Tre anni
Perenne
Segreteria
documentazione SGQ
7.6.
Procedura 02
Tenuta sotto controllo
valutazione performance
delle apparecchiature di allievi
monitoraggio e
misurazione
efficacia POF
customer satisfaction
rev. 5 del 10/02/2014
test/griglie
scala di misura
criteri di valutazione
indicatori valutazione POF
verbali OOCC
questionari
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
8.2.2 Risultati degli audit
interni
piani di audit
area di audit
verifica di attuazione
delle a.c.
verbali di audit
piani di miglioramento
a.c.
risultati a.c.
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
8.2.4 Evidenze sui
monitoraggi e
misurazione dei
prodotti
efficacia comunicazione
valutazione performance
allievi
reclami, solleciti
verifiche in ingresso
verifiche in itinere
registri docenti
registro scrutini, tabelloni,
schede/pagelle
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
performance
dell’organizzazione
customer satisfaction
8.3.
Registrazioni relative ai apprendimenti
prodotti non conformi
8.5.2 Risultati delle azioni
correttive
8.5.3 Risultati delle azioni
perenne
piano di monitoraggi
risultati delle rilevazioni
colloqui periodici
reclami
verbali CCCC, comunicazioni genitori,
pagelle, registri docenti
organizzazione
reclami
piani di miglioramento
verbali OOCC
modifiche piani di lavoro
modifiche al POF
modifiche piani utilizzo risorse
piani di formazione/addestramento
modifiche piano acquisti
cambio forniture, capitolati, fornitori
riesame efficacia
riesame Direzione
piano possibili non
verbali OOCC
tre anni
RSGQ
Tre anni
perenne
Ufficio RSGQ
tre anni
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
RSGQ
Tre anni
Ufficio RSGQ
documentazione SGQ
preventive
Procedura 02
rev. 5 del 10/02/2014
conformità
piano azioni necessarie
riesame efficacia
riesame Direzione
PQ 03
AUDIT INTERNI
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e Definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. gestire le verifiche ispettive interne sul SGQ dell’Istituto
2. garantire che le attività connesse ai processi ad alta crucialità siano svolte in accordo
con le regole generali e le procedure specifiche, rispetto sia alle modalità sia ai tempi;
3. assicurare che sia verificata l'efficacia del SGQ dell'Istituto;
4. garantire che il SGQ sia monitorato;
5. verificare che il SGQ sia documentato.
2. Campo di applicazione
Si applica al SGQ dell’Istituto in quanto gli Audit interni sono un elemento di valutazione del
grado di applicazione e dell'efficacia dell'intero Sistema di Gestione per la Qualità da parte
della Direzione, secondo quanto descritto nel Manuale della Qualità.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008 punto 8.2.2
Norma ISO 19011:2012 “Linee guida per gli audit dei Sistemi di Gestione per la Qualità e/o
Ambientale”
Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità.
5. Responsabilità
Il compito di attivazione degli audit interni all’Istituto ricade sotto la responsabilità del DS.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
CD
CdI
RSGQ
CSGQ
RP
RP
RP
C
C
attivazione audit
attuazione
documentazione
osservazioni n. c.
comunicazione
parti interessate
legenda: RP responsabilità primaria
DS
RP
RP
C collaborazione
CD: Collegio docenti
CdI: Consiglio d'Istituto
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: Dirigente scolastico
ATA: personale amministrativo, tecnico e ausiliario
CC.CC: consigli di classe
DD: dipartimenti disciplinari
ATA
CC.CC
6. Modalità operative
Di regola ogni processo che ha influenza sul Sistema di Gestione per la Qualità viene verificato
almeno una volta l'anno per tutte le attività che costituiscono procedure di sistema. I controlli
del SGQ saranno condotti secondo una cadenza semestrale su specifiche parti del SGQ, al fine
di valutare l'attuazione e/o l'efficacia di Azioni Correttive o Preventive, oppure come
conseguenza delle valutazioni emerse a seguito di audit di parte terza.
I controlli relativi a parti del sistema saranno condotti su attivazione del DS, con apposita
lettera di incarico che prevede:
1. l’ambito specifico da sottoporre ad indagine
2. la data in cui l’audit verrà attuato
3. il nominativo dell’auditor che condurrà l’indagine.
Gli incaricati degli auditor interni devono condividere la filosofia del sistema, dell'organismo e
degli obiettivi che questo persegue in merito al processo di miglioramento.
In occasione dell’audit parziale o totale, il responsabile dell’audit avrà accesso alla
documentazione necessaria a condurre l’indagine, in presenza di personale di fiducia del DS e
sarà coadiuvato dalla Commissione SGQ d’ Istituto.
Gli auditor che effettuano gli audit interni al termine di ogni verifica redigono un rapporto
(Mod. UR 323) che contiene:
Data di esecuzione dell’audit
Funzione oggetto dell'audit
Nomi degli auditor
Le evidenze emerse durante gli audit
Non conformità rilevate e osservazioni per gli aspetti da sottoporre ad azione correttiva.
Il rapporto è firmato da tutti i partecipanti ed è consegnato al DS.
Osservazioni o non conformità che dovessero risultare dall’indagine verranno comunicate,
insieme alle indicazioni di miglioramento, al DS.
Il Responsabile SGQ d’Istituto verifica l'efficacia delle azioni correttive intraprese, attivando
azioni di monitoraggio e valutazione. I risultati dei monitoraggi e delle valutazioni costituiscono
input per il riesame della Direzione.
La Direzione comunica i risultati degli audit alle parti interessate.
I responsabili delle aree oggetto di Audit devono assicurare che vengano adottate le azioni
necessarie per risolvere le eventuali non conformità che emergono nel corso dell'Audit.
7. Documenti di riferimento e di registrazione
Tutta la documentazione relativa all'attività di Audit viene conservata in originale per almeno 3
anni dal Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
Documenti di riferimento:
Registrazione della distribuzione della procedure
Check-list per l’audit interno
Le Check-list servono essenzialmente come guida operativa all'indagine e costituiscono un
riferimento per il Rapporto di Audit. Sono sostanzialmente costituite dai riferimento alla
normativa ISO e dalle evidenze relative ai processi presi in esame.
8. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del Responsabile SGQ d'Istituto.
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
A) PIANO di AUDIT
Criteri dell’audit:
Norma applicabile:
Manuale della qualità
Procedure:
Istruzioni:
ESTENSIONE DELL’AUDIT
Campo dell’audit:
Audit Interno
Audit Esterno
Audit attuazione azioni correttive
Processi/Attività aziendali da valutare:
•
•
•
•
•
Pianificazione:
6. Direzione:
7. Funzione AU/RSG:
8. Funzione RSG:
9. Funzione AU/DT:
10. Funzione PRG/AF:
11. Funzione ACQ/AMM:
12. Funzione AU/CP:
13. Funzione AU/CP:
14. Funzione CP/RSG:
15. Funzione RSG:
16. Funzione AU/ RSG:
17. AU:
Riunione di apertura
(partecipanti)
Data Audit:
Altro:………………………………
3.
4.
5.
6. Altro: __________________________________
dalle: 8.15 alle: 8.30
dalle: 8.30 alle: 8.45
dalle: 8.45 alle: 9.30
dalle: 9.30 alle: 11.00
dalle: 11.00 alle: 12.00
dalle: 14.00 alle: 14.20
dalle: 14.20 alle: 15.00
dalle: 15.00 alle: 15.30
dalle: 15.30 alle: 15.45
dalle: 15.45 alle: 16.30
dalle: 16.30 alle: 17.00
dalle: 17.00 alle: .17.30
Presentazione del pianoa/scopi dell’audit
Politica qualità, Compiti/responsabilità, Organigramma
aziendale (MQ § 5) eccetto riesame direzione.
Analisi processi aziendali, Gestione documenti e dati (MQ
§4.)
Processi relativi al cliente (MQ § 7.1 e 7.2)
Fascicoli tecnici
Valutazione approvvigionamento (MQ § 7.4)
Produzione e attività di erogazione del servizio (MQ § 7.5)
Attività di Magazzino (MQ §7. 5.)
Attività di taratura strumenti di apprendimento (MQ §7.6)
Misurazioni analisi e miglioramento (MQ § 8)
Risorse (MQ § 6.) riesame direzione (MQ § 5.6)
Riunione di chiusura
Audit N° 01/11
Conferma piano di audit:
SI
NO _____________________________________________
Gruppo di audit:
Attività
Nome
Funzione-Qualifica
Firma
Responsabile gruppo di verifica
Assistente/coadiutore incaricato
Partecipanti all’audit
Responsabile della funzione o
attività sottoposta a audit
Responsabile della funzione o
attività sottoposta a audit
Responsabile della funzione o
attività sottoposta a audit
Responsabile della funzione o
attività sottoposta a audit
Note:
LEGENDA: C = Conforme
NC = Non Conforme
CM = Conforme Migliorabile
NA = Non Applicabile
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
Requisiti norma:
4
4.1
Sistema di gestione
Requisiti generali
Deve essere stabilito, documentato, attuato
e tenuto aggiornato un sistema di gestione
per la qualità. L’organizzazione deve:
a)
determinare i processi necessari per
il sistema di gestione qualità e la loro
applicazione nell’ambito di tutta
l’organizzazione
(comprendono
processi relativi a: attività di gestione,
messa a disposizione delle risorse,
realizzazione prodotto, misurazione,
analisi e miglioramento.
b) Stabilire la sequenza e le interazioni
tra questi processi
c) Stabilire i criteri e i metodi necessari
per il loro funzionamento e controllo
d) Assicurare la disponibilità delle risorse
e delle informazioni
e) Monitorare, misurare e analizzare i
processi
f)
Attuare le azioni necessarie per:
conseguire i risultati pianificati e il
miglioramento continuo
Qualora l’azienda abbia scelto di affidare
all’esterno processi che hanno effetti sulla
conformità del prodotto ai requisiti:
•
sono individuate responsabilità di
controllo della conformità di tutti i
requisiti sia del cliente sia cogenti?;
•
è stato individuato l’impatto potenziale
del processo in outsourcing sulla
capacità di fornire un prodotto
conforme ai requisiti?
•
è stato individuato il grado di
ripartizione
del
controllo
sul
processo?;
•
è stata valutata la capacità di ottenere
il necessario controllo attraverso
l’applicazione del punto 7.4?
•
il sistema di gestione per la qualità
comprende
la
definizione delle
modalità per la tenuta sotto controllo di
tali processi?
4.2.
Requisiti relativi alla documentazione
a) Generalità
La documentazione deve includere:
a) dichiarazioni documentate sulla politica per
la qualità e sugli obiettivi per la qualità,
b) un manuale della qualità,
c) le procedure documentate, comprese
registrazioni, richieste dalla presente norma
internazionale,
d) i documenti, comprese le registrazioni che
l’organizzazione ritiene necessari per
assicurare
l’efficace
pianificazione,
funzionamento e tenuta sotto controllo dei
propri processi,
4.2.2
Manuale della qualità
Il manuale della qualità è aggiornato e
include:
a) il campo di applicazione del sistema di
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
b)
c)
gestione per la qualità, nonché dettagli
sulle eventuali esclusioni e le relative
giustificazioni (vedere 1.2)?
le procedure documentate predisposte
per il sistema di gestione per la qualità
o i riferimenti alle stesse?
una descrizione delle interazioni tra i
processi del sistema di gestione per la
qualità?
4.2.3
Controllo dei documenti
I documenti richiesti dal SGQ sono tenuti
sotto controllo?
Esiste una procedura che contiene i
seguenti requisiti:
a) approvare
i
documenti,
circa
l’adeguatezza, prima della loro
emissione,
b) riesaminare,
aggiornare
(quando
necessario) e riapprovare i documenti
stessi,
c) assicurare che vengano identificate le
modifiche e lo stato di revisione
corrente dei documenti,
d) assicurare che le pertinenti versioni
dei documenti applicabili siano
disponibili sui luoghi di utilizzazione,
e) assicurare che i documenti siano e
rimangano leggibili e facilmente
identificabili,
f)
assicurare che i documenti di origine
esterna, che l’organizzazione ritiene
necessari per la pianificazione e per il
funzionamento del sistema di gestione
per la qualità, siano identificati e la
loro distribuzione sia controllata,
g) prevenire
l’uso
involontario
di
documenti obsoleti ed adottare una
loro adeguata identificazione qualora
siano da conservare per qualsiasi
scopo.
4.2.4
Controllo delle registrazioni
Le registrazioni predisposte per fornire
evidenza della conformità ai requisiti e
dell’efficace funzionamento del sistema di
gestione per la qualità sono tenute sotto
controllo?
L’organizzazione deve predisporre una
procedura documentata per definire le
modalità necessarie per l’identificazione,
l’archiviazione, la protezione, la reperibilità,
la conservazione e le modalità di
eliminazione delle registrazioni?
Le registrazioni sono leggibili, facilmente
identificabili e reperibili?
Tali registrazioni comprendono (in ordine di
elencazione nel testo della Norma):
Risultati dei riesami della Direzione (5.6.1);
Registrazioni per il personale (6.2.2);
Registrazioni necessarie a fornire fiducia sulla
conformità dei processi e dei relativi prodotti
(7.1.d);
Risultati dei riesami dei requisiti (7.2.2);
Requisiti di ingresso per la progettazione (7.3.2);
Risultati dei riesami della progettazione (7.3.4);
Risultati delle verifiche della progettazione
(7.3.5);
Risultati delle validazioni della progettazione
(7.3.6);
Risultati del riesame delle modifiche alla
progettazione (7.3.7);
Risultati delle valutazioni dei fornitori (7.4.1);
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
Risultati della validazione dei processi (7.5.2);
Registrazioni relative alla rintracciabilità (quando
richiesta) (7.5.3);
Registrazioni relative alla preservazione della
proprietà del cliente (7.5.4);
Risultati delle tarature e verifiche (7.6);
Risultati delle audit interno (8.2.2);
Evidenze di conformità dei prodotti (8.2.4);
Registrazioni relative ai prodotti non conformi
(8.3);
Risultati delle azioni correttive (8.5.2);
Risultati delle azioni preventive (8.5.3).
5
Responsabilità della direzione
5.1
Impegni della direzione
L’alta direzione fornisce evidenza del suo
impegno nello sviluppo e nella messa in
atto del sistema di gestione per la qualità e
nel miglioramento continuo della sua
efficacia?
L’alta direzione:
a) comunica
all’organizzazione
l’importanza di ottemperare ai requisiti
del cliente ed a quelli cogenti
applicabili,
b) stabilisce la politica per la qualità,
c) assicura che siano definiti gli obiettivi
per la qualità,
d) effettua i riesami da parte della
direzione,
e) assicura la disponibilità di risorse.
5.2
Orientamento al cliente
L’alta direzione assicura che I requisiti del
cliente siano definiti e soddisfatti, in modo
che sia accresciuta la soddisfazione dello
stesso (vedi punto 7.2.1 e 8.2.1)?
5.3
Politica per la qualità
L'alta direzione assicura che la politica per
la qualità:
a) sia
appropriata
agli
scopi
dell'organizzazione,
b) sia comprensiva dell'impegno al
soddisfacimento dei requisiti ed al
miglioramento continuo dell'efficacia
del sistema di gestione per la qualità,
c) preveda un quadro strutturale per
definire e riesaminare gli obiettivi per
la qualità,
d) sia comunicata e compresa all'interno
dell'organizzazione,
e) sia riesaminata per accertarne la
continua idoneità.
5.4
5.4.1
Pianificazione
Obiettivi per la qualità
L’alta direzione assicura che, per i pertinenti
livelli e funzioni, gli obiettivi siano stabiliti e
ottemperino ai requisiti del prodotto (vedi
7.1 a) e siano:
misurabili
coerenti con la politica per la qualità
5.4.2
Pianificazione del sistema di gestione
L’alta direzione si assicura che:
a) la pianificazione del sistema di
gestione per la qualità sia condotta in
modo da ottemperare ai requisiti
riportati in 4.1 e conseguire gli obiettivi
per la qualità,
b) l'integrità del sistema di gestione per
la qualità sia conservata quando sono
pianificate ed attuate modifiche al
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
5.5
sistema stesso.
Responsabilità,
comunicazione
autorità
e
5.5.1
Responsabilità e autorità
L’alta direzione deve assicurare che le
responsabilità e le autorità siano:
definite
rese
note
nell’ambito
dell’organizzazione
5.5.2
Rappresentante della direzione
L’alta direzione deve designare un membro
della
struttura
direzionale
dell’organizzazione che, indipendentemente
da altre responsabilità e compiti deve avere
la responsabilità e l’autorità per:
a) Assicurare che i processi del sistema
di
gestione
siano
predisposti,
aggiornati, attuati
b) Riferire alla direzione in merito alle
prestazione del sistema e in merito a
ogni esigenza di miglioramento
c) Assicurare la promozione della
consapevolezza dei requisiti del
cliente in tutta l’organizzazione
5.5.3
Comunicazione interna
L'alta direzione assicura che siano attivati
adeguati processi di comunicazione
all'interno dell'organizzazione e che siano
fornite anche comunicazioni riguardanti
l'efficacia del sistema di gestione per la
qualità?
5.6
5.6.1
Riesame da parte della Direzione
Generalità
L'alta direzione, ad intervalli prestabiliti,
riesamina il sistema di gestione per la
qualità dell'organizzazione per assicurarsi
della sua continua idoneità, adeguatezza ed
efficacia?
Questo riesame comprende la valutazione
delle opportunità per il miglioramento e le
esigenze di modifiche del sistema di
gestione per la qualità, politica ed obiettivi
per la qualità inclusi?
Le registrazioni dei riesami effettuati dalla
direzione sono conservate (vedere 4.2.4)?
5.6.2
Elementi in ingresso per il riesame
Gli elementi in ingresso per il riesame da
parte
della
direzione
comprendono
informazioni riguardanti:
a)
i risultati delle verifiche ispettive,
c)
le informazioni di ritorno da parte
del cliente,
d)
le prestazioni dei processi e la
conformità dei prodotti,
e)
lo stato delle azioni correttive e
preventive,
f)
le azioni a seguire da precedenti
riesami effettuati dalla direzione,
g)
le modifiche che potrebbero avere
effetti sul sistema di gestione per la
qualità,
h)
le
raccomandazioni
per
il
miglioramento.
5.6.3
Elementi in uscita del riesame
Gli elementi in uscita dal riesame effettuato
dalla direzione comprendono le decisioni e
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
le azioni relative:
a) al miglioramento dell'efficacia del
sistema di gestione per la qualità e dei
suoi processi,
b) al miglioramento dei prodotti in
relazione ai requisiti del cliente,
c) ai bisogni di risorse.
6
6.1
GESTIONE DELLE RISORSE
Messa a disposizione delle risorse
L'organizzazione
individua
e
rende
disponibili le risorse necessarie per:
a) attuare e tenere aggiornato il sistema
di gestione per la qualità e migliorare
in modo continuo la sua efficacia,
b) accrescere la soddisfazione dei clienti,
ottemperando ai requisiti del cliente.
6.2
Risorse umane
6.2.1
Generalità
Il personale che esegue attività che
influenzano la conformità ai requisiti del
prodotto è competente sulla base di
adeguata:
•
Istruzione
•
Addestramento
•
Abilità ed esperienza appropriati
Nota: che può essere influenzata direttamente o
indirettamente da personale che svolge qualsiasi
compito nell’ambito del sistema di gestione per la
qualità.
6.2.2
Competenza, formazione-addestramento
e consapevolezza e addestramento
L'organizzazione:
a) determinare
la
competenza
necessaria per il personale che svolge
attività che influenzano la conformità
ai requisiti del prodotto
b) ove
applicabile
fornisce
addestramento o intraprende altre
azioni per acquisire la necessaria
competenza;
c) valuta
l'efficacia
delle
azioni
intraprese,
d) assicura che il suo personale sia
consapevole
della
rilevanza
e
dell’importanza delle proprie attività e
di come esse contribuiscono al
raggiungimento degli obiettivi per la
qualità,
e) conserva appropriate registrazioni sul
grado
di
istruzione,
sull'addestramento,
sull’abilità
e
sull'esperienza del personale (vedere
4.2.4).
6.3
Infrastrutture
L'organizzazione definisce, predispone e
mantiene le infrastrutture necessarie per
ottenere la conformità ai requisiti dei
prodotti. Le infrastrutture comprendono,
secondo i casi:
a) edifici, spazi di lavoro e servizi
connessi,
b) attrezzature ed apparecchiature di
processo (sia hardware che software),
c) servizi di supporto (quali trasporti,
sistemi
di
comunicazione
o
informativi).
6.4
Ambiente di lavoro
L'organizzazione definisce e gestisce le
condizioni
dell'ambiente
di
lavoro
necessarie per assicurare la conformità ai
requisiti dei prodotti?
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
7
7.1
REALIZZAZIONE DEL SERVIZIO
Pianificazione della realizzazione del
Servizio
L'organizzazione pianifica
e sviluppa i
processi richiesti per la realizzazione del
prodotto?
La pianificazione della realizzazione del
prodotto è coerente con i requisiti degli altri
processi del sistema di gestione per la
qualità (vedere 4.1)?
Nel pianificare la realizzazione del prodotto,
l'organizzazione
definisce,
quando
appropriato:
a) gli obiettivi per la qualità ed i requisiti
relativi al prodotto,
b) l'esigenza di stabilire processi e
predisporre documenti e di fornire
risorse specifiche per il prodotto,
c) le richieste attività di verifica,
validazione, monitoraggio,
misurazione, ispezione e prova
specifiche per il prodotto ed i
relativi criteri di accettazione,
d) le registrazioni necessarie a fornire
evidenza che i processi realizzativi ed
i prodotti risultanti soddisfino i requisiti
(vedere 4.2.4).
Gli elementi in uscita di questa
pianificazione sono presentati in una forma
adeguata
al
modo
di
operare
dell'organizzazione?
7.2
7.2.1
Processi relativi al cliente
Determinazione dei requisiti relativi al
prodotto
L'organizzazione definisce:
a) i requisiti
specificati dal cliente,
compresi quelli relativi alle attività di
consegna e di assistenza dopo
vendita,
b) i requisiti non precisati dal cliente, ma
necessari per l'uso specificato o per
quello atteso, dove conosciuto,
c) i requisiti cogenti applicabili ai prodotti,
d) ogni altro requisito ritenuto necessario
dall'organizzazione stessa.
7.2.2
Riesame dei requisiti relativi al servizio
L'organizzazione riesamina
i requisiti
relativi al prodotto?
Questo riesame è effettuato prima che
l'organizzazione si impegni a fornire un
prodotto al cliente (per esempio: prima
dell'emissione
delle
offerte,
dell'accettazione di contratti o ordini,
dell'accettazione delle relative modifiche)
ed assicura che:
a) i requisiti del prodotto siano definiti,
b) siano state risolte le eventuali
divergenze tra i requisiti di un contratto
o di un ordine rispetto a quelli espressi
in precedenza,
c) l'organizzazione abbia le capacità per
soddisfare i requisiti definiti.
Le registrazioni del risultato dei riesami e
delle conseguenti azioni sono conservate
(vedere 4.2.4)?
Dove il cliente non fornisca indicazioni
documentate, i requisiti del cliente sono
confermati dall'organizzazione prima della
loro accettazione?
Dove i requisiti di un prodotto vengano
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
modificati, l'organizzazione assicura che
siano emendati i relativi documenti e che il
personale
coinvolto
sia
messo
a
conoscenza delle modifiche ai requisiti?
7.2.3
Comunicazione con il cliente
L'organizzazione stabilisce ed attivare
modalità efficaci per comunicare con il
cliente in merito a:
a) informazioni relative al prodotto,
b) quesiti, gestione di contratti o ordini e
relativi emendamenti,
c) informazioni di ritorno da parte del
cliente, inclusi i suoi reclami.
7.3 Progettazione e sviluppo
7.3.1
Pianificazione della progettazione e dello
sviluppo
L'organizzazione pianifica e tiene sotto
controllo la progettazione e lo sviluppo del
prodotto?
Durante
la
pianificazione
della
progettazione
e
dello
sviluppo
l'organizzazione deve stabilisce:
a) le fasi della progettazione e dello
sviluppo,
b) le attività di riesame, di verifica e di
validazione adatte per ogni fase di
progettazione e di sviluppo,
c) le responsabilità e l’autorità per la
progettazione e lo sviluppo.
L'organizzazione gestisce le interfacce tra i
diversi gruppi coinvolti nella progettazione e
nello sviluppo per assicurare comunicazioni
efficaci
e
chiara
attribuzione
di
responsabilità?
Gli elementi in uscita dalla pianificazione
sono aggiornati, come appropriato, con il
progredire della progettazione e dello
sviluppo?
7.3.2
Elementi in ingresso alla progettazione
e sviluppo
Gli elementi in ingresso, devono essere
riesaminati per quanto riguarda la loro
adeguatezza. I requisiti sono completi, non
ambigui e non in conflitto tra loro?
Tali elementi in ingresso comprendono:
a) i requisiti funzionali e prestazionali,
b) i requisiti cogenti applicabili,
c) le informazioni derivanti da precedenti
progettazioni similari, ove applicabili,
d) altri requisiti essenziali per la
progettazione e lo sviluppo.
Questi
elementi in
ingresso
sono
riesaminati per verificarne l'adeguatezza?
I requisiti sono completi, non ambigui e non
in conflitto tra di loro?
7.3.3
Elementi in uscita dalla progettazione e
sviluppo
Gli elementi in uscita dalla progettazione e
dallo sviluppo sono in una forma adeguata
per la verifica a fronte degli elementi in
ingresso alla progettazione e sviluppo e
sono approvati prima del loro rilascio?
Gli elementi in uscita dalla progettazione e
sviluppo devono:
a. soddisfare i requisiti in ingresso alla
progettazione e allo sviluppo,
b) fornire appropriate informazioni per
l'approvvigionamento, la produzione e
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
c)
d)
7.3.4
per l'erogazione di servizi,
contenere o richiamare i criteri di
accettazione per i prodotti,
precisare le caratteristiche dei prodotti
che sono essenziali per una loro
sicura ed adeguata utilizzazione.
Riesame della progettazione e sviluppo
In fasi opportune sono effettuati riesami
sistematici della progettazione e dello
sviluppo, in accordo con quanto pianificato
(vedere 7.3.1), al fine di:
a) valutare la capacità dei risultati della
progettazione e dello sviluppo di
ottemperare ai requisiti,
b) individuare tutti i problemi e proporre
le azioni necessarie.
A tali riesami partecipano rappresentanti
delle funzioni coinvolte nelle fasi di
progettazione e di sviluppo oggetto del
riesame?
Le registrazioni dei risultati dei riesami e
delle eventuali azioni necessarie sono
conservate (vedere 4.2.4)?
7.3.5
Verifica della progettazione e sviluppo
Sono effettuate verifiche, in accordo con
quanto pianificato (vedere 7.3.1), per
assicurare che gli elementi in uscita dalla
progettazione e dallo sviluppo siano
compatibili con i relativi requisiti in
ingresso?
Le registrazioni dei risultati delle verifiche e
delle eventuali azioni necessarie devono
essere conservate (vedere 4.2.4)?
Verifiche su attività affidate all’esterno, (attività di ATS
progettazione erogazione, rendicontazione).
7.3.6
Validazione
della
progettazione
e
sviluppo
Viene effettuata la validazione della
progettazione e dello sviluppo in accordo
con quanto pianificato (vedere 7.3.1) per
assicurare che il prodotto risultante dalla
progettazione e dallo sviluppo sia in grado
di soddisfare i requisiti per l’applicazione
specificata o, dove conosciuta, per quella
prevista?
Dove applicabile, la validazione
completata prima della consegna
dell'utilizzazione del prodotto?
è
o
Le
registrazioni
dei
risultati
della
validazione e delle eventuali azioni
necessarie sono conservate (vedere
4.2.4)?
7.3.7
In taluni casi relativi ai servizi la validazione
del progetto può avvenire successivamente
all’erogazione del servizio e quindi occorre
acquisire tutte le informazioni, compreso il
feed back del cliente (Enti, utenti, gestori
azienda).
Tenuta sotto controllo delle modifiche
della progettazione e sviluppo
Le modifiche della progettazione e dello
sviluppo sono identificate e le relative
registrazioni conservate?
Le modifiche sono riesaminate, verificate e
validate, come opportuno, ed approvate
prima della loro attuazione?
Il
riesame
delle
modifiche
della
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
progettazione e dello sviluppo comprende
la valutazione degli effetti che tali modifiche
hanno sia sulle parti componenti* e sui
prodotti* già consegnati?
Le registrazioni dei risultati delle modifiche
e delle eventuali azioni necessarie sono
conservate (vedere 4.2.4)?
7.4
7.4.1
Approvvigionamento
Processo di approvvigionamento
L'organizzazione assicura che i prodotti
approvvigionati siano conformi ai requisiti
specificati per l'approvvigionamento?
Il tipo e l'estensione del controllo eseguito
sul fornitore e sul prodotto acquistato è
correlato agli effetti che il prodotto
acquistato potrà avere sulla successiva
realizzazione del prodotto o sul prodotto
finale?
L'organizzazione valuta e seleziona i
fornitori in base alla loro capacità di fornire
prodotti
conformi
ai
requisiti
dell'organizzazione stessa?
Sono stabiliti i criteri per la selezione,
valutazione e rivalutazione dei fornitori?
Le registrazioni dei risultati delle valutazioni
e di tutte le azioni necessarie scaturite dalla
valutazione sono conservate (vedere
4.2.4)?
7.4.2
Informazioni per l’approvvigionamento
Le informazioni per l'approvvigionamento
devono descrivere i prodotti da acquistare,
ivi inclusi, ove opportuno
a) i requisiti per l'approvazione del
prodotto, delle procedure, dei processi
e delle apparecchiature,
b) i requisiti per la qualificazione del
personale,
c) i requisiti del sistema di gestione per la
qualità.
L'organizzazione assicura l'adeguatezza
dei
requisiti
specificati
per
l'approvvigionamento prima della loro
comunicazione al fornitore.
Verifica dei prodotti acquistati
L'organizzazione stabilisce ed effettua i
controlli e i collaudi o altre attività
necessarie per assicurare che i prodotti
approvvigionati ottemperino ai requisiti
specificati per l'approvvigionamento?
Qualora l'organizzazione o il suo cliente
intenda effettuare verifiche presso il
fornitore, l'organizzazione precisa, tra le
informazioni
relative
all'approvvigionamento,
le
modalità
concernenti tali verifiche e per il rilascio del
prodotto?
7.4.3
7.5
7.5.1
Produzione ed erogazione dei servizi
Controllo delle attività di produzione ed
erogazione dei servizi
L'organizzazione pianifica e svolge le
attività di produzione e di erogazione di
servizi in condizioni controllate?
Tali condizioni includono, ove applicabili:
a) la disponibilità di informazioni che
descrivano le caratteristiche del
prodotto,
b) la disponibilità di istruzioni di lavoro,
dove necessarie,
c) l'utilizzazione
di
apparecchiature
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
idonee,
la disponibilità e l’utilizzazione di
apparecchiature di monitoraggi e di
misurazione,
e) l'attuazione di attività di monitoraggio
e di misurazione,
f)
del rilascio, della consegna e delle
attività successive alla consegna del
prodotto.
Validazione dei processi di produzione e
di erogazione dei servizi
d)
7.5.2
L'organizzazione valida tutti i processi
produttivi e di erogazione di servizi il cui
risultato finale non possa essere verificato
da successive attività di monitoraggio o di
misurazione?
di conseguenza le carenze possono
evidenziarsi solo dopo che il prodotto viene
utilizzato o il servizio viene erogato.
La validazione dimostra la capacità di
questi processi di conseguire i risultati
pianificati?
Per questi processi l'organizzazione da
disposizioni, ove applicabili, in merito:
a) ai criteri definiti per il riesame e
l'approvazione dei processi,
b) all'approvazione di apparecchiature e
alla qualificazione del personale,
c) all'uso di metodi e di procedure
definite,
d) ai requisiti per le registrazioni (vedere
4.2.4),
e) alla rivalidazione.
7.5.3
Identificazione e rintracciabilità
L’organizzazione,
ove
appropriato,
identifica i prodotti con mezzi adeguati
lungo tutte le fasi per la realizzazione del
prodotto?
L’organizzazione deve identificare lo stato
dei prodotti con riferimento ai requisiti di
monitoraggio e di misurazione, lungo tutta
la sua realizzazione.
Qualora la rintracciabilità sia un requisito,
l’organizzazione deve tenere sotto controllo
e l’identificazione univoca del prodotto e
mantenere le registrazioni (vedere 4.2.4).
7.5.4
Proprietà del cliente
L'organizzazione ha cura delle proprietà del
cliente quando esse sono sotto il suo
controllo
o
vengono
utilizzate
dall'organizzazione stessa?
L'organizzazione identifica, verifica ,
protegge e salvaguardia le proprietà del
cliente messe a disposizione per essere
utilizzate o incorporate nei prodotti?
Qualora le proprietà del cliente siano
smarrite,
danneggiate
o
riscontrate
comunque inadeguate all’utilizzazione,
l’organizzazione deve riferirlo al cliente e
mantenere le relative registrazioni, è
previsto(vedere 4.2.4)?
Le proprietà del cliente possono comprendere anche
proprietà intellettuali (test, documenti del cliente, dati
personali, cespiti, ambienti)
7.5.5
Conservazione dei prodotti
L'organizzazione mantiene inalterata la
conformità dei prodotti durante le
lavorazioni interne e fino alla consegna a
destinazione?
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
La
conservazione
comprende
l'identificazione,
la
movimentazione,
l'imballaggio, l'immagazzinamento e la
protezione?
La conservazione si applica anche alle parti
componenti un prodotto?
7.6
Tenuta
sotto
controllo
delle
apparecchiature di monitoraggio e
misurazione
L'organizzazione ha determinato le attività
di monitoraggio e
misurazione da
effettuare nonché i le apparecchiature di
monitoraggio e di misurazione necessari a
fornire evidenza della conformità dei
prodotti ai requisiti determinati
L'organizzazione attiva processi per
assicurare che monitoraggi e misurazioni
possano essere e siano eseguiti in modo
coerente con i requisiti di monitoraggio e di
misurazione?
Dove sia necessario assicurare risultati
validi, le apparecchiature di misurazione
sono:
a) tarate e/o verificate ad intervalli
specificati o prima della loro
utilizzazione, a fronte di campioni
riferibili a campioni internazionali o
nazionali; qualora tali campioni non
esistano, sono registrati (vedere punto
4.2.4) i criteri adottati per la taratura o
la verifica;
b) regolate o regolate di nuovo, quando
necessario;
c) è presente un’identificazione, al fine di
determinare lo stato di taratura;
protette
contro
regolazioni
che
potrebbero invalidare i risultati delle
misurazioni;
d) protette
da
danneggiamenti
e
deterioramenti
durante
la
movimentazione, la manutenzione e
l'immagazzinamento.
Inoltre, l'organizzazione valuta e registra la
validità di precedenti risultati di misurazioni
qualora rilevi che l'apparecchiatura non è
conforme ai requisiti?
L'organizzazione adotta azioni appropriate
per le apparecchiature ed i prodotti
coinvolti?
Le registrazioni dei risultati delle tarature e
delle verifiche sono conservate (vedere
4.2.4)?
Quando per monitorare e misurare specifici
requisiti viene utilizzato un software, è
confermata la sua adeguatezza a
funzionare per le previste applicazioni?
Questa conferma precede l'utilizzazione
iniziale e, quando necessario, viene
ripetuta?
8
MISURAZIONI,
ANALISI
E
MIGLIORAMENTO
Generalità
L'organizzazione pianifica ed attua i
processi di monitoraggio, di misurazione, di
analisi e di miglioramento necessari a
a) dimostrare la conformità ai requisiti del
prodotto;
b) assicurare la conformità del sistema di
gestione per la qualità,
c) migliorare in modo continuo l'efficacia
del sistema di gestione per la qualità.
Questo comprende l'individuazione dei
8.1
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
metodi applicabili, incluse le tecniche
statistiche, e l'estensione della loro
utilizzazione.
8.2
8.2.1
Monitoraggi e misurazione
Soddisfazione del cliente
L'organizzazione monitora le informazioni
relative alla percezione del cliente su
quanto l'organizzazione stessa abbia
soddisfatto i requisiti del cliente medesimo,
rappresentando questo monitoraggio come
una delle misure delle prestazioni del
sistema di gestione per la qualità?
Sono stabiliti i metodi per ottenere e
utilizzare tali informazioni?
8.2.2
Audit interno
L'organizzazione effettua ad intervalli
pianificati audit interno per stabilire se il
sistema di gestione per la qualità
a) è conforme a quanto pianificato
(vedere 7.1), ai requisiti della presente
norma internazionale ed ai requisiti del
sistema di gestione per la qualità
stabiliti dall'organizzazione stessa?
b) è stato efficacemente attuato e
mantenuto aggiornato?
È definito un programma di verifiche
ispettive che tenga conto dello stato e
dell'importanza dei processi e delle aree
oggetto di audit, oltre che dei risultati di
precedenti verifiche ispettive?
Sono stabiliti i criteri, l'estensione, la
frequenza e le modalità delle verifiche
ispettive?
La scelta dei valutatori e la conduzione
delle
verifiche
ispettive
assicurano
l'obiettività e l'imparzialità del processo di
audit?
I valutatori non possono effettuare verifiche
ispettive sul proprio lavoro.
E’ stata predisposta una procedura
documentata per che definisca le
responsabilità ed i requisiti per la
pianificazione e per la conduzione degli
audit, per predisporre le registrazioni e per
riferire sui risultati?
Sono mantenute le registrazioni (vedi punto
4.2.4)degli audit e dei loro risultati?
La
direzione
responsabile
dell’area
sottoposta ad audit assicura che ogni
correzione ed azione correttive necessarie
per eliminare le non conformità rilevate e le
loro cause vengano effettuate senza
indebito ritardo?
8.2.3
Le azioni successive prevedono la verifica
dell'attuazione delle azioni predisposte e la
comunicazione dei risultati di questa
verifica (vedere 8.5.2)?
Monitoraggio e misurazione dei processi
L'organizzazione adotta adeguati metodi
per monitorare e, ove applicabile, misurare
i processi del sistema di gestione per la
qualità?
Questi metodi dimostrano la capacità dei
processi ad ottenere i risultati pianificati?
Qualora tali risultati pianificati non siano
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
raggiunti, sono intraprese correzioni ed
azioni correttive, per quanto appropriato?
8.2.4
Monitoraggio e misurazione dei
materiali/prodotti
L'organizzazione monitora e misura le
caratteristiche dei prodotti per verificare che
i relativi requisiti siano stati soddisfatti?
Questo viene effettuato in fasi appropriate
dei processi di realizzazione dei prodotti, in
accordo con quanto pianificato (vedere
7.1)?
E’ mantenuta evidenza della conformità ai
criteri di accettazione?
Le registrazioni (vedere 4.2.4) indicano la o
le persone che autorizzano il rilascio dei
prodotti per la consegna al cliente?
Il rilascio del prodotto e l’erogazione del
servizio al cliente non devono essere
effettuati fino a che quanto pianificato
(vedere 7.1) non sia stato completato in
modo
soddisfacente,
salvo
diversa
approvazione da parte delle autorità aventi
titolo e, quando applicabile, del cliente, è
verificato?
8.3
Controllo dei prodotti non conformi
L'organizzazione assicura che i prodotti non
conformi ai relativi requisiti siano identificati
e tenuti sotto controllo per evitare la loro
involontaria utilizzazione o consegna?
E’ stata predisposta una procedura
documentata che definisce le modalità di
controllo e le relative responsabilità ed
autorità per il trattamento del prodotto non
conforme?
Ove applicabile, l'organizzazione trattenere
il prodotto non conforme in uno o più dei
seguenti modi:
a) adottando azioni atte ad eliminare le
non conformità rilevate?
b) autorizzandone
l'utilizzazione,
il
rilascio
o
l'accettazione
con
concessione da parte delle autorità
aventi titolo e, quando applicabile, del
cliente?
c) adottando azioni atte a precluderne
l'utilizzazione
o
l'applicazione
originariamente
previste
per
il
prodotto?
d) Intraprendendo azioni appropriate agli
effetti, o agli effetti potenziali, della
non conformità quando il prodotto non
conforme venga rilevato dopo la
consegna o dopo che ne sia iniziata
l’utilizzazione?
Quando il prodotto non conforme viene
corretto, è previsto che venga sottoposto
ad una nuova verifica per dimostrarne la
conformità ai requisiti?
Sono mantenute le registrazioni (vedi punto
4.2.4) della natura delle non conformità e di
ogni
azione
successiva
intrapresa,
comprese le concessioni ottenute?
8.4
Analisi dei dati
L'organizzazione individua, raccoglie ed
analizza i dati appropriati per dimostrare
l'adeguatezza e l'efficacia del sistema di
gestione per la qualità e per valutare dove
possono essere apportati miglioramenti
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
PER LA QUALITA'
continui dell'efficacia
gestione per la qualità?
del
sistema
di
Rientrano in tale ambito i dati risultanti dalle
attività di monitoraggio e misurazione e da
altre fonti pertinenti?
L'analisi dei dati deve fornire informazioni in
merito a:
a. soddisfazione del cliente (vedere
8.2.1),
b) conformità ai requisiti del prodotto
(vedere punto 8.2.4);
c) caratteristiche e
andamento dei
processi e dei prodotti, comprese le
opportunità per
azioni preventive (vedere punti 8.2.3 e
8.2.4);
d) fornitori (vedere punto 7.4).
8.5
8.5.1
Miglioramento
Miglioramento continuo
L'organizzazione migliora con
continuità l'efficacia del sistema di gestione per la
qualità, utilizzando la politica per la qualità, gli
obiettivi per la qualità, i risultati delle verifiche
ispettive, l'analisi dei dati, le azioni correttive e
preventive ed i riesami da parte della direzione?
8.5.2
Azioni correttive
L'organizzazione attua azioni per eliminare
le cause delle non conformità al fine di
prevenirne la ripetizione?
Le
azioni
correttive
sono
essere
appropriate agli effetti delle non conformità
riscontrate?
È
predisposta
una
procedura
documentata che precisi i requisiti per:
a) il riesame delle non conformità (ivi
inclusi i reclami dei clienti),
b) l'individuazione delle cause delle non
conformità,
c) la valutazione dell'esigenza di adottare
azioni per evitare il ripetersi delle non
conformità,
d) l'individuazione e l’attuazione delle
azioni necessarie,
e) la registrazione dei risultati delle azioni
attuate (vedere 4.2.4),
f)
esaminare l’efficacia delle azioni
correttive attuate.
8.5.3
Azioni preventive
L'organizzazione individua le azioni per eliminare
le cause delle non conformità potenziali, onde
evitare che queste si verifichino?
Le azioni preventive attuate devono essere
appropriate agli effetti dei problemi
potenziali?
È
predisposta
una
procedura
documentata che precisi i requisiti per:
a. l'individuazione delle non conformità
potenziali e delle loro cause,
b) la valutazione dell'esigenza di attuare
azioni per prevenire il verificarsi delle
non conformità,
c) l'individuazione e l'attuazione delle
azioni necessarie,
d) la registrazione dei risultati delle azioni
attuate (vedere 4.2.4),
e) esaminare l’efficacia delle azioni
preventive attuate.
EVIDENZE DELL’AUDIT
C
NC
Riunione di chiusura
C. RISULTANZE DELL’AUDIT
Punto
check
list
NON CONFORMITÀ EVENTUALI:
AZIONI CONSEGUENTI
Raccomandazioni per il miglioramento:
CONCLUSIONI DELL’AUDIT:
Per presa visione:
Nome
Funzione-Qualifica
Firma
ENTRO IL :
Procedura 04
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 04
GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ E
DEI RECLAMI UTENTE
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e Definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
6.1 Gestione dei Reclami Utente
7. Documenti di riferimento e di registrazione
8. Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 04
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. definire le modalità e le responsabilità per
l'individuazione
la tenuta sotto controllo
l'esame dei prodotti non conformi
2. assicurare che siano prese le misure necessarie a rimuoverne le cause
3. garantire che le misure adottate siano sottoposte a verifica di efficacia
4. assicurare la distribuzione dei risultati
5. garantire che il processo sia documentato.
2. Campo di applicazione
Si applica a tutti i processi, i prodotti e i servizi del SGQ dell'Istituto, critici per la realizzazione
della politica della Direzione come enunciata nel Manuale della Qualità.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008 punto 8.3
Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità.
5. Responsabilità
La gestione dei prodotti non conformi d'Istituto viene effettuato dalla Direzione, coadiuvata dal
Responsabile SGQ e dalla Commissione SGQ.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
CD
CdI
RSGQ
individuazione n.c.
esame n.c.
individuazione
misure
verifica di efficacia
registrazione
distribuzione della
documentazione
C
C
C
C
C
C
RP
C
C
CSG
Q
C
C
C
C
C
RP
RP
C
C
C
C
legenda: RP responsabilità primaria
DS
DSGA
ATA
CC.CC
DD
RP
RP
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
RP
C collaborazione
CD: Collegio docenti
CdI: Consiglio d'Istituto
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: Dirigente scolastico
DSGA: direttore servizi gestionali e amministrativi
ATA: personale amministrativo, tecnico e ausiliario
C
documentazione SGQ
Procedura 04
rev. 5 del 10/02/2014
CC.CC: consigli di classe
DD: dipartimenti disciplinari
6. Modalità operative
La gestione dei prodotti non conformi del SGQ d’Istituto viene attivata al manifestarsi di un
delta tra i requisiti prefissati e i risultati delle indagini in itinere e finali condotte su tutto il
SGQ.
Chi rileva una Non Conformità provvede alla registrazione della stessa mediante il Trattamento
di Non Conformità (Mod. UR 310) e lo consegna al Responsabile SGQ o al DSGA a seconda
degli ambiti di competenza, i quali provvedono alla:
1. raccolta e conservazione delle Non Conformità e compilazione di un registro delle Non
Conformità, effettuandone periodiche analisi da utilizzare come input nei riesami del
SGQ;
2. trasmissione del Trattamento di Non Conformità al DS affinchè provveda alle soluzioni
immediate
3. apertura di eventuali Azioni Correttive che richiedono analisi più approfondite e tempi
più lunghi di intervento per rimuovere le cause alla base della Non Conformità
registrata
4. al termine delle Azioni Correttive sono condotte indagini di efficacia, sotto la
Responsabilità del RSGQ e i risultati sono sottoposti alla Direzione.
Sulla base dell'individuazione di Non Conformità la Direzione può attivare audit sull’intero SGQ
o sue parti.
Costituiscono input per l'individuazione dei prodotti non conformi:
• i risultati delle rilevazioni di customer satisfaction,
• i risultati degli apprendimenti degli allievi,
• i reclami,
• i risultati degli audit interni ed esterni,
• le verifiche sulla ricaduta delle azioni correttive e/o preventive attivate,
• i risultati dei riesami,
• i cambiamenti introdotti dalla normativa vigente.
6.1 Gestione dei Reclami Cliente
Il reclamo è preso in considerazione solamente nel caso che venga presentato in forma scritta
e nominale.
Chi riceve il reclamo è tenuto a trasmetterlo direttamente al DS il quale stabilisce se accettare
il reclamo e provvedere alla sua risoluzione o se contestarlo.
Nel caso di un reclamo motivato la conseguenza sarà, oltre che una rsposta all'Utente, la
rilevazione e la conseguente gestione di una Non Conformità.
7. Documenti di riferimento e di registrazione
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale esperto incaricato dei controlli, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
Tutta la documentazione relativa a Non Conformità o Reclami dell'Utente è archiviata in
originale del RSGQ per un periodo minimo di tre anni.
8. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
documentazione SGQ
Procedura 05
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 05
AZIONI PREVENTIVE
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti alla norma ISO e norme cogenti
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 05
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. individuare le azioni preventive necessarie a rimuovere le cause di potenziali non
conformità
2. garantire che siano attivate azioni preventive adeguate
3. assicurare che le azioni preventive siano oggetto di monitoraggio sistematico e valutate
rispetto alla loro efficacia
4. garantire che le fasi del processo siano documentate
5. assicurare che i risultati della verifica costituiscano input per il riesame della Direzione.
2. Campo di applicazione
Azioni preventive e criticità più frequentemente ricorrenti
ambiti
azioni preventive
ALLIEVI/E
PERSONALE
mancanza di pre-requisiti
cognitivi e abilità trasversali
e disciplinari
prove diagnostiche inizio a.s.
riorientamento
percorsi passerella
risultati di profitto in itinere
non soddisfacenti
IDEI, attività di supporto
comportamenti non adatti
all’ambiente scolastico
vigilanza
formazione
assenze prolungate e/o non
giustificate
controlli periodici sistematici
ritardi/uscite anticipate
sistematici
controlli
manifestazioni di disagio e/o
difficoltà dovute a errato
orientamento
riorientamento
percorsi passerella
mancato rispetto dell’orario
distribuzione/affissione
servizio
mancato
calendario
collegiali
mancato
scadenze
AMBIENTE
orario
rispetto
del distribuzione/affissione calendario
delle
riunioni
rispetto
assenza
specifiche
di
presenza
rischio
di
delle circolare riassuntiva delle scadenze
competenze piano della formazione
sorgenti
di nomina responsabile SPP
rilevazioni sistematiche e periodiche
di
Procedura 05
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
rimozione ostacoli
ATTREZZATURE
malfunzionamento impianti
rilevazioni periodiche
manutenzione sistematica
segnalazioni all’ente proprietario
barriere architettoniche
segnalazione ente proprietario
misure dirette e indirette (vigilanza,
segnali)
cattivo funzionamento
manutenzione ordinaria
interruzione funzionamento
piano di sostituzione
difficoltà nell' utilizzo
piano di utilizzo
3. Termini e definizioni
Si fa riferimento al glossario del Manuale della Qualità e alla norma UNI EN ISO
9000:2005. In particolare:
Azione Preventiva
Azione intrapresa per eliminare le cause di una potenziale Non Conformità, difetto o
altra situazione indesiderata al fine di prevenirne il verificarsi.
Una Non Conformità potenziale può dipendere da più cause.
Un'Azione Preventiva si adotta per prevenire il verificarsi di una Non Conformità.
4. Riferimenti alla norma ISO e norme cogenti
Norma UNI EN ISO 9001:2008, punto 8.5.3 (Az. Preventive)
Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità.
5. Responsabilità
Le azioni preventive dell’ Istituto, sono pianificate e approvate dal DS che si avvale, per la loro
attuazione, per il monitoraggio degli esiti e la documentazione delle fasi, della collaborazione
della Commissione SGQ, coordinata dal Responsabile SGQ d’Istituto e coadiuvato dal personale
esperto.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
CD
CdI
RSGQ
CSGQ
DS
ATA
pianificazione
approvazione
attuazione
monitoraggio esiti
riesame
standardizzazione
modifica
documentazione
C
C
C
C
RP
RP
C
C
C
RP
RP
C
RP
C
RP
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
legenda: RP responsabilità primaria
DSGA CC.CC
C
C
RP
RP
C collaborazione
DD
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
documentazione SGQ
Procedura 05
rev. 5 del 10/02/2014
CD: Collegio docenti
CdI: Consiglio d'Istituto
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
DSGA: Direttore dei servizi gestionali e amministrativi
ATA: personale amministrativo, tecnico e ausiliario
CC.CC: consigli di classe
DD: dipartimenti disciplinari
6. Modalità operative
La Direzione coadiuvata dal Responsabile SGQ e dalla Commissione SGQR a settembre e
febbraio, individuano le criticità più frequentemente ricorrenti all’interno dell’Istituto e
pianificano le azioni preventive che permettano di ovviare agli inconvenienti derivanti da
elementi del SGQ non sotto controllo o le cui performance non siano garantite.
Le azioni preventive sono approvate dalla Direzione e attuate col monitoraggio della
Commissione SGQ , coordinata dal Responsabile SGQ che ne riferisce alla Direzione.
Le azioni preventive sono sottoposte a valutazione di efficacia, i cui risultati costituiscono input
per il riesame della Direzione. Ogni fase del processo è documentata.
7. Documenti di riferimento e di registrazione
Le registrazioni sull’applicazione di questa procedura sono parte integrante del sistema
documentale del SGQ.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
8. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
documentazione SGQ
Procedura 06
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 06
AZIONI CORRETTIVE
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti alla norma ISO e norme cogenti
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 06
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
gestire l’individuazione, l’attuazione, il monitoraggio degli esiti, il riesame e la
documentazione delle azioni correttive al SGQ dell’Istituto
2. Campo di applicazione
Azioni correttive al SGQ sono conseguenza di rilevazioni di non conformità, reclami dei clienti
e delle parti interessate, risultati di indagini di customer satisfaction, carenze di
documentazione, benchmarking con altri Istituti ritenuti leader nel segmento di istruzione di
riferimento, studi di settore, letteratura di riferimento.
3. Termini e Definizioni
Si fa riferimento al glossario del Manuale della Qualità e alla norma UNI En ISO
9000:2005. Valgono, in particolare, i seguenti termini specifici:
Correzione
Azione per eliminare una Non Conformità rilevata. Può comportare una
rilavorazione o una riclassificazione. La Correzione rappresenta un possibile
trattamento della Non Conformità ma non comprende l'eliminazione delle
cause.
Azione Correttiva
Azione intrapresa per eliminare le cause di un'esistente Non Conformità,
difetto o altra situazione indesiderata al fine di prevenirne il ripetersi.
Una Non Conformità potenziale può dipendere da più cause.
Un'Azione Correttiva si adotta per prevenire la ripetizione di una Non
Conformità.
4. Riferimenti alla norma ISO e norme cogenti
Norma UNI EN ISO 9001:2008, punto 8.5.2 (Az. Correttive)
Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità.
5. Responsabilità
Le azioni correttive da apportare sono approvate dalla Direzione e sono applicate, monitorate,
sottoposte a riesame e documentate attraverso il Responsabile SGQ con la collaborazione
della Commissione SGQ.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
individuazione
approvazione
applicazione
monitoraggio
riesame
modifica
documentazione
CD
C
CdI
C
RSGQ
RP
CSGQ
C
C
C
RP
RP
C
C
RP
C
C
C
C
C
DS
ATA
C
CC.CC
C
DD
C
C
C
C
C
C
C
RP
C
C
legenda: RP responsabilità primaria
CD: Collegio docenti
CdI: Consiglio d'Istituto
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
C collaborazione
RP
RP
documentazione SGQ
Procedura 06
rev. 5 del 10/02/2014
DS: dirigente scolastico
ATA: personale amministrativo, tecnico e ausiliario
CC.CC: consigli di classe
DD: dipartimenti disciplinari
6. Modalità operative
Ogni qual volta vengano rilevate performance non adeguate agli standard prefissati (anche a
seguito di reclami specifici), in qualunque segmento del SGQ d’Istituto, il DS con la
collaborazione del Responsabile SGQ e della Commissione SGQ d'Istituto, attiverà analisi per
individuarne le cause al fine di rimuoverle attraverso l’attuazione di azioni correttive ad hoc.
L’indagine sulle cause viene effettuata dal DS, coadiuvata da Responsabile SGQ, Commissione
SGQ e personale esperto.
Le azioni correttive approvate saranno attuate da parte del personale interessato e sottoposte
a monitoraggio e analisi di efficacia da parte della Commissione SGQ d'Istituto coordinata dal
Responsabile SGQ.
I risultati delle indagini saranno sottoposti al DS e costituiranno input per il riesame del SGQ.
Il DS farà conoscere i risultati del riesame alle parti interessate.
In caso di esiti soddisfacenti, le azioni correttive saranno standardizzate con conseguente
eventuale modifica del Manuale, procedure, istruzioni, moduli di riferimento.
Le attività inerenti l’individuazione, attuazione, monitoraggio, riesame e pubblicizzazione delle
azioni correttive saranno documentate a cura della Commissione SGQ d'Istituto, coordinata dal
Responsabile SGQ d'Istituto e le registrazioni costituiranno parte integrante del sistema
documentale del SGQ.
6. Documenti di riferimento e di registrazione
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale esperto incaricato dell'elaborazione delle procedure, è conservata dal
RSGQ d'Istituto e dalla CSGQ d'Istituto.
7. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
Procedura 07
documentazione SGQ
rev. 6 del 10/02/2014
PQ 07
APPROVVIGIONAMENTI
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti alla norma ISO e norme cogenti
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
5
causa
aggiornamento
aggiornamento normativa
modifica intestazione
data
01.03.2010
27.04.2011
30.04.2013
6
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
RSGQ
verificato da:
RSGQ
RSGQ
approvato da:
RSGQ
DS
Procedura 07
documentazione SGQ
rev. 6 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. descrivere le modalità che l’Istituto intende seguire per pianificare e attuare un efficace
servizio di approvvigionamento di beni e servizi
2. assicurare che le attività legate agli approvvigionamenti siano funzionali agli obiettivi
da perseguire e agli standard di qualità necessari per le scuole
3. garantire che il processo sia soggetto a monitoraggio e valutazione e i dati costituiscano
input per il riesame della Direzione
4. assicurare che ogni fase del processo sia documentata.
2. Campo di applicazione
Gli acquisti si riferiscono a beni materiali e servizi.
3. Termini e Definizioni
Per la terminologia specifica si fa riferimento al glossario del Manuale della Qualità
4. Riferimenti alla norma ISO e norme cogenti
Norma UNI EN ISO 9001, punto 7.4
5. Responsabilità
L’Istituto pianifica le attività legate all’acquisizione di beni o servizi funzionali alla
progettazione, realizzazione e certificazione delle attività formative.
Le attività del processo di approvvigionamento sono: rilevazione dei bisogni dell’Istituto,
definizione delle priorità, destinazione dei fondi, richiesta di preventivi, individuazione del
fornitore, emissione di ordini, ricevimento e collaudo dei prodotti/servizi, pagamento delle
fatture, acquisizione in inventario dei prodotti acquistati, consegna dei prodotti acquistati al
subconsegnatario di riferimento.
Esse sono gestite secondo la seguente matrice delle responsabilità.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
rilevazione bisogni
definizione priorità
richiesta di preventivi
emissione ordini
collaudo prodotti acquistati
pagamento fatture
aggiornamento inventario
presa in carico dei prodotti
riesame
documentazione
registrazioni
DS
RSGQ
CSG
Q
Subcon
segnat.
RP
RP
DSGA
addetto di
segreteria
Responsabile
collaudo
C
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
legenda: RP responsabilità primaria
C
RP
C
C
C
C collaborazione
RP
documentazione SGQ
Procedura 07
rev. 6 del 10/02/2014
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
DSGA: direttore dei servizi gestionali e amministrativi
RESPONSABILE COLLAUDO: DS
6. Modalità operative
Il CD e il DSGA presentano le richieste di acquisto al DS che ne individua le priorità.
Per importi fino a 2000 euro il DS sceglie il fornitore attraverso atti formali semplificati in cui
sono evidenziate le condizioni reciproche e i riferimenti ai termini dell’accordo, alle modalità di
esecuzione e di pagamento.
Per acquisti di importo superiore, la segreteria provvede ad acquisire tre preventivi presso i
fornitori accreditati.
La richiesta conterrà i criteri di aggiudicazione, le prestazioni contrattuali, i termini e le
modalità di esecuzione e di pagamento. Il dirigente analizza in modo dettagliato tutta la
documentazione e riscontra la rispondenza degli acquisti e forniture di beni e servizi al piano
programmatico, formulato nel Pof e programma annuale e la disponibilità finanziaria,
dichiarata dal direttore sga.
La scelta avviene sulla base della comparazione delle offerte e rispetto ai criteri di maggiore
garanzia rispetto al prezzo, alla qualità e agli altri elementi che sono stati oggetto della
contrattazione.
La clausola dei tre preventivi non viene applicata quando i servizi o i prodotti sono riferibili ad
un solo fornitore.
La copia dei contratti e delle convenzioni è messa a disposizione del CdI, alla prima riunione
utile.
La procedura viene adeguata in base alle nuove normative per quel che riguarda la tracciabilità
dei flussi e la richiesta del CIG (Codice Identificativo di Gara) all’Autorità per la vigilanza sui
Contratti Pubblici.
Gli atti sono affissi all’albo della scuola.
La segreteria provvede ad emettere l’ordine di acquisto sulla base delle specifiche ricevute.
I prodotti sono acquisiti dal personale incaricato, che firma per ricevimento.
La segreteria sottopone i prodotti consegnati al Responsabile del collaudo o ad un eventuale
delegato che ne verifica la congruità con quanto richiesto e il buon funzionamento.
I lavori, le forniture e i servizi sono soggetti a collaudo finale, da eseguirsi, entro 60 giorni
dalla loro ultimazione, consegna o esecuzione, ad opera del personale della scuola munito di
adeguata competenza tecnica. A tal fine, il dirigente nomina un collaudatore singolo o apposite
commissioni interne. Del collaudo è redatto apposito verbale.
Per le forniture di valore inferiore a EURO 2000, l'atto formale di collaudo è sostituito da un
certificato che attesta la regolarità della fornitura, rilasciato dal dirigente o, su sua delega, dal
direttore, o da un verificatore all'uopo nominato.
Per i contratti inerenti alla fornitura di servizi periodici, è redatto dal direttore apposito
certificato di regolare prestazione.
Il saldo del pagamento dei lavori può essere disposto solo dopo l'emissione del certificato di
collaudo o del certificato sostitutivo. Per il collaudo di opere pubbliche, si procede secondo
quanto previsto, al riguardo, dalla normativa sui lavori pubblici. Di tale collaudo è compilato un
verbale.
Se il controllo risulta positivo, il prodotto è inventariato dall’addetto di segreteria ed è
consegnato al subconsegnatario, con emissione di verbale di consegna.
La segreteria procede al pagamento delle fatture, apponendo su ogni fattura il n° del mandato,
il capitolo di spesa e la data.
Se il controllo risulta negativo, il materiale è riconsegnato al fornitore per la
sostituzione/riparazione.
Acquisti di servizi formativi sono soggetti a valutazione del DS e dell’équipe di progetto,
relativamente alla coerenza dei contenuti rispetto agli obiettivi del corso.
Alle procedure sopra descritte si introduce delibera di CdI per:
documentazione SGQ
Procedura 07
rev. 6 del 10/02/2014
accettazione o rinuncia di legati, eredità e donazioni
costituzione o partecipazione a fondazioni e borse di studio
accensione di mutui e contratti pluriennali
alienazione, trasferimento e modifiche di diritti reali su beni dell’Istituto
adesione a reti e consorzi
utilizzo economico delle opere dell’ingegno
individuazione di un limite di spesa superiore a quello normato
acquisto di immobili.
Il processo degli acquisti è sottoposto a monitoraggio in itinere i cui risultati costituiscono
input per il riesame della Direzione.
In caso di acquisizione dell’utilizzo di locali esterni all’Istituto, il responsabile per la sicurezza
verificherà l’adeguatezza dei locali proposti e documenterà tale sopralluogo al DS.
7. Documenti di riferimento e di registrazione
Le attività legate al processo di approvvigionamento, le azioni correttive e la valutazione finale
sono documentate e le registrazioni sono parte integrante del sistema documentale del SGQ di
Istituto e servono per accreditare i fornitori.
Le registrazioni sono conservate a cura del Responsabile SGQ coadiuvato dalla Commissione
SQG.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
8. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
documentazione SGQ
Procedura 08
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 08
GESTIONE DELLA PROGETTAZIONE E DELL'EROGAZIONE
DEI SERVIZI FORMATIVI FINANZIATI
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e Definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Verifica
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 08
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. definire le modalità da seguire per la fase di progettazione di corsi / attività approvati
dal Collegio Docenti e dal Consiglio d’Istituto finanziati col fondo di Istituto, col fondo di
autonomia o da esterni
2. assicurare che la progettazione sia pianificata, attuata, sottoposta a monitoraggio e
validata prima della realizzazione dei corsi progettati
3. assicurare che ogni fase del processo sia documentata.
2. Campo di applicazione
La presente procedura si applica per la progettazione ed erogazione dei servizi formativi
finanziati.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008
La presente procedura si riferisce al punto 7.3 del Manuale della qualità.
5. Responsabilità
I docenti individuati dal DS per la realizzazione di corsi/ attività, procedono alla progettazione
dei singoli insegnamenti e delle attività di verifica, sotto il coordinamento del Responsabile di
progetto.
La progettazione comporta la definizione dettagliata di:
obiettivi formativi
contenuti
strumenti di verifica, formativa e sommativa, con l’indicazione dei livelli di
apprendimento
scostamenti in presenza dei quali apportare modifiche al progetto
momenti del riesame dei programmi rispetto all’avanzamento del corso e ai risultati
ottenuti.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
elaborazione dettagli del
progetto
definizione modalità di
verifica
riesame
documentazione
registrazioni
DS
CSGQ
DOCENTI
RP
RP
RP
legenda: RP responsabilità primaria
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
RSGQ
C
C
RP
C
C collaborazione
C
RP
C
documentazione SGQ
Procedura 08
rev. 5 del 10/02/2014
DS: dirigente scolastico
6. Modalità operative
Il processo di progettazione prende avvio con l’elaborazione in dettaglio degli insegnamenti
specifici, condotta dai docenti/esperti nominati, coordinati dal Responsabile di progetto.
Le attività del gruppo riguardano:
o
o
o
l’elaborazione e la definizione di obiettivi disciplinari e trasversali,
la definizione delle attività didattiche curriculari e accessorie ( integrazione e
approfondimento, stage)
le modalità di valutazione iniziale diagnostica, in itinere e sommativa.
.
I componenti dell’équipe fissano i momenti di progettazione comune relativa alla condivisione
dei parametri, le modalità e gli strumenti di valutazione, gli indicatori, gli standard di livello
da raggiungere.
Definiscono i livelli critici di scostamenti tra Risultati Ottenuti e R. Attesi, le azioni correttive e
preventive in caso di non conformità rilevate.
Il Responsabile del progetto è deputato a tenere i rapporti con la Direzione e riferisce sul
grado di condivisione delle decisioni.
7. Verifica
Sono soggette a verifica da parte della Direzione le attività di progettazione e la capacità di
rapportarsi e di lavorare in èquipe.
La verifica verrà condotta rispetto ai risultati delle rilevazioni di customer satisfaction e il grado
di scostamento nei livelli degli apprendimenti, i reclami accolti.
I risultati delle attività dei formatori sono sottoposti a riesame sulla base della capacità di
progettazione e riprogettazione dell’attività formativa, di lavorare in èquipe e di stabilire
relazioni positive con gli utenti.
I risultati della verifica costituiscono input per il riesame della Direzione. Ogni fase della
progettazione è oggetto di registrazione e la documentazione è parte integrante del SGQ del
Istituto.
La documentazione è conservata a cura del Responsabile SGQ coadiuvato dalla Commissione
SQG.
8. Documenti di riferimento e di registrazione
La progettazione esecutiva di nuovi corsi /attività,il monitoraggio in itinere e la valutazione
finale sono documentate e le registrazioni sono parte integrante del sistema documentale del
SGQ di Istituto.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
9. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
Procedura 09
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 09
EROGAZIONE DEL SERVIZIO
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e Definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 09
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. definire le modalità da seguire per l’erogazione di nuovi corsi
2. assicurare che l’erogazione sia pianificata, attuata, sottoposta a monitoraggio e validata
prima della realizzazione dei corsi progettati
3. garantire che l’erogazione rispetti i parametri prefissati
4. assicurare che ogni fase del processo sia documentata.
2. Campo di applicazione
Si applica al SGQ dell’Istituto.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008 punto 7.3, 7.3.1, 7.3.2
Leggi nazionali e regionali.
5. Responsabilità
Il Responsabile del progetto di corsi partendo dall’analisi dei bisogni formativi individuati, (PQ
11), realizzerà una progettazione di base del percorso formativo, coerente con la tipologia di
utenza individuata come target.
Indicherà, inoltre, quante e quali risorse sia necessario reperire: umane, finanziarie e
strutturali, oltre che le attrezzature e i materiali didattici da utilizzare.
Le modalità di utilizzo del budget destinato a ogni corso sono parte integrante del processo di
macroprogettazione e tengono conto delle voci di spesa.
In tale fase viene, inoltre, individuato l’ammontare del budget da destinare ad attività di
supporto specifico in presenza di casi con difficoltà di apprendimento e/o handicap.
Tali iniziative sono condotte nel rispetto dei vincoli normativi specifici del settore.
Il progetto è sottoposto a riesame sulla base della congruenza con i bisogni formativi rilevati, i
requisiti prefissati, gli standard formativi di riferimento e rispetto alla capacità dell’Istituto di
realizzarli e a validazione (v. MQ 7.3.6).
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
analisi dei fabbisogni
emersi
elaborazione progetto di
base
validazione
monitoraggio
riesame
DC
RSGQ
CSGQ
Responsabile di
PROGETTO
RP
RP
C
C
RP
RP
C
documentazione SGQ
attuazione a.c./p
documentazione
registrazioni
legenda: RP responsabilità primaria
Procedura 09
RP
C
rev. 5 del 10/02/2014
RP
RP
C
C collaborazione
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DC: direttore del corso
DSGA: Direttore dei servizi gestionali e amministrativi
6. Modalità operative
Il processo di macroprogettazione prende avvio con l’esplicitazione
coerenza con essa, definirà:
dell’utenza
target e, in
gli obiettivi formativi
gli standard formativi di riferimento
i contenuti e la progressione dei moduli formativi
le attività didattiche e di tutoraggio didattico
le metodologie didattiche da utilizzare rispetto all’utenza di riferimento
le modalità, il personale coinvolto e gli strumenti per la selezione in ingresso; le
verifiche diagnostiche, formative e sommative e i tempi della loro somministrazione
le modalità e le griglie di valutazione dei percorsi formativi dei singoli allievi/e
le risorse umane, fisiche e finanziarie necessarie per l’acquisizione delle conoscenze,
competenze e capacità di cui è stato rilevato il bisogno.
Nel caso di corsi progettati in équipe composte da docenti ed esperti, il DS forma l’équipe
individuando le competenze necessarie di docenti/esperti interni ed esterni in base al
curriculum presentato e a colloqui diretti.
Il Responsabile di progetto propone le modalità di progettazione, la definizione delle funzioni
dei singoli componenti dell’équipe.
Fissa il calendario e le modalità del lavoro operativo dell’équipe e le presenta al DS.
Il DS definisce la natura della relazione tra équipe e direzione del corso e i momenti e i criteri
per condurre la macroprogettazione, la verifica, valutazione e attivazione di azioni correttive
che dovessero manifestarsi come necessarie in corso d’opera, al momento dell’insediamento
dell’équipe di progetto. Di tali accordi è redatto verbale.
Il DC definisce quali interventi affidare ad esperti esterni per contenuti specifici.
Il progetto di base dei corsi conterrà la definizione degli standard formativi di riferimento e
dovrà risultare conforme alle norme specifiche del settore.
Il progetto è sottoposto a validazione relativamente al grado di coerenza tra quanto progettato
e bisogni formativi e requisiti iniziali, che devono risultare rispettati. I risultati della
validazione costituiscono input per il riesame della Direzione.
In presenza di scostamenti >= 10% rispetto ai parametri fissati nel progetto, le modifiche alla
progettazione saranno apportate dall’équipe coordinata dal Responsabile di
progetto e
sottoposte all’approvazione del DS.
L’équipe di progetto definisce quali elementi caratterizzanti i corsi progettati siano da riportare
nel materiale informativo destinato all’utenza.
Il DS riesamina i risultati della macroprogettazione sulla base dei criteri di:
documentazione SGQ
•
•
•
Procedura 09
rev. 5 del 10/02/2014
coerenza con gli input
capacità dell’Istituto di realizzarlo
livello di qualità delle attività proposte.
Ogni fase dell’erogazione è oggetto di registrazione e la documentazione è parte integrante del
SGQ.
7. Documenti di riferimento e di registrazione
La progettazione di nuovi corsi, la loro validazione, il monitoraggio in itinere e la valutazione
finale sono documentate e le registrazioni sono parte integrante del sistema documentale del
SGQ di Istituto.
La documentazione è conservata a cura del Responsabile SGQ coadiuvato dalla Commissione
SQG.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
8. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
Procedura 09
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
MAPPA MACROPROGETTAZIONE CORSI - PQ09
Individua
nomina
DS
Equipe di
progetto e
Responsabile
Partendo da
Analisi fabbisogni
formativi
riesame
Nuovo corso da
progettare
Il corso viene
presentato a
Obiettivi formativi: competenze da sviluppare
Contenuti: moduli
Attività didattiche e di recupero/tutoraggio
Metodologie didattiche da seguire
Strumenti di verifica formativa e sommativa
Tempi verifiche e valutazione
Griglie di valutazione dei percorsi formativi
Certificazione delle competenze
realizza
Documentazione
Documenta
Progettazione
corso
definisce
Procede a
Programmazione corso
Risorse umane
Risorse finanziarie: budget
Risorse strutturali: aule, attrezzature,
materiali
Individua
Monitoraggio
spesa budget
progetto
Scrive il
RSGQ
Contratto
Formativo
Do
centi
DSGA
EROGAZIONE
SERVIZIO
documentazione SGQ
Procedura 10
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 10
STAGE
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 10
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa allo scopo di:
1. descrivere le modalità che l’Istituto intende seguire per effettuare gli stage
2. garantire evidenze sulla pianificazione, realizzazione, monitoraggio, modifiche e
valutazione degli stage
3. garantire le registrazioni relative alle attività di stage.
2. Campo di applicazione
Si applica a tutto il SGQ dell’ Istituto.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008 punti 7.1, 7.3.1
Leggi nazionali e regionali.
3. Responsabilità
I compiti relativi agli stage sono:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
individuazione di un tutor scolastico,
gestione e aggiornamento del database degli enti partner disponibili e degli allievi/e
individuazione delle attività di stage e dei microobiettivi
contatti con gli enti
stipula delle convenzioni
abbinamenti allievi/e-enti
assegnazione allievi/e agli enti scelti
raccolta delle autorizzazioni dei genitori (in caso di allievi minorenni)
soluzione di eventuali problemi che dovessero presentarsi
rilevazione della soddisfazione delle parti interessate
valutazione dei risultati
certificazioni relative agli stage attuati
compilazione e archiviazione dei moduli stage e dei registri
verifica delle attività svolte
registrazioni sulle attività e sui risultati conseguiti.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
Gestione/agg.
database
Contatti Enti esterni
abbinamento
allievi/e-enti
Resp.
stage
RP
C
RP
RSGQ
CSGQ
DS
CC.CC/
équipe
RP
C
addetto segreteria
Procedura 10
documentazione SGQ
Individuazione
attività
stipula convenzioni
Archiviazione
documentazione
Raccolta giudizi
raccolta certificazioni
e giudizi
monitoraggio/valutaz
ione
Riesame
documentazione
processo
registrazioni
rev. 5 del 10/02/2014
C
RP
RP
RP
RP
RP
RP
C
RP
C
C
C
RP
C
legenda: RP responsabilità primaria
RP
C collaborazione
CD: Collegio docenti
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
DSGA: direttore servizi gestionali e amministrativi
ATA: personale amministrativo, tecnico e ausiliario
CC.CC: consigli di classe
DD: dipartimenti disciplinari
4. Modalità operative
La pianificazione delle attività degli stage deve essere condotta in piena coerenza tra attività
pianificate e indirizzo di studio ed è condotta dall’équipe di progetto.
Gli stage sono realizzati sulla base di
contemplano:
convenzioni tra l’Istituto e gli enti partner, che
l’individuazione dei reciproci obblighi e responsabilità
la descrizione degli obiettivi formativi e delle attività di tutoraggio
i referenti (dell’ente e scolastico)
le modalità di inserimento degli allievi/e
la trasmissione delle informazioni
la registrazione dello svolgimento delle attività
la gestione di eventuali modifiche in itinere che dovessero dimostrarsi necessarie
le modalità di valutazione dei risultati conseguiti.
La convenzione deve, inoltre, definire in quali condizioni possono essere apportate modifiche a
quanto concordato, i responsabili e le modalità per affrontarle e realizzarle.
Il tutor scolastico svolge i compiti di:
realizzare e mantenere la comunicazione con gli enti partner, nei modi e nelle forme
concordate col DS, per lettera, telefono, fax, e-mail.
supervedere l’inserimento degli allievi/e e la coerenza delle attività svolte con quanto
pattuito nella convenzione
segnalare al DS eventuali difficoltà e concordare modifiche risolutive
monitorare le azioni correttive e riferirne al DS e al CC.CC/équipe di progetto
raccogliere la documentazione relativa alle varie attività e fasi del processo:
autorizzazioni dei genitori, documenti del CC.CC/équipe di progetto sugli obiettivi degli
stage, attuazione delle modifiche apportate, certificazioni degli enti, rilevazione del
documentazione SGQ
Procedura 10
rev. 5 del 10/02/2014
grado di soddisfazione delle parti interessate, coerenza tra attese e risultati,
monitoraggi effettuati
Le attività di stage sono oggetto di attestazione scritta da parte degli enti partner.
Le attività di stage sono soggette a monitoraggio da parte dell’Istituto e valutazione sul piano
dell’efficacia rispetto agli obiettivi concordati. Il delta tra risultati ottenuti e risultati attesi non
deve superare il 20%.
E’ valutata anche la capacità dell’Istituto e dei singoli enti di affrontare e risolvere i problemi
che si siano presentati in itinere.
Sulla base di tali risultati gli enti partner sono riconfermati o esclusi dalle successive attività di
stage.
Le fasi del processo sono sottoposte a rilevazione di efficacia.
Costituiscono elementi per le valutazione:
Numero ore di stage/allievo
Numero ore di stage complessive/tot. Allievi
Giudizi positivi/tot. Giudizi
Ogni fase è documentata e le registrazioni sono parte integrante del SGQ.
5. Documenti di riferimento e di registrazione
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale incaricato, è conservata dal RSGQ.
La documentazione del processo è cura del Responsabile SGQ e costituisce elemento di
registrazione.
I risultati delle rilevazioni di efficacia sono input per il riesame della Direzione.
6. Controlli di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
documentazione SGQ
Procedura 11
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 11
MODALITÀ DI SELEZIONE DEI DOCENTI ESTERNI
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e Definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 11
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. descrivere le modalità che l’Istituto intende seguire per l’individuazione delle
competenze richieste al personale docente impiegato nelle attività di insegnamento e
verifica per i corsi approvati
2. assicurare che l’individuazione del personale idoneo sia condotta in modo trasparente e
nel rispetto di regole condivise
3. garantire che il processo sia soggetto a monitoraggio e valutazione e i dati costituiscano
input per il riesame della Direzione
4. assicurare che ogni fase del processo sia documentata.
2. Campo di applicazione
Si applica a tutto il SGQ dell’ Istituto.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008
Leggi nazionali e regionali
3. Responsabilità
I campi coperti dalla seguente procedura sono:
definizione delle competenze richieste per ricoprire le funzioni di docenza, tutoraggio,
valutazione, orientamento e stage che sono previsti nel progetto e necessari per
un’efficace realizzazione dei corsi progettati
attribuzione di compiti e funzioni
valutazione delle scelte compiute
documentazione.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
DS
Definizione competenze
necessarie
approvazione
RP
C
(personale
amministra
tivo e
ausiliario)
RP
C
individuazione
attivazione contratto
monitoraggio
Valutazione
RSGQ
CSGQ
Responsabile
di progetto
RP
DSGA
Commissione
risorse umane
RP
RP
RP
Procedura 11
documentazione SGQ
Gestione,
aggiornamento
database
Riesame
Documentazione
Registrazioni
rev. 5 del 10/02/2014
RP
RP
C
C
RP
C
legenda: RP responsabilità primaria
C
RP
C
C collaborazione
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
DSGA: direttore dei servizi gestionali e amministrativi
4. Modalità operative
I responsabili per le attività di docenza, tutoring e valutazione degli apprendimenti devono
essere in possesso dei titoli richiesti dalla normativa ministeriale, nazionale e regionale
vigente. In caso di insegnamenti specifici rispetto ai quali non sussistano graduatorie di
riferimento, sarà individuato personale in possesso di curriculum coerente e/o attività
pregresse nel campo.
Le risorse umane sono individuate dal DS secondo tre modalità:
1. personale nominato a tempo indeterminato, già in servizio presso l’Istituto/altri Istituti
2. personale inserito nelle graduatorie provinciali e/o d’istituto per la qualifica di
riferimento
3. personale che per compiti specifici non rientri nei punti precedenti e per il quale il
Responsabile risorse umane, appositamente nominato dalla Direzione, istituisce
apposito elenco sulla base dei titoli di studio e/o delle competenze acquisite e
debitamente documentate.
I titoli saranno graduati sulla base della normativa ministeriale per il reperimento del
personale.
Le risorse umane disponibili sono reperibili in un database interno, continuamente aggiornato
rispetto alle esigenze, alle domande di inserimento e alle segnalazioni dell’équipe di progetto,
del DS e del DSGA.
Il database è competenza del DSGA, che ne risponde al DS.
Le risorse umane individuate come necessarie da parte dell’équipe di progetto, confluiscono nel
piano di utilizzo delle risorse umane che è sottoposto al riesame a seguito del finanziamento
stanziato.
Il piano è soggetto all’approvazione del DS e a monitoraggio in itinere, almeno a metà e al
termine del corso, condotto dal Responsabile di progetto per verificarne l’efficacia nel tempo.
Modifiche al piano risorse umane sono attivate dal DS per i necessari aggiustamenti a seguito
di nuove esigenze che dovessero manifestarsi.
In caso di carenze delle competenze possedute dal personale a disposizione, rispetto alle
necessità delineate, viene attivato un piano di formazione specifica.
Le prestazioni richieste al personale sono specificate nel contratto di lavoro (compilato secondo
la normativa ministeriale vigente) e nel caso specifico del personale docente sono comprensive
delle attività di docenza, delle attività di verifica sommativa e valutazione e certificazione degli
apprendimenti. Il contratto dovrà specificare le ore di incarico per insegnamento,
coprogettazione e attività di verifica e valutazione.
documentazione SGQ
Procedura 11
rev. 5 del 10/02/2014
Le attività affidate all’esterno possono essere oggetto di audit di parte seconda, attivato dal
DS e condotto sulla base di apposita checklist a volta a volta definita dal DS, relativamente
alla qualificazione del fornitore e al controllo della coerenza tra le attività in corso e quanto
programmato e pattuito.
L’efficacia del processo di individuazione delle risorse umane è soggetto a verifica del
Responsabile di progetto. In caso di carenze rilevate, il DS attiverà azioni correttive per il
necessario adeguamento.
I risultati della valutazione di efficacia costituiscono input per il riesame della Direzione.
Ogni fase del processo è oggetto di registrazione e la documentazione è parte integrante del
SGQ dell’ Istituto.
Le registrazioni sono conservate a cura del Responsabile SGQ coadiuvato dalla Commissione
SQG.
5. Documenti di riferimento e di registrazione
L’individuazione delle competenze del personale docente, tutor e dei servizi di supporto e la
valutazione finale sono documentate e le registrazioni sono parte integrante del sistema
documentale del SGQ di Istituto.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
6.
Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
documentazione SGQ
Procedura 11
rev. 5 del 10/02/2014
GRIGLIA PER L’ATTRIBUZIONE DEL PUNTEGGIO AGLI ESPERTI
criteri
titolo di studio coerente
(secondo le tabelle MIUR)
esperienza lavorativa nel
settore
attività formative presso
altri Istituti/referenze
pubblicazioni nel campo
valore
punti
30
anni
10
corsi tenuti
10
n. testi
n. articoli
10
5
totale
Sono escluse da attribuzione di punteggio le scelte per esperti di chiara fama o docenti
universitari
documentazione SGQ
Procedura 12
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 12
ANALISI DEI FABBISOGNI FORMATIVI E
DELL’OFFERTA ALL’UTENZA
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 12
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. descrivere le modalità che l’Istituto intende seguire per la definizione delle proposte
formative da presentare al territorio
2. garantire che il processo sia soggetto a monitoraggio e valutazione e i dati costituiscano
input per il riesame della Direzione
3. assicurare che ogni fase del processo sia documentata.
2. Campo di applicazione
Si applica a tutto il SGQ dell’ Istituto.
3. Termini e Definizioni
Per tutta la terminologia si fa riferimento alla Norma UNI EN ISO 9000:2005 - “Sistemi di
gestione per la qualità – Fondamenti e Terminologia”.
4. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001:2008 ai punti 5.2, 7.3.1, 7.3.2
Leggi nazionali e regionali.
5. Responsabilità
Il Responsabile analisi bisogni formativi dell’Istituto, nominato dal DS, conduce le indagini sui
bisogni formativi del territorio e le attività di benchmarking per verificare l’esistenza di
iniziative simili eventualmente presenti sul territorio.
Delle indagini è presentata documentazione al DS.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
attività
raccolta dati studi di
settore
Indagine sui potenziali
utenti
analisi dei fabbisogni
emersi
monitoraggio delle attività
analisi di efficacia del
processo
Modifiche/a.c.
Valutazione opportunità
documentazione
riesame
registrazioni
DS
CSGQ
Responsabile analisi
bisogni
RP
RP
RP
C
RP
C
RP
C
RP
RP
C
RP
legenda: RP responsabilità primaria
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
RSGQ
C
RP
C
C
C collaborazione
RP
C
C
documentazione SGQ
Procedura 12
rev. 5 del 10/02/2014
6. Modalità operative
Il Responsabile di analisi dei bisogni formativi è incaricato di condurre indagini sistematiche di
rilevazione dei bisogni formativi del territorio. Le indagini sono finalizzate a delineare le
conoscenze, competenze e capacità delle figure professionali richieste e saranno condotte
prima dell’attivazione dei corsi, in modo da permettere l’elaborazione di nuovi corsi o
l’adattamento di corsi standardizzati, in tempo utile rispetto all’iter complessivo.
Relativamente a nuovi corsi l’Istituto si orienta sulla base dei risultati di:
1. indagini sui bisogni formativi
2. analisi di dati sulla ricaduta di corsi precedentemente erogati
3. indagini sulla disponibiltà di un’utenza target.
Tali dati potranno essere affiancati ad altri provenienti da indagini condotte in proprio
dall’Istituto attraverso i propri ex-allievi/e ed enti.
Fanno parte dei dati funzionali all’analisi anche i risultati di indagini condotte tra i potenziali
utenti, per quantificarne l’effettiva partecipazione.
Il Responsabile analisi dei bisogni formativi presenta i risultati delle proprie indagini e le
proposte di nuovi corsi al DS.
L’analisi dei dati acquisiti sarà finalizzata a definire le competenze, conoscenze e capacità delle
figure professionali per le quali progettare e realizzare percorsi formativi e il grado di bisogno
espresso o implicito da parte del territorio.
In caso di esito positivo, il DS attiva il processo di progettazione, in caso di esito negativo, la
proposta è archiviata. Se occorre procedere a modifiche, queste sono elaborate dal
Responsabile di progetto e approvate dal DC.
Nel caso di corsi la cui attivazione è sollecitata da enti o singole persone esterne all’Istituto, le
richieste sono presentate al Responsabile analisi bisogni formativi per l’attivazione di una
nuova procedura di analisi.
La Direzione esamina le proposte di nuovi corsi sulla base di valutazione di opportunità
strategica, coerenza con la mission dell’Istituto, ricaduta sociale e capacità organizzativa e
finanziaria dell’Istituto.
Ogni fase del processo è soggetta all’approvazione del DS e a monitoraggio finale per
verificarne il grado di efficacia nel tempo.
I risultati della valutazione di efficacia costituiscono input per il riesame della Direzione.
Ogni fase del processo è oggetto di registrazione e la documentazione è parte integrante del
SGQ.
Le registrazioni sono conservate a cura del Responsabile SGQ.
7. Documenti di riferimento e di registrazione
Gli strumenti d’indagine, la rilevazione dei bisogni e della disponibilità formativa dell’utenza
potenziale e la valutazione finale sono documentate e le registrazioni sono parte integrante
del sistema documentale del SGQ di Istituto.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
documentazione SGQ
Procedura 12
8. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
rev. 5 del 10/02/2014
documentazione SGQ
Procedura 13
rev. 5 del 10/02/2014
PQ 13
BUDGET
Indice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
5.
6.
Scopo
Campo di applicazione
Termini e definizioni
Riferimenti normativi
Responsabilità
Modalità operative
Documenti di riferimento e di registrazione
Controlli di efficacia
rev.
3
4
causa
aggiornamento
modifica intestazione
data
01.03.2010
30.04.2013
5
modifica intestazione
10.02.2014
emesso da:
RSGQ
verificato da:
RSGQ
approvato da:
DS
Procedura 13
documentazione SGQ
rev. 5 del 10/02/2014
1. Scopo
La presente procedura è emessa per:
1. descrivere le modalità che intende seguire per la pianificazione delle risorse umane,
fisiche e finanziarie in funzione dei corsi approvati e finanziati dalla Regione
Piemonte
2. assicurare che la pianificazione delle risorse sia funzionale agli obiettivi da
perseguire
3. garantire che il processo sia soggetto a monitoraggio e valutazione e i dati
costituiscano input per il riesame della Direzione
4. assicurare che ogni fase del processo sia documentata.
2. Campo di applicazione
Si applica al SGQ dell’Istituto.
3. Termini e definizioni
Per la terminologia specifica si fa riferimento al glossario del Manuale della Qualità.
3. Riferimenti normativi
Norma UNI EN ISO 9001; DL n°44, 1 febbraio 2001; PQ 07 “Approvvigionamenti”
4. Responsabilità
Le attività del processo di pianificazione delle risorse sono: definizione delle risorse umane,
fisiche e finanziarie, loro utilizzo, monitoraggio in itinere e finale, azioni correttive e preventive,
documentazione di tutte le fasi.
L’équipe di esperti/docenti, nominati dal DS per l’elaborazione di nuovi corsi approvati e
finanziati dalla Regione Piemonte, coordinati dal Responsabile di progetto, deve prevedere
quali risorse (umane, fisiche ed economiche) saranno necessarie per un’efficace realizzazione
dei corsi progettati e pianificarne acquisizione e modalità di utilizzo.
Le attività sono gestite secondo la seguente matrice delle responsabilità.
MATRICE DELLE RESPONSABILITA'
Attività
definizione risorse
necessarie
piano di utilizzo
Approvazione
monitoraggio
monitoraggio aspetti
finanziari
Modifiche
DS
RSGQ
CSGQ
Responsabile
di
progettazion
e
RP
DSGA
RP
RP
C
RP
RP
RP
C
Procedura 13
documentazione SGQ
Riesame
Documentazione
Registrazioni
RP
legenda: RP responsabilità primaria
C
C
RP
C
rev. 5 del 10/02/2014
C
RP
C
C collaborazione
RSGQ: responsabile SGQ
CSGQ: commissione SGQ
DS: dirigente scolastico
DSGA: direttore dei servizi gestionali e amministrativi
5. Modalità operative
L’équipe di progetto, col coordinamento del Responsabile di progetto, definisce quali risorse
sono necessarie per l’efficace realizzazione dei corsi progettati e ne pianifica l’utilizzo per:
interventi diagnostici e di selezione,
o ore di lezione,
o modalità e ore di tutoraggio,
o modalità e ore di verifica e valutazione,
o numero e tipo di attrezzature e materiale di consumo,
o numero e tipo di locali,
o modalità e ore per le attività di stage.
Sono pianificate anche le risorse necessarie ad eventuali difficoltà di apprendimento (tutoring
iniziale o in itinere), le ore di presenza di docenti ed esperti per l’ individuazione della tipologia
di difficoltà e delle attività di recupero da attuare. Le attività di recupero sono soggette a
monitoraggio
tramite
verifiche
sommative
e
sono
documentate.
Il piano delle risorse è soggetto all’approvazione del DS e a monitoraggio in itinere per
verificarne il grado di efficacia nel tempo.
Al momento dell’approvazione dei corsi progettati viene condotta una prima verifica di
coerenza tra progetto e risorse stanziate e le eventuali incongruenze rilevate sono soggette
all’esame del Responsabile e dell’équipe di progetto che proporranno le soluzioni possibili
rispetto alla nuova situazione, formulando il piano di utilizzo effettivo.
Tale piano è sottoposto all’approvazione del DS.
In caso di carenze rilevate, il DS attiverà modifiche al piano per il necessario adeguamento.
Il piano è soggetto a valutazione di efficacia sulla base dei criteri di:
o
o
o
o
coerenza col progetto
coerenza col budget
livelli di gradimento dei clienti
reclami accolti
I risultati della valutazione di efficacia costituiscono input per il riesame della Direzione.
Durante l’erogazione dei corsi e la realizzazione delle attività come pianificate, il Responsabile
di progetto attiverà almeno due verifiche sull’utilizzo delle risorse e sui reali bisogni emersi
ed elaborerà le azioni correttive e preventive che dovessero dimostrarsi necessarie. Tali
modifiche sono soggette all’approvazione del DS.
Il monitoraggio degli aspetti finanziari compete al DSGA che esegue controlli mensili sulle
spese effettuate rispetto al budget iniziale e nel rispetto delle direttive regionali di riferimento.
Dei controlli è conservata documentazione e i risultati sono comunicati al RSGQ.
Ogni fase del processo è oggetto di registrazione e la documentazione è parte integrante del
SGQ dell’Istituto.
documentazione SGQ
Procedura 13
rev. 5 del 10/02/2014
Le registrazioni sono conservate a cura del Responsabile SGQ.
6. Documenti di riferimento e di registrazione
La pianificazione delle risorse, le modifiche apportate al piano e la valutazione finale sono
documentate e le registrazioni sono parte integrante del sistema documentale del SGQ di
Istituto.
La presente procedura è parte integrante del Fascicolo delle procedure.
E' distribuita al personale interessato, è conservata dal RSGQ e dalla CSGQ.
7. Controllo di efficacia
Il controllo della presente procedura è responsabilità del RSGQ
Il controllo di efficacia sarà condotto rispetto ai seguenti parametri:
1. reclami del personale esperto
2. reclami degli utilizzatori.
I risultati dei controlli di efficacia sono elementi per il riesame del SGQ.
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