MERCATO ELETTRONICO GUIDA ALL’AGGIUDICAZIONE DELLE RICHIESTE DI OFFERTA (RdO) AL PREZZO PIÙ BASSO Mercato Elettronico Beni e Servizi INDICE 1. ACCESSO ALLA PAGINA DEDICATA ....................................................................................... 2 2. IL PERCORSO DI AGGIUDICAZIONE ....................................................................................... 4 2.1 SELEZIONARE LA RDO DA AGGIUDICARE ....................................................................... 4 2.2 SBLOCCARE LA BUSTA A................................................................................................... 7 2.2.1 INVALIDARE UN’OFFERTA........................................................................................... 9 2.3 SBLOCCARE LA BUSTA B................................................................................................. 11 2.4 SBLOCCARE L’OFFERTA ECONOMICA ........................................................................... 12 2.5 VISUALIZZARE LA GRADUATORIA .................................................................................. 13 2.6 AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA CONDIZIONATA ............................................................. 15 2.6 AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA ......................................................................................... 17 3. SOTTOSCRIVERE IL CONTRATTO ........................................................................................ 18 Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 1 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 1. ACCESSO ALLA PAGINA DEDICATA Per l’aggiudicazione di una Richiesta di Offerta (RdO) è necessario innanzitutto accedere all’area riservata del portale www.intercent.it, cliccando - all’interno del relativo box presente in homepage - sul link “Accedi”. Nota: È possibile avviare il percorso di aggiudicazione di una RdO anche dalla pagina informativa del Mercato Elettronico (raggiungibile in homepage dal menu di sinistra), alla voce “Acquista con il Mercato Elettronico”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 2 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Inserite le proprie credenziali nella schermata di login, si accede all’area riservata della piattaforma di intermediazione digitale, in cui è necessario selezionare il tab “Negoziazioni”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 3 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2. IL PERCORSO DI AGGIUDICAZIONE 2.1 SELEZIONARE LA RDO DA AGGIUDICARE Nella pagina viene presentato l’elenco delle negoziazioni attualmente in corso. Per avviare il processo di aggiudicazione della RdO occorre quindi selezionare il tab “RdO” nella parte in alto a sinistra. Viene quindi presentato il riepilogo delle RDO bandite dal Punto Ordinante e attualmente in corso. Per l’aggiudicazione, selezionare il link “Gestisci RdO”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 4 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Nella pagina che segue, viene dunque presentato l’elenco delle RdO chiuse, per le quali sono scaduti i termini per la presentazione delle offerte. In particolare: le RdO per le quali è possibile iniziare il percorso di aggiudicazione sono quelle che presentano lo stato “Bloccata”; le RdO con stato “Completata” sono quelle per le quali è stato completato l’iter di aggiudicazione (compresa la stipula del contratto); le RdO con stato “Sbloccata/Non aggiudicato” sono quelle per le quali si è proceduto all’apertura delle buste economiche ma che non sono state ancora aggiudicate; le RdO con stato “Chiusa/Aggiudicata” sono quelle per le quali si è proceduto all’aggiudicazione ma non è stato ancora stipulato il contratto. In questa pagina è possibile anche vedere il numero delle offerte collocate per ogni singola RdO: Nella colonna “Offerte” sono conteggiate tutte le offerte collocate dai fornitori, quindi anche quelle non aggiudicabili perché non firmate o sostituite; Le “Offerte valide” invece sono il sottoinsieme di offerte potenzialmente aggiudicabili. A questo punto, si può procedere selezionando - tra le procedure con stato “Bloccata” - il link che fa riferimento al numero della RdO che si intende aggiudicare. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 5 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Verrà visualizzata una pagina che riporta, nella prima parte, il riepilogo della RdO. Nella parte inferiore della pagina, sono invece disponibili i tasti che permettono la gestione della RdO: “Apri Busta A”, “Visualizza cronologia offerta” e “Annulla RdO”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 6 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2.2 SBLOCCARE LA BUSTA A Il tasto “Apri busta A” sblocca l’accesso alla eventuale documentazione amministrativa allegata dai fornitori (in base alle richieste indicate nella documentazione di gara). Nel caso di RdO con criterio di aggiudicazione al solo prezzo, cliccando sul tasto “Apri busta A” si aprirà una maschera in cui verrà richiesto all’Amministrazione di inserire il valore della base d’asta. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 7 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Dopo aver inserito il valore della base d’asta, verrà richiesto di utilizzare di nuovo il tasto “Apri busta A” per sbloccare i documenti inseriti dai fornitori con tale etichetta. Effettuato – come richiesto – lo sblocco della documentazione amministrativa cliccando nuovamente sul pulsante “Apri Busta A”, occorre cliccare sul tasto “Visualizza cronologia offerta”. Si accede quindi alla pagina di riepilogo delle ditte che hanno sottoposto un’offerta valida (ovvero firmata digitalmente e presentata correttamente entro i termini). Per visualizzare i documenti presentati dalle varie imprese partecipanti, è sufficiente selezionare l’offerta dell’azienda di interesse e cliccare il relativo pulsante “Visualizza allegati”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 8 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Si accede dunque alla schermata di dettaglio dell’offerta sottomessa dall’azienda selezionata, che presenta i dati della Rdo e il link “Visualizza allegati offerta”, tramite il quale è possibile scaricare la documentazione per procedere all’esame. 2.2.1 INVALIDARE UN’OFFERTA Se al termine dell’esame della documentazione di carattere amministrativo presentata dall’azienda selezionata si ravvisassero motivi di esclusione, è possibile invalidare l’offerta. Per fare ciò, è necessario cliccare prima sul link “Torna a cronologia offerta” e poi - dalla pagina di riepilogo delle ditte partecipanti - selezionare l’azienda a cui appartiene la documentazione in oggetto e premere il tasto “Invalida offerta”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 9 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Tale pulsante permetterà di procedere con l’invalidazione, giustificando il motivo dell’esclusione. Occorre quindi cliccare su “Chiudi”. N.B.: Non è possibile recuperare in nessun modo un’offerta invalidata. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 10 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2.3 SBLOCCARE LA BUSTA B Il secondo passo è rappresentato dallo sblocco della documentazione - tecnica o, eventualmente, di altro tipo - richiesta nel capitolato, utilizzando il nuovo pulsante proposto dal sistema “Apri busta B”. Ripetendo i medesimi passaggi eseguiti per la visualizzazione della busta amministrativa, si arriva alla pagina di dettaglio dell’offerta selezionata, dalla quale è possibile visualizzare e scaricare – anche in questo caso – tutti gli allegati inseriti dal fornitore. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 11 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2.4 SBLOCCARE L’OFFERTA ECONOMICA Terminato l’esame della documentazione tecnica, è possibile sbloccare le offerte economiche mediante il nuovo tasto disponibile “Sblocca”. Viene dunque visualizzata una schermata che conferma lo sblocco delle offerte e, mediante il link “Torna a RdO a buste chiuse”, si torna alla schermata iniziale con l’elenco delle RdO indette dal P.O. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 12 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2.5 VISUALIZZARE LA GRADUATORIA Da tale pagina, è ora possibile passare alla visualizzazione della graduatoria proposta dal sistema per l’aggiudicazione definitiva condizionata, selezionando nuovamente la RdO in oggetto e cliccando nella schermata che seguirà il tasto “Graduatoria”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 13 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Verrà dunque visualizzata la graduatoria della RdO in oggetto. Il sistema verifica automaticamente l’eventuale presenza di offerte con importi superiori alla base d’asta, provvedendo a segnalarle in un’apposita sezione della pagina ed escludendole dalla possibilità di aggiudicazione. La piattaforma provvede inoltre al controllo delle eventuali anomalie presenti, segnalandole in tal caso insieme alle altre informazioni utili a effettuare l’aggiudicazione definitiva condizionata. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 14 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2.6 AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA CONDIZIONATA Per procedere all’aggiudicazione, è quindi possibile selezionare un’offerta (solitamente quella in prima posizione) dalla graduatoria proposta, allegare il file del documento di aggiudicazione prodotto fuori piattaforma (es. Verbale) mediante il tasto “Sfoglia” e cliccare sul link “Aggiudicazione definitiva condizionata”. Il sistema provvede a inviare una notifica di avvenuta aggiudicazione definitiva condizionata a tutte le aziende presenti in graduatoria, utilizzando gli indirizzi e-mail da esse indicati in fase di abilitazione e allegando il documento di aggiudicazione selezionato. Al termine dell’operazione viene visualizzato un messaggio di conferma. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 15 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi L’operazione di aggiudicazione definitiva condizionata può essere ripetuta qualora se ne ravvisasse la necessità. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 16 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 2.6 AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA Per procedere all’aggiudicazione definitiva si utilizza il link, ora disponibile, “Aggiudicazione definitiva”. La piattaforma verifica in automatico che l’aggiudicazione definitiva avvenga alla stessa offerta per la quale si è proceduto alla aggiudicazione definitiva condizionata. Superato con successo questo controllo, il sistema provvede a generare il contratto in formato pdf (rendendolo disponibile nella “Cartella documenti”), invia un’e-mail al fornitore aggiudicatario e conferma il termine delle operazioni mediante un’apposita schermata. Da questo momento sarà disponibile ai fornitori presenti in graduatoria finale, la visualizzazione della stessa sul sistema. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 17 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi 3. SOTTOSCRIVERE IL CONTRATTO A questo punto, per aggiudicare la RdO occorre sottoscrivere il contratto, accedendo alla cartella documenti, posta in alto a destra. È possibile individuare il contratto in oggetto utilizzando i filtri per la ricerca (“Stato documento”: da inviare e “Tipo documento”: contratto), integrati eventualmente con l’indicazione della “Data di creazione”1. 1 Si sottolinea che, in funzione del carico del sistema, la creazione del documento può non avvenire immediatamente, per cui qualora l’esito della ricerca sia nullo e si sia verificata la correttezza dei parametri di ricerca utilizzati, si consiglia di ripetere l’operazione. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 18 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Utilizzando il tasto verde è possibile scaricare il verbale sulla propria postazione di lavoro. Si procede quindi al salvataggio, alla firma digitale e poi, selezionando il tab “Invio documento”, al caricamento sulla piattaforma. È quindi possibile indicare il numero di protocollo interno assegnato e il tipo di documento (“Contratto”), selezionando poi il file mediante il tasto “Sfoglia”. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 19 di 20 Mercato Elettronico Beni e Servizi Alla pressione del tasto “Invia” la piattaforma procede automaticamente a caricare il file del contratto, a verificarne la corrispondenza con l’originale, a effettuare il controllo di validità della firma digitale apposta e, in caso di esito positivo di tutti i controlli, a dare conferma. Solo a questo punto il processo di aggiudicazione della RdO è correttamente concluso. La piattaforma provvede ad inviare una notifica sia al fornitore aggiudicatario che al Punto Ordinante e il contratto risulta disponibile nella cartella documenti di entrambi. Guida all’aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) al prezzo più basso Pagina 20 di 20
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