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2.2 Procedure flussi finanziari e antireciclaggio

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20.03.2014
Rev. 2014/00
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E
GESTIONE EX D.LGS. 231/01
Pag. 1 di 20
PARTE SPECIALE
PROCEDURA 2.2
FLUSSI FINANZIARI E
ANTIRICICLAGGIO
PROCEDURA 2
GESTIONE DEI FLUSSI FINANZIARI E
DELL’ANTIRICICLAGGIO
INDICE:
1. OBIETTIVI
2. DESTINATARI
3. PROCESSI AZIENDALI COINVOLTI
4. PROTOCOLLI DI PREVENZIONE
4.1. DOCUMENTAZIONE INTEGRATIVA
4.2. PROCEDURE DA APPLICARE
a) poteri di spesa
b) modalità di circolazione delle finanze
c) controllo della gestione de flussi finanziari
d) flussi afferenti i rapporti di consulenza
e) spendita di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello
stesso tipo comunque denominate concessi o erogati dallo stato, da altri enti
pubblici o dalle comunità europee
f) tracciabilità dei flussi finanziari
g) gestione delle attività antiriciclaggio
I. obblighi di adeguata verifica della clientela
II. obblighi di registrazione
III. obblighi di conservazione
IV. obbligo di segnalazione di operazioni sospette
V. obbligo di comunicazione al ministero dell’economia e delle finanze di
infrazione delle disposizioni del titolo III del d.lgs 231/2007
VI. obbligo di formazione del personale e dei collaboratori in merito alla
normativa antiriciclaggio
VII. indicatori di anomalia di operazioni sospette ai sensi del dm 17/2/2011
5. ATTIVITÀ DELL’ODV
6. DISPOSIZIONI FINALI
1. Obiettivi
La presente procedura ha l’obiettivo di definire ruoli e responsabilità, nonché dettare protocolli di
prevenzione e controllo, in relazione alla Gestione dei Flussi Finanziari e dell’Antiriciclaggio al fine
di prevenire, nell’esecuzione di tale attività, la commissione degli illeciti previsti dal D.Lgs.
231/2001.
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PARTE SPECIALE
PROCEDURA 2.2
FLUSSI FINANZIARI E
ANTIRICICLAGGIO
In particolare, la presente procedura intende prevenire il verificarsi delle fattispecie di reato previste
nei seguenti articoli del D.Lgs. 231/01 (a titolo riassuntivo, rimandandosi per l’analisi dettagliata
alla parte speciale del presente MOG):
-
-
indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato o di un ente pubblico per il
conseguimento di erogazioni pubbliche e frode informatica in danno dello Stato o di un ente
pubblico (art. 24 D.Lgs. 231/01)
concussione, corruzione, induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 25 D.Lgs.
231/01)
reati societari (art. 25 ter D.Lgs. 231/01)
ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (art. 25
octies D.Lgs. 231/01)
2. Destinatari
La presente procedura, finalizzata alla prevenzione dei reati pocanzi menzionati, trova applicazione
nei confronti di tutti coloro che, nell’esercizio dell’attività di propria competenza a favore dell’ente,
intervengono nella gestione dei flussi finanziari e dell’antiriciclaggio.
In particolare, i processi aziendali sensibili ai fini della presente procedura prevedono il
coinvolgimento, secondo le rispettive competenze, dei seguenti soggetti:
C.d.A.
Presidente del C.d.A.
Consigliere delegato/Titolare di licenza P.S./Security aziendale
Area Amministrativa e Personale – Amministrazione e contabilità (CSA)
Area Amministrativa e Personale – Acquisti
Area Amministrativa e Personale – Rapporti amministr. con i clienti
Area Amministrativa e Personale – Gestione personale (CSA)
Area Amministrativa e Personale – Rapporti prefettizi
Area Commerciale – Gare d’appalto
Area Commerciale – Offerte servizi e gestione contratti
Area Commerciale – Gestione clienti
Area commerciale- Fatturazione
Area Operativa – Org.ne servizi
Area Operativa – Vigilanza
Area Operativa – Interventi su allarme
Area Operativa – Centrale operativa
Area Operativa – Ispezioni sul servizio
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Gestione Qualità
Gestione Qualità – normativa audit
Consulente esterno CSA
Consulenti esterni
Sindaco Unico.
3. Processi aziendali coinvolti
I Destinatari della presente procedura, per quanto rileva ai fini della prevenzione dei reati pocanzi
menzionati, partecipano alla gestione dei flussi finanziari e dell’antiriciclaggio principalmente (ed a
titolo esemplificativo) attraverso i seguenti processi aziendali:
Finanza
-
gestione della pianificazione finanziaria dell’ente e definizione del fabbisogno a
breve/medio/lungo termine
gestione dei finanziamenti da terzi
gestione e coordinamento degli investimenti di liquidità e delle operazioni su strumenti
finanziari
Tesoreria
- gestione dei conti correnti bancari e dei rapporti con gli istituti bancari e finanziari
(apertura e chiusura, riconciliazione degli estratti conto, determinazione oneri finanziari,
…)
- gestione dei fondi cassa con verifica circa la corretta riconciliazione, contabilizzazione e
reintegrazione
- gestione del ciclo attivo (incassi) e del ciclo passivo (pagamenti e riversamenti)
- gestione dell’attività antiriciclaggio
- gestione dei flussi finanziari con le PPAA
- gestione dei flussi finanziari relativi ai rapporti consulenziali.
4. Protocolli di prevenzione
Le risorse finanziarie dell’ente devono essere amministrate secondo criteri di massima trasparenza,
correttezza e veridicità in ossequio alla normativa vigente in ambito contabile e fiscale, in modo da
consentire la ricostruzione puntuale di ogni flusso da e verso l’ente stesso.
L’amministrazione delle risorse finanziarie deve avvenire secondo le procedure previste nel
manuale della Qualità, che qui si intendono integralmente richiamate.
4.1. Documentazione integrativa
La presente procedura richiama ed integra quanto già disciplinato nell’ambito della seguente
documentazione:
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• Codice Etico
• Poteri e deleghe
• UNI EN ISO 9001:2008 “Sistemi di Gestione della Qualità”
• UNI 10891:2000 “Servizio negli Istituti di Vigilanza Privata”
• UNI 11068:2005 “Centrali di telesorveglianza”
• Altre procedure del presente MOG cui si rinvia, per quanto di competenza, con particolare –
ma non esclusivo – riferimento a:
-
-
procedura 1 (gestione dei rapporti con l’ODV) per quanto attiene i flussi informativi
verso l’ODV;
procedura 3 (gestione degli acquisti) per quanto attiene gli approvvigionamenti;
procedura 4 (gestione contabile e societaria) per quanto attiene gli adempimenti fiscali e
tributari;
procedura 7 (anticorruzione e gestione dei rapporti con le PP.AA.) per quanto attiene i
flussi finanziari da e verso gli Enti Pubblici (contributi, finanziamenti, mutui agevolati o
altre erogazioni dello stesso tipo, comunque denominate, concessi o erogati dallo Stato,
da altri enti pubblici o dalle Comunità europee, …);
procedura 10 (gestione dei rapporti consulenziali) per quanto attiene i flussi verso i
consulenti.
4.2. Procedure da applicare
Ai fini della prevenzione dei reati di cui al d.lgs. 231/01:
a) poteri di spesa
Individuati i poteri di spesa come da delibera vigente del c.d.a. che qui viene integralmente
richiamata (punto 4.1), nessuna funzione aziendale deve dare od eseguire disposizioni in contrasto
con i poteri conferiti, pertanto:
-
è fatto divieto di eseguire disposizioni in assenza dell’autorizzazione dei soggetti dotati
di poteri di spesa;
-
ogni disposizione generante un flusso finanziario deve essere tracciabile e trasparente;
ogni disposizione di importo superiore agli euro 10.000 – per singola causale – che esuli
da operazioni periodiche deve essere evidenziata mediante l’archiviazione di copia del
giustificativo contabile in apposito faldone; su tale documento deve essere apposta la
firma del soggetto dotato del corrispettivo potere di spesa e dell’operatore che ha
materialmente dato corso al flusso finanziario;
-
l’ODV ha facoltà di visionare detto faldone e di richiedere la documentazione sottostante
al flusso finanziario in esame;
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b) modalità di circolazione delle finanze (in generale)
-
è fatto divieto di far circolare in entrata od in uscita denaro contate che – per singola
causale – superi l’importo di euro 999,99;
-
è fatto obbligo di archiviare tutti i documenti contabili in entrata ed in uscita
giustificativi di tutte le operazioni finanziarie, a prescindere dal mezzo di pagamento;
-
è fatto divieto di eseguire movimenti finanziari in assenza di previo documento contabile
giustificativo;
c) controllo della gestione dei flussi finanziari
E’ fatto obbligo di:
-
tenere prima nota contabile con tutte le operazioni giornaliere, specificante le causali di
movimento, i soggetti titolari del rapporto, la modalità di avvenuta circolazione delle
finanze;
-
tenere foglio cassa contanti dettagliato e quadrato quotidianamente;
-
tenere elenco dei conti correnti riferibili all’ente;
-
richiedere ed ottenere mensilmente estratto conto agli istituti di credito concernente i
conti correnti dell’Ente;
-
effettuare riconciliazione cassa/banca;
-
ove richiesto a campione dall’ODV, esibire la documentazione di cui sopra;
-
ove richiesto a campione dall’ODV, esibire i contratti originanti le obbligazioni di
pagamento adempiute;
d) flussi afferenti i rapporti di consulenza
E’ fatto obbligo di:
-
predisporre un elenco dei contratti di consulenza, da aggiornarsi ad ogni variazione;
-
istituire un apposito archivio contenente i documenti relativi a dette prestazioni di
consulenza quali:
il contratto;
la modulistica prevista dal presente Modello Organizzativo riferibili ai
consulenti;
le fatture/parcelle;
le coordinate di pagamento delle fatture/parcelle;
-
ove richiesto a campione dall’ODV, esibire la documentazione di cui sopra; l’ODV ha
facoltà di acquisire elementi in ordine al rapporto sottostante alla fatturazione;
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e) spendita di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo,
comunque denominate, concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici o dalle Comunità
europee
L’ente deve:
-
formare un fascicolo contenente la documentazione sottostante al flusso finanziario in
entrata; con riferimento a tale documentazione si rimanda a quanto previsto nella
procedura in materia di anticorruzione e gestione dei rapporti con le PP.AA. (proc. 7);
-
eseguire il flusso finanziario in uscita in ottemperanza alle regole in materia di poteri di
spesa e per il solo fine per cui è stato erogato;
-
inserire nel fascicolo il documento comprovante il flusso finanziario in uscita,
sottoscritto dal soggetto dotato del corrispettivo potere di spesa e dall’operatore che ha
materialmente dato corso al flusso finanziario;
-
formare una nota informativa riassumente i dati di cui sopra, che deve essere senza
indugio trasmessa all’ODV;
f) tracciabilità dei flussi finanziari (ex L. 13 agosto 2010 n° 136 e succ. modifiche, D.L. 12
novembre 2010 n° 187 e succ. modifiche, Determinazione n° 8 del 18 novembre 2010 dell’Autorità
sui Contratti Pubblici di lavori, servizi, forniture e succ. determinazioni)
In occasione di qualunque lavoro, servizio o fornitura pubblica che l’ente effettui in qualità di
appaltatore, subappaltatore e contraente in esecuzione di contratto pubblico (avente cioè come
contraente le Pubbliche Amministrazioni ovvero gli Organismi di Diritto Pubblico), l’ente deve:
-
effettuare tutti i movimenti finanziari relativi al contratto pubblico su conti correnti
dedicati;
-
effettuare tutti i movimenti finanziari relativi al contratto pubblico con bonifico o altro
strumento idoneo a garantire la piena tracciabilità delle operazioni (bonifico bancario,
bonifico postale, RI.BA., assegno bancario – tratto dal conto dedicato e non trasferibile,
assegno postale – tratto dal conto dedicato e non trasferibile); non sono strumenti idonei,
e sono pertanto vietati, i movimenti per contanti e i R.I.D.;
-
effettuare tutti i pagamenti indicando nelle transazioni commerciali e nei pagamenti
legati alla filiera il CIG (codice identificativo gara, attribuito dall’Autorità di Vigilanza
sui Contratti Pubblici di lavori, servizi e forniture su richiesta della stazione appaltante,
indicato sul bando di gara o nella lettera di invito a presentare l’offerta) e/o il CUP
(codice unico progetto, obbligatorio con riguardo a ogni nuovo progetto di investimento
pubblico);
CIG e CUP non devono necessariamente essere indicati per:
•
pagamenti stipendi e salari
•
pagamenti spese generali di cancelleria, pubblicità, utenze, affitti etc.
•
provvista di immobilizzazioni tecniche generiche
•
consulenze legali, amministrative, tributarie
•
imposte e tasse
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contributi previdenziali ed assistenziali, assicurazioni e fidejussioni, gestori e
fornitori di pubblici servizi;
-
non reintegrare i conti correnti dedicati versando denaro contante;
-
comunicare alla stazione appaltante o all’impresa subappaltante:
•
gli estremi del conto dedicato
•
le generalità delle persone delegate ad operare sugli stessi (soggetti muniti dei
poteri di rappresentanza e di firma)
•
ogni modifica relativa ai dati comunicati;
-
inserire nei contratti relativi alla commessa apposita clausola con la quale i contraenti
assumono gli obblighi di tracciabilità finanziaria menzionati;
-
inserire nei contratti relativi alla commessa apposita clausola risolutiva espressa in caso
di transazione non avvenuta per tramite di banche o Poste Italiane s.p.a.;
-
inviare alla stazione appaltante copia di tutti i contratti sottoscritti con i subappaltatori
e/o subcontraenti;
-
procedere alla risoluzione del rapporto contrattuale con i privati che siano inadempienti
agli obblighi di tracciabilità finanziaria.
g) gestione delle attività antiriciclaggio
La gestione del sistema finanziario deve avvenire secondo la normativa vigente, prendendo altresì
in considerazione i principi dettati dal d.lgs 231/2007, attuativo della direttiva 2005/60 CE,
concernente la prevenzione nell’utilizzo del sistema medesimo a scopo di riciclaggio dei proventi di
attività criminose e di finanziamento del terrorismo, che offre possibili linee guida per la
prevenzione dei suddetti reati.
L’amministrazione del sistema finanziario deve avvenire secondo le procedure previste nel manuale
della Qualità, che qui si intendono integralmente richiamate con particolare riferimento alla parte di
individuazione, scelta e gestione dei rapporti con i fornitori
Ai fini della prevenzione dei reati di cui al d.lgs. 231/01, occorre segnatamente adempiere agli
obblighi di cui al dlgs. 231/07:
Con riferimento all’attività di trasporto, custodia e contazione valori, ALLO STATO NON
EFFETTUATA, nell’eventualità occorre:
I.
OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
1) ORDINARI
Casi di obbligo di adeguata verifica della a) instaurazione di un rapporto continuativo o
incarico per svolgere una prestazione
clientela:
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professionale;
b) operazioni occasionali che comportino la
trasmissione o la movimentazione di mezzi di
pagamento di importo pari o superiore a 15.000
euro, indipendentemente dal fatto che siano
effettuate con una operazione unica o con più
operazioni che appaiono tra di loro collegate
per realizzare un'operazione frazionata ;
c) sospetto di riciclaggio o di finanziamento del
terrorismo, indipendentemente da qualsiasi
deroga, esenzione o soglia applicabile;
d) dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei
dati precedentemente ottenuti ai fini
dell'identificazione di un cliente.
ATTIVITA’
Identificazione e verifica dell’identità del
cliente
MODALITA’ DI ADEMPIMENTO
-
in presenza del cliente;
anche attraverso propri dipendenti o
collaboratori
mediante un documento di identità non
scaduto;
al momento in cui è conferito l’incarico
di
svolgere
una
prestazione
professionale.
Quando il cliente è una società o un ente
occorre verificare l’effettiva esistenza del
potere di rappresentanza e acquisire le
informazioni necessarie per individuare e
verificare l’identità dei relativi rappresentanti
delegati alla firma per l’operazione da svolgere.
Identificazione e verifica dell’identità del
titolare effettivo
-
contestualmente all’identificazione del
cliente;
per le persone giuridiche, i trust e
soggetti giuridici analoghi, occorre
l'adozione di misure adeguate e
commisurate alla situazione di rischio
per comprendere la struttura di
proprietà e di controllo del cliente. Per
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identificare e verificare l'identità del
titolare effettivo i soggetti destinatari di
tale obbligo possono decidere di fare
ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o
documenti conoscibili da chiunque
contenenti informazioni sui titolari
effettivi, chiedere ai propri clienti i dati
pertinenti
ovvero
ottenere
le
informazioni in altro modo;
controllo costante nel corso del rapporto
-
analisi delle transazioni concluse
durante tutta la durata del tale rapporto
per verificare che siano compatibili con
la conoscenza che l'ente o la persona
tenuta all'identificazione hanno del
proprio cliente, delle sue attività
commerciali e del suo profilo di rischio,
avendo riguardo, se necessario,
all'origine dei fondi e tenendo
aggiornati i documenti, i dati o le
informazioni detenute.
informazioni fornite dal cliente al fine di
consentire l’adempimento degli obblighi di
adeguata verifica (art. 21 d.lgs 231)
-
i clienti forniscono, sotto la propria
responsabilità, tutte le informazioni
necessarie e aggiornate per consentire
di adempiere agli obblighi di adeguata
verifica della clientela. Ai fini
dell'identificazione del titolare effettivo,
i clienti forniscono per iscritto, sotto la
propria
responsabilità,
tutte
le
informazioni necessarie e aggiornate
delle quali siano a conoscenza. L’art. 55
sanziona l’inadempimento di tale
obbligo o il fornire informazioni false
con l’arresto da 6 mesi a 3 anni e con la
pena pecuniaria da 5.000 a 50.000 euro.
2) SEMPLIFICATI
Quando
si
semplificati
applicano
gli
obblighi
-
il cliente è uno dei soggetti indicati
all’articolo 11, commi 1 e 2, lettere b) e
c): le Banche, Poste Italiane, gli istituti
di moneta elettronica, gli istituti di
pagamento,
le
società
di
intermediazione mobiliare, le società di
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-
-
-
adempimenti
semplificati
nel
caso
di
obblighi
-
casi in cui non trovano applicazione gli
obblighi semplificati
-
PARTE SPECIALE
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FLUSSI FINANZIARI E
ANTIRICICLAGGIO
gestione del risparmio, le società di
investimento a capitale variabile, le
imprese di assicurazione, gli agenti di
cambio, le società che svolgono il
servizio di riscossione tributi, gli
intermediari
finanziari
iscritti
nell'elenco
generale
previsto
dall'articolo 106 del TUB, e società
fiduciarie
di
cui
all'articolo 199 del decreto legislativo
24 febbraio 1998, n. 58, le succursali
insediate in Italia dei soggetti indicati
alle lettere precedenti aventi sede legale
in uno Stato estero, Cassa depositi e
prestiti S.p.A., i soggetti disciplinati
dagli articoli 111 e 112 del TUB, i
soggetti
che
esercitano
professionalmente
l'attività
di
cambiavalute,
consistente
nella
negoziazione a pronti di mezzi di
pagamento in valuta
il cliente è un ente creditizio o
finanziario comunitario soggetto alla
direttiva
il cliente è un ente creditizio o
finanziario situato in uno Stato
extracomunitario, che imponga obblighi
equivalenti a quelli previsti dalla
direttiva e preveda il controllo del
rispetto di tali obblighi
il cliente è un ufficio della pubblica
amministrazione ovvero una istituzione
o un organismo che svolge funzioni
pubbliche
conformemente
al
trattato sull’Unione europea, ai trattati
sulle Comunità europee o al
diritto comunitario derivato
non deve effettuarsi registrazione dei
dati
devono comunque essere raccolte
informazioni sufficienti per stabilire se
il cliente possa beneficiare degli
adempimenti semplificati
vi sia il sospetto di riciclaggio o
finanziamento del terrorismo
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vi sia motivo di ritenere che
l'identificazione
con
modalità
semplificate non sia attendibile ovvero
qualora essa non consenta l'acquisizione
delle informazioni necessarie
3) RAFFORZATI
quando si applicano gli obblighi rafforzati
-
adempimenti
-
-
rischio più elevato di riciclaggio o di
finanziamento del terrorismo
cliente non fisicamente presente
operazioni, rapporti continuativi o
prestazioni professionali con persone
politicamente esposte residenti in un
altro Stato comunitario o in un uno Stato
extracomunitario
cliente non presente > adottare una o
più delle seguenti misure: a) accertare
l'identità del cliente tramite documenti,
dati o informazioni supplementari; b)
adottare misure supplementari per la
verifica o la certificazione dei documenti
forniti o richiedere una certificazione di
conferma di un ente creditizio o
finanziario soggetto alla direttiva; c)
assicurarsi che il primo pagamento
relativo all'operazione sia effettuato
tramite un conto intestato al cliente
presso un ente creditizio
persone politicamente esposte >
adottare le seguenti misure: a) stabilire
adeguate procedure basate sul rischio per
determinare se il cliente sia una persona
politicamente esposta; b) ottenere
l'autorizzazione del Direttore generale,
di suo incaricato ovvero di un soggetto
che svolge una funzione equivalente,
prima
di
avviare
un
rapporto
continuativo con tali clienti; c) adottare
ogni misura adeguata per stabilire
l'origine del patrimonio e dei fondi
impiegati nel rapporto continuativo o
nell'operazione; d) assicurare un
controllo continuo e rafforzato del
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PROCEDURA 2.2
FLUSSI FINANZIARI E
ANTIRICICLAGGIO
rapporto continuativo o della prestazione
professionale
II.
OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE
Condizioni e termini
rapporti continuativi
Modalità e dati da registrare
-
data di instaurazione
dati identificativi del cliente e del
titolare effettivo
generalità dei delegati a operare per
conto del titolare del rapporto e il
codice del rapporto ove previsto
operazioni di importo pari o superiore a
15.000 euro (sia per operazione unica sia
per operazioni collegate)
-
data
causale
importo
tipologia dell'operazione
mezzi di pagamento e dati identificativi
del soggetto che effettua l'operazione e
del soggetto per conto del quale
eventualmente opera
termine per la registrazione
-
non oltre il trentesimo giorno
successivo
al
compimento
dell'operazione ovvero all'apertura, alla
variazione e alla chiusura del rapporto
continuativo ovvero all'accettazione
dell'incarico professionale, all'eventuale
conoscenza successiva di ulteriori
informazioni, o al termine della
prestazione professionale
modalità di registrazione (art. 39)
-
a) sistemi informatici di cui l’operatore
si serve per lo svolgimento della
propria attività con elaborazione
mensile dei dati contenuti
b) possibilità di istituire l’archivio unico
informatico di cui all’art. 37 d.lgs 231
i dati devono essere resi disponibili
entro 3 giorni dalla richiesta
-
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III.
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FLUSSI FINANZIARI E
ANTIRICICLAGGIO
OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE
dati relativi alla verifica del cliente e del
titolare effettivo
-
conservazione di copia o dei riferimenti
dei documenti richiesti, per un periodo
di dieci anni dalla fine del rapporto
continuativo o della prestazione
professionale
dati relativi alle operazioni, ai rapporti
continuativi e alle prestazioni professionali
-
conservazione delle scritture e delle
registrazioni, consistenti nei documenti
originali o nelle copie aventi analoga
efficacia probatoria nei procedimenti
giudiziari, per un periodo di dieci anni
dall'esecuzione dell'operazione o dalla
cessazione del rapporto continuativo o
della prestazione professionale
IV.
OBBLIGO DI SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE
insorgenza dell’obbligo di segnalazione alla
UIF
-
-
tempistica per la segnalazione
-
conoscenza, sospetto o ragionevoli
motivi per sospettare che siano in corso
o che siano state compiute o tentate
operazioni di riciclaggio o di
finanziamento del terrorismo.
motivi di sospetto: caratteristiche,
entità, natura dell'operazione o qualsiasi
altra circostanza conosciuta in ragione
delle funzioni esercitate, tenuto conto
anche della capacità economica e
dell'attività svolta dal soggetto cui e'
riferita, in base agli elementi a
disposizione dei segnalanti, acquisiti
nell'ambito dell'attività svolta ovvero a
seguito del conferimento di un incarico
senza ritardo, se possibile prima di
eseguire l’operazione, appena il
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-
come effettuare la segnalazione all’UIF
-
-
-
-
divieto di comunicazione (art. 46 d.lgs
231/2001)
segnalante viene a conoscenza degli
elementi di sospetto
obbligo di astensione dall’operazione
finché non sia stata fatta la
segnalazione, tranne che ciò sia
impossibile o di ostacolo all’attività di
indagine
v. indicazioni precise nel provvedimento UIF 4
maggio 2011:
-
tutela della riservatezza (art. 45 d.lgs
231/2007)
PARTE SPECIALE
PROCEDURA 2.2
FLUSSI FINANZIARI E
ANTIRICICLAGGIO
-
segnalazione in via telematica, tramite
il portale INFOSTAT-UIF, previa
adesione al sistema di segnalazione on
line
segnalazione ha n° identificativo e n° di
protocollo
contenuto della segnalazione: a) datti
identificativi
che
identificano
segnalazione e segnalante; b) elementi
informativi sulle operazioni, sui
soggetti, sui rapporti e sui legami
intercorrenti tra gli stessi; c) elementi
descrittivi
in
forma
libera
sull’operativita’ segnalata e sui motivi
di sospetto
eventuali documenti allegati
possibilità di indicare più operazioni
che appaiono tra loro collegate
i soggetti obbligati alla segnalazione
adottano adeguate misure per assicurare
la massima riservatezza dell'identità
delle persone che effettuano la
segnalazione
gli atti e i documenti in cui sono
indicate le generalità dei segnalanti
sono custoditi sotto la diretta
responsabilità del titolare dell'attività o
del legale rappresentante o di soggetto
delegato
i soggetti obbligati alla segnalazione
hanno il divieto di comunicare al
soggetto interessato o a terzi l’avvenuta
segnalazione o che è in corso o può
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essere svolta attività di indagine
V.
OBBLIGO DI COMUNICAZIONE AL MINISTERO DELL’ECONOMIA E DELLE
FINANZE DI INFRAZIONE DELLE DISPOSIZIONI DEL TITOLO III DEL D.LGS
231/2007
situazioni in cui scatta l’obbligo
termine entro
segnalazione
VI.
il
quale
effettuare
la
-
notizia di infrazioni alle disposizioni di
cui all'articolo 49, commi 1, 5, 6, 7, 12,
13 e 14, e all'articolo 50
-
30 giorni
OBBLIGO DI FORMAZIONE DEL PERSONALE E DEI COLLABORATORI IN
MERITO ALLA NORMATIVA ANTIRICICLAGGIO
Il personale interessato dagli adempimenti di cui sopra deve essere adeguatamente formato in
relazione a tali obblighi.
VII.
INDICATORI DI ANOMALIA DI OPERAZIONI SOSPETTE AI SENSI DEL DM
17/2/2011
Si riporta la disciplina dei c.d. indicatori di anomalia:
Art. 3 (indicatori di anomalia)
1. Al fine di agevolare gli operatori nell'individuazione di operazioni sospette di riciclaggio o
di finanziamento del terrorismo, si forniscono nell'allegato 1, che forma parte integrante del
presente decreto, indicatori esemplificativi di anomalia suddivisi in indicatori generali, che
si applicano in quanto compatibili a tutti i destinatari del presente decreto, e indicatori
specifici
per
categoria
di
soggetti
di
cui
al
precedente
art.
2.
2. Gli indicatori di anomalia sono volti a ridurre i margini di incertezza connessi con
valutazioni soggettive e hanno lo scopo di contribuire al contenimento degli oneri e al
corretto e omogeneo adempimento degli obblighi di segnalazione di operazioni sospette.
3. La mera ricorrenza di operazioni o comportamenti descritti in uno o più indicatori di
anomalia non è motivo di per sè sufficiente per l'individuazione e la segnalazione di
operazioni sospette, per le quali è necessario una valutazione concreta specifica.
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4. L'impossibilità di ricondurre operazioni o comportamenti della clientela ad uno o più
degli indicatori previsti nell'allegato 1 del presente decreto, può non essere sufficiente ad
escludere che l'operazione sia sospetta. Gli operatori valutano pertanto con la massima
attenzione ulteriori comportamenti e caratteristiche dell'operazione che, sebbene non
descritti negli indicatori, siano egualmente sintomatici di profili di sospetto.
5. Per favorire la lettura e la comprensione degli indicatori, alcuni di essi sono stati
specificati in sub-indici che costituiscono un'esemplificazione dell'indicatore a cui si
riferiscono.
6. Gli operatori si avvalgono degli indicatori previsti nell'allegato 1, che attengono ad aspetti
sia soggettivi che oggettivi dell'operazione, in presenza dei quali, sulla base di tutte le altre
informazioni disponibili, effettuano una valutazione complessiva sulla natura
dell'operazione.
7. Gli operatori utilizzano la casistica quale strumento operativo per la valutazione della
sussistenza di un'operazione sospetta, selezionando gli indicatori in relazione all'attività
concretamente svolta.
Nell’allegato 1 del DM sono indicati analiticamente una serie di indicatori di anomalia di
carattere generale ed una seri di indicatori di anomalia connessi ad attività specifiche, tra le
quali, per quanto di nostro interesse il trasporto e la custodia di valori.
Indicatori generali di anomalia connessi all’identità o all’atteggiamento del cliente
1. Il cliente fornisce informazioni palesemente inesatte, incomplete ovvero false con riguardo a: la propria identità o
quella dell’eventuale titolare effettivo; lo scopo e la natura della operazione richiesta; l’attività esercitata; la
situazione economica e patrimoniale propria o dell’eventuale gruppo societario di appartenenza; il potere di
rappresentanza, l’identità dei delegati alla firma, la struttura di proprietà o di controllo societario.
1.1. Il cliente utilizza documenti identificativi che sembrano contraffatti.
1.2. Con riguardo alle case da gioco, il cliente pone in essere comportamenti finalizzati a sottrarsi agli obblighi di
identificazione all’ingresso, tenta di accedere con un biglietto non valido, cede il proprio biglietto di ingresso oppure si
appropria di tessera di ingresso appartenente ad altro cliente.
2. Il cliente si mostra riluttante a fornire ovvero rifiuta di fornire informazioni, dati e documenti ordinariamente
acquisiti per l’esecuzione dell’operazione ovvero per il regolamento delle prestazioni.
2.1. Il cliente, all’atto di esibire documenti di identità ovvero alla richiesta di fornire informazioni sull’operazione,
rinuncia ad eseguirla.
3. Il cliente mostra un’inusuale familiarità con i presidi previsti dalla normativa in tema di adeguata verifica della
clientela e di rilevazione di segnalazione di operazioni sospette, ovvero pone ripetuti quesiti in ordine alle modalità di
applicazione di tali presidi.
4. Il cliente dimostra di non avere adeguata conoscenza della natura, dell’oggetto o dello scopo dell’operazione
richiesta, suscitando il dubbio che egli possa agire con finalità illecite per conto di un soggetto terzo (persona fisica,
giuridica o ente di fatto).
5. Il cliente richiede prestazioni tese a dissimulare l’origine illecita di capitali ed è noto per essere stato sottoposto a
procedimento penale o a provvedimenti di sequestro, ovvero è notoriamente contiguo (ad esempio, familiare,
convivente ovvero associato) a soggetti sottoposti a procedimento penale o a provvedimenti di sequestro, ovvero
richiede di effettuare operazioni con soggetti noti per essere stati sottoposti a procedimenti penali o a provvedimenti di
sequestro.
6. Il cliente è censito, è notoriamente contiguo (ad esempio, familiare, convivente o associato) a soggetti censiti ovvero
richiede di effettuare operazioni con soggetti censiti nelle liste delle persone o degli enti coinvolti nel finanziamento del
terrorismo.
7. Il cliente opera in Stati diversi dai Paesi terzi con regime equivalente individuati con decreto del Ministero
dell’economia e delle finanze e richiede le seguenti prestazioni, senza fornire ragionevoli motivi legati alla attività
esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate:
- costituzione o trasferimento, nei predetti Stati, di diritti reali su immobili;
- operazioni di ricezione e/o trasferimento di fondi;
- spedizione di fondi a un ristretto numero di beneficiari stranieri localizzati nei predetti Stati.
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Indicatori generali di anomalia connessi alle modalità di esecuzione delle operazioni
8. Richiesta di prestazioni o effettuazione di operazioni aventi oggetto ovvero scopo non compatibile con il profilo
economico-patrimoniale o con l’attività del cliente ovvero con il profilo economico-patrimoniale dell’eventuale gruppo
societario a cui lo stesso appartiene.
8.1. Operazioni che comportano l’impiego di disponibilità che appaiono del tutto sproporzionate rispetto al profilo
economico patrimoniale del soggetto che le pone in essere.
8.2. Operazioni richieste da organismi non lucrativi per finalità non compatibili con quelle dichiarate in base alla
documentazione prodotta dall’ente.
8.3. Operazioni, specie se effettuate in contanti, disposte da più clienti recanti lo stesso indirizzo, specie se tale
indirizzo appartiene anche ad una società commerciale e ciò appare incoerente rispetto all’attività dichiarata dagli
stessi.
9. Richiesta di prestazioni o effettuazione di operazioni con modalità inusuali e palesemente ingiustificate rispetto al
normale svolgimento della professione o dell’attività.
9.1. Frequente rilascio di deleghe o procure al fine di evitare contatti diretti con l’operatore.
9.2. Frequente richiesta di prestazioni per conto di un soggetto terzo in assenza di ragionevoli motivi legati al tipo di
attività esercitata o al rapporto tra le parti o a particolari condizioni adeguatamente documentate.
9.3. Ricorso a caselle postali o a indirizzi postali diversi dal domicilio fiscale o professionale, ovvero ad altre forme di
domiciliazione di comodo.
9.4. Ripetuta chiusura e riapertura del conto gioco con prelievo sistematico delle somme in giacenza.
9.5. Estinzione anticipata e inaspettata, in misura totale o parziale, dell’obbligazione da parte del cliente.
9.6. Richiesta di prestazione a un operatore dislocato in località distante dalla zona di residenza o dalla sede effettiva
dell’attività del cliente, in assenza di ragionevoli motivi.
10. Richiesta di prestazioni o operazioni con configurazione illogica, specie se economicamente o finanziariamente
svantaggiose per il cliente.
10.1. Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di modificare le condizioni e le modalità di svolgimento della
prestazione, specie se le modifiche richieste comportano ulteriori oneri a carico del cliente.
10.2. Richiesta di effettuare operazioni con modalità eccessivamente complesse o involute in rapporto allo scopo
dichiarato.
10.3. Acquisto di beni di pregio a un prezzo molto superiore al valore di mercato o di stima degli stessi, specie se
effettuato per contanti.
10.4. Richiesta di concludere l’operazione in fretta e a prescindere da qualsiasi valutazione attinente al prezzo.
Indicatori generali di anomalia relativi ai mezzi di pagamento utilizzati
11. Proposta di regolare i pagamenti mediante strumenti incoerenti rispetto alle ordinarie prassi di mercato, in assenza
di ragionevoli motivi legati al tipo di attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate.
11.1. Ricorso ripetuto ovvero per importi rilevanti al contante, a libretti di deposito al portatore ovvero ad altri titoli al
portatore, nonché a valuta estera o all’oro.
11.2. Versamento di un consistente acconto in contanti e regolamento della restante parte avvalendosi di un
intermediario situato in Stati diversi dai Paesi terzi con regime equivalente individuati con decreto del Ministero
dell’economia e delle finanze.
11.3. Utilizzo di banconote in tagli inusuali rispetto al tipo di operazione effettuata, di banconote impacchettate o
arrotolate in modo inusuale ovvero di banconote molto logore.
11.4. Frequente utilizzo di strumenti di moneta elettronica, specie non nominativa, per importi complessivamente
rilevanti.
12. Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di modificare le modalità di pagamento già convenute, soprattutto se ciò
implica il ricorso a mezzi di pagamento non appropriati alle ordinarie prassi di mercato.
12.1. Richiesta di accredito delle vincite su conti sempre diversi.
12.2. Improvviso e ingiustificato intervento di un terzo a copertura dell’esposizione di un cliente attraverso il
pagamento in un’unica soluzione, specie se effettuato per importo rilevante in contanti, quando era stato concordato in
origine un pagamento rateizzato.
13. Proposta di regolare sistematicamente i pagamenti secondo modalità tali da suscitare il dubbio che si intenda
ricorrere a tecniche di frazionamento del valore economico dell’operazione, in assenza di ragionevoli motivi legati
all’attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate.
14. Proposta di regolare i pagamenti mediante mezzi provenienti, a diverso titolo, da soggetti estranei al rapporto
negoziale in assenza di ragionevoli motivi legati all’attività esercitata.
14.1. Utilizzo della stessa carta di credito o del medesimo conto corrente bancario per ricaricare o prelevare da conti
gioco diversi, ovvero utilizzo di più carte di credito o conti correnti per ricaricare o prelevare dallo stesso conto gioco.
Indicatori specifici di anomalia relativi alle attività di: i) commercio, comprese l'esportazione e l'importazione, di oro
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per finalità industriali o di investimento; ii) fabbricazione, mediazione e commercio, comprese l'esportazione e
l'importazione di oggetti preziosi; iii) fabbricazione di oggetti preziosi da parte di imprese artigiane; iv) commercio di
cose antiche; v) esercizio di case d'asta o galleria d'arte
15. Richiesta di acquisto o vendita di beni di valore in contanti per importi molto rilevanti.
16. Acquisto o vendita di beni di valore ad un prezzo incoerente rispetto al profilo economico-finanziario del cliente.
17. Acquisto di beni per importi molto elevati da parte di una società che presenta un capitale sociale ridotto.
18. Acquisto o vendita di beni di valore senza disporre di adeguate informazioni sulle caratteristiche e sul valore degli
stessi.
19. Acquisto o vendita di uno o più beni di valore in un ristretto arco di tempo, soprattutto se per importi
complessivamente molto differenti.
20. Frequenti operazioni di acquisto o vendita di beni di valore in nome o a favore di terzi, quando i rapporti non
appaiono giustificati.
Indicatori specifici di anomalia relativi alle attività di: i) recupero di crediti per conto terzi; ii) custodia e trasporto di
denaro contante e di titoli o valori a mezzo di guardie particolari giurate; iii) trasporto di denaro contante, titoli o
valori senza l'impiego di guardie particolari giurate
21. Richiesta di estinzione di un’obbligazione effettuata da terzo estraneo al rapporto negoziale con il cliente in
assenza di ragionevoli motivi.
22. Richiesta di custodia o trasporto di contanti per importi molto rilevanti, palesemente incoerenti con il profilo
economico-patrimoniale del cliente.
23. Richiesta di trasporto e consegna di contanti, titoli o valori per importi rilevanti in favore di soggetti terzi non
legati da rapporti personali o professionali con il cliente.
24. Richiesta di effettuare operazioni di deposito di denaro, beni o altri valori, con istruzione di impiegarli per finalità
non usuali rispetto alla normale attività del cliente.
25. Frequente richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di trasferire denaro contante in favore di un medesimo
beneficiario.
26. Formulazione di istruzioni, in assenza di ragionevoli motivi, affinché i fondi vengano ritirati da una terza parte per
conto del beneficiario.
27. Frequente ricorso a un canale alternativo a quello bancario e finanziario.
28. Frequenti trasferimenti di denaro contante a soggetti ubicati in località non ricollegabili alla normale attività del
cliente, soprattutto se provenienti o destinati verso Stati diversi dai Paesi terzi con regime equivalente individuati con
decreto del Ministero dell’economia e delle finanze.
[omissis]
Conseguentemente:
1°. il soggetto preposto all’individuazione cui compete l’amministrazione e la gestione concreta
dei rapporti con la clientela deve segnalare ogni operazione sospetta altresì all’organo di
vigilanza e al collegio sindacale o sindaco unico.
2°. l’organo di vigilanza e il collegio sindacale o sindaco unico procedono a controlli periodici al
fine di verificare l’osservanza delle norme del d.lgs 231/2007 e il rispetto delle procedure qui
indicate, scambiandosi le rispettive segnalazioni ai sensi della procedura 1.
Inoltre:
- comunicano senza ritardo alle autorità di vigilanza di settore tutti gli atti o
fatti di cui siano venuti a conoscenza che possano costituire violazione
delle disposizioni emanate dai medesimi, volte a prevenire fatti di
riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
- comunicano, senza ritardo, al titolare dell’attività o al legale rappresentante
o a un suo delegato, le infrazioni alle disposizioni relative all’obbligo di
segnalazione;
- comunicano, entro 30 giorni al Ministero dell’economia e delle finanze le
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infrazioni concernenti le disposizioni del d.lgs. 231/2007 in tema di
circolazione del denaro contante e dei titoli al portatore;
comunicano entro 30 giorni alla UIF le violazioni dell’obbligo di
registrazione di cui all’art. 36 del d.lgs. 231/2007;
Infine, con riferimento all’uso del denaro contante e dei titoli al portatore:
- è vietato il trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito bancari o postali al
portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra
soggetti diversi, quando il valore dell’operazione, anche frazionata, è complessivamente
superiore a euro 999,99. Il trasferimento può tuttavia essere eseguito per il tramite di
banche, istituti di moneta elettronica e Poste Italiane S.p.A. Il trasferimento per contanti
per il tramite dei soggetti di cui sopra deve essere effettuato mediante disposizione
accettata per iscritto dagli stessi, previa consegna ai medesimi della somma in contanti;
- gli assegni bancari e postali emessi per importi superiori a euro 999,99 devono recare
l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non
trasferibilità;
- gli assegni bancari e postali emessi all’ordine del traente possono essere girati unicamente
per l’incasso a una banca o a Poste Italiane S.p.A.;
- gli assegni circolari, vaglia postali e cambiari sono emessi con l’indicazione del nome o
della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità;
- il richiedente di assegno circolare, vaglia cambiario o mezzo equivalente, intestato a terzi
ed emesso con la clausola di non trasferibilità, può chiedere il ritiro della provvista previa
restituzione del titolo all’emittente;
- il saldo dei libretti di deposito bancari o postali al portatore non può essere pari o superiore
a 1.000 euro;
- è vietata l’apertura in qualunque forma di conti o libretti di risparmio in forma anonima o
con intestazione fittizia;
- è vietato l’utilizzo in qualunque forma di conti o libretti di risparmio in forma anonima o
con intestazione fittizia aperti presso Stati esteri.
5. Attività dell’ODV
Premessi i generali poteri di iniziativa e controllo, l’ODV ha facoltà di prendere visione di tutti i
documenti concernenti i flussi finanziari e l’antiriciclaggio, al fine di verificare la corrispondenza,
la trasparenza e la univocità degli stessi (compresi anticipi, sospesi, rimborsi, liberalità etc.).
L’ente deve essere sempre e comunque in grado di ricostruire la causale e l’iter seguito da ogni
flusso finanziario in entrata ed in uscita: l’ODV unitamente alle facoltà di cui sopra, può verificare a
campione l’adempimento a tale dovere.
A livello esemplificativo – e non esaustivo – l’ODV ha facoltà di:
- visionare i documenti sottostanti i flussi finanziari verso i consulenti
- visionare i documenti sottostanti i flussi da e verso le PP.AA.
- acquisire elementi in ordine ai rapporti sottostanti la fatturazione
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- visionare i contratti originanti le obbligazioni di pagamento adempiute
- verificare il corretto adempimento agli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio
- verificare comunque quanto previsto dalla presente procedura.
6. Disposizioni Finali
Tutte le funzioni aziendali coinvolte hanno la responsabilità di osservare e far osservare il contenuto
della presente procedura.
Ciascun Destinatario è tenuto a comunicare tempestivamente all’ODV, oltre a quanto
espressamente previsto dalla procedura di Gestione dei Rapporti con l’ODV (Proc. 1), ogni
anomalia rilevabile in relazione a quanto previsto dalla presente procedura.
La violazione della presente procedura e dei suoi obblighi di comunicazione costituisce violazione
del modello di organizzazione e illecito disciplinare passibile di sanzione ai sensi di legge e del
contratto collettivo nazionale di lavoro applicabile.
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