Prot. n. 613914.DBO.FACQ.DS.OUT Procedura aperta n. 232/2014 finalizzata alla conclusione di un Accordo Quadro con un operatore economico, ai sensi dell’ art. 59, comma 4, del D.Lgs. n. 163/2006, avente ad oggetto il servizio di coordinamento, progettazione, organizzazione, realizzazione di eventi e attività connesse per il Padiglione Italia. QUESITI E RELATIVE RISPOSTE Quesito n. 1 Relativamente al requisito di capacità tecnica della procedura in oggetto e in particolar modo all'organizzazione di eventi analoghi, vorremmo sapere se possono essere considerati validi, ai fini dell’ammissibilità, eventi ideati e organizzati in proprio che prevedono la partecipazione di partner e sponsor per i quali, all'interno dell’evento stesso, vengono sviluppati contenuti, attività e allestimenti ad hoc, evidentemente di natura analoga a quella oggetto di gara e per importi corrisposti pari o superiori a quelli indicati come valori minimi (almeno uno da 150 mila euro e almeno uno da 60 mila euro). In altre parole vi chiediamo se possono essere considerati validi i contratti di partnership e sponsorship là dove i suddetti contratti corrispondano allo sviluppo di progetti e produzioni specifiche, definendosi quindi a tutti gli effetti come committenza assimilabile a quella descritta nel disciplinare di gara, in termini sia di attività che di valore economico. A semplice titolo di esempio, abbiamo un caso di un brand automobilistico che all'interno di un evento ideato da RCS in qualità di sponsor, ha commissionato a RCS stessa la progettazione e la produzione di allestimenti e attività per un importo superiore a 150 mila euro. Risposta n. 1 Si conferma che le prestazioni realizzate nell’ambito di contratti di partnership e sponsorship possono essere considerate valide nei termini da voi rappresentati purché analoghe a quanto richiesto all’art. 6.2, lett. d), del Disciplinare di gara. Precisiamo che, in tale caso, in sede di verifica del requisito, dovrete essere in grado di comprovare puntualmente quanto autocertificato con la produzione delle dichiarazioni dei privati committenti da cui si possano dedurre con chiarezza gli importi, le date, i destinatari unitamente ad una descrizione sintetica delle attività svolte o, in alternativa, tramite altro documento con efficacia probatoria certa (cfr. art. 11 del Disciplinare di gara). Quesito n. 2 Qual e' la data (o almeno il periodo dell'anno) prevista per lo svolgimento dell'evento "Business case"? Risposta n. 2 L’evento si terrà entro giugno 2014. Quesito n. 3 Quali spazi saranno disponibili in Triennale, alla data prevista per l'evento? Sono stati già opzionati? Se sì, quali? Sono già presenti, in Triennale, altri eventi in concomitanza con la giornata di presentazione di Padiglione Italia? Risposta n. 3 Il concorrente è libero di proporre alcuni o tutti gli spazi della Triennale che riterrà opportuno, in linea con il concept proposto e con le attività che si vorranno svolgere. Si tenga presente che la Triennale ha sempre delle mostre in corso (ad es. Museo del Design). Quesito n. 4 E' possibile avere ragguagli circa le differenze tra i due loghi "Padiglione Italia" e "Orgoglio Italia"? Quando si usa l'uno, e quando l'altro? Risposta n. 4 Il logo Italia viene utilizzato in tutta la comunicazione corporate del Padiglione; viene concesso l’utilizzo a partner pubblici e privati che abbiano firmato un accordo con il Padiglione, secondo delle linee guida presenti nel manuale d’uso del logo; viene concesso a terzi preceduto dalla dicitura “Con il patrocinio di” in caso di concessione di patrocinio non oneroso ad iniziative di particolare valore e interesse locale o nazionale. Il logo Orgoglio può essere usato dai partner privati di Padiglione Italia per la realizzazione di prodotti in cobranding; potrà essere concesso a terzi per iniziative ed eventi di straordinario interesse nazionale ed internazionale. Quesito n. 5 Per pagine si intende FOGLI o FACCIATE? Es. nei curricula si parla di 2 pagine e si intende 4 facciate o 2 facciate? 2 Risposta n. 5 Si precisa che per pagine si intende “facciate”. Quesito n. 6 Il curriculum va fatto necessariamente in formato Europeo? Risposta n. 6 Si conferma che il curriculum non deve essere fatto necessariamente in formato Europeo. Quesito Quesito n. 7 Quali sono i motivi di esclusione dalla gara? Nel disciplinare non è specificato. Risposta n. 7 Le cause di esclusione sono quelle indicate dall’art. 46, comma 1 bis, del D.Lgs. n. 163/2006 (cfr. giurisprudenza e prassi collegate). Quesito n. 8 E' possibile presentare curricula per figure professionali in aggiunta a quanto richiesto o è motivo di esclusione? Risposta n. 8 I CV oggetto di valutazione sono quelli delle figure professionali indicate all’art. 8, Sezione A, punto 1.3 del Disciplinare di gara. La presentazione di curricula per figure professionali in aggiunta a quanto richiesto non costituisce causa di esclusione. Si conferma altresì la possibilità di presentare più curricula per figura professionale: in tal caso sarà facoltà della Commissione scegliere il/i cv di maggior interesse per ciascuna figura. I subpunteggi di cui al punto 1 della Sezione Offerta tecnica “Descrizione del Team di lavoro dedicato a Padiglione Italia e modalità d svolgimento del servizio” saranno pertanto attribuiti sulla base dei cv selezionati. Resta inteso che, in sede di svolgimento del servizio, il concorrente, qualora aggiudicatario, dovrà mettere a disposizione di Expo i cv oggetto di valutazione e di attribuzione di punteggio migliorativo da parte della Commissione. Quesito n. 9 Le case history da presentare devono necessariamente essere solo 2 o possono essere più di due? 3 Risposta n. 9 Le case history da presentare devono essere 2. Quesito n. 10 Chiedo di specificare le date esatte degli anni a cui le case history si devono riferire. Risposta n. 10 Le case history da presentare devono essere state svolte negli ultimi 5 anni, intesi in senso estensivo dal 2009 al termine ultimo di presentazione delle offerte. Quesito n. 11 Si richiedono delucidazioni in merito all'elaborazione della Business Case da sviluppare. Nello specifico, si richiedono chiarimenti sul "Concept della mostra di Palazzo Italia", a cui si fa riferimento nel disciplinare di gara e di cui non abbiamo trovato ulteriori indicazioni specifiche nei diversi documenti di gara. Risposta n. 11 La mostra di Palazzo Italia è in linea con il tema generale del Padiglione, che si basa sul concept del Vivaio. Il Padiglione sarà concepito come uno spazio aperto che aiuta i progetti e i talenti a germogliare, offrendo loro un terreno fertile in grado di dare visibilità e accoglienza alle energie giovani che operano nel Paese. Quesito n. 12 Offerta tecnica: il budget indicato per il business case “Raccontare l’Italia” da realizzare presso la Triennale di Milano è relativo alla sola produzione dell’evento o anche alla sua comunicazione/promozione, ad esempio ufficio stampa, digital PR, social network e attività promozionali? Risposta n. 12 Il budget indicato per il business case è relativo alla sola produzione dell’evento. Quesito n. 13 4 Si riscontra una discrepanza numerica segnalata degli eventi e le informazioni indicate nelle descrizioni delle varie tipologie di evento. Si chiede di fare chiarezza sul numero e la tipologia degli eventi, che costituiranno oggetto dell’accordo quadro. Risposta Risp osta n. 13 Il numero degli eventi da realizzare è puramente indicativo e non vincolante per Expo. Nel bando sono indicati 19 piccoli eventi, 2 grandi eventi nazionali, 1 evento internazionale. Gli eventi descritti per ciascuna categoria sono riportati a titolo esemplificativo. Quesito n. 14 Nel p.5 del Capitolato Tecnico si riporta, che “nell’ambito di un singolo appalto attuativo dell’Accordo Quadro, potrà essere richiesto al Fornitore aggiudicatario di organizzare uno o più eventi”. Si chiede di specificare se trattasi degli eventi oggetto dell’Accordo Quadro o di eventi di tipologia diversa da quella inizialmente indicata. Si chiede altresì di specificare il lasso di tempo tra i vari eventi della stessa tipologia (in particolare i c.d. eventi piccoli) e di indicare l’eventuale periodo di realizzazione dei singoli eventi già schedulato (in particolare gli eventi di tipo A), al fine di valutare le eventuali “contemporaneità” dei servizi. Risposta n. 14 14 Il numero di eventi da realizzare durante la durata dell’ Accordo quadro potrà variare rispetto a quanto indicato nella documentazione di gara. Potranno verificarsi rari casi di contemporaneità, ma solo nel caso di piccoli eventi, che però ad oggi non sono stati calendarizzati. Quesito n. 15 15 Nel p. 2.1. del Capitolato Tecnico, tra i servizi che potranno essere richiesti, cita “assistenza nell’individuazione dell’audience da raggiungere e/o da invitare all’evento”. In relazione alla presentazione delle start – up, si chiede di specificare se l’assistenza è da intendersi come attività di segreteria organizzativa, oppure comprende tutto il processo di creazione del concept, identificazione e selezione delle start – up. Risposta n. 15 15 "Assistenza nell’individuazione dell’audience da raggiungere e/o da invitare all’evento” indica l’eventualità di dover proporre alla Direzione eventi di Pad It, il target di pubblico da invitare ad una presentazione di start up: ad es. indicare il settore di imprese potenzialmente interessate all'evento, elencare alcune delle imprese che ne fanno parte e che potrebbero prendere parte all'evento come pubblico, individuare le associazioni di categoria, i rappresentanti di stampa, Ministeri, altre Istituzioni da invitare. Il fornitore dovrà conseguentemente gestire la segreteria organizzativa dell'evento. 5 Quesito n. 16 16 In relazione ai tour universitari nelle 5 città, indicate nel bando, si chiede se le location delle università siano vincolanti per la selezione dell’audience e per la realizzazione degli eventi. Risposta n. 16 16 Sono vincolanti le città dove realizzare l’evento, non le location. Nello specifico le città saranno: Torino, Trento, Pisa, Bari e Catania. Quesito n. 17 17 Si chiede di specificare se le location per la realizzazione degli eventi siano già scelte o possono essere proposte dal Fornitore. Si chiede altresì di specificare, in entrambi i casi, se i costi dell’affitto delle location siano a carico della Stazione Appaltante e siano inclusi/esclusi dall’importo complessivo dell’Accordo Quadro? Risposta n. 17 17 Come specificato all’art. 5 del Capitolato tecnico recante disciplina delle “Modalità di erogazione del servizio” “le singole componenti della Proposta specifica dovranno essere ricondotte/riconducibili, ove possibile, al listino oggetto della presente procedura, fatte salve quelle voci dovute a costi vivi (es. costi di locazione di spazi, spese per l’ingaggio di eventuali Testimonial specifici richiesti da Padiglione Italia) che dovranno essere riportate in una sezione dedicata della Proposta di offerta e di cui il Fornitore dovrà fornire adeguati giustificativi”. In alcuni casi le location saranno scelte dal Padiglione Italia, ma in altri casi potranno essere proposte direttamente dal Fornitore. In entrambi i casi, tuttavia, i costi di locazione delle location saranno a carico della Stazione appaltante e saranno comunque inclusi nell’importo complessivo dell’Accordo quadro. Quesito n. 18 Si richiede un approfondimento del concetto della “non” conferenza BarCamp, anche in termini organizzativi/logistici, nonché sulla sua declinazione agli eventi, oggetto del presente bando. Risposta n. 18 18 Per maggiori informazioni visitare la pagina web www.italiacamp.it Quesito n. 19 TIPOLOGIA DI EVENTI (all. B Capitolato Tecnico punto 3) -Pianificazione eventi A: viene indicato un tour di 5 eventi in Italia, quale finestra temporale è prevista fra gli eventi ed esiste la possibilità di concomitanza? 6 -Pianificazione eventi A-B-C: viene indicata la possibilità di concomitanza fra questi eventi; è possibile conoscere il numero massimo previsto? Risposta n. 19 - Non ci sarà concomitanza tra i 5 eventi del tour nelle Università. Gli eventi si terranno tra giugno e novembre 2014. - Il numero massimo di eventi concomitanti sarà di due piccoli eventi nello stesso giorno in due città e/o location differenti. Quesito n. 20 20 MUSICHE (all. B Capitolato Tecnico punto 2.3) - Esiste un obbligo di utilizzo musiche proposte dal committente? O viene data la libertà di creazione / gestione con propri archivi/fornitori? - Nel caso di musiche scelte dal committente chi assolve gli obblighi SIAE? (se si dovessero usare musiche di catalogo - Major tipo Sony/Universal - e non di libreria o di proprietà del fornitore i costi possono aumentare sensibilmente) Risposta n. 20 20 - Si potranno verificare casi in cui il fornitore potrà proporre delle musiche e casi in cui le musiche saranno imposte dalla Direzione eventi di Padiglione Italia - Gli obblighi SIAE sono assolti dal Fornitore aggiudicatario, in tal caso il Fornitore dovrà riportare in una sezione dedicata della singola Proposta di offerta i costi vivi sostenuti per tale voce (cfr. art. 5 Capitolato tecnico). Quesito n. 21 21 WEB SITES, SOCIAL MEDIA E APPLICAZIONI (all. B Capitolato Tecnico punto 2.4) - Si tratta di siti da creare ex novo o sezioni da creare per ogni evento da integrare al sito di Padiglione Italia esistente? - Quali sono i tempi richiesti per la creazione dei contenuti e la loro pubblicazione - Applicazioni digitali: è richiesta la creazione di applicazioni IOS e/o Android? - Acquisto spazi web: si intende solo media planning o anche media buying? In questa eventualità i costi sono da considerarsi extra budget non inclusi dentro gli importi dell’Accordo? - Nel Disciplinare di gara – punto 3 viene esplicitato: sviluppo business case con esclusione costi acquisto spazi pubblicitari, si intendono anche quelli web? O solo off line?) Risposta n. 21 21 Si dovranno realizzare testi descrittivi per ogni singolo evento, che saranno integrati nella specifica sezione del sito esistente di Padiglione Italia. 7 - I testi dovranno essere pubblicati contestualmente all’inizio dell’evento, con possibilità di aggiungere informazioni di testo, immagini o video, alla chiusura dell’evento. Non è richiesta la creazione di applicazioni, ma l’ideazione di contenuti per applicazioni esistenti o in fase di costruzione. Sono richieste attività anche di media buying i cui costi però sono extra budget Gli spazi pubblicitari potranno essere sia online che offline, secondo quando concordato con la Direzione Eventi del Padiglione Italia durante il brief pre-evento. Si conferma che anche i costi per gli spazi web sono esclusi dal budget di 100.000 euro. Quesito n. 22 22 ORGANIZZAZIONE ED ESECUZIONE EVENTO (all. B Capitolato Tecnico punto 2.6) - Database: è inserita la ‘fornitura di database di contatti’. Si intende che il fornitore deve fornire database con nominativi da integrare alle liste del committente? - Organizzazione e presenza stampa: viene richiesta fornitura contatti o si tratta di contatti media/PR del committente? Risposta n. 22 22 - Sarà eventualmente richiesto di integrare il database del Padiglione con i contatti dei target individuati dei possibili ospiti del singolo evento. - In questo caso si tratta principalmente di gestire, su richiesta del Padiglione, i rapporti con la stampa nella fase precedente/concomitante e successiva all’evento. Quesito n. 23 23 SERVIZI INTERPRETARIATO (all. B Capitolato Tecnico punto 2.9) - Sono previste tutte le lingue per ogni evento o è prevista una selezione per le singole categorie di eventi (A-B-C) e quindi poter tarare i costi e la logistica (es. cabine) di conseguenza? Risposta n. 23 23 Se richiesto, le lingue straniere previste per l’evento saranno selezionate a seconda della tipologia dell’evento. Principalmente gli eventi si svolgeranno in lingua italiana, ma nel caso, ad esempio, dell’evento internazionale, si dovranno poter prendere in considerazione servizi di interpretariato in più lingue contemporaneamente. Quesito n. 24 24 CLAUSOLE e PAGAMENTI 24.1- In caso di assegnazione del bando, come vengono gestiti i progetti richiesti? Se il committente decide di non procedere con lo sviluppo del progetto presentato per un evento, l’agenzia ha diritto ad un rimborso per la parte di pura progettazione? 8 24.2- Se viene riconosciuto il pagamento della progettazione quale è il criterio di calcolo (listino/costo giornaliero)? Viene applicata la modalità 15% VIK anche su questo importo oppure si esclude? 24.3- In generale la gestione della visibilità VIK come viene gestita in caso di sospensione dell’accordo? 24.4- Fidejussione: in caso di RTI è obbligatoriamente erogata dal capofila o può essere gestita da una delle società affiliate? 24.5- E’ prevista la possibilità di presentare una ATI? 24.6 - Esiste un massimale di aziende per ATI e/o RTI? 24.7- Nel caso di sub-appalti esiste massimale? Risposta n. 24 24 24.1 e 24.2 Ai sensi dell’art. 5 del Capitolato Tecnico di gara e dell’art. 7.7. dello schema di Accordo Quadro, la maturazione del diritto al pagamento per l’Appaltatore decorre unicamente a seguito dell’emissione da parte del Committente dello specifico ordinativo finalizzato a formalizzare i vari appalti attuativi. L’Appaltatore, dunque, non acquisirà alcun diritto alla corresponsione economica qualora il progetto presentato al Committente (rectius, la “Proposta specifica”) non venga espressamente approvato dal Committente. Qualora, viceversa, il Committente, dopo aver emesso l’ordinativo di cui sopra, non dia seguito all’esecuzione del progetto approvato, per ragioni non dipendenti dall’Appaltatore, l’Appaltatore stesso avrà diritto al pagamento delle sole attività ideative svolte (ed approvate). Il pagamento in questione sarà effettuato dal Committente sulla base della quantità giornaliera di attività svolta ed attestata dall’Appaltatore per lo svolgimento delle attività di elaborazione del progetto (poi non attuato). Tali indicazioni saranno congruite dalla stazione appaltante anche alla stregua delle professionalità impiegate a tal fine dall’Appaltatore. Anche in riferimento a tale importo, si applicherà la compensazione pro quota indicata agli articoli 8 e 12 del Capitolato Tecnico di gara ed all’art. 7 dello schema di Accordo Quadro, ai sensi dei quali il 15% dell’importo dell’Accordo Quadro sarà corrisposto all’Appaltatore mediante l’attribuzione di diritti di partnership connessi alla qualifica di “Sponsor di Padiglione Italia". 24.3 In caso di sospensione dell’Accordo Quadro (così come in caso di cessazione per qualsiasi causa dell’Accordo Quadro), risultandone sospesa l’efficacia, saranno parimenti sospesi, per l’intero periodo di sospensione, tutti i benefici di visibilità dell’immagine attribuiti all’Appaltatore a seguito dell’aggiudicazione, dovendosi questo, a tale stregua, astenere, con decorrenza dal momento iniziale della sospensione, da qualsiasi uso in qualsiasi forma della qualifica e dei diritti attribuiti dal Committente. In particolare, l’Appaltatore dovrà sospendere qualsiasi riferimento, denominazione o citazione del Padiglione Italia, nonché l’utilizzo del suo marchio e/o logo in ogni sua attività. Dovrà, inoltre, essere sospesa dall’Appaltatore qualsiasi attività pubblicitaria e/o promozionale che costituisca esercizio dei diritti di veicolazione dell’immagine previsti nell’Accordo Quadro (tale cessazione dovrà estendersi anche all’utilizzo di qualsiasi slogan pubblicitario o frase 9 specificamente sviluppata ed utilizzata dall’Appaltatore per la fruizione della sua qualifica di Sponsor di Padiglione Italia). 24.4 In caso di costituendo RTI la garanzia a corredo dell’offerta dovrà essere intestata a tutte le imprese che costituiranno il Raggruppamento. In caso di raggruppamento costituito, la garanzia dovrà essere intestata alla impresa capogruppo. 24.5 Si conferma. 24.6 Non esiste un massimale di aziende pe la partecipazione in RTI. 24.7 Il subappalto è ammesso in conformità all’art. 118 del D.Lgs. n. 163/2006, anche in misura superiore al trenta per cento in forza delle deroghe commissariali di cui alle premesse del Disciplinare di gara (si veda art. 15 dell’Allegato B – Capitolato Tecnico). Quesito n. 25 25 TEAM 25.1 - Team di base (5 profili) possono essere figure sub-appaltate? 25.2 - (all. B Capitolato Tecnico punto 9): il vincolo espresso ad impegnare le figure professionali con un contratto di lavoro dipendente o di collaborazione per tutto il periodo si intende per tutto il periodo del contratto quadro o per i singoli eventi? Risposta n. 25 25 25.1 Il concorrente potrà fare ricorso all’istituto del subappalto per singole o una pluralità di prestazioni/servizi il che non equivale a dire che l’operatore economico potrà subappaltare le figure professionali del team dedicato. Il subappalto è regolamentato dall’ art. 15 del Capitolato tecnico e dall’art. 118 del D.Lgs. 163/2006. 25.2 Il vincolo espresso ad impegnare le figure professionali con un contratto di lavoro dipendente o di collaborazione per tutto il periodo è da intendersi per tutto il periodo di vigenza dell’ accordo quadro. Quesito n. 26 26 APERTURA PLICHI - E’ possibile avere comunicazione della data in cui i plichi presentati dai vari concorrenti verranno aperti? Risposta n. 26 26 Trattandosi di gara telematica, l’apertura dei plichi verrà effettuata a mezzo piattaforma di eprocurement Sintel non in seduta pubblica. Tale piattaforma, messa a disposizione della Regione Lombardia, garantisce i principi di trasparenza e segretezza delle offerte. In ogni caso, i concorrenti, ove interessati, potranno richiedere l’elenco delle offerte presentate e le esclusioni eventualmente comminate dalla Commissione. Quesito n. 27 27 DATA AGGIUDICAZIONE VINCITORE 10 - Quando è prevista l’identificazione del fornitore? Risposta n. 27 27 Ad oggi, non avendo contezza del numero di offerte che perverranno, non è possibile fornire una tempistica. E’ tuttavia interesse di Expo 2015 S.p.A. concludere le operazioni di gara nel più breve tempo possibile. Quesito Quesito n. 28 28 In riferimento all'esperienza curriculare acquisita nella gestione di grandi eventi (minimo 2.000 partecipanti) - di cui al punto 3.1 dell'allegato B Capitolato tecnico (requisiti minimi di esperienza delle figure professionali) - ci confermate che per "aziende" si possono intendere soggetti, sia di diritto privato (imprese, aziende speciali, aziende sanitarie, ecc), che di diritto pubblico (enti, istituzioni governative, organizzazioni di categoria,ecc.)? Risposta n. 28 28 Si conferma che per aziende, nel punto 3.1 dell’allegato B, si intendono soggetti pubblici e privati. Quesito n. 29 In riferimento alle modalità di presentazione dell'offerta tecnica - punto 1) descrizione del team di lavoro - è corretta questa nostra interpretazione: - CV di 2 pag. ognuno per 5 figure (totale 10 pag.) - eventuali allegati dimostrativi (10 pagine complessive per tutte le figure, quindi 2 pagine per figura) - presentazione del modello organizzativo (4 pag.) Risposta n. 29 Si conferma. Si precisa inoltre che il numero massimo di pagine per gli eventuali allegati dimostrativi (10 pagine complessive) potrà essere distribuito tra le figure professionali a discrezione del concorrente. Milano, 8 maggio 2014 Il Responsabile del procedimento Dott. Christian Malangone (documento firmato digitalmente) 11
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