IX (INVOICE XCHANGE) È un software per la gestione documentale che integra nativamente un potente modulo di workflow e Conservazione sostitutiva. Questo software prevede non solo di gestire digitalmente l’archivio dei documenti presenti in azienda (rendendo i documenti facilmente fruibili e condivisibili dagli utenti diminuendo sensibilmente gli archivi cartacei e l’impiego di carta), anche di inserirli in un flusso operativo: con il modulo WORKFLOW è il processo stesso a guidare ogni utente tramite la gestione di appositi TASKS (letteralmente: compiti/attività assegnate) che, comparendo sul task in un cruscotto riassuntivo per l’utente, ne scandisce l’agenda quotidiana delle attività assegnate. GLI STRUMENTI COINVOLTI L’unico dovere richiesto al Gestionale/ERP è quello di generare il file XML della FE, le restanti operazioni sono demandate ad ARXIVAR e IX. Il gestionale può provvedere alla consegna dell’XML ad ARXIVAR mediante un’integrazione diretta con l’utilizzo di metodi specifici o depositando il file in una cartella che verrà monitorata da un servizio di ARXIVAR per l’archiviazione. ARXIVAR consentirà l’apposizione della Firma Digitale e l’archiviazione delle relative notifiche di ritorno oltre alla conservazione sostitutiva. IX è un servizio di intermediazione che si occupa di dialogare con il SDI per conto del fornitore, ponendosi come gestore di tutte le comunicazioni da e verso il SDI. PREMESSA Il processo di Fatturazione Elettronica (FE) prevede dei formati ben definiti, un invio attraverso specifici canali, un unico destinatario, la firma digitale e la conservazione elettronica dei documenti. LA FATTURA ELETTRONICA La normativa italiana ha scelto di adottare un formato proprietario e ne ha definito i contenuti. È la sola tipologia di fattura che, progressivamente, potrà essere accettata dalle Pubbliche Amministrazioni e solo tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Il contenuto è rappresentato in XML, secondo un formato specifico che è l'unico ad oggi previsto ed accettato dal SDI. L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall'apposizione della firma digitale del soggetto emittente della fattura. Tale file XML per sua natura sarà creato del sistema Gestionale/ERP che resterà l’unica operazione a suo carico. CANALI DI COMUNICAZIONE La trasmissione avviene mediante uno dei canali previsti ed è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura, che consente al SDI l'inoltro della fattura alla Pubblica Amministrazione. Il Servizio IX adotta un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS, denominato SdICoop” che prevede l’autenticazione e autorizzazione basata sull’utilizzo di certificati. IX è accreditato per i servizi di intermediazione verso il SDI. A COSA SERVE IX IX riceve da ARXIVAR o da qualunque altro sistema informatico, mediante una chiamata Web Service, la FE XML firmata digitalmente oppure il PDF corrispondente la fattura che IX dovrà convertire nel XML PA e firmarla digitalmente, ne esegue un controllo formale, la depone in un proprio archivio e la invia al SDI, mettendosi in attesa della ricezione delle notifiche che gli verranno inviate. Tali notifiche saranno a disposizione per ARXIVAR che provvederà ad allegarle alla FE archiviata al fine della conservazione elettronica, inoltre potranno essere consultata mediante il portale di IX al quale si potrà avere accesso e con l’uso di cruscotti vedere gli stati di avanzamento nel processo di consegna delle proprie FE. ABLE TECH SRL Sede legale: Via dell’Artigianato 9/A - 25018 MONTICHIARI (BS) P.I. e C.F. 02355260981 IX (INVOICE XCHANGE) GESTIONE DELLE NOTIFICHE La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti: a) il SDI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche previste; b) in caso di controlli con esito negativo, il SDI invia una notifica di scarto ad IX; c) nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica all’Amministrazione o terzo ricevente; d) nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia ad IX una ricevuta di consegna della fattura elettronica; e) nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile entro i termini previsti, il SdI invia ad IX una notifica di mancata consegna; f) per ogni fattura elettronica recapitata all’Amministrazione o terzo ricevente, il SdI entro il termine di 15 giorni dalla data riportata nella ricevuta di consegna, riceve notifica di accettazione/rifiuto della fattura da parte dell’Amministrazione; g) se entro il termine dei 15 giorni il SdI non riceve alcuna comunicazione, il SdI inoltra notifica di decorrenza dei termini sia ad IX sia al soggetto che ha ricevuto la fattura (Amministrazione o terzo ricevente). Le ricevute/notifiche vengono predisposte secondo un formato XML firmate digitalmente. I VANTAGGI DI IX E’ un servizio WEB che esonera il Mittente/Fornitore della FE ad investire in Sistemi SW ed infrastruttura da dedicare alla gestione della trasmissione e ricezione delle notifiche. E’ un sistema totalmente automatizzato realizzato su un’infrastruttura finalizzata a garantire la persistenza del servizio H24 per tutti i giorni dell’anno. E’ un sistema sicuro nell’ambito del canale comunicativo grazie all’utilizzo di protocolli sicuri HTTS ed a certificati di autenticazione. E’ integrato ad ARXIVAR che uno dei sistemi documentali più usati in Italia. E’ consultabile mediante un portale WEB accessibile anche da un dispositivo Mobile quale uno smartphone o tablet. E’ prodotto e gestito dal medesimo produttore di ARXIVAR, che ne garantisce l’adeguamento tecnologico e il rispetto delle regole tecniche e normative. Offre in un unico servizio : • La trasformazione del PDF in XML PA (all’occorrenza) • Firma digitalmente le fatture (all’occorrenza) • L’invio e la gestione delle notifiche dal SDI • la conservazione elettronica a norma. LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA Trattandosi di fattura trasmessa e ricevuta in formato elettronico è obbligatoria la conservazione elettronica a norma. La conservazione elettronica per chi utilizza ARXIVAR può essere fatta IN HOUSE o in OUTSOURCING e quindi inviando tale file XML.P7M ad un soggetto terzo. Alternativamente il Servizio IX può provvedere in modo indipendente alla conservazione elettronica a norma e dunque ottemperare a tutti gli obblighi in un unico servizio. ABLE TECH SRL Sede legale: Via dell’Artigianato 9/A - 25018 MONTICHIARI (BS) P.I. e C.F. 02355260981