PREMESSE La farmacia italiana ed europea sta vivendo un momento di profondo cambiamento, nell’ambito del quale saper “manovrare” le leve gestionali economico e finanziarie dell’azienda, diventa un fattore critico di successo. A tale scopo il corso in oggetto si propone di fornire gli strumenti utili e tutte le necessarie conoscenze che consentano al titolare di affrontare la situazione venutasi a creare, di interloquire con i nuovi attori che si stanno progressivamente inserendo nel settore di riferimento e di “gestire il cambiamento, cavalcandolo”. Con questo progetto CTF Group Scrl, grazie all’esperienza maturata, si pone quindi come obiettivo quello di rafforzare ulteriormente l’impegno nell’area formativa a favore dei titolari di farmacia attraverso un programma strutturato ed approfondito. OBIETTIVI Obiettivo del Master è contribuire allo sviluppo delle conoscenze dei titolare di farmacia sui corretti principi di gestione economico - finanziaria dell’azienda farmacia, con la finalità di massimizzare il risultato dell’esercizio aziendale ricercando l’eccellenza in termine di efficienza ed efficacia di gestione. PRESUPPOSTI • Essere punto di riferimento nella diffusione della cultura tecnico-scientifica e commerciale nei confronti della categoria avvalendosi di professionisti qualificati e di valore (faculty). • Contribuire ad accrescere le competenze dei titolari di farmacia per migliorarne le capacità gestionali e di consiglio. • Creare maggiore consapevolezza verso tecniche e strumenti di gestione della farmacia caratterizzati da un forte orientamento sia al cliente - paziente finale, alla cui soddisfazione l’intero sistema tende, che ai collaboratori. • Rafforzare la relazione con i titolari di farmacia associati al Gruppo CTF. LE AREE E I MODULI Il Master in gestione ed organizzazione dell’azienda farmacia si sviluppa su due filoni: l’area gestionale e l’area marketing AREA GESTIONALE n. 4 moduli AREA MARKETING n. 3 moduli totale 7 moduli Ogni modulo si compone di: 2 sere - 4 ore - infrasettimanali e 1 giornata - 8 ore - festiva (domenica) AREA GESTIONALE 3 incontri n. 12 incontri totale 21 incontri AREA MARKETING n. 9 incontri DATI DI BASE NUMERO PARTECIPANTI: 40 FARMACISTI SEDI: CTF GROUP Scrl - LALLIO (BG) NORD EST FARMA SpA - BOLZANO VICENTINO (VI) RELATORI: ANTONELLA PORTALUPI Dirigente Responsabile Ufficio Studi Consulenza e Revisione Aziendale ROBERTO PASQUA Consulente e Formatore di Marketing e Management Comunicazione e Gestione della Farmacia ACCREDITAMENTO ECM: AREA MARKETING CREDITI PREVISTI: 50 PERIODO: 2014 modulo I PROFILI ECONOMICO-FINANZIARI NELLA GESTIONE DELLA FARMACIA La conduzione di un’azienda secondo principi economico-aziendali prescinde dalla sua dimensione. Per raggiungere il successo nulla può essere lasciato al caso ma i risultati devono essere dapprima programmati, poi rendicontati e successivamente controllati con continuità e metodo per prevenire gli imprevisti o per intraprendere strategie correttive. Il “controllo” sui numeri è una necessità: solo così il farmacista può prendere le giuste decisioni e continuare a gestire i rischi che la sua attività comporta. Durante lo svolgimento del modulo si effettueranno alcuni “case study” per applicare praticamente le nozioni apprese durante il corso. Saranno simulate alcune “situazioni critiche” dalle quali il farmacista dovrà comprendere i segnali di difficoltà e intraprendere azioni correttive. PROFILI ECONOMICOFINANZIARI NELLA GESTIONE DELLA FARMACIA La gestione di una farmacia richiede la dovuta attenzione a due aspetti - diversi anche se strettamente correlati della gestione: l’aspetto economico e l’aspetto finanziario. In questa sessione si affrontano le seguenti tematiche: • Il raggiungimento dell’equilibrio economico e gli obiettivi di efficienza • Strumenti per individuare l’equilibrio patrimoniale • Il principio della competenza • L’investimento iniziale e l’ammortamento dei beni acquisiti LA RENDICONTAZIONE DEI RISULTATI ANNUALI • La teoria dei flussi applicata alla conduzione della farmacia • Dati accumulati e dati rintracciabili • Il sistema dei valori in farmacia - confine tra patrimonio personale e patrimonio aziendale • Il conto economico della farmacia - analisi dei costi e tecniche di “spending review” • Il bilancio di esercizio: quali sono i dati rilevanti per il Titolare di farmacia LEGGERE IL PROPRIO BILANCIO I BILANCI INFRANNUALI AREA GESTIONALE Antonella Portalupi • • • • Indicatori di redditività Il grado di indebitamento Interpretare i risultati ottenuti Margini di contribuzione • Importanza di valutare lo stato di salute del proprio business • Il monitoraggio dei risultati • L’informazione contabile modulo II MONITORAGGIO DEI RISULTATI INTERMEDI E CONTROLLO DI GESTIONE La conoscenza approfondita delle performance raggiunte rappresenta una delle tecniche di strategia manageriale. Nell’attuale contesto di mercato è necessaria la tempestività e la qualità delle scelte gestionali. A questo fine è indispensabile che il Titolare abbia un’informazione completa e accurata di ciò che accade nella propria Farmacia in ogni momento. Questo è possibile utilizzando le tecniche di monitoraggio, in grado di controllare in continuo le performance economiche della Farmacia. Il controllo di gestione è una parte della strategia generale che si occupa di monitorare nel breve periodo le variabili di gestione misurando l’efficienza dei risultati intermedi. Questa modalità operativa consentirà di effettuare un check-up alla propria farmacia per valutare se i risultati in corso sono in linea con le aspettative, oppure sono necessarie azioni correttive per capire cosa si può fare e cosa no, che resa si ha, e se la resa è quella attesa o meno. Durante lo svolgimento del modulo si effettueranno alcune simulazioni per provare ad applicare le tecniche del controllo di gestione in un’azienda di medio-piccole dimensioni. Un sistema di guida manageriale consente di valutare costantemente l’efficacia e l’efficienza della gestione. Il budget è un programma di azione espresso in termini quantitativo monetari che copre un determinato periodo di tempo. Contiene una quantificazione degli obiettivi da raggiungere e delle risorse che la farmacia deve predisporre per conseguire gli obiettivi nell’arco di tempo prestabilito. LA COSTRUZIONE Il budget serve al farmacista per capire gli impegni che si possono prendere; analizzando i numeri DEL BUDGET passati si può capire la tendenza futura. I temi affrontati in questa sessione saranno i seguenti: • La costruzione del budget finanziario • La costruzione del budget operativo ed economico • Definizione dei margini a copertura dei costi di gestione • Controllo degli stock e dei flussi finanziari LA FISSAZIONE DEGLI OBIETTIVI DI BREVE PERIODO ANALISI DEI RISULTATI LA COSTRUZIONE DEI PROPRI INDICI DI PERFORMANCE • • • • • • Relazione tra strategia e risorse aziendali Equilibrare obiettivi e risorse Operare secondo logica di efficacia (non solo di tipo economico) e di efficienza Il concetto di efficacia: l’attitudine a realizzare i propri obiettivi sia reddituali sia finanziari Il concetto di efficienza: l’attitudine ad ottimizzare i costi, evitare gli sprechi e migliorare la resa Quantità ottimale di acquisto • Monitorare sistematicamente gli andamenti reddituali ed economici per capire cosa si può fare e cosa no, che resa si ha e se la resa è quella attesa o meno • Archiviazione e raccolta dei dati rilevanti per l’analisi dei risultati • Analisi dei trend • • • • • Indice di rotazione e magazzino medio Stock speculativo ed operativo Giacenza media dei prodotti La marginalità tra prodotti Tenere sotto controllo i costi CONTROLLO PREVENTIVO E CONSUNTIVO Analisi degli scostamenti: per questa tecnica di analisi non è sufficiente analizzare un solo dato, ma piuttosto occorre incrociare due o più valori, esaminarli e quindi interpretarli al fine di ottenere un quadro globale. Lo scopo dell’analisi degli scostamenti è quello di individuare le cause delle differenze tra valori a preventivo e consuntivo al fine di suggerire le azioni correttive più appropriate per riportare risultati effettivi in linea con quelli desiderati. Il farmacista spesso concentra su se stesso il potere decisionale sia a livello strategico sia operativo: un efficace controllo di gestione consente di utilizzare la delega come modello di organizzazione. LA FARMACIA NEL SUO COMPLESSO E LE AREE DI RISULTATO Anche in una azienda di piccole dimensioni è importante che tutte le linee di attività siano monitorate per accertare che gli investimenti effettuati siano redditizi e conducano verso gli obiettivi prefissati. Anche la farmacia ha la sue aree di attività: i centri di responsabilità in farmacia devono essere individuabili, personalizzabili ma soprattutto monitorati con specifici obiettivi di risultato. modulo III PIANIFICAZIONE STRATEGICA E VALUTAZIONE DELL’INVESTIMENTO INIZIALE In tempi di crisi diventa particolarmente strategico ottimizzare gli strumenti e le risorse a disposizione. L’attività di pianificazione strategica ha per oggetto le decisioni con cui si da’ all’azienda un volto durevole ed è caratterizzata da un orizzonte temporale pluriennale, necessario per ottenere i risultati delle scelte medesime. Il pensiero strategico si concentra sulla ricerca e sullo sviluppo di opportunità uniche per creare valore nella farmacia ed è uno strumento prezioso che richiede competenza, creatività, pensiero mirato alla risoluzione dei problemi, lavoro di squadra. È un’abilità che può essere appresa: la chiave di successo di una farmacia è di avere un approccio temporale e alla ricerca di sempre nuove e migliori opportunità, un’adeguata comprensione dei bisogni dei propri clienti individuando quali sono i fattori distintivi della propria farmacia utilizzandoli come fattori critici di successo. Oltre alla pianificazione degli obiettivi da raggiungere la pianificazione strategica consente di valutare se l’investimento iniziale sta creando valore. Diventa quindi importante che il titolare della farmacia abbia la percezione di quali sono gli elementi che stanno alla base della valutazione del suo business. POSIZIONAMENTO STRATEGICO DELLA FARMACIA: LA “VISION” IMPRENDITORIALE Per tradurre una buona idea in progetto imprenditoriale non basta acquisire una nuova farmacia e accontentarsi di svolgere un’attività quotidiana di breve periodo. Occorre invece ipotizzare la propria crescita sulla base di un orizzonte temporale determinato e costruirsi degli obiettivi strategici. Il business plan permette la “visione prospettica” e quantifica le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati. Durante lo svolgimento della sessione si affronteranno i temi della crescita e dello sviluppo che saranno successivamente trattati anche dal punto di vista operativo nei moduli dell’area MARKETING. LA COSTRUZIONE DEL BUSINESS PLAN Il business plan è un processo strategico di raccolta e analisi di informazioni che si traduce in decisioni adeguate per far restare sul mercato un’azienda, di qualsiasi tipologia e dimensione essa sia organizzate in maniera tale da metterne in risalto il miglioramento nel corso del tempo. Si costruisce al momento dell’investimento iniziale (acquisto della farmacia o ristrutturazione) e contiene il piano degli investimenti e lo stato patrimoniale previsionale. Questi documenti rappresentano il bilancio di previsione, che è lo strumento necessario per impostare la propria strategia di crescita e dimostrare a banche e finanziatori la propria idea imprenditoriale. CONTO ECONOMICO PREVISIONALE RICLASSIFICATO E CONSONO AL PIANO Lo sviluppo operativo del piano strategico si concretizza nel conto economico previsionale che contiene gli obiettivi di medio lungo periodo sulle attese di risultato. In questa sessione si svolgeranno alcuni casi per apprendere le tecniche di misurazione del raggiungimento dei propri obiettivi • margine di contribuzione; • riconciliazione con il piano finanziario previsionale. VALUTAZIONE DELL’INVESTIMENTO INIZIALE La valutazione degli investimenti è quell’attività di pianificazione economico finanziaria che viene effettuata per verificare se un determinato progetto di investimento risponde con redditività sul capitale investito. Con questa tecnica è possibile accertare se la farmacia è capitalizzata, se si deve apportare capitale, se sono necessari dei finanziamenti o se si possono aumentare i prodotti e/o i servizi forniti, se ridurre i costi, aumentare i ricavi, o entrambi. AREA GESTIONALE Antonella Portalupi modulo IV L’ATTENZIONE AL FABBISOGNO FINANZIARIO Il mondo esterno richiede che il farmacista acquisisca anche una consapevolezza nuova nella gestione della funzione finanziaria della sua azienda. La finanza aziendale assume un ruolo strategico anche nella conduzione quotidiana della farmacia: gestire al meglio gli aspetti finanziari significa, di fatto, avere delle opportunità in più rispetto ai propri concorrenti. Partendo da questa considerazione, il modulo si propone di mettere a disposizione del farmacista in maniera semplice e immediata, gli strumenti conoscitivi e di analisi necessari per affrontare, in maniera efficace, la soluzione mirata alla gestione della liquidità e all’individuazione del proprio fabbisogno finanziario. OTTIMIZZAZIONE FINANZIARIA: IL PRINCIPIO GENERALE DI EQUILIBRIO FINANZIARIO Il piano finanziario verifica in anticipo la disponibilità dei mezzi liquidi occorrenti per fronteggiare le proprie uscite: questo presuppone una previsione cioè delle ipotesi mirate a prevedere come si distribuiranno entrate e uscite nei vari periodi di indagine. In questa sessione si affronteranno le tecniche di finanza per individuare il proprio punto di equilibrio finanziario e l’ammontare del fabbisogno finanziario necessario per la conduzione ottimale della farmacia. IL DIVARIO TRA AUTOFINANZIAMENTO E FLUSSO DI CASSA Parte del risultato dell’esercizio spesso viene riassorbito o perché si aumentano le scorte di farmaci e prodotti o perché si riducono i debiti esistenti. Individuare quale sia stato il risultato dell’esercizio e il flusso di cassa che ha generato consente al farmacista una valutazione attuale nei suoi risultati. RELAZIONE TRA FLUSSI FINANZIARI E FLUSSI REDDITUALI Relazione tra efficacia ed efficienza Equilibrio reddituale ed equilibrio finanziario Pianificazione finanziaria coerente ai risultati, e ai bisogni di capitalizzazione L’«ALGORITMO DELLA LEVA» FINANZIARIA E LA CONVENIENZA NELL’UTILIZZO DEI MEZZI DI TERZI L’impiego della leva finanziaria permette di sfruttare il capitale prestato dalle banche per aumentare la redditività dell’investimento della propria farmacia. Il cosiddetto “algoritmo della leva” vale in finanza se il capitale di debito ha l’onere finanziario inferiore al cosiddetto “costo opportunità del capitale”. All’aumentare della leva finanziaria aumentano i rischi, ma il rendimento sul capitale proprio aumenta: conoscere questo algoritmo consente di valutare se nuovi progetti di investimento sono finanziamenti sostenibili. IL COSTO DEL DENARO Il costo del denaro equivale al tasso di interesse, cioè alla somma dovuta come compenso per ottenere la disponibilità di un capitale prestato da terzi per un certo periodo. La giustificazione dell’interesse sta nel fatto che viene dato un valore al tempo in cui si utilizza un capitale prestato da terzi. Durante questa sessione saranno esaminati i temi: • Tasso di interesse nominale e tasso di interesse effettivo • Tasso interno di rendimento LE FONTI DI FINANZIAMENTO PER LE FARMACIE Per l’acquisizione iniziale della farmacia il capitale impiegato può essere di due tipi: • capitale proprio del farmacista • capitale ottenuto attraverso ricorso dell’indebitamento Frequentemente si utilizza il canale bancario e in questa sessione si ascolteranno anche le testimonianze degli Istituti finanziari che aggiorneranno il farmacista sulle attuali novità e prospettive dell’offerta bancaria. modulo I IL MARKETING MANAGEMENT L’evoluzione delle esigenze e dei comportamenti di acquisto della clientela richiede anche in farmacia la conoscenza e l’applicazione delle tecniche di marketing e di visual merchandising per poter valorizzare e comunicare in maniera efficace la propria professionalità e per distinguersi dagli altri competitors. Il modulo si propone di aiutare a definire e ad implementare la strategia di sviluppo della farmacia attraverso un percorso di analisi dei contenuti, delle regole e degli strumenti per la gestione del punto vendita e la realizzazione di un piano marketing. Durante lo svolgimento del modulo si effettueranno alcuni “case study” con l’intervento di “testimonials aziendali” ed esercitazioni per simulare ed applicare praticamente le nozioni apprese durante il corso. LE STRATEGIE DI MARKETING DEL CANALE • • • • • • Il posizionamento del p.d.v. L’analisi del bacino d’utenza L’analisi dei p.d.v. competitors Il questionario di customer-satisfaction La SWOT Analysis La legislazione vigente L’ASSORTIMENTO E LE SCELTE ASSORTIMENTALI • • • • • L’analisi ed il ruolo delle categorie (category management) L’ampiezza e la profondità dell’assortimento I criteri di selezione delle referenze I trend di mercato L’analisi dei dati ed il “benchmark” LE TECNICHE ESPOSITIVE • • • • • L’analisi strutturale del p.d.v. Criteri di base di visual merchandising La comunicazione esterna al p.d.v. La comunicazione interna al p.d.v. L’ottimizzazione e la redditività dello spazio a scaffale IL PIANO MARKETING • • • • • Il ruolo del marketing in farmacia La struttura del piano marketing Le regole per la stesura di un piano marketing Le fasi per la costruzione di un piano marketing Il piano “operativo” e il piano “merchandising” LE STRATEGIE DI PRICING E PROMOTION • • • • Criteri di definizione delle politiche di pricing Tipologie di promozioni/animazioni Criteri di gestione e comunicazione delle promozioni in farmacia L’analisi della redditività LA FIDELIZZAZIONE DELLA CLIENTELA • • • • L’importanza della fidelizzazione Sistemi di fidelizzazione in altri canali Criteri per la costruzione di sistemi di fidelizzazione in farmacia La normativa in tema di privacy AREA MARKETING Roberto Pasqua modulo II DAI SERVIZI IN FARMACIA ALLA FARMACIA DEI SERVIZI La farmacia del futuro non si limiterà a vendere e a distribuire solo prodotti, ma offrirà nuovi servizi per la salute ed il benessere della clientela. Questa evoluzione richiede nuove capacità e modalità organizzative all’interno della farmacia. Il modulo si propone di fornire una visione sulle strategie di gestione dei servizi in farmacia al fine si sviluppare concrete ed aggiornate abilità professionali per la creazione della “farmacia dei servizi”. Durante lo svolgimento del modulo si effettueranno alcuni “case study” con l’intervento di “testimonials aziendali” ed esercitazioni per simulare ed applicare praticamente le nozioni apprese durante il corso. I MACRO TREND IL MARKETING DEI SERVIZI IL RUOLO DEI SERVIZI IN FARMACIA LE TIPOLOGIE DI SERVIZI IN FARMACIA LA PROGETTAZIONE DEI SERVIZI • Analisi di scenario • L’evoluzione del sistema sanitario • • • • • Differenza tra gestione di beni e di servizi Il marketing mix Il ruolo del “personale di contatto” L’ambiente e la comunicazione La standardizzazione • Educazione e prevenzione sanitaria • Vendita e consiglio complementare • Fidelizzazione della clientela • La normativa e la fiscalità • Tipologie di servizi • Il ciclo di vita dei servizi • • • • L’analisi dei vincoli L’analisi dei processi L’analisi economica La comunicazione e la valorizzazione alla clientela modulo III GESTIONE, MOTIVAZIONE ED INCENTIVAZIONE DEI COLLABORATORI Se da un lato il costo del personale rappresenta un costo significativo per la farmacia, dall’altro lato può costituire un “valore aggiunto” nei confronti della clientela che attribuisce alla componente “umana” del servizio lo stesso peso che assegna a fattori essenziali e ovvi come la disponibilità di prodotti. Le complessità che oggi la farmacia deve affrontare spinge ad interrogarsi su come rendere più efficiente il lavoro della propria squadra. Il modulo si propone di fornire le metodologie e gli strumenti necessari per migliorare l’organizzazione interna della farmacia, per animare e guidare efficacemente i collaboratori verso il raggiungimento di obiettivi e per la costruzione di un “piano di incentivazione”. Durante lo svolgimento del modulo si effettueranno alcuni “case study” con l’intervento di “testimonials aziendali” ed esercitazioni per simulare ed applicare praticamente le nozioni apprese durante il corso. I FATTORI VINCENTI DELLA MOTIVAZIONE • • • • La motivazione come motore di sviluppo dei collaboratori L’assegnazione di obiettivi La leadership Lo spirito di squadra L’OTTIMIZZAZIONE DELL’ORGANIZZAZIONE • • • • I profili dei collaboratori L’organigramma della farmacia L’elaborazione della job description Il mansionario LA VALUTAZIONE DEI COLLABORATORI IL PIANO DI INCENTIVAZIONE AREA MARKETING Roberto Pasqua • Definizione dei criteri di valutazione • Il colloquio di valutazione • • • • Le tipologie di incentivazione Gli strumenti di incentivazione Le fasi per la costruzione di un sistema di incentivazione La normativa fiscale Note ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ Sedi Sala Conferenze CTF Group S.c.r.l. Via Provinciale, 18 24040 Lallio (BG) Auditorium Nord Est Farma Spa Via Fusinieri, 8 36050 Bolzano Vicentino (VI) Alessandra Cimadoro Tel 035 2055566 Fax 035 2055585 Sabrina Busatta Tel. 0444 250140 Fax 0444 250190 Provider e Segreteria Organizzativa FENIX SRL Via Ugo Foscolo, 25 27100 PAVIA Tel 0382 1752851 Fax 0382 1752852 e-mail: [email protected] Con il contributo non condizionato di
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