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A tutti gli Appaltatori Gentile Appaltatore, abbiamo il - Fornitori

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A tutti gli Appaltatori
Gentile Appaltatore,
abbiamo il piacere di comunicare che, con decorrenza 1 settembre 2014 ed anche in vista
dell’imminente obbligo della fatturazione elettronica nelle transazioni economiche con la Pubblica
Amministrazione, Enel accetterà solo fatture inviate in modalità elettronica attraverso i sistemi
elettronici di Enel (Portale degli Acquisti).
Conseguentemente, le fatture cartacee saranno accettate fino alla data suindicata decorsa la quale ,
in mancanza della fattura elettronica, Enel non procederà ad alcun pagamento né terrà conto delle
fatture cartacee ai fini del computo della data di ricezione.
Al fine di offrire un miglior servizio ai propri Appaltatori , Enel ha da tempo messo a disposizione
l’innovativo sistema WebEDI che rende più tempestiva ed efficace la trasmissione delle fatture,
con numerosi vantaggi, tra i quali:
 trasmissione e acquisizione delle informazioni in tempo reale (ordini di acquisto, benestare,
fatture, ordini di pagamento);
 compilazione on-line della fattura o l’upload del documento fattura XML
 riduzione dei costi di lavorazione (buste, affrancatura postale, spostamenti);
 eliminazione di ritardi e disguidi dovuti alla spedizione delle fatture cartacee;
 riduzione dei tempi connessi alle attività di liquidazione delle fatture;
 facilitazioni nei termini di pagamento, se contrattualmente previste.
Per usufruire gratuitamente del servizio è sufficiente iscriversi al portale www.acquisti.enel.it
(sezione Strumenti e-Procurement -> myHome -> WedEDI) e seguire le indicazioni riportate.
Per tutti gli appaltatori registrati al servizio WebEDI sarà disponibile anche il nuovo canale
telematico per inviare le fatture in formato PDF o Tiff.
In particolare la modalità “Upload documento fattura PDF/Tiff” garantisce, da parte di
Enel,l’acquisizione immediata delle fatture offrendo garanzie in termini di sicurezza, tempestività
ed economicità di lavorazione.
Per ulteriori informazioni sulle modalità di iscrizione al servizio, è a disposizione l’help desk Enel
al numero 06/83055500;
Inoltre, per approfondire le modalità di utilizzo dei sistemi WEB-EDI e del CANALE TIFF/PDF, è
disponibile un’apposita sezione dello stesso Portale .
Con l’occasione ricordiamo che, laddove esplicitamente previsto, l’emissione della fattura rimane
subordinata alla ricezione dell’autorizzazione al pagamento emessa dall’unità Enel richiedente i
cui estremi devono essere riportati sulla fattura stessa.
Allegato
Processo di “Registrazione” dei fornitori al portale acquisti
Enel per l’utilizzo del sistema di fatturazione elettronica
WebEDI
La procedura descritta trova la sua applicazione soltanto per i
fornitori “non registrati” al portale Enel degli Acquisti, ovvero
per i soli fornitori che non possiedono già le credenziali
(username e password) per accedere al suddetto portale.
Durante la fase di registrazione, nella quale l’utente potrà
scegliere una password per il futuro accesso al sistema
informativo di Enel, saranno richieste informazioni di carattere
anagrafico e relative al settore merceologico dell’azienda. Per
procedere con la registrazione è sufficiente seguire le seguenti
indicazioni utilizzando il browser Internet explorer non
superiore alla versione 9:
1 È possibile attivare il processo di registrazione direttamente
dalla homepage del portale acquisti Enel
(www.acquisti.enel.it), cliccando sul link “Registrati per
accedere ai servizi on line” (area cerchiata in rosso nella ig.
1)
FIGURA 1
2
Inserire le informazioni richieste nel modulo (fig.2) e
attendere il ricevimento di una email di convalida della
nuova utenza creata.
FIGURA 2
3 Alla ricezione della email, confermare la registrazione
cliccando sul link in essa contenuto. Il sistema genererà una
schermata come quella raffigurata nella figura 3 (fig.3).
Cliccando sul bottone “Registrami”, si convalideranno i dati
dell’utente e le credenziali definite. Si potrà quindi accedere
all’area dedicata ai fornitori del Gruppo Enel, effettuando il
login con lo username (tua email) e la password
precedentemente convalidati
FIGURA 3
4 Successivamente si attiverà la seguente scheda (fig.4), dove
dovranno essere inseriti tutti i dati anagrafici aziendali
richiesti.
FIGURA 4
5 Al termine della compilazione, cliccando sul tasto “Fine”
(fig.5) il sistema effettuerà un controllo sui dati dichiarati e, se
congruenti con i controlli previsti, confermerà il buon esito
dell’operazione.
FIGURA 5
6 Si visualizzerà quindi la seguente schermata (fig. 6) che oltre a
confermare l’esito della registrazione dei dati anagrafici
dell’azienda. Per rendere effettiva l’operazione è necessario
indicare il motivo della registrazione. In questa fase, il
fornitore può optare per la scelta di poter emettere fatture
con il servizio Web-EDI
FIGURA 6
7 L’ultimo adempimento, al fine di poter usufruire del servizio
di fatturazione elettronica, è l’accettazione del regolamento
eProcurement Enel. Effettuando quindi il login al portale
Enel degli acquisti (www.acquisti.enel) o se non si è usciti
dal sistema, dopo aver concluso la compilazione del
questionario (punto 6 della presente guida), si accede alla
myHome, l’area del portale acquisti di Enel dedicata ai
servizi per i fornitori. Nella sezione denominata “Norme e
modulistica” è possibile scaricare il “Regolamento” (fig. 7)
che dopo essere stato letto, deve essere esplicitamente
accettato dal legale rappresentante dell’azienda, tramite il
“Modulo di adesione”.
FIGURA 7
Cliccando quindi sul tag “crea modulo di adesione” sarà
visualizzata una scheda contenente i principali dati
anagrafici dell’azienda (fig. 8). In essa dovrà essere riportato
il nome e cognome del rappresentante legale o del
procuratore dell’azienda. Cliccando sul tasto “Genera
modulo”, si potrà creare il Modulo di adesione (fig. 9).
FIGURA 8
Dopo aver stampato il documento, inserire luogo e data,
apporre la firma del rappresentante legale ed inviarlo al
numero di fax (0039 06 64445530) in esso indicato.
Tutte le comunicazioni che Enel invierà per le successive
fasi contrattuali, terranno conto dei dati dichiarati
dall’azienda.
FIGURA 9
Una volta inviato il modulo di adesione si dovrà attendere una email
da parte di Enel che confermerà l’attivazione del servizio WebEDI.
8 Effettuando nuovamente il login al portale Enel degli acquisti
(utilizzando le credenziali ottenute in fase di registrazione)
si potrà accedere alla sezione denominata myHome, dove
oltre che poter gestire i dati anagrafici della propria azienda,
sarà possibile accedere al sistema WebEDI ed iniziare
l’attività di fatturazione (fig.10). Informazioni dettagliate in
merito al funzionamento del servizio potranno essere
visualizzate cliccando sul bottone “Demo”.
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