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Dematerializzazione dei processi di business in cloud

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Dematerializzazione dei
processi di business e il cloud
Lomazzo, 8 Ottobre 2014
Agenda
 Il Consumo della carta
 L’evoluzione normativa
 L’evoluzione tecnologica
 Qualche esempio
Slide 2
Perché digitalizzare?

Ripetute indagini (fonti: Xplor Italia-Research, Sole24Ore,Net
Consulting, Politecnico Milano):



In media un addetto



il 7,5% di tutti i documenti viene perso, un ulteriore 3% viene archiviato
erroneamente;
il personale di imprese pubbliche e private spende tra il 5% e il 15% del
proprio tempo per leggere l’informazione, ma impiega fino al 50% nella
sua ricerca.
spende 25 ore per ricostruire un documento perso
spende 400 ore in un anno per cercare documenti che non si trovano.
In media enti e aziende




perdono 1 documento ogni 20
producono 19 copie di uno stesso documento
spendono circa 20 euro per l’archiviazione di un singolo documento
spendono circa 120 euro per recuperare un documento catalogato o archiviato in modo
scorretto.
Fonte: Evento Regione Veneto, Riflessioni sul C.A.D. e dintorni, G. Riem – 14 Maggio 2012
Slide 3
Il consumo della carta

http://www.ilpost.it/2012/04/04/chi-consuma-piu-carta/

Il sito dell’Economist ha pubblicato un grafico sul consumo di carta pro capite oggi nel mondo.
Come ricorda il settimanale, trent’anni fa con l’avvento dei computer si pensava che il consumo di
carta sarebbe radicalmente sceso negli anni successivi. Invece, paradossalmente, dal 1980 a oggi
il consumo di carta nel mondo è cresciuto del 50 per cento. Un americano medio, scrive
l’Economist, consuma in un anno l’equivalente di carta che si ricava da quasi sei alberi da 12
metri, per esempio. Quelli che consumano più carta nel mondo a livello pro capite, tuttavia, sono i
belgi con otto alberi e mezzo: in questo caso, scrive l’Economist, la colpa è della burocrazia
europea di Bruxelles che fa sì che vengano stampate molte copie degli stessi documenti, in più
lingue.

L’Italia non compare nel grafico dell’Economist ma anche da queste parti il consumo di carta è
piuttosto elevato. Secondo uno studio del Bureau of International Recycling (BIR), l’Italia
avrebbe consumato nel 2010 quasi 11 milioni di tonnellate di carta, più di Brasile, Russia, India,
Francia, Spagna o Regno Unito. Finlandia, Svezia, Germania e Austria sono nelle prime posizioni
nel grafico dell’Economist, invece, perché utilizzerebbero per gli imballaggi molta più
carta rispetto agli altri paesi. Il grafico mostra il consumo di carta nel 2010, calcolato nella
quantità di carta prodotta da ogni singolo paese più la quantità di carta importata, al netto di
quella esportata.
Slide 4
Slide 5
Il consumo della carta
Slide 6
La gestione della carta e
i costi nascosti


http://www.firmagrafometrica.it/calcolo_del_ritorno_economico.asp
http://www.sefin.it/index.php/FAQ-Gestione-Documentale/quanto-costa-adunazienda-ogni-documento-cartaceo.html

Italia Oggi in una sua stima del 2010 ha calcolato che la produzione di ogni documento cartaceo
costa 0,61 €. Il costo di gestione è di 1,35 €.
Il Sole 24ORE ha calcolato (stima del 2010) che il 40% del costo della gestione cartacea è
costituito da costo del personale.
L’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato (stima del
2007) che il risparmio del passaggio alle procure digitali relative al document management oscilla
dal 67% all’82% dei costi totali della gestione cartacea.
Per ogni Euro speso per produrre documenti cartacei vengono spesi dai 20 a 50 Euro per il loro
processamento (fonte: Gartner, 2004).
Il 30% della carta stampata è cestinata (fonte INPS, 2002).
Il 25% dei documenti cartacei sono archiviati e non possono essere riutilizzati (Fonte: D&T, 2003)
In pratica si possono risparmiare mediamente:
70 Giorni di lavoro a fotocopiare, archiviare e consultare i fascicoli richiesti dai Clienti
900 Euro di acquisto di armadi ignifughi per conservare i documenti cartacei
150 Euro di carta per fotocopie da destinare ad archiviazione






Slide 7
Caso d’uso: studio dentistico
con una poltrona
Costi di gestione della carta
Esempio di utilizzo: 150 moduli (di 3 pagine) al mese  5400 fogli
annui
Voci di costo
Fogli di carta
Toner
Stampante
Costo
(annuo)
Criterio di calcolo
€ 33
circa € 3 per risma da 500 fogli
€ 216
1 toner da € 80 ogni 2000 fogli
€ 27
1 stampante da € 200 ogni 20 toner
Raccoglitori
€ 108
Si ipotizza un raccoglitore da € 3 ogni 50 moduli (36
raccoglitori annui)
Armadi
€ 144
Un armadio da € 200 ogni 50 raccoglitori
Locali
€ 1000
€ 1000 al mq. Un mq per ogni armadio.
Costo risorsa umana recuperato
€ 2000
5 minuti a modulo in uno studio informatizzato (1800
moduli annui). Costo risorsa 20 euro l’ora.
Totale annuo
€ 3528
Slide 8
La rivoluzione digitale

Negli ultimi anni, sia i media che la politica hanno spinto
nell’ottica di una «rivoluzione digitale»

Le intenzioni dell’ Agenda Digitale per l’Italia










Semplificazione della PA
Banda larga
Anagrafe Unica
Obbligo della ricezione del pagamento con bancomat per
professionisti, per cifre al di sopra dei 30 Euro (30 Giugno, anche
se non è prevista alcuna sanzione per chi non se ne sia dotato…)
Obbligo della fatturazione elettronica verso PA
Processo Civile Telematico
Firma Elettronica Avanzata
Registro elettronico e LIM nelle scuole
Conservazione sostitutiva a norma
ecc. ecc.
Slide 9
Agenda
 Il Consumo della carta
 L’evoluzione normativa
 L’evoluzione tecnologica
 Qualche esempio
Slide 10
L’evoluzione normativa
 Spunti normativi
 Fatturazione elettronica
 Conservazione sostitutiva
 Firma elettronica avanzata (DPCM 22 Febbraio 2013)
 Evoluzione della Firma digitale: Firma Digitale
Remota
Slide 11
Fatturazione elettronica
 Dal 6 giugno 2014 le PA Centrali non possono più
accettare le fatture emesse o trasmesse in forma
cartacea e non possono procedere al pagamento,
anche parziale, sino alla ricezione
del documento elettronico.
 Dal 31 marzo 2015 l'obbligo di fatturazione
elettronica è esteso anche ai fornitori delle PAL
(Pubbliche Amministrazioni Locali) come indicato
nel Decreto Irpef (art. 25) pubblicato sulla
Gazzetta Ufficiale il 24 aprile 2014.
Slide 12
Fatturazione elettronica
Quadro normativo

Articolo 1, commi 209-214 Legge 244/2007 e successive modifiche

È la norma che istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione.
… L'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti
con le amministrazioni pubbliche deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.
…. Le amministrazioni pubbliche non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma
cartacea ne' possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma
elettronica.
…. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio

Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di
Interscambio



Decreto 3 aprile 2013 n. 55


individua nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI),
ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai
servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI.
regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica
attraverso il Sistema di Interscambio
Art. 25 del D.L. 66/2014
Modifica la tempistica di adozione
Slide 13
Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è il processo legale/informatico, regolamentato
dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con
pieno valore legale. La conservazione sostitutiva equipara, se si
rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici
e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o
ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione,
all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per
legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente
documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e
tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di
conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel
corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo
italiano relativo alla conservazione sostitutiva.
Slide 14
Conservazione sostitutiva
Quadro normativo

D.M. 17 giugno 2014: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo. n. 82/2005.
(Pubblicato nella G.U. n. 146 del 26 giugno 2014).

D.P.C.M. 03 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli
20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (Pubblicato nella G.U. n. 59 del 12
marzo 2014).

Decreto Legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004: "Attuazione della direttiva 2001/115/CE che
semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA".

Decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 26 ottobre 1972 e successive modificazioni
ed integrazioni: ISTITUZIONE E DISCIPLINA DELL’IMPOSTA SUL VALORE AGGIUNTO

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo 2009: Regole tecniche in materia di
generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.
(Pubblicato nella Gazz. Uff. 6 giugno 2009, n. 129).

Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 143663/2010: Provvedimento attuativo della
comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo
5 del decreto 23 gennaio 2004.
Slide 15
Firma grafometrica

Per firma grafometrica si intende l’apposizione di una firma autografa
su un supporto tecnologico specifico - un pad di firma, un tablet PC o
un tablet – che registra, oltre all’immagine della firma, alcuni parametri
biometrici

È basata sulle caratteristiche
comportamentali del titolare che firma
con uno stilo elettronico su una
tavoletta grafica ad alta sensibilità.

In funzione della tecnologia impiegata, si
possono ottenere diversi livelli di qualità
Slide 16
Firma grafometrica
Definizioni DPCM 22 Febbraio 2013

Firma Elettronica


“L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di
identificazione informatica”
Firma Elettronica Avanzata (FEA)

“Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del
documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con
mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati
ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i
dati stessi siano stati successivamente modificati”

Valida legalmente dal 21 Maggio 2013, secondo quanto pubblicato in
Gazzetta Ufficiale n. 117 del 21.05.2013, dove vengono rese attuative le
Regole Tecniche in materia di firme elettroniche avanzate, qualificate e
digitali
Slide 17
Firma grafometrica
Definizioni DPCM 22 Febbraio 2013
 Firma Digitale

“Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata
su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra
loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di
rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l’integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici”.
 Firma Elettronica Qualificata

“Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia
basata su un certificato qualificato e realizzata mediante
un dispositivo sicuro per la creazione della firma”.
Slide 18
Firma Elettronica Avanzata
Responsabilità di processo da parte del cliente

La medesima soluzione tecnologica che realizza la firma grafometrica
consente, mediante accorgimenti nel processo, di supportare la firma
elettronica avanzata
1.
Identificazione del firmatario; questa operazione è delegata al broker/operatore di sportello, che
2.
obblighi di informazione dal contenuto estremamente dettagliato
riconosce la persona che si presenta allo sportello mediante la verifica di un documento di identità. Non è
richiesto dalla normativa che, nel caso digitale, il documento venga scansionato e allegato al pdf, anche se
è consigliabile per eventuali questioni successive.




sui termini e sulle condizioni del servizio, compresa ogni eventuale limitazione d’uso
sulle caratteristiche del sistema idonee a soddisfare i requisiti di legge
sulle caratteristiche delle tecnologie utilizzate e su come queste consentono di ottemperare a quanto
previsto dalla legge
sulle modalità con cui il firmatario può ottenere copia della dichiarazione di accettazione delle
condizioni di servizio
3.
Dichiarazione di accettazione; obbligo di subordinare l’attivazione del servizio alla sottoscrizione di
una dichiarazione di accettazione delle condizioni di servizio da parte dell’utente
4.
Revoca; servizio di revoca del consenso all’utilizzo della soluzione di firma elettronica avanzata ed un
5.
Assicurazione; copertura assicurativa per la responsabilità civile per un ammontare non inferiore
a cinquecentomila euro
servizio di assistenza
Slide 19
Firma Elettronica Avanzata
Responsabilità della tecnologia
1.
Connessione univoca della firma al firmatario; i parametri biometrici che vengono raccolti
2.
il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i
dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma; i dati biometrici
durante la firma appartengono univocamente al firmatario
relativi alla grafometria sono propri e caratteristici del firmatario, e la gestione della chiave di decifratura
da parte di un notaio rende impossibile utilizzare un dato biometrico su un documento diverso da quello
per cui il dato è stato catturato
3.
la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito
modifiche dopo l’apposizione della firma; Questo passo è garantito dalla firma con certificato
digitale del documento PDF composto da: documento originale, eventuali allegati, ESDC
4.
la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto;



5.
Firmando su un tablet android si può vedere l’intero documento.
Utilizzando un monitor + tavoletta con display che visualizzi la porzione di documento si potrebbe
avere la stessa (o quasi) evidenza.
il firmatario può accedere al/a una copia del documento firmato
l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli
atti, fatti o dati nello stesso rappresentati; Utilizzo del formato PDF/A ed, eventualmente, della
marca temporale
6.
l’individuazione del soggetto che ha erogato la soluzione di firma elettronica avanzata
e la connessione univoca della firma al documento sottoscritto; Cifratura di dati biometrici
congiuntamente allo hash del documento nell’ESDC
Slide 20
Firma digitale remota

La “firma remota” è una modalità innovativa di firma digitale che, pur garantendo lo stesso grado
di sicu­rezza e gli stessi effetti di legge della tradizionale firma digitale basata su smart card o
token UBS, rispetto a quest’ultima offre diversi vantaggi specifici:




non richiede l’installazione di hardware o software dedicato, pertanto riduce virtualmente a zero i relativi
problemi di incompatibilità hw/sw, supporto tecnico, ecc.
è sostanzialmente indipendente dall’ambiente operativo dell’utente (Windows, Mac, Linux, …)
permette di generare firme digitali in ogni momento ed in ogni luogo.
In concreto, con “firma remota” si intende la firma digitale eseguita con una chiave privata non
residente su un dispositivo personale dell’utente, quale ad es. una smartcard, bensì su un
dispositivo remoto (normalmente un HSM – Hardware Security Module). I dati da firmare (o
meglio la loro impronta) sono inviati allo HSM attraverso la rete, e la risposta ritorna all’utente
sempre attraverso la rete, come illustrato in modo semplificato nella figura:
Slide 21
Agenda
 Il Consumo della carta
 L’evoluzione normativa
 L’evoluzione tecnologica
 Qualche esempio
Slide 22
L’evoluzione tecnologica

L’avvento dei tablet



Pin, token e chiavette


Ha consentito di allargare il mercato dei fruitori della
tecnologia
Nel caso della firma grafometrica, permette di sostituire il kit
PC + tavoletta in un device facilmente trasportabile
Utilizzati per l’accesso a lettori di smart card, per la
realizzazione dell’autenticazione forte per effettuare
disposizioni bancarie e per l’attivazione della firma digitale
remota
…e la voce?

Utilizzo per accesso nella propria sezione privata dell’internet
banking (http://www.widiba.it/)
Slide 23
Gli strumenti del processo
documentale dematerializzato
 Scanner
 OCR
 Applicazione di Validazione
 Firma del documento
 Invio al gestore documentale della versione flattened
 Invio in conservazione sostitutiva a norma della versione
con i dati biometrici
Slide 24
Come cambia il ciclo di
vita del documento
As is
Creazione
documento
Visualizzazione
Stampa
Firma sul
cartaceo
Scansione
Documentale
Conservazione
Dematerializzazione
To be
Creazione
documento
Visualizzazione
Firma
grafometrica
Documentale
Conservazione
Il documento viene archiviato come «originale digitale», non essendo mai stato materializzato.
La firma ottenuta può essere una firma elettronica semplice, una firma elettronica con qualche
vincolo di processo per renderla meno oppugnabile, o una firma elettronica avanzata, se il
processo rispetta completamente quanto indicato dalla normativa
Slide 25
Sistema di firma integrabile in un processo come
black box
Slide 26
Fruibilità della firma
Evoluzione da inizio 2013 a oggi
On-line
PC Punto
Punto fisso
fisso 55 in.
in.
PC
Punto fisso
fisso 55 in.
in. Colori
Colori
Punto
Punto fisso
fisso 10
10 in.
in. Colori
Colori
Punto
Win 88
Win
Android
Android
iOs
iOs
Off-line
Off-line
Full off-line
off-line
Full
























Slide 27
Cloud si/ Cloud no
Cloud si
Cloud no
Nessuna necessità di costi del lavoro
fissi in ambito ICT
Dipendenza dal gestore del servizio
Garanzie su:
• SLA
• Backup
• Business Continuity
I dati aziendali devono rimanere
all’interno della struttura
Accesso a tecnologie varie in
modalità «servizio», l’acquisizione
delle quali richiederebbe notevoli
investimenti
Privacy: Non so dove vadano a finire
i miei dati, dietro la nuvola
Accessibilità con qualunque
dispositivo da qualunque zona
Migrazione dei dati in caso di cambio
provider
Slide 28
Agenda
 Il Consumo della carta
 L’evoluzione normativa
 L’evoluzione tecnologica
 Qualche esempio
Slide 29
Qualche esempio di fruizione di
servizi cloud
 Dropbox / EMC Syncplicity
 Servizio Mail
 Gestore documentale
 Firma
 Conservazione sostitutiva a norma
 Postalizzazione documenti e invio raccomandate
Slide 30
Grazie
www.kedos-srl.it
Nicola Bianconcini
Slide 31
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