ARGO DOC

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Argo Software S.r.l. Zona Industriale III Fase - 97100 Ragusa Tel. 0932/666412 (15 linee)
Fax 667551 - Amm. 667550 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it
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ARGO DOC è un sistema per la gestione documentale in formato elettronico che consente di conservare i
propri documenti su un server Web accessibile via internet. Ciò significa che i documenti non risiedono più sul proprio
pc, ma sono sempre disponibili da qualsiasi computer connesso ad internet
I dati gestiti tramite ArgoDoc possono essere files di qualsiasi natura; sono organizzati in una struttura ad
albero simile a quella di windows. Inoltre è possibile trasferire dal proprio PC ad ArgoDoc (e viceversa) intere cartelle
di dati con tutte le sottocartelle contenute. Nel caso di documenti cartacei, è disponibile la gestione dello scanner che
consente di acquisire i files di scansione ed indirizzarli alla cartella desiderata.
ArgoDoc consente di condividere i propri dati o parte di essi con altri utenti e di potere quindi evitare le difficoltà
dell'invio in modalità FTP o la lentezza dell'invio tramite e-mail. Pubblicando un dato su ArgoDoc, questo è subito
disponibile a tutti gli utenti cui è stata attribuita la condivisione, e può essere immediatamente scaricato ed utilizzato
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GESTIONE DEGLI ACCESSI
Dopo aver digitato un apposito indirizzo web la scuola che utilizza il servizio Argo Doc accede alla seguente finestra:
Quindi dopo avere inserito i propri codici è possibile entrare in una sezione nella quale scegliere gli applicativi web di
proprio interesse.
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Nel caso d’utilizzo d’ArgoDoc si aprirà la finestra contenente la pagina iniziale contenente il menù generale.
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MENU’ GENERALE
Il menù generale è così strutturato:
•
FILE
•
MODIFICA
•
ALTRO
A sinistra sono riportate le cartelle gestite dalla scuola, ad esempio Documenti scuola oppure Documenti
personali; quindi, cliccando sul segno + posto accanto al nome della scuola si espande il menù ad albero costituito
dalle cartelle e sottocartelle contenenti i documenti gestiti dalla scuola in possesso di ArgoDoc.
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Quando ci si posiziona su un documento utilizzando le voci del menù File oppure cliccando sulle apposite icone è
possibile effettuare alcune operazioni che andremo a descrivere nei seguenti paragrafi.
Crea Cartella: dopo avere specificato il nome della cartella cliccare sul tasto Invio e la cartella si
visualizzerà
nella
struttura
ad
albero
a
sinistra
come
si
può
vedere
nell’immagine
sottostante
.
Una volta creata la cartella, cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse, si visualizza il menù attraverso il
quale è possibile attivare le funzioni riportate nel seguente pannello
AGGIUNGI DOCUMENTO
Dopo aver cliccato sull’icona
Aggiungi documento oppure sul menù File /Aggiungi documento si apre il
pannello
Il pulsante
facilita l’immissione del documento in quanto consente di andare a specificare
direttamente il percorso dal quale selezionarlo.
Quindi cliccare sul pulsante
per confermare l’operazione. Al termine, sarà inviato un messaggio
che informa l’utente che il file è stato caricato correttamente e pertanto cliccare su
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La funzione di caricamento di un documento da scanner che può avvenire utilizzando il menù generale
File/Aggiungi documento da scanner oppure cliccando sulla relativa
icona
. “Aggiungi documento da scanner”,
consente di acquisire i files di scansione e di indirizzarli alla cartella desiderata.
Argo Doc, inoltre, facilita il lavoro della gestione documentale dando la possibilità di condividere e pubblicare in
forma immediata i propri dati con altri utenti, di mantenere la storia di tutte le eventuali modifiche apportate ai documenti
grazie alla funzione Elabora/modifica documento disponibile nel menù Modifica o attraverso la apposita icona
ELABORAZIONE/MODIFICA DOCUMENTO
Il pulsante
posizionato accanto al nome del file indica che un documento è in stato d’elaborazione;
quindi facendoci sopra doppio click si visualizza il pannello in cui cliccare su
per salvare il
documento. Dopo avere apportato le modifiche desiderate rilasciare il documento utilizzando il pulsante
seguito si visualizza il seguente pannello:
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; di
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Utilizzando il pulsante
premendo su
si può selezionare un percorso diverso da quello proposto;
poi
si procede con il caricamento del documento ed al termine l’utente sarà avvisato dal
seguente messaggio
Se si vuole è possibile inserire un commento nella casella di testo Commento e poi cliccare su Chiudi per
uscire dalla procedura.
Nella parte bassa della schermata cliccando sulla sezione
si visualizza lo storico delle modifiche
apportate al documento nonché sarà possibile consultare e/o ripristinare vecchie versioni dello stesso
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RICERCA DOCUMENTI
ArgoDoc dispone di funzionalità di ricerca raggiungibili mediante la sezione Ricerca; infatti è possibile effettuare
ricerche semplici o avanzate utilizzando i campi disponibili nonché salvare i criteri di ricerca per poterli richiamare in
seguito.
Spuntando il flag sul campo Ricerca Avanzata si attivano, i campi per effettuare delle ricerche più dettagliate
riferite ad un determinato intervallo, ad esempio
oppure ad una parola
chiave, ad esempio, Circolare N.
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Riportiamo di seguito un prospetto di icone che caratterizzano lo stato di una cartella in funzione del
colore. La cartella pertanto può essere così classificata
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GESTIONE SICUREZZA
L’utente è libero di creare le proprie cartelle, di inserirvi i propri documenti e di condividerne i permessi
d’accesso di lettura/scrittura.
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Ad esempio, per abilitare un utente o un gruppo alla lettura e/o scrittura di un documento basta cliccare sul
pulsante
.
Di seguito si aprirà il pannello Sicurezza all’interno del quale posizionandosi sulla tab page
e spuntando o deselezionando il flag
o
, è possibile abilitare e/o disabilitare i permessi di lettura e/o
scrittura. Per rendere definitiva l’operazione occorre cliccare sul tasto Aggiorna
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INTEGRAZIONE CON ARGO PROTOCOLLO
L’applicazione ArgoDoc interagisce con Argo Protocollo, che grazie a quest’integrazione, estende la propria
operatività consentendo di conservare su un Web server tutti i dati relativi alla corrispondenza, unitamente alla possibilità
di allegare un file o di effettuare una scansione del documento inerente la corrispondenza che si sta registrando.
Inoltre attraverso la procedura di ricerca/modifica, l'utente potrà richiamare un protocollo, visualizzare il file
allegato e apportare eventuali modifiche. Tutto questo garantendo sia la tracciabilità delle operazioni che la sicurezza dei
dati creati dal Protocollo.
N.B:
La visualizzazione dei dati avviene solo dal Protocollo e l’utente abilitato al Protocollo deve avere nella sezione
Privilegi Utente i privilegi anche per Argo Doc
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Invece l’utente che ha ArgoDoc deve avere l’abilitazione solo per Argo Doc cosi come si può notare nella
seguente immagine:
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ALTRO
Nell'ottica di una maggiore razionalizzazione della gestione dei documenti ed al fine di rendere ancora più
efficiente l'applicativo ArgoDoc , è stata introdotta una nuova funzione che implementa l'accesso alla condivisione dei
documenti da parte dei soggetti interessati.
Tale funzione, Collega unità locale, attivabile dalla voce di menù Altro, risulta pertanto molto utile per le
amministrazioni scolastiche in quanto finalizzata alla condivisione dei documenti sfruttando le caratteristiche del servizio
web ma con le potenzialità di un disco fisso.
Vediamo in dettaglio la modalità di funzionamento
COLLEGA UNITÀ LOCALE
Accedendo al menù Altro, prima di cliccare su Connetti unità locale l'utente viene indirizzato alla pagina
seguente:
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A sinistra è riportata una struttura ad albero dove uno dei rami presenti è una cartella denominata
Condivisione all'interno della quale sarà possibile creare ulteriori cartelle che poi conterranno i documenti e/o i dati da
gestire con tale modalità.
Infatti come avevamo già evidenziato, la connessione ad una unità locale rappresenta un metodo di gestione dei
documenti teso a facilitare il lavoro, organizzare e gestire al meglio le risorse disponibili, consentendo l’accesso
immediato alle informazioni nell'ambito di una efficiente organizzazione.
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Cliccando quindi su “Connetti Unità locale” verrà visualizzata la seguente schermata:
Di seguito premendo sul pulsante OK si procede con l'apertura di una applicazione del tipo
“Java (TM)Web Start Launcher”
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Le immagini successive visualizzate di seguito saranno:
e poi si visualizza il seguente pannello
Cliccando su Esegui l'applicativo proporrà un panello dal quale selezionare l'unità locale prescelta per la
condivisione, cosi come si può notare nella schermata successiva:
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Selezionare una unità , ad esempio D, digitare Utente e Password (che sono quelli utilizzati in fase d'accesso ) e
cliccare su Collega; al termine verrà visualizzato il messaggio:
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Quindi spostandosi su Risorse del computer e posizionandosi sulla unità prescelta, identificata con il nome
“Condivisione “,si potranno consultare i dati contenuti della suddetta unità, cosi come avere un disco fisso che lavora
con modalità web.
Ci preme evidenziare il fatto che l'utente, sfruttando le potenzialità offerte dalla connessione ad una unità locale,
avrà il privilegio di verificare i dati contemporaneamente in modalità web ed in modalità client cioè come sul disco fisso;
potrà,pertanto, gestire al meglio i contenuti della condivisione in tutte le fasi: dall'inserimento, alla modifica, dalla
classificazione alla archiviazione.
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DISCONNETTI UNITA' LOCALE
Per chiudere e quindi disconnettere l'unità locale il procedimento è identico a quello della connessione;
ovviamente la schermata proposta sarà la seguente:
Infatti cliccando sul pulsante Disconnetti sarà disabilitata la connessione e pertanto l'operatore sarà informato
relativamente alla avvenuta disconnessione con il seguente messaggio:
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