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La fattura elettronica e sua conservazione
Che cos’è la “FatturaPA”?
“La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola
tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad
avvalersi del Sistema di Interscambio.”. Tal è la definizione rinvenibile sul sito
http://www.fatturapa.gov.it: definizione laconica che, tuttavia, suggerisce già un primo dato di fatto,
ovvero che – come si vedrà meglio di qui a poco – la fatturaPA è una species del più ampio genus delle
fatture elettroniche.
Esaminando il dettato normativo contenuto nell’art. 21, comma 1 del DPR 633/72, come modificato
dall'art. 1, comma 325, lett. d) legge 24 dicembre 2012 n. 228, notiamo come la fattura elettronica viene
definita come quella “fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”.
Ai nostri fini, l’art. 21 va rapportato con quanto disposto dall’art. 39 del medesimo DPR 633/72, intitolato
“Tenuta e conservazione dei registri e documenti” che prevede, al comma 3: “le fatture
elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del
Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze, adottato ai sensi dell’art. 21 comma 5 del
Dl 7 marzo 2005, n. 82” (CAD) rimandando ad uno o più decreti del Ministro dell’Economia e delle
Finanze per la definizione delle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
Per complicare la comprensione della normativa fiscale in materia, il Legislatore, accanto al concetto di
“fattura elettronica”, utilizza quello di “fattura creata in formato elettronico” (art. 39, comma 3 DPR
633/72): sorge la domanda se tali denominazioni vengono utilizzate per riferirsi al medesimo atto, oppure
ineriscono a due diverse tipologie di fatture. Rispondere al presente interrogativo in un modo o nell’altro,
ha effetti diversi sulla fatturazione elettronica, che ex art. 21 DPR 633/72, “viene emessa e ricevuta” in
formato elettronico.
L’art. 39, infatti, nel richiamare le fatture “create in formato elettronico”, unitamente a quelle “cartacee”,
prevede che queste possono essere conservate elettronicamente.
La contrapposizione tra il dettato normativo di cui all’art. 21 che impone un “obbligo” di conservazione
elettronica delle fatture, sembra cozzare con quanto previsto dal successivo art. 39 che prevede una mera
facoltà di conservazione per le fatture create in formato elettronico, unitamente a quelle cartacee.
La contrapposizione è meramente apparente: infatti il Legislatore ha voluto distinguere, all’interno della
normativa fiscale, ipotesi distinte, applicando ad esse una diversa regolamentazione in ordine alla loro
conservazione (obbligo versus facoltà).
Non tutte le fatture create in modalità elettronica, infatti, possono essere considerate “fatture
elettroniche” ai sensi dell’art. 21: le fatture ad esempio elaborate in formato elettronico, tramite un
software di contabilità o un elaboratore di testi, ma inviate e ricevute su carta, non sono fatture
elettroniche. La medesima fattura cartacea, però, scannerizzata, inviata e ricevuta tramite posta
elettronica, può essere agevolmente intesa quale fattura elettronica.
La FatturaPA, però, pur rientrando tra le fatture elettroniche, ha natura e caratteristiche peculiari, che ne
fanno una species rispetto al più ampio genus della fattura elettronica.
La FatturaPA ha, infatti, le seguenti caratteristiche:
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a) il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato
della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio;
b) L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma
elettronica qualificata di chi emette la fattura;
c) la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario
della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Quindi non tutte le fatture elettroniche possono essere utilizzate nei rapporti con le Amministrazioni dello
Stato, nei confronti delle quali la Legge finanziaria 2008 (Legge n.244 del 24 dicembre 2007) ha stabilito che
la trasmissione delle fatture elettroniche … deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio
(SDI), sistema informatico di supporto al processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle
Amministrazioni destinatarie.
La fatturaPA è quindi un file con estensione XML contenente tutti i dati relativi al soggetto emittente, al
soggetto destinatario, le somme dovute, le causali del pagamento, gli estremi per il pagamento, ecc.
Questo file, debitamente firmato elettronicamente, con forma digitale qualificata, viene inviato allo SDI a
mezzo posta elettronica certificata per la sua analisi, verifica e, in caso di assenza di problemi, trasmissione
all’Amministrazione che ne dovrà curare il pagamento, previa verifica, da parte di quest’ultima, della
fondatezza della richiesta medesima (il sistema infatti verifica la regolarità formale della fattura e non la
fondatezza della richiesta di pagamento e la correttezza delle somme ivi richieste).
Sezionale unico o sezionale separato?
La previgente dizione dell’art. 4 del D.M. MEF 23 gennaio 2004, comma 2 che prevedeva “Il processo di
conservazione di cui al comma 1 può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici,
purché sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni
periodo di imposta” ha generato una prassi interpretativa da parte dell’Agenzia delle Entrate che riteneva
necessaria la separazione in distinti sezionali delle registrazioni IVA relative alle fatture elettroniche da
quelle relative a fatture analogiche (cartacee). La dizione “non vi sia soluzione di continuità” comportava
l’ulteriore conseguenza che qualora la fattura elettronica fosse stata redatta proseguendo la numerazione
del sezionale analogico, l’intera documentazione fiscale analogica e elettronica, doveva andare
obbligatoriamente in conservazione sostitutiva, per non interrompere quella continuità logica della
numerazione delle fatture prevista dalla norma.
Questa prassi veniva ritenuta logica soprattutto alla luce delle procedure di controllo che avrebbero dovuto
sottoporre a controllo documenti in parte analogici ed in parte conservati in modalità elettronica.
A seguito dell'abrogazione del DM MEF del 2004 e l'emanazione del DM MEF del 17 giugno 2014 la
questione della separazione dei sezionali parrebbe essere venuta meno, così come non si fa più alcun
cenno sia ai concetti di “ordine cronologico” che alla “continuità” delle registrazioni.
Attualmente, quindi, la numerazione delle fatture dovrebbe essere effettuata facendo riferimento
esclusivamente al dettato contenuto nell’art. 21, co. 2 del DPR 633/72 come modificato dalla Finanziaria del
2013 (articolo 1, comma 325, lettera d della legge 24 dicembre 2012, n. 228) che prevede sul punto che:
"2. La fattura contiene le seguenti indicazioni:
a) data di emissione;
b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco; …"
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Secondo la nuova formulazione della norma, quindi, la fattura deve contenere un numero progressivo che
la identifichi in modo univoco; si evidenzia inoltre che non viene più espressamente menzionato l'obbligo
che la numerazione progressiva sia riferita ad un anno solare.
I problemi interpretativi che la dizione della norma ha generato, rispetto ad una prassi ormai consolidata
riguardante la numerazione delle fatture sia analogiche che digitali, ha indotto immediatamente l’Agenzia
delle Entrate ad emanare la Risoluzione 1/E del 10 gennaio 2013 per chiarire che l'identificazione univoca
delle fatture “è compatibile … con qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca
l’identificazione univoca della fattura, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura
stessa” … “Ad esempio, fermo restando l’obbligo di indicare in fattura la data, si ritengono ammissibili le
seguenti modalità di numerazione progressiva all’interno di ciascun anno solare: Fatt. n. 1, Fatt. n. 2 …; Fatt.
n. 1/2013 (oppure n. 2013/1), Fatt. n. 2/2013 (oppure n. 2013/2) …”.
L’interpretazione letterale della norma fa intendere che non solo non esista più l’obbligo di distinguere i
sezionali analogici da quelli elettronici, ma soprattutto che sia venuto meno anche l’obbligo di portare in
conservazione sostitutiva la fatturazione analogica unitamente a quella elettronica, qualora quest’ultima
fosse stata emessa con numerazione collegata a quella cartacea.
Sarà interessante verificare come la prassi dell’Agenzia delle Entrate vorrà intendere queste nuove
disposizioni, soprattutto con riferimento alla conservazione sostitutiva della documentazione fiscale,
genericamente intesa, ovvero non limitata al solo argomento “fatturazione elettronica”.
La “conservazione” della fattura elettronica
La fatturaPA, così come in generale la fattura elettronica e come del resto qualunque altra fattura, deve
essere conservata.
La natura “elettronica” del documento impone tuttavia particolari modalità di conservazione: secondo
quanto previsto dall’art. 39, la fattura elettronica deve essere conservata “in modalità
elettronica”.
Che cosa significa questo? Diciamo subito che le fatture elettroniche non possono essere conservate in
modalità analogica, ovvero mediante stampa delle stesse su supporto cartaceo. Tale modalità è infatti
palesemente contra legem.
La normativa fiscale (art. 39 DPR 633/72) rinvia infatti al CAD ed a regolamenti ministeriali: “Le fatture
elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del
Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82” e sorge quindi il problema di comprendere in quale maniera la normativa fiscale si
coordini con le regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) e come la normativa regolamentare in materia di
conservazione (Decreto MEF 17 giugno 2014) vada ad influire sulle concrete modalità di conservazione
delle fatture emesse in favore delle Amministrazioni dello Stato.
Le modalità di conservazione, quindi, non sono libere, ma debbono seguire, ai sensi del citato art. 39, le
prescrizioni di cui al D.M. 17/06/2014 (che ha sostituito il precedente D.M. del 23/01/2004), intitolato
“Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione
in diversi tipi di supporto”.
Esaminiamo ora in cosa consistono tali modalità.
Autenticità, integrità, leggibilità
L’art. 2 del DM MEF 17/06/2014 prevede al comma 1 che “ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la
trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione
temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche
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adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto
del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica”.
Le regole tecniche, come detto, sono quelle dettate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del
3 dicembre 2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 – Supplemento Ordinario n. 20. Tali
regole vanno coordinate con quanto dispone il comma 3, quarto periodo, dell’art. 21 del D.P.R. 633/72
secondo cui “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell'origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità
della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;
autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo
di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione
di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale
dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di
garantire l’autenticità dell'origine e l’integrità dei dati.”
Ai fini della conservazione, per rispettare il dettato di cui all’art. 21, il soggetto passivo deve assicurare:
a) l’autenticità dell’origine
b) l’integrità del contenuto
c) la leggibilità della fattura
Questi tre requisiti debbono perdurare per tutto l’intero processo di conservazione della fattura, dal
momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. L’art. 21 si riferisce
genericamente alla “fattura” tout court: la mancanza di aggettivazione rende la norma applicabile sia alla
fatturazione elettronica che a quella cartacea.
I tre requisiti possono essere garantiti mediante:
a)
b)
c)
d)
sistemi di controllo di gestione,
ovvero tramite firma elettronica qualificata o digitale
ovvero mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica di dati
ovvero mediante altre tecnologie comunque idonee a garantire l’autenticità dell’origine e integrità
dei dati.
La norma adotta una formulazione “aperta”, non indica cioè una particolare preferenza per uno dei mezzi
ivi indicati, ma si limita ad indicare possibili (e come tali non vincolanti) metodi, atti comunque a garantire
l’osservanza della regola: non importa quale mezzo si utilizzi, purché questo garantisca l’autenticità del
documento, la sua integrità e la sua leggibilità. Stando così le cose, la elencazione formulata dall’art. 21
deve intendersi sicuramente meramente esemplificativa; la indicazione espressa però dei tre metodi,
consente di poter sostenere che essi legittimamente possono ritenersi strumenti idonei alla perfetta
esecuzione dell’obbligo di cui all’art. 21: l’uso della firma elettronica qualificata, in altri termini, garantisce
pienamente le esigenze previste dalla norma.
L’apposizione della firma digitale sulla fattura, ed in generale su un qualsiasi documento, consente inoltre
di comprovare oltre ogni ragionevole dubbio l’identità del soggetto che lo ha emesso (autenticità);
consente altresì di attestarne la mancata alterazione (integrità).
Un discorso a parte va fatto per il requisito della leggibilità. Esso infatti, non può essere collegato
direttamente alla firma digitale (ma neanche agli altri metodi indicati dalla norma): in mancanza di una
espressa precisazione del suo contenuto da parte del Legislatore nell’art. 21, va sicuramente collegato alla
idoneità del documento ad essere aperto su qualunque piattaforma, senza problemi di compatibilità tra
sistemi operativi o software. Parrebbe quindi corretto ritenere che la norma imponga una regola generale
riferibile al mero “formato” del documento, con una sorta di rinvio implicito ai c.d. formati standard.
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Nel caso specifico della “FatturaPA”, l’adozione del formato .XML consente di ritenere osservata anche
questa esigenza primaria nell’ambito della conservazione dei documenti fiscali, in quanto i file XML
contengono semplice “testo marcato” capace di interagire con applicazioni molto differenti tra loro,
garantendo così la portabilità del file su più sistemi operativi e su diversi software, riducendo così il rischio
della obsolescenza del documento informatico.
A conferma di quanto appena detto sta la definizione di “leggibilità” contenuta nelle Regole Tecniche in
materia di conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013: «insieme delle caratteristiche in base alle quali le
informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei
documenti». Occorre quindi che il formato digitale utilizzato per la conservazione dei documenti
informatici, ai fini fiscali, debba garantire, per tutta la durata del processo di conservazione, l’accessibilità e
fruibilità al contenuto del documento stesso: il formato XML come detto rispetta, quindi, perfettamente i
canoni normativi e regolamentari.
L’accesso automatizzato, stampa e copia
L’art. 39 del DPR 633/72, ancora, prevede che “il soggetto passivo … assicura, per finalità di controllo,
l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuto, compresi quelli che
garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili
su altro supporto informatico”.
Questa norma indica ulteriori requisiti per una corretta conservazione delle fatture elettroniche:
a) la metodologia utilizzata deve garantire “l’accesso automatizzato all’archivio” ovvero deve
consentire l’elaborazione elettronica dello stesso da parte di un computer, attraverso un software
di controllo. Da qui l’esigenza di utilizzare, per la redazione dei documenti fiscali, uno standard
capace di essere letto ed utilizzato senza limitazioni di sistema: ancora una volta il formato .XML
pare da solo idoneo a garantire tale possibilità. Il concetto di “accesso automatizzato” altro non è
se non l’astratta possibilità che i sistemi informatici siano comunque in grado di poter elaborare i
dati e le informazioni contenuti nella documentazione fiscale oggetto di conservazione, a
prescindere dalla fisica visibilità per l’occhio umano o per la relativa agevole comprensibilità, come
quando si accede ad una documentazione cartacea.
b) Tutti i dati contenuti nella documentazione fiscale, ivi compresi quelli relativi alla garanzia
dell’autenticità e integrità (e quindi quelli relativi alla firma digitale/marca temporale) devono
poter essere stampati;
c) Gli stessi dati debbono poter essere trasferiti, con le medesime caratteristiche di integrità e
autenticità (e quindi muniti di firma digitale e marca temporale) su un altro supporto informatico
(cd, dvd, penna usb, ecc.).
Il luogo di conservazione
L’archivio delle fatture ed in genere dei documenti fiscali può essere situato, per espressa previsione
normativa (art. 39, comma 3 DPR 633/72) anche all’estero: “il luogo di conservazione elettronica delle
stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può
essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini
la reciproca assistenza”. Il concetto di “assistenza” riguarda la facoltà di esercizio della potestà
amministrativa tributaria transfrontaliera, nel senso che la conservazione dei documenti in territorio
straniero non deve costituire impedimento all’accesso e all’acquisizione dei documenti fiscali oggetto di
conservazione.
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Il “sistema di conservazione”
Nel nostro ordinamento manca del tutto una definizione esaustiva di sistema di conservazione, il che rende
difficilissima l’interpretazione e la conseguente applicazione della norma.
Nell’allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione” è presente una definizione di sistema di conservazione, inteso quale «sistema di
conservazione dei documenti informatici di cui all’art. 44 del Codice (CAD)»: il riferimento però all’art. 44
del CAD non ci aiuta a comprendere il senso del sistema di conservazione, in quanto la norma, a ben
vedere, si occupa solo dei requisiti funzionali della conservazione (identificazione, autenticità, leggibilità,
reperibilità dei documenti, ecc.), senza entrare nel merito della conservazione: essa, in altri termini, non
fornisce alcun elemento utile a comprendere come è strutturata concretamente una conservazione a
norma.
Piuttosto, è interessante rilevare che la norma, focalizzata sulle finalità della conservazione, parrebbe
dettare solo un principio generale, ovvero quello di stabilire che è consentito l’utilizzo di qualsiasi
strumento che sia comunque in grado di rispettare i requisiti previsti dalla normativa vigente in materia di
conservazione dei documenti fiscali.
A conferma di ciò, l’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 recita: «… il sistema di conservazione assicura … la
conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso
conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità
…».
I requisiti richiesti dalla norma, quindi, sono meramente funzionali e non strumentali: l’importante non è
come si attua la conservazione, ma che essa risponda alle esigenze individuate dal Legislatore, purché ciò
avvenga nel rispetto delle Regole Tecniche sulla conservazione. In altri termini, il legislatore non indica nel
dettaglio “come” conservare: si limita ad indicare “cosa” conservare e quali finalità deve perseguire la
conservazione in punto di possibilità di reperire i documenti informatici conservati e di avere certezza circa
la relativa integrità, affidabilità e leggibilità.
È possibile ipotizzare una conservazione “domestica” della fatturazione elettronica?
Le Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici sono sicuramente complesse e
necessitano sicuramente di uno strumento informatico per la organizzazione dei dati da conservare. Da ciò
consegue che l’attività di conservazione non può prescindere dall’utilizzo di un software capace di
elaborare i documenti portati in conservazione, ma non è detto che il servizio di conservazione debba
necessariamente essere svolto in modalità outsourcing.
Il Decreto MEF del 17 giugno 2014
Una chiave di lettura possibilista la si trova nel Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17
giugno 2014, intitolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.
L’art. 3, intitolato “Conservazione dei documenti fiscali, ai fini della loro rilevanza fiscale”, prevede che:
1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale
e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della
contabilità;
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b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in
relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla
data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente
previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle
diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento
temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto
dall'art. 7, comma 4‐ter, del decreto‐legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni
dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.
Se le Regole tecniche appaiono complesse e articolate, l’art. 3 sembra semplificare notevolmente il livello
degli adempimenti “minimi”, atti comunque ad assolvere gli obblighi normativi.
Infatti, accanto al generale obbligo di rispetto contenuto nel comma 1 dell’art. 3, il comma 2 stabilisce uno
standard minimo di obbligo che comunque va rispettato da chi intenda attuare il processo di
conservazione: questo deve garantire almeno l’espletamento delle “funzioni di ricerca e di estrazione delle
informazioni” sulle voci “cognome”, “nome”, “denominazione”, “codice fiscale”, “partita IVA”, “data”.
L’architettura utilizzata per la conservazione dei documenti, deve consentire, oltre alla ricerca semplice,
anche quella per “associazioni logiche”, ad esempio denominazione + data, cognome + partita IVA: in
buona sostanza dovrebbe consentire l’utilizzo degli operatori booleani nell’espletamento dell’attività di
ricerca, al fine di restringere i risultati a quelli effettivamente utili nell’attività di verifica.
L’art. 3, inoltre, aggiunge un dato molto importante che non è presente nelle disposizioni sin qui esaminate:
ovvero l’obbligo di apporre al pacchetto di archiviazione un riferimento temporale opponibile ai terzi,
ovvero una marca temporale, in modo da “chiudere” temporalmente ed in maniera definitiva il processo di
conservazione di un determinato pacchetto di fatture.
L’art. 3 comma 1, lettera a) comunque richiama le regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, per cui
occorre, per chiudere il ragionamento, verificare se queste frappongano tali e tanti ostacoli alla creazione di
un sistema di conservazione inhouse, tanto da giustificare l’affidamento in outsourcing del processo di
conservazione della documentazione fiscale, in particolare delle fatture elettroniche.
Le Regole Tecniche
L’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 fornisce alcune informazioni utili al nostro interrogativo.
Innanzitutto indica chiaramente che accanto ai documenti informatici ed amministrativi informatici e al
fascicolo informatico (questi ultimi riguardanti più specificamente la Pubblica Amministrazione ed il
protocollo informatico della PA), che dovranno essere oggetto di archiviazione, il sistema deve prevedere
la creazione e l’inserimento nel pacchetto di conservazione, dei “metadati” associati ai medesimi
documenti, i cui all’allegato 5 del Decreto.
Cosa sono i “metadati”?
Tecnicamente il metadato è un insieme di informazioni che agevolano la funzione di archiviazione e di
ricerca, possono essere descrittivi, gestionali e strutturali: “Nel mondo digitale, data la labilità
dell’informazione elettronica, questi tipi di metadati assumono un’importanza preponderante ai fini della
conservazione permanente degli oggetti digitali: essi possono documentare i processi tecnici associati alla
conservazione permanente, fornire informazioni sulle condizioni e i diritti di accesso agli oggetti digitali,
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certificare l’autenticità e l’integrità del contenuto, documentare la catena di custodia degli oggetti,
identificarli in maniera univoca” (Fonte: Wikipedia)
L’allegato 5 al DPCM 3/12/2013 indica 3 tipologie di “metadati minimi” da inserire in uno o più file xml da
collegare ai medesimi documenti:
a) Quelli relativi al documento informatico;
b) Quelli relativi al documento amministrativo informatico
c) Quelli relativi al fascicolo informatico o all’aggregazione documentale informatica.
Metadati minimi del documento informatico
1) Identificativo del documento informatico (IDDocumento): tale dato, costituito da 20 caratteri
alfanumerici, deve essere univoco e persistente, associato in maniera univoca e permanente al
documento informatico, in modo da consentirne l’identificazione;
2) Data di chiusura (datachiusura): indica il momento in cui il documento è stato reso immodificabile
(data di apposizione della firma digitale/marca temporale)
3) Oggetto (oggettodocumento): questo metadato consente di inserire, in un campo massimo di 100
caratteri, la descrizione del contenuto del documento
4) Soggetto produttore (soggettoproduttore): ovvero l’autore del documento informatico, nel nostro
caso, chi ha emesso la fattura elettronica, con specificazione di:
a. Nome
b. Cognome
c. Codice fiscale
5) Destinatario (destinatario): ovvero il soggetto a cui è stata inviata la fattura elettronica, con
specificazione di:
a. Nome
b. Cognome
c. Codice fiscale
Questi metadati minimi sono i medesimi richiamati dalla disposizione contenuta nell’art. 3 Decreto MEF del
17 giugno 2014: “cognome”, “nome”, “denominazione”, “codice fiscale”, “partita IVA”, “data”.
Segnaliamo che, quanto all’identificativo del documento informatico (IDDocumento) parrebbe sussistere
una discrasia tra la norma tecnica sulla conservazione e quella relativa alla formazione della FatturaPA. Per
quest’ultima, infatti, è previsto che debba essere rispettata la seguente nomenclatura:
Codice Paese Identificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file
dove:
o
il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code;
o
l’Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è
rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente
residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente
residente all’estero). La lunghezza di questo identificativo è di:
•
11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT,
•
2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti,
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o
il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di
5 caratteri e con valori ammessi da “A” a “Z” e da “0” a “9”.
Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore (“_”), codice ASCII 95.
L’estensione del file assume il valore “.xml” oppure “.xml.p7m” in base al tipo di firma utilizzata (a tal
proposito consultare la sezione Firmare la FatturaPA).
Esempi:
o ITAAABBB99T99X999W_00001.xml
o IT99999999999_00002.xml.p7m
o FR12345678910_00003.xml
La nomenclatura dei file, così come descritta, viene mantenuta nella fase di inoltro
all’Amministrazione.
Nel caso di file archivio deve essere rispettata la stessa nomenclatura usata per il file FatturaPA
utilizzando l'estensione .zip.” (fonte: http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-11.htm)
Ciò vuol dire che il campo “ID documento” non può corrispondere al nome file della fattura e neanche al file
archivio .zip, dacché il primo è necessariamente costituito da 20 caratteri, laddove per i secondi sono
previste diverse lunghezze del nome-file.
Al di là di questi rilievi, che non paiono davvero insuperabili, nulla si frappone in maniera decisiva alla
possibilità di organizzare la conservazione “domestica” delle fatture elettroniche.
Proseguendo nell’analisi delle Regole Tecniche, entrando nel merito della conservazione, esaminiamo come
va fatta e quali sono le condizioni perché la stessa venga ritenuta “a norma”.
L’art. 5 delle Regole Tecniche consente espressamente che “la conservazione può essere svolta: a)
all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da
conservare”.
La conservazione, però, deve essere articolata “secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti” che
garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.
La norma ci dice, in buona sostanza, che una cosa è l’archiviazione documentale, effettuata anche in
formato digitale, altro è invece la conservazione dei documenti informatici.
Il sistema di conservazione, infatti, individua non soltanto l’oggetto della conservazione e le modalità della
stessa, ma anche i soggetti qualificati che sono deputati allo svolgimento di compiti ben precisi e distinti: il
produttore, l’utente e il responsabile della conservazione.
Il produttore è il soggetto (persona fisica o giuridica) che ha emesso la fattura o, in generale, ha formato il
documento da conservare. Il produttore è altresì tenuto a produrre il pacchetto di versamento ed è
responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
L’utente è colui (persona, ente o sistema) che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire
delle informazioni contenute nei documenti conservati.
Il responsabile della conservazione è il soggetto responsabile delle attività contemplate nell’art. 9 comma
1 delle Regole Tecniche del sistema di conservazione.
Quest’ultimo soggetto è titolare di una serie notevole di incombenze e, conseguentemente, di
responsabilità dirette, personali ed anche penali. Di solito, quando si parla di responsabile della
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conservazione, si tende ad escludere che questi coincida con l’autore del documento informatico. Questo
perché il processo di conservazione richiede determinate capacità: una buona preparazione sulle norme di
riferimento, una conoscenza adeguata sui principali processi di gestione dei documenti fiscali e una
sufficiente esperienza nel settore dell’Information Technology.
Non va dimenticato che il Responsabile della conservazione dovrà verificare, con cadenza non superiore a
cinque anni, l'integrità degli archivi e la leggibilità degli stessi provvedendo ove necessario ad effettuare
una nuova creazione di un pacchetto di archiviazione in sostituzione di quello danneggiato o non
perfettamente leggibile.
Questo però non toglie che l’autore del documento non possa rivestire anche le funzioni di responsabile
della conservazione ove sia munito di requisiti professionali adeguati a soddisfare le esigenze della
conservazione; il tutto però non prescinde dall’utilizzo di un software che riesca a conservare la
documentazione nel rispetto delle regole tecniche.
Questo software, in particolare, dovrebbe:
a) Acquisire il c.d. “pacchetto di versamento” ovvero un “contenitore” definito “pacchetto
informativo” che racchiude uno o più documenti da conservare (e dei relativi metadati);
b) Generare il “rapporto di versamento” ovvero un documento informatico (ed i suoi relativi
metadati) - univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento
temporale (marca temporale) - che attesti l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di
conservazione dei pacchetti di versamento. Le Regole Tecniche all’art. 9 prevedono che il rapporto
di versamento può essere “eventualmente” firmato digitalmente dal responsabile della
conservazione ove ciò venga previsto dal manuale;
c) Verificare che il pacchetto di versamento ed i documenti ivi contenuti siano stati redatti secondo i
formati previsti nell’allegato 2 delle Regole Tecniche: PDF-PDA/A; TIFF; JPG; OOXML; ODF; XML;
TXT. In caso contrario provvedere a rifiutare il pacchetto di versamento;
d) Generare il “pacchetto di archiviazione” che dovrà essere firmato digitalmente dal responsabile
della conservazione;
e) Generare altresì il “pacchetto di distribuzione” che dovrà essere predisposto ai fini dell’esibizione
richiesta dall’utente (es. con il risultato della ricerca effettuata sui metadati)
f) Generare, infine, delle copie o duplicati informatici.
Altra condizione per l’espletamento inhouse dell’attività di conservazione, è la redazione del manuale di
conservazione che, ai sensi dell’art. 8 delle Regole Tecniche, “illustra dettagliatamente l’organizzazione, i
soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la
descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra
informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di
conservazione”.
Il pacchetto di archiviazione
Aspetto non trascurabile nella fase di conservazione delle fatture elettroniche è la creazione del pacchetto
di archiviazione nel rispetto degli standard previsti dalle Regole Tecniche.
Queste prevedono, accanto al “contenitore” dei documenti fiscali denominato “Pacchetto di Archiviazione
(PdA)”, la creazione di un “Indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA)”, definito come “l’evidenza
informatica associata ad ogni PdA, contenente un insieme di informazioni articolate, corredato da un
riferimento temporale (marca temporale) e dalla firma elettronica qualificata del soggetto che interviene
nel processo di formazione del pacchetto di archiviazione”. L’indice deve contenere obbligatoriamente
alcune informazioni espressamente elencate nell’allegato 4 delle Regole Tecniche.
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Queste informazioni contenute nell’Indice, così come quelle contenute nei pacchetti e nei singoli
documenti, devono necessariamente essere redatti in formato XML al fine di consentire le funzioni di
ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome,
alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o attraverso associazioni logiche di questi
ultimi.
Conclusioni
Al termine di questo lungo excursus, appare evidente che se non è sicuramente possibile effettuare una
conservazione dei documenti fiscali utilizzando mezzi approssimativi e inadeguati, come la stampa o anche
il semplice CD/DVD contenente semplicemente la raccolta delle fatture elettroniche emesse nel periodo di
riferimento, non è del tutto impossibile realizzare una conservazione sostitutiva a norma anche da parte del
produttore del documento informativo, a condizione però che si utilizzi un software capace di svolgere
efficacemente il compito di elaborazione, verifica e archiviazione dei dati, restituendo al professionista un
pacchetto di archiviazione pronto per la conservazione inhouse, secondo le modalità espressamente
previste nel manuale di conservazione e nel rispetto delle regole tecniche.
E chi scrive auspica che questo software possa essere open source.
Avv. Fabio Salomone
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