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RELAZIONE SULL’ATTIVITÀ GESTIONALE SVOLTA
ALL’E.R.S.U. DI URBINO
ANNO 2013
16 Aprile 2014
1
“RELAZIONE
SULL’ATTIVITA’
URBINO
GESTIONALE
SVOLTA
ALL’E.R.S.U.
DI
NELL’ANNO 2013”
LINEE GUIDA per l’anno 2013 date dal Piano Regionale sul DSU 2012/2013.
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assicurare la rimozione degli ostacoli di ordine economico e sociale che di fatto limitano
l’uguaglianza dei cittadini nell’accesso agli studi universitari; in particolare per consentire ai
capaci e meritevoli, anche se privi di mezzi, di raggiungere i gradi più elevati degli studi in
attuazione del disposto di cui agli artt. 3 e 34 della Costituzione italiana;
garantire l’uniformità su tutto il territorio marchigiano del trattamento per l’attribuzione dei
benefici in materia di diritto agli studi universitari, in conformità ai principi informatori della
legge 2 dicembre 1991 n. 390 e relativo DPCM attuativo;
realizzare un’integrazione tra i sistemi e le procedure per la concessione dei benefici erogati
dagli ERSU e dalle rispettive Università e Istituzioni per l’Alta Formazione Artistica e
Musicale, per un’economia di spesa;
perseguire una graduale riqualificazione della spesa del Diritto allo Studio Universitario,
attraverso una più efficiente gestione dei servizi destinati agli studenti anche con una
diversificazione del pasto che tenga conto delle mutate esigenze alimentari e con una politica
comune degli acquisti protesa a salvaguardare la qualità dei prodotti e l’economia della spesa
nella gestione diretta accanto a quella in service.
OBIETTIVI GENERALI dati dal Consiglio di Amministrazione dell’ERSU di Urbino:
1) Ampia informativa su tutti i servizi offerti dall’ERSU e tipologie degli stessi, con particolare
riferimento agli alloggi e alla ristorazione rivolta a tutti gli studenti e ad altri attori interessati al
mondo universitario, per assicurare la rimozione di ostacoli di carattere economico e sociale.
2) Lavori riguardanti il miglioramento del servizio abitativo, in rapporto con la Regione per quanto
riguarda il collegio Tridente, con l’Università per quanto riguarda le altre strutture collegiali, con
scelte volte ad assicurare la continuità del servizio nelle disponibilità esistenti ma anche mediante il
reperimento di ulteriori nuovi posti.
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3) Utilizzo delle strutture abitative e di ristorazione al massimo delle loro potenzialità, attraverso l’
aumento del turismo studentesco internazionale, e con l’incentivazione di convegni e congressi.
4) Sostegno all’Urbino International Center, per l’attivazione di scambi con Università straniere.
5) Consolidamento del Sistema Informativo dell’Ente focalizzato primariamente su:
• Nuovi servizi telematici per semplificare il rapporto degli studenti con l’Ente
• Ottimizzazione della rete dati e fonia
• Standardizzazione e automazione degli scambi dati tra Ersu e Università, Regione ed INPS
• Adeguamento parco macchine interno
• Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile/magazzini.
• Distribuzione di servizi interattivi tramite totem informativi.
• Integrazione del sistema di backup dati attuale.
6) Graduale riqualificazione della spesa relativa ai servizi offerti agli studenti, mantenendo la loro
qualità.
7) Miglioramento della politica degli acquisti protesa alla salvaguardia della qualità dei prodotti ed
all’economia della spesa di gestione.
8) Prosecuzione del progetto di collaborazione – Studenti - Docenti e Tutor – Amministrazione ERSU
– all’interno delle strutture collegiali, con lo scopo di rendere più partecipativa la vita all’interno
delle strutture e con l’ulteriore obiettivo di attivare iniziative culturali/ricreative che rispondano alle
esigenze dell’utenza studentesca e di progetti educativi destinati alla crescita intellettuale,
professionale e umana degli studenti, tracciandone le attività e lo stato di avanzamento dei lavori
rispetto al precedente anno.
9) Prosecuzione dell’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza.
10) Prosecuzione negli interventi attuativi per il contenimento della spesa energetica e verifica di nuove
tecnologie energetiche di possibile installazione, volte ad assicurare un contenimento della spesa.
11) Pieno rispetto nelle strutture abitative e ristorative della raccolta differenziata; sensibilizzazione
degli studenti e di altri ospiti alla sua completa attuazione.
12) Filiera corta per prodotti alimentari con lo scopo di privilegiare il consumo di generi alimentari e
non, prodotti direttamente sul territorio o reperiti in base al principio del minor numero di passaggi
tra produttore e consumatore.
13) Ulteriore razionalizzazione e riqualificazione del personale dipendente.
14) Intensificazione dei controlli per il pieno rispetto della normativa anti-fumo in tutte le strutture
dell’Ente.
Ai sensi dell’art.15, comma 8 della L.R. Marche n. 38/96 e successive modifiche ed
integrazioni, si sottopone all’attenzione del Presidente e dei Consiglieri la presente Relazione
sull’attività gestionale svolta da questo E.R.S.U. nell’anno 2013.
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L’impegno di tutti gli uffici dell’Ente è stato rivolto preliminarmente all’espletamento dei
compiti legati ai fini istituzionali, prestando la dovuta attenzione ai cambiamenti ed aggiornamenti
normativi che sono derivati dalle opportune sedi legislative ed operando nel rispetto di una corretta
ed economica gestione delle risorse assegnate, oltre che nel rispetto dell’imparzialità dell’azione
amministrativa.
Sempre una particolare attenzione è stata posta al miglioramento della qualità dei servizi erogati
all’utenza studentesca ed all’efficienza dell’attività amministrativa, indirizzata verso la crescita delle
capacità manageriali dei dirigenti e dei responsabili.
LINEE GUIDA
L’osservanza delle Linee guida dettate dal Piano Regionale per il DSU 2012/2013 ha costituito il
percorso di tutta l’attività dell’ERSU.
Prima di illustrare l’attività che è stata strumento per il raggiungimento degli obiettivi assegnati
dal Consiglio di Amministrazione, si vuole porre l’ attenzione sulla sintesi del lavoro svolto
dall’Ente in relazione appunto ai dettati delle Linee guida :
Diritto allo Studio
L’aggiornamento e approfondimento delle conoscenze della normativa vigente in materia di Diritto
allo Studio, con una particolare attenzione rivolta al Piano Regionale Annuale, sono state oggetto
di approfondita attenzione da parte dell’ ERSU, al fine di individuare le eventuali variazioni da
apportare ai bandi di concorso per la concessione dei benefici.
Il Piano Regionale per il Diritto allo Studio 2012/2013, alla base del lavoro del 2013, è stato
pubblicato con delibera della Giunta Regionale n. 575 del 02/05/12 ed ha mantenuto tutte le
novità introdotte già da due Anni Accademici, es.: con il fondo integrativo dello Stato saranno
concesse le borse di studio comprensive anche della parte in contanti; con i fondi derivanti
dall’introito annuo della tassa regionale per il diritto allo studio e dal finanziamento della regione, si
deve provvedere alla maggior copertura degli studenti rimasti idonei, dopo la concessione delle
borse di studio con l’importo derivante dal Fondo integrativo dello Stato, procedendo ove
necessario alla riduzione della quota in denaro; obbligatorietà del consumo del primo pasto per gli
studenti pendolari e del secondo per i fuori sede e diversi parametri per la definizione dello
studente fuori sede (tempi di percorrenza con mezzi pubblici) che puntualmente è stato riportato
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nei bandi di concorso per la concessione di borse di studio e degli altri benefici. In particolare la
diversificazione della tipologia di borse di studio (borsa in contanti e servizi / borsa di soli servizi),
ha comportato l’elaborazione di nuove tabelle con relativi importi borse; la modifica nella
definizione di studenti fuori sede ha richiesto uno studio approfondito delle distanze chilometriche
percorribili con mezzi pubblici tra i comuni di residenza degli studenti e le diverse sedi universitarie
(Urbino, Pesaro, Fano).
In data 25/06/2013 sono stati approvati con deliberazione del Consiglio di Amministrazione i bandi
di concorso per la concessione dei previsti benefici per l’anno accademico 2013/2014 e nei termini
stabiliti sono stati messi a disposizione di tutti gli studenti, pubblicandoli integralmente nel sito
internet dell’E.R.S.U.
Nel pieno rispetto delle normative vigenti in materia di protocollo e di autenticazione informatica si
è realizzato un effettivo miglioramento delle procedure finora adottate, per garantire la corretta
gestione dei flussi documentali in entrata e in uscita, oltre che la massima riservatezza e sicurezza
dei dati dichiarati dagli studenti. Migliorando la procedura di protocollazione sono stati raggiunti
significativi benefici, sia interni all’amministrazione, rafforzando l’ impegno fissato verso la
“dematerializzazione” che l’Ente sta perseguendo da qualche anno con l’utilizzo quasi esclusivo
degli strumenti informatizzati, sia nei confronti degli studenti/utenti in termini di efficacia,
efficienza e semplificazione.
Gli interventi migliorativi del software hanno così riguardato:
autenticazione “forte” per l’accesso alla domanda on line con Username, Password e PIN;
protocollazione automatica domande con Paleo;
segnalazione pendenze verso Ente.
Il portale stesso ha mantenuto un ruolo fondamentale nell’interazione con gli studenti sia per
quanto riguarda la diffusione delle informazioni (vedi bandi di concorso, esito delle graduatorie,
ecc.) sia per la gestione delle domande per la richiesta dei benefici. Sono state rilevate una media
di c.ca 1500 visualizzazioni a settimana.
E’ stata mantenuta la semplificazione della procedura di registrazione al sito, già attuata nell’anno
2012. L’utilizzo della tessera sanitaria, infatti, ha consentito all’operatore di acquisire senza errori il
codice fiscale e gli altri dati presenti nella banda magnetica. La generazione automatica delle
credenziali da parte del software ha permesso di velocizzare la fase preliminare di accesso all’area
riservata da parte dello studente.
La convalida costituisce il presupposto indispensabile per
trasmettere solo on line la domanda di borsa di studio, senza l’invio della stampa.
La domanda online è stata oggetto di un’analisi e verifica di funzionalità di tutte le pagine web
(merito, semplificazione e aggiornamento della tabella corsi , tipologia utenti, revisione delle
stampe ecc.) con l’obiettivo di semplificane la compilazione non solo in funzione dei processi di
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importazione dei dati dal'Università e dall'INPS, ma anche per rivolgere allo studente domande
semplici e precise, introducendo nei singoli campi semplici spiegazioni e inserendo anche dei
vincoli per evitare possibili errori da parte dello studente.
Infatti, in linea con quanto detto, anche in merito alla presentazione delle domande di assistenza
l’ERSU ha perfezionato ulteriormente per l’anno accademico 2013/14 il sistema, che prevede l’
esclusivo utilizzo della trasmissione on line, senza l’invio dei documenti cartacei.
Per fruire di questa possibilità gli studenti si sono recati personalmente presso la sede dell’Ufficio
Diritto allo Studio, muniti di una fotocopia del documento di riconoscimento in corso di validità per
chiedere la convalida delle credenziali (username e password) necessarie per l’accesso all’area
riservata del portale dell’ERSU. E’ stato introdotto il citato concetto di autenticazione “forte”, per il
quale, oltre a password e username e stato rilasciato un codice PIN a tutti quegli studenti che si
sono recati presso i nostri Uffici ed hanno depositato copia di un documento di riconoscimento e
firma (credenziali); a coloro che avevano autenticato le loro credenziali precedentemente, il codice
PIN è stato inviato tramite e mail. Alla data del 31/12/2013 sono state effettuate oltre 2956
convalide.
Il principale obiettivo di miglioramento realizzato nell’anno 2013 è consistito nel rilascio e stampa
della tessera servizi da ogni postazione dello sportello.
Già dal
giugno 2013 erano disponibili sull’area di Test le modifiche del software richieste. Il
personale ha svolto un’intensa attività di front-office, consistente nel dare risposte e soluzioni alle
innumerevoli richieste telefoniche, verbali o inoltrate all’indirizzo di posta elettronica dell’Ufficio
Gestione Provvidenze per Studenti.
L’obiettivo principale era quello di fornire spiegazioni,
chiarimenti circa la compilazione dei moduli per la richiesta dei benefici e relativamente alle
modalità ed ai requisiti per l’ottenimento degli stessi. L’utente ha così utilizzato un prodotto che lo
ha messo in condizione non solo di compiere meno errori possibili in fase di inserimento dei dati,
ma anche di intervenire nuovamente entro i termini di scadenza delle domande per la modifica dei
dati stessi. Per quanto riguarda invece il back office, la correttezza dei dati ha permesso all’Ufficio
di formulare le elaborazioni dei dati con notevole risparmio di tempo.
Il personale ha compiuto diversi test al fine di accertare la corretta funzionalità delle modifiche. Il
giorno 12 luglio 2013 la domanda on line è stata pubblicata nell’ambiente di produzione; sono
state utilizzate due stampanti per la stampa delle tessere, 5 lettori di budge in emulazione tastiera
con interfaccia e cavo USB e n. 2 scanner. Ogni operatore è stato, quindi, posto nella condizione
di operare autonomamente con un notevole risparmio di tempo in fase di registrazione e stampa
della tessera servizi. Sono state rilasciate ex novo circa 3800 tessere servizi.
Come già avviene da qualche anno, è stata curata la parte informativa della pagina internet con
l’obiettivo specifico di richiamare l’attenzione degli studenti sugli aspetti più importanti dei bandi di
concorso. Agli studenti che hanno presentato la richiesta di borsa di studio, già presenti sul data
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base dell’ERSU, è stata proposta anche per l’anno accademico 2013/14 la domanda precompilata,
con i dati anagrafici ed il merito scolastico. La procedura di importazione dall’Università degli Studi
dei dati relativi alla carriera scolastica
ha permesso alle segreterie di diminuire i tempi per il
controllo delle certificazioni di merito. L’Ente e le rispettive Istituzioni universitarie ne hanno tratto
un consistente vantaggio per la definizione delle procedure di verifica degli esami e crediti
dichiarati dagli studenti, e procedere, quindi, ad eventuali revoche delle borse di studio e/o
modifiche della posizione in graduatoria. Sempre per le finalità sopra ricordate anche per l’anno
2013 sono stati attrezzati due uffici con 6 postazioni personal computer con relativo collegamento
internet per assistere gli studenti nella compilazione della domanda per la richiesta dei benefici.
Per l’anno accademico 2013/2014 assume particolare rilievo il progetto relativo alle
collaborazioni part-time degli studenti. Il nuovo D. Lgs 68/2012 consente agli enti per diritto
allo studio di disciplinare con propri regolamenti le forme di collaborazione degli studenti ad attività
connesse ai servizi, resi anche dai collegi non statali legalmente riconosciuti, con esclusione di
quelle inerenti alle attività di docenza, allo svolgimento degli esami, nonché all'assunzione di
responsabilità amministrative. In ogni caso le collaborazioni attivate in base al bando di concorso
approvato dall’Ente, non configurano in alcun modo un rapporto di lavoro subordinato e non
danno luogo ad alcuna valutazione ai fini dei pubblici concorsi; non possono in nessun caso
interferire con il normale svolgimento dell’attività didattica cui lo studente è tenuto.
Finora questo servizio, gestito dall’Università,
era riservavo ai soli iscritti presso le facoltà
dell’Università degli studi di Urbino; l’Ersu ha ritenuto di dover ampliare, dall’anno solare 2014,
questa nuova esperienza, dando la possibilità a tutti gli studenti iscritti sia all’Università che ai corsi
dell’ISIA, dell’Accademia di Belle Arti, e del Conservatorio Rossini di Pesaro.
L’ERSU di Urbino ha indetto con delibera n.63 del 10/09/2013 una selezione alla quale potevano
partecipare tutti gli studenti iscritti in regolare corso di studio più un anno fuori corso.
In base alle specifiche necessità dell’Ente sono stati individuati n. 7 settori di competenza.
In applicazione di quanto programmato sono state attivate le procedure per la selezione relative
alle sette aree previste dal bando, alle quali potevano partecipare tutti gli studenti iscritti ai corsi
di laurea non solo dell’Università degli Studi (attivati a seguito delle leggi di riforma degli
ordinamenti didattici - Decreto MURST 3 novembre 1999, n. 509, Decreto MIUR 22 ottobre 2004,
n. 270), ma anche ai corsi di laurea dell’ISIA dell’Accademia di Belle Arti, e del Conservatorio
Rossini di Pesaro. Per le aree Informatica, finanziaria e linguistica sono stati predisposti dei test a
risposta multipla ed è stato organizzato, con un’insegnante di lingua madre inglese, un colloquio
per verificare l’idoneità degli studenti a svolgere collaborazioni presso determinati Uffici dell’Ente.
Sono pervenute n. 456 domande e dopo la selezione sono risultati idonei n. 417 studenti.
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I risultati dei test sono stati riportati nei verbali e controfirmati dai membri delle commissioni che
hanno presieduto le prove. Successivamente con determina n. 24 del 28/01/2014 è stata elaborata
una graduatoria per ogni area di competenza (suddivisa tra anni successivi e primo anno) sulla
base di criteri di merito e della condizione economica.
Il rapporto di collaborazione con l’Università, finalizzato alla trasmissione dei dati relativi alla
carriera dello studente, è di fondamentale importanza per l’accertamento della veridicità di quanto
dichiarato dagli studenti con l’autocertificazione. Tale attività costituisce un presupposto
indispensabile per una corretta pubblicazione delle graduatorie nei tempi previsti dai bandi e per
l’attivazione dei servizi in tempo utile dall’inizio dell’anno accademico.
Con riferimento alla nuova suite ABADAS, anche, nel corso dell’ anno 2013 è stata controllata la
funzionalità tecnica della procedura di importazione dei dati dal data base dell’Università. Sono
stati, inoltre, comparati i dati dichiarati dallo studente con quelli provenienti dal data base
dell’Università.
Dopo la pubblicazione della graduatoria definitiva, in collaborazione con l’Università degli studi
sono stati eseguiti i controlli sui dati relativi all’iscrizione ed al merito scolastico, alcuni studenti
sono stati esclusi dalla borsa di studio per non essersi iscritti nei tempi previsti dal bando di
concorso.
Entro le date previste dai relativi bandi di concorso ( 03/09/2013 per gli studenti che si iscrivono
agli anni successivi al primo; 10/09/2013 per gli studenti che si iscrivono al primo anno di un corso
di una laurea triennale, specialistica/ magistrale o a ciclo unico e il 03/12/13 per gli studenti che si
iscrivono al primo anno dei corsi di specializzazione e dottorato di ricerca) sono state presentate
2508 domande di borsa di Studio di cui n. 1714 trasmesse esclusivamente on line senza l’invio
del cartaceo e n. 794 con la spedizione della domanda cartacea. Di tali studenti, richiedenti la
borsa di studio, n. 1921 sono stati dichiarati beneficiari con le determine n. 235 del
31/10/13 e n. 266 del 11/11/13 ( I anno terzo livello) di cui 447 erogate con il fondo integrativo
dello Stato (borsa di studio comprensiva della quota contante) e 1.474 con i fondi regionali (borsa
di studio di soli servizi) e n. 587 esclusi. Tutti gli studenti regolarmente iscritti ai corsi di laurea
dell’Università degli Studi, dell’Accademia di Belle Arti, dell’ISIA, e Conservatorio G. Rossini e altri
utenti aventi titolo in base agli atti convenzionali, complessivamente circa 20.000 utenti, sono stati
abilitati ad usufruire del servizio mensa. Sono state valutate 1995 richieste di alloggio.
Con la determina N. 203 del 24/09/2013 sono state pubblicate la graduatorie provvisorie delle
borse di studio sulla base dei fondi quantificati per l’anno precedente. Entro i termini previsti dal
bando di concorso sono state presentate 67 istanze di riesame inerenti, la maggior parte, la
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condizione di merito, di cui 37 accolti (Det.230 del 30/10/2013) e 30 respinti (Det.231 del
30/10/2013).
Per l’inizio dei corsi (mese di Ottobre 2013) sono stati assegnati complessivamente, comprese le
rinunce, n. 1548 posti alloggio (compresi Pesaro). Nel numero complessivo dei posti
assegnati sono compresi 11 alloggi assegnati agli studenti diversamente abili in carrozzina
e loro accompagnatori, n. 555 a pagamento, di cui
n. 67 alloggi a pagamento a studenti
laureandi. Inoltre sono stati concessi n. 4 posti alloggio e pasti gratuiti a n. 4 studenti tutor e n. 3
posti alloggi e pasti gratuiti a 3 docenti tutor presso le strutture dell’Ente.
Per comunicare con l’utenza sono stati utilizzati gli SMS e le e-mail con notevole risparmio di
tempo e della spesa telefonica.
Nei termini prescritti dal bando di concorso e dal piano regionale, è stato predisposto l’atto,
(determina n 263/13), per il pagamento della prima rata equivalente al
50% della parte in
contanti della borsa di studio agli studenti dichiarati vincitori, con le risorse derivanti dal Fondo
integrativo Statale; sul programma DPCM sono state generate le scadenze con i relativi importi
ed è stato trasmesso all’Ufficio Attività Finanziaria un file TXT per la predisposizione dei mandati di
pagamento.
Per gli studenti iscritti per l’anno accademico 2012/13 al primo anno di corso, è stato predisposto
il modello di autocertificazione con il quale hanno potuto attestare il raggiungimento dei crediti
necessari per il pagamento della seconda rata della borsa di studio; tale attività ha consentito,
quindi agli uffici preposti di effettuare il pagamento con un congruo anticipo rispetto al termine
fissato dal bando del 10/08/2013.
La spesa complessiva relativa alla concessione delle borse di studio per l’anno accademico
2013/2014 compresi i servizi, è stata di €. 5.229.110,82, (alla data del 31/12/2013).
Con determina n. 267
dell’ 11/12/2013, per l’A.A. 2012/2013 sono stati effettuati i conguagli
rimborsando agli studenti i servizi che loro stessi hanno pagato in quanto idonei ma non vincitori.
Successivamente, con la graduatoria definitiva, gli idonei sono stati dichiarati vincitori ed è stato
rimborsato loro un importo totale di € 16.033,15.
Con la partecipazione al tavolo di confronto istituito dal Servizio Istruzione e Diritto allo Studio
della Regione Marche si è riusciti a predisporre il Piano per gli interventi per il Diritto allo Studio
per l’anno accademico successivo 2013/2014 e con DGR n. 658 del 6 Maggio 2013 è stato
pubblicato.
Sono sempre in funzione e sempre più frequentati gli sportelli informativi dell’ E.R.S.U. di Urbino
presso le sedi decentrate dell’Università degli Studi di Pesaro e Fano, con lo scopo di fornire
l’assistenza agli studenti iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi di Urbino e del
Conservatorio “Rossini”, affinché
usufruiscano degli stessi servizi
e con le stesse
modalità
previste per gli iscritti ai corsi di laurea della sede centrale di Urbino, specialmente nei periodi di
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consegna delle domande benefici nonché per far fronte a tutte le necessità di front-office:
informazioni,
consegna tessere studenti, invio domande benefici,
vendita di buoni pasto per
usufruire del servizio mensa e controllo della gestione, affrontati e risolti tutta una serie di
problemi in merito all’assegnazione degli alloggi.
Anche per l’anno accademico 2013/2014 l’E.R.S.U. ha monetizzato il servizio a tutti gli studenti
beneficiari di borsa di studio iscritti
Pesaro e Fano e Conservatorio
ai corsi delle sedi distaccate dell’Università degli Studi di
“G.Rossini” di Pesaro. Gli studenti hanno comunque potuto
accedere alle mense alle tariffe degli studenti paganti nei ristoranti convenzionati ed agli studenti
iscritti nella sede universitaria di Fano, dopo verifica della presentazione di un contratto a titolo
oneroso per almeno 10 mesi, sono stati rimborsati i soldi della quota alloggio prevista dalla borsa
di studio.
Dalla complessa attività svolta dall’Ufficio di Pesaro, si ritiene che il medesimo sia diventato un
punto di riferimento importante per tutti gli studenti iscritti ai corsi di laurea delle sedi universitarie
decentrate. L’attività svolta presso le due sedi ha riscosso un giudizio positivo anche tra il corpo
docente.
E’ stato concesso un contributo denominato Fondo di Solidarietà agli studenti che si trovano in
disagiate condizioni economiche. Per l’anno accademico 2012/2013 con diversi atti (Delibera n. 2
del 05/03/13 -Determina n. 123 del 23/05/2013) sono stati concessi n. 143 contributi straordinari,
a studenti vari, per una spesa complessiva di di €. 94.225,20.
Nella determina di concessione di contributi straordinari è previsto un contributo straordinario agli
studenti diversamente abili che non hanno ottenuto la borsa di studio. La concessione in oggetto è
vincolata al possesso dei requisiti di reddito e/o patrimonio richiesti per la borsa di studio e ad un
requisito di merito minimo.
Per l’intero anno accademico 2012/2013 sono stati messi a disposizione n. 4 computers portatili e
mantenuti attivi n. 9 collegamenti Internet nelle rispettive camere.
Anche per l’anno accademico 2013/14, con delibera n. 54 del 25/06/13, il Consiglio di
Amministrazione dell’E.R.S.U. di Urbino ha approvato il bando di concorso per la concessione degli
alloggi agli studenti diversamente abili iscritti all’Università degli Studi, dell’Accademia di Belle Arti,
dell’ISIA di Urbino e del Conservatorio G. Rossini di Pesaro.
Presso il Collegio La Vela sono destinate n. 9 delle 11 camere con bagno per studenti disabili in
carrozzina ed una saletta multimediale con quattro postazioni internet a fianco della portineria.
Con la determina n. 40 del 07/02/2013 per l’a.a. 2012/13 è stata integrata la borsa di studio a n. 3
studenti diversamente abili per l’acquisto di protesi e supporti che agevolino l’attività didattica per
un importo complessivo di €. 2.629,00.
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Relativamente ai partecipanti al programma ERASMUS/SOCRATES, con determina n. 244 del
14/11/2013 è stato liquidato a n. 8 studenti il saldo (30%) del contributo per l’a.a. 2012/13. La
spesa sostenuta è stata pari a €. 2.160,00.
In base alla normativa stabilita dal bando di concorso, per l’anno accademico 2013/14 sono state
poi valutate tutte le richieste e sono stati concessi n. 9 contributi Erasmus. Con determina n. 240
del 12/11/2013 è stato liquidato l’anticipo (70%) del contributo relativamente all’anno accademico
2013/14 la cui spesa è stata pari a €. 8.883,00.
Con determina n. 255 del 03/12/2013 sono state poi quantificate le somme contanti spettanti a
ciascuno studente borsista partecipante al programma ERASMUS, per i servizi gratuiti che gli
spettavano ma di cui non ha goduto. Il rimborso dei servizi non goduti in conto borsa è stato pari
a €. 60.322,29.
Il servizio per gli Accertamenti Fiscali consiste nel controllo delle autocertificazioni prodotte
dagli studenti, in particolare per gli aspetti relativi alla condizione economica ed alla composizione
del nucleo familiare, ricorrendo al metodo della verifica con controlli annuali a campione su almeno
il 40% degli studenti beneficiari dei servizi e degli interventi non destinati alla generalità degli
studenti.
Nelle more della graduatoria definitiva sono stati svolti con la banca dati dell’INPS gli accertamenti
sui valori ISEE dichiarati dagli studenti idonei alla borsa di studio nelle graduatorie provvisorie.
In relazione ad alcune note trasmesse alla regione Marche da altri Enti per il Diritto allo studio
Universitario (ERSU), circa le modalità di applicazione della normativa vigente in materia di
accertamenti sulla condizione economico patrimoniale degli studenti, beneficiari delle prestazioni
sociali agevolate non dirette alla generalità degli studenti,
L’ERSU di Urbino
ha trasmesso
all’Ufficio competente della regione Marche una relazione con la quale si evidenziava la necessità di
un analisi dei testi normativi vigenti per decretare una corretta interpretazione dei testi stessi e
stabilire, conseguentemente, una uniformità di comportamento su tutto il territorio regionale. La
Regione in data 23 gennaio 2013 ha trasmesso a questo Ente il proprio parere in ordine agli
accertamenti sulla condizione economico/patrimoniale delle studente e la conseguente applicazione
delle sanzioni amministrative in caso di dichiarazioni mendaci.
Nel corso dell’anno 2013, inoltre, sono state revocate n. 12 borse di studio da accertamenti fiscali
per un importo di €. 43.976,27.
Nei confronti di tutti gli studenti iscritti al primo anno di corso, ai quali è stata concessa la borsa di
studio, sono stati effettuati i controlli del numero degli esami richiesti per il mantenimento della
stessa ed agli studenti che non hanno conseguito il merito richiesto è stato revocato il beneficio.
Con tale provvedimento è stato quantificato il valore dei servizi effettivamente fruiti e le somme
eventualmente percepite che ogni studente deve rimborsare.
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Per l’anno accademico 2012/13 con determina n. 281 del 19/12/2013 sono state revocate per
mancanza merito n. 50 borse di studio per una somma complessiva di € 101.798,95. Le revoche,
in oggetto si riferiscono agli studenti iscritti al primo anno di corso nell’anno accademico
2012/2013 che alla data del 30/11/2013 non hanno maturato i crediti necessari per il
mantenimento del beneficio. Gli importi
da recuperare (contante e servizi) a seguito del
provvedimento di revoca sono stati quantificati in € 28.240,37. Gli studenti che non hanno
provveduto al rimborso di quanto dovuto, nei termini stabiliti dalla determina di revoca sono stati
inviati all’Ufficio legale dell’Ente al fine di adottare i relativi provvedimenti di recupero.
Con la Procura della Repubblica di Urbino ci sono stati continui contatti per l’invio di chiarimenti e
documenti per il trattamento delle pratiche pendenti presso la Procura stessa.
Servizio Ristorazione e Servizio Alloggi
Anche nel corso dell’intero anno 2013, l’impegno dell’ERSU è stato rivolto a gestire i servizi
destinati agli studenti in maniera sempre più conforme alle esigenze degli stessi, in modo tale da
rendere le offerte sempre in linea con le richieste.
Nel corso dell’anno 2013 è stata mantenuta l’organizzazione del servizio attivata l’anno precedente:
alla Ristorazione del Tridente sono previste una linea di distribuzione per il pasto tradizionale ed
una per il Cibus, aperte a pranzo e a cena dal lunedì al venerdì, mentre il sabato e la domenica è
attiva la sola linea del tradizionale; alla Ristorazione Duca sono attive due linee per il tradizionale
ed una per il Cibus, mentre per il turno serale è stato inserito un menù della linea tradizionale
ridotto, comprendente due primi e due secondi ripresi dal menù del pranzo sia della linea
tradizionale che della linea Cibus, consentendo così di mantenere aperta la mensa la sera con un
numero minimale di personale.
Presso le ristorazioni di Urbino sono stati erogati complessivamente n° 521.209 pasti registrando
un sensibile incremento (10% circa) rispetto all’anno 2012 in cui sono stati erogati n° 473.078
pasti. Anche per l’ a.a 2012/2013 ai vincitori di borsa di studio sono stati attribuiti due pasti al
giorno gratuiti.
I pasti da asporto sono stati n° 64.671 registrando un incremento medio dell’ 11,4% circa rispetto
all’ anno precedente (al Campus l’incremento è stato del 71,5%, al Duca del 19,74% ed al
Tridente del 6,61%) e confermando una maggior incidenza nel turno serale e presso la
Ristorazione Tridente.
Le mense sono state aperte complessivamente per 341 giorni.
Nel periodo estivo al fine di consentire in maniera ottimale l’attività convegnistica concentrata
prevalentemente nel mese di Luglio è stata attuata una programmazione delle ferie del personale
articolata in tre turni di 21 giorni ciascuno a decorrere dal 1° Luglio e fino al 2 settembre 2013,
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garantendo in tal modo un congruo periodo di riposo al personale e al tempo stesso una dotazione
organica sufficientemente adeguata alle necessità del servizio.
Il servizio ristorazione ed il servizio bar presso il Campus Scientifico, affidati dal mese di ottobre
2011 alla ditta che ha vinto l’appalto ha confermato l’elevato gradimento da parte dell’utenza: sono
stati erogati complessivamente n° 53.848 pasti di cui 44.984 completi ad € 6,65 cad. e 8.864
ridotti ad €. 5,15 cad. per una spesa complessiva di €. 337.803,10 + IVA.
Nell’anno 2013 le tariffe del pasto sono rimaste invariate rispetto all’anno precedente: €. 5,00 per
il pasto completo ed €. 2,60 per il Cibus per gli studenti, €. 10,00 per il pasto completo ed. 6,00
per il Cibus per i docenti,
€. 11,00 per il pasto completo ed €. 6,50 per il pasto Cibus per i
convenzionati; è stata mantenuta la possibilità di abbonamento pasti prepagati per i docenti: 15
pasti Cibus ad €. 50,00 - 10 pasti completi ad €. 80,00 e 5 pasti ridotti ad €. 35,00:
complessivamente sono stati venduti n° 78 abbonamenti Cibus per un ricavo di €. 3.900,00 e n°
60 abbonamenti per pasti completi con un ricavo di €. 4.800,00 .
Al bar del Tridente è proseguita la gestione da parte della Ditta incaricata a seguito di gara; il
gradimento da parte dell’utenza è andato aumentando nel corso dell’anno ed il servizio è stato
modulato per quanto riguarda gli orari di apertura in base alle esigenze evidenziate.
Nel periodo estivo è stato attivato, come consuetudine negli ultimi anni, il servizio di colazioni
all’inglese in concomitanza dell’attività convegnistica e della presenza di studenti stranieri: sono
state erogate complessivamente n° 13.421 colazioni ad €. 2,00 cad., rispetto alle 1.585 colazioni
dello scorso anno.
Il servizio di colazioni comprese nella tariffa del pernottamento, attivo presso il Collegio del Colle e
presso il Collegio Internazionale è proseguito per tutto l’anno registrando un notevole gradimento
tra gli
ospiti
delle due strutture; la tariffa, compresa nel pernottamento (delibera n° 36 del
27.06.2008) è di €. 1,00 e prevede
una bevanda calda, un panino o una brioche, burro e
marmellata o miele o cioccolata; nel 2013 sono state erogate n° 45.352 colazioni agli studenti e n°
3.497 colazioni ai docenti per complessive 48.849 colazioni. Al servizio è stata assegnata al
Collegio del Colle una unità full-time; al Collegio Internazionale è assegnata una unità part-time
del servizio pulizie, mentre il sabato e la domenica il servizio viene garantito in entrambe le sedi da
unità addette alla cassa e/o sala e cucina.
L’ attività convegnistica e gli interventi correlati, di volta in volta richiesti nel corso dell’anno, sono
stati garantiti secondo il calendario e gli ordini di servizio e sono stati effettuati, come in passato,
sia presso le strutture dell’ente che all’esterno: in questo caso gli interventi sono stati effettuati
dalla Ditta vincitrice dell’appalto al Campus, con il coordinamento del servizio ristorazione.
Tenuto conto della maggior affluenza, in particolare al Duca, nel turno del mattino e della
modifica apportata al menù serale della suddetta struttura, la distribuzione del personale è stata
caratterizzata da un rafforzamento dell’organico dei turni del mattino ed una costante verifica delle
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situazioni quotidiane per un ottimale utilizzo delle risorse umane, calibrato sulle esigenze di volta
in volta rilevate.
Allo scopo di
uniformare i servizi delle due mense è stata messa in atto una rotazione del
personale tra le due strutture a partire dai Capo cuoco compreso il personale di cassa e ciò ha
permesso di mettere in evidenza differenze di metodologia ed organizzazione del lavoro che si è
cercato di eliminare.
Il personale ha partecipato a corsi di aggiornamento in merito alla sicurezza, all’igiene degli
alimenti e sulla celiachia; a seguito del completamento dell’acquisto delle attrezzature necessarie è
stato inoltre effettuato un corso di formazione per l’attivazione della cottura centralizzata: il corso è
stato svolto in due fasi, una settimana di formazione a tutto il personale di cucina durante l’intero
orario di lavoro con attività teorica e pratica e dopo qualche settimana di sperimentazione del
nuovo metodo da parte del personale, il formatore per una settimana ha seguito l’attività per
verificare
se c’erano correzioni da apportare,
problematiche da discutere e se la nuova
organizzazione era stata recepita e messa in pratica quanto più possibile; nonostante qualche
perplessità ad accettare la nuova organizzazione, nel corso dell’anno si è riusciti ad applicare la
cottura centralizzata per la maggior parte della preparazione di sughi, salse e cottura di carni.
Come più sopra accennato per ovviare alla carenza di organico e soprattutto alle file che si
creavano al self nelle giornate di sabato e domenica alla mensa Tridente, unica aperta il fine
settimana, causando anche prolungamenti di orario, con delibera n° 17 del 05.03.2013 è stato
approvato il bando per la formazione di una graduatoria tra gli studenti iscritti per l’a.a. 2012/2013
ai corsi universitari da utilizzare per l’attività di distribuzione pasti per massimo 50 ore ciascuno ad
€. 10,00 l’ora: complessivamente nel periodo maggio/dicembre 2013 sono stati utilizzati n° 20
studenti (di cui n° 4 iscritti al I° anno e n° 16 iscritti agli anni successivi) per una spesa
complessiva di €. 9.700,00: l’esperienza si è rivelata sicuramente importante per gli studenti ma un
po’ più caotica (tenendo conto dei limiti nelle mansioni e negli orari che la situazione imponeva)
per il servizio.
E’ continuato da parte del personale l’impegno nell’incentivare la raccolta differenziata da parte
dell’utenza, facilitata con l’installazione nelle mense di compattatori per la raccolta del
compostabile (organico, piatti posate, bicchieri e tovaglioli) e di altri contenitori per la raccolta
delle altre tipologie di rifiuti (vetro, plastica, lattine).
Per quanto concerne il sistema informatico delle mense sono state registrate alcune
problematiche all’inizio dell’anno accademico, come in passato, e diverse anomalie di
funzionamento dei pc e delle casse dovute alla inadeguatezza e vetustà delle apparecchiature per
le quali è stato preventivato per l’inizio del 2014 un intervento di sostituzione; relativamente ai
monetizzatori è stato disattivato quello esterno posizionato alla Mensa del Duca in quanto quasi
sempre fuori servizio per rotture e pertanto attualmente presso le mense sono in funzione due
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monetizzatori, uno al Duca ed uno al Tridente (dei sei totali in funzione all’ente);
complessivamente
tramite i monetizzatori delle mense sono stati incassati ad Urbino €.
411.112,00 e manualmente €. 31.629,84.
Nell’espletamento delle gare per l’assegnazione delle forniture di materie prime alimentari per
l’anno 2014 sono stati elaborati capitolati tecnici, in collaborazione con il Servizio Acquisti e Gare,
con particolare attenzione ai prodotti locali, tipici e di produzione biologica con l’intento di
migliorare la qualità dei prodotti, contenere la spesa ed applicare il Green Public Procurement.
Come negli anni passati è stata garantita la massima collaborazione con il Servizio Magazzino per
la verifica delle merci al momento della consegna da parte dei fornitori.
E’ stata rinnovata la convenzione con l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell’Umbria e delle
Marche per la consulenza per la corretta applicazione della prassi igienica; anche nel 2013 l’attività
ha compreso le verifiche periodiche con i relativi esami di laboratorio,
l’attività formativa, la
revisione del manuale e analisi richieste su alcuni prodotti per accertarne la conformità.
Il servizio di ritiro incassi dei monetizzatori e versamento in banca è stato svolto in maniera
corretta e puntuale dalla Società Axitea.
Servizio alloggi. Nell’anno 2013 i collegi universitari (esclusi collegio Colle foresteria e collegio
Internazionale), hanno fornito 376.256 pernottamenti, con una casuale similitudine a quanto
avvenuto con i 376.324 del 2012 : tale numero comprende la normale attività didattica della
Università degli studi di Urbino, i pernottamenti relativi ai Convegni (Colle escluso), alle
Partnership, nonché di quelli riferiti ai partecipanti al corso estivo per stranieri, organizzato dalla
nostra Università. Il buon andamento dei pernottamenti trova conferma nella occupazione di oltre
il 95% nel periodo ottobre/giugno con punte del 99% e 100% nei collegi Serpentine e Casa della
Studentessa; lo stesso collegio del Campus, pur dislocato fuori città, da qualche anno conferma
una buona occupazione di posti letto, mai al di sotto dell’85% sempre nel periodo ottobre/giugno.
Larga parte delle presenze sono dovute agli studenti beneficiari di borsa di studio, in numero
superiore rispetto all’anno precedente in quanto tutti coloro che ne avevano i requisiti di merito e
di reddito, sono stati soddisfatti; tutto ciò non ha impedito comunque di assegnare anche molti
posti letto a pagamento.
La segreteria studenti è stata molto impegnata per soddisfare le varie assegnazioni dei posti letto,
rispondendo sempre con prontezza e positivamente a tutte le richieste pervenute. Da sottolineare
che il giorno di ingresso in collegio per i nuovi beneficiari del nuovo anno accademico è stato
fissato nella giornata di sabato 6 ottobre 2013 con orario no-stop fino alle ore 19.00 al fine di
permettere ai famigliari di accompagnare i propri figli a Urbino in una giornata semi festiva.
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Per migliorare ed agevolare l’accoglienza, la conoscenza del Regolamento, l’accompagnamento e
l’integrazione degli studenti, a cominciare dalle matricole, è stata mantenuta la figura dello
studente Tutor. Il Tutor rappresenta un punto di riferimento a cui lo studente può rivolgersi in
qualsiasi momento all’interno della sua residenza universitaria. Sono stati istituiti cinque Tutor
studenti alloggianti nelle strutture collegiali del colle dei Cappuccini di Urbino, ed un altro nella
struttura di Pesaro in via Petrucci. Gli studenti Tutor hanno mantenuto nei collegi un costante
collegamento con il responsabile e stabilito anche una stretta collaborazione con il docente Tutor
che è alloggiato al collegio del Colle. Le manifestazioni che sono state organizzate si sono svolte
alternativamente nelle aule esterne del collegio del Tridente e nel teatro del collegio della Vela. In
particolare va sottolineato che le manifestazioni svolte alla Vela hanno trovato un forte consenso
da parte degli studenti disabili, tutti alloggiati in questo collegio.
Nel 2013 le strutture ricettive hanno ospitato n. 23 studenti disabili (di cui 11 in carrozzina), come
sopra già dichiarato, ai quali sono stati concessi, per particolari esigenze e necessità degli stessi,
più frequenti interessamenti anche da parte del personale amministrativo del settore “Segreteria
studenti”, oltre che di quello di portineria e di pulizie. Al fine di migliorare il soggiorno ad alcuni di
tali studenti, alloggiati all’ottavo livello del collegio della Vela, si è provveduto all’allargamento delle
porte di alcune stanze (comprese quelle dei servizi igienici) affinché all’interno delle stesse fosse
più agevole muoversi con la sedia a rotelle; inoltre, per permettere loro di avere un proprio spazio
per lo studio che fosse privo di barriere architettoniche è stata appositamente risistemata una
parte della superficie del soggiorno dell’ottavo livello (dove tali studenti alloggiano).
Per una migliore ed effettiva applicazione del Regolamento interno delle Strutture abitative da
parte degli ospiti alloggiati nonché per un’adeguata tenuta dell’arredo ed una reale conoscenza
delle norme della vita comunitaria, specialmente da parte di ospiti stranieri (Erasmus e
convegnisti), è stato istituito un controllo periodico e/o quotidiano delle camere e degli spazi
comuni. Attraverso il personale amministrativo dei collegi sono stati effettuati controlli finalizzati
soprattutto a un corretto smaltimento dei rifiuti attraverso la raccolta differenziata e al controllo del
divieto di fumo.
Nel corso del 2013 è stata effettuata una costante e continua opera di controllo e vigilanza
affinché gli ospiti alloggiati rispettassero il regolamento dei collegi universitari, in particolare per la
corretta tenuta dei beni e attrezzature in loro dotazione, il rispetto delle normali norme di vita
comunitaria ed il corretto smaltimento dei rifiuti. In questa direzione sono andati i controlli
effettuati tramite il personale dell’Ente ed il Servizio di Vigilanza notturna: a seguito di questo sono
stati emessi 233 provvedimenti disciplinari a carico di coloro che non hanno rispettato il
regolamento (ospiti abusivi in camera, feste non autorizzate, rifiuti non smaltiti, rimborso danni)
alcuni dei quali comprensivi di sanzione pecuniaria, per un totale di circa € 5.000,00 (di cui oltre €
4.000,00 già riscossi).
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Alla data del 31 dicembre 2012 restavano da riscuotere € 125.072.35 relativi a rette alloggio
arretrate. Attraverso un intervento capillare, tramite comunicazioni orali e scritte, è stata
recuperata larga parte dei crediti vantati e alla data del 31 dicembre 2013 i crediti da riscuotere si
sono di fatto dimezzati ammontando ad € 65.637,31. Nell’intero 2013 i ricavi della gestione
studenti dei collegi universitari (Pesaro escluso) sono stati di € 635.000,00 circa: di tale cifra €
605.000,00 sono stati riscossi sempre nel 2013 ed € 30.000 ne rimangono da riscuotere;
percentualmente quindi il 95% del ricavo è stato incassato nello stesso anno, contro l’88% del
2012.
Al fine di contenere dove possibile le spese di gestione è stata di fatto eliminata la consegna della
nostra biancheria agli studenti: rispetto agli anni precedenti è stata eliminata la consegna dei
cuscini (e di conseguenza sono state eliminate le spese di lavaggio a carico dell’Ente) dandone
ovviamente adeguata conoscenza preventiva agli studenti; le portinerie sono state comunque
dotate di nuovi cuscini che potevano essere acquistati da chi ne avesse bisogno: nel corso del
2013 sono stati incassati circa € 500,00 per tale vendita. A conferma di quanto sopra esposto va
rilevato come i cicli di lavaggio e di asciugatura effettuati direttamente dagli studenti nelle lavatrici
e asciugatrici poste nei collegi sono passati a n° 36.788 nel 2013 contro i 32.953 del 2012 ( +
12%). Sempre nell’ottica del contenimento dei costi, nel periodo estivo sono stati chiusi la Casa
della Studentessa, il collegio della Vela ed il Campus Scientifico, tenendo aperte le altre strutture
per ospitare i partecipanti ai convegni e congressi. Tutte le residenze sono poi state riaperte nella
seconda metà di settembre 2013, in concomitanza del ritorno degli studenti e dei nuovi arrivi degli
studenti “Erasmus”.
Tenuto conto delle sempre maggiori richieste di spazi provenienti dagli studenti, nel corso del 2013
sono stati individuati altri locali dove poter svolgere attività ricreative e culturali: al collegio
Aquilone il locale attrezzato con gli arredi del bar (mai utilizzato) è stato smantellato al fine di dare
maggiore superficie al locale ed è stata montata una nuova televisione a schermo piatto da 42
pollici; stessa cosa al piano della portineria del collegio della Vela dove sono state eliminate delle
vecchie e inutili pareti divisorie al fine di creare un nuovo spazio ricreativo, mentre al livello 5 dello
stesso collegio, dopo tanta insistenza da parte nostra, l’Università degli Studi ha finalmente
bonificato il soffitto di tale locale dalle acque che si infiltravano e ora lo spazio è nella disponibilità
degli studenti. Tali interventi migliorativi hanno fatto sì che nel corso del 2013 le richieste
autorizzate agli studenti per l’utilizzo degli spazi comuni, sono state complessivamente n. 162
(contro le 120 del 2012) e tra queste, alcune anche per più periodi. Le istanze sono state per
attività teatrali, per assemblee studentesche, per conferenze, per incontri sindacali, per spettacoli,
per
buffet di compleanno e di laurea, per attività associative, ricreative e cineforum,
manifestazioni degli studenti tutor,
lezioni universitarie. I suddetti spazi, grazie alla preziosa
collaborazione del personale delle pulizie, sono sempre stati puliti e resi disponibili per gli impegni
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successivi. Il personale amministrativo e talvolta anche quello di portineria hanno accompagnato
anche vari gruppi, in particolare architetti, organizzatori di convegni e scolaresche nell’ambito della
attività di Orientamento, che erano in visita ai collegi.
Nel 2013, grazie alla collaborazione del SIS di concerto con l’Università degli Studi, tutti i blocchi
delle camere dei collegi hanno montato lo “spot” necessario per la copertura della rete wireless.
Nel 2013 è stato per la prima volta sperimentato l’utilizzo degli studenti alloggiati ai collegi per
effettuare piccoli interventi di manutenzione quali rimozione delle scritte sui muri, tinteggiature di
pareti esterne, pittura di corrimano, di panchine, pulitura di canali di scarico e dei terrazzi; questi
interventi, tendenti a dare maggiore decoro all’ambiente, avrebbero dovuti essere fatti già nel
corso degli anni ma la carenza di personale non lo ha permesso. I circa 60 studenti coinvolti in tale
iniziativa (debitamente formati e addestrati), coordinati dal Responsabile dei collegi, hanno svolto
tale compito con entusiasmo e qualità allo stesso tempo; va sottolineato l’aspetto fortemente
educativo di tale esperienza, sottolineata anche dalla stampa locale, senza trascurare che tali
interventi, se effettuati da ditte esterne, avrebbero avuto un costo senza dubbio superiore per
l’Ente.
A Pesaro sono stati occupati sempre i posti letto in Via Petrucci, nella struttura abitativa che
l’Ente mette a disposizione degli studenti e che consiste
in alcuni appartamenti,
acquistati dall’Ente e in parte presi in locazione, per un totale di 53 posti.
in parte
I posti letto sono
sempre stati occupati per l’intero anno accademico da studenti frequentanti i corsi universitari
presso quella città ma anche da ospiti occasionali durante il periodo estivo del
2013.
In
particolare nel periodo estivo, gli alloggi sono stati interamente occupati in parte da studenti
italiani già ospiti dei Collegi nel corso dell’anno accademico, perché partecipanti al “Rossini Opera
Festival” (attori e figuranti) e dagli stranieri ospiti per l’intero anno, che hanno proseguito le lezioni
al Conservatorio. Alcuni di essi erano “paganti”, in maggior parte studenti in “foresteria”,
procurando all’ente un beneficio economico che ha contribuito a migliorare lo standard qualitativo
delle strutture.
E’ stata tenuta una stretta collaborazione con lo studente incaricato del “tutorato” per gli studenti,
con lo scopo specifico di tenere costantemente i contatti tra l’Amministrazione e gli ospiti, affinché
l’Ente potesse intervenire in modo celere per cercare di risolvere le problematiche segnalate dagli
stessi ospiti in riunioni e incontri.
All’inizio dell’anno accademico 2012/2013, è stata acquistata e messa in funzione una nuova
cucina, più ampia e funzionale della precedente ed anche una nuova televisione, interventi che
hanno permesso di migliorare lo standard qualitativo del servizio offerto agli ospiti.
Nella
struttura dell’ Ersu è stato potenziato il sistema di video sorveglianza all’interno delle
strutture abitative, integrandolo con l’installazione di altre quattro telecamere negli spazi comuni.
18
Ciò garantisce una maggior sicurezza agli studenti e permette al personale preposto di vigilare
l’accesso alla struttura.
Altri Servizi
La Legge Regionale n. 38/1996, ha dedicato una serie di articoli sui Servizi per studenti, iniziando
dai Trasporti (Art. 27), passando per il Servizio sanitario e di medicina preventiva (29), il Servizio di
consulenza, informazione e orientamento al lavoro (30), Editoriale e Librario (31), Attività culturali,
ricreative e sportive (32) e Attività a tempo parziale (34). La stessa Legge non distingue tra servizi
cosiddetti “essenziali” (tipo Borsa di studio, alloggio o ristorazione) e questi altri servizi per
studenti. Sempre per rimanere in ambito legislativo, anche l’art. 20 della Legge regionale n. 32 del
16.12.2005, a modifica dell’art.45 della L.R. n. 38/1996, stabilisce che “… parte degli eventuali utili
derivanti dalle attività di cui all’art. 37 comma 1 (“Utilizzo delle strutture”) sono destinate, a
consuntivo, dal Consiglio di amministrazione ai fini istituzionali dell’Ente”.
I Servizi per Studenti all’Università di Urbino hanno una lunga storia, risalente alla realizzazione
delle residenze universitarie. Infatti, con la realizzazione dei collegi universitari, emerse la necessità
di renderle non dei dormitori, ma dei centri attivi di cultura e di partecipazione giovanile. Con il
tempo questi bisogni si sono espressi sia a livello di realizzazione concreta di servizi, sia nella
previsione legislativa. Tanto è vero che il Servizio Editoriale e Librario è stato realizzato prima
ancora della sua previsione da parte della normativa regionale, grazie alla concessione all’ERSU da
parte dell’allora Magnifico Rettore Carlo Bo, dei libri provenienti dal Fondo Doppioni della Biblioteca
Universitaria e da altri lasciti di docenti. Ancor’oggi, da parte della stessa Università, vi è la
richiesta esplicita di dotarsi di almeno un libro di testo per insegnamento. Senza sottovalutare la
richiesta pressante da parte dell’utenza studentesca, con raccolte di firme e altre forme di
contestazione se dovessero venire a mancare o essere ridotti significativamente questi servizi, di
cui sono ormai abituati ad usufruire.
Occorre inoltre tener conto del danno economico patrimoniale a cui si andrebbe incontro nella
malaugurata ipotesi di chiusura di questi servizi. Infatti, se si dovesse togliere totalmente i
finanziamenti ed il personale a questi servizi, rimarrebbero inutilizzati (e presto andrebbero
totalmente in rovina) una serie di beni ed attrezzature fino ad oggi molto utilizzati: circa 30.000
libri, 5.000 film in DVD e videocassetta, 250 giochi di società, una decina di testate (tra quotidiani
e settimanali tra i più diffusi) raccolti dal 1997 ad oggi nell’Emeroteca, una decina di TV con
videoregistratore e lettore DVD nella diverse strutture abitative, un ambulatorio medico attrezzato
al Collegio Tridente, una ventina di PC collegati in rete nelle Biblioteche multimediali. Andrebbe
infine persa una “cultura” dell’accoglienza verso lo studente universitario che non si è mai limitata
19
a considerare il giovane come una “macchina” alla quale occorre solo la “benzina” costituita dal
mangiare e dal dormire, ma come una persona composta da “cervello e anima”, da nutrire
anch’esse.
Risorse umane e finanziarie
Tutto ciò premesso, consapevoli delle difficoltà economiche che sta affrontando la Regione Marche
in questa situazione di crisi economica generalizzata, è stata compiuta la scelta di non eliminare
totalmente questi Servizi, ma di mantenerli, seppure a livello minimale, operando fortissime
riduzioni del personale addetto e delle spese, con il sacrificio di una serie di servizi, quali, ad
esempio: la Guida dello Studente, che non viene più stampata ma solo realizzata on line sul sito
istituzionale dell’Ente da parte di personale interno (quindi senza alcuna spesa); il mancato
finanziamento di tutte le associazioni e di tutte le attività culturali, ricreative e sportive; la
soppressione degli abbonamenti urbani ed extraurbani a costo agevolato erogati dall’ERSU.
Singoli Servizi per Studenti
Tramite accordi diretti tra Università ed Azienda locale per il trasporto urbano ADRIABUS,
rimangono comunque delle agevolazioni per studenti universitari riguardanti il Servizio Trasporti,
quali: collegamento centro città – collegi - mense universitarie (linea 21); collegamento Urbino Campus scientifico - Fermignano (linea 18); servizio a chiamata per gli studenti disabili; un
abbonamento annuale a costo agevolato. Altre forme di agevolazione sui trasporti sono state
previste dalla Regione: gli studenti marchigiani la cui situazione economica equivalente (ISEE) è
inferiore ad un certo importo annuale, possono usufruire di tariffe agevolate rispetto a quelle
normalmente praticate dalla aziende di trasporto pubblico locale, sia su strada che su ferrovia, per
gli abbonamenti mensili o per carnet di 10 biglietti. L’ERSU ha fornito la massima collaborazione e
informazione sui servizi suddetti, tramite: il sito Internet dell’ERSU, locandine, avvisi, ecc..
Il Servizio Sanitario per studenti consiste in un Ambulatorio medico attrezzato ed a norma,
situato sopra la portineria del Collegio Tridente, dove due volte alla settimana un medico ed altre
due volte uno psicologo, accolgono gratuitamente gli studenti che, solitamente, fanno la fila per
entrare. Un servizio di Guardia Medica molto importante, attivato a suo tempo (circa 20 anni fa)
per evitare le code al Pronto Soccorso e proprio su richiesta della ASL, per non far intasare i servizi
di prima emergenza dell’Ospedale di Urbino. Il servizio di Consulenza psicologica fu attivato per
affrontare problematiche giovanili gravi (suicidi per futili motivi come un esame andato male,
disagi riferiti alla sfera sessuale e prevenzione da HIV e da varie tossicodipendenze), svolgendo
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attività di prevenzione, di primo intervento, ma rinviando ai servizi specializzati nei casi di
maggiore necessità (così come il medico). Il tutto si svolge in piena collaborazione con la Azienda
Sanitaria Locale e in particolare con il Servizio Tossicodipendenze SERT.
Per l’Orientamento al Lavoro l’ERSU collabora intensamente con l’Università e l’unica spesa
prevista è il contributo per l’organizzazione del Career Day (le giornate di incontro con le ditte da
parte di laureati e laureandi) di Euro 1.500,00; collabora altresì con il Comune per il rilascio di
informazioni tramite i servizi Informagiovani, Eurodesk e Sportello Donna, che si trovano nei locali
dell’ERSU in Via V. Veneto n. 41 assieme al Centro Informazioni Studenti (CIS) e alla Biblioteca
Multimediale. L’unificazione di tutti questi servizi ha consentito consistenti risparmi sia in termini di
personale che di spese correnti.
Per l’Informazione e l’Orientamento agli Studi, l’ERSU collabora con l’Università nelle diverse
iniziative (Saloni dell’Orientamento, Giornate ad Urbino per studenti delle scuole medie superiori,
ecc.), fornendo saltuariamente mezzi e personale, ma avendo eliminato quasi completamente le
spese. La Guida dello Studente, come già detto, viene fornita solo on line ed è stata sostituita,
quando se ne è presentata la necessità, da una serie di depliant molto più economici, sui diversi
servizi e strutture abitative.
Il Servizio Librario, come sopra accennato, è l’unico di questi servizi che purtroppo necessita di
una spesa (contenuta il più possibile) per acquistare almeno un libro di testo per ogni
insegnamento universitario e per non dover essere costretti a chiudere definitivamente tale
Servizio, molto utilizzato dagli studenti. Da sottolineare che qualche anno fa se ne spendeva quasi
il doppio, per l’acquisto di due copie per ogni insegnamento. Ma se non si mantiene questa spesa il
rischio è che il Servizio non venga più frequentato dagli studenti, andando verso la chiusura che,
come sopra accennato, significherebbe mandare al macero circa 30 mila volumi, tra cui preziosi
vocabolari, enciclopedie, volumi scientifici e un po’ la storia “didattica” dell’Università di Urbino
degli ultimi trent’anni.
Emeroteca, Videoteca e Ludoteca necessitano di pochi finanziamenti e costituiscono anch’esse
un patrimonio unico ad Urbino se non nella Regione Marche: circa 5.000 film in DVD e
videocassetta, 250 giochi di società, una decina di quotidiani e due settimanali dal 1997 ad oggi
raccolti nell’Emeroteca, una decina di TV con videoregistratore e lettore DVD nella diverse strutture
abitative. Servizi sempre a disposizione dei 1.400 ospiti dei collegi universitari, ma anche degli altri
studenti. La spesa è stata ridotta al minimo possibile, tenendo presente che l’investimento iniziale
è stato invece più cospicuo. L’apertura di questi servizi è comunque legata a quella del Servizio
Librario, in quanto forniti negli stessi locali e dallo stesso personale.
I contributi per le Attività ricreative e culturali e sportive e gli altri Interventi per studenti
sono stati praticamente azzerati. L’ERSU erogava contributi ad Associazioni culturali studentesche
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che ne facevano richiesta in base ad una graduatoria elaborata da un’apposita Commissione, così
come organizzava manifestazioni culturali e ricreative, anche su indicazione dell’ANDISU
(Associazione nazionale degli enti per il diritto allo studio), quali: “Urbino Arte all’Università” (UAU)
in collaborazione con l’Accademia di Belle Arti; “Musica all’Università” (MAU) in accordo con il
Conservatorio “Rossini” di Pesaro; “Festa di Benvenuto” degli studenti stranieri ai collegi
universitari. L’ERSU ha continuato a collaborare all’organizzazione di simili manifestazioni promosse
autonomamente da Istituzioni ed associazioni studentesche, fornendo spazi, personale e facendo
attività promozione, ma senza prevedere spese correnti.
Per le attività sportive, sempre
organizzate in collaborazione con il CUS (Centro Universitario Sportivo), non si è potuto finanziare
nemmeno l’ormai tradizionale Torneo di Calcio Interfacoltà, dopo aver già precedentemente
rinunciato a tutta una serie di altre attività sportive (tornei di pallavolo, di nuoto, ecc,). Rimane in
vigore solo la Convenzione con Comune, Università, CUS e società sportive aderenti, per delle
agevolazioni tariffarie agli studenti che vogliano usufruire di strutture sportive (comunque sempre
senza spese per l’Ente).
Le Biblioteche Multimediali funzionano ormai senza personale, in quanto le postazioni
informatiche vengono custodite da addetti ad altri servizi (Servizio Librario, Centro Informazioni
Studenti), e senza nemmeno spese, in quanto il materiale informatico obsoleto, se proprio
necessario, viene aggiornato con piccoli pezzi di ricambio o sostituito con altro materiale
proveniente dagli uffici dell’Ente. Così che il saldo di questi servizi risulta in attivo, in quanto alcune
prestazioni (come le stampe) sono a pagamento, soprattutto per gli studenti non beneficiari della
borsa di studio. Un Servizio che, comunque, in futuro andrà ripensato, a seguito della sempre
maggiore diffusione del wireless e dei portatili a basso costo personali dei singoli studenti.
In conclusione, come sopra accennato, si è cercato di mantenere tutti i Servizi con un minimo di
spesa e si continuerà su questa strada, cercando però di non annullare il lavoro decennale per la
creazione e la gestione di tutti questi Servizi, che sono stati sempre considerati “il fiore
all’occhiello” dell’ERSU di Urbino, tanto che per molti anni lo slogan dell’Università “Carlo Bo” è
stato “Urbino: Città Campus”.
Informatica
Il Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo, assiste e collabora con tutti gli Uffici
dell’Ente per l’erogazione dei servizi agli studenti tramite supporti informatici. Il Servizio svolge due
attività istituzionali, una prettamente informatica (Ingegneria di Sistema), e un’attività che cura la
rilevazione statistica e l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
Per quanto concerne la prima attività (Ingegneria di Sistema), questa impegna il personale su
quattro fronti: il primo riguarda l’assistenza tecnica, hardware e software, al sistema informativo,
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al quale sono connessi tutti gli uffici e i servizi tramite gli strumenti informatici (personal computer,
stampanti, scanner e quant’altro), le apparecchiature di rete (modem, router ecc.) e i programmi
(DPCM, ristorazione, alloggi, contabilità, personale ecc.); il secondo riguarda il potenziamento della
infrastruttura di rete; il terzo riguarda l’aggiornamento e lo sviluppo dei programmi che gestiscono
tutte le attività (DPCM, ristorazione, alloggi, contabilità, personale e quant’altro); il quarto riguarda
l’assistenza, hardware e software, alla rete telefonica fissa (sei centralini telefonici e centinaia di
derivati) e mobile (più di trenta apparecchi e relative carte SIM).
L’assistenza tecnica, hardware e software, al sistema informativo, si è concretizza in numerosi
interventi (on line e on side) a tutti gli uffici e servizi, dislocati nelle varie sedi in Urbino (sede
amministrativa di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e Studentessa nel
centro storico, Campus Scientifico) e nella sede di Pesaro (“Pesaro Studi”), atti a garantire la piena
funzionalità di tutti gli strumenti, apparecchiature di rete e programmi integrati nella rete
telematica (personal computer, monitor, stampanti, scanner, modem, router, programmi DPCM,
ristorazione, alloggi).
L’infrastruttura di rete è stata completata ed integrata, con strumenti ed apparecchiature
informatiche (personal computer, apparecchiature di rete, sistema di video sorveglianza), con il
cablaggio della rete dati e del sistema di videosorveglianza all’interno dell’immobile che l’Ente ha
acquisito a Pesaro per destinarlo ad alloggi per studenti; inoltre, è stata ampliata la rete wireless
all’interno dei Collegi, potenziata la rete dati tra i Collegi e il Campus Scientifico, riorganizzata la
sala server per limitare eventuali interruzioni del servizio, formulato di un Progetto per potenziare e
integrare il sistema di video sorveglianza all’interno del Collegio Tridente.
Lo sviluppo dei software è consistito in un costante aggiornamento e sviluppo dei programmi attivi
all’interno della rete telematica (DPCM, ristorazione, alloggi, personale, contabilità, controllo di
gestione, protocollo informatico, manutenzioni, magazzino e quant’altro), tramite un’ attività
sinergica, preventiva (programmazione), in particolare il completamento e l’attivazione del nuovo
programma che gestisce il DPCM, gli alloggi e la ristorazione (ABADAS).
L’assistenza, hardware e software, alla rete telefonica fissa, ha garantito con interventi
prevalentemente on site, la piena funzionalità della stessa rete composta da: sei centralini,
tecnologicamente dell’ultima generazione e in rete, dislocati nelle varie sedi (sede amministrativa
di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e Studentessa nel centro storico e
Campus Scientifico), e da centinaia di derivati (apparecchi telefonici). Inoltre, si è provveduto
anche a monitorare il traffico telefonico con lo scopo di razionalizzare ed economizzare i relativi
costi (canoni e traffico), sia tramite ordini di servizio circa il buon uso del telefono dell’ufficio, sia
tramite la dismissione delle linee telefoniche considerate in esubero. L’assistenza alla rete
telefonica mobile aziendale (R.A.M.), ha garantito la piena funzionalità della stessa rete composta
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da più di trenta apparecchi e relative carte “SIM” e da tre schede di connessione per i personal
computer portatili. Inoltre, la R.A.M. è stata integrata con altre schede SIM.
La rilevazione statistica, destinata in via prioritaria alla Direzione e al Servizio Controllo di Gestione
Ispettorato ed Analisi di Qualità, è consistita nella raccolta dei dati (Borse di Studio, alloggi, pasti,
Biblioteca Multimediale e quant’altro), nella loro elaborazione, nella formulazione numerica e
grafica dei risultati e nella tenuta e archiviazione, in stretta collaborazione con i colleghi degli altri
uffici e servizi, sfociando nella pubblicazione di un opuscolo (Rapporto). Inoltre, si è provveduto a
raccogliere e ad inviare i dati statistici richiesti: alla Società “SOMEDIA”, per conto del quotidiano
“Repubblica” da pubblicare nella “Grande Guida all’Università”; all’Università degli Studi “Carlo Bo”
di Urbino; al MIUR e alla Regione Marche, con particolare riferimento ai dati sui servizi a carattere
individuale (Servizio Provvidenze per Studenti).
Sono state raccolte le necessità ed i suggerimenti espressi oralmente tra i colleghi dei vari uffici e
servizi e sono stati apportati gli opportuni correttivi sui programmi durante il corso dell’anno, che
hanno sortito l’effetto di migliorare il lavoro all’interno dell’ente; è stato gestito il Budget per
l’informatica, in sinergia con i Servizi Controllo di Gestione, Ispettorato ed Analisi di Qualità e
Bilancio, dopo averlo, in precedenza, elaborato, formulato e proposto, previa valutazione degli esiti
della gestione dell’anno precedente tramite un’attività di programmazione delle stesse risorse,
definendo la tempistica di realizzazione delle attività, implementando e semplificando le procedure,
controllando le stesse risorse, rilevando e gestendo le non conformità, tenendo presente gli
standard definiti dalla normativa, dall’utenza e dall’Ente, elaborando proposte di miglioramento
dell’Ente, del personale e dei servizi.
Nel settore Acquisti, nel corso dell’ anno 2013 sono state espletate n. 22 gare per forniture di
beni, di servizi e lavori, predisponendo atti (lettere di invito, capitolati generali e speciali, schede
tecniche, moduli di offerta, moduli per le dichiarazioni sostitutive, allegati vari, ecc.), relativi alle
procedure attivate.
La Commissione Giudicatrice opera all’interno dell’Ente, con la raccolta e la presentazione degli atti
di gara, la tenuta degli stessi e la stesura dei verbali contenenti i lavori della Commissione (nel
corso del 2013 sono stati stesi n. 14 verbali).
L’attività del Servizio prosegue in ottemperanza al disposto della Delibera regionale n. 1/2012,
a seguito della quale l’Ente si è dotato di un nuovo regolamento per “l’acquisizione in economia di
beni e servizi” con atto deliberativo n. 69/2012.
La nuova procedura in economia è articolata nelle seguenti fasi:
- Analisi della richiesta di acquisto al fine di valutare l’opportunità di utilizzare la procedura
“breve”;
-
indagine di mercato;
24
-
scelta delle ditte (locali) idonee;
-
invio richiesta di preventivo utilizzando anche nuovi supporti informatici;
-
valutazione offerte pervenute;
-
atto di aggiudicazione;
-
comunicazione alla ditta aggiudicataria.
Il regolamento introdotto già da un anno ha permesso di realizzare nel corso dell’anno 2013 alcuni
istituti da esso previsti, quali ad esempio la procedura semplificata di acquisto tramite
l’introduzione dei
soli “buoni d’ordine” per gli acquisti di beni e servizi fino a 3000,00 euro,
semplificando di fatto l’attività amministrativa dell’ufficio. Tale procedura è pienamente operativa
da marzo 2013.
Viene mantenuta la velocizzazione delle procedure di acquisizione di beni e servizi in economia,
che aveva previsto l’elevazione dell’importo da € 10.000,00 a € 20.000,00 per acquisizione, previa
adeguata motivazione, di beni e servizi con procedure dirette.
La novità sostanziale che era stata introdotta e mantenuta, è il ricorso al mercato elettronico come
procedura preferenziale per gli acquisti sotto soglia comunitaria, come previsto dal decreto – legge
6 luglio 2012 n. 95 ”disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei
servizi ai cittadini”
In ragione della normativa adottata è stata indispensabile la cognizione e l’osservanza di nuovi
adempimenti che caratterizzano le varie procedure contrattuali, applicando le norme statali,
regionali, la normativa Comunitaria, l’Antimafia, il Regolamento dell’ENTE e le nuove norme
introdotte dalle modifiche citate.
Tali procedure si riferiscono alle modalità di scelta del contraente, allo svolgimento delle gare ed
alla stipulazione dei contratti.
La stipulazione dei contratti è preceduta da condizioni preliminari e di supporto quali:
collaborazione nella programmazione degli acquisti
azioni istruttorie
indagini di mercato
scelta della procedura di gara
atti e provvedimenti amministrativi autorizzativi.
In particolare tale attività deve mirare, da un lato, ad approfondire le potenzialità delle innovazioni
gestionali degli approvvigionamenti che derivano dalle evoluzioni organizzative, tecnologiche e
normative e dall’altro chiarire come queste innovazioni si possano concretizzare in modelli e/o
approcci innovativi alla gestione.
Anche nel 2013, in sinergia con l’Osservatorio dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici
della Regione Marche, sono stati presi a riferimento gli atti di gara predisposti dall’Osservatorio,
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riordinandoli in un sistema organico che recepisce le disposizioni e le direttive del Codice degli
appalti.
Sono state ulteriormente approfondite le tematiche riguardanti la riformulazione dei disciplinari di
gara e relativi allegati (Modulo di richiesta per l’accesso ai documenti amministrativi, Schema di
Contratto, Fac-simile di cauzione definitiva, capitolato tecnico/modulo di offerta, ecc.).
Le nuove procedure, introdotte nel corso di questi anni, hanno ulteriormente gravato sull’attività
dell’ufficio, che deve ridefinire l’iter procedurale delle acquisizioni. Tale l’attività si è concentrata
sull’aggiornamento degli atti, al fine di renderli pienamente operativi e conformi alla normativa ed
alle continue interpretazioni introdotte con le determine e deliberazioni dell’Autorità di Vigilanza sui
contratti pubblici (AVCP).
La normativa contrattuale (Nazionale, Regionale ed il Regolamento interno) prescrive l’esecuzione
di adempimenti e procedure con carattere rigoristico preordinate al fine di stipulare contratti nelle
condizioni di massima obiettività, trasparenza, economicità e con risultati convenienti per
l’Amministrazione.
Tale attività, riflettendosi sulla gestione finanziaria dell’Amministrazione, esige l’applicazione di
procedure preordinate alla stipulazione dei contratti, al loro perfezionamento ed alla loro
esecuzione, offrendo ogni possibile tutela degli interessi dell’Amministrazione e garanzie di
obiettività ai soggetti con cui si instaura il rapporto contrattuale.
Nell’area del Personale Sono state trattate le pratiche connesse all’applicazione dei Contratti del
comparto. Un notevole impegno è stato profuso nella problematica relativa ai rapporti con le
OO.SS.: per la contrattazione decentrata del contratto di lavoro dei dipendenti e per l’esecuzione
del contratto Dirigenziale; per l’applicazione dei numerosi istituti ivi previsti che hanno comportato
numerosi incontri della delegazione trattante dell’Ente e la produzione degli atti applicativi
conseguenti. Si è provveduto quindi a certificare la costituzione del fondo “Risorse decentrate”, alla
sua suddivisione e all’esecuzione di tutti gli istituti applicativi conseguenti e per l’applicazione del
Fondo per la Dirigenza dell’Ente.
Si è ottemperato al dispositivo della legge finanziaria 2009, procedendo alla rideterminazione
della programmazione triennale del fabbisogno del Personale per gli anni 2013, 2014 e 2015
dell’Ente e alla conseguente riorganizzazione amministrativa, oltre ad applicare l’importo di spesa
del personale di competenza anno 2004 nella proiezione della spesa del personale nell’anno 2013,
che è stata certificata anche dall’Organo di revisione dell’Ente.
E’ stata elaborata poi una serie di modelli gestionali con lo scopo di prefigurare una organizzazione
del lavoro che permettesse il risparmio di fondi sul personale, in linea con tutte le disposizioni
generali Nazionali e Regionali.
26
Si poi provveduto ad applicare gli istituti previsti ai sensi del D.L. 112/2008 , convertito nella legge
133/2008, al D.Lgs.150/2009 e all’aggiornamento del D.Leg.vo 165/2001,all’applicazione della
legge n.148 del 14 settembre 2011 e del decreto legge n.201 del 06.12.2011
Si è proceduto alla ripartizione dei permessi sindacali, alle relative autorizzazioni e alla
registrazione del monte ore dei permessi per ogni sigla sindacale e RSU, alla rilevazione delle
deleghe per le ritenute del contributo sindacale ai fini della rappresentatività sindacale e all’invio
dati all’ARAN, alla tenuta degli atti relativi alle assemblee sindacali e al conteggio delle ore pro
capite. Sono state istruite le pratiche di pensione e di fine rapporto, per il personale dell’Ente
fornendo le condizioni per la liquidazione da parte della Regione e dell’INPDAP.
Si è provveduto in collaborazione con il servizio SIS a realizzare un rapporto annuale statistico
relativo alla gestione del personale comprendente un complesso di dati che possono offrire una
“spaccato” immediato di come il personale viene gestito, ad es. evoluzione storica per attività;
rilevazione per classi di età; evoluzione storica delle assenze; assenze per tipologia; incidenza dei
giorni di assenza per dipendente; media per ciascun dipendente rispetto alle assenze per malattia
e per gli altri istituti di permesso: infortuni, inabilità, statistica sull’età degli infortunati, qualifica
degli infortunati, natura della lesione e degli infortuni; dipendenti che hanno partecipato ad almeno
un’attività formativa ecc. Tutti i dati suddetti sono anche suddivisi per genere e sono rappresentati
anche graficamente.
Si è provveduto ad implementare e modificare lo spazio relativo all’area del personale all’interno
del sito intranet dell’Ente, con l’indicazione precisa e consultabile di tutte le materie trattate. Sono
stati forniti i dati relativi al settore del personale e sicurezza nei luoghi di lavoro e quelli della
formazione, con la possibilità di acquisire anche modelli di domanda per detrazioni fiscali, missioni
del personale, assegni famigliari, accreditamenti bancari, spazi per comunicazioni personali tramite
e.mail e segnalazioni di servizio al Responsabile con richieste varie. Il sito offre nell’immediato la
possibilità di consultare e scaricare contratti di lavoro, domande di pensione, notizie sulla dotazione
Organica, profili professionali, Budget e obiettivi generali, proposte formative, leggi di riferimento a
tutta l’area del personale.
Sempre con la collaborazione del servizio SIS, si è provveduto all’aggiornamento ed
implementazione del programma di decentramento di rilevazione presenze. In particolare è stato
completato e aggiornato il programma informatico “dipendenti manager ” in ordine alle carriere,
retribuzioni, dati personali, formazione e storico, implementato il servizio di anagrafica,
sviluppando internamente all’Ente un software prioritario con un archivio dati comune nel quale
sono stati importati e successivamente aggiornati tutti i dati presenti nei vecchi database. Sono
stati pubblicati in intranet calendari, politiche aziendali ed informazioni inerenti ai dipendenti,
garantendo un notevole miglioramento delle comunicazioni interne.
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Si è avviato quindi un programma di postalizzazione informatica per tutto il personale dell’Ente al
fine di procedere ad un sistema di comunicazione più celere ed efficace,tramite le e.mail in
possesso da parte dei dipendenti e tramite la creazione di caselle di posta informatica per rutto il
restante personale non in possesso di P.C., oltre a determinare un risparmio di carta. Si è
provveduto inoltre all’implementazione del sistema statistico riguardante gli istituti dell’area del
personale. Un servizio ormai consolidato riguarda il trasmettere la busta paga in via informatica a
ciascun dipendente.
In collaborazione con il responsabile del personale dei collegi e strutture abitative è stato
predisposto un programma informatico relativo all’orario di lavoro degli addetti al servizio di
portineria affinché il Responsabile e gli operatori possano avere piena consapevolezza del
personale in servizio, delle ore di lavoro svolto e dei relativi contatori, onde intervenire con
sollecitudine per la migliore organizzazione del lavoro, avendo nota la situazione immediata e
storica dei singoli addetti.
E’ stato costituita nella INTRANET dell’Ente una Banca Servizi su: Personale, sindacati e
programma di formazione del personale, avvisi e circolari e normative. Il nuovo portale che il
servizio del Personale sta utilizzando e utilizzerà per
informativo
rivolto
ai
dipendenti
dell’Ente
la pubblicazione di tutto il materiale
è
accessibile
digitando
l’indirizzo
http://personale.ersu.int/ sulla barra degli indirizzi del Browser (Internet Explorer). Il portale è
organizzato in categorie e sottocategorie e permette di accedere ai documenti che il servizio del
personale intende mettere a disposizione per tutti i dipendenti. E’ inoltre presente una funzione di
ricerca per trovare velocemente le informazioni desiderate. Le aree attualmente attive sono:
Selezione Interna, Formazione, Area Sindacale (delibere e verbali), Norme e Regolamenti,
Modulistica , Area Sicurezza.
Nel 2013 si è continuato ad analizzare vari problemi interenti la riorganizzazione dell’Ente tenendo
conto delle numerose leggi che regolamentano la problematica del personale e che recano vincoli
di spesa in ordine alle assunzioni.
Ancora con l’intervento del SIS si è proceduto alla formazione specifica del personale per garantire
il miglior servizio del collegio Internazionale, in particolare del servizio di portineria, procedendo
anche alla esternalizzazione del servizio di pulizie per la medesima struttura, per il collegio Tridente
e per il Campus Scientifico. Si è proceduto con intensi programmi formativi, anche per la sicurezza
nei luoghi di lavoro in diversi settori lavorativi, in particolare per il servizio di portineria , offrendo
un servizio più qualificato soprattutto per quanto concerne le foresterie dell’Ente. Si è proceduto in
tema di riorganizzazione del servizio ristorazione a portare a termine la formazione per i capi
servizi dei quattro turni di ristorazione, come accennato nell’area della ristorazione, già riqualificati
nella qualifica superiore nel dicembre 2009, fornendo agli stessi gli strumenti di analisi e di
predisposizione di nuovi sistemi di razionalizzazione del personale. Oltre a ciò si è discusso sulla
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produzione in un unico centro di cottura e preparazione delle derrate, presso la mensa del
Tridente, al fine di intervenire solo con la distribuzione dei cibi presso la mensa del Duca , con
sperimentazione nel turno serale , in quanto presenta minore utenza, questo a seguito di un nuovo
corso formativo per tutto il personale della ristorazione (nessuno escluso), con interventi mirati e
assistiti, con nuove tecniche operative e nuovo assetto operativo , con inserimento di attrezzature
rinnovate e di ultima generazione. Questo programma viene realizzato per gradi.
Nell’area della contabilità la complessa realtà dell’Ente, il continuo evolversi della normativa
fiscale e tributaria, la puntuale rilevazione del dato contabile, hanno caratterizzato l’attività di
tutta l’area, coordinando gli altri comparti dell’Ente in materia.
Molteplici normative hanno interessato i contratti di lavoro, servizi e forniture, nonché
pagamenti effettuati dalle Pubbliche amministrazioni. Le principali attività hanno riguardato la
tracciabilità dei pagamenti, la richiesta del DURC, la certificazione dei crediti e la responsabilità
solidale della stazione appaltante, nel rispetto delle normative esistenti che pongono in capo alla
Pubblica Amministrazione l’obbligo del controllo della regolarità contributiva e fiscale
dell’appaltatore. Riguardo la tracciabilità dei pagamenti si è continuato a richiedere a tutti i
fornitori dell’Ente la comunicazione del “Conto dedicato” sul quale far confluire i pagamenti loro
dovuti. Sui mandati di pagamento è proseguita l’indicazione del codice CIG (codice identificativo
di gara) e CUP (Codice identificativo di progetto), vigilando che lo stesso fosse riportato anche
sui provvedimenti di pagamento, in quanto la mancata trascrizione è suscettibile di sanzioni. Si
è verificato prima del pagamento che il fornitore avesse il DURC (dichiarazione unificata di
regolarità contributiva) regolare e non scaduto. Si è verificato infine che lo stesso, in caso di
pagamenti superiori ai € 10.000,00 non avesse cartelle di pagamento pendenti con l’erario. Nel
2013 sono state inoltrate ad Equitalia circa 140 richieste, tutte con esito positivo nei confronti
del fornitore.
E’ evidente come
questi vincoli abbiano appesantito e rallentato
l’attività contabile, anche
perchè nel corso del 2013 la normativa fiscale ha modificato ben 4 volte il periodo di validità
del DURC, passando da un periodo di validità di 30 giorni a 90 giorni a 120 giorni per poi
tornare agli attuali 90 giorni.
Ci si è attrezzati per mantenere in piedi il rispetto dei termini di pagamento dei titoli di debito
entro i 30 giorni come previsto dalla normativa: Decreto Liberalizzazioni - Legge n.27/2012
art.62 nuova disciplina delle relazioni commerciali portante nuovi termini di pagamento.
Si è continuato a vigilare sulla soglia massima del pagamento contante a € 1.000,00 abbassata
dal “decreto salva Italia”, affinchè le quote contanti delle borse non superassero tale limite o in
caso contrario che fosse indicato sul file trasmesso dal Diritto allo Studio il conto corrente sul
quale bonificare le somme, verificandone molte volte l’esattezza.
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Tutti i mandati e le reversali di incasso nel corso del 2013 sono stati sottoscritti digitalmente e
trasferiti informaticamente alla Tesoreria. Il sistema si è rilevato funzionale e solo in sporadici
casi si è dovuto ricorrere all’assistenza della sede centrale di Banca Marche.
E’ continuata la trasmissione del Mod. F24 telematico (previsto dalla Finanziaria 2007, per il
pagamento di ritenute erariali, contributi Inps e Inail). Per non aggravare l’Ente di ulteriori costi,
demandando la trasmissione allo Studio di consulenza fiscale si è provveduto autonomamente
tramite il collegamento con l’Agenzia delle Entrate. Sono stati trasmessi n. 37 modelli F24 on
line. Sono stati trasmessi n.8 F24 Enti Pubblici, modello tramite il quale l’Ente provvede
esclusivamente al versamento dell’Irap sulle retribuzioni, nel caso specifico, sul costo delle
collaborazioni occasionali e compensi agli organi istituzionali, in quanto tale modello ha
sostituito il versamento presso la Tesoreria Centrale. Potendo l’Ente portare in detrazione il
credito Iva, il pagamento di ritenute erariali, contributi Inps, addizionali regionali, comunali ed
ICI, questi continuano ad essere effettuati con il modello F24.
L’azione di supervisione sulle RdA ha permesso la corretta imputazione di costi, la corretta
codifica dei prodotti ed il corretto trasferimento degli stessi in contabilità analitica.
Il monitoraggio riservato alla
contabilizzazione dei servizi
ristorazione/alloggi è avvenuto
sempre in maniera aggiornata e costante ed ha visto, nell’area alloggi in particolare, la
suddivisione all’interno delle rette foresteria tra ricavi per colazioni e ricavi alloggi, nonché la
coesistenza presso il Collegio del Colle di camere destinate all’utenza studentesca e camere
destinate ad alloggio per docenti ed altri soggetti convenzionati. Queste particolarità hanno resa
necessaria la modifica di alcune procedure in atto.
Gli scostamenti rilevati tra le valorizzazioni dei ricavi in contabilità generale e le
quantificazioni
dei servizi erogati, con i rispettivi singoli ricavi, trasmessi dalle mense, strutture abitative, e
convegnistica, continuano a rendere complesso l’allineamento tra la contabilità generale e la
contabilità analitica.
Le difficoltà sono generate dalla presenza di molteplici variabili: numerose tipologie di utenza,
frequenti cambiamenti di status nel corso dell’anno accademico tra l’utenza studentesca
(borsista, idoneo, pagante), alta diversificazione nelle fasce di prezzo per l’accesso ai servizi,
diversificate modalità di pagamento dei servizi (bonifico, pos, monetizzatore, cassa).
Nel 2013 per proseguire la facilitazione all’utenza nel pagamento dei servizi sono state
mantenute le postazioni presso la mensa Tridente, il Collegio Internazionale e il Collegio Colle a
ricevere i pagamenti a mezzo carta di credito.
La restituzione del deposito cauzionale infruttifero previsto per gli ospiti delle strutture ricettive
di Pesaro, Casa Studentessa e Collegio Aquilone a titolo di risarcimento per eventuali danni o
guasti arrecati ai beni, strutture ed arredi avuti in consegna, nonché di addebito per eventuali
spese di pulizie straordinarie o altro intervento da effettuarsi da parte dell’Ente, è stato gestito
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nel corso del 2013 in forma manuale in quanto il sistema informatico non è stato adeguato alla
suddetta procedura. Per facilitare l’utenza si è data la possibilità di effettuare il pagamento a
mezzo badge. Le strutture hanno e comunicano a questo servizio periodicamente le somme
incassate come depositi cauzionali al fine di apportare le necessarie rilevazioni contabili. Il
sistema è entrato a regime nei primi mesi del 2014.
La complessità della gestione contabile delle Borse di Studio e degli altri contributi concessi agli
studenti, ha risentito dei benefici derivanti dalla identificazione degli anni accademici oggetto di
movimentazione contabile con diverse “voci di conto”, procedimento esteso anche alle altre
tipologie di contribuzione da parte dell’ERSU (Erasmus, integrazioni lauree, borse straordinarie,
accompagnatori disabili). Il monitoraggio dei flussi finanziari ed in particolare le movimentazioni
legate ai mandati di pagamento emessi e riscossi sono stati semplificati dalla “gestione del
sottoconto”.
Mensilmente il servizio mensa ed alloggio è stato contabilizzato ai fini iva sulla base dei servizi
effettivamente usufruiti; con scritture di rettifica si è provveduto ad allineare i ricavi iscritti a
bilancio con le quote mensili mensa ed alloggio derivanti dai provvedimenti di assegnazione
delle Borse. Sono stati redatti manuali operativi per il nuovo sistema informatico nella gestione
delle revoche e conguagli.
Sono stati elaborati i dati per la
predisposizione ed elaborazione della statistica MIUR
relativamente all’anno 2012. Essendo l’Ente in regime di contabilità economica e non potendo
estrapolare
dal
bilancio
i
dati
finanziari
richiesti
dal
Ministero
(entrate/uscite,
riscossioni/pagamenti), è stato elaborato un documento che pur non modificando il risultato
d’esercizio degli anni presi in considerazione è risultato
una sintesi
di dati economici e
finanziari.
Anche per il 2013 sono stati rendicontati, suddivisi per tipologia di intervento e destinazione,
tutti i movimenti in conto capitale, indicando nello specifico l’uscita finanziaria, la Ditta
esecutrice dell’opera con relativo numero e importo della fattura emessa, e dettagliando se
l’intervento fosse soggetto a finanziamento.
Sono state anche monitorate le spese in conto capitale soggette a contributi finalizzati.
Particolare attenzione è stata riservata ai lavori di ristrutturazione e ripristino effettuati a
Palazzo Corboli ed alle opere di manutenzione effettuate ai Collegi universitari in forma
prevalente al Collegio Tridente. Nel corso del 2013 sono stati elaborati report per il Servizio
Acquisti, Controllo di gestione e Servizio Patrimonio per il monitoraggio dell’utilizzo dell’utile di
Bilancio 2011 e 2012 destinato dal CdA dell’Ente a interventi sul Collegio Tridente.
Nel corso del 2013 importanti novità hanno interessato la normativa Iva: Iva differita, Iva per
cassa.
31
A seguito del
D.L.185/2008, D.L.5/2009, D.L.1/07/2009 n.78
sono state introdotte misure
restrittive sulle compensazioni Iva a partire dal 2010. La compensazione di crediti superiori a €
15.000 può avvenire, per il 2013, solo il 16 del mese successivo alla presentazione della
dichiarazione e con apposizione di visto di conformità da parte del revisore contabile o
consulente contabile. Pertanto nel 2013 sono stati effettuati tutti i pagamenti in essere che
prevedevano il versamento di ritenute oggetto di compensazione.
Nel corso del 2013 sono state espletate tutte le operazioni per la richiesta di rimborso Iva. E’
stata predisposta la relativa richiesta all’agenzia delle Entrate, trasmessa successivamente la
documentazione richiesta ed
è stata predisposta la documentazione per Equitalia, nonchè
aperta con Unipol Assicurazione una Polizza fideyussoria .
E’ stato versato all’Ente da Equitalia il saldo del rimborso Iva richiesto per l’anno 2011 pari a
€.305.997,15 ed il rimborso IVA 2012 (il minore degli ultimi tre anni) pari a €. 307.074,00).
E’ stata trasmessa all’Agenzia dell’Entrate la documentazione IVA per la verifica delle correttezza
della richiesta del rimborso Iva 2010.
Nei primi mesi del
2013 si è proceduto alla predisposizione e redazione del Bilancio
dell’esercizio 2012, che si è chiuso con un utile. Sono state attuate azioni di controllo sulle
rilevazioni finanziarie/contabili effettuate nell’esercizio 2011, verifiche sulle risultanze del saldo
di cassa trasmesso dal Servizio Tesoreria dell’Ente, sulla cassa economale, cassa mense, cassa
foresteria e casse automatiche (monetiche).
Le maggiori difficoltà sono nate nell’individuazione delle operazioni di rettifica finali
particolare nel reperire informazioni dai vari comparti dell’Ente su operazioni relative
ed in
a costi e
ricavi ancora imputabili all’esercizio 2011, in quanto, nonostante le continue indicazioni fornite,
si confonde il costo/ricavo di competenza dell’esercizio con la sua manifestazione “finanziaria”:
pagamento e riscossione.
In occasione della predisposizione dei reports semestrali è stata predisposta la chiusura del
bilancio al 30/06/2013, attivando e predisponendo tutte le azioni proprie della chiusura di
bilancio.
Sono stati emessi mandati di pagamento: n. 4097 e relative 352 distinte di trasmissione.
Nel 2013 il numero dei mandati creati manualmente, cioè non generati dalle scadenze di
contabilità generale, è stato più contenuto perché la gestione dei pagamenti agli studenti, a
parte la gestione delle cauzioni, è stata informatizzata. I mandati di pagamento manuali hanno
interessato le liquidazioni di Co.Co.Co, assicurazioni, versamento contributi e ritenute, missioni,
affitti, tasse, movimenti economati ecc... Queste operazioni comportano 1) la rilevazione del
movimento in contabilità generale; 2) l’emissione del mandato di pagamento manuale; 3)
l’importazione del pagamento dal programma di Tesoreria; 4) la creazione in contabilità
generale del pagamento eseguito; 5) il trasferimento dell’operazione in Co.An. E’ evidente
32
la
complessità e laboriosità delle operazioni che oltre ad essere numerose implicano l’uso ed il
corretto coordinamento di diversi programmi informatici.
Tutti i pagamenti effettuati dal Servizio Tesoreria dell’Ente, anch’esso non previsto dal nuovo
sistema contabile, sono stati riportati in contabilità attraverso un apposito programma
informatico sul quale transitano i “files” trasmessi dalla Banca delle Marche, sede di Urbino, che
gestisce il Servizio di Tesoreria dell’Ente, tramite la Banca delle Marche, sede di Iesi. Nel corso
del 2013 sono stati importati e lavorati circa n.300 files.
Le operazioni sopra esposte richiedono la massima attenzione e precisione per i possibili errori
derivanti da operazioni manuali e per la difficoltà di controllo e verifica di migliaia di registrazioni
effettuate.
- Emissione reversali di incasso N. 2051 e relative 351 distinte di trasmissione.
- Rapporto con fornitori e clienti.
Durante tutto l'esercizio finanziario 2013 è stato costante il rapporto con fornitori relativamente
a informazioni sui pagamenti effettuati, formalizzazioni cessioni di credito, future liquidazioni,
istruzioni sulle modalità di presentazione delle fatture sia di spese per gestione ordinaria sia per
spese con contributo finalizzato,
raccolta di deleghe bancarie, estratti conto, solleciti di
pagamento ed informazioni varie.
Nell’area del controllo di gestione:
si è proseguito anche durante tutto il 2013 al
miglioramento degli strumenti di rilevazione economico/quantitativa, sempre in continua
evoluzione, prevalentemente a livello di programmi informatici, a supporto dell’intera attività,
per renderli più aderenti alle realtà ed alle esigenze che sono emerse durante l’anno.
E’ stato tenuto costantemente sotto controllo il budget dei vari Centri di Costo assicurando
disponibilità per ogni dubbio e/o necessità sorti in corso d’anno,
che si sono presentati
numerosi. Infatti i primi mesi sono stati caratterizzati da incertezze economico finanziarie che
sono derivate, principalmente, dalla decisione regionale sulla disponibilità per gli ERSU della
quota di economia tra le spese effettive per il personale ed il budget loro assegnato, quota che
sarebbe andata a copertura delle spese di gestione. Come per l’anno 2011 e 2012 l’ERSU ha
inserito a Budget 2013 lo stesso importo ricevuto l’anno precedente, dando dimostrazione che
solo in presenza della sua concessione la chiusura del Budget si sarebbe presentata con un
utile, seppur minimo, come richiesto dalle normative in materia.
L’anno è iniziato anche con la riduzione del finanziamento da parte della Regione Marche per
Borse di Studio e l’incertezza è stata mantenuta per quasi tutto l’anno, comportando la necessità,
al fine di coprire tutti gli idonei alla borsa di studio, di dare la maggior parte di borse solo in servizi,
riducendo il numero dei beneficiari del contante e le quote contanti ripartite. Solo alla fine
33
dell’anno l’importo è stato recuperato ma è poi stato inserito tra i finanziamenti per la ripartizione
delle borse 2013/2014.
Anche per l’anno 2013 è stata adottata particolare prudenza nell’utilizzo del Budget,
specialmente all’inizio, in attesa del concretizzarsi di alcune aspettative a livello regionale, in
considerazione della mancanza di sicurezza sui finanziamenti, del pesante aumento previsto
nell’area delle utenze e
di altre dinamiche presenti nel budget.
Sono stati verificati
continuamente i programmi informatici efficaci per il monitoraggio dei controlli, della
pianificazione e resoconto contabilità come le richieste d’acquisto. Sono state valutate e risolte
alcune difficoltà che sono emerse sui flussi documentali informatici che coinvolgono il “ciclo
passivo” delle registrazioni contabili e
che sono comunque in continua evoluzione di
perfezionamento.
E’ stato tenuto sotto controllo l’iter lavorativo di tutti i settori dell’Ente stabilito nelle singole
procedure.
Le Linee Guida, che anche per il 2013
sono scaturite direttamente dal Piano Annuale per gli
interventi per il Diritto allo Studio, sono state indispensabili per realizzare la convergenza alle
stesse di tutti gli obiettivi particolari assegnati ai singoli Centri di Costo. Gli obiettivi di tutti i Centri
sono poi stati raccolti, visionati, sottoposti al Direttore per una validazione definitiva e quindi
distribuiti ai responsabili con le apposite schede. A questo proposito si segnala che le schede
obiettivi 2013 sono state anche oggetto di modifiche ulteriori, dopo che si è avuto un incontro con
il Comitato di Valutazione regionale, l’ufficio regionale di competenza e gli altri ERSU marchigiani.
La modifica ha riguardato la semplificazione e l’immediatezza della lettura dei dati informativi sugli
obiettivi, per ora generali, quindi la scheda di riepilogo del dirigente e nel corso del 2014 gli stessi
criteri verranno adottati anche sulle schede di settore.
La scheda che ne è scaturita, risulta
perfettamente in linea con le richieste dell’Ufficio regionale di Controllo.
Un’attenzione particolare è stata rivolta al coordinamento dei dati di contabilità con i dati del
controllo di gestione, con riguardo ai ricavi provenienti dai servizi mense e alloggi.
A tale proposito, in considerazione della già avvenuta suddivisione del servizio alloggi in “alloggi
struttura” e “alloggi utenza”, poi riaccorpati nel corso del 2013 a seguito del pensionamento dei
responsabili di area, è stato rivolto un riguardo particolare a supportare il nuovo responsabile nella
formulazione del budget 2013, nella imputazione dei costi e nella gestione degli stessi durante
tutto l’anno.
Ogni anno viene riaggiornata e tenuta sotto costante controllo la classificazione di tutti gli utenti,
clienti dell’ente,
controllando periodicamente l’aggancio di ogni tipologia alle singole
voci di
ricavo; sono state poi riformulate e riaggiornate le schede vendite mense e alloggi, sia nell’utenza
che in relazione a nuovi presidi per l’erogazione dei servizi, in special modo a Pesaro.
34
Il lavoro, così strutturato, costituisce la base per contabilizzare i ricavi da mense e alloggi per il
controllo di gestione e per la contabilità (servizio bilancio), riducendo al massimo gli scostamenti
che sempre si sono verificati nella gestione delle quote dei ricavi sugli ambiti di rilevazione
riguardanti la contabilità ed il controllo di gestione stesso.
Sono stati riaggiornati e resi ancor più aderenti alle necessità i documenti informatici di rilevazione
delle vendite, sempre su fogli excell, su cui sono state riaggiornate le tariffe dei servizi, scaturenti
da decisioni consigliari nel corso dell’anno, che le ha ritoccate per tipologia di utenza, sia alle
mense che agli alloggi.
Con le schede così predisposte è quindi più semplice tenere tutto sotto controllo e le modifiche
risultano anche più facili ogni volta che i dati delle stesse subiscono variazioni.
E’ stata tenuta sotto controllo tutta l’area degli investimenti, la quale, per analogia al budget
ordinario, non ha visto l’immediata disponibilità dei costi preventivati; addirittura per tutta l’area
investimenti ogni acquisto è stato reso possibile solo dopo attenta valutazione sulla opportunità e
necessità dello stesso da parte del Direttore, che ne ha autorizzato singolarmente la realizzazione,
come da procedura operativa, nonostante fosse già inserito all’interno del budget 2013, già
autorizzativo di per sé: infatti gli importi, pur approvati all’interno del Budget non sono stati resi
disponibili se non a seguito di apposita e specifica richiesta.
Lo schema degli investimenti utilizzato è in
correlazione immediata alla contabilità ed agli
ammortamenti. A tale fine sono state costantemente ricontrollate tra loro le voci di conto di
Budget e di Bilancio, sono stati riportati su fogli excel i movimenti finanziari sostenuti per i
singoli investimenti ed imputati ai rispettivi centri di costo. Lo schema così impostato permette
di monitorare e rendicontate anche le spese in conto capitale legate ai contributi finalizzati da
parte della Regione.
La collaborazione con il servizio Bilancio relativamente alla gestione delle voci di costo e di ricavo si
è mantenuta durante il corso dell’anno e si è intensificata nei momenti di consuntivazione
trimestrale, semestrale ed annuale; la collaborazione si è realizzata anche durante l’ effettiva
registrazione contabile dei costi e dei ricavi, per di più quando alcune decisioni risultavano poco
chiare, al punto che il continuo controllo sulle risultanze contabili ha consentito la quadratura di
alcune registrazioni ed ha favorito ragionamenti su scelte di scritture contabili da intraprendere.
E’ stato predisposto il report trimestrale e semestrale 2013 nonché il budget 2014. In particolare,
su esplicita richiesta del Servizio regionale per il Diritto allo studio, nel mese di Luglio 2013 è stata
predisposta ed inviata la situazione di un’ipotesi di chiusura del conto economico analitico con
forecast 2013 ed il confronto con i due anni precedenti, allo scopo di consentire di prendere gli
opportuni provvedimenti ed apportare i necessari correttivi in corso d’anno, a livello di stanziamenti
regionali necessari e già segnalati nel Budget . Lo schema del conto economico analitico richiesto,
elaborato alla fine di giugno 2013, in cui era espressamente riportata un’ipotesi di chiusura d’anno
35
2013 (Forecast) si manifestava in perdita, nonostante che fosse stato iscritto al suo interno, in
“contributi in conto esercizio”, assieme al contributo di gestione e quello per fitti, la cifra che la
Regione aveva concesso agli ERSU, anche nel 2012 e 2011, delle ex economie del personale (€
1.085.000 per i 4 ERSU), nella quota parte per l’ERSU di Urbino di € 518.533,00. Era quindi
evidente che l’ERSU non avrebbe potuto fare a meno del contributo delle ex economie del
personale perché la situazione che ne sarebbe derivata avrebbe provocato perdite insanabili con
la sola gestione dell’ente. Come già detto in apertura, la legge di assestamento al Bilancio
regionale 2013 ha concesso poi la cifra richiesta.
In tutto il periodo sono stati tenuti i contatti con gli uffici regionali e con i colleghi degli altri ERSU,
per cercare chiarezza sui trasferimenti utili alla chiusura del 2013 ma anche per la formulazione
delle previsioni di Budget 2014.
Su tutti i periodi indicati sono stati formulati gli indicatori, suddivisi in tutte le aree previste nel
modello condiviso dal Gruppo di Lavoro sul Controllo di Gestione dei quattro ERSU delle Marche.
Anche nel 2013 le riunioni tenute in Ancona sono state rivolte a comparare i dati ed a creare un
documento sempre più completo e più facilmente leggibile e confrontabile,
fornendo così alla
Regione dati omogenei e comparabili, utili per portare eventuali correttivi gestionali.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di alcuni dati
ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori, nei confronti dei quali
sono così possibili ragionamenti rivolti alla eventuale correzione delle risultanze oltre che la
comparazione con gli altri ERSU sui singoli servizi analoghi o addirittura alla trasformazione del
servizio stesso, es. da diretto a indiretto (per meglio dire dato in appalto).
Il Report al I° semestre 2013 ha fornito dati e informazioni necessarie al monitoraggio
dell’andamento della gestione dell’ERSU ed è stato possibile inserire in esso anche gli importi
dei contributi che dalla regione erano stati auspicati già in fase di lavorazione del Budget,
rassicurando l’ente alla prosecuzione dell’erogazione dei servizi che aveva già intrapreso. Ma
proprio per attendere che le decisioni regionali arrivassero in maniera ufficiale e cioè solo in
sede di assestamento di Bilancio (Dicembre), il report semestrale ha subìto forti ritardi nella sua
definitiva predisposizione e trasmissione agli uffici di competenza.
L’analisi degli scostamenti per voce e per unità contabile, le informazioni riguardanti le quantità
di servizi prodotti, i risultati nel loro complesso ed in particolar modo quelli relativi appunto alla
chiusura semestrale ed alla prechiusura annuale, sono stati poi sottoposti al CdA dell’ente ed il
tutto è stato inviato anche ai competenti uffici regionali, comprensivi degli indicatori di periodo.
Per quanto riguarda la parte degli indicatori da trasmettere alla regione Marche, l’impegno è
stato più pressante ed ha determinato, anche nell’anno 2013, riunioni dei quattro ERSU presso
i competenti uffici regionali per operare correttivi e/o aggiunte, nel rispetto di quanto è stato
stabilito nel Manuale Operativo per i 4 ERSU marchigiani redatto nel corso del 2006, approvato
36
dalla Giunta Regionale Marche con delibera n. 1463 del 18/12/2006 e recepito dall’ERSU di
Urbino con delibera 24/2007 del 9/5/2007, che stabilisce anche un gruppo di indicatori
qualitativi/quantitativi e contabili da produrre da parte dei 4 ERSU su periodi corrispondenti.
A completamento del lavoro sono stati formulati indicatori interni, cioè di controllo interno
sull’andamento gestionale (chiamati bilancini di struttura e di settore), in special modo su strutture
particolarmente sensibili del servizio abitativo. Nell’ambito di ciò si è provveduto a redigere un
bilancino con valutazioni puntuali, gestionali e contabili, sulla prospettiva di chiudere parte del
Collegio Tridente, in maniera ragionata e modulare, per l’inizio dei lavori già dall’Anno Accademico
2013/2014, con lo scopo di non creare disservizi agli studenti ed in particolare ai borsisti, che
sarebbero stati “dirottati”, secondo le valutazioni svolte, o in altre strutture residenziali di privati
(con cui stringere eventuali convenzioni) all’interno della Città o presso strutture ERSU da sempre
utilizzate a foresteria.
Sono poi stati predisposti una serie di indicatori di efficienza e di economicità, suddivisi per ogni
area di profitto mense ed alloggi, rivolti all’intero 2012 ed al semestre 2013.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di alcuni
dati ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori.
Sempre riguardo agli Indicatori, entrando di più nel dettaglio, le elaborazioni fatte nel 2013 (sul
consuntivo 2012 e sul semestre 2013) hanno riguardato gli indicatori di efficienza e di
economicità di tutte le singole aree di profitto dell’Ente, evidenziando in particolare:
le percentuali di incidenza dei costi totali; il costo medio unitario del pasto; il costo medio del
pasto per ogni mensa; il costo medio unitario delle derrate; il costo medio ponderato delle più
importanti tipologie di pasto e il costo medio ponderato delle derrate; il costo medio unitario
pasti borsisti e pasti paganti; il ricavo medio unitario; il ricavo medio da praticare a copertura
totale dei costi; la differenza unitaria da aggiungere a copertura dei costi totali sia sui pasti dei
borsisti che sui pasti dei paganti; il numero delle unità di personale utilizzate per la
preparazione dei pasti e per servire i pasti su base annuale, mensile e giornaliera in ogni
struttura ed i relativi costi;
il costo medio unitario dell’alloggio; il costo unitario dell’alloggio in ogni struttura; la media dei
posti letto occupati per anno, mese, giorno in ogni struttura; il numero dei posti letto che
incidono annualmente, mensilmente e giornalmente su ogni unità di personale ed i relativi costi;
i bilancini settoriali rilevati per ogni periodo di monitoraggio di andamento economico:
trimestrali, semestrali, annuali; la produttività del fattore lavoro; il grado di utilizzazione delle
risorse;
la predisposizione di bilancini dei vari servizi mensa e alloggio con ipotesi di gestioni in appalto
per una parte degli alloggi in concomitanza dei previsti lavori al collegio Tridente e confronti con
la gestione diretta.
37
Le informazioni derivanti da questi indicatori hanno consentito anche l'immediata conoscenza
del grado di efficacia interna dell'ERSU; hanno permesso di verificare il raggiungimento degli
obiettivi quantitativi ed economici predeterminati nella fase di pianificazione dell'attività dell'ente
e creato delle basi di valutazione sulle scelte gestionali dei servizi che proseguiranno anche nel
corso del 2013, con nuove ipotesi da formulare, utili per indirizzarsi su scelte di fondamentale
importanza per l’Ente.
Sono state formulate poi ipotesi di gestione di ulteriori strutture abitative che andrebbero in
aggiunta a quelle esistenti, in considerazione che le richieste dei posti letto superano le
disponibilità esistenti ed in considerazione di una prossima chiusura di parte del Collegio
Tridente per l’inizio dei lavori antisismici ed antincendio.
Sul costo dei prodotti è stato applicato il metodo di caricamento dei costi indiretti al fine di
individuarne il costo pieno del servizio o “full costing”, relativo all’anno 2012 ed è in questo
periodo, con la chiusura del 2013 che si sta lavorando sul costo pieno del prodotto 2013.
A livello legale e di affari generali è stata curata direttamente la gestione delle pratiche legali
riguardanti l’Amministrazione con lo studio, l’istruttoria e la definizione delle vertenze in atto, in
particolare per quanto concerne:
- la partecipazione alle udienze del procedimento penale intentato a carico di un gruppo di
studenti per l’occupazione della mensa universitaria del Duca avvenuta nel Novembre del 2010,
nel quale l’E.R.S.U. si è costituito parte civile (processo in corso);
- la partecipazione alle udienze del procedimento penale intentato a carico della ditta UGOLINI
DISTRIBUZIONE ALIMENTARE di Pesaro per la fornitura alle mense dell’E.R.S.U. di prosciutti
non conformi al Capitolato di gara rilevata ad Ottobre 2011 (processo in corso);
- la costituzione di parte civile dell’E.R.S.U. nel procedimento penale d’appello intentato con
ricorso dei due contitolari del self service CORALLO di Pesaro avverso la sentenza di 1° grado,
che li aveva condannati per la truffa esperita ai danni dell’E.R.S.U. nella gestione del servizio
ristorazione per gli studenti iscritti all’Università di Urbino con sede dei corsi a Pesaro (processo
di 2° grado conclusosi ugualmente con la loro condanna);
- la citazione in giudizio civile degli stessi contitolari del self service “Corallo” di Pesaro per
l’ottenimento del risarcimento dei danni da essi causati all’E.R.S.U. in conseguenza della
esperita truffa (processo in corso);
- la definizione della vertenza civile d’appello, conclusasi favorevolmente per l’E.R.S.U. al pari
del 1° grado, sorta con i sigg.ri DENTI Stellindo e figli, eredi della defunta dipendente
dell’E.R.S.U. sig.ra CESARETTI Floride, sulla istanza dei medesimi di un notevolissimo
risarcimento dei danni da parte dell’Ente per l’uccisione in servizio della loro congiunta,
avvenuta nel Novembre del 1998;
38
- il ricorso al T.A.R. delle Marche per l’annullamento, previa sospensiva, della nota della
dirigente regionale dott.ssa Daniela Del Bello e di ogni altro atto annesso e connesso, con cui
viene disposta l’impossibilità del mantenimento in servizio del Direttore dell’E.R.S.U. per un
ulteriore biennio oltre il limite di età, contrariamente a quanto deliberato dal Consiglio di
Amministrazione dell’Ente ai sensi della vigente normativa statale.
Nell’area legale è stato curato inoltre il recupero dei crediti vantati dall’E.R.S.U. nei confronti di
studenti e di terzi, riguardo ai quali: ha inviato ai debitori 232 diffide di pagamento e 26
solleciti; ha concesso – sentito preventivamente il Direttore – 43 rateizzazioni degli importi; ha
proceduto nei confronti degli inadempienti con la presentazione di istanze al Giudice di Pace per
l’emissione di 53 decreti ingiuntivi, 34 atti di precetto e 20 pignoramenti mobiliari, nonché 35
richieste di esecutività degli atti; ha infine presentato 8 esposti per tramite del locale
Commissariato di P.S. ad altrettanti Commissariati di P.S. sul territorio nazionale. Il tutto allo
scopo di ottenere il rimborso forzoso di somme di denaro dovute all’Ente da tali soggetti, che ha
portato al recupero di 128.000,00 euro, importo superiore del 40% rispetto all’anno precedente
ed alla cifra presunta ad inizio 2013 sui dati del 2012.
Sono stati utilizzati costantemente, nel corso dell’anno, gli aggiornamenti fatti inserire nel
sistema informatizzato del recupero crediti per il miglioramento e la velocizzazione dello stesso,
quali la “Suite Ufficio Legale” e il “Processo civile telematico” (connessione informatica con gli
uffici giudiziari ormai d’altronde obbligatoria), nonchè le notifiche dirette degli atti giudiziari in
collaborazione con Poste Italiane, avendo già disattivato quelle tramite gli Ufficiali Giudiziari del
Tribunale di Urbino assai più lente e macchinose.
Si sono avuti scambi di corrispondenza su problematiche strettamente giuridico-legali con
Avvocati esterni di fiducia dell’Ente, con Avvocati di controparti dell’E.R.S.U., con uffici giudiziari
(Tribunale di Urbino, Procura di Pesaro, T.A.R. Marche,), con altri uffici pubblici e peculiarmente
con quelli della Regione Marche su tematiche giuridiche riguardanti l’E.R.S.U. (prioritariamente
sullo stato dei collegi universitari, sugli interventi di ristrutturazione/adeguamento da effettuare
e sulla responsabilità gestionale dell’E.R.S.U.).
Si è collaborato fattivamente con gli Studi Legali esterni incaricati dall’Ente, di concerto con
esso, per pratiche processuali di particolare rilievo.
E stato curato come di consueto l’aggiornamento dei rapporti di locazione/occupazione in essere
con l’Università degli Studi per i Collegi e il Campus ex Sogesta e con proprietari privati per gli
appartamenti di Pesaro ad uso degli studenti o delle proprie attività istituzionali, il pagamento
dei relativi canoni e delle imposte di registro con ripartizione della spesa fra i vari Centri di costo
di competenza.
Riguardo alla gestione dei collegi universitari ed in particolare alla loro fatiscenza e mancata
messa a norma, i rapporti con l’Ateneo (proprietario di 4 dei 5 collegi) e con i competenti uffici
39
della Regione Marche (proprietaria a sua volta del “Tridente”), partecipando anche a specifiche
riunioni sull’argomento hanno caratterizzato l’evolversi della situazione per l’anno 2013. E’ stata
avviata la procedura di verifica sismica di tutte le strutture, sulla base di uno specifico accordo
che esso ha curato per l’E.R.S.U., sottoscritto con Università, Regione e I.R.MA. nel 2011; tra le
stesse parti, esclusa l’Università che non ne è più proprietaria, è stata curata e sottoscritta a
Giugno 2012 un’apposita Convenzione per gli interventi più urgenti al Tridente.
E’ stato redatto l’atto autorizzativo della spesa “a monte” e quello di pagamento dei premi “a
valle” a favore della Compagnia che gestisce i pacchetti assicurativi dell’Ente per l’anno 2013 di
riferimento, con ripartizione della spesa stessa fra i vari Centri di costo interessati dalle
coperture e sono state curate le pratiche assicurative di incidenti occorsi a studenti nelle
strutture ricettive proprie, provvedendo in tal caso ad aprire direttamente i relativi fascicoli con
la Compagnia e seguendone l’iter fino alla chiusura, o anche nelle strutture ricettive
dell’Università e della Regione (per il “Tridente”) gestite dall’E.R.S.U., inviando allora le pratiche
infortunistiche e/o di risarcimento danni agli enti proprietari per rispettiva competenza.
Sono state studiate e recepite specifiche normative statali, regionali e provinciali che
prevedevano la possibilità di erogazione di
finanziamenti per il perseguimento dei fini
istituzionali dell’E.R.S.U.; sono state predisposte le relative pratiche per ottenerli e l’invio delle
richieste ai competenti Uffici, seguendone l’iter e provvedendo, una volta ottenuti, alla loro
rendicontazione finale.
In particolare è stata gestita, col Tecnico incaricato, la definizione della pratica (portata a buon
fine nel 2013) per la sistemazione di Palazzo Corboli, sede centrale dell’Ente, dai danni procurati
dal terremoto del 1997/98 per un valore complessivo dell’intervento, approvato dall’apposita
Conferenza di servizi regionale, di oltre 800.000,00 euro di cui 150.000,00 messi a Budget 2013
in conto anticipazione, come a suo tempo richiesto dalla Regione; e la pratica per il parziale
contributo della Regione Marche al costo dei fitti passivi (ricevuti per il 2013 poco più di
130.000,00 euro a fronte di una spesa complessiva di 1.200.000,00 euro).
Naturalmente tutto ciò ha comportato, nel corso dell’anno, una serie di contatti a più riprese
con gli uffici esterni erogatori dei fondi in questione e con le competenti Soprintendenze per i
nulla-osta di rito riguardo ai lavori.
OBIETTIVI GENERALI:
1)
Ampia informativa su tutti i servizi offerti dall’ERSU e tipologie degli stessi, con
particolare riferimento agli alloggi e alla ristorazione rivolta a tutti gli studenti e ad
40
altri attori interessati al mondo universitario, per assicurare la rimozione di ostacoli di
carattere economico e sociale.
Sono stati incontrati personalmente nelle loro sedi operative e sono state date informazioni dirette ad una
cinquantina di docenti afferenti ai vari Dipartimenti dell'Università degli Studi di Urbino e sono state fornite
informazioni e delucidazioni, anche telefonicamente, da parte degli uffici del servizio convegni dell'ERSU. A
chiusura di esercizio si è registrato un notevole incremento delle entrate relative ai servizi resi per la
convegnistica rispetto all'anno precedente le cui entrate sono più che raddoppiate.
2) Lavori riguardanti il miglioramento del servizio abitativo, in rapporto con la Regione
per quanto riguarda il collegio Tridente, con l’Università per quanto riguarda le altre
strutture collegiali, con scelte volte ad assicurare la continuità del servizio nelle
disponibilità esistenti ma anche mediante il reperimento di ulteriori nuovi posti.
Per quanto riguarda il miglioramento del servizio abitativo sono stati presentati i progetti per l’intervento di
manutenzione straordinaria di adeguamento dell’impianto elettrico ed antincendio presso il Collegio Tridente
di proprietà della Regione Marche. A seguito di una riduzione del finanziamento a ciò dedicato del 50% si è
reso necessario rivedere i progetti per espletare la gara d’appalto.
Quindi per motivi non imputabili all’E.R.S.U. di Urbino il progetto non è stato possibile portarlo a termine e ci
si è pertanto orientati su un altro obiettivo, quello di sistemare le aule esterne del Collegio Tridente. Sono
state rifatte tutte le coperture di dette aule con impermeabilizzazione, smaltimento della lana di roccia e
vendita del rame recuperato. E’ stata inoltre riqualificata la prima aula esterna con rifacimento dell’impianto
elettrico, dell’impianto di condizionamento e con l’installazione di nuove sedute e tendaggi.
Presso il Collegio Aquilone si è provveduto alla sostituzione di tutte le serrature delle porte che danno
accesso alle camere.
E’ stata conseguita e pianificata una razionale assegnazioni degli alloggi e degli spazi comuni, secondo criteri
di efficienza ed efficacia. Cio’ ha migliorato l’accoglienza e il conseguente soggiorno degli ospiti alloggiati sia
nel periodo accademico che estivo.
3) Utilizzo delle strutture abitative e di ristorazione al massimo delle loro potenzialità,
attraverso l’ aumento del turismo studentesco internazionale, e con l’incentivazione di
convegni e congressi.
E' stato elaborato un progetto di modifica del self in modo da evidenziare la zona contorni e la
zona pasti da asporto e al contempo rendere libera la composizione del vassoio e più fluido lo
scorrimento della fila; è stata migliorata anche l' illuminazione; si è chiesto il parere anche allo
Studio MTa Associati di Milano, affidandogli l'incarico per la consulenza architettonica. E' stata
organizzata la zona di svuotamento vassoi con raccolta differenziata dei rifiuti. Per il servizio
colazioni nel periodo estivo sono state installate due macchine, per la distribuzione di bevande
fredde e delle calde, molto gradite dall'utenza e che hanno velocizzato il servizio colazioni. E’
41
stato sistemato l'impianto di aria calda in sala rendendo più confortevole l'ambiente nel periodo
invernale; l'utilizzo degli studenti part-time ha permesso di ridurre i tempi di attesa al self; dal
menù consultabile sul sito web dell'ente è possibile visualizzare gli ingredienti di ciascun piatto
proposto ed è stata resa pubblica al self la provenienza di alcuni prodotti quali la carne, frutta e
verdura biologica, ecc.
La pubblicizzazione delle offerte ricettive delle strutture ERSU ha portato, a chiusura di
esercizio, un notevole incremento delle entrate relative ai servizi resi per la convegnistica
rispetto all'anno precedente: l'incremento raggiunto è stato del 152%.
4) Sostegno all’Urbino International Center, per l’attivazione di scambi con Università
straniere.
L’Obiettivo si è dovuto dividere in due parti: - la prima riguardava lo sviluppo delle attività e dei
contatti già esistenti con Università straniere, ossia promuovere o stabilizzare scambi con
Università estere che da anni svolgono i loro corsi ad Urbino (soprattutto estivi), al fine di
migliorare le condizioni di accoglienza e quindi aumentare la possibilità di far arrivare sempre
più studenti stranieri (anche al fine di un aumento delle entrate); - la seconda, invece, più
mirata, di favorire e sostenere le attività dell’Urbino International Centre (UIC) per
l’internazionalizzazione degli studi, con particolare riferimento alla possibilità, anche in questo
caso, di un maggiore afflusso degli studenti stranieri, sia per corsi di breve durata, sia per quelli
classici di formazione superiore.
Per quanto riguarda il primo punto si è fatto di tutto per migliorare l’accoglienza degli studenti
che già frequentano Corsi per stranieri ad Urbino: incontri e ricevimenti di accoglienza svoltisi al
Collegio del Colle; riserva di aule, spazi in comune e camere qualitativamente adeguate;
rilevazione dei loro bisogni e delle varie problematiche emerse durante il loro soggiorno, con
contestuale ricerca delle migliori soluzioni per andare incontro a tutte le loro richieste
(organizzazione di diversi incontri ricreativi per ovviare alla mancanza di animazione ai collegi
universitari, soprattutto durante il periodo estivo; miglioramento della rete di connessione
internet wi fi). Questa azione di interessamento ai loro problemi, ha portato al raggiungimento
dell’obiettivo di far aumentare la permanenza ed il numero degli studenti stranieri di diversi
Corsi, come ad esempio quelli dell’Università del Texas (che usufruiscono, oltre a vitto e alloggio
ai collegi, anche di aule e di sistema di collegamento in videoconferenza con la loro Università
d’origine), o quelli del Corso di giornalismo per giovani statunitensi dell’I-Media.
Per quanto riguarda il secondo punto, a seguito della costituzione dal Notaio di un’Associazione
denominata Urbino International Center (UIC) così come era stato stabilito nel Protocollo
d’Intesa tra Università, ERSU, Comune e Provincia di Pesaro e Urbino, si è dovuto procedere alla
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riorganizzazione della stessa, sia in termini logistici, con la strutturazione di un’adeguata sede
con uffici e postazioni informatiche, sia in termini funzionali, con un addetto (giovane
professionista laureato in marketing) che portasse avanti le attività prefissate dallo Statuto della
stessa Associazione. Si è quindi proceduto a: completare il lavoro di monitoraggio delle attività
svolte dagli Associati o comunque svolte da altre Istituzioni ad Urbino in materia di formazione,
cultura e accoglienza, al fine di realizzare materiale cartaceo esplicativo (depliant, ecc.) e un
sito Internet dedicato. E’ stato infatti realizzato e messo on line un sito dell’Associazione
www.Urbinointernationalcentre.org, in italiano ed in inglese, che potrà essere punto di
riferimento per qualsiasi soggetto straniero, singolo o associato (Enti, Università, ecc.), abbia
intenzione di svolgere un periodo di studi ad Urbino, offrendo un Ufficio ed un Servizio a
disposizione tutte le mattine (sabato e festivi esclusi) per qualsiasi informazione o la soluzione
di qualsiasi perplessità o problema dovessero avere per svolgere o organizzare tale periodo di
studi ad Urbino. Il monitoraggio sull’offerta formativa e turistica del territorio, utilizzato per la
realizzazione del Sito Internet ed per una presentazione dell’Associazione, è stato esteso anche
ad un monitoraggio sugli alloggi ad Urbino (evidenziando la capacità di ospitare molti più
visitatori e corsisti, soprattutto in certi periodi dell’anno) sulle aule ed i saloni presenti nella
città di Urbino e che possono essere utilizzate per corsi di studio, convegni e conferenze
(presso: Ersu, Università, Comune, Legato Albani). Inoltre è proseguita l’attività di incontri e di
coordinamento tra le istituzioni locali: ISIA, Accademia, Camera di Commercio, ADRIABUS, ecc..
E’ stata quindi svolta una ricerca sulle Università di tutto il mondo che propongono corsi
universitari in Italia e sulle possibilità che li svolgano ad Urbino a seguito di un’apposita attività
di promozione. Inoltre è stata evidenziata l’attività già svolta dall’ERSU in materia di
internazionalizzazione con la recente creazione dell’Help Desk for International students, dove i
singoli studenti stranieri possono rivolgersi per trovare soluzioni ai loro problemi (di soggiorno,
sanitari, ecc.) e con la ricorrente e antica ospitalità riguardante le attività convegnistiche e
congressuali.
5) Consolidamento del Sistema Informativo dell’Ente focalizzato primariamente su:
- Nuovi servizi telematici per semplificare il rapporto degli studenti con l’Ente.
- Ottimizzazione della rete dati e fonia
- Standardizzazione e automazione degli scambi dati tra Ersu e Università, Regione ed
INPS
- Adeguamento parco macchine interno
- Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile/magazzini.
-Distribuzione di servizi interattivi tramite totem informativi.
-Integrazione del sistema di backup dati attuale.
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Sono stati migliorati l’hardware, il software e la rete, per consolidare e ottimizzare il funzionamento
del Sistema informatico dell'Ente nei diversi servizi e uffici, con particolare riferimento
all’aggiornamento ed al miglioramento di: gestione documentale interna; servizi telematici per
studenti; rete fonia e dati; automazione di scambi con altri Enti; software di contabilità. In pratica
sono stati raggiunti i seguenti obiettivi: realizzazione e configurazione rete di backup MPLS per
l'Intranet aziendale, al fine di garantire il corretto funzionamento degli applicativi gestionali anche
in caso di guasto; introduzione del ciclo passivo di magazzino tramite file di interscambio con i
fornitori; integrazione della domanda on line con il sistema di protocollo regionale PALEO
(PaperLEss Office system); installazione di un sistema di monitoraggio GPS sugli automezzi
dell'Ente; realizzazione progetto collaborazione con Telecom per copertura collegi universitari
tramite segnale UMTS; realizzazione progetto collaborazione con Università di Urbino e CINECA per
copertura Internet Wireless di tutti i collegi universitari (un progetto pilota in Italia con
presentazione a Bologna nel novembre del 2013); estensione della video sorveglianza presso le
strutture dell'Ente (con 22 nuove telecamere); installazione di un sistema di controllo accessi degli
automezzi presso i collegi universitari; velocizzazione procedure concessione benefici all’utenza
studentesca tramite il miglioramento del sistema di interscambio dati con INPS e Università;
miglioramento sistema di backup su Cloud Telecom, per una maggiore sicurezza dei dati;
miglioramento sicurezza rete dati con nuovo firewall, sistema di web filtering e unificazione
politiche di sicurezza (es. regole password); sostituzione postazioni PC obsolete nei diversi uffici e
servizi dell'Ente. Il tutto non aumentando, ma anzi diminuendo il costo complessivo del suddetto
sistema informatico.
E’ stato attivato con successo il sistema di archiviazione documentale PALEO negli uffici Bilancio e
Provvidenze per studenti. I tracciati dei flussi inviati alla Banca (tracciati OIL) sono stati adeguati
alle nuove disposizioni per i servizi di pagamento europeo, nei tempi previsti.
6) Graduale riqualificazione della spesa relativa ai servizi offerti agli studenti,
mantenendo la loro qualità.
Nelle strutture abitative sono stati garantiti standard qualitativi sempre maggiori, ponendo
attenzione anche a soddisfare tutte le richieste di occupazione pervenute.
Sono state date disposizioni per il miglioramento della scheda on-line, analizzando e
successivamente perfezionando le varie casistiche e tipologie di utenti e le relative prenotazioni.
Improntate alcune migliorie funzionali alle necessità, quali l'emissione del documento fiscale della
fattura e quello della ricevuta fiscale - corrispettivo non riscosso.
Si è proceduto alla formazione specifica del personale per garantire il miglior servizio del collegio
internazione, in particolare del servizio di portineria, procedendo anche alla esternalizzazione del
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servizio di pulizie per la medesima struttura, per il collegio Tridente e per il campus Scientifico . Si
è proceduto con intensi programmi formativi sia per la specifica materia che per la sicurezza nei
luoghi di lavoro, in diversi settori lavorativi, in particolare per il servizio di portineria, offrendo un
servizio più qualificato soprattutto per quanto concerne le foresterie dell’Ente. Si è proceduto, in
tema di riorganizzazione del servizio ristorazione, a portare a termine la formazione per i capi
servizi dei quattro turni di ristorazione, già riqualificati nella qualifica superiore nel dicembre 2009,
fornendo agli stessi gli strumenti di analisi e di predisposizione di nuovi sistemi di razionalizzazione
del personale, pervenendo alla risoluzione di uso di stoviglie biodegradabili usa e getta, che
permettono di utilizzare minore personale dedito al lavaggio delle stoviglie.
7) Miglioramento della politica degli acquisti protesa alla salvaguardia della qualità dei
prodotti ed all’economia della spesa di gestione.
L'introduzione degli acquisti mediante "buoni d'ordine" è una procedura prevista dalla delibera del
CdA n 69/2012, con la quale si approva il Regolamento per l'acquisizione in economia di beni e
servizi. L'art. 6 dispone una semplificazione che nel corso dell'anno 2013 (marzo 2013)
ha
apportato, come indicato nella sezione "attività di gestione" una notevole semplificazione delle
procedure amministrative per gli acquisti di importo sino alla soglia di € 3.000,00 al netto dell'IVA .
E' stata predisposta una "modulistica" contenente gli elementi essenziali dell'atto con la quale si
procede all'acquisizione semplificata di beni e servizi. L'introduzione di tale metodo semplificato di
acquisto è stato realizzato in collaborazione con il Servizio SIS, che ha fornito il supporto tecnico
per la realizzazione del programma di gestione.
Per quanto riguarda l'attuazione della normativa riguardante la tracciabilità dei fllussi finanziari
(Legge 136/2010), la stessa è ormai definitivamente raggiunta ed operativa. Anche le ditte sono
allineate alle procedure previste miranti alla tracciabilità dei flussi finanziari, in maniera
informatico/economica. La procedura di acquisizione del CIG/CUP è stata monitorata nell'intero
ciclo di competenza del servizio, ossia a partire dalla loro acquisizione (Servizio Acquisti e Gare)
fino alla emissione del mandato di pagamento (servizio Bilancio).
8) Prosecuzione del progetto di collaborazione
– Studenti - Docenti e Tutor –
Amministrazione ERSU – all’interno delle strutture collegiali, con lo scopo di rendere
più partecipativa la vita all’interno delle strutture e con l’ulteriore obiettivo di attivare
iniziative culturali/ricreative che rispondano alle esigenze dell’utenza studentesca e di
progetti educativi destinati alla crescita intellettuale, professionale e umana degli
studenti, tracciandone le attività e lo stato di avanzamento dei lavori rispetto al
precedente anno.
E’ proseguito con successo il progetto di collaborazione con studenti e docenti Tutor all’interno
delle strutture collegiali al fine di attivare iniziative culturali e ricreative che hanno consentito di
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rendere più partecipata la vita dei collegi universitari, altrimenti destinati ad essere vissuti solo
come “dormitorio” e, al massimo, luogo di studio. Tale progetto è iniziato con una serie di incontri
e di riunioni, per la programmazione delle attività operative da affidare a Tutor studenti e docenti e
da concordare sempre con il Responsabile P.O. delle strutture abitative al quale compete la
concessione degli spazi in comune per lo svolgimento di tali attività.
L’attività dei Tutor studenti è stata indirizzata soprattutto nel far comprendere ai nuovi residenti
dei collegi le più elementari regole di convivenza (non fumare, non portare animali, ecc.). Tale
attività è stata facilitata da due iniziative già sviluppate gli scorsi anni, sia materialmente che sul
web, ossia: Centro di Ascolto Studenti Collegi Universitari (CASCU), con blog su Internet dove tutti
possono esprimere liberamente la loro opinione, alla quale gli stessi tutor rispondono dopo aver
ascoltato gli uffici competenti coinvolti; Attività Ricreative Culturali COllegi universitari (ARCCO),
con riunioni e incontri culturali e ricreativi (ad esempio per studenti albanesi, in occasione del
giorno della liberazione di tale Paese), nonché un altro blog dove tutte le associazioni studentesche
o locali possono segnalare e pubblicizzare eventi culturali e ricreativi rivolti ai giovani.
In base ad un programma dettagliato, scaturito anche a seguito di un sondaggio on line sulle
preferenze degli studenti, si sono svolte iniziative del seguente genere e nei seguenti settori:
rassegne cinematografiche o serie TV su particolari argomenti (tipo “Giornata della Memoria”);
racconti di viaggio in terre lontane in una serie denominata “Angolo dell’Avventura”; rassegne
musicali su protagonisti della canzone italiana e straniera; conversazioni in italiano e in lingua
inglese su temi culturali, scientifici e sportivi (es. “L’anno del Pallone” sui Mondiali di Calcio);
rappresentazioni teatrali e discussioni sul teatro d’avanguardia, con associazioni specializzate nel
settore (Teatro Aenigma); concorso canoro riservato a studenti disabili.
Gli studenti Tutor, coordinati dal docente Tutor, hanno quindi organizzato una serie di incontri
culturali e ricreativi, pubblicizzati sia a livello cartaceo (con locandine e volantini ai collegi e nelle
strutture universitarie) e con una grande partecipazione studentesca, raggiungendo l’obiettivo
prefissato di rendere i collegi un luogo non solo per dormire, mangiare e studiare, ma anche per
incontrarsi, divertirsi e fare cultura assieme, senza disturbare gli altri studenti o infrangere le
regole previste dai Regolamenti dei collegi.
9) Prosecuzione dell’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza.
Tutta la parte di analisi del software e il posizionamento degli impianti di videosorveglianza è stata
regolarmente conclusa, con l’installazione di 22 telecamere. La messa in opera di tutto l’impianto è
stata temporaneamente sospesa in quanto il collegio Tridente, come in seguito comunicato dalla
Regione Marche, sarebbe stato interessato ad un profondo intervento di manutenzione, infissi e
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porte comprese, e quindi si è evitato di mettere in opera tutto il sistema che avrebbe poi dovuto
essere smantellato con un inutile spreco di risorse economiche. Son state installate e rese
operative le telecamere per il controllo degli accessi ai parcheggi interni ai Collegi.
Sono proseguiti e sono stati portati a termine a regola d'arte tutti i lavori di ripristino, recupero e
risanamento conservativo con miglioramento sismico previsti nei contratti d'appalto per mettere in
sicurezza l'edificio, entro i tempi indicati negli atti di assegnazione e contrattuali.
Si è raggiunta una maggiore consapevolezza della materia della sicurezza attraverso una maggiore
puntualizzazione del documento di rischio a seguito di modifiche strutturali intervenute
con
valutazione dell'inserimento dei tutor nei servizi dell'ente in modo sussidiario per fronteggiare le
necessità organizzative dell'ente. Sono stati formati 58 studenti che hanno svolto attività di parttime nei vario settori dell’ente con un corso di 6 ore.
Si è accertata la corretta osservanza dei dispositivi di protezione individuali in tutti i presidi posti a
tutela del personale, acquisendo una sempre maggiore responsabilizzazione del personale.
10) Prosecuzione negli interventi attuativi per il contenimento della spesa energetica e
verifica di nuove tecnologie energetiche di possibile installazione, volte ad assicurare
un contenimento della spesa.
Nell’anno 2011 con delibera n° 38/11 del C.di A. a causa di mancanza di personale specializzato
all’interno dell’Ente, è stato affidato a ditta esterna la conduzione del calore in tutte le strutture.
Nell’anno 2012, mese di febbraio, la ditta assegnataria ha iniziato a condurre tale operazione.
I lavori di sistemazione dei vecchi impianti prevedono:
- intervento di riqualificazione della centrale termica e delle sottocentrali
- trasformazione del sistema di produzione di acqua calda sanitaria da vapore ad acqua calda
- inserimento di sistemi di trattamento acqua calda
- sostituzione di pompe, saracinesche e tubazioni, inserimento di scambiatori acqua/acqua.
Nell’anno 2013 in particolare sono state
sostituite le caldaie, completate le sottostazioni ed
installato un cogeneratore della potenza di 630Kw.
Nell’anno 2014 ci sarà l’allaccio alla rete del cogeneratore ed il completamento della centrale
termica e del telecontrollo.
11) Pieno rispetto nelle strutture abitative e ristorative della raccolta differenziata;
sensibilizzazione degli studenti e di altri ospiti alla sua completa attuazione.
Il personale delle pulizie, nell’ambito della propria attività quotidiana ha prestato grande attenzione
a come, all’interno del blocco e nelle camere, proceda la raccolta differenziata; lo stesso personale
di pulizia ha sempre segnalato alla direzione del collegio le situazioni di maggior criticità: in questi
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casi gli studenti interessati sono stati richiamati e dove necessario, in caso di comportamento
recidivo, sono state inflitte sanzioni pecuniarie. Ciò ha permesso di migliorare lo stato di pulizia
degli spazi comuni e delle camere, oltre che ad essere un elemento educativo. Inoltre, nel periodo
di temperatura più mite, a cadenza settimanale e mensile, si è proceduto alla pulizia delle vetrate
esterne degli spazi comuni e dei lucernai ed in concomitanza con i tagli di erba da parte della ditta
esterna delegata, il personale delle pulizie ha provveduto alla sistematica raccolta di materiale di
scarto e spazzatura che si rinveniva: questo ha conferito maggiore pulizia e igiene alle strutture in
generale.
12) Filiera corta per prodotti alimentari con lo scopo di privilegiare il consumo di generi
alimentari e non, prodotti direttamente sul territorio o reperiti in base al principio
del minor numero di passaggi tra produttore e consumatore.
Durante l’anno a seguito dell’individuazione di produttori di frutta del territorio e dei relativi centri
di distribuzione della stessa, la frutta utilizzata alle mense è stata ritirata presso i fornitori locali per
ridurre il numero dei passaggi tra produttore e consumatore. Autorizzati dalla prefettura di Ancona,
i magazzinieri dell’Ente in collaborazione con il personale della Mensa hanno partecipato svariate
volte al ritiro sia di frutta che di verdura presso il Centro di stoccaggio di Rubbianello di Monte
Rubbiano in provincia di Fermo, dove veniva distribuita gratuitamente. Sono stati ritirati circa Kg.
8000 di frutta (fragole, arance, pere, Kiwi, susine, meloni, ecc.) e circa 1.600 Kg. di verdure
fresche (carote, cipolle, cavolfiori, ecc.). Tali operazioni hanno portato nell’anno 2013 ad un
risparmio sull’acquisto di prodotti ortofrutticoli freschi.
13) Ulteriore razionalizzazione e riqualificazione del personale dipendente.
Tutto il personale di cucina a rotazione è stato assegnato ad entrambe le strutture al fine di
conseguire tutte le conoscenze per la nuova attività. Con la nuova organizzazione circa il 65%
delle preparazioni viene effettuato presso la cucina della Mensa Tridente; i cibi cotti vengono poi
refrigerati e confezionati sotto vuoto pronti per essere utilizzati nei giorni successivi alle due
Mense. Il metodo si è dimostrato utile soprattutto nelle situazioni di carenza di personale o e di
sensibili variazioni dell'utenza.
Grazie alla formazione del personale di portineria, fatta in maniera modulare per garantire
sempre la presenza, la gestione degli arrivi e delle partenze, gestite dalla segreteria è stata
estesa anche alle portinerie; questo ha garantito il servizio di accoglienza, anche quando la
segreteria è chiusa, Inoltre le postazioni informatiche delle portinerie sono state implementate
anche con il software per la gestione degli sms da inviare agli studenti alloggiati per ritirare la
propria corrispondenza in arrivo.
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Si sono riorganizzati gli archivi interni al servizio del personale con beneficio del tempo di ricerca
delle pratiche e miglioramento del servizio. Sono stati pubblicati integralmente i dati del
personale e della sicurezza nel sito dell'Ente così come per la modulistica in dotazione
con
possibilità di utilizzazione da parte dei dipendenti.
14) Intensificazione dei controlli per il pieno rispetto della normativa anti-fumo in tutte le
strutture dell’Ente.
Gli ambienti sono tutti dotati di cartellonistica anti fumo con i nominativi dei responsabili ai quali
è stato impartito l'ordine di un'intensificazione dei controlli, con risultati più che soddisfacenti. Si
è potuto riscontrare che sta prendendo piede l' abitudine che i fumatori lasciano gli ambienti per
recarsi in luoghi aperti.
Dalle Linee Guida del Piano Regionale e dagli Obiettivi Generali assegnati dal Consiglio di
Amministrazione sono poi scaturiti gli Obiettivi assegnati ai singoli responsabili di P.O. dell’ente,
raggiunti con il coinvolgimento di tutto il personale loro attribuito e relazionati nelle schede di
valutazione delle P.O. stesse.
Prosecuzione dei servizi Diritto allo Studio alle sedi distaccate di Pesaro e Fano.
L’E.R.S.U. di Urbino ha presso la sede di “Pesaro Studi” a Pesaro, un ufficio, identificato
in
“Pesaro Studi – Fano Ateneo”, con lo scopo di fornire l’assistenza agli studenti iscritti ai corsi di
laurea dell’Università degli Studi di Urbino, che lo stesso Ateneo ha attivato a Pesaro e a Fano, e
del Conservatorio “Rossini”, con sede a Pesaro.
Fino all’anno 2013 l’ERSU aveva attivo un ufficio anche presso la sede universitaria di “Fano
Ateneo”, ma per motivi di razionalizzazione dei carichi di lavoro, a far data dal mese di Ottobre
dello stesso anno, è stato dismesso.
La dotazione organica dell’ufficio è sempre di due unità lavorative, la cui presenza ha dato la
possibilità di ampliare l’orario di apertura al pubblico dell’ufficio e di migliorare la gestione degli
alloggi e quella del Servizio Ristorazione, rispettivamente, aumentando i controlli sia nei confronti
degli ospiti sia per quanto concerne la manutenzione delle strutture e degli impianti tecnici,
monitorando l’attività svolta dai gestori dei ristoranti convenzionati.
Il Servizio Ristorazione, in particolare, è stato sospeso nel periodo Aprile – Settembre dell’anno
2013, perchè i ristoranti convenzionati sia a Pesaro che a Fano hanno cessato l’attività.
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Sulle stesse sedi ci si è poi attivati per trovare altri esercizi commerciali che fossero disponibili a
sottoscrivere le necessarie convenzioni nelle due sedi ed entro il mese di Settembre 2013 sono
stati trovati due ristoranti. Il servizio è così ripreso dal dal mese di Ottobre 2013 per gli studenti
dell’Università degli Studi di Urbino iscritti ai corsi di Pesaro e Fano ed al Conservatorio “Rossini”
di Pesaro.
Per quanto concerne gli alloggi, mentre per l’anno accademico 2012/2013 è stato affidato
l’incarico di “Tutorato” per gli studenti, cessato dal mese di Giugno 2013, per l’anno accademico
2013/2014 non è stato riconfermato tale incarico. Questa scelta ha costretto a riorganizzare i
contatti “Amministrazione – studenti”, ospiti delle strutture abitative, per tutte le necessità
all’interno delle stesse strutture ed è stato potenziato il sistema di video sorveglianza interno,
integrandolo con l’installazione di altre quattro telecamere negli spazi comuni.
All’ufficio sono stati affidati i seguenti incarichi:
1) Sportello “front-office” in merito ai servizi che l’Ente mette a disposizione degli studenti,
nella fattispecie le provvidenze, in denaro e in servizi, gli alloggi e il servizio ristorazione;
2) Gestione degli alloggi, cinquantatre (n.53) posti letto in appartamenti siti a Pesaro, di cui
ventotto (n.28) nell’immobile di proprietà dell’Ente, Via Petrucci 39, e venticinque (n.25) negli
immobili presi in locazione, Via Petrucci nn.43, 45, 49 e 51:
3) Gestione Servizio Ristorazione, che consiste nella distribuzione di pasti (pranzo e cena)
agli studenti e agli ospiti convenzionati presso i due ristoranti convenzionati di Pesaro e di Fano.
Nello specifico, per quanto riguarda lo sportello “front office”, sono state svolte le seguenti
attività:
Anche a Pesaro gli addetti sono attrezzati per fornire tutte le indicazioni relative alle provvidenze:
circa le forme di assistenza che l’Ente mette a disposizione degli studenti (Borse di Studio,
Contributi Straordinari ecc.); circa le condizioni di reddito e di merito richieste per poterne
usufruire; consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; contatti
con le competenti Segreterie dell’Università degli Studi di Urbino; collaborazione con i colleghi del
Servizio Gestione Provvidenze per Studenti;
Sugli Alloggi: informazioni circa le modalità (condizioni di reddito e di merito) richieste per poter
usufruire del posto alloggio; consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande
“on line”;
Sul Servizio Ristorazione: informazioni circa le modalità richieste per poterne usufruire;
consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; preparazione e
distribuzione delle tessere servizi; collaborazione con i colleghi del Servizio Ristorazione.
In particolare per gli alloggi di proprietà dell’Ente e per quelli presi in locazione dallo stesso Ente,
si è provveduto a svolgere le seguenti attività:
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Gestione, organizzazione e assegnazione dei posti letto (trasferimenti da una camera all’altra,
revoca del posto letto ecc.); comunicazione degli ingressi alla Questura; comunicazione dei
movimenti, in ingresso e in uscita, al Centro I.A.T. di Pesaro; controllo che venga rispettata la
raccolta differenziata dei rifiuti; controllo circa il rispetto delle regole di “buon vicinato”, evitando
schiamazzi, rumori molesti e quant’altro; controllo del buono stato delle strutture e del buon
funzionamento degli impianti tecnici; controllo e coordinamento del personale esterno
(Cooperativa di pulizie convenzionata) incaricato della pulizia degli spazi comuni; costante
controllo affinché gli ospiti adottino un comportamento idoneo a tutelare l’integrità fisica di loro
stessi e dei loro colleghi, l’integrità delle strutture, l’integrità dei beni mobili che formano l’arredo
e delle suppellettili in dotazione alle stesse strutture;
2) Costante contatto con gli ospiti (riunioni e incontri);
3) Utilizzo delle risultanze di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti, che
hanno evidenziato le criticità, dando modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti
correttivi nei confronti dei servizi erogati (ristorazione e alloggi);
Nel corso dell’anno 2013, in particolare nel periodo estivo, gli alloggi sono stati interamente
occupati in parte da studenti italiani e stranieri, già ospiti dei Collegi nel corso dell’anno
accademico, alcuni di questi erano “paganti in foresteria”, ed
in base ad una Convenzione
sottoscritta con il Comune di Pesaro, dai partecipanti al “Rossini Opera Festival” (attori e
figuranti), anche in questo caso “paganti”, ottenendo un beneficio economico che ha contribuito
a migliorare lo standard qualitativo delle strutture.
Nel settore della ristorazione, le attività svolte sono state le seguenti: continui contatti con i
gestori degli esercizi commerciali convenzionati; controllo e verifica della gestione del servizio;
utilizzo delle risultanze di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti, che hanno
evidenziato le criticità, dando modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti
correttivi nei confronti del servizo erogato; monitoraggio, tramite continui sopralluoghi presso i
Ristoranti convenzionati rivolti al rispetto delle regole dettate dalle rispettive Convenzioni, con
particolare riguardo a quelle che si riferiscono alla riscossione dei pasti; controllo sul regolare
funzionamento del sistema informatico che gestisce i pasti (ristorante a Pesaro); contabilizzazione
mensile dei corrispettivi relativi ai pasti erogati; collaborazione con il Servizio Bilancio;
collaborazione con il Servizio S.I.S. e contatti con le Società informatiche esterne autorizzate ad
effettuare interventi tecnici di manutenzione.
E’ stato gestito anche a Pesaro il “monetizzatore”, installato presso la sede di “Pesaro Studi",
contabilizzandone periodicamente gli incassi e controllandone il buon funzionamento.
L’Ente ha attiva una Convenzione con una palestra a Pesaro e una palestra a Fano e con le Poste
Italiane, per l’applicazione di tariffe agevolate, rispettivamente, per l’accesso alle stesse palestre
e per la spedizione di pacchi postali.
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Sicurezza sul lavoro - D.Lgs 81/2008 e 106/2009 (ex 626/94).
POLITICA PER LA SALUTE E LA SICUREZZA DELL’ERSU DI URBINO – anno 2013
La salute e la sicurezza rappresentano per l’Ente e per i lavoratori beni primari irrinunciabili per lo
sviluppo delle attività produttive.
Sono state svolte in pieno le attività connesse al costituito ufficio di “Segreteria del Datore di
Lavoro” avvenuta con determinazione del Direttore n. 46 del 04/02/04 in tema di sicurezza e
salute dei lavoratori e dei luoghi di lavoro, provvedendo già da tempo alla definitiva strutturazione
dello “Sportello Sicurezza” ed istituendo una postazione esecutiva dotata degli elementi necessari
detta “Segreteria del Datore di Lavoro”.
Si è proceduto a coordinare tutte le attività inerenti la sicurezza dei dipendenti nei luoghi di lavoro,
avvalendosi anche del medico Competente e del “Responsabile alla Sicurezza”, nominati secondo
le normative in materia. E’ tramite il Medico Competente
che vengono svolti compiti di
sorveglianza sanitaria nei confronti dei dipendenti soggetti a rischi specifici, in ottemperanza al
documento di rischio adottato e revisionato per tutte le attività dell’Ente, procedendo alla
programmazione delle visite mediche per il personale soggetto a sorveglianza sanitaria, presso
l’ambulatorio dell’Ente, oltre alle prenotazioni presso l’Ospedale o altre strutture sanitarie.
Si è da tempo provveduto alla individuazione di tutte le figure sensibili inerenti la sicurezza
(A.S.P.P. ; Preposti; addetti al servizio antincendio; addetti al servizio di primo soccorso; addetti
alla gestione delle emergenze e loro Coordinatori; preposti alla gestione del divieto di fumo); è
stata valutata
la rispondenza dei luoghi di lavoro alle normative ed alla corretta tenuta,
sorveglianza e manutenzione dei presidi antincendio, ai sensi del D.M. 10.03.1998; sono state
controllate le cassette di primo soccorso affinchè si presentino sempre fornite dei presidi sanitari;
sono state valutate la necessità e la tipologia dei vari “Dispositivi di protezione individuale” da
assegnare in dotazione ed in uso ai dipendenti, curandone l’approvvigionamento a ciascuno degli
aventi diritto; è stata fornita la consulenza sulle schede dei prodotti detergenti, sanificanti,
sgrassanti e disincrostanti in uso nelle strutture dell’Ente; si è proceduto alla corretta formazione
ed informazione di tutto il personale dell’Ente, in particolare delle figure “sensibili” sopra riportate;
si è proceduto alla formazione del personale relativamente alla gestione del protocollo operativo
sulle attività dei vari servizi dell’Ente, nello specifico i servizi di pulizia e delle mense; sono stati
individuati secondo la legge i rappresentanti dei lavoratori nei luoghi di lavoro, su indicazioni delle
52
OO.SS. o tramite elezioni, ed una volta individuate si è proceduto alla integrale formazione degli
stessi ai sensi di legge, al fine di porli nella condizione di meglio espletare il loro mandato; sono
stati formulati gli organigrammi generali e settoriali delle figure sensibili per la gestione della
sicurezza e dell’emergenza; si è provveduto alla mappatura delle vie di fuga (mappe per la
gestione della prevenzione incendi), inserendole in tutte le strutture dell’Ente, costituendo peraltro
un obiettivo di settore;
sono stati individuati i punti di raccolta delle persone a seguito di
emergenze; si è provveduto in tema di sicurezza, alla vigilanza sui contratti pubblici di lavori servizi
e forniture con le ditte esterne (d.u.v.r.i.); sono state monitorate
le varie fasi lavorative del
personale al fine di individuare una rispondenza superiore del documento di rischio dei vari servizi
ed al fine di procedere al miglioramento dei cicli lavorativi ed alla conseguente riduzione del rischio
specifico, anche con procedure di rilevamento filmiche per vari cicli lavorativi, in relazione alla
movimentazione manuale dei carichi e ripetitività dei movimenti; si è proceduto alla modificazione
strutturale del locale della mensa del Tridente a seguito di incarico ad una ditta specializzata per la
rilevazione ed analisi del microclima nelle due mense dell’Ente, a seguito di maggiori e migliori
informazioni
ottenute per emendare le problematiche connesse; è stato riattivato il sistema
antincendio automatico presso il SOT e Casa della Studentessa; sono state svolte le riunioni
periodiche con i RLS, RSPP, MC e Datore di Lavoro, ai sensi dell’art. 35, del D. leg. vo 81/2008, al
fine di revisionare il documento di rischio, l’ idoneità dei DPI e loro consegna ed i certificati di
conformità sui lavori effettuati, i programmi di formazione ed eventuali variazioni delle condizioni di
esposizione al rischio dei lavoratori; sono state effettuate visite alle strutture con il Datore di
lavoro, il M.C. e l’ RSPP; è stato istituito, per necessità ed emergenze,
uno specifico numero
telefonico n. 4141, collegando tutte le strutture presenti nell’Ente, al quale numero risponde
sempre, anche di notte, un operatore formato in materia, in grado di porre in essere tutte le
procedure previste nel piano d’emergenza. Oltre a tale numero telefonico si è lavorato ad un
sistema di allertamento generale per il Collegio e la mensa Tridente, collegando una serie di
apparecchiature di amplificazione fonica, nelle varie sedi della struttura, con la postazione
permanentemente sorvegliata da parte di un operatore. In breve si provvederà, per i Collegi
Universitari che possono presentare una serie di limiti e vincoli strutturali, ad applicare nel tempo
un sistema di sicurezza equivalente, attenendosi alle indicazioni fornite dal documento di
prevenzione incendi, presentato ai VV. FF.
Con gli organismi competenti in sicurezza dell’
Università degli Studi di Urbino, si è proceduto alla verifica delle condizioni delle Strutture abitative
dei Collegi Universitari, tranne il Tridente (di cui la Regione è proprietaria), al fine di individuare gli
interventi inderogabili per la corretta messa in sicurezza delle strutture. Il Datore di lavoro, infine,
ha elaborato con un tecnico di fiducia, una dettagliata analisi degli interventi inderogabili, con
l’indicazione dei relativi costi economici in tutti i collegi Universitari, al fine di renderli a norma con
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le leggi sulla sicurezza (Disposizioni sulle strutture abitative). Si è infine provveduto a valutare lo
“stress da lavoro correlato”.
RELAZIONE ATTIVITA’ DI FORMAZIONE ANNO 2013
Il programma formativo, per l’anno 2013, prosegue in linea di massima quello già avviato negli
anni precedenti, delineato in maniera specifica e circostanziata nelle precedenti proposte formative
(anni 2002-2007), tendendo conto di esigenze prioritarie determinate, sia dalla necessità di
ottemperare a quanto previsto dalla normativa in materia di sicurezza che del lavoro, che
dall’esigenza di intervenire a colmare, con azioni idonee, le principali lacune riscontrate in alcuni
cicli di attività, in relazione ad innovazioni tecnologiche, organizzative e normative, reclutamento di
nuovo personale e programmi di sviluppo della qualità dei servizi.
Gli interventi di formazione, volti ad aggiornare ed arricchire le competenze professionali dei
dipendenti rispondono altresì alle singole richieste avanzate in merito dalla Direzione e
dai
Responsabili dei Servizi.
I docenti e/o Istituti ed Enti di Formazione sono stati come sempre scelti con l’obiettivo di favorire
il conseguimento di risultati non generici, ma atti a trasmettere alle risorse umane assegnate, le
competenze adeguate all’esercizio delle singole prestazioni lavorative.
A tal fine, ove possibile, è stata prevista al termine del corso di formazione, una prova di verifica
da parte del docente, per poter procedere ad un controllo immediato delle nozioni apprese, al fine
di una formazione più efficace e produttiva di maggiori effetti, in quanto rispendibile nel ciclo
lavorativo.
Il numero degli interventi formativi effettuato risulta, come negli anni precedenti, contenuto, in
quanto subordinato a quanto previsto all’art. 6, comma 13 della legge 122 del 30 luglio 2010, ( la
spesa per la formazione deve essere non superiore al 50% di quella sostenuta nell’anno 2009),
così come ribadito dalla Responsabile P.O. Organizzazione, Amministrazione del Personale e Scuola
Regionale di formazione della Pubblica Amministrazione della Regione Marche, con nota prot. n.
298363 del 10/05/2013.
CORSI ESPLETATI
Formazione obbligatoria per personale iscritto all’albo degli avvocati. – Anno 2013
Le iniziative che seguono sono relative alle attività di formazione professionale continua (attività di
aggiornamento, accrescimento ed approfondimento delle conoscenze e delle competenze
professionali) mediante la partecipazione ad iniziative culturali in campo giuridico e forense, alle
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quali tutti gli avvocati iscritti all’Albo hanno l’obbligo deontologico di aderire, per mantenere e
migliorare la propria preparazione professionale, curandone l’aggiornamento.
Le suddette iniziative sono state destinate all’ Ufficio legale dell’Ente. (1 o 2 unità)
Il numero delle ore dei corsi/conferenze è indicativamente pari a n. 2-3 ore mentre nel caso in cui
la partecipazione riguardi i convegni il numero delle ore è generalmente maggiore (5-10). Per
alcune iniziative sono stati rilasciati attestati di partecipazione.
Il procedimento disciplinare.
La conferenza si è tenuta ad Urbino, l’8/02/2013, presso il Palazzo di Giustizia, Via Raffaello 28.
Relatore l’Avvocato Maurizio Barbieri, del Foro di Ancona.
L’applicazione del D.Lgs. 81/08 e s.m.i. negli studi professionali.
La conferenza si è tenuta il 13/03/2013, ad Urbino, presso il Palazzo di Giustizia, Via Raffaello 28.
Relatori:
Dott. Eugenio Carlotti – Servizio Prevenzione e Sicurezza Ambienti di Lavoro – sede di Urbino AV n.1;
Dott. Giampiero Pieretti – Servizio Prevenzione e Sicurezza Ambienti di Lavoro – Sede di Urbino AV n.1.
La legge anticorruzione n.190/2012.
L’ incontro di studi si è tenuto il 19 aprile 2013, presso il tribunale di Urbino.
Relatori :
Prof. Avv. Gabriele Marra ( Università degli Studi di Urbino – Camera Penale di Urbino) : “ Le linee
generali della riforma”;
Dott. Alessandro Cannevale (Procuratore della Repubblica di Urbino): “ i delitti di concussione e
traffico di influenze”;
Prof. Avv. Roberto Brunelli (Università degli Studi di Urbino – camera Penale di Urbino): “ I delitti
di corruzione”.
L’ultima cassazione sull’efficacia civile delle sentenze ecclesiastiche di nullità matrimoniale.
La conferenza si è tenuta nella giornata del 16/05/2013, ad Urbino, presso il Palazzo di Giustizia.
Relatore : Avv. Gabriele Fattori, Professore presso l’Università degli Studi di Macerata.
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Problemi Giuridici sulla legge Severino (Convegno).
Il Convegno si è tenuto il 4 ottobre 2013
presso l’Aula Magna del Dipartimento di Economia
dell’Università di Urbino.
Relatori :
Prof. Avv. Gustavo Pansini – Professore Emerito in Diritto processuale Penale;
Dott. Cesare Mirabelli – Prof- Emerito della Corte Costituzionale.
Convegno – La prevenzione dei rischi da stress lavoro correlato.
Il Convegno, organizzato dall’Università degli Studi di Urbino, Dipartimento di Giurisprudenza –
Dipartimento di Scienze dell’uomo, si è tenuto presso l’aula magna di palazzo Battiferri a Urbino, l’8
novembre 2013. al Convegno, oltre al Responsabile Servizio Affari Generali hanno partecipato
anche un dipendente Categoria C (addetto alla sicurezza) – e il Responsabile Servizio Personale.
N. ore : 5
Obiettivi :prevenire lo stress correlato al lavoro a tutela della sicurezza e tutela della salute nei
luoghi di lavoro.
Programma:
Prevenzione dello stress lavoro-correlato e responsabilità datoriali: nuove prospettive per la tutela
della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro – Roberta Nunin – Università di Trieste.
Stress organizzativo: rischio e opportunità – Giuseppe Favretto – Università di Verona.
Stress e mobbing : aspetti teoretici e metodologici sulla valutazione – Monia Vagni – Università di
Urbino Carlo Bo.
Benessere al lavoro, produttività dell’impresa, partecipazione dei lavoratori in tempo di crisi – Piera
Campanella – Università di Urbino.
-
Stato di applicazione della indicazioni ministeriali per la valutazione del rischio da stress
lavoro correlato e prospettive future – Cinzia Frascheri – Responsabile Nazionale Cisl per la
salute e la sicurezza del lavoro.
-
“Live in balance” dallo stress lavoro – correlato al benessere organizzativo – Daniela Pirro
HR Director South Europe Adidas Group.
-
Stress lavoro- correlato : un approccio statistico – Cinzia Franceschini – Università di
Urbino.
-
Stress lavoro correlato. Il medico competente: ruolo, compiti e opportunità – Lucia Isolani
– Asur Marhce e Università di Urbino Carlo Bo.
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-
Il ruolo dell’organo di vigilanza nella prevenzione e gestione dello stress lavoro-correlato –
Maria Pia Cancellieri – Asur Marche.
-
La biologia dello stress – Andrea Minelli e Roberta De Bellis – Università di Urbino Carlo Bo.
-
Oltre lo stress lavoro correlato. A proposito dei c.d. “nuovi” rischi psico- sociali – Luciano
Angelici – Università di Urbino Carlo Bo.
Celerità e giustizia nel processo civile:quali effetti sulla professione forense.
La Camera Civile e l’Ordine degli Avvocati, con il patrocinio del Comune di Urbino, hanno
organizzato l’evento, presso il Dipartimento di Giurisprudenza, Aula Magna, dell’Università degli
Studi di Urbino, nella giornata del 13/12/2013.
Relatori:
Dott. Cosimo Maria Ferri, Sottosegretario di Stato del Ministero della Giustizia;
Prof. Lanfranco Ferroni, Ordinario di Istituzioni di diritto privato presso il Dipartimento di
Giurisprudenza dell’Università degli Studi di Urbino.
Formazione personale ristorazione (per applicazione cottura centralizzata).
( 8 gennaio – 1 marzo 2013)
Nel mese di dicembre sono stati predisposti gli atti per l’effettuazione del suddetto corso nei mesi
di gennaio- febbraio 2013, presso i Servizi di Ristorazione dell’Ente tenuto dal Sig. Maurizio
Marrocco,
Svolgimento:
3 settimane ( 5 giorni lavorativi dal lunedì alla domenica a discrezione del
formatore) in particolare: dal 08 al 18 gennaio 2013 per formazione del personale e dal 25
febbraio al 1 marzo 2013 per verifica e controllo procedure.
Partecipanti : il personale del servizio Ristorazione dell’Ente addetto alla cucina.
Obiettivi: A seguito dell’installazione di nuove attrezzature acquistate con l’obiettivo gi organizzare
la produzione con il sistema di cottura centralizzata, ed in considerazione delle perplessità in
merito alla possibilità di applicare il suddetto metodo manifestate dai capi cuoco nelle ultime
conferenze di servizio, si è ritenuto opportuno procedere a tale tipologia di formazione, finalizzata
a sfruttare al meglio la tecnologia esistente, innalzando gli standard qualitativi del servizio e ad
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ottimizzare l’attività di trasformazione dei cibi, con conseguente riduzione dei tempi di lavoro e dei
costi di gestione, migliorando l’offerta gastronomica. Per dare maggiore concretezza alla
formazione sul corretto utilizzo delle attrezzature si è ritenuto importante completarla con un breve
periodo di affiancamento del personale allo scopo di verificare la corretta applicazione delle
procedure.
Programma :
Analisi, studio e determinazione del lay-out di cucina;
Formazione del personale e affiancamento
Metodologie di verifica e controllo.
La parte relativa al lay-out è stata effettuata con la collaborazione tecnica del Sig. Zuccarini
Alessandro.
Per la formazione del personale sono state previste due settimane di lavoro, mentre una settimana
di presenza in loco è stata prevista per le metodologie applicative di verifica e controllo, , al fine di
eseguire il programma relativo al servizio dei pasti veicolati.
A parere del formatore il corso è stato valido e proficuo per il personale addetto, che si è ben
inserito nel processo produttivo dimostrando senso del dovere e professionalità.
La possibilità di differenziare il “servizio” dalla “cottura” ha permesso di contrarre evidenti
vantaggi: ottimizzare l’impiego del personale, sfruttare maggiormente le attrezzature tecnologiche
presenti, riducendo costi energetici e contenendo gli avanzi di lavorazione.
Corso Autocad 2D.
Il corso, organizzato dal centro Eda (Centro territoriale per l’educazione in età adulta),
presso il Liceo Artistico Scuola del Libro, si è svolto nei mesi di gennaio - aprile 2013 ad
Urbino.
N. ore : 40
Partecipanti : il dipendente assegnato allo Sportello Sicurezza dell’Ente
Obiettivi del corso : favorire il miglioramento della conoscenza di tale programma di
grafica vettoriale informatica, da parte del summenzionato dipendente che lo utilizza,
nello svolgimento dei compiti connessi alla propria attività lavorativa, per la produzione
di mappe di evacuazione , eventuali trasformazioni architettoniche ecc.
Aggiornamento preposti.
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Nel mese di dicembre sono stati predisposti gli atti e gli adempimenti necessari al fine dello
svolgimento del corso suddetto tenuto dal Responsabile del Servizio Prevenzione Protezione
dell’Ente, Prof. Paolo Pedrinelli Carrara, nelle giornate del 24/01/2013 e 07/02/2013,
presso il
Collegio del Colle.
N.ore : 6
Partecipanti : i Responsabili P.O. ed il personale che esercita il ruolo di preposto.
Obiettivi: proseguire nell’azione formativa, in materia di sicurezza, prevista dal Decreto Legislativo
81/2008 e dall’Accordo tra Ministro del lavoro e delle politiche sociali per la formazione dei
lavoratore (art. 37, comma 2 del cit. decreto).
Programma:
Principali soggetti del sistema di prevenzione aziendale, compiti e responsabilità.
Relazioni tra i vari soggetti interni ed esterni del sistema di prevenzione.
Definizione e individuazione dei fattori di rischio.
Statistiche ed analisi incidenti ed infortuni mancati.
Tecniche di comunicazione e sensibilizzazione dei lavoratori, in particolare neoassunti,
somministrati e stranieri.
valutazione dei rischi per l’azienda con particolare riferimento al contesto in cui il preposto opera;
individuazione delle misure tecniche, operative e procedurali di prevenzione e protezione;
modalità di esercizio della funzione di controllo sull’osservanza da parte dei lavoratori delle
disposizioni di legge e aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro e uso dei mezzi di
protezione collettivi.
Corso di primo soccorso.
Il corso, organizzato dalla Croce Rossa di Urbino, si è svolto nelle giornate del 29 e 30 gennaio
2013, presso la sede di Via Sasso.
N.ore : 12
Partecipanti : n.4 dipendenti addetti alla portineria
Obiettivi del corso: Il Decreto Legislativo n.81/2008, relativo alla sicurezza nei luoghi di lavoro,
prevede da parte del datore di lavoro, nella fattispecie il Direttore dell’Ente, l’obbligo di designare i
lavoratori incaricati dell’attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, gestione
dell’emergenza e anche di primo soccorso.
I lavoratori che ricoprono tali incarichi per le strutture abitative all’interno dell’Ente, vengono
identificati nella figura dei portieri che debbono pertanto ricevere un’adeguata e specifica
formazione.
59
Poiché si è provveduto a trasferire, per motivi organizzativi, n. 5 dipendenti presso il servizio
portineria, non ancora formati in materia di primo soccorso, si è ritenuto necessario provvedere in
tal senso.
Giornata di formazione su acquisti di beni e servizi dopo la spending review.
Il seminario, organizzato dall’Università di Camerino, si è tenuto nella città medesima, nella
giornata del 12 febbraio 2013.
N.ore : 4
Partecipanti: il personale del Servizio Acquisti e Gare dell’Ente
Obiettivi del corso: Nell’ambito delle attività di formazione sulla piattaforma di e-procurement, in
collaborazione con Consip S.p.A. ( società per azioni creata nel 1997 dal Ministero del Tesoro) è
stato effettuato questo seminario per illustrare le principali novità del sistema, in particolare
l’organizzazione dei contenuti del nuovo portale e di tutte le funzionalità disponibili per effettuare
le ricerche/filtri delle offerte pubblicate, la predisposizione di acquisti in Convenzione e nel Mercato
elettronico della Pubblica Amministrazione. Il relatore Dott. Ferdinando Gemma, dell’Area
Amministrazioni territoriali Consip – Umbria Marche ha illustrato, nel corso della giornata formativa,
in particolare i seguenti argomenti: programmazione degli acquisti e strumenti di e-procurement e
linee guida all’utilizzo del mercato elettronico della pubblica Amministrazione.
La dichiarazione Iva 2013 negli Enti Locali.
Il Seminario, organizzato dalla Provincia di Pesaro e Urbino, nell’ambito della attività programmate
per la gestione associata di un sistema permanente di formazione e aggiornamento degli Enti
Locali, si è svolto nella giornata del 15 febbraio 2013, presso l’Amministrazione Provinciale di
Pesaro e Urbino.
N.ore : 4,5
Partecipanti: il funzionario del Servizio Bilancio dell’Ente.
Docenti: Dott. Paolo Pieri e Dott. Fabio Bertuccioli (dottori commercialisti, revisori contabili e
docenti fiscali e tributari nell’ambito degli Enti locali).
Obiettivi del corso : il seminario si proponeva di illustrare punto per punto la compilazione Iva
2013 per l’anno 2012 e di chiarire eventuali dubbi; le novità Iva per l’anno 2013; fattura elettronica
, fattura semplificata e contenuto della fattura ; emissione della fattura, emissione della fattura
anche per operazioni non territoriali ex artt. Da 7 a 7 septies, D.P.R. 633/72, fatturazione
60
operazioni extracomunitarie e nuovi termini di registrazione, Iva per cassa aspetti operativi e
procedurali; il ravvedimento operoso. Ampio spazio è stato riservato alla risoluzione di casi pratici
ed alla risposta di quesiti in aula, alla luce anche delle principali novità legislative e di prassi
ministeriale.
Principali argomenti del programma:
La dichiarazione Iva 2013 per l’anno 2012 per gli enti locali : analisi dei singoli quadri con le ultime
novità; le novità per l’anno 2013: contenuto della fattura e/o nota di credito; fattura elettronica;
fattura semplificata; volume d’affari ed inclusione delle operazioni non territoriali; momento di
effettuazione delle operazioni con l’estero; crediti Iva e compensazione variabile limiti e
adempimenti; sanzioni più pesanti.
Come gestire le risorse umane negli Enti Locali.
La giornata di formazione, organizzata dal Comune di Sant’Angelo in Vado, in collaborazione con il
Comune di Urbino, si è tenuta in data 19 febbraio 2013, presso l’ex Collegio Raffaello di Urbino.
N.ore :5
Partecipanti: Il Responsabile ed il personale di qualifica D e C del Servizio Personale dell’Ente.
Docente: Prof. Gianluca Bertagna, Responsabile di Settore di Ente locale e membro di nuclei di
valutazione.
Obiettivi del corso: la giornata formativa si poneva di analizzare, nel dettaglio, gli innumerevoli
problemi di gestione delle risorse umane, che dovranno essere affrontati nel corso del 2013 tra
cui: programmazione delle assunzioni, mobilità, gestione delle eccedenze, fondo delle risorse
decentrate, incarichi esterni e di propri dipendenti.
L’obiettivo era quello di esaminare nel dettaglio alcune criticità, tenendo conto della Legge di
Stabilità 2013.
Principali argomenti del programma: La programmazione e assunzioni; la contrattazione
integrativa e il fondo; la relazione illustrativa e la relazione tecnico finanziaria; gli incarichi ai
dipendenti pubblici; buste paga la scelta sulla gestione (Mef o no) entro il 28 febbraio 2013; Le
novità della legge di stabilità 2013.
Corso di Informazione/formazione “Sicurezza nei luoghi di lavoro” rivolto a studenti (delibera
C.d.A.
n.63/2012).
Il corso, tenuto dal Responsabile del Servizio Prevenzione Protezione dell’Ente, Prof. Paolo
Pedrinelli Carrara, si è svolto nella giornata del 21/03/2013, presso il Collegio del Colle.
61
N.ore :4
Partecipanti : gli studenti di cui alla delibera C.d.A dell’Ente n.63/2012.
Obiettivi del corso: Con delibera del C.d.A. dell’Ente n. 63/2012 è stato approvato, in conformità a
quanto stabilito dall’art.11 del D.Lgs.vo 68/12, il regolamento per la selezione di studenti da
impiegare nelle forme di collaborazione di cui all’art.1 per “ lavori di piccola manutenzione ordinaria
dei collegi universitari quali la rimozione, attraverso tinteggiatura e/o carteggiatura, di scritte sui
muri, la tinteggiatura di pareti, porte, verniciatura dei corrimano, delle cassette porta estintori e
dei caloriferi, da iniziarsi dal prossimo mese di marzo 2013”.
La Direzione dell’Ente, di concerto con il Responsabile P.O. Collegi Universitari,
nonché con il
Responsabile P.O. Servizio Personale, ha rilevato la necessità, nonché obbligatorietà di formare, in
materia di sicurezza sui luoghi di lavoro i 57 studenti, di cui alla delibera n.63/2012, i cui
nominativi sono stati forniti dal Responsabile P.O. Collegi Universitari, tenendo conto della relativa
graduatori .
E stato pertanto contattato al riguardo il
Responsabile del Servizio di Prevenzione Protezione
dell’Ente Prof. Paolo Pedrinelli Carrara che ha inviato, al riguardo, una Proposta formativa per la
sicurezza “Corso studenti lavoratori “ prot. 1244 del 15/03/ che comprendeva 2 ore di corso per
ciascun gruppo di studenti, nella materia sopraindicata.
Corso di formazione per addetti alla prevenzione incendi, lotta antincendio e gestione delle emergenze.
Il corso, organizzato dai Vigili del Fuoco di Urbino, si è tenuto nelle giornate del 25 e 26 febbraio
2013, in parte presso la sede distaccamento comando dei VG ed in parte presso le strutture
ricettive del Collegio del Colle.
N.ore : 8
Partecipanti : n.5 dipendenti addetti alla portineria
Obiettivi del corso: Il Decreto Legislativo n.81/2008, relativo alla sicurezza nei luoghi di lavoro,
prevede da parte del datore di lavoro, nella fattispecie il Direttore dell’Ente, l’obbligo di designare i
lavoratori incaricati di primo soccorso ed anche dell’attuazione delle misure di prevenzione incendi
e lotta antincendio, gestione dell’emergenza.
I lavoratori che ricoprono tali incarichi per le strutture abitative all’interno dell’Ente, vengono
identificati nella figura dei portieri che debbono pertanto ricevere un’adeguata e specifica
formazione.
Poiché si è provveduto a trasferire, per motivi organizzativi, n. 5 dipendenti presso il servizio
portineria, non ancora formati in materia di prevenzione e lotta antincendio si è ritenuto necessario
provvedere in tal senso.
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Per i suddetti lavoratori è’ previsto il rilascio dell’attestato di idoneità tecnica per l’espletamento
dell’incarico “addetto antincendio”.
Giornata informativa dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza.
La giornata informativa, organizzata dall’Inail – Marche, in collaborazione con altre Organizzazioni/
Associazioni ( Regione Marche, Area Vasta di Fermo, GGIL; CISL; UIL ecc:…) si è tenuta il giorno
7 giugno 2013 a S. Angelo in Lizzola - Montecchio – (PU).
N.ore : 5
Partecipanti :Hanno partecipato, previa autorizzazione del Responsabile del Personale i
rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (n.3 unità).
Obiettivi del corso: Nell’ambito dell’impegno volto a realizzare concrete inziative per la riduzione
dei rischi sui luoghi di lavoro la Direzione regionale dell’Inail, in collaborazione con la Regione
Marche, L’Asur Marche , le Organizzazione sindacali e datoriali e gli Organismi paritetici, hanno
organizzato già dal 2007, le cosiddette “Giornate RSL” dirette ad informare e formare i
rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza su specifici temi prevenzionali. L’edizione 2012/2013
è stata organizzata sulla base dei contenuti della settimana Europea per la sicurezza e la salute sul
lavoro 2012/2013. Tale edizione è stata incentrata sulla campagna “ Ambienti di lavoro sani e
sicuri “ dal titolo “ Lavoriamo insieme per la prevenzione dei rischi” L’obiettivo della campagna è
quello di realizzare una solida sinergia relazionale tra leadership aziendale, lavoratori e loro
rappresentanti, attraverso la condivisione di idee e la collaborazione attiva, al fine di ottenere un
sensibile rafforzamento e miglioramento della salute e della sicurezza degli ambienti di lavoro.
Pertanto la programmazione delle “ Giornate” sia informative che formative prevedeva, tra l’altro la
presentazione di una serie di concrete esperienze relative a casi di sinergie relazionali intercorse
tra le figure del sistema della prevenzione aziendale ( RLS, RSPP, medico competente, datore di
lavoro, lavoratori, ecc). Durante l’incontro sono state affrontate tematiche inerenti la sicurezza,
introdotte dal Decreto Lgs.vo 81/2008, aggiornato con le modifiche introdotte dal Decreto Lgs.vo
106/2009 ed in particolare sono stati analizzati i seguenti argomenti: esposizione casi di buone
prassi nei rapporti di partecipazione; informativa sugli Accordi stato/regioni e Province autonome di
Trento e Bolzano del 21/12/2011 e 22/02/2012.
Attività informativa/aggiornamento su “ mercato elettronico e acquisti in Convenzioni (FP07/2013).
La giornata informativa, organizzata dalla Regione Marche, si è tenuta il 18 luglio 2013, ad Ancona
preso la sede di palazzo Leopardi.
63
N.ore : 5,30
Partecipanti : il Responsabile ed un’unità operativa (cat.B) del Servizio Acquisti e Gare.
Obiettivi del corso: l’attività formativa, tenuta dalla Scuola di Formazione Professionale Regionale
di Treia, pur non essendo stata prevista nel Piano formativo 2013, è stata comunque svolta, per
fornire, al personale interessato, un valido supporto formativo e di aggiornamento sugli aspetti
procedurali relativi agli acquisti in Convenzioni e attraverso il Mercato elettronico. I contenuti e le
attività, in merito alle novità sulla materia in oggetto, hanno riguardato in particolare i seguenti
aspetti operativi e procedurali:
presentazione dell’organizzazione del nuovo portale;
analisi della funzionalità del sistema per effettuare le ricerche/filtri delle offerte pubblicate;
approfondimento delle procedure sulla predisposizione degli acquisti in convenzione e attraverso il
mercato elettronico della P.A..
L’art. 1 del D.L. n.95/2012 “riduzione della spesa per l’acquisto di beni e servizi e trasparenza delle
procedure” rafforza il regime già previsto dall’art.26, comma 3, della L.23/12/1999, n. 488 e
conferma la validità dei previgenti obblighi di approvvigionamento mediante “gli strumenti messi a
disposizione da Consip”, tra cui l’obbligo da parte delle amministrazioni pubbliche di ricorrere al
mercato elettronico della p.a. (MePa), per gli acquisti di beni e servizi di importo inferiore alla
soglia di rilievo comunitario. L’obbligo di ricorrere alle convenzioni e agli strumenti di cui sopra è
rafforzato dalle conseguenze che il legislatore correla alla sua violazione, che consistono: nella
nullità del contratto altrimenti concluso al di fuori di tali strumenti; nella responsabilità
amministrativa del RUP; nella responsabilità disciplinare del RUP.
Aggiornamento autocontrollo (HACCP).
Il corso, relativo all’anno 2013, è stato tenuto nel mese di dicembre 2013, presso le strutture
ricettive dell’Ente, da esperti dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Marche e dell’Umbria,
relativamente all’igiene e sicurezza alimentare nell’ambito della ristorazione collettiva.
Il corso si colloca nell’ambito delle iniziative relative alla convenzione stipulata tra l’Istituto
Zooprofilattico Sperimentale dell’Umbria e delle Marche e l’E.R.S.U. di Urbino e costituisce un
aggiornamento degli operatori sulle tematiche della sicurezza alimentare.
Totale n.ore : 3
Partecipanti: i dipendenti addetti alla ristorazione (Mese Duca e Tridente).
Programma :
64
Il sistema HACCP e l’applicazione dell’autocontrollo: le procedure di lavoro, la documentazione dei
controlli. Ruoli e responsabilità nell’ambito dell’autocontrollo. La corretta prassi igienica e le criticità
nell’ambito delle Mense di ristorazione collettiva.
Il sistema Cook- Chill e confezionamento sottovuoto. Procedure di lavoro, individuazione dei CCP,
sistema di monitoraggio.
La tracciabilità nell’ambito della ristorazione collettiva.
L’igiene e il comportamento del personale. La sanificazione: detersione e disinfezione dei locali e
delle attrezzature.
Gestione di non conformità.
L’espletamento del programma formativo per l’anno 2013 ha tenuto altresì conto di molteplici
contatti con specifici Enti o Istituti di Formazione tra i quali, in particolare, la Scuola di Formazione
del Personale della Regione Marche, la Provincia di Pesaro, l’Università degli Studi Urbino, per il
vaglio e l’individuazione di eventuali iniziative comuni.
La predisposizione di tutta la summenzionata attività formativa ha comportato l’espletamento di
molteplici adempimenti quali ad es.:
Ricerca dei corsi più significativi nelle diverse aree (amministrative, contabili, ecc) al fine della
formazione dei dipendenti;
Adozione delle determinazioni autorizzative con i soggetti formativi.
Contatti (telefonici o tramite posta elettronica) con i soggetti formativi, per tutte le informazioni
specifiche al riguardo;
Formulazione delle comunicazioni ai dipendenti interessati, con trasmissione dei calendari dei
corsi, e/o contatti telefonici per le specifiche richieste;
Prenotazione dei corsi tramite posta elettronica;
Ricerca (se necessario) degli alberghi più convenienti per l’Amministrazione ed al tempo stesso
per i dipendenti, al fine di poter fruire di un’adeguata sistemazione in luoghi il più possibile
vicini alla sede di corsi, ad una tariffa contenuta;
Effettuazione delle apposite R.D.A. (codir) per la liquidazione delle varie fatture di pagamento;
Predisposizione degli atti di liquidazione delle varie fatture di pagamento;
Predisposizione dei rendiconti contabili delle spese effettuate ai competenti Uffici e/o Servizi
dell’Ente;
Inserimento dei corsi espletati nell’apposito programma informatico;
Inserimento dell’informativa relativa ai corsi nel Portale del Personale dell’Ente;
Predisposizione della relazione annuale al Direttore su tutti i corsi di formazione svolti.
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ALTRE ATTIVITA’ SVOLTE.
Altre tappe importanti di lavoro hanno caratterizzato il 2013.
Sono stati eseguiti circa 3.500 interventi da parte del reparto manutenzioni, presso tutte le strutture
dell’Ente nonostante il pensionamento di altre unità di personale senza che le stesse venissero reintegrate.
I tabulati da cui emerge quanto sopra sono disponibili presso il Servizio Patrimonio. In essi
sono state registrate tutte le fasi relative ad ogni intervento, che va dalla richiesta effettuata via
Intranet fatta all’operatore tecnico, al tempo impiegato per l’esecuzione dei lavori, al materiale
usato fino alla definizione della spesa da attribuire per ogni Centro di Costo.
Varie sono le operazioni eseguite, tra le quali:
- il lavoro del falegname per la sistemazione di infissi e finestre, di lucernai, di porte, di serrature,
sostituzione di vetri, ecc. presso le varie strutture;
- il lavoro dell’idraulico di riparazione rubinetti, sanitari, perdite di acqua, stasamento tubi,
sostituzione di ciambelle wc e porta scopini;
- il lavoro dell’addetto all’officina per la riparazione delle parti meccaniche delle apparecchiature
dislocate in tutte le struttura e per il controllo degli interventi da eseguire;
- i contatti con la ditta esterna addetta al servizio elettrico, per la predisposizione di impianti e
collegamenti Internet, per la riparazione o sostituzione di frigoriferi, le ispezioni delle cabine
dell'alta tensione e delle sottostazioni di comando site in tutte le strutture di proprietà o gestite
dall'Ente, la predisposizione di impianti di registrazione e microfonici per i C. di A. e per la
convegnistica, controllo e prova dei differenziali dei quadri elettrici, ecc.;
- la pulizia delle fosse settiche ostruite presso i Collegi fatta in collaborazione alla Ditta esterna.
Oltre alle attività sopra menzionate gli operatori del reparto manutenzioni si sono adoperati in
opere di facchinaggio per spostamento mobili da ufficio, per aiutare il magazzino merci nello
stivaggio di grossi quantitativi di prodotti, per il trasporto delle derrate tra le due mense dirette.
Sono state inoltre contattate ditte esterne per l’esecuzione di interventi specialistici sulle
apparecchiature della mense (lavastoviglie, brasiere, forni, lavapentole, fry-top, affettatrici, ecc.).
Sono stati seguiti i lavori di taglio erba e potatura siepi effettuati da ditta esterna.
Si è proceduto in collaborazione con la ditta assegnataria della gestione del depuratore presso i
Collegi ad un controllo ed adeguamento delle pompe e dei macchinari che regolano il
funzionamento dello stesso.
Nelle strutture immobiliari:
66
Sono stati eseguiti dai manutentori interventi presso le sedi di Pesaro, in Via Petrucci, 37-39-4151 per permettere l’ingresso nelle strutture degli studenti aventi diritto; sistemate le serrature e
gli accessori nei bagni; riparati i mobili; sistemate le luci e presi gli opportuni accorgimenti per il
rispetto della L. 626 (antiscivolo agli scalini, avvisi di pericolo ecc.).
Sono stati effettuati interventi presso Collegio Internazionale, sia in collaborazione con ditte
esterne che in autonomia per infiltrazioni d’acqua e per sistemazione tapparelle.
Moltissimi sono stati gli interventi effettuati da ditte esterne, tra i quali:
- La tinteggiatura de camere, bagni e spazi comuni, gli interventi sui terrazzi in cui si verificavano
infiltrazioni d’acqua.
- La sistemazione delle coperture delle aule esterne del Collegio Tridente.
- La tinteggiatura della zona portineria del Collegio La Vela, la sistemazione di tutti i punti luce, la
creazione di uno spazio tv.
- L’installazione di cancelli presso l’ingresso e l’uscita del parcheggio sotterraneo del Tridente e
della strada che conduce al depuratore e la loro automazione.
- L’installazione di sbarre per l’accesso nelle strade che portano al parcheggio del Tridente, alle
Serpentine ed all’Aquilone e la loro automazione.
- Il montaggio di telecamere per la lettura delle targhe degli automezzi presso i sumenzionati
accessi.
- La verniciatura a Palazzo Corboli di tutte
le finestre del secondo piano e del sottotetto,
fortemente ammalo rate dal tempo.
- Sempre presso la sede dell’Ente è stato sistemato un gruppo di continuità e sono stati installati
un condizionatore ed un aspiratore nella stanza in cui l’apparecchio è ubicato, per consentirne il
migliore funzionamento.
- A Palazzo Corboli sono stati seguiti i lavori di bonifica del pozzo che era stato posto sotto
sequestro in seguito allo “sversamento” di gasolio fuoriuscito dal deposito della Curia
Arcivescovile.
- Alla palazzina di Via del Popolo n° 9/11 ora sede del “Centre International” si è provveduto al
raffrescamento
dei locali, con montaggio di condizionatori sia al
piano terra che a quello
superiore.
- Nei locali dell’ex Scorpio (ora dati in gestione ad una associazione studentesca)
sono state
tinteggiate le pareti, montate due scale per l’accesso al locale macchine ed all’ufficio ed
aumentata la potenza dell’energia elettrica, passando da 3,5 a 40 kWh. Inoltre in questo edificio
è stato trasferito e posizionato il bancone bar del Collegio Aquilone ed è stata revisionata tutta
l’impiantistica relativa al riscaldamento e raffreddamento dei locali.
67
- Alla Casa della studentessa è stato sistemato l’impianto antincendio, al bar del Duca è stato
sostituito l’impianto di condizionamento e nel locale attiguo è stato posizionato un nuovo
produttore di vapore per la soprastante mensa del Duca.
- Al Collegio del Colle sono state tinteggiate le pareti, verniciate le finestre ed i radiatori ed
installato un box doccia in sostituzione di una vetusta vasca da bagno degli appartamenti e delle
stanze destinate a foresteria.
- Nella prima aula esterna
del collegio Tridente si è provveduto alla climatizzazione, alla
sostituzione delle sedute, delle tende, al montaggio di telo e proiettore. Anche nella terza e
quarta aula eterna sono state sostituite tutte le sedute.
- Al Collegio Aquilone i ns. manutentori hanno sostituito le serrature di tutte le camere.
Al servizio magazzino.
Con una dotazione organica di cinque unità (una unità è destinata al turno del pomeriggio e di
quelle del turno del mattino due sono addette quasi esclusivamente al collegamento del
Magazzino del Tridente con la Mensa del Duca) i magazzinieri sono riusciti a svolgere i propri
compiti rifornendo le due mense nei due turni, controllando le derrate in arrivo, provvedendo al
loro stivaggio, al controllo delle scadenze, eseguendo le pulizie secondo le norme igieniche che la
tenuta di un magazzino richiede (HACCP), predisponendo gli ordini delle derrate necessarie per
soddisfare i vari menù. Hanno portato i pasti sia a pranzo che a cena alla caserma dei Carabinieri
di Urbino come era stato richiesto nella convenzione sottoscritta tra le parti. Hanno effettuato
sotto il controllo delle unità in servizio presso il Patrimonio, operazioni di carico e scarico dei
prodotti mediante l’uso del PC. Si è riusciti alla generazione automatica del D.D.T. al momento
della consegna delle derrate e introduzione della bilancia elettronica con stampa di etichette per
quegli articoli (tipo verdura e frutta) non dotati alla fonte di relativo codice.
Tutti i magazzinieri in seguito a progetto condiviso con il S.I.S. stanno usando il terminalino per
lo scarico delle derrate.
Sono stati fatti incontri per migliorare le procedure relative alla generazione della “spesa” e l’invio
della stessa al magazzino affinché provveda ad effettuare gli ordini al fornitore.
Si sono avuti incontri con il S.I.S. per riuscire a sviluppare ulteriormente
il progetto della
movimentazione delle derrate.
Durante il periodo estivo è stato ampliato l’orario di lavoro anticipando l’arrivo del mattino per
permettere la preparazione delle colazioni per i numerosi ospiti stranieri dei Collegi.
Si è collaborato sia con il trasporto di vettovaglie, sia di merci ecc. per la buona riuscita dei
numerosi servizi, buffet, cene, ecc. che il servizio convegni ha effettuato.
68
E’ stata effettuata anche nell’anno 2013 varie volte l’operazione “ritiro frutta gratuita” in
collaborazione con la Prefettura di Ancona, con l’approvvigionamento di c.ca 9.500 Kg. di frutta e
verdura fresca ritirati a Rubbianello in provincia di Fermo.
E’ stata ritirata frutta presso i fornitori locali per ridurre il numero dei passaggi tra produttore e
consumatore
Sono stati seguiti insieme ai dipendenti delle mense, corsi di aggiornamento su HACCP.
Ancora, sempre nel 2013:
-
approvato il bilancio consuntivo 2012;
-
nei primi mesi del 2013 è stata effettuata la prima rilevazione trimestrale dei costi e dei ricavi,
procedendo alla verifica degli scostamenti dalle previsioni di budget e
nel secondo semestre si è
provveduto, secondo quanto prevede il regolamento di contabilità, alla stesura del
report semestrale,
procedendo ad adeguare le previsioni a finire che si sono mostrate particolarmente impegnative viste le
incertezze sui finanziamenti;
-
nel mese di Dicembre è stato approvato il budget 2014, dopo una prima seduta di presentazione il 15
Ottobre, data prevista dalle normative. L’approvazione definitiva va a finire purtroppo sempre in ritardo
non per causa dell’ente bensì sempre a causa dell’incertezza su parte dei finanziamenti della Regione;
-
partecipato a riunioni presso gli uffici regionali per discutere sulle problematiche riguardanti: gli
urgenti lavori che riguardano l’intero complesso collegiale, sempre con Dirigenti, Funzionari e Politici
regionali;
-
partecipato a riunioni in Regione con l’Assessore al Diritto allo Studio, Dirigenti e Funzionari regionali
per le nuove disposizioni in materia di borse di studio, per la definizione dei finanziamenti a copertura
delle stesse per l’ Anno Accademico 2012/2013, per
ulteriori trasferimenti da parte della Regione da
inserire a Budget 2013;
-
tenute numerose riunioni con i Responsabili dell’ERSU, per la formulazione del Budget del 2014,
redatto nei termini di legge, adottato ufficialmente come documento contabile dell’Ente dal Consiglio di
Amministrazione ed inviato ai competenti uffici regionali;
-
svolta la rilevazione statistica (Statistico-Informativa); curata la gestione operativa della Biblioteca
Multimediale collocata all’interno della sede amministrativa dell’Ente (Palazzo Corboli) e presso i Collegi;
portato a compimento l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
- sottoscritti
contratti e convenzioni che hanno comportato un’attenta valutazione nonché opportuni
incontri relativamente agli impegni che ci si accingeva ad assumere.
- ottemperato alle disposizioni riguardanti l’invio alla Sezione Regionale della Corte dei Conti degli atti di
conferimento di incarichi di studio, consulenza o ricerca a soggetti esterni, quella relativa alla dichiarazione
annuale degli stessi incarichi all’Anagrafe delle Prestazioni ed al preposto Servizio della Regione Marche,
ecc..
69
In ottemperanza alle disposizioni in materia, si è perfezionato il sistema di trasmissione interna
cartacea di delibere, determinazioni ed istruttorie tra i vari uffici della Posta Elettronica Certificata (P.E.C.),
mantenendo la certezza dell’avvenuto invio e ricezione degli stessi atti pienamente conformi all’originale ai
vari destinatari. Il sistema è stato integrato con la “notifica SMS di ricezione posta certificata”, grazie alla
quale quando arriva un’e-mail sulla casella di posta certificata esso provvede ad inviare (massimo 1 volta al
giorno) un SMS al destinatario, notificandogli così la presenza del messaggio.
Si è poi proseguito per settori allo svolgimento del sistema informatico per l’archiviazione dei
documenti, come è stato ampiamente spiegato tra gli obiettivi.
Il Consiglio di Amministrazione ha effettuato n. 10 sedute nel corso dell’anno 2012, adottando n. 83
delibere e n. 1 decisione;
n. 4 riunioni con il Revisore Unico ;
Sono state istruite, elaborate e predisposte n. 286 determine:
n. 51 afferenti all’Ufficio Diritto allo Studio;
n. 6 afferenti all’Ufficio Gestione Servizi collettivi (Mense e Alloggi);
n. 154 afferenti all’Ufficio Acquisti;
n. 65 afferenti all’Ufficio Personale;
n. 10 afferenti ai restanti Uffici e Servizi.
e n. 1488 istruttorie di pagamento.
Nelle strutture collegiali sono state ospitate per l’attività convegnistica, per scambi culturali con le
università straniere e per manifestazioni varie n. 4071 persone, per complessivi 24.258 pernottamenti e
distribuiti 53.950 pasti. (Si allega copia dei convegni svolti, All. 1).
L’aumento del numero dei posti letto destinati a Foresteria Universitaria presso il Collegio del Colle ed il
Collegio Internazionale ha sicuramente consentito all’ Amministrazione di accogliere tutte le richieste di
ospitalità che sono pervenute da parte di organizzatori di Seminari, Convegni, giornate di studio e
qualunque altra iniziativa che ha comportato l’esigenza di pernottamenti da parte di utenti autorizzati, in
qualunque momento dell’anno (a differenza del passato, quando ciò era possibile solo nei mesi estivi e
comunque in assenza di attività accademica).
Nelle rare occasioni in cui i posti letto delle due strutture destinate a questo servizio si sono rivelati
insufficienti per accogliere tutti coloro che ne avevano fatto richiesta, per alloggiare gli ulteriori ospiti si è
dovuto ricorrere alla camere disponibili nelle altre strutture (Collegi e Campus scientifico ex Sogesta).
Va sottolineato che nel corso dell’anno 2013 è stato ospitato presso le strutture dell’ERSU, a carico
dell’Arcidiocesi, un numerosissimo gruppo di sacerdoti stranieri partecipanti ai corsi di italiano organizzati
presso l’Università di Urbino, i quali hanno utilizzato i servizi alloggio e ristorazione per circa tre mesi,
contribuendo notevolmente ad incrementare i ricavi dell’Ente.
70
E’ stata portata avanti la gestione degli scambi internazionali di studenti (Partnership)ai sensi delle
convenzioni sottoscritte con Università straniere, che prevedono soggiorni ad Urbino durante i mesi di
luglio-agosto e, in alcuni casi, ospitalità per studenti stranieri durante l’anno accademico, nonché, come
contropartita, soggiorni-studio presso le stesse Università, da assegnare a studenti dell’Università di Urbino
debitamente selezionati sulla base di appositi bandi i concorso pubblicati dall’ERSU,
La Direzione, nella persona del sottoscritto , oltre ad aver coordinato, sovrinteso e presenziato a tutte le
attività sopra descritte,
-
ha partecipato a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione;
-
ha riunito e presenziato a tutti gli incontri con la
“commissione trattante”
per i problemi del
personale e l’applicazione del CCNL;
-
ha tenuto tutti gli incontri istituzionali presentatisi nel corso dell’anno, con l’Università, la Regione, il
Comune ed altri organismi coinvolti nelle problematiche istituzionali dell’Ente e partecipato alle
riunioni che si sono tenute per discutere degli Enti per il Diritto allo Studio della Regione Marche e
su argomenti di interesse fondamentale per il funzionamento dell’ente, quali: personale, Borse di
studio, strutture collegiali e loro ristrutturazione, ecc.
Oltre al coordinamento dell’ ufficio Gestione Servizi Collettivi, in considerazione del fatto che il dirigente del
servizio ha proseguito nell’ incarico fuori dall’ente e pertanto l’intero servizio è passato completamente al
sottoscritto, anche tutte le attività svolte dai sottostanti servizi e uffici hanno fatto capo allo scrivente, nella
qualità di dirigente :
a) Servizio Acquisti e gare;
b) Servizio Affari Generali;
c) Servizio Controllo di Gestione, Ispettorato Analisi e Qualità;
d) Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo;
e) Servizio Personale;
f) Servizio Relazioni Interne e Supporto alle Attività degli Organi Istituzionali
(comprendente la sezione Convegni, Congressi e Partnership).
g) Servizio Bilancio;
h) Servizio Magazzino/Patrimonio e SOT
i)
Servizio Gestione Provvidenze per Studenti e Controlli Fiscali
j) Servizio Supporto agli Studenti, Orientamento agli Studi ed al Lavoro
URBINO 16 Aprile 2014
IL DIRETTORE
(Dott. Massimo FORTINI)
All. 1
RESOCONTO ATTIVITA' CONVEGNISTICA 2013
71
Nome evento
Data evento
Gruppo Scolastico in visita alla Università
Campionato Nazionale delle Lingue
Università di Urbino - Gara di Matematica
Gruppo Assumption Coll. Rome Campus
Laboratorio di Formazione Provincia
Convegno ASUR
Gruppo Pratt Institute
Convegno DESP
Programma UTSA COLFA
Conferenza EIBURS TAIPS - DESP
Convegno DiSCUm
Convegno DESP
Manifestazione "(R)esistenze anomale"
Ospite DiSTeVA
Programma UTSA COA
Gruppo Universitario russo-Lingua Ideale
Convegno "Branding 2.0"
Convegno Giurisprudenza
Villanova School Business
Corso MITOS
Workshop di Filosofia (DiSBeF)
SILFS Postgraduate Conference (DiSBeF)
Gruppo Accademia BBAA Napoli
Podistica del donatore
Convegno "Ficta Lumina"
Manifestazione Ass. Aenigma
Villanova University
Corso ISF - DiSTeVA
Mese dell'Alta Formazione - DiSBeF
Convegno Archeologia Cirenea
Manifestazione "Straducale 2013"
Servizio Mensa Addetti Ass.Rel.Studenti
Servizio Mensa Centro Soc.Ed.Francesca
Servizio Mensa Studenti Honduregni
Gruppo cinese progetto Marco Polo
Ospitalità borsisti ISEP
Programma estivo IeiMedia
XXXII Corso di Chimica Farmaceutica
Programma estivo 2013 Villanova
University
Corso Alta Formazione per Medici
Yemeniti
Festival "Urbino Musica Antica 2013"
U.S.S.P. 2013
Programma estivo 2013 ACCI
Seminario ILAUD
Programma estivo 2013 Rutgers University
Programma estivo 2013 Broward College
Programma estivo 2013 COLE
Festa del Duca 2013 - Sipari
Rinascimentali
ROF - Pesaro
05/02/13
14-17/02/2013
08/03/2013
07-10/03/2013
09-10/03/2013
06/04/2013
07-09/04/2013
11/04/2013
08/01-15/04/13
17-20/04/2013
22-23/04/2013
23/04/2013
24-25/04/2013
24/04/2013
29/01-05/05/13
30/04-10/05/13
05-08/05/13
10/05/2013
11/01-18/05/13
19-25/05/13
27-28/05/2013
21-31/05/2013
27-31/05/2013
01/06/2013
05-07/06/2013
12/06/2013
11/01-15/06/13
05-18/06/13
14/05-20/06/13
27-30/06/2013
30/06/2013
Genn.giugno'13
Genn.giugno'13
Genn.giugno'13
marz.giugno'13
Genn.giugno'13
07/06-04/07/13
07-12/07/2013
02-21/07/2013
Partecipanti Nr. Pernottamenti Nr. Pasti
Addebitati
Addebitati
39
98
150
39
355
10
30
29
22
30
66
38
70
14
10
76
969
19
6
18
30
1
12
12
109
25
12
12
2
27
11
1.524
61
4
52
44
12
1
2
27
1
314
7
21
1.000
10
35
4
5
3
47
113
28
7
35
420
450
1.282
506
494
21-22/07/2013
13
13
18-29/07/2013
09-31/07/2013
05/07-03/08/13
26/07-06/08/13
01/07-10/08/13
04/07-22/07/13
01/07-10/08/13
16-18/08/2013
78
1
28
6
34
18
14
289
738
21
754
71
1.238
308
362
14
29/07-01/08/13
6
15
72
940
120
9
70
907
40
30
1
818
100
25
3.048
108
3
56
1
628
70
1.000
226
1.458
447
493
2.564
918
2.484
1.432
2.351
616
333
282
Corso Estivo per Stranieri
Seminario di Diritto Europeo
Vacanze Musicali 2013
Festa dell'Aquilone
Progetto "Giovanissimi Uniurb 2013"
Scuola Estiva di Metrica e Ritmica Greca
Seminario Nazionale di scienze Religiose
Workshop RESET
SICC International Workshop
Stage di Semiotica e Morfologia
Simposio "ACCENT Plus"
Corso di Lingua italiana per sacerdoti
Corso di Alta Formazione per Amm.ri
Gruppo universitario Università di Mosca
Incontro legge Severino
Convegno di Sorici dell'Arte
Convegno "Una finestra sullo Yemen"
"Educational Tour"
Gruppo Waterloo University
Seminario Dottorato di Ricerca Treves
Gruppo Universitario Francese
Gruppo Universitario di Sassari
Convegno "PMI nella Provincia di PU.."
Urbino Blog Tour 2019
Studenti Ospiti Dip.Sc.Biom.
Gruppo Assumption College
Laboratorio Formativo "Associamoci"
Career Day 2013
Seminario su G.De Carlo
"Urbinoir 2013"
Manifestazione Ass. Aenigma
Convegno "Filologie Medievali oggi"
Programma UTSA COA
Corso di cucina Centro per l'Impiego
Convegno "Archimede nel rinascimento"
Progetto ASUR "New Tribes"
Lezioni universitarie
Alloggio studenti SUNY
Alloggio borsista ISEP
Ospitalità studenti honduregni
Ospitalità studenti Villanova University
Servizio Mensa Centro Soc.Ed.Francesca
Servizio Mensa Addetti Ass.Rel.Studenti
Alloggi iscritti Lingua Ideale - Urbino
28/07-24/08/13
18-31/08/2013
25-31/08/2013
01/09/2013
19/08-06/09/13
02-06/09/2013
06-07/09/2013
08-14/09/2013
09-14/09/2013
08-14/09/2013
17-20/09/2013
06/07-27/09/13
27/09-29/09/13
28/09-05/10713
04/10/2013
02-05/10/2013
08-11/10/2013
11/10/2013
21-23/10/2013
Nov.'12-ott.'13
19/10-01/11/13
08-11/11/2013
12/11/2013
12-15/11/2013
04-14/11/2013
14-17/11/2013
16-17/11/2013
13-14/11/2013
16-17/11/2013
27/11-06/12/13
01/11-03/12/13
01-05/12/2013
03/09-04/12/13
21/09-07/12/13
15/12/2013
31/10-17/12/13
16/10-19/12/13
16/9-31/12/13
13/09-31/12/13
01/03-31/12/13
31/08-22/12/13
01/07-31/12/13
01/07-31/12/13
01/01-31/12/13
TOTALI ANNO 2013:
4.071 partecipanti
24.258 pernottamenti
53.930 pasti
93 iniziative.
73
5
10
600
30
45
59
2
19
40
62
162
69
10
3
19
90
18
60
10
5
25
60
6
2
9
51
142
6
4
1
5
26
20
60
164
34
11
69
110
31
13.079
165
70
3
41
31
120
89
55
75
14
20
27
12
2
6
5
16
27
1.651
4
4
2
1
2
2
35
6
9
4.071
210
105
155
240
306
24.258
600
327
228
87
34
160
26.324
180
18
75
21
42
35
140
7
1.983
121
302
480
1.727
40
53.930
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