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Come ricavare uno scadenzario dalla contabilità

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RATIO - SOLUZIONI PER LA GESTIONE D’IMPRESA [n. 2/2013 • 9360-1] Centro Studi Castelli s.r.l. 13
Come si fa... con il PC
Come ricavare
uno scadenzario
dalla contabilità
(parte 2)
Problema: quando vengono effettuate le registrazioni contabili delle fatture di acquisto e di vendita in parecchi
programmi diventa un problema gestire le date di scadenza dei documenti.
Le motivazioni sono di vario tipo: la difficoltà o l’inadeguatezza del programma, la mancanza di tempo, ecc. Per
gestire correttamente la “previsione di liquidità” occorre conoscere esattamente le scadenze delle partite attive
e passive.
Soluzione: utilizzando alcune funzioni di Excel collegate fra loro è possibile ottenere uno scadenziario, partendo
dalla data di emissione del documento. In questa prima parte sono illustrate le seguenti funzioni: SOMMA.PIÙ.
SE - SOMMA - FORMATTAZIONE CONDIZIONALE.
Si presenta la seconda parte della procedura illustrata nel precedente numero della rivista. Cliccando sull’icona
di Excel a sinistra del titolo è possibile scaricare il “risultato finale” della procedura.
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•È
stato creato il foglio di lavoro “Riepilogo” in cui andranno a confluire le scadenze attive e passive che,
unite al saldo bancario, determineranno la previsione di liquidità per ogni periodo indicato (nell’esempio 10/2012).
• Nella cella F3 bisogna sommare tutti i clienti da incassare nel mese (E1) e nell’anno (F1) indicati.
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• Posizionarsi in F3 e digitare la funzione =SOMMA.PIÙ.SE(Clienti!D:D;Clienti!F:F;E1;Clienti!G:G;F1)
• Analizzando gli argomenti, “Int_somma” indica le celle effettive da sommare: le celle della colonna
D del foglio Clienti (Clienti!D:D); “intervallo_criteri1” è l’intervallo di celle da valutare per la condizione indicata in “Criteri1”: il programma cerca, quindi, nella colonna F del foglio “Clienti” il mese di
scadenza indicato nella cella E1 del “Riepilogo” e somma tutti gli importi iscritti nella corrispondente
cella D.
• Con lo stesso procedimento viene indicato come secondo criterio da rispettare quello relativo all’anno
(nell’esempio 2012, indicato nella cella F1 del foglio Riepilogo).
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• Nella cella F4 viene inserita una funzione simile a quella del punto precedente ma con riferimento al
foglio “Fornitori” =SOMMA.PIÙ.SE(Fornitori!D:D;Fornitori!F:F;E1;Fornitori!G:G;F1).
• Anche in questo caso il programma somma tutte gli importi delle fatture la cui scadenza corrisponde
al mese e all’anno indicati nelle celle E1 ed F1.
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• Modificando il mese e l’anno della “Previsione di liquidità” il programma aggiorna automaticamente i
“Clienti da incassare” ed i “Fornitori da pagare”.
• Aggiungendo nella cella F5 il saldo della banca si ottiene il saldo “Scoperto/Disponibile” (F7) tramite
la formula =+F3-F4+F5.
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• Per aggiungere la colorazione della cella F7 (rosso Scoperto / verde Disponibile) è stata utilizzata la
“Formattazione condizionale”, a cui si accede dalla Home.
• Sono state aggiunte due regole diverse: le celle si evidenziano di verde quando il valore è “Maggiore
di…” zero e si evidenziano di rosso quando il valore è “Minore di…” zero.
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