conservare digitalmente

La Fatturazione Elettronica verso
la Pubblica Amministrazione
Le norme ed il ruolo dei
Commercialisti
Europa 2020 e Agenda Digitale
 Strategia Europa 2020 per superare l'impatto della crisi finanziaria e
rilanciare l'economia.
 Crescita intelligente, sostenibile e solidale.
 Perseguimento di obiettivi tangibili entro il prossimo decennio in
ambiti come l'occupazione, l'istruzione, l'energia e l'innovazione.
 Agenda Digitale Europea come programma di facilitazione
all’utilizzo del digitale e di stimolo per investimenti e innovazione.
 Riconoscimento del valore del digitale come precondizione e motore
di crescita prioritario per lo sviluppo dell’economia mondiale.
 Agenda Digitale Italiana per identificare e avviare una serie
d’interventi per rilanciare la digitalizzazione del Paese e colmare i
gap con i principali paesi europei.
 Il decreto “Crescita 2.0” rappresenta il riferimento dell’Agenda
Digitale Italiana e riconosce all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) un
ruolo operativo per lo sviluppo della politica industriale del digitale nel
Paese.
In Europa
 La Commissione Europea ha più volte rilevato la
necessità delle PA degli Stati Membri a dotarsi di
soluzioni e-procurement entro la metà del 2016.
 Stati già operativi: Danimarca (2005), Svezia (2008),
Spagna (2010), Norvegia (2012).
 Nel 2014: Austria, Italia e Portogallo.
 Entro il 2020 tutti sistemi di fatturazione tra le aziende
saranno basati su sistemi di fatturazione elettronica.
Fattura elettronica della PA
 Secondo il DM 55/2013 Ministeri,
Agenzie fiscali ed Enti nazionali di
previdenza e assistenza sociale
saranno i primi ad adeguarsi entro 12
mesi (art.6 c.2).
 Dal 6 giugno 2014 queste PA non
potranno accettare le fatture emesse
o trasmesse in forma cartacea.
 Dal 6 settembre 2014 le stesse non
potranno procedere al pagamento
dei propri fornitori, neppure parziale,
fino all'invio del documento in forma
elettronica.
 Per le altre PA (DL n. 66 24 aprile
2014) il termine per l’adozione della FE
è anticipato il 31 marzo 2015.
Nuova circolare interpretativa
Il Dipartimento delle Finanze del MEF e il Dipartimento della Funzione Pubblica
della PCM, in accordo con AgID e le altre amministrazioni responsabili del progetto
"Fatturazione elettronica", il 31 marzo 2014 hanno emanato la Circolare
interpretativa che:
 Chiarisce possibili dubbi interpretativi relativi all’art. 6 comma 5 relativamente al
termine di caricamento degli uffici sull’ IPA(entro i 3 mesi precedenti al
6/6/2014).
 Chiarisce possibili dubbi interpretativi relativi all’art. 2 comma 4 relativamente
alla data emissione fattura (la fattura si considera emessa all’atto della sua
consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o
committente).
 Chiarisce possibili dubbi interpretativi relativi all’art. 6 comma 6 relativamente al
divieto di pagamento della fattura in assenza di fattura elettronica (entro i 3 mesi
successivi al 06/06/2014 possono essere pagate fatture cartacee purché
emesse prima del 06/06/2014).
 Introduce importanti misure relative all’impossibilità di recapito della fattura
elettronica.
Quindi….
 I fornitori che cedono beni o prestano servizi alla PA,
dovranno trasmettere solo fatture elettroniche in formato
XML tramite il Sistema di Interscambio (SDI).
 Le PA non potranno accettare fatture spedite o
consegnate su carta, né potranno procedere ad alcun
pagamento, sino alla trasmissione della fattura
elettronica.
 I fornitori e la PA dovranno obbligatoriamente
conservare le fatture elettroniche XML in solo formato
elettronico (conservazione sostitutiva).
DL 24 Aprile 2014 n. 66
 Art. 25 comma 1 “Anticipo obbligo FE” 31 marzo
2015 obbligo fatturazione elettronica per tutte le PA non
comprese nella scadenza del 6 giugno 2014.
 Art. 25 comma 2, 3 “Dati obbligatori”
 Codice identificativo di gara (Cig)
 Codice unico di Progetto (Cup)
 Art. 42 comma 1 obbligo della tenuta del registro delle
fatture per tutte le PA.
Perché l’obbligo di fatturazione
• Benefici:
 Riduzione dei costi di emissione delle fatture per i
fornitori (stampa, imbustamento, spedizione, etc.)
 Riduzione dei costi di gestione delle fatture per la
PA (registrazione, conservazione, consultazione, etc.)
 Riduzione dei tempi di approvazione delle fatture
per la PA (protocollazione, riconciliazione, etc)
 Maggior controllo della spesa pubblica
Lo Scenario
Il percorso normativo
 Legge 244/07 (Legge Finanziaria 2008)
 DMEF 7 marzo 2008
 Agenzia delle Entrate: gestore del SDI
 Sogei Spa: sviluppo del SDI
 DMEF 3 aprile 2013 n. 55
 Formato, regole tecniche e linee guida, codici ufficio,
servizi di supporto
 Circolare MEF n. 1 del 31 marzo 2014
 DL n. 66 del 24 Aprile 2014
Il Progetto
Il Sistema
Chi sono le amministrazioni pubbliche
 Sono quelle contenute nell’elenco che l’ISTAT è tenuto a
pubblicare in GU entro settembre di ciascun anno:
• Amministrazioni centrali;
• Amministrazioni locali;
• Enti nazionali di previdenza ed assistenza;
 L’indice è reperibile su www.istat.it cliccando sul link
Elenco AP.
Enti coinvolti dal 6 giugno 2014
 Ministeri (13)













Affari Esteri
Politiche Agricole e Forestali
Ambiente
Lavoro e Politiche Sociali
Salute
Sviluppo Economico
Economia e Finanze (Avvocature dello Stato e GDF)
Beni Culturali (Musei, Biblioteche, Sovrintendenze)
Interno (Vigili del Fuoco, Polizia di Stato)
Difesa (Aeronautica, Esercito, Marina, Arma dei Carabinieri)
Giustizia (Tribunali, Amministrazione Penitenziaria)
Istruzione, Università e Ricerca (Istituti di istruzione Statali)
Infrastrutture e Trasporti (Motorizzazioni, Capitanerie di Porto)
Enti coinvolti dal 6 giugno 2014
 Agenzie Fiscali
• Agenzie delle Entrate (Gruppo Equitalia)
• Agenzia per l’Italia Digitale (ex-DigitPA)
• ISTAT
• Agenzia del demanio
• Agenzia delle dogane e dei monopoli
 Enti di previdenza ed assistenza sociale (22)
• Tutte le casse di previdenza private
• INPS
• INAIL
Enti coinvolti dal 31 marzo 2015









Regioni e province autonome
Province
Comuni
Agenzie regionali sanitarie
Aziende sanitarie locali
Aziende ospedaliere e policlinici
Università ed istituti universitari pubblici
CCIAA
Etc…..
1° Step delle PA
Le Amministrazioni hanno predisposto le attività per:
 Identificare il responsabile della fatturazione elettronica
 Identificare e censire gli uffici destinatari di fatturazione
elettronica (oltre 18.000 per i 13 Ministeri)
 Censire i contratti attivi e comunicare ai fornitori la data
di attivazione
 Predisporre le procedure interne per la gestione della
fattura (protocollo, contabilità e conservazione)
 Comunicare l’attivazione del servizio
Ricerca della PA www.indicepa.gov.it
www.indicepa.gov.it
Impossibilità di recapito FE
Circolare 1 del 31/03/2014
 Ufficio di fatturazione elettronica centrale attribuito
dall’AGID a tutte le amministrazioni:
 Utilizzabile dai fornitori nel caso non sia possibile
individuare l’Ufficio destinatario sulla base dei dati
fiscali in possesso.
 Controllo Sdi su esistenza Ufficio su IPA.
 Codice «999999»
 Utilizzabile dai fornitori nel caso l’amministrazione
non sia censita su IPA.
 Controllo Sdi su esistenza PA su IPA.
Caratteristiche della FE
 Formato XML (specifiche tecniche)
 Deve contenere il codice IPA
 Firma digitale e riferimento temporale
 Canale di trasmissione
PEC
HTTPS (Web Service)
SPC (Sistema Pubblico di Connettività)
FTP
Fatturapa.gov.it (Entratel, fisconline)
 Nomenclatura del file da trasmettere
Nomenclatura del file da trasmettere
Codice
paese
IT
Identificativo univoco del
soggetto trasmittente (codice
fiscale 11-16 caratteri)
_
Progressivo
univoco del file
(max 5 caratteri)
.xml.p7m
.xml
12345678910
_
00001
xml
Le verifiche svolte dal Sdi
 Verifica della nomenclature ed unicità;
 Verifica della dimensione del file;
 Verifica di integrità del file;
 Verifica di autenticità del certificato;
 Verifica conformità del formato;
• Manca il RT o RT non coerente;
 Verifica validità del contenuto;
• Codice fiscale corretto;
Esempio di fattura elettronica
Funzionamento del SDI
Fornitore
1)
Produzione
fattura xml
SDI
2) Trasmissione fattura al SDI
6) Ricevuta di consegna
3) Controlli
propedeutici
P.A
5) Trasmissione fattura e dei
metadati alla PA
7) Verifica
accettabilità
(coerenza
informazioni e
regolarità
documento)
4) Controlli con
esito positivo
8) Verifica superata
10) Notifica di esito di
accettazione fattura
(entro 15 gg. dal punto 6
Conservazione
sostitutiva
9)Notifica di esito committente
di accettazione fattura
(entro 15 gg. dal punto 6)
Conservazione
sostitutiva
Prova di invio
Esempio di ricevuta di consegna
Esempio di ricevuta di scarto
Chiariamo le definizioni
 DEMATERIALIZZARE (o digitalizzare)
Vuol dire trasformare un documento da analogico in digitale; è
quello che facciamo quotidianamente quando effettuiamo la
scansione di un documento per allegarlo ad una mail o per
conservarlo sul computer
 CONSERVARE DIGITALMENTE
Vuol dire organizzare un archivio gestibile da un sistema
informatico; l’organizzazione dell’archivio può essere affidata
alla struttura delle cartelle e dei file oppure ad un programma di
gestione di “document management”, il quale crea un database
che consente la ricerca
 CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE
Vuol dire conservare i documenti informatici (o comunque
digitalizzati) attribuendo loro
la equivalenza giuridica dei
documenti analogici;
Cenni sulla conservazione
sostitutiva
Chiarezza della normativa
 La norma è chiara ma complessa;
 La complessità deriva dal dover necessariamente
coordinare la normativa fiscale e la normativa civilistica
con la normativa tecnica e la normativa del settore;
 La nascita di una nuova figura: Il Responsabile della
conservazione;
Strumenti
 Smart card con relativo lettore;
 Business Key;
 Altri dispositivi di firma esistenti sul mercato;
Documento informatico: valore giuridico
(art. 23 del “Nuovo CAD 2011” – D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82)
 Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica,
sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto
conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza,
integrità e immodificabilità;
 Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con
un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia
prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo
che questi dia prova contraria;
 Art. 2702 codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a
querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della
provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui
contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la
sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata
come riconosciuta.
Documento analogico
Documento informatico
(art. 22 del “Nuovo CAD 2011” – D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82)
Per tutti i documenti analogici originali UNICI:
 permane l'obbligo della conservazione dell'originale
analogico;
 oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro
conformità all'originale deve essere autenticata da un
notaio o da altro PU autorizzato.
La conservazione dei documenti unici
(Risoluzione 220/E del 13 agosto 2009)
 L’art. 23 comma 5 del CAD (Dlgs 82/2005) limita
l’intervento del pubblico ufficiale alla conservazione dei
documenti analogici originali unici;
 è previsto solo per i documenti che saranno individuati
da un apposito decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri;
 PER I DOCUMENTI FISCALI ANALOGICI ORIGINALI
UNICI E’ NECESSARIO L’INTERVENTO DEL
PUBBLICO UFFICIALE (principio di specialità delle
norme tributarie)
Casi particolari
 Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro
caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non
unici: sono le schede carburanti e le note spese dei
dipendenti, in relazione ai quali l’Agenzia delle Entrate ha
espresso un orientamento che riteniamo condivisibile[1],
affermando che:
 le schede carburanti sono sostanzialmente un documento
originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste
non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di
terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell’impresa le
registrazioni contabili vengono integrate con tutte le
annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di
originale non unico e può essere conservata digitalmente
senza l’intervento del pubblico Ufficiale”;
 [1] Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, tra l’altro opinione
coerente con altre espresse in precedenza.
Casi particolari - segue
 per le note spese del personale, “la valutazione della
natura unica o non unica della nota spese dipendenti
dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto
delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle
spese e della tipologia di documento in concreto
utilizzata dall’impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una
modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed
insieme alla nota spese sono conservati i documenti
giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero
dei documenti analogici originali non unici, qualora sia
possibile ricostruirne il contenuto attraverso la
combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei
dati risultanti dalla contabilità.
L’impronta di hash
 La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l’applicazione alla prima
di una opportuna funzione di hash
 Esempi:
ROBERTO CUNSOLO
Funzione di hash SHA 256
05bc841def64448f090e9c35476c913d79a3ae3752b4f60e0af9d6ffcc67481c
ROBERTO CUNSOLO
Funzione di hash SHA 256
55a2ffad1bd1421a938b6e722df248f3ba734a8eb8a2eeb2c19eab82592f0719
Riferimento e marca temporale
 Il riferimento temporale è l’informazione contenente la
data e l’ora che viene associata ad uno o più documenti
informatici
 La marcatura temporale è la procedura informatica che
consente la validazione temporale cioè si attribuisce ad
uno o più documenti informatici un riferimento temporale
opponibile a terzi.
Documenti che si possono conservare
digitalmente
 Fatture, lettere e telegrammi (art.2220 c.c.)
 Libro giornale e libro inventari (art.2215 c.c. e art.14 comma1
lett.a DPR 600/73)
 Registri prescritti ai fini Iva (art. 14 comma 1 lett.b DPR
600/73)
• Registro acquisti, fatture, corrispettivi, registro unico,
• Registro merci in c/lavorazione e/o deposito
• Registro delle dichiarazioni di intento
 Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli
elementi patrimoniali e reddituali (art.14 comma 1 lett.c DPR
600/73)
 Scritture ausiliarie di magazzino art.14 comma 1 lett.d)
 Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 DPR 600/73)
Documenti che si possono conservare
digitalmente





Bilancio di esercizio (art. 2423 c.c.);
Relazione sulla gestione (art. 2428 c.c.);
Relazione dei sindaci (art. 2429 c.c.);
Relazione del revisore contabile (D.Lgs. 58/98);
Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti;
Marche temporali e firme digitali
Art. 49. Registrazione delle marche generate
1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono
conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un
periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta
dell'interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal
certificatore.
2. La marca temporale e' valida per il periodo di conservazione stabilito
o concordato con il certificatore di cui al comma 1”.
Art. 51.Valore della firma digitale nel tempo
La firma digitale, ancorchè sia scaduto, revocato o sospeso il relativo
certificato qualificato del sottoscrittore, e' valida se alla stessa e'
associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la
generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla
sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.
Comunicazione dell’impronta
 Ai sensi del Decreto 23 gennaio 2004 va effettuata la
comunicazione alle agenzia fiscali dell’impronta relativa
ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Quando?
 Entro il mese successivo alla scadenza dei termini
stabiliti dal DPR 322/98 per la presentazione delle
dichiarazioni dei redditi, irap e iva al fine di estendere la
validità dei documenti informatici.
Da chi?
 Il
soggetto
interessato,
il
responsabile
della
conservazione ovvero il soggetto delegato
L’imposta di bollo
 Versare l’imposta di bollo prevista dalla normativa
vigente ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse;
 Le fatture non assoggettate ad Iva di importo anche
parziale superiore ad euro 77,47 sono assoggettate ad
imposta di bollo prevista dalla normativa vigente;
 Sono esenti da bollo le fatture assoggettata ad Iva;
Come si paga
 Va effettuata una comunicazione preventiva contenente il
numero presunto degli atti, dei documenti e dei registri che
potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno e l’importo
e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta
 Va effettuata una comunicazione consuntiva da presentare
entro il mese di gennaio dell’anno successivo all’Ufficio delle
Entrate competente contenente il numero di documenti
informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente
e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza di
imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione
 L’importo da consuntivo viene preso come base provvisoria
per la base preventiva dell’anno in corso.
Luogo di conservazione
 Per “luogo di conservazione” si intende il luogo in cui
risiedono fisicamente i dati, ed è evidente che ciò
comporta qualche indecisione visto che i dati possono
risiedere in luoghi diversi ed essere
contemporaneamente sempre aggiornati. L’Agenzia
delle entrate ritiene che il luogo di conservazione
dell’evidenza informatica potrebbe coincidere con il
luogo in cui i verificatori possano effettuare i dovuti
riscontri.
Luogo di conservazione
Esempio:
 Si pensi ad un azienda che ha la sede legale e
amministrativa a Roma, che ha affidato la
conservazione ad un outsourcer con sede operativa a
Milano, ma il cui “data center” (un bunker che rispetta le
più avanzate norma di sicurezza) si trova in Valle
d’Aosta.
 Si precisa che presso la struttura del data center non
sarebbe tecnicamente possibile. In base alla citata
norma si ritiene che l’esibizione debba essere garantita
alternativamente a Roma o Milano a seconda del luogo
che è stato dichiarato come luogo di conservazione dei
documenti.
Timing
• Esempio
DMEF 23 gennaio 2004
Esempio timing adempimenti anno d’imposta 2011
Entro
Cosa
Pagamento acconto imposta bollo F23
Avvio
procedura
conservazione
Conclusione procedimento conservazione
31/12/2012
31/1/2013
Pagamento saldo imposta bollo F23
31/1/2013
Trasmissione telematica impronta
Il responsabile della conservazione sostitutiva
Attività previste dall’art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 :
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei
documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza
conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di
tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di
ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni
supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della
conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali
diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di
conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento,
assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al
medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del
riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei
documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del
contenuto dei supporti
I controlli fiscali alle aziende che adottano
la conservazione sostitutiva
1.
2.
Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva
Verifica della corrispondenza fra l’impronta dell’archivio inviata
all’AdE e quella riscontrata in fase di accesso
Controllo sull’esistenza, sul contenuto e sull’eventuale accordo
stipulato per la fatturazione elettronica
Controllo sull’osservanza delle garanzie e della tempistica del
processo di conservazione sostitutiva
Verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla
norma
Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di
riferimento:
3.
4.
5.
6.
1.
2.
Verifica a campione sul singolo documento informatico
Verifica a campione sull’evidenza informatica
3.
Verifica a campione sull’archivio informatico
Violazioni
 Per le violazioni valgono le sanzioni previste dalla
normativa vigente in materia;
 Esempio:
 Art. 9 1°comma d.lgs.471/97
 Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le
scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle
leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore
aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e
la conservazione dei quali e' imposta da altre
disposizioni della legge tributaria, e' punito con la
sanzione amministrativa da lire due milioni (€ 1.032,00)
a lire quindici milioni (€ 7.746,00).”
Grazie per l’attenzione
Dott. Roberto Cunsolo

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