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olsa informatica
leader nel document management
Flessibilità e professionalità, questi i valori
che posizionano Olsa Informatica SpA
come azienda leader nel settore della fornitura
di servizi e prodotti per il document
management.
Fondata nel 1976 da Riccardo Olivetti,
in continua crescita in termini di investimenti
in innovazione e qualità,
la Olsa Informatica SpA è un’azienda solida,
da sempre in grado di rispondere alle esigenze
delle imprese altamente strutturate
e con problematiche complesse.
Dall’archiviazione cartacea e digitale,
a “forfleet” gestione flotte aziendali e multe,
dai microfilm all’imbustamento
e postalizzazione e stampa elettronica,
Olsa è in grado di soddisfare
le esigenze aziendali più complesse.
L’esperienza di un management altamente qualificato e costantemente
aggiornato ha creato le basi per allargare
la gamma con servizi sempre più in linea
con le aspettative dei Clienti:
disaster recovery; business continuity,
sicurezza degli archivi,
reengineering e formazione.
Le certificazioni DASA RÄGISTER ISO 9001:2008
e ISO 14001:2004, un clima d’azienda
estremamente collaborativo
e una particolare attenzione al Cliente,
fanno di Olsa Informatica un’azienda
di cui potersi fidare sempre.
mission
Olsa informatica è l’interlocutore di fiducia
nei settori del document management
e nell’offerta di servizi ad hoc in outsourcing,
“core” e “non core business”, di PMI e PA,
in Italia come all’estero.
assets
Con ambizione e professionalità,
unite al dinamismo intellettuale
nelle politiche strategiche, Olsa Informatica SpA
non ha mai smesso di investire
in quella che è considerata, oltre che un asset,
anche una “vocazione naturale”: l’innovazione.
• forza tecnologica
• capacità di interpretare e anticipare
le esigenze più complesse
• management altamente professionale
utenti collegati
milioni
di pagine archiviate
milioni
di fatture gestite ogni anno
mila multe gestite ogni anno
milioni
di immagini documentali disponibili
nell’area web dedicata ai clienti
“pensiamo continuamente al futuro
perché conserviamo la storia e la valorizziamo”.
Riccardo Olivetti
document
management
archivi
cartacei
La gestione cartacea degli archivi documentali comporta
un notevole aumento di volume e di risorse umane,
specialmente per le aziende che nel tempo
hanno implementato i loro archivi.
Olsa Informatica permette di liberare spazi “improduttivi”
e di ridestinare le risorse impiegate verso attività
di maggiore efficacia e proficua applicazione, garantendo:
• gestione in superfici ampie, adeguate e sicure
• costante integrazione e completezza
dell’informazione archiviata;
• sicurezza dei dati grazie alla competenza specifica
degli operatori, alle misure antintrusione,
antifurto e antincendio
archivi digitali
Il passaggio da archivi cartacei a digitali rappresenta
il problema, sia in termini di risorse umane
che economiche, con il quale ogni azienda
deve confrontarsi. Olsa Informatica garantisce
un sistema di sofisticate procedure di digitalizzazione
e scansione ad alta velocità per l’archiviazione
di documenti in formato elettronico.
Attraverso test specifici si verificano la regolarità
e la validazione / certificazione delle procedure
in tutte le fasi di indicizzazione dei files.
Affidare la digitalizzazione dei documenti
a un servizio esterno, comporta notevoli vantaggi:
• recupero e riconversione degli spazi fisici
occupati dalla documentazione originale
• possibilità di una migliore distribuzione
delle informazioni in rete
• rapidità di ricerche e accessi,
rintracciabilità e sicurezza
delle informazioni nel loro layout di origine
• eliminazione del problema costituito
dallo smarrimento dei documenti.
fatturazione
elettronica attiva
Con il D.Lgs. 52/2004 è possibile anche in Italia effettuare
la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva
delle fatture attive. Ciò permette di salvaguardare l’integrità
dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura,
senza la necessità della stampa su carta.
Olsa Informatica agevola le imprese nell’attività di archiviazione
ottica dei documenti contabili, grazie all’uso
di strumenti informatici per la gestione
di tutto l’iter di fatturazione, con la possibilità di evitare
la formalizzazione su carta, con notevoli vantaggi:
• eliminazione dei costi per gli spazi destinati ad uso archivio
• facilità nella ricerca con ausilio di criteri logici di accesso
• indicazione del riferimento temporale
• apposizione della firma elettronica qualificata del mittente
• integrità del contenuto e non modificabilità della fattura
• conservazione sostitutiva a norma di legge
stampa
elettronica
La necessità di stampare documenti
in numero consistente e di alto livello qualitativo
richiede investimenti tecnologici, manutenzioni costanti
e l’impiego di personale dedicato.
Grazie all’alta tecnologia Olsa Informatica
offre la massima produttività al minimo costo
di stampa per servizi di fatturazione attiva,
estratti conto, modulistica fiscale
e altra documentazione contabile, oltre a stampa
e postalizzazione di direct mailing, di campagne
e operazioni promozionali, newsletter, reportistica.
Una considerevole riduzione dei tempi e costi,
anche per stampe in bianco e nero, full color,
carta intestata, indirizzi su etichette
o direttamente su lettere o buste commerciali,
sempre con una stampa netta,
nitida, e un’altissima precisione nel rendering.
fatturazione
elettronica passiva
l’evoluzione dell’Help Desk Fornitori
Nell’”universo di informazioni” prodotte gestite e trasformate
dalle aziende efficienza operativa e qualità di risultati attesi,
dipendono da diversi fattori:
• omogeneità delle piattaforme IT;
• integrazione tra le applicazioni;
• economicità del costo tempo / risorsa o unità operative
Dematerializzare o digitalizzare la fattura del fornitore attraverso
il servizio di gestione elettronica del processo passivo
OLSA Informatica significa poter acquisire, classificare,
protocollare, estrarre, verificare, distribuire e validare la fattura
notificando gli eventuali errori, dando vita ad un nuovo sistema
di gestione contabile condivisibile con l’intero WorkFlow
documentale, Base Dati e Help Desk Fornitori.
obiettivi raggiunti:
• omogeneità con il flusso operativo attualmente adottato
con gestione assistita dei processi nelle varie fasi
• notifica di richiesta nota di credito per documento
non conforme per fornitori strutturati
• situazione dinamica pagamenti effettuati
(il fornitore vede la data conferma pagamento)
• help desk fornitori effettuato da personale
Olsa Infortimatica coadiuvato e controllato
da controller del Cliente
• automazione dei flussi elettronici
servizi di
imbustamento
e postalizzazione
La gestione interna dell’attività di imbustamento e postalizzazione
richiede un reparto dedicato. L’impiego di tempo, risorse
e l’attuazione di controlli da parte degli operatori,
sono solo alcuni degli aspetti di un servizio
che può essere affidato esternamente, con numerosi vantaggi.
I nostri operatori eseguono precisi controlli e continue verifiche
con i criteri più severi, dalla gestione delle anagrafiche
dei destinatari, fino alla diretta immissione
nel sistema postale nazionale, con consegne giornaliere
ai centri di smistamento.
L’attenzione ai minimi dettagli in ogni fase, consente la verifica
puntuale della lavorazione eseguita in rapporto
allo stato di avanzamento del processo.
L’esternalizzazione del processo consente alle aziende
di impiegare le proprie risorse in attività più produttive
per il proprio business.
gestione archivi
in sicurezza
La sicurezza che deve essere garantita
nella gestione degli archivi rappresenta
un tassello fondamentale di questa attività.
Il servizio deve essere affidabile,
sicuro e a norma di legge,
comportando notevoli attenzioni
e anche ingenti investimenti.
Olsa Informatica offre questa tipologia
di servizio operando nel rispetto
delle misure di sicurezza strutturali
e ambientali previste dalla legge
per ciò che riguarda i locali,
gli impianti di contenimento,
di antincendio, idrici ed elettrici,
ed i sistemi di trattamento dell’aria.
Tuteliamo il Vostro patrimonio
documentale in modo da garantirne
sempre la funzionalità,
anche in rapporto al volume
dei documenti e in considerazione
del loro incremento.
gestione
degli implant
La gestione dei servizi a minor valore aggiunto rappresenta
un costo per l’utilizzo di personale dedicato,
per la formazione e l’organizzazione dello staff.
Il servizio outsourcing di Olsa Informatica permette
di abbattere i costi e migliorare l’efficienza e dell’operatività.
Affidare a Olsa Informatica il servizio significa
potersi affrancare dall’onere organizzativo
della gestione di lavori non direttamente legati
alle attività di business, con ricadute positive
sull’efficienza dell’intero ciclo produttivo.
for fleet
gestione
flotte aziendali
“Forfleet” è un servizio studiato per offrire alle aziende
del settore automotive una gamma completa di servizi
per una gestione efficiente e trasparente
del parco auto, dal momento dell’entrata in flotta,
fino alla dismissione, con un’attenzione particolare
al momento del processo dei verbali relativi
a sanzioni stradali.
Le aziende vengono così affrancate da un processo
particolarmente oneroso (scadenze di verifica
ed elaborazioni legate ai termini di legge),
che garantisce l’assoluta correttezza e puntualità
di gestione per permettere agli utilizzatori eventuali
contestazioni ed evitare ritardi nei pagamenti.
Esternalizzare l’intero processo di gestione elettronica
documentale delle flotte permette all’azienda
di risparmiare sui costi di:
• gestione amministrativa del ciclo
di vita del veicolo (ingresso/uscita in flotta)
• gestione documenti vettura,
supporto al re-marketing
• completa gestione dell’intero ciclo
di fatturazione attivo e passivo
(elaborazione fatture, stampa, imbustamento,
spedizione e archiviazione)
• hardware e software dedicati
• personale dipendente e in formazione, dedicando
più tempo e risorse al core business aziendale.
gestione
multe
Esternalizzare la gestione delle multe consente
di ridurre radicalmente tempi e costi
e permette inoltre di dedicare le proprie risorse
al “core business” aziendale.
Grazie ad applicativi configurabili
secondo le esigenze del Cliente, costantemente allineati
alla normativa in vigore e capaci di favorire
l’ottimizzazione dei processi, Olsa Informatica offre
uno specifico servizio che consiste nella dematerializzazione
di tutti i fascicoli, dei verbali e della relativa documentazione,
che vengono archiviati otticamente.
Il Cliente accede alla propria area riservata
per la visualizzazione delle informazioni presenti
nella base dati con l’accesso alle immagini relative
a ciascuna pratica e gestione dei diversi report
personalizzabili su richiesta.
Può inoltre contattare l’help desk per ottenere informazioni
di tipo amministrativo e normativo o aggiornamenti
relativi alla lavorazione dei verbali, compresa la delicata fase
del processo delle cartelle esattoriali.
servizi IT
business continuity
disaster recovery
L’interruzione dell’attività causa ad un’azienda
gravi perdite, di dati, tempo e risorse,
sia umane che economiche.
Il Dister Recovery è la capacità dell’azienda
di proseguire la propria attività a fronte
di problemi organizzativi o eventi catastrofici
che possono colpirla (incendi, allagamenti, furti,
attacchi di virus, guasti hardware, errori umani),
La soluzione Business Continuity,
rappresenta la possibilità di garantirsi l’esercizio
della propria attività salvaguardando
gli interessi degli stakeholders, le attività produttive
e l’immagine, riducendo i rischi e le conseguenze
sul piano gestionale, amministrativo e legale.
Olsa informatica garantisce:
• l’integrità fisica dei sistemi informatici,
che può essere messa a repentaglio
da calamità naturali, cause accidentali
o cause esterne
• l’integrità delle infrastrutture necessarie
al funzionamento dei sistemi:
elettricità, connettività di rete,
impianto di condizionamento
• l’integrità dei dati da azioni di cracking,
errori umani, virus, guasti hardware, ecc.
• il back-up su un sistema custodito
in un luogo fisicamente distante,
con sistematici test di ripristino
e di verifica dell’integrità dei dati
e della correttezza
delle operazioni eseguite
servizi web
Il problema
Il passaggio alla tecnologia digitale ha comportato
una forte riorganizzazione del sistema informatico
per ogni tipo di azienda è diventata fondamentale
l’esigenza di garantire la sicurezza dei dati
ed allo stesso tempo permettere all’utente
una consultazione veloce, efficace e intuitiva
degli stessi.
La soluzione
I documenti vengono messi a disposizione
dei Clienti su un portale web strutturato,
con accesso riservato, perfettamente
e completamente integrabile
nel Sistema Informativo del Cliente.
Olsa Informatica propone una suite applicativa
in architettura web che consente,
rispetto alle tradizionali applicazioni client/server:
• facilità di distribuzione e aggiornamento
delle informazioni
• accesso multipiattaforma
• riduzione dei costi di gestione
• scalabilità, ovvero la possibilità di crescere
insieme alle esigenze dell’azienda
• indipendenza dall’obbligo
degli aggiornamenti software.
I vantaggi
Tramite un’unica interfaccia di navigazione vengono
garantite la sicurezza dei dati e una consultazione
facile, chiara e intuitiva.
consulenze
reengineering
La dematerializzazione dei documenti determina consistenti
vantaggi economici, gestionali, di immagine, di sicurezza,
di tempo. Ma c’è il rischio di trattare il documento digitale
come se fosse ancora di carta. Il pericolo per l’azienda
è di trovarsi in una situazione di potenziale miglioramento
che però, nonostante le innovazioni,
non riesce a determinare reali risultati di business
e di efficienza manageriale.
Olsa Informatica offre una serie di servizi che vanno
dalla riprogettazione dei Processi di Business
all’affiancamento durante la fase di training,
all’impostazione di un sistema di indicatori
per misurare le performance dei nuovi processi.
Olsa Informatica, insieme ai tecnici e alle persone
del business dell’azienda Cliente, consente di traghettare
l’organizzazione dai vecchi ai nuovi processi aziendali,
ottimizzandoli e migliorandoli nel tempo.
Ripensare i propri processi produttivi con l’obiettivo
di incrementare i benefici, razionalizzando le risorse
e creando valore per il cliente finale, porta in tutti i settori
dell’azienda la consapevolezza di nuove opportunità.
Questo percorso è essenziale per il raggiungimento
di risultati, poiché elimina processi improduttivi
e garantisce soluzioni di efficienza duraturi nel tempo.
ovunque ed in qualsiasi momento
È il Servizio innovativo di Olsa Informatica
per la Gestione Integrata Documentale,
totalmente web based che rivoluziona
non solo la consultazione dei propri documenti,
ma la loro fruizione apportando numerosi vantaggi
ed ottenendo un forte abbattimento dei costi di gestione.
• facilità nell’aggiornamento
delle informazioni;
• interattività;
• accesso multipiattaforma;
• gestione di flussi condivisi
per la realizzazione di archivi digitali;
• scanning delocalizzato;
• data entry delocalizzato;
• riduzione dei costi di gestione;
• indipendenza dall’obbligo
degli aggiornamenti software
• servizio di assistenza (help on line, faq)
Olsasi è un sistema integrato grazie al quale
poter gestire tutti i documenti
da un unico portale web da qualsiasi luogo
ed in qualsiasi momento.
Olsa Si è il servizio integrato che testimonia
la continua spinta al progresso innovativo
e l’attenzione alle esigenze manageriali
dei clienti Olsa Informatica.
formazione
La divergenza tra le strategie aziendali e le attività dell’IT
è uno dei problemi più gravi che affliggono i Sistemi Informativi
aziendali. Tra perdite di tempo e di risorse,
oltre alla non condivisione degli obiettivi comuni,
si determina una mancanza di dialogo tra le parti.
Grazie a percorsi formativi specifici per le esigenze del Cliente,
Olsa Informatica affina la capacità relazionale
di tutte le persone coinvolte nel processo di sviluppo
del Sistema Informativo aziendale, facilitando
e rendendo possibile il dialogo e quindi
la comprensione dei problemi. L’ottimizzazione del processo
ha come risultato una maggiore aderenza del Sistema Informativo
alle reali esigenze degli utenti, la riduzione dei tempi
di realizzazione ed un sensibile contenimento dei costi
di sviluppo e manutenzione del Sistema stesso.
Olsa Informatica affianca l’azienda nell’individuazione
di un nuovo modo di comunicare che apporta effettivi benefici
nell’area dell’Information Technology,
e di conseguenza concreti risultati di business.
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