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Contabilità: Ordinativo Informatico Locale (OIL)

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GESTIONE ACQUISTI INFOSCHOOL: NOTE OPERATIVE FILE AVCP
Versione del 30/01/2014
1. Premessa..................................................................................................................................1
2. Riferimenti normativi..................................................................................................................2
3. Installazione del programma Gestione Acquisti...............................................................................4
4. Parametri di lavoro.....................................................................................................................5
5. Inserimento CIG........................................................................................................................ 6
6. Inserimento dati per file AVCP..................................................................................................... 7
Inserisci dati da Impegni.........................................................................................................9
Inserisci i dati da Ordini........................................................................................................ 11
Inserisci i dati da CIG............................................................................................................12
7. Generazione file XML.................................................................................................................14
8. Esportazione file PDF................................................................................................................ 15
1.
Premessa
Con riferimento alla Legge 190/2012 “Anticorruzione” gli Istituti e Scuole di ogni ordine e grado e le
Istituzioni Educative, entro il 31 gennaio 2014, devono:
a) pubblicare sul proprio sito istituzionale le informazioni riguardanti i contratti pubblici contraddistinti da
CIG; tali informazioni vanno pubblicate su file in formato XML generato in conformità alle specifiche
tecniche dell'AVCP;
b) comunicare all'AVCP da un indirizzo PEC, la dichiarazione di pubblicazione contenente il link al file XML
pubblicato sul sito istituzionale.
Le funzioni di caricamento dati e generazione file XML sono
disponibili nel programma Gestione Acquisti dell’area
Risorse.
Se il programma non è installato, appare l’icona evidenziata nell’immagine a
fianco. Procedere con l’installazione come descritto nel paragrafo “Installazione
del programma Gestione Acquisti”.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
2.
Riferimenti normativi
Prima di descrivere nel dettaglio le modalità operative di inserimento dati e generazione file XML,
riportiamo l'art. 3, comma 1 della legge 190/2012 “informazioni oggetto di pubblicazione” e un estratto
della Gazzetta Ufficiale n. 146 del 24/06/2013 relativo a “Chiarimenti in merito alla deliberazione n. 26 del
22 maggio 2013 (Prime indicazioni sull’assolvimento degli obblighi di trasmissione delle informazioni
all’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, ai sensi dell’art. 1, comma 32
della legge n. 190/2012)”.
Legge 190/2012, Art. 3 Informazioni oggetto di pubblicazione, comma 1. Le informazioni oggetto di
pubblicazione sui siti web istituzionali da parte dei soggetti indicati all’articolo 2 sono le seguenti:
Dato
Descrizione
CIG
Codice Identificativo Gara rilasciato dall’Autorità
Struttura proponente
Codice fiscale e denominazione della
procedimento di scelta del contraente
Oggetto del bando
Oggetto del lotto identificato dal CIG
Procedura di
contraente
scelta
Stazione
Appaltante
responsabile
del
del Procedura di scelta del contraente
Elenco
degli
operatori Elenco degli OE partecipanti alla procedura di scelta del contraente. Per ciascun
invitati a presentare offerte soggetto partecipante vanno specificati: codice fiscale, ragione sociale e ruolo in caso
di partecipazione in associazione con altri soggetti
Aggiudicatario
Elenco degli OE risultati aggiudicatari della procedura di scelta del contraente. Per
ciascun soggetto aggiudicatario vanno specificati: codice fiscale, ragione sociale e
ruolo in caso di partecipazione in associazione con altri soggetti
Importo di aggiudicazione
Importo di aggiudicazione al lordo degli oneri di sicurezza ed al netto dell’IVA
Tempi di
dell’opera,
fornitura
completamento Data
di
effettivo
inizio
lavori,
servizio
o Data di ultimazione lavori, servizi o forniture
Importo
liquidate
delle
somme Importo complessivo dell’appalto al netto dell’IVA
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
servizi
o
forniture
COMUNICATO DEL PRESIDENTE (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana - Serie
Generale n. 146 del 24/06/2013)
Chiarimenti in merito alla deliberazione n. 26 del 22 maggio 2013 (Prime indicazioni sull’assolvimento
degli obblighi di trasmissione delle informazioni all’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori,
servizi e forniture, ai sensi dell’art. 1, comma 32 della legge n. 190/2012).
Alla luce del complesso iter normativo, iniziato con l’entrata in vigore della legge 190 del 2012 (28 novembre 2012) e
terminato da ultimo soltanto con l’adozione del d.lgs 33 del 2013 (20 aprile 2013) il termine di natura ordinatoria
inizialmente previsto per la trasmissione all’AVCP dei dati e delle informazioni di cui all’art. 1 comma 32 è da ritenersi
posticipato al 31 gennaio 2014, dovendo riguardare tutte le procedure indette da dicembre 2012.
Ai fini di una più dettagliata e completa indicazione dei dati e delle informazioni da fornire ad opera delle
amministrazioni interessate si forniscono, altresì, i seguenti chiarimenti concernenti le prime indicazioni operative già
fornite nella richiamata deliberazione n. 26/2013:







Le procedure oggetto di pubblicazione sono quelle i cui bandi di gara sono stati pubblicati a partire
dal 1/12/2012 ovvero, le cui lettere di invito e/o richieste di presentazione dell’offerta (nel caso di procedure
senza previa pubblicazione di bando) siano comunque successive a tale data.
La compilazione della tabella può essere anche soltanto parziale, ossia non contenere tutte le ulteriori
informazioni della tabella di cui all’art. 3 comma 1.
Per “Elenco degli operatori invitati a presentare offerta” si intende l’elenco degli operatori che
hanno presentato offerta (e quindi tutti i partecipanti in caso di procedura aperta e di quelli invitati a
seguito di procedura ristretta o negoziata).
Per “Importo delle somme liquidate”, considerata la finalità della legge, deve intendersi l’importo
complessivo delle somme erogate dalla stazione appaltante annualmente ed incrementate di anno
in anno fino alla conclusione dell’appalto.
Per “Data di ultimazione lavori, servizi, forniture” deve intendersi la data di ultimazione
contrattualmente prevista ed eventualmente prorogata o posticipata in virtù di successivi atti contrattuali.
Nel caso in cui la stazione appaltante, per una data annualità, non abbia alcun contratto da pubblicare ai sensi
della normativa dovrà in ogni caso pubblicare all’indirizzo trasmesso all’Autorità un tracciato XML vuoto
rispondente alle specifiche tecniche di cui all’allegato tecnico al Comunicato del Presidente del 22 maggio 2013.
Nel caso di gara andata deserta devono comunque essere indicate le sezioni “Elenco dei soggetti che hanno
presentato offerta ed Aggiudicatario”, lasciandole vuote. Nel caso di gara senza esito a seguito di offerte non
congrue andrà compilata la sola sezione “Elenco dei soggetti” che hanno presentato offerta ed indicata
comunque la sezione “Aggiudicatario”, lasciandola vuota.
Il Presidente Sergio Santoro
Depositato presso la Segreteria del Consiglio in data 13 giugno 2013
Il Segretario
Maria Esposito
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
3.
Installazione del programma Gestione Acquisti
Per installare un programma Infoschool:
1. dal PC dal quale vengono generalmente scaricati gli aggiornamenti Infoschool, lanciare "Aggiornamento
Rapido";
2. scegliere l'opzione "Scarica da internet";
3. selezionare il programma Gestione Acquisti dell'Area RISORSE e procedere con il download;
4. seguire le indicazione e quando appare la videata con il pulsante "Opzioni Avanzate", premerlo,
confermare con OK il messaggio che appare a video e spuntare il secondo parametro "forza
aggiornamento...";
5. premere il pulsante "installa aggiornamenti". Così facendo la procedura di aggiornamento funziona
anche come installazione;
6. entrare nei programmi Infoschool tramite IsDesktop quindi andare nell’area Risorse e lanciare Gestione
Acquisti.
Se la procedura segnala la necessità di eseguire l’allineamento del database, eseguire il backup
del database e procedere poi con l’allineamento.
Se il programma Gestione Acquisti non è assegnato
all’utente, all’ingresso del programma Gestione Acquisti appare
il seguente messaggio
Per assegnare la Gestione Acquisti all’utente, entrare nel menu
d’accesso ai programmi Infoschool lanciando IsDesktop e
connettersi con l’utente ADMIN.
Andare in basso sulla sinistra e premere il pulsante Utenti e
password. Andare poi in Gestione Utenti.
La Finestra Gestione Profili Utente si articola in quattro
Sezioni:
1. Sezione Utenti - Area sinistra della finestra. Visualizza
l’elenco degli UTENTI creati.
2. Sezione Applicazioni - Area centrale della finestra.
Elenca i programmi INFOSCHOOL che possono essere
assegnati all'Utente.
3. Sezione Profili- Area centrale della finestra sottostante l'area Applicazioni
Elenca tutti i possibili Profili assegnabili all’Utente:
 Lettura: ha accesso in sola lettura a tutti i dati del programma
 Stampa: oltre ai diritti dell'utente con profilo Lettura ha accesso a tutte le stampe del programma
 Modifica: oltre ai diritti dell'utente con profilo Stampa, ha diritto di
- stampe del programma
- creazione di nuove stampe del programma
- modifica, inserimento, cancellazione di tutti i dati di specifica competenza del programma.
L'utente con profilo Amministratore: oltre ai diritti dell'utente con profilo Modifica ha accesso esclusivo
a specifiche funzionalità del programma. In particolare, per tutti i programmi, ha accesso esclusivo alla
funzionalità di Esportazione dei dati.
4. Albero dei profili assegnati - Area destra della Finestra. Visualizza l’albero dei profili assegnati.
Operando sul Menu Strumenti / Albero o sui pulsanti della Barra dell’Albero è possibile espandere,
comprimere, aggiornare e cambiare il criterio di ordinamento dell’albero.
Selezionare l’Utente, l’Applicazione, il Profilo quindi premere il pulsante Applica.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
Se la chiave di abilitazione programmi Infoschool attiva
non comprende il programma Gestione Acquisti, appare il
messaggio qui riportato. Procedere con lo scarico e l’installazione
delle chiavi.
Se dopo lo scarico e l’installazione delle chiavi, all’apertura del programma Gestione Acquisti
appare il messaggio di applicazione in versione DEMO, significa che la chiave di abilitazione
programmi Infoschool scaricata e installata non comprende il programma Gestione Acquisti.
Anche se il programma è in modalità DEMO, è comunque
possibile caricare i dati oggetto di pubblicazione; l’unica
funzione bloccata è quella di generazione del file XML.
Inviare via e-mail all’indirizzo [email protected] la richiesta di
attivazione del programma Gestione Acquisti. Il programma Gestione
Acquisti verrà attivato gratuitamente.
4.
Parametri di lavoro
Entrare nel programma Gestione Acquisti e impostare i parametri di lavoro.
Se la scuola usa già la Contabilità e/o
Magazzino e/o Gestione Acquisti, impostare
gli stessi parametri di lavoro: in genere l’istituto
è quello con [**], selezionare l’Esercizio
Finanziario 2013.
Se la scuola non usa la Contabilità e/o
Magazzino e/o Gestione Acquisti, impostare
nei parametri di lavoro l’istituto con [**].
Andare nel menu Strumenti / Nuovo Anno e con
+ creare l’anno 2013. Quindi andare nei
Parametri e impostare anche l’anno finanziario.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
5.
Inserimento CIG
 menu Archivi di Base / Codici CIG
La maschera Gestione Codici CIG riporta i dati minimi dei CIG: codice, data assegnazione,
descrizione, data scadenza.
Se la scuola non usa il programma Contabilità e/o Magazzino e/o Gestione Acquisti, deve
caricare con il + i dati minimi dei CIG aperti nel periodo 01/12/2012 - 31/12/2013.
Se la scuola ha usato almeno uno dei seguenti programmi Contabilità, Magazzino, Gestione
Acquisti, questa maschera risulta già popolata e oltre ai dati minimi visualizza, per ciascun CIG, gli
eventuali movimenti collegati:
 Impegni e Mandati della Contabilità
 Buoni Ordini del Magazzino
 Preventivi della Gestione Acquisti
 E riporta inoltre l’eventuale totale pagato (totale mandati della Contabilità)
Caricare con il + eventuali CIG mancanti.
Per un controllo più accurato è disponibile la stampa
Elenco CIG
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
6.
Inserimento dati per file AVCP
 menu AVCP / Inserimento – Integrazione Dati
In questa maschera vanno caricati i dati “oggetto di pubblicazione”che vanno poi inseriti nel
file XML da pubblicare sul sito istituzionale della scuola.
In particolare, per ciascun CIG:

codice CIG

Oggetto del bando (Descrizione del CIG)

Procedura di scelta del contraente

Elenco degli operatori invitati a presentare offerte

Aggiudicatario

Importo di aggiudicazione

Tempi di completamento dell’opera, servizio o fornitura

Importo delle somme liquidate
Se la scuola usa la Gestione Acquisti i dati sono già precaricati con i dati provenienti dai
Preventivi / Offerte / Prospetti Comparativi caricati.
Oltre al codice e descrizione CIG (da Preventivo), sono già caricati i dati dell’aggiudicatario/i (da Prospetto
Comparativo) e i dati degli operatori invitati a presentare l’offerta (da Preventivo).
L’utente deve solo controllare i dati proposti e, se opportuno, integrare/modificare.
Se la scuola non usa Gestione Acquisti, può caricare i dati importandoli dagli Impegni della
Contabilità (se usa il programma Contabilità) o dai Buoni Ordini del Magazzino (se usa il
programma Magazzino).
Nel caso di caricamento dati da impegni
della contabilità, importa il codice e
descrizione CIG e l’aggiudicatario ma non i
dati degli operatori invitati a presentare
l’offerta. Questi dati devono essere inseriti
manualmente dall’utente.
Vedi paragrafo Inserisci dati da
Impegni.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
Nel caso di caricamento dati da Buoni
d’Ordine del Magazzino, importa il codice e
descrizione CIG, l’aggiudicatario ma non i
dati degli operatori invitati a presentare
l’offerta. Questi dati devono essere inseriti
manualmente dall’utente.
Vedi paragrafo inserisci dati da Ordini.
Se la scuola non usa il programma Gestione Acquisti / Magazzino / Contabilità o ha aperto dei
CIG che al momento non hanno Preventivi / Impegni /Buoni d’Ordine collegati, deve caricare i
dati dai dati minimi dei CIG operando sul + della barra degli strumenti.
Vedi paragrafo inserisci dati da CIG.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
Inserisci dati da Impegni
 menu AVCP/ Inserimento – Integrazione Dati
E’ possibile caricare i dati a partire dagli impegni della Contabilità.
Così facendo la procedura precompila e/o suggerisce informazioni utili per la compilazione dei campi.
Richiamare la funzione premendo sull’icona
della barra degli strumenti. Appare l’elenco dei CIG
collegati a impegni. Selezionare i CIG di interesse facendo un doppio clic sull’ultima colonna dell’elenco
come evidenziato in figura e confermare con OK.
Come evidenziato in blu nell’immagine sottostante, la procedura precompila e/o suggerisce informazioni
utili per la compilazione dei seguenti campi:
 codice del CIG
 oggetto: descrizione del CIG;
 scelta contraente: il campo viene precompilato con la dicitura “01-PROCEDURA APERTA” , l’utente
può modificarlo
 aggiudicatario: beneficiario dell’impegno collegato al CIG. Nel caso in cui lo stesso CIG sia collegato
a impegni con beneficiari diversi perché il materiale/servizio è fornito da più fornitori, ci saranno
più aggiudicatari.
 Il programma visualizza il totale impegnato, utile per la compilazione del campo Importo di
aggiudicazione che deve essere dichiarato al netto dell’iva;
 Il programma visualizza il totale pagato, utile per la compilazione del campo Importo Somme
Liquidate che deve essere dichiarato al netto dell’iva;
 Tempi di completamento dell’opera, servizio o fornitura
o Data di effettivo inizio lavori: viene precompilata con la data del primo impegno collegato al
CIG.
o Data di ultimazione lavori: viene precompilata con la data dell’ultimo impegno collegato al
CIG.
Portarsi sui dati CIG così caricati dalla
procedura,
controllarli
e
introdurre
le
integrazioni/modifiche del caso.
I campi Date di inizio e fine lavori, Importo
aggiudicazione, Importo somme liquidate,
vanno compilati solo per l’aggiudicatario.
Per caricare gli operatori invitati a presentare
le offerte, portarsi nella sezione dei Beneficiari
e premere + come evidenziato nell’immagine
sottostante.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
Inserisci i dati da Ordini
 menu AVCP/ Inserimento – Integrazione Dati
E’ possibile caricare i dati a partire dai Buoni d’Ordine del Magazzino.
Così facendo la procedura precompila e/o suggerisce informazioni utili per la compilazione dei campi.
Richiamare la funzione premendo sull’icona
della barra degli strumenti.
Appare l’elenco dei CIG collegati a Buoni d’Ordine. Selezionare i CIG di interesse facendo un doppio clic
sull’ultima colonna dell’elenco come evidenziato in figura e confermare con OK.
La procedura precompila e/o suggerisce informazioni utili per la compilazione dei seguenti campi:
 codice del CIG
 oggetto: descrizione del CIG;
 scelta contraente: il campo viene precompilato con la dicitura “01-PROCEDURA APERTA”, l’utente
può modificarlo.
 aggiudicatario: beneficiario del Buono d’Ordine collegato al CIG;
 se la scuola usa anche la Contabilità, il programma visualizza il totale impegnato, utile per la
compilazione del campo Importo di aggiudicazione che deve essere dichiarato al netto dell’iva;
 se la scuola usa anche la Contabilità, Il programma visualizza il totale pagato, utile per la
compilazione del campo Importo Somme Liquidate che deve essere dichiarato al netto dell’iva;
 Tempi di completamento dell’opera, servizio o fornitura: Data di effettivo inizio lavori e Data di
ultimazione lavori: vengono compilati rispettivamente con le date del primo e ultimo Buono
d’Ordine collegati al CIG.
Portarsi sui dati CIG così caricati dalla procedura controllarli e introdurre le integrazioni/modifiche del
caso.
I campi Date di inizio e fine lavori, Importo aggiudicazione, Importo somme liquidate, vanno compilati
solo per l’aggiudicatario.
Per caricare gli operatori invitati a presentare le offerte, portarsi nella sezione dei Beneficiari e premere +
come evidenziato nell’immagine sottostante.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
Inserisci i dati da CIG
 menu AVCP/ Inserimento – Integrazione Dati
Se la scuola non usa il programma Gestione Acquisti / Magazzino / Contabilità o ha aperto dei
CIG che al momento non hanno Preventivi / Impegni /Buoni d’Ordine collegati, deve caricare i
dati a partire dai dati minimi dei CIG.
Premere il pulsante + della barra degli strumenti, portarsi sul campo codice CIG e richiamare l’elenco dei
CIG caricati premendo il tasto F8 della tastiera o cliccando sul rettangolino giallo alla fine del campo.
Selezionare il CIG di interesse e confermare con OK.
Procedere con la compilazione del campo Scelta contraente quindi confermare il caricamento operando
sulla barra degli strumenti.
Per caricare i dati degli operatori invitati a presentare le offerte, nella sezione dedicata ai dati Fornitori, premere il
pulsante + e nel campo Fornitore scegliere il beneficiario. Procedere similmente per tutti gli operatori di interesse.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
Per caricare i dati dell’aggiudicatario, andare nella sezione dedicata ai dati Fornitori e come indicato nella figura
sottostante, premere il pulsante + e nel campo Fornitore scegliere il beneficiario. Spuntare il parametro
Aggiudicatario e compilare i campi Data di effettivo inizio lavori e Data di ultimazione lavori, Importo di
aggiudicazione e Importo Somme liquidate. Quindi confermare i dati cliccando sul pulsante di spunta della barra degli
strumenti.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
7.
Generazione file XML
 menu AVCP/Esportazione XML
Questa procedura genera il file XML. Il file viene salvato in locale, nella cartella
C:\AXIOSDATA\EXPORT\AVCP. Il nome del file è AVCP2013.XML, la scuola può rinominarlo a
piacimento. La pubblicazione del file sul sito istituzionale è a cura della scuola.
Nel campo “Link nel sito della scuola”, inserire l’URL completo dell’esatta pubblicazione del file XML (Es.:
www.sitoscuola.gov.it/file_pubblicati/avcp2013.xml) .
Premere il pulsante Avanti
per
procedere
con
la
selezione dei dati CIG da
inserire nel file XML.
Per la selezione, operare riga
per riga con doppio clic
sull’ultima colonna oppure
usare i pulsanti di selezione
(Seleziona tutti / Inverti
selezione / ecc.). Premere
Esporta per procedere.
Il programma attiva una serie di controlli
conformi
alle
specifiche
tecniche
dell’AVCP volti a verificare la correttezza
e completezza dati.
Eventuali errori/incongruenze sui dati
vengono evidenziate a video. Correggere
le anomalie sui dati quindi rilanciare la
funzione Esportazione XML. Eventuali dati
mancanti dei Beneficiari (aggiudicatario /
operatori invitati a presentare l’offerta)
vanno
inseriti
nell’anagrafica
dei
beneficiari operando sul menu Archivi di
Base / Beneficiari.
In assenza di anomalie la procedura genera il file AVCP2013.XML che viene salvato in locale nella cartella
C:\AXIOSDATA\EXPORT\AVCP. La pubblicazione del file sul sito istituzionale è a cura della scuola.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
8.
Esportazione file PDF
 menu AVCP/Esportazione PDF
Questa funzione permette di generare un file in formato PDF contenente i dati oggetto di pubblicazione.
Il file viene salvato in locale, su C:\axiosdata\Export\AVCP.
FILE AVCP: Note Operative del 30/01/2014
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