Ville de Ouistreham Riva Bella 14150 Ouistreham [email protected] 02 31 97 73 25 09.02.16 Date de dépôt de la demande (réservé au service évènementiel) : DOSSIER D’ORGANISATION DE MANIFESTATION Dépôt de la demande : impérativement 2 mois avant la manifestation (pour rappel, le Maire peut solliciter l’avis de la commission de sécurité, et dispose d’un délai légal d’un mois avant la date d’ouverture de la manifestation) Dans le cadre de sa politique d’aide à la vie associative, la ville met à la disposition des associations qui en font la demande, du matériel, de manière ponctuelle, sous réserve de disponibilité. Votre évènement Libellé de la manifestation : __________________________________________________ Date et horaire d’installation / de mise à disposition du matériel :____________________ Date et horaire de début de la manifestation : ___________________________________ Date et horaire de fin de la manifestation : ______________________________________ Lieu Couvert : ____________________________________________________________ Plein air : ___________________________________________________________ Type: Concert – Exposition  – Foire – Sportif – Représentation théâtrale  – Autre_____________________________________________________________________ Programme, détail :________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Nom du Responsable :_______________________________________________________ Tél : ___________________________ Email : ___________________________________ Nombre de visiteurs, spectateurs :______________ Effectif maximal simultané_________ Public : Debout_________________assis_________________Chaises/gradin*/_________ Entrée payantes oui/non Moyen de comptage oui/non Billetterie, autre___________ Nombre de personnes de l’organisation_________________________________________ 1 Nom de la structure ou association organisatrice___________________________ Nom du responsable ________________________________________________________ Adresse __________________________________________________________________ Tel : _____________________________ e-mail : ________________________________ Personne chargée de la sécurité Nom______________________________Prénom_________________________________ N° Tel________________________ ____e-mail : ________________________________ Site, circulation & stationnement (joindre un plan) Site : ____________________________________________________________________ Bâtiments utilisés : Oui/non si oui préciser____________________________________ Parc de stationnement : oui/non ______________________________________________ Itinéraire et accès du public _______________________________________________ Modification de la circulation : Oui/non ______________________________________ Organisation des secours PC organisation/sécurité Oui/non ligne téléphonique_______________________ N° téléphone portable__________________________ Dispositif de secours Oui/non si oui, lequel (ex association de secouristes agréé, bénévoles…)_________________________________________________________ Service d’ordre (sureté) Oui/non Si oui nom du responsable______________________ _________________________________________________________________________ Dangers particuliers Combustibles, pyrotechnie, générateur de mousse, de fumée Oui/non si oui préciser ________________________________________________________________________ Autorisations/ déclarations spécifiques Ville Ouistreham Riva Bella Demande d’autorisation d’ouverture de débit temporaire de boissons : (uniquement 1ère et 3ème catégories) Oui /non Demande d’autorisation d’occupation du domaine public : (ex : parking, emplacement divers, brocante…) Oui /non Déclaration préalable d’une vente au déballage (ex : brocante, vide grenier…) Oui /non Préfecture (ex lâcher de ballons, de lanternes etc…) Oui /non 2 Aide Logistique Les organisateurs de la manifestation devront fournir un plan aux services techniques lors du dépôt de la demande. La ville ne peut être tenue responsable si une personne participant à la manifestation vient à se blesser avec du matériel appartenant à la ville. C’est pourquoi il est obligatoire que l’association organisatrice de l’évènement soit couverte par une assurance responsabilité civile. La ville pourra réclamer une indemnité en cas de perte ou de dégradation du matériel mis à disposition. Matériel Coffrets électriques, sonorisation voir page 3 – Matériel souhaité Quantité ou dimension Usage Ex : cuisson, repas, expo… Réponse des services municipaux Barnum (préciser sur le plan les barnums double, triple Table 2m Table 4m Chaises □ □ intérieur extérieur Grille expo double Barrières Autre matériel (à lister par vos soins) Pour la Grange aux Dîmes merci de ne pas inscrire le matériel déjà présent dans les salles. Containers tri sélectif et ordures ménagères Type de containers Quantité (ordures ménagères, autres…) Lieu Réponse des services municipaux Raccordement eau Usage Lieu à indiquer sur le plan 3 Réponse des services municipaux Raccordement électrique Matériel branché Quantité Ex : friteuse, frigidaire … Puissance Nécessaire et type de branchement (voir sur l’appareil la puissance en watt) 220V : branchement traditionnel 380V (3PH+N=T) : norme européenne souhaitée P17 . 32A Lieu à indiquer sur le plan Ex : podium, stand Réponse des services municipaux Réfrigérateur Friteuse Micro-ondes Crêpière Cafetière Sonorisation Les rendez-vous sont à prendre pendant les horaires de travail des agents techniques. Usage Discours, musique, CD … Nombre de micros Fil ou sans fil □ fil □ sans fil Rendez-vous pour installation Réponse des services municipaux Rendez-vous pour installation Réponse des services municipaux Lieu, date et heure (Sauf samedi et dimanche) Eclairage scénique Usage Nombre de projecteurs Divers (observations éventuelles) Fait à Ouistreham le : Signature de l’emprunteur, 4 Lieu, date et heure (Sauf samedi et dimanche) Annexe 1 : Communication Libellé de la manifestation : ………………………………………………………………………………………............................ Dates et horaires : ……………………………………………………………………………………………………………………............ Lieu : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Coordonnées de la personne chargée de la communication : Nom : ……………………………………………............ Prénom : ………………………………………………………………………… Tel : …………………………………………………………. E-mail : ………………………………………………………………………….. Panneaux lumineux  oui  non Calibrage message : 6 lignes, 20 caractères par ligne (les espaces comptent pour 1 caractère) Panneaux d’affichage 120cmX176cm  oui non Il s’agit d’espaces que nous pouvons éventuellement vous allouer sur le réseau d’affichage 120X176 de la Ville (dits « panneaux sucettes », format abris-bus) en fonction des disponibilités du planning de réservations (à vérifier auprès du service communication). Les affiches doivent nous être fournies par vos soins, au + tard la veille de la date d’affichage prévue. Magazine municipal  oui  non Si vous souhaitez annoncer votre manifestation dans l’agenda du magazine municipal. Site internet  oui  non Si oui fournir un texte/article + une photo ou une sélection de photos et prendre contact avec le service communication. Service Communication : 02.31.97.73.19 – 02.31.97.73.12 [email protected] 5