Proposal for Adoption
by Member Organisations
Written Consultation
PROPOSED NEW STATUTES
At its meeting in June 2015, the Governing Council stated its expectation that the
organisation in the future would change the statute in order to avoid specific mention of
science policy. Work on the proposed changes to the statute focused initially on the
adaptation of the existing ESF Statute. It quickly became clear that a much simpler style
corresponding to the smaller organisation would be more appropriate; a major
simplification of the governance design is essential. The legal advisor therefore worked
on a ‘clean sheet’ approach to statutes appropriate to a simpler association under
Alsace/Moselle Local Civil Code.
The new draft statutes were circulated to the Member Organisations in December 2015.
The main differences to the current statute are the following:
-
-
Modification of aims and objectives (suppression of specific references to science
policy)
Modification of eligibility criteria for Membership.
Streamlined governance structure (e.g. no Vice Presidents, small Executive Board
instead of Governing Council, etc.)
Elimination of the concept of National Groups.
Suppression of Scientific Standing Committees.
Modification of quorum requirements.
Simplification of the financial oversight structure to replace the Finance and Audit
Committee.
Suppression of the current ESF Rules of Procedure; relevant operating procedures
are now included in the proposed new statutes themselves.
At its meeting on 8 January 2016, the Governing Council decided to propose the
new statutes (official French version and English translation attached) to the
Assembly for adoption.
A prerequisite for adoption of new statutes is that the opinion of the ESF Works Council
be obtained. In the French system, the Works Council is the principle representative
body for employees. When a company is faced with decisions impacting organisational
structure, the Works Council must be informed and consulted according to a legally
regulated procedure. Although the Works Council’s opinions are not binding, decisions
of the Assembly of Members that have an impact on organisational structure cannot be
taken without the prior official opinion of the Works Council. Failure to respect the
procedure of informing and consulting this body as laid down by French labour law is
considered an obstruction (‘délit d’entrave’) and would expose ESF to penal sanctions.
The opinion of the ESF Works Council on the proposed new statutes was therefore
requested on 14 January 2016; the result was a vote in favour of the proposed new
statutes.
ESF Member Organisations are invited to adopt the new statutes proposed by the
2
Governing Council, using the attached reply form, ensuring that the person signing it
has the authority to do so. No modifications to the new statutes may be requested –
Member Organisations are simply being asked to adopt the proposal.
At the same time, ESF Member Organisations are invited to indicate whether they wish
to put forward a candidate for the Executive Board (if the new statutes are adopted). The
Executive Board would be composed of 3 to 8 members and a President. The members
of the Executive Board should be chosen from the representatives of the full members.
Under the current statute, Member Organisations should be allowed six weeks to make a
decision on the adoption or amendment of statutes. Therefore, replies are possible until
25 February 2016. However, if all replies are received beforehand (and if possible
by 4 February), a decision can be taken as to whether a physical meeting of the
Assembly has to be held on 25 February 2016 or not. If all Member Organisations
reply and agree to the resolutions proposed, a physical meeting will not be
necessary. Therefore, Member Organisations are requested to reply as soon as
possible.
A scanned copy of the completed and signed form will suffice, so long as the original is
then received by post.
Once all the replies have been received, the ESF Office will prepare a summary of the
results of the written consultation process under the form of “minutes”.
Attachments: French version and English translation of proposed new statutes
JPS/14.01.16
writtenconsultMOs/proposednewstatutes
European Science Foundation
Association subject to the local laws of Alsace-Moselle
Registered office: Strasbourg (67000) – 1 Quai Lezay-Marnésia
Draft Statutes
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January 2016
Contents
Title I – Form – Name – Goal – Means of Action – Registered Office – Term and Registration 3
Article 1 – Formation and name ................................................................................................ 3
Article 2 – Aims ........................................................................................................................ 3
Article 3 – Means of action ....................................................................................................... 3
Article 4 – Registered office – Term and registration ............................................................... 4
Title II – Members of the Association .......................................................................................... 5
Article 5 – Members – Categories and definitions .................................................................... 5
Article 6 - Acquisition of membership and change of category ................................................ 5
Article 7 – Legal entities ........................................................................................................... 6
Article 8 – Responsibility of members of the Association and of members of the Executive
Board ......................................................................................................................................... 6
Article 9 - Loss of membership ................................................................................................. 7
Title III – Accounts and resources of the Association .................................................................. 8
Article 10 – Resources .............................................................................................................. 8
Article 11 – Accounting ............................................................................................................ 8
Article 12 – Financial year ........................................................................................................ 9
Article 13 – Auditing of financial statements ............................................................................... 9
Article 14 – Reserve fund.......................................................................................................... 9
Article 15 – Contributions ......................................................................................................... 9
Title IV – Administration of the Association .............................................................................. 10
Article 16 – Executive Board: composition ............................................................................ 10
Article 17 – Executive Board: remuneration ............................................................................... 11
Article 18 – Operation of the Executive Board ....................................................................... 11
Article 19 – Powers of the Executive Board ........................................................................... 12
Article 20 – President .............................................................................................................. 14
Title V – General Assemblies ..................................................................................................... 15
Article 21 – General Assemblies: common provisions ........................................................... 15
Article 22 – Ordinary General Assemblies ............................................................................. 16
Article 23 – Amendment of the Statutes – Transformation of the Association ...................... 16
Title VI – Dissolution – Liquidation ........................................................................................... 17
Article 24 – Dissolution - liquidation ...................................................................................... 17
Article 25 – Rules and regulations .......................................................................................... 17
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January 2016
Title I – Form – Name – Goal – Means of Action – Registered
Office – Term and Registration
Article 1 – Formation and name
A non-governmental, internationally-oriented, non-profit association governed by the local law
of associations of Haut-Rhin, Bas-Rhin and Moselle (Articles 21 to 79 IV of the local Civil
Code), named “European Science Foundation” encompasses the parties adhering to these
Statutes and by those that adhere to them later on.
Article 2 – Aims
The aims of the Association consist of initiating, supporting, developing and implementing all
actions striving, at the European and international levels, to:
-
serve and strengthen all disciplines of science,
foster cooperation between the various research stakeholders,
support and assist the conduct of scientific research.
The Association's resources are used exclusively in pursuit of achieving the aims and objectives
set out in this article.
All of the Association's actions are politically neutral and are guided by the following values:
pan-European as well as worldwide scope, scientific excellence, openness, responsiveness,
ethical awareness and human values. The members affirm their adherence to these values at the
time of their admission.
Article 3 – Means of action
To achieve its aims, the Association proposes implementing the following means of action:
-
leading, supporting or participating in any studies in connection with research,
-
facilitating and encouraging the mobility of researchers,
-
supporting the free circulation of information and ideas, and the application thereof,
3
January 2016
-
facilitating cooperation for access to existing research infrastructure and for the
planning, creation and development of new infrastructure,
-
planning, setting up, and, if necessary, managing collaborative research activities,
-
performing activities in favour of the European scientific community and, more broadly,
of Society at large,
-
managing and/or coordinating the implementation of national, European or international
research contracts,
-
providing services in administrative, financial, information-technology, humanresources and management matters, to aid bodies whose activities are related to
scientific research,
-
organising, coordinating and/or conducting scientific expert assessments and
evaluations for third parties,
-
responding alone or in partnership to calls for proposals or calls for tenders,
-
entering into all agreements or partnerships with any public or private bodies which, for
any reason whatsoever, are interested in the activities of the Association or perform
similar, complementary or related activities, or activities that are relevant to the
achievement of the Association's aims,
-
printing, publishing and disseminating any documents, works, articles, flyers, etc. in all
types of media, within the scope of its above aims or likely to contribute to their
achievement,
-
investing in the capital of corporate structures or groups, or joining non-profit
organisations whose activities are likely to contribute directly or indirectly to the
achievement of the aforementioned aims,
-
selling, on a regular or occasional basis, any products or services within the scope of its
purpose and likely to contribute to attaining it.
And, more generally, undertaking any actions that may be in connection with and/or valuable
for the development of its members and hosted organisations or favourable to the achievement
of its aims.
Article 4 – Registered office – Term and registration
The registered office is in Strasbourg (67000) – 1 Quai Lezay-Marnésia.
It may be moved to any location in Alsace by a decision of the Executive Board adopted by
three quarters of the valid votes cast by members of the Executive Board present in person or by
proxy.
The Association is registered with the register of associations of the Court of First Instance
(Tribunal d’Instance) of Strasbourg in volume XXXV folio 7.
The Association shall have an indefinite term.
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January 2016
Title II – Members of the Association
Article 5 – Members – Categories and definitions
1. The Association includes:
-
public or private bodies having their registered office in France or abroad, whose chief
mission is the promotion and the financial and other support of scientific research
and/or the performance of research operations,
-
any other public or private bodies interested in scientific research in any capacity
whatsoever.
2. The Member Organisations of the Association are divided up into two categories:
-
full members and
associate members.

Full members are bodies that undertake to participate regularly in the Association's
activities and to work towards achieving its aims.
Full members participate with voting rights in the General Assemblies and are eligible
to serve as members of the Executive Board.
Full members as of 1 January pay an annual fee, the amount and due dates of which are
set each year by the Ordinary General Assembly according to proposals made by the
Executive Board.
The Executive Board may also decide to establish an entry fee to be paid by new full
members upon their admission.

Associate members are organisations that undertake to contribute occasionally to the
Foundation's objectives through their scientific or other skills.
Associate members participate without voting rights in the General Assemblies and are
not eligible to serve as members of the Executive Board.
They are not required to pay an annual fee. However, if they wish, they may contribute
to the Association's resources by making a voluntary contribution.
Article 6 - Acquisition of membership and change of category
Organisations that wish to become full or associate members of the Association must, after the
necessary consultations, submit a formal application to the Chief Executive, who will refer this
application to the Executive Board.
5
January 2016
The Executive Board decides on the approval of candidate organisations. No appeals are
possible and no reasons or explanations are given for its decisions. Applications for membership
must indicate which membership category the organisation wishes to join.
A Member Organisation approved for either membership category may request a change of
category to the Executive Board at any time.
The Executive Board decides on such requests under the same conditions as those set out in the
paragraph above for initial membership applications.
Category changes become effective at the end of the budget year during which the Executive
Board approved the member's request to change categories.
On behalf of the Executive Board, the Chief Executive examines what added value and benefit
the Association may gain from a new membership.
A list of members shall be kept by the Executive Board. Membership status shall not be
assignable or transferable.
Article 7 – Legal entities
Legal entities that become members of the Association are required upon admittance to appoint
an authorised individual to represent the legal entity, and to notify the Executive Board should
this appointment change.
Representatives of legal entities that are members of the Association must be approved by the
Executive Board in the same manner as if those representatives were themselves personally
becoming members, subject to the same conditions as those set out in Article 6.
If, for any reason whatsoever, the representative of an organisation loses the capacity under
which his or her appointment as representative of that organisation was made, that
representative also automatically loses the right to participate in the various statutory bodies of
the Association.
If an appointed representative is exceptionally unavailable, the Member Organisation of the
Association may appoint a special representative for specific deliberations, or it may appoint a
temporary representative for a period not exceeding three months.
Article 8 – Responsibility of members of the Association and of
members of the Executive Board
No member shall be personally liable in respect of commitments entered into by the
Association. Such commitments shall be met solely by means of the Association's own assets.
The Association shall be liable for any loss, damage or injury caused to third parties by the
Executive Board, one of its members or any other representative appointed in accordance with
6
January 2016
its Statutes, as the result of any matter giving rise to liability, occurring in the performance of
their duties.
Article 9 - Loss of membership
Membership shall be lost in the following cases:
1. resignation notified in writing to the President of the Association, which comes into
effect on:
- 31 December of the year in which resignation is notified if notification of
resignation is received between 1 January and 30 September,
- 31 December of the following year if notification is received between 1 October
and 31 December.
2. the dissolution or disappearance of legal entities, for any reason whatsoever, or legal
entities declaring sauvegarde status1 or going into receivership or liquidation under
court supervision,
3. dismissal pronounced by the Executive Board for non-payment of the annual fee, after
the issue of a formal notice,
4. exclusion declared by the Executive Board due to serious misconduct, after the
interested party has been requested to present its defence.
Members whose exclusion is envisaged by the Executive Board due to serious misconduct shall
be called to a meeting by the Executive Board by notice given by registered mail with
acknowledgement of receipt at least fourteen days before the date of the meeting. The notice
shall specify the time and place of the meeting, the matters held against the member and the
potential disciplinary action.
Any member who is duly called shall be asked to provide explanations. For this purpose, the
member may use the means of defence of its choice, including obtaining counsel or
representation at its own cost, after first informing the Executive Board of the same, in writing.
In the event of absence from the first meeting, the member is once more called to a meeting
under the same conditions. Unless the absence was caused by a case of force majeure, if the
member fails to attend the meeting after being sent a second notice, that member shall be
excluded automatically.
Serious misconduct shall include:
1
-
Any fact or behaviour aimed at (or that has the effect of) hindering the smooth running
of the Association or harming the image or interests of the Association or its leaders;
-
Any public stance presented in the name of the Executive Board not duly approved by
the Executive Board or by the General Assembly of the Association;
-
Any disclosure of information outside of the collegiate bodies by which such
information was issued, without the prior authorisation of the President;
-
The repeated violation of the distribution of powers of the various bodies or functions,
as defined in these Statutes.
protective procedure inspired by Chapter 11 of the U.S. Bankruptcy Code
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January 2016
Members may not appeal notified decisions of exclusion at General Assemblies.
At its discretion, the Executive Board may temporarily suspend members instead of excluding
them, subject to the conditions stipulated above regarding exclusion.
For the duration of suspensions, suspended members are not entitled to participate in the life of
the Association in any way whatsoever. Suspension decisions are not subject to appeal.
If a Member Organisation is dissolved, its asset holders shall not remain in the Association
unless they have been personally approved in accordance with the provisions of Article 6.
Title III – Accounts and resources of the Association
Article 10 – Resources
The resources of the Association include:
-
entry fees,
-
membership fees paid by full members,
-
voluntary contributions made by associate members and by any third parties,
-
subsidies from the State, public authorities and their establishments, the European
Union or international organisations,
-
interest and income from the assets and securities belonging to the Association,
-
donations and legacies that the Association may be allowed to accept as a result of its
capacity or the nature of its purpose or activities,
-
dividends from any subsidiaries,
-
proceeds from the sale of goods and services produced by the Association,
-
any other resources not prohibited by applicable laws and regulations.
Article 11 – Accounting
Within six months of the end of each financial year, the Association shall prepare annual
financial statements in accordance with applicable accounting standards, subject to any
adaptations provided in the applicable accounting regulation relating to the preparation of the
annual financial statements of associations and foundations.
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January 2016
The annual financial statements and their appendices, the activity report, the financial report and
the reports from the Statutory Auditors shall be made available to the members for a period of
fourteen days before the date of the Ordinary General Assembly called to approve the financial
statements of the previous period.
Article 12 – Financial year
The financial year shall begin on 1 January and end on 31 December.
Article 13 – Auditing of financial statements
The annual financial statements shall be audited annually by one or several Statutory Auditor(s)
appointed for six years by the Ordinary General Assembly. Such appointments are renewable.
The Statutory Auditor(s) shall present to the Annual Ordinary General Assembly, called to
approve the annual financial statements, a general report, a special report on “regulated”
agreements and, where applicable, a report on agreements providing for the remuneration of
elected officers.
The Statutory Auditor(s) shall not be eligible to hold positions on the Executive Board.
Article 14 – Reserve fund
One or several reserve funds may be established by a simple decision of the Executive Board,
for the purpose in particular of covering the financial commitments borne by the Association in
the course of its operation and to meet all or part of its obligations.
The arrangements for operating and replenishing this reserve fund or these reserve funds shall
be determined by the Executive Board.
Article 15 – Contributions
In the event of any contribution made to the Association of movable or real property, the
contributor's right to take back such assets shall be exercised in accordance with the agreements
entered into with the Association, duly represented by its President or by any other person
appointed for this purpose by the Executive Board, the only body having authority to accept
contributions.
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January 2016
Title IV – Administration of the Association
Article 16 – Executive Board: composition
The Executive Board is composed of 3 to 8 members and a President.
The members of the Executive Board and the President are elected by the Ordinary General
Assembly for a term of 3 years; each year being understood to be the period between two
Ordinary Annual General Assemblies approving the annual accounts.
The members of the Executive Board are chosen from the representatives of the full members.
The President is chosen from the representatives of the full members or from outside of the
members of the Association.
The terms of the members of the Executive Board shall be renewed once every three years.
Outgoing members shall be immediately re-eligible.
In the event of a vacancy of one or several positions on the Executive Board, due in particular to
a resignation, dismissal, dissolution, loss of membership in the Association or absence for
invalid reasons from two consecutive meetings of the Executive Board, the Executive Board
may at its discretion replace its members temporarily by co-option.
The Executive Board is required to make such replacements if fewer than 3 members remain in
office.
Their definitive replacement shall be made at the next General Assembly. The terms of office of
the members of the Executive Board elected in this manner shall expire when the terms of office
of the replaced members normally would have expired. If the elections of members of the
Executive Board are not ratified at the General Assembly, any deliberations made and actions
taken by such members shall be valid nonetheless.
Terms of office of members of the Executive Board expire:
-
-
when the term of office ends, after the Ordinary General Assembly called to decide on
the financial statements of the previous financial year, held in the year during which the
term of office expires,
when the member resigns,
when the organisation is dissolved,
when a full member loses its membership in the Association,
when the Ordinary General Assembly dismisses the member; the Ordinary General
Assembly may do so at will even if that is not on the agenda of the meeting,
or when the Association is dissolved.
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January 2016
Article 17 – Executive Board: remuneration
All duties performed by the members of the Executive Board are unpaid. Expenses incurred by
members while performing their duties shall be advanced to them following the submission of a
quote, or refunded upon submission of receipts.
Any amounts paid to the members of the Executive Board must correspond precisely to the
expenses actually incurred by the members in the performance of their duties and remain
consistent with reasonable, well-managed practices.
Notwithstanding the above, the members of the Executive Board and/or the President may be
paid in strict conformity with the conditions and limits set out in Article 261,7-1°d of the French
General Tax Code.
Article 18 – Operation of the Executive Board
The Executive Board shall meet at least twice a year upon the initiative of and upon notice
given by the President, and whenever the President deems it useful to do so, in the interest of
the Association.
The Executive Board may also meet upon the initiative of at least half of its members, upon
notice given by the President. Should the President fail to give such notice within fourteen days
of the request, the notice shall be given by the members wishing to call the meeting.
The notices of meeting shall be given by means of a letter, an e-mail or any other written or
electronic means, sent to the members of the Executive Board at least twenty-one days before
the date of the meeting.
Notices of meeting shall contain the agenda of the meeting, prepared by the President.
When the Executive Board meets upon the initiative of at least half of its members, those
members may have the items of their choice included on the agenda.
The deliberations of the Executive Board shall not be considered valid unless a third of its
members are present in person or by proxy. Any member of the Executive Board unable to
attend a meeting may be represented by another member of the Executive Board holding a
special proxy for this purpose. Each member of the Executive Board may hold no more than one
proxy.
With the authorisation of the majority of the members of the Executive Board present, a
member of the Executive Board may participate in and vote at a meeting via video conferencing
or any other means of telecommunication enabling that member of the Executive Board to be
identified.
Decisions shall be adopted by a majority of the valid votes cast by the members of the
Executive Board present in person or by proxy, with the exception of decisions concerning the
transfer of the registered office. In this case, the decision shall be adopted as provided for in
Article 4, by a majority of three quarters of the valid votes cast by members of the Executive
Board present in person or by proxy.
In the event of a tied vote, the President shall have a casting vote.
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January 2016
Voting shall be by a show of hands or by secret ballot upon the request of one of the members
of the Executive Board.
A member(s) of the Executive Board may be requested to leave the room when the issues raised
concern that (those) member(s) personally.
The Chief Executive of the Association shall participate in the meetings of the Executive Board,
but shall not vote on resolutions. The Chief Executive may be requested to leave the room, in
particular when the issues raised concern him or her personally.
The Executive Board may invite any person, whose duties, skills or experience may inform the
Executive Board's decisions, to participate in its meetings, without being entitled to vote.
In case of proven urgency to adopt a decision, the President may organise an electronic
consultation of the members of the Executive Board.
The electronic consultation request shall be sent to the members of the Executive Board,
together with the draft resolutions and any documents required to inform members of the
Executive Board.
Members of the Executive Board shall have a period of 8 days from the date of receipt of the
draft resolutions to issue their vote by electronic means. During the said 8-day period, the
members may request any further explanations they may deem necessary from the President.
Electronic voting must be expressed as “YES” or “NO”. Any member of the Executive Board
who has not provided his or her response within the prescribed period shall be considered as
having abstained. Decisions made by electronic consultation shall be valid when adopted by a
majority of the valid votes cast by the members of the Executive Board who voted.
Decisions validly adopted by the Executive Board are binding on all of its members, even if
they were absent during the vote, or if they abstained or voted against.
All deliberations of the Executive Board shall be recorded in minutes entered in the record of
deliberations, without any gaps or erasures, and signed by the President and the Secretary, who
may together or separately issue copies or extracts of the same.
Article 19 – Powers of the Executive Board
The Executive Board shall be vested with the broadest powers to administer the Association
within the limits of its purpose and subject to the powers granted to the General Assembly by
the Statutes, and in particular:
a) The Executive Board shall define the policy and general orientations of the Association.
The Executive Board may form specialised committees or working groups, of which it
shall determine the rights and obligations and the rules of composition and operation.
b) The Executive Board shall rule on the approval and exclusion of full and associate
members.
c) The Executive Board shall decide on the purchase and sale of all movables and goods,
ordering all repairs, work and fittings, purchasing and selling all securities and stocks.
12
January 2016
The Executive Board is the body authorised to approve contributions made to the
Association.
d) The Executive Board may take leases on and acquire all properties required for the
achievement of the purpose of the Association, grant leases and mortgages on the
properties of the Association, sell or exchange the said properties, take any loans and
grant any guarantees and securities.
e) The Executive Board shall decide on the acceptance of donations made to the
Association.
f) The Executive Board shall decide on the Association's creation of corporate structures or
groups, or its investment in existing corporate structures or groups, and on the
Association's membership in other non-profit organisations.
g) The Executive Board shall decide on the main themes of communication and public
relations.
h) Before the beginning of each financial year, the Executive Board shall set the forward
budget and monitor its implementation.
i) The Executive Board shall prepare the financial statements for the previous year, prepare
notices of General Assemblies and set their agendas.
j) The Executive Board shall appoint and dismiss the President.
k) The Executive Board shall approve the hiring of the Chief Executive proposed by the
President:
in association with the President, the Chief Executive shall implement the policy decided
by the Executive Board. By virtue of the powers vested in him or her by the Executive
Board, the President shall be authorised to dismiss the Chief Executive. The President
shall also delegate all necessary powers and signing authority to the Chief Executive.
These powers shall be delegated in writing. Delegations of powers shall stipulate the
scope and limits of the delegated powers and indicate if the powers may be sub-delegated.
The Executive Board shall be informed of any delegations of power granted by the
President.
l) The Executive Board shall propose to the General Assembly the appointment of regular
and substitute Statutory Auditors.
m) The Executive Board shall approve the rules and regulations of the Association proposed
by the President.
n) The Executive Board shall authorise acts and commitments that exceed the specific
powers of the President, and may grant to a member of the Executive Board or to the
Chief Executive any delegation of powers for a given mission.
o) The Executive Board shall determine the Association's cash investment policy.
p) The Executive Board shall officially acknowledge the existence of the agreements
referred to in Article L. 612-5 of the French Commercial Code submitted to it by the
President, and it shall ensure that the corresponding report is prepared and submitted to
the General Assembly.
q) The Executive Board may request the opening of proceedings for receivership or
liquidation under court supervision when the Association is unable to cover its liabilities
with its available assets.
13
January 2016
Article 20 – President
The President shall serve as the President of both the Association and the Executive Board. The
President shall assure the effective management of the day-to-day work of the Association and
shall act on behalf of the Executive Board and the Association, particularly:
a) The President shall represent the Association in all acts of civil life, and he or she shall be
fully empowered to make commitments on its behalf.
b) The President shall be authorised to represent the Association in court, as petitioner and
as defendant. The President may be replaced only by a representative acting by virtue of a
special proxy granted by the President himself or herself, or by the Executive Board when
necessary.
c) The President may, with the prior permission of the Executive Board, take any legal
action to defend the interests of the Association, come to any arrangements and seek any
remedies.
d) The President shall call the meetings of the Executive Board, set their agendas and chair
the meetings.
e) The President shall implement the cash investment policy as approved by the Executive
Board.
f) The President shall execute or cause to be executed the decisions adopted by the
Executive Board.
g) The President shall schedule the expenditures, prepare the annual budget and monitor that
it is implemented properly.
h) The President shall ensure that the Association's annual financial statements are duly
prepared. The President shall be authorised to open and manage any bank accounts and
savings accounts in any credit or financial institutions.
i) The President may sign all sale or purchase agreements and generally all deeds and
agreements required for the execution of the decisions of the Executive Board and the
General Assemblies.
j) The President shall notify the Statutory Auditor of any regulated agreements as referred
to in Article L. 612-5 of the French Commercial Code.
k) The President shall present the Annual Activity Report to the General Assembly.
l) The President may delegate part of his or her powers and signing authority to the Chief
Executive or another salaried executive. He informs the Executive Board as soon as
possible. Delegations of powers and/or signing authorities must be in writing. These
delegations must stipulate the scope and limits of the delegated powers.
m) The President shall also ensure that the Association runs properly from a material,
administrative and legal perspective. The President shall prepare or cause to be prepared
under his or her control the minutes of the meetings and deliberations of the Executive
Board and the General Assemblies.
n) The President shall perform or cause to be performed under his or her control the
formalities provided under the Local Civil Code.
o) The President shall be responsible for all the acts and declarations provided under articles
59, 64, 67, 71, 72, 73, 74 and 76 of the Local Civil Code.
14
January 2016
Title V – General Assemblies
Article 21 – General Assemblies: common provisions
The General Assemblies shall include all the representatives of the full and associate members
of the Association, approved in accordance with the provisions of Article 6, having paid up their
fees on the date on which the notices of the said Assemblies are sent.
Only representatives of full members are entitled to vote at the meetings.
Each representative of a full member may be represented by another representative of a full
member of the Association holding a proxy. Representation by anyone else is prohibited. No
representative present may hold more than one proxy during a single meeting.
The President may invite any person showing a special interest in the Association to participate
in the work of the General Assembly, in an advisory capacity.
The meetings shall be called by the President by delegation of the Executive Board or upon the
request of at least half of the representatives of paid-up full members.
In the latter case, the President must give the notice of meeting no less than fourteen days from
the date of receipt of the request.
Notices of meetings shall be sent to each member of the meeting, by any written or electronic
means, at least fourteen days prior to the date of the meeting. The notice shall contain the
agenda of the meeting as decided by the Executive Board or by the representatives who
requested the meeting.
Assemblies may only deliberate on items on the agenda, with the exception of the dismissal of
members of the Executive Board, which may be considered at will and due to an incident
occurring during a meeting.
General Assemblies shall be held at the registered office or at any other place stated in the
notice.
The General Assembly shall be chaired by the President or, if the President is absent, by the
person appointed by the General Assembly.
An attendance sheet shall be prepared and signed by members as they enter the meeting. The
attendance sheet shall be certified by the President and scrutineers appointed by the General
Assembly.
Decisions validly adopted by the General Assembly are binding on all of its members, even if
they were absent during the vote, or if they abstained or voted against.
The deliberations are recorded in minutes entered in the record of deliberations of the General
Assembly, without any gaps or erasures, and signed by the President and the Secretary.
15
January 2016
Article 22 – Ordinary General Assemblies
Ordinary General Assemblies shall be held at least once a year, within six months of the end of
the financial year.
Ordinary General Assemblies shall hear the activity report and the financial report, as well as
the reports of the Statutory Auditors (general report, special report and, where applicable, the
report on agreements providing for the remuneration of officers).
Ordinary General Assemblies shall approve the financial statements for the previous financial
year and grant discharge to the members of the Executive Board for the performance of their
duties.
Ordinary General Assemblies shall elect the members of the Executive Board and decide on
their dismissal, in accordance with the procedures set out in Article 17.
Ordinary General Assemblies shall decide on the report provided for in Article L 612-5 of the
French Commercial Code.
The deliberations of Ordinary General Assemblies shall be valid regardless of the number of
representatives of full members present in person or by proxy.
Decisions shall be adopted by a majority of valid votes cast by the representatives of full
members, present in person or by proxy, with the exception, where applicable, of decisions
concerning the amount and terms of payment of remuneration of one or several members of the
Executive Board, which shall be adopted by a two-thirds majority of votes cast by the
representatives of members present in person or by proxy when the relevant officer is not
present.
Article 23 – Amendment of the Statutes – Transformation of the
Association
The Statutes may only be amended by Extraordinary General Assemblies, acting by a reinforced
majority of two thirds of the valid votes cast by representatives of full members, present in
person or by proxy. These provisions also apply to the case of transformation of the Association
into a different legal form.
The deliberations of Extraordinary General Assemblies are only valid upon first notice if at least
half of the representatives of the full members of the Association are present in person or by
proxy.
If this quorum is not reached, the Extraordinary General Assembly must be called again with
the same agenda, within fourteen days. For this second meeting, the deliberations of the
Extraordinary General Assembly shall be valid regardless of the number of representatives of
full members present in person or by proxy.
Decisions shall be adopted by a majority of valid votes cast by the representatives of full
members, present in person or by proxy.
16
January 2016
Title VI – Dissolution – Liquidation
Article 24 – Dissolution - liquidation
Only Extraordinary General Assemblies are authorised to decide to dissolve the Association and
to decide on the distribution of its assets and on the split-up, partial transfer of assets or merger
of the Association with one or several other associations.
Extraordinary General Assemblies shall deliberate and adopt these resolutions under the
conditions of majority and quorum set out in Article 23.
In the event of dissolution for any reason whatsoever, an Extraordinary General Assembly shall
appoint one or more liquidators for carrying out the liquidation operations.
At the end of the liquidation, the Extraordinary General Assembly shall decide on the
distribution of the net assets to one or several non-profit bodies pursuing similar aims.
Article 25 – Rules and regulations
As and when required, regulations prepared by the members of the Executive Board may
specify and complement the provisions of these Statutes relating to the working of the
Association. The General Assembly shall be made aware of these regulations.
Made and executed in Strasbourg
On …………….. 2016
The President
The Secretary
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January 2016
Fondation Européenne de la Science
Association de droit local Alsacien - mosellan
Siège social : Strasbourg (67000) – 1 Quai Lezay-Marnésia
Projet de statuts
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Janvier 2016
Sommaire
Titre I – Forme – Dénomination – But – Moyens d’action – Siège – Durée et Inscription .......... 3
Article 1 – Constitution et dénomination .................................................................................. 3
Article 2 – Buts ......................................................................................................................... 3
Article 3 – Moyens d’action ...................................................................................................... 3
Article 4 – Siège social – Durée et inscription .......................................................................... 4
Titre II – Membres de l’association .............................................................................................. 5
Article 5 – Membres – Catégories et définitions ....................................................................... 5
Article 6 – Acquisition de la qualité de membre et changement de catégorie .......................... 5
Article 7 – Personnes morales ................................................................................................... 6
Article 8 – Responsabilité des membres de l’association et des membres du Comité Directeur
................................................................................................................................................... 6
Article 9 – Perte de la qualité de membre ................................................................................. 7
Titre III – Comptes et ressources de l’association ........................................................................ 8
Article 10 – Ressources ............................................................................................................. 8
Article 11 – Comptabilité .......................................................................................................... 8
Article 12 – Exercice social ...................................................................................................... 9
Article 13 – Vérification des comptes ........................................................................................... 9
Article 14 – Fonds de réserve .................................................................................................... 9
Article 15 – Apports .................................................................................................................. 9
Titre IV – Administration de l’association .................................................................................. 10
Article 16 – Comité Directeur : composition .......................................................................... 10
Article 17 – Comité Directeur: rémunération.............................................................................. 11
Article 18 – Fonctionnement du Comité Directeur ................................................................. 11
Article 19 – Pouvoirs du Comité Directeur ............................................................................. 12
Article 20 – Président .............................................................................................................. 14
Titre V – Assemblées Générales ................................................................................................. 15
Article 21 – Assemblées Générales : dispositions communes ................................................ 15
Article 22 – Assemblées Générales ordinaires ........................................................................ 16
Article 23 – Modification des statuts – Transformation de l’association ................................ 16
Titre VI – Dissolution – Liquidation ........................................................................................... 17
Article 24 – Dissolution - liquidation ...................................................................................... 17
Article 25 – Règlement intérieur ............................................................................................. 17
2
Janvier 2016
Titre I – Forme – Dénomination – But – Moyens d’action –
Siège – Durée et Inscription
Article 1 – Constitution et dénomination
Il existe entre les adhérents aux présents statuts et ceux qui y adhéreront ultérieurement, une
association non gouvernementale à vocation internationale sans but lucratif régie par le droit
local des associations du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle (articles 21 à 79 IV du Code
Civil local) ayant pour dénomination « Fondation Européenne de la Science » (en anglais
« European Science Foundation».
Article 2 – Buts
L’association a pour buts d’initier, soutenir, développer et mettre en œuvre toute action visant
aux niveaux européen et international, à :
-
servir et renforcer la science dans toutes ses disciplines,
favoriser la coopération entre les divers acteurs de la recherche,
apporter un soutien et un accompagnement à la conduite de la recherche scientifique.
Les ressources de l’association sont utilisées uniquement pour atteindre les buts et les objectifs
définis dans cet article.
Toutes les actions de l’association sont neutres sur le plan politique et sont guidées par les
valeurs suivantes : portée paneuropéenne et mondiale, excellence scientifique, ouverture,
réactivité, conscience éthique et valeurs humaines. Les membres affirment leur adhésion à ces
valeurs lors de leur admission.
Article 3 – Moyens d’action
Pour atteindre ses buts, l’association se propose notamment de mettre en œuvre les moyens
d’action suivants :
-
mener, soutenir ou participer à toute étude se rapportant à tout sujet de recherche,
-
faciliter et encourager la mobilité des chercheurs,
-
soutenir la libre circulation des informations et des idées et leur mise en œuvre,
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Janvier 2016
-
faciliter la coopération pour l’accès aux infrastructures de recherche actuelles et pour la
planification et l’élaboration de nouvelles infrastructures,
-
planifier, mettre en place et, si besoin, gérer des activités collaboratives de recherche,
-
mener des actions au profit de la communauté scientifique européenne et de la Société
en général,
-
gérer et/ou coordonner la mise en œuvre de contrats de recherche nationaux, européens
ou internationaux,
-
réaliser toute prestation d’assistance administrative, financière, informatique, ressources
humaines ou de gestion auprès de tout organisme dont les activités se rapportent à la
recherche scientifique,
-
organiser, coordonner et/ou mener des expertises et évaluations scientifiques au profit
d’organismes tiers,
-
répondre seule ou en partenariat à des appels à projets ou appels d’offres,
-
conclure toute convention, ou partenariat, avec tout organisme public ou privé, qui à
quelque titre que ce soit, est intéressé aux activités de l’association ou réalise des
activités similaires, complémentaires, connexes ou présentant un intérêt pour la
réalisation des buts de l’association,
-
éditer, publier et diffuser tout document, ouvrage, article, dépliant… sous tous supports
médias, entrant dans le cadre de ses buts ci-dessus ou susceptible de contribuer à leur
réalisation,
-
participer au capital de structures sociétaires ou groupements ou, adhésion à des
organismes sans but lucratif dont les activités sont de nature à concourir directement ou
indirectement à la réalisation des buts ci-dessus,
vendre de manière permanente ou occasionnelle tous produits ou services entrant dans
le cadre de son objet et susceptible de contribuer à sa réalisation.
-
Et, de manière plus générale, entreprendre toute action pouvant avoir lien et/ou un intérêt pour
l’épanouissement des publics accueillis ou favorable à la réalisation de ses buts.
Article 4 – Siège social – Durée et inscription
Le siège social est fixé à Strasbourg (67000) – 1 quai Lezay Marnésia.
Il pourra être déplacé en tous lieux du territoire alsacien par décision du Comité Directeur
statuant aux trois quarts des suffrages valablement exprimés par les membres du Comité
présents ou représentés.
L’association est inscrite au registre des associations du Tribunal d’Instance de Strasbourg, sous
le volume XXXV folio 7.
La durée de l’association est illimitée.
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Janvier 2016
Titre II – Membres de l’association
Article 5 – Membres – Catégories et définitions
1. L’association regroupe :
-
des organismes publics ou privés, ayant leur siège social en France ou à l’étranger, dont
la mission principale est la promotion, le soutien financier ou par d’autres moyens de la
recherche scientifique et/ou la réalisation d’opérations de recherche,
-
tous autres organismes publics ou privés intéressés, à quelque titre que ce soit, à la
recherche scientifique.
2. Les organismes membres de l’association se répartissent en deux catégories :
-
les membres actifs,
les membres associés.

Sont membres actifs, les organismes qui s’engagent à participer régulièrement aux
activités de l’association et s’engagent à œuvrer pour la réalisation de ses buts.
Les membres actifs participent avec droit de vote aux réunions des Assemblées
Générales et sont éligibles aux fonctions de membre du Comité Directeur.
Les organismes ayant la qualité de membres actifs au 1er janvier d’une année donnée
acquittent une cotisation annuelle dont le montant et la date d’échéance sont fixés
chaque année par l’Assemblée Générale ordinaire sur proposition du Comité Directeur.
Le Comité Directeur peut, en outre, décider d’instaurer un droit d’entrée à acquitter par
les nouveaux membres actifs lors de leur admission.

Sont membres associés, les organismes qui s’engagent à contribuer ponctuellement aux
objectifs de la Fondation par leurs compétences scientifiques ou en toute autre matière.
Les membres associés participent sans droit de vote aux réunions des Assemblées
Générales et ne sont pas éligibles aux fonctions de membre du Comité Directeur.
Ils sont dispensés du règlement d’une cotisation annuelle. Ils peuvent, toutefois, s’ils le
désirent contribuer au travers du versement d’une participation volontaire aux
ressources de l’association.
Article 6 – Acquisition de la qualité de membre et changement de
catégorie
Tout organisme souhaitant devenir membre actif ou associé de l’association doit, après les
consultations nécessaires, soumettre une demande formelle au Directeur Général qui en
informera le Comité Directeur.
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Janvier 2016
Le Comité Directeur statue sur l’agrément d’un organisme candidat, sans possibilité d’appel et
ses décisions ne sont pas motivées. La demande d’adhésion doit préciser à quelle catégorie de
membres l’organisme se porte candidat.
Un organisme membre agréé au titre de l’une ou l’autre catégorie de membres peut solliciter à
tout moment auprès du Comité Directeur le changement de sa catégorie.
Le Comité Directeur statue sur cette demande dans les mêmes conditions que celles prévues aux
alinéas ci-dessus en cas de demande d’agrément à devenir membre de l’association.
Le changement de catégorie d’un membre prend effet à la fin de l’année budgétaire au cours de
laquelle le Comité Directeur a donné son accord.
Le Directeur Général, au nom du Comité Directeur examine quelles valeur ajoutée et bénéfice,
l’association peut retirer d’une nouvelle adhésion.
Il est tenu par le Comité Directeur une liste des membres. La qualité de membre n’est ni
cessible ni transmissible.
Article 7 – Personnes morales
Toute personne morale devenant membre de l’association est tenue de désigner, lors de son
admission, une personne physique ayant reçu délégation de l’engager chargée de la représenter
et de prévenir le Comité Directeur en cas de changement de cette personne.
Le représentant de la personne morale membre de l’association doit être agréé par le Comité
Directeur de la même façon que s’il devenait membre à titre personnel, dans les conditions
précisées à l’article 6 des statuts.
Si un représentant d’un organisme, perd pour quelque raison que ce soit, la qualité au titre de
laquelle sa nomination de représentant dudit organisme est intervenue, alors il perd également
automatiquement le droit de siéger dans les divers organes statutaires de l’association.
En cas d’empêchement exceptionnel du représentant désigné, l’organisme membre de
l’association, peut nommer un mandataire spécial en vue d’une délibération particulière ou
déléguer un représentant à titre provisoire pour une durée ne pouvant excéder trois mois.
Article 8 – Responsabilité des membres de l’association et des
membres du Comité Directeur
Aucun membre de l’association n’est personnellement responsable des engagements contractés
par l’association. Seul le patrimoine de cette dernière répond de ses engagements.
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Janvier 2016
L’association est responsable du dommage que le Comité Directeur l’un de ses membres ou tout
autre représentant institué conformément aux statuts a causé à un tiers par un fait générateur de
responsabilité, accompli dans l’exécution de ses fonctions.
Article 9 – Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
1. la démission notifiée par écrit au Président de l’association qui prend effet :
- le 31 décembre de l’année en cours au cas de notification entre le 1er janvier et
le 30 septembre de cette même année,
- le 31 décembre de l’année suivante au cas de notification entre le 1er octobre et
le 31 décembre d’une année donnée,
2. la dissolution ou la disparition, pour quelque cause que ce soit, des personnes morales
ou leur déclaration en état de sauvegarde, redressement ou de liquidation judiciaire,
3. la radiation prononcée par le Comité Directeur pour non paiement de la cotisation
annuelle après mise en demeure demeurée infructueuse,
4. l’exclusion prononcée par le Comité Directeur pour tout motif grave, l’intéressé ayant
été préalablement invité à présenter sa défense.
Tout membre dont le Comité Directeur envisage l’exclusion pour motif grave, doit être
convoqué par celui-ci par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au moins
quatorze jours à l’avance. La lettre de convocation précise les lieu et date de convocation, la
nature des faits reprochés et la sanction encourue.
Tout membre régulièrement convoqué est invité à fournir ses explications. Il peut, à ce titre,
faire valoir les moyens de défense de son choix, notamment se faire assister ou représenter à ses
frais en ayant préalablement avisé par écrit le Comité Directeur.
En cas d’empêchement, le membre est de nouveau convoqué dans les mêmes conditions. Sauf
cas de force majeure, le défaut de présentation du membre sur deuxième convocation emporte
exclusion.
Constitue notamment un motif grave :
-
tout fait ou comportement visant à (ou ayant pour effet de) nuire au bon
fonctionnement, à l’image ou aux intérêts de l’Association ou de ses dirigeants ;
-
toute prise de position publique présentée au nom du Comité Directeur qui n’aurait pas
été régulièrement approuvée par celui ci ou l’Assemblée Générale de l’Association ;
-
toute divulgation d’informations en dehors des organes collégiaux dans lesquels elles
ont été émises, sans autorisation préalable du Président ;
-
la violation répétée de la répartition des pouvoirs des différents organes ou fonctions,
telles que définies dans les présents statuts.
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Janvier 2016
Le membre ne peut pas faire appel devant l’Assemblée Générale de la décision d’exclusion qui
lui a été notifiée.
S’il le juge opportun, le Comité Directeur peut au lieu de l’exclusion, prononcer la suspension
temporaire du membre, dans les conditions exposées ci-dessus en matière d’exclusion.
La décision de suspension prive, pendant toute sa durée, le membre du droit de participer, de
quelque manière que ce soit, à la vie de l’association. La décision de suspension n’est pas
susceptible d’appel.
En cas de dissolution d’un organisme membre, les attributaires de son actif ne peuvent
prétendre, sauf à être personnellement agréés dans les conditions définies à l’article 6, à un
quelconque maintien dans l’association.
Titre III – Comptes et ressources de l’association
Article 10 – Ressources
Les ressources de l’association comprennent :
-
les droits d’entrée,
-
les cotisations des membres actifs,
-
les participations volontaires des membres associés ainsi, cas échéant de tout organisme
tiers,
-
les subventions de l’Etat, des collectivités publiques et de leurs établissements, de
l’Union Européenne ou d’un organisme international,
-
les intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l’association,
-
les donations et legs que l’association peut être autorisée à accepter en raison de sa
capacité, la nature de son objet ou de ses activités,
-
les dividendes de ses éventuelles filiales,
-
les produits provenant de la vente des biens et services produits par l’association,
-
toute autre ressource non interdite par les lois et règlements en vigueur.
Article 11 – Comptabilité
L’association établit dans les six mois qui suivent la fin de chaque exercice social des comptes
annuels selon les normes du plan comptable général, sous réserve des adaptations prévues par le
règlement comptable en vigueur relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des
associations et fondations.
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Janvier 2016
Les comptes annuels et leurs annexes, le rapport d’activité, le rapport financier et les rapports du
Commissaire aux comptes, sont tenus à la disposition des membres pendant les quatorze jours
précédant la date de l’Assemblée Générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de
l’exercice clos.
Article 12 – Exercice social
L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
Article 13 – Vérification des comptes
Les comptes annuels sont vérifiés annuellement par un ou plusieurs commissaire(s) aux
comptes nommé(s) pour six ans par l’Assemblée Générale ordinaire. Il(s) est (sont)
renouvelable(s).
Le(s) Commissaire(s) aux comptes présente(nt) à l’Assemblée Générale ordinaire annuelle
appelée à approuver les comptes annuels un rapport général, un rapport spécial sur les
conventions dites réglementées ainsi le cas échéant qu’un rapport sur les conventions prévoyant
la rémunération des dirigeants élus.
Le(s) Commissaire(s) aux comptes ne peut (peuvent) exercer de fonction au sein du Conseil
d’Administration.
Article 14 – Fonds de réserve
Il pourra être constitué sur simple décision du Comité Directeur, un ou plusieurs fonds de
réserve ayant notamment pour objet de couvrir les engagements financiers que l’association
supporte dans le cadre de son fonctionnement et de faire face à tout ou partie des obligations
qu’elle a souscrites.
Les modalités de fonctionnement et d’abondement de ce(s) fonds de réserve sont fixées par le
Comité Directeur.
Article 15 – Apports
En cas d’apports à l’association de biens meubles ou immeubles, le droit de reprise de
l’apporteur s’exerce conformément aux dispositions prévues par les conventions conclues avec
l’association, valablement représentée par son Président ou toute autre personne désignée à cet
effet par le Comité Directeur, seul organe compétent pour accepter un apport.
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Titre IV – Administration de l’association
Article 16 – Comité Directeur : composition
Le Comité Directeur se compose de 3 à 8 membres et d’un Président.
Les membres du Comité Directeur et le Président sont, élus par l’Assemblée Générale ordinaire
pour une durée de 3 ans ; chaque année s’entendant de la période comprise entre deux
Assemblées Générales ordinaires approuvant les comptes annuels.
Les membres du Comité Directeur sont choisis parmi les représentants des membres actifs.
Le Président est choisi parmi les représentants des membres actifs ou en dehors des membres de
l’association.
Le Comité Directeur est renouvelé tous les trois ans.
Les membres sortants sont immédiatement rééligibles.
En cas de vacance d’un ou plusieurs postes de membres du Comité Directeur, notamment liée à
une démission, une révocation, une dissolution, la perte de la qualité de membre de
l’association, l’absence sans motif valable à deux réunions consécutives du Comité Directeur,
celui-ci pourvoit s’il le désire, provisoirement, au remplacement de ses membres par cooptation.
Le Comité Directeur est tenu à ce remplacement si le nombre de ses membres en fonction est
inférieur à 3.
Leur remplacement définitif intervient lors de la plus proche Assemblée Générale. Les mandats
des membres du Comité Directeur ainsi élus prennent fin à l’époque où doit normalement
expirer le mandat des membres remplacés. Si la ratification par l’Assemblée Générale n’était
pas obtenue, les délibérations prises et les actes accomplis n’en seraient pas moins valides.
Le mandat de membre du Comité Directeur prend fin par :
-
-
l’arrivée du terme, à l’issue de la réunion de l’Assemblée Générale ordinaire qui statue
sur les comptes de l’exercice écoulé, tenue dans l’année au cours de laquelle expire le
mandat,
la démission,
la dissolution de l’organisme,
la perte de la qualité de membre actif de l’association,
la révocation par l’Assemblée Générale ordinaire, laquelle peut intervenir ad nutum et
sans que ce point soit inscrit à l’ordre du jour,
et, la dissolution de l’association.
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Article 17 – Comité Directeur: rémunération
Les mandats des membres du Comité Directeur sont gratuits. Les frais exposés dans l’exercice
de leur mission leur sont avancés sur devis ou remboursés sur pièce justificative.
Les sommes versées aux membres du Comité Directeur doivent correspondre exactement aux
dépenses réellement exposées par ceux-ci dans l’exécution de leur mandat et doivent conserver
un niveau conforme à des pratiques raisonnables et de bonne gestion.
Par dérogation, les membres du Comité Directeur et/ou le Président peuvent être rémunérés
sous réserve du strict respect des conditions et limites fixées par l’article 261,7-1° d du CGI.
Article 18 – Fonctionnement du Comité Directeur
Le Comité Directeur se réunit au moins deux fois par an à l’initiative et sur convocation du
Président et chaque fois que celui-ci le juge utile dans l’intérêt de l’association.
Il peut également se réunir à l’initiative de la moitié au moins de ses membres, sur convocation
du Président. A défaut de convocation par le Président dans un délai de quatorze jours suivant la
demande, la convocation est effectuée par les membres à l’initiative de la convocation.
Les convocations sont effectuées par lettre simple, courrier électronique ou tout autre moyen
écrit ou électronique et adressées aux membres du Comité Directeur au moins vingt et un jours
avant la date fixée pour la réunion.
Les convocations contiennent l’ordre du jour de la réunion, établi par le Président.
Quand le Comité Directeur se réunit à l’initiative de la moitié au moins de ses membres, ceux-ci
peuvent exiger, l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix.
Le Comité Directeur ne peut valablement délibérer que si le tiers de ses membres est présent ou
représenté. Tout membre du Comité Directeur empêché peut se faire représenter par un autre
membre du Comité muni d’un pouvoir spécial à cet effet. Le nombre de pouvoirs pouvant être
détenu par un seul membre du Comité est limité à un.
Avec l’autorisation de la majorité des membres du Comité Directeur présents, un membre du
Comité peut participer et voter à une réunion par visioconférence ou par tout autre moyen de
télécommunication permettant son identification.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages valablement exprimés par les membres du
Comité présents ou représentés, à l’exception de celle se rapportant au déplacement du siège
social. En ce cas, la décision est adoptée comme il est dit sous l’article 4, à la majorité des trois
quarts des suffrages valablement exprimés par les membres du Comité présents ou représentés.
En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
Les votes ont lieu à main levée ou au scrutin secret à la demande de l’un des membres du
Comité.
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Janvier 2016
Il peut être demandé à l’un des membres du Comité de quitter la séance, lorsque les questions
abordées le concernent personnellement.
Le Directeur Général de l’association participe aux réunions du Comité Directeur sans pouvoir
prendre part au vote des résolutions. Il peut lui être demandé de quitter la séance, notamment
lorsque les questions abordées le concernent personnellement.
Le Comité Directeur peut inviter à participer à ses réunions, sans pouvoir prendre part au vote
des résolutions, toute personne dont les fonctions, compétences ou expériences sont susceptibles
d’éclairer ses décisions.
Au cas de l’urgence avérée de l’adoption d’une décision, le Président peut organiser une
consultation par voie électronique des membres du Comité Directeur.
A l’appui de la demande de consultation électronique, le texte des décisions proposées ainsi que
l’ensemble des documents nécessaires à l’information des membres du Comité sont adressés à
ceux-ci.
Les membres du Comité doivent, dans un délai de 8 jours à compter de la date de réception du
projet de décision, émettre leur vote par voie électronique. Pendant ce délai, ils peuvent
demander au Président les explications complémentaires qu’ils jugent utiles.
Le vote par voie électronique doit être exprimé par « OUI » ou par « NON ». Tout membre du
Comité qui n’aura pas formulé sa réponse dans le délai fixé sera considéré comme s’étant
abstenu. Les décisions par consultation électronique sont valablement adoptées à la majorité des
suffrages valablement exprimés des membres du Comité Directeur ayant pris part au vote.
Les décisions du Comité Directeur, valablement adoptées, s’imposent à tous ses membres même
s’ils étaient absents lors du vote, se sont abstenus ou ont voté contre.
Les délibérations du Comité Directeur sot constatées par des procès-verbaux inscrits, sans blanc
ni rature, sur le registre des délibérations du Comité Directeur et signés par le Président et le
Secrétaire qui peuvent, ensemble ou séparément, en délivrer des copies ou des extraits.
Article 19 – Pouvoirs du Comité Directeur
Le Comité Directeur est investi des pouvoirs les plus étendus pour administrer l’association
dans les limites de son objet et sous réserve des pouvoirs attribués à l’Assemblée Générale par
les statuts et notamment :
a) il définit la politique et les orientations générales de l’association. Il peut constituer des
comités ou groupes de travail spécialisés, dont il définit les attributions, les règles de
composition et de fonctionnement,
b) il statue sur l’agrément et l’exclusion des membres actifs et associés,
c) il décide de l’acquisition et de la cession de tout bien meuble et objet mobilier, fait
effectuer toute réparation, tous travaux et agencements, achète et vend tout titre et valeur.
Il est l’organe compétent pour approuver les apports faits à l’association,
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Janvier 2016
d) il prend à bail et acquiert tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de
l’association, confère tous baux et hypothèques sur les immeubles de l’association,
procède à la vente ou l’échange desdits immeubles, effectue tous emprunts et accord
toutes garanties et suretés,
e) il se prononce sur les libéralités consenties à l’association,
f) il statue sur la création ou la participation de l’association au capital de structures
sociétaires ou groupements ainsi que sur l’adhésion à d’autres organismes sans but
lucratif,
g) il arrête les grandes lignes d’actions de communications et de relations publiques,
h) il arrête avant le début de l’exercice social le budget prévisionnel et contrôle son
exécution,
i) il arrête les comptes de l’exercice clos, établit les convocations aux Assemblées Générales
et fixe leur ordre du jour,
j) il nomme le Président et met fin à ses fonctions,
k) il approuve l’embauche du Directeur Général que lui propose le Président :
le Directeur Général est chargé d’exécuter, en lien avec le Président, la politique arrêtée
par le Comité Directeur. Le Président, par délégation du Comité Directeur met fin à ses
fonctions ; le Président consent au Directeur Général les délégations de pouvoirs et de
signature nécessaires.
Ces délégations prennent nécessairement la forme écrite. Elles précisent l’étendue et les
limites des pouvoirs ainsi délégués, elles précisent également si la subdélégation est
possible. Les délégations consenties par le Président sont portées à la connaissance du
Comité Directeur.
l) il propose à l’Assemblée Générale la nomination des Commissaires aux Comptes, titulaire
et suppléant,
m) il approuve le règlement intérieur de l’association, que lui propose le Président,
n) il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du Président
et peut consentir à un membre du Comité Directeur ou au Directeur Général toute
délégation de pouvoirs pour une mission déterminées,
o) il définit la politique de placement de la trésorerie de l’association,
p) il prend acte de l’existence des conventions visées à l’article L. 612-5 du Code de
Commerce qui lui sont soumis par le Président et il veille à l’établissement du rapport à
l’Assemblée Générale.
q) il requiert l’ouverture d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire
lorsque l’association est dans l’impossibilité de faire face au passif exigible avec son actif
disponible.
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Janvier 2016
Article 20 – Président
Le Président cumule les qualités de Président de l’association et du Comité Directeur. Il assure
la gestion quotidienne de l’association, agit pour le compte du Comité Directeur et de
l’association, et notamment :
a) il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et possède tous pouvoirs à
l’effet de l’engager.
b) il a qualité pour représenter l’association en justice, tant en demande qu’en défense. Il
ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration
spéciale consentie par lui-même, ou par le Comité Directeur lorsqu’il y a lieu.
c) il peut, avec l’autorisation préalable du Comité Directeur, intenter toutes actions en
justice pour la défense des intérêts de l’association, consentir toutes transactions et
former tous recours.
d) il convoque le Comité Directeur, fixe son ordre du jour et préside ses réunions.
e) il exécute la politique de placement de la trésorerie telle qu’approuvée par le Comité
Directeur.
f) il exécute ou fait exécuter les décisions arrêtées par le Comité Directeur.
g) il ordonnance les dépenses, prépare le budget annuel et veille à son exécution conforme.
h) il veille à l’établissement régulier des comptes annuels de l’association. Il est habilité à
ouvrir et faire fonctionner, dans tous établissements de crédit ou financier, tous comptes
et tous livrets d’épargne.
i) il signe tout contrat d’achat ou de vente et, plus généralement, tous actes et tous contrats
nécessaires à l’exécution des décisions du Comité Directeur et des Assemblées
Générales,
j) il avise le Commissaire aux Comptes des conventions réglementées mentionnées à
l’article L. 612-5 du Code de Commerce.
k) il présente le rapport annuel d’activité à l’Assemblée Générale.
l) il peut déléguer une partie de ses pouvoirs et sa signature au Directeur Général ou à un
autre cadre salarié. Il en informe le Comité Directeur dans les meilleurs délais.
Les délégations de pouvoirs et/ou signature doivent être nécessairement écrites. Elles
précisent l’étendue et les limites des pouvoirs ainsi délégués.
m) il veille également au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de
l’association. Il fait établir, sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions et
délibérations du Comité Directeur et des Assemblées Générales,
n) il assure ou fait assurer, sous son contrôle, l’exécution des formalités prescrites par le
Code Civil Local,
o) il exerce l’ensemble des actes et déclarations prévues aux articles 59, 64, 67, 71, 72, 73,
74 et 76 du Code Civil Local.
14
Janvier 2016
Titre V – Assemblées Générales
Article 21 – Assemblées Générales : dispositions communes
Les Assemblées Générales comprennent, tous les représentants des membres actifs et associés
de l’association, agréés selon les dispositions de l’article 6, et à jour de leur cotisation à la date
de l’envoi de la convocation auxdites Assemblées.
Seuls les représentants des membres actifs ont voix délibérative.
Chaque représentant d’un membre actif peut se faire représenter par un autre représentant d’un
membre actif de l’association muni d’un pouvoir. La représentation par toute autre personne est
interdite. Chaque représentant présent ne peut détenir plus d’un pouvoir au cours d’une même
Assemblée.
Le Président peut inviter à participer aux travaux de l’Assemblée Générale, avec voix
consultative, toute personne manifestant un intérêt particulier pour l’association.
Les Assemblées sont convoquées par le Président par délégation du Comité Directeur ou sur la
demande de la moitié au moins des représentants des membres actifs à jour de leur cotisation.
Dans ce dernier cas, le Président doit procéder à la convocation dans un délai maximum de
quatorze jours à compter de la date de réception de la demande.
La convocation est adressée à chaque membre de l’Assemblée, par tout moyen écrit ou
électronique, au moins quatorze jours à l’avance. Elle contient l’ordre du jour arrêté par le
Comité Directeur ou par les représentants qui ont demandé la réunion.
Les Assemblées ne peuvent délibérer que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, exception
faite de la révocation des membres du Comité Directeur laquelle peut intervenir ad nutum et sur
incident de séance.
L’Assemblée Générale se réunit au siège social ou en tout autre lieu fixé par la convocation.
L’Assemblée est présidée par le Président ou, en cas d’empêchement, par la personne désignée
par l’Assemblée.
Une feuille de présence est signée par les membres de l’Assemblée en entrant en séance et
certifiée par le Président et les scrutateurs désignés par l’Assemblée.
Les décisions de l’Assemblée, valablement adoptées, s’imposent à tous les membres, même s’ils
étaient absents lors du vote, se sont abstenus ou ont voté contre.
Les délibérations sont constatées par des procès-verbaux inscrits sans blanc ni rature sur le
registre des délibérations de l’Assemblée est signés par le Président et le Secrétaire.
15
Janvier 2016
Article 22 – Assemblées Générales ordinaires
L’Assemblée Générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, dans les six mois de la
clôture de l’exercice social.
L’Assemblée Générale ordinaire entend le rapport d’activité et le rapport financier ainsi que les
rapports du Commissaires aux Comptes (rapport général, rapport spécial et le cas échéant,
rapport sur les conventions prévoyant la rémunération des dirigeants).
Elle approuve les comptes de l’exercice clos et donne quitus de leur gestion aux membres du
Comité Directeur.
L’Assemblée Générale ordinaire procède à l’élection, selon les modalités précisées à
l’article 17, des membres du Comité Directeur et statue sur leur révocation.
Elle se prononce sur le rapport visé à l’article L. 612-5 du Code de Commerce.
L’Assemblée Générale ordinaire peut valablement délibérer quelque soit le nombre de
représentants des membres actifs présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages valablement exprimés des représentants des
membres actifs présents ou représentés. à l’exception, le cas échéant, des décisions concernant
le montant et les conditions de versement de la rémunération à un ou plusieurs membres du
Comité Directeur, lesquelles sont adoptées à la majorité des deux tiers des représentants des
membres présents ou représentés et hors la présence du dirigeant concerné.
Article 23 – Modification des statuts – Transformation de l’association
Les statuts ne peuvent être modifiés que par l’Assemblée Générale extraordinaire, statuant à la
majorité renforcée de deux tiers des suffrages valablement exprimés par les représentants des
membres actifs présents ou représentés. Ces dispositions s’appliquent également au cas de la
transformation de l’association en une autre forme juridique.
L’Assemblée Générale extraordinaire ne délibère valablement sur première convocation que si
la moitié au moins des représentants des membres actifs de l’association sont présents ou
représentés.
Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale extraordinaire est à nouveau convoquée
avec le même ordre du jour, dans un délai de quatorze jours. Lors de cette deuxième réunion,
l’Assemblée Générale extraordinaire délibère valablement quelque soit le nombre de
représentants des membres actifs présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages valablement exprimés des représentants des
membres actifs présents ou représentés.
16
Janvier 2016
Titre VI – Dissolution – Liquidation
Article 24 – Dissolution - liquidation
L’Assemblée Générale extraordinaire est seule compétente pour prononcer la dissolution de
l’association et statuer sur la dévolution de ses biens ainsi que pour décider de la scission, d’un
apport partiel d’actif ou de la fusion de l’association avec une ou plusieurs autres associations.
Elle délibère et adopte ces résolutions dans les conditions de majorité et quorum précisées à
l’article 23.
En cas de dissolution pour quelque cause que ce soit, l’Assemblée Générale extraordinaire
désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation.
Lors de la clôture de la liquidation, l’Assemblée Générale extraordinaire se prononce sur la
dévolution de l’actif net à un ou plusieurs organismes sans but lucratif poursuivant de buts
similaires.
Article 25 – Règlement intérieur
Un règlement intérieur, élaboré et adopté par le Comité Directeur précise et complète si besoin
est, les dispositions statutaires relatives au fonctionnement de l’association. Il est porté à la
connaissance de l’Assemblée Générale.
Fait à Strasbourg
Le …………….. 2016
Le Président
Le Secrétaire
17
Janvier 2016

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