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B-Association – Version 5

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2014
B-Association – Version 5
Gérez facilement votre association
B-ASSOCIATION PRO & WEB
Version 5
LISTE DES NOUVEAUTES
La version 5 de B-Association apporte à votre association de nombreuses nouveautés et améliorations qui vous
permettront d’être encore plus efficace dans votre gestion. Vous trouverez ci-dessous un descriptif détaillé de
toutes les nouvelles fonctionnalités ajoutées à la version 4.
METTRE A JOUR VOTRE VERSION ACTUELLE
Vous utilisez déjà B-Association FREE ou B-Association PRO ?
Vous pouvez bien sûr commercer votre gestion avec cette nouvelle version mais il est bien
évidemment possible de récupérer l’intégralité des saisies que vous avez pu faire avec votre version
FREE (versions 2.0.0 et supérieures), avec toute version PRO3 ainsi que toute version PRO4.
Téléchargez sur le site et lisez attentivement le LISEZ MOI AVANT D’INSTALLER qui vous détaille la
procédure à suivre pour mettre à jour votre version actuelle.
Vous souhaitez passer de FREE ou PRO à la version WEB 5 ?
Il vous suffit de souscrire un abonnement à la version WEB. Je vous envoie ensuite par email les
instructions nécessaires pour me faire parvenir les données de votre version FREE ou PRO afin que je
vous les installe sur votre compte WEB.
Vous avez déjà la version WEB ?
Vous n’avez rien à faire. Il vous suffit de vous connecter à votre compte BAWEB pour avoir la surprise
de découvrir cette nouvelle version.
NOUVEAUTES COMMUNES
Je souhaite comme pour les précédentes versions conserver une compatibilité entre la version PRO et la
version WEB. Il est d’ailleurs possible de passer de l’une à l’autre sans aucune perte de données. Les
différences qui apparaitraient entre les deux versions sont d’ordre technique. Les logiciels pour PC ont en effet
une bonne quinzaine d’années d’avance et offrent plus de possibilités techniques que les applications
développées pour le WEB. Rassurez-vous, le retard s’amenuise très rapidement.
Les nouvelles fonctionnalités décrites ici concernent la version PRO5 comme la version WEB. Lorsque qu’une
différence peut apparaitre sur une version, cela sera signalé par (PRO) ou (WEB) en face du descriptif de la
fonctionnalité.
Les nouveautés sont classées par module de B-Association, Adhérents, Secrétariat, Comptabilité, puis par
fonctionnalités (adhérents, sections et cotisations pour le module Adhérents par exemple).
Enfin, dans la rubrique « Fonctionnement général » sont répertoriées les nouveautés qui ont été mises en place
dans tous les modules.
Je vous souhaite une agréable découverte.
N° de pièce comptable
FONCTIONNEMENT GENERAL
Ces nouveautés ont été mises en œuvre dans toutes les
fonctionnalités du logiciel.
Nouvelle interface / Nouveau graphisme
Les écrans ont été retravaillés pour laisser le plus de place
possible aux données affichées. Pour la version WEB, l’accès
aux Modules et aux fonctionnalités se fait via un menu
déroulant en haut de l’écran. Une barre d’outils fait son
apparition sur la gauche et vous donne un accès rapide aux
fonctionnalités dont vous pouvez avoir besoin pour la gestion
en cours.
Lors de l’enregistrement d’un paiement (de cotisation,
d’activité, de sortie de matériels, …) avec transfert
automatique en compta, un écran vous communiquera le n°
de pièce comptable utilisé pour l’écriture comptable sans
avoir à aller le chercher en comptabilité.
Graphiques de statistiques
Dès l’ouverture de l’écran correspondant, le graphique
s’affiche instantanément sans intervention de votre part. Les
statistiques concernent dans ce cas l’exercice comptable ou la
période de cotisation en cours. Vous disposez bien
évidemment de la possibilité d’afficher d’autres exercices ou
périodes de cotisations.
Tables (WEB)
En plus de la possibilité d’effectuer un tri croissant ou
décroissant en cliquant sur l’entête de colonne de n’importe
quelle table, vous pouvez désormais, comme sur la version
PRO, appliquer un filtre sur une ou plusieurs colonnes pour
personnaliser l’affichage des données de la table :
Ecran d’accueil (PRO)
Cet écran a été supprimé pour accéder encore plus
rapidement au logiciel. Les fonctionnalités qui s’y trouvaient
(saisie du n° de licence, supprimer la base DEMO,
sauvegarde/restauration) peuvent désormais être utilisées
directement depuis la fenêtre principale de B-Association.
Saisis assistée
Dans les champs de saisie les plus courant, le logiciel propose
automatiquement la valeur correspondante déjà enregistrée.
Comme dans l’exemple ci-dessous, commencez à saisir votre
code postal et B-Association vous propose les valeurs déjà
enregistrées. Gain de temps assuré.
Voici un exemple sur la colonne Nom et prénom de la liste des
cotisations.
NOUVEAUX MODULES
Gestion d’un vide-grenier
Ce module est destiné aux organisateurs de vide-greniers,
marché aux puces, foires, brocantes, etc. Il permet de gérer
les emplacements et les inscriptions des brocanteurs
professionnels ou particuliers (voir détail dans Organiser).
Gestion des bons d’achats
Destiné aux associations de commerçants, ce module permet
de gérer les bons d’achats offerts par des organismes ou
employeurs et que les clients peuvent dépenser dans les
commerces de leur zone (voir détail dans Secrétariat).
Puis pour chaque cotisant, il est possible de saisir une ou
plusieurs pièces justificatives.
MODULE ADHERENTS
Adhérents
-
-
-
-
Import
o indication du nombre d’adhérents importés
ème
o Prise en compte de la 2 adresse postale
Export
ème
o Prise en compte de la 2 adresse postale
Nouveaux champs
o Raison sociale
o N° de téléphone fixe et mobile pour chacune
des deux adresses postales,
o L’option « Ne pas imprimer d’étiquette »
o N° d’ordre du médecin
Anniversaire
Prise en compte de l’anniversaire des personnes
ayant plus de 100 ans.
Photos
Contrôle de la taille de la photo.
Générer les pièces justificatives par lot.
Cette fonctionnalité vous permet de générer en un seul clic
des centaines de pièces justificatives.
Sections
Période de cotisation (Web)
Création d’une nouvelle période de cotisation possible sans
avoir à quitter l’écran de saisie d’une nouvelle section.
Cotisations
B-Association intègre un module complet de gestion des
pièces justificatives.
Détail des cotisations
Vous visualisez désormais le détail de chaque cotisation (droit
d’entrée, cotisation annuelle, cotisations sections) pour
chaque adhérent ainsi que pour chaque membre du foyer.
Choisissez un modèle de pièce justificative (une licence
fédération par exemple), paramétrez des dates de délivrance
et de validité (facultatives) et validez. Une licence fédération
sera automatiquement générée pour chaque cotisant de la
période qui n’en a pas encore.
Assurez le suivi des pièces justificatives.
La liste de toutes les pièces justiticatives de la période sont
classées par adhérent. Il vous est possible de les afficher ;
toutes,
les commandées,
les reçues
celles à renouveler dans les X jours (X étant une
durée que vous paramétrez à votre convenance.
Mettez à jour facilement les dates et les options commandée,
reçue directement dans la liste pour un gain de temps assuré.
Etats
Choisissez la signature à imprimer sur tous les états de
cotisations.
un autre compte pour les autres modes de paiement.
Exercices comptables
On peut gérer les exercices comptables sans avoir à quitter
l’écran de gestion des activités.
Tarif
Il est désormais possible de modifier un tarif et de choisir de
répercuter ou non la modification sur les inscriptions déjà
enregistrées pour l’activité.
1) Reçu de cotisation
- Impression de l'adresse postale de l'adhérent,
- Détail des cotisations de chaque membre du foyer
- Détail du ou des paiements enregistrés
2) Attestation
Imprimez une attestation qui confirme que l'adhérent paie
bien tel montant de cotisation.
MODULE ORGANISER
Activités
La gestion des activités a été entièrement revue. Toutes les
nouveautés en détail ci-dessous.
Transfert des paiements en comptabilité
Il est désormais possible de définir les options de transfert des
paiements d’inscriptions en comptabilité grâce à un écran
d’options et non plus dans chaque activité créée. Vous pouvez
choisir un compte bancaire pour les paiements en espèces et
Décompte automatique des places.
Cochez l’option « Décompte places » et B-Association
décomptera du total de places encore disponibles pour
l’activité, le nombre de places choisies par le participant pour
ce tarif.
Dupliquer une activité
Lorsque vous organiser des activités (stages, formations, …)
qui reviennent régulièrement, il est désormais possible de
dupliquer une activité existante.
Il est ainsi possible de ;
Sélectionner une activité existante à dupliquer,
Dupliquer ses tarifs sur option,
Dupliquer ses inscriptions sur option.
la liste de toutes les activités auxquelles l’adhérent s’est inscrit
sur la période indiquée.
Ne sélectionnez aucun adhérent, vous obtenez la liste de tous
les adhérents ayant participé à une ou des activités du type
indiqué sur la période sélectionnée.
Créer ou modifier une activité.
Lorsque vous créez une nouvelle activité ou modifiez une
activité existante, celle-ci est automatiquement sélectionnée
lorsque vous passez à l’onglet « Gestion des inscriptions ».
Petit gain de temps assuré.
Paiement de l’inscription.
Il est désormais possible de payer une inscription en plusieurs
fois ;
Comme d’habitude, tout reste modifiable sur l’activité
dupliquée. Il ne vous reste plus qu’à saisir pour chaque
personne inscrite, les tarifs choisis et le ou les paiements.
Inscriptions.
Il est désormais possible de sélectionner les adhérents actifs,
inactifs ou les deux.
Nouveau états
De nouveaux états vous permettront de mieux gérer vos
activités sur le terrain.
1) Liste simple des inscriptions.
La liste actuelle retravaillée avec un n° de licence, le téléphone
fixe et mobile, le nb de places et le total dû pour chaque
inscrit. Elle peut servir également de feuille de présence.
2) Liste détaillée des inscriptions
Idem que ci-dessus mais avec en plus pour chaque inscrit, la
liste détaillée du ou des tarifs choisis ainsi que leur nombre.
3) Liste des inscrits pour chaque tarif.
Vous avez cette fois la liste alphabétique des tarifs et pour
chacun d’eux, les personnes inscrites. Peut servir également
de feuille de présence.
4) Reçu
Imprimez un reçu pour l’activité sur lequel sont indiqués ;
Le détail de l’activité
La liste des tarifs choisis et leur nombre
Le ou les paiements enregistrés
La somme en chiffres et en lettres
5) Attestation.
Souvent demandée par les adhérents pour qu’ils puissent
obtenir une participation financière de leur comité
d’entreprise par exemple, imprimez une attestation de sa
participation à l’activité en un seul clic.
6) Récapitulatif des activités d'un adhérent pour un type
d’activité et une période donnée.
Sélectionnez un type d’activité (formation informatique par
exemple), un adhérent et indiquez une période. Vous obtenez
Le paiement des arrhes est géré automatiquement et peut
être désactivé au cas par cas lorsqu’un participant paie en
dernière minute l’intégralité de son inscription. Le nombre de
paiement peut être modifié même si des paiements ont déjà
été enregistrés. Les paiements peuvent être basculés tout de
suite en comptabilité (paiement immédiat) ou ultérieurement
(paiement différé).
Gestion d’une liste d’attente.
Votre activité dispose d’un nombre de places limité et vous
avez plus de demandes que de places disponibles ?
Il est désormais possible d’enregistrer des inscriptions en
« liste d’attente » en précisant la date et heure d’inscription.
Comme pour inscription normale, vous saisissez les tarifs
choisis et enregistrez éventuellement le paiement d’arrhes ou
de l’intégralité de l’inscription selon vos besoins.
L’impression de la liste détaillée des inscriptions pour les
personnes en liste d’attente, vous permet d’avoir une
situation précise ;
Affichez votre planning à la journée, sur la semaine de 5 ou 7
jours, au mois.
Imprimer
Un clic droit, sélectionnez Imprimer et obtenez une
impression du planning tel qu'il est affiché à l'écran.
Vide-grenier
Ce nouveau module vous permet de gérer l'organisation de
vide greniers, brocantes, foires à tout, expositions, marché de
Noël, etc.
Lorsqu’une place devient disponible, vous passez une
personne en liste d’attente à inscription définitive d’un simple
clic.
Planning
Le planning a entièrement été revu.
Groupes et ressources
La notion de groupe vous permet en quelque sorte de gérer
plusieurs planning. Vous pouvez créer un groupe "Membres
du bureau" par exemple. Vous y affectez vos ressources (des
personnes dans ce cas) et vous pourrez gérer le planning des
membres du bureau.
Créez un second goupe "Cours d'informatique" et vous
pouvez à nouveau gérer le planning de cette activité.
La gestion des emplacements de taille fixe ou de taille variable
est assurée. Les principales fonctionnalités sont ;
- Création du plan type de votre organisation,
- Importez vos brocanteurs, soit à partir d'un fichier excel ou
de la liste des adhérents ou des contacts,
- Créez votre vide grenier et les emplacements en un seul clic,
- Gérez facilement vos inscriptions,
- Gérez une liste d'attente?
- Imprimez tous les états officiels attendus par
l'administration.
Le vide-grenier sera intégré dans une prochaine mise à jour (la
phase de test est encore à réaliser). Passez à la version 5 dès
maintenant, vous obtiendrez le vide grenier GRATUITEMENT
dès sa disponibilité.
MODULE SECRETARIAT
Courriers
Paramétrage complet d’un courrier
Un courrier imprimé par B-Association contient de nombreux
éléments, le logo et le nom de l’association, l’objet, la date,
une formule d’accueil, une signature, de nombreuses
informations imprimées dans le pied de page. Il est désormais
possible de choisir d’imprimer ou non chacun de ces éléments
via un nouvel écran d’options. L’impression sur du papier à
entête devient ainsi possible.
Créez vos types de tâches et donnez leur la couleur qui vous
convient.
Créez facilement vos tâches via un formulaire de saisie, et
gérez les directement depuis le planning. Une tâche peut ;
- être supprimée,
- redimensionnée,
- déplacée sur une autre date pour la même
personne,
- déplacée sur une autre personne.
Lorsque vous sélectionnerez un paramètre (agrément
préfecture par exemple) afin qu’il soit imprimé sur vos
courriers, B-Association vérifiera si l’information a bien été
saisie et ne validera pas le choix dans le cas contraire.
Gestion des signatures
Créez désormais autant de signatures que souhaité. Il ne vous
restera plus qu’à sélectionner celle qui vous convient pour
chaque courrier ;
Les signatures pourront également être utilisées pour
l’impression des reçus de cotisations.
Etiquettes
Mise en forme (WEB)
La version WEB autorise désormais la mise en forme du texte
du courrier ; gras, italique, souligné, couleur de texte, puces,
retraits, ajout de plusieurs polices de caractères.
Edition des étiquettes pour les contacts
Dans l’écran de publipostage, sélectionnez vos adhérents
(ceux dont l’option « Ne pas imprimer de courrier » est cochée
dans leur fiche ne sont pas ajoutés dans la sélection) ou vos
contacts.
Publipostage
Cet écran permet désormais d’établir la liste de vos
destinataires du courrier (adhérents ou contacts) et sans avoir
à refaire cette liste, imprimez votre courrier puis les étiquettes
correspondantes (voir Etiquettes ci-dessous)
Contacts
-
Import
o indication du nombre de contacts importés
Export
o Prise en compte de l’adresse postale
Nouveau champ
o Raison sociale
Emails
Mise en forme des courriels (PRO & WEB)
Mettez en forme le texte de vos messages, gras, italique,
souligné, … y compris sur les champs de fusion pour plus
d’impact auprès de vos destinataires.
Pièces jointes (WEB)
Ajoutez désormais une ou plusieurs pièces jointes, comme sur
la version PRO.
Imprimez ensuite n’importe quel courrier, puis dans la foulée,
les étiquettes adresse avec la même sélection d’adhérents ou
de contacts.
Bons d’achats
Ce nouveau module permet aux associations de commerçants
de gérer leurs campagnes de bons d’achats ;
-
Créez votre campagne de bons d’achats,
Dates de validité, montant initial, abondement,
personnalisation des bons
-
Gérez vos bons d’achats,
Générez vos BA d’un seul clic pour la valeur faciale et
la somme désirée. Imprimez des milliers de bons
également d’un seul clic.
-
Gérez les remboursements aux commerçants,
Vos commerçants souhaitent se faire rembourser des
bons de plusieurs campagnes différentes ? Rien de
plus facile, tout se fait dans un seul et même écran
avec débit de ce remboursement en comptabilité.
-
Gestion des carnets de chèques
-
-
Statistiques
- Classement des adhérents par total BA remboursés,
- Détail des remboursements pour un adhérent,
- Cumul des campagnes par tiers et exercice
- Classement des adhérents par campagne
-

MODULE COMPTABILITE
Comptes et relevé de compte
 Nouvelle norme SEPA
Possibilité de saisir pour chaque compte bancaire et
pour chaque tiers, les codes IBAN, BIC et ICS.
-
Relevé de compte, nouvelles options
Choisissez le compte bancaire et la période que vous
utilisez le plus souvent. Lors du premier accès, le
relevé de compte s’affichera avec les paramètres de
votre choix ;
Création rapide des carnets et des formules de
chèques avec numérotation automatique.
Choix du chéquier à utiliser par défaut lors de la
saisie avec sélection possible d’un autre carnet,
N° du premier chèque disponible proposé
automatiquement lors de la saisie d’une écriture
avec possibilité de modifier,
Archivage des carnets terminés,
Gestion des chèques annulés,
Visualisation des écritures comptables rattachées
à chaque chèque du carnet.
Echéancier
Enregistrez vos opérations bancaires périodiques ou
ponctuelles ; loyer, remboursement de prêt, facture
d'électricité ou d'abonnement à Internet, etc.).
Paramétrez leur nombre et leur fréquence et BAssociation se chargera de vous les rappeler et/ou de
les créer automatiquement.
Choix du tiers, catégorie/sous-catégorie,
compte bancaire, mode de paiement, sens
d’écriture (débit/crédit), montant …
Rattachez l’écriture à un évènement,
Ventilez l’écriture si nécessaire,
Périodicité ; quotidienne, hebdomadaire,
mensuelle, trimestrielle, annuelle, …
Nombre de paiements fixe ou illimités
Ecriture automatique dans le relevé ou
alerte,
Soyez averti X jours avant l’échéance,
complèteront automatiquement la
transaction avec possibilité de modifier si
nécessaire.
-
-
-
Vous n’avez pas utilisé le logiciel depuis
longtemps ? B-Association créera
automatiquement toutes les échéances
échues.
Mémorisation des paramètres comptables
pour le tiers sélectionné.
Bordereau de remise de chèques, d’espèces
 Virement entre deux comptes bancaires
-
Le virement se fait depuis le relevé de compte.
Affichage des soldes avant et après virement ;
Possibilité d’imprimer un bordereau de remises de
chèques ou de remises d’espèces, sur la période de votre
choix, pour un compte bancaire ou pour tous les
comptes ;
 Saisie des transactions (écritures comptables)
- réorganisation de l’écran de saisie
- mémorisation des caractéristiques comptables pour
un tiers, lors de la sélection d’un tiers, récupération
automatique des caractéristiques mémorisées,
- Choix d’un chéquier et d’un chèque disponible,
- saisie d’une référence pour une remise de chèque,
- saisie d’une référence pour une remise d’espèces.
-
Tiers
- Affichage des écritures de l’exercice comptable en
cours par défaut.
- La fiche d’un tiers a été complétée ;
Ajout de ses coordonnées bancaires,
-
Mémorisation des opérations bancaires. On
peut ainsi enregistrer les caractéristiques
habituellement utilisées dans les écritures
comptables pour le tiers ; le compte
bancaire, catégorie / sous-catégorie,
montant, note, évènement. Lors de la
sélection du tiers, ces caractéristiques

Rapprochement
- L’écran est redimensionnable (PRO),
- Possibilité de modifier, d’ajouter ou de supprimer
des écritures comptables sans avoir à quitter l’écran
de rapprochement.
Compte de résultat
Il est désormais possible d’obtenir un bilan sur la période de
votre choix sous deux formes différentes ;
Le bilan par exercice tel que vous le connaissiez
jusqu’à présent,
Un compte de résultat qui présente les charges et les
produits côte à côte.
Le compte de résultat est proposé pour une période mais
également pour comparer deux périodes, pour un compte
bancaire ou pour tous les comptes ;
Bilans financiers
Tous les bilans (par exercice, par catégorie ou par évènement)
peuvent désormais être obtenus sur la période souhaitée, en
sélectionnant un exercice comptable, en sélectionnant une
période prédéfinie ou encore en saisissant la période de votre
choix.
Gestion des dons



Le formulaire CERFA s’imprime sur la version WEB
Les dons peuvent être gérés sur la période de votre
choix. La liste des dons s’affiche sur l’exercice en
cours par défaut.
Paramétrage du reçu CERFA 11580 possible.
Tous les graphiques peuvent également être affichés sur la
période de votre choix.
FONCTIONALITES DIVERSES
Sauvegarde / Restauration
Bilan par catégories
- En plus de pouvoir filtrer sur la période de son choix, sur une
catégorie et/ou sous-catégorie, il est désormais possible
d’obtenir le bilan par catégories pour un compte bancaire ou
pour tous les comptes.
- Affichage de l’exercice comptable en cours par défaut.
L’écran d’accueil a été supprimé. Les sauvegardes /
restaurations se font désormais depuis la fenêtre principale du
logiciel.
Restauration
Cette fonctionnalité permet désormais de ;
Restaurer les données sauvegardées avec une version
en cours (5.0.0, 5.10, 5.2.0, …)
Restaurer les données des versions précédentes
(toutes versions PRO3 et PRO4),
-
Passer de la version FREE à la version PRO.
Dans le dernier cas, la base DEMO est automatiquement
supprimée et les données de la version FREE sont restaurées,
converties pour être utilisées avec la version PRO. Enfin, les
fichiers manquants sur la version FREE par rapport à la PRO
sont automatiquement créés.
Tableau de bord
B-Association propose un tout nouveau tableau de bord qui
vous permet d'avoir dans un seul et même écran une vision
globale et synthétique de la situation de votre association.
Dès l'ouverture du tableau de bord, B-Association recherche
s'il existe un exercice comptable et une période de cotisation
en cours pour afficher les informations correspondantes.
Nb de pièces à renouveler
Matériels
Nb sorties impayées
Nb matériels en prêts
Nb matériels à commander
Comptabilité
Dépenses et revenus mensuels
SItuation des comptes bancaires
Echéancier
Echéances ajoutées dans le relevé de compte
Echéances échues à valider.
Il vous suffit de sélectionner un autre exercice comptable ou
une autre période de cotisation pour mettre à jour le tableau
de bord.
Je vous souhaite une agréable découverte de cette nouvelle
version.
Une icône vous permet d'accèder directement à la gestion
concernée (voir copie d'écran)
Les informations affichées pour l'exercice et la période en
cours ;
Adhérents
Nb adhérents actifs et inactifs
Nb adhérents par sexe
Nb adhérents par section
Cotissations
Nb total de cotisations
Nb de cotisations impayées
Montant encaissé
Montant restant à encaisser
Pièces justificatives
Nb de pièces enregistrées
Nb commandées et non commandées
Nb de pièces reçues et non reçues
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