Employee Self Service (ESS)

Acerta Connect
Employee Self Service (ESS)
Chaque employeur paie volontiers ses collaborateurs selon la valeur, d’après les heures prestées et en tenant compte des frais
engagés. Cependant, le traitement manuel des présences, des absences et des notes de frais demande un travail intensif.
Les responsables et les professionnels RH consacrent beaucoup de
temps à la collecte, la transmission et la mise à jour des données
d’absences ou des indemnités. Parallèlement, les collaborateurs
attendent rapidement une réponse à leurs questions relatives aux
absences ou un aperçu exact des jours de vacances restants.
Le module Employee Self Service vous permet
donc de faire d’une pierre 3 coups :
Cela implique une administration salariale détaillée, mais constitue une
condition nécessaire au traitement et au paiement corrects des salaires.
•
la charge administrative diminue considérablement
•
l’efficacité et la productivité augmentent
•
l’implication des collaborateurs est renforcée.
Le module Employee Self Service – en bref : ESS – vous offre l’aide
nécessaire pour alléger cette charge de travail administratif.
Une solution qui fonctionne, car aujourd’hui, plus de la moitié des
entreprises proposent déjà des self-services RH à leurs collaborateurs.
Mode d’emploi
Demandes d’absences
Au moyen d’Employee Self Service, les collaborateurs peuvent
demander eux-mêmes des absences ou introduire des notes de frais. Le
collaborateur RH ou le responsable, par exemple, approuve la requête,
et vous apercevez immédiatement le résultat dans le calendrier et le
traitement des salaires. Ainsi, vous obtenez toujours un aperçu correct
des absences et des frais qui doivent être repris dans l’administration
salariale. Les modules absences et les demandes de remboursement
peuvent être enregistrés séparément.
Le module ESS offre de manière standard les formes d’absences
les plus courantes. Citons notamment les jours de RTT, les heures
supplémentaires, les vacances d’ancienneté, le petit chômage, la
maladie, l’accident ou le congé de maternité. Vous sélectionnez
ensuite quels types d’absences vos collaborateurs peuvent choisir.
Pour ce faire, vous modifiez tout simplement la liste de base à l’aide
de codes associés, ou vous ajoutez des types d’absences. Ainsi, toutes
les demandes d’absences s’effectuent toujours sur le modèle de votre
entreprise.
En outre, vous pouvez répartir vous-même les différents droits et
rôles. Chaque utilisateur ESS reçoit un nom d’utilisateur et un mot de
passe uniques, pour un accès contrôlé aux données. Vous choisissez
le responsable compétent en matière d’approbation des demandes
d’absences. Vous pouvez également désigner très facilement un backup
ou un remplaçant temporaire par collaborateur.
Vu qu’Acerta Connect est un outil de gestion de paie en ligne, aucun
logiciel individuel ne doit être installé pour utiliser ESS. Une simple
connexion Internet suffit.
Acerta soutient les starters, les indépendants et les employeurs
dans chaque phase de leur croissance et dans chaque processus RH.
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Le calendrier ESS est entièrement synchronisé avec le calendrier
dans Acerta Connect. Les absences des collaborateurs sont donc
immédiatement visibles dans le calendrier de l’outil de gestion de paie,
et les soldes des compteurs individuels s’adaptent automatiquement.
De plus, vos collaborateurs peuvent consulter eux-mêmes leurs soldes
à tout moment. Ils ne doivent plus s’adresser à un collaborateur RH à
cet effet. Les données des absences sont effectivement toujours à jour.
Transmission des notes de frais
En outre, vous pouvez opter pour le module “notes de frais”. Cela permet
à vos collaborateurs de soumettre eux-mêmes des notes de frais,
comme l’indemnité kilométrique ou les tickets de parking. L’approbateur
en reçoit immédiatement la notification et peut d’emblée valider la
demande. Les frais apparaissent ensuite automatiquement avec le
code afférent dans les éléments salariaux du (des) collaborateur(s) en
question.
Vous pouvez aussi modifier les codes ESS standards pour les frais,
ou en intégrer de nouveaux. De cette manière, vos cadres peuvent
par exemple déclarer des notes de restaurant, vos vendeurs peuvent
transmettre leurs frais de parking, et vos autres collaborateurs peuvent
communiquer une note de frais pour leur consommation kilométrique.
Vous déterminez toujours sur mesure et selon les directives de votre
entreprise quels frais peuvent être introduits par vos collaborateurs, et
qui les approuve.
Envie d’obtenir plus d’informations ?
Vous avez d’autres questions ou vous souhaitez observer par
le biais d’une démo ce qu’implique Acerta Connect sur le plan
d’Employee Self Service pour votre entreprise/organisation ?
Contactez-nous via e-mail à [email protected].
acerta.be/acerta-connect/fr
Rapports ESS Outre une gestion ESS simple, le module Employee Self Service
vous offre des rapports supplémentaires dans l’outil de rapportage
(Report Viewer) d’Acerta Connect. Ainsi, vous pouvez évaluer très
précisément votre politique ESS à tout moment.
• Droits et rôles :
Dans le module ESS, vous pouvez attribuer des droits et des rôles
différents à vos collaborateurs. Grâce à ce rapport annexe, vous
ne perdez jamais l’aperçu. Il indique clairement les utilisateurs
créés et les droits assignés.
• Approbateur par travailleur :
ESS vous donne également la possibilité d’établir un rapport sur
les approbateurs et le backup désigné par collaborateur. Il reprend
soigneusement les responsabilités des demandes de congés et
des notes de frais.

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