プレゼンテーションの基礎１．プレゼンテーションとはプレゼンテーションとは、あるテーマについての自分の考えや調査した内容、プロジェクトや製品に関する概要などを他の人に発表したり説明したりすることです。大学生には、研究を行った結果を発表したり、自分の考えをまとめて説明したりする能力が求められます。今後、ゼミや卒業論文作成時には、研究成果を客観的にまとめて多くの人に説明できなければなりません。社会人になるとビジネスのさまざまな場面でプレゼンテーションが必要となります。現代社会においてプレゼンテーション能力は必須であると言えます。２．プレゼンテーションの方法プレゼンテーションを行う際、従来は、紙の資料やホワイトボード、フリップ（説明用のボード）、スライド、OHP、OHC などさまざまな道具が使われてきました。最近では、パソコンと液晶プロジェクター（右図）を使った発表が一般的になってきました。液晶プロジェクタは、 PC の画面をスクリーンに大写しするための装置です。 PC にはプレゼンテーション用のソフトウェアを導入して使います。プレゼンテーション用ソフトとして代表的なものに Microsoft 社の PowerPoint があります。PowerPoint の操作方法は、これまで習得してきた Word と似ており、Word を学習した者であれば操作は理解できるはずです。液晶プロジェクタ３．プレゼンテーションのポイント自分の考えを聞き手に的確に伝えるために、以下のような点に配慮します。 • 限られた時間でポイントを理解してもらえるようにすること。 • ストーリーが最も重要。話す順番一つで伝わり方が違ってきます。 • 最初に目次のページを用意し、発表の流れを理解してもらう。 • 具体的な根拠（例えば実験結果や統計的情報）をきちんと示すこと。 • 文章だけではなく視覚的に情報をまとめて提示する。 • もっとも注目してもらうべきに点については効果的に説明を行えるように配慮すること。 • 最後にまとめのページを用意しプレゼンの内容を要約する。その他、覚えておきたいこと • 聞き手を見て話すこと（スクリーンや画面だけを見て話してはいけない）。 • 意味の無い絵や動画、音を入れない。 • 事前に十分なリハーサル（練習）を行う。 • 許された発表時間を守る。 • 適切な配布資料を準備する。 1 ４．プレゼンテーション用ソフトウェア（PowerPoint）プレゼンテーション用の資料を作成するには、Microsoft 社の PowerPoint をはじめとするいわゆる「プレゼンテーションソフト」を利用するのが一般的です。最近ではフリーのソフトも利用できるようになってきましたが、まだ一部の機能が不十分だったりするので、有償でも PowerPoint を使えるようにすることを推奨します。PowerPoint のようなプレゼンテーションソフトの利点は、簡単にプレゼン用のコンテンツを作成できる点の他に、以下のような特徴があります。 • 内容の変更が容易である • 画像、動画、音声などのマルチメディア素材を取り込める • アニメーション機能を使って動きのあるプレゼンを作成できる • 低コストである（OHP 用シートやスライドなどを作成する必要がない） PowerPoint は Microsoft Office に製品として含まれています。PC を購入する際、最初から Office が導入されている（プリインストールという）ものもありますが、Word、Excel のみで PowerPoint は含まれていないことが多いので注意が必要です。別途購入する場合、学生の場合には「アカデミックパック」と呼ばれる教育機関割引が適用された製品を購入することができるので、自宅の PC に導入されていない場合には、アカデミックパックを購入するとよいでしょう。購入時には学生証などの提示が必要となります。５．PowerPoint の基本操作 PowerPoint では、各ページを「スライド」という単位で作成していきます。スライドには文字、Excel などで作成した表やグラフ、クリップアート、図などを貼り付けて、考えが効果的に伝わるようにします。作成したスライドを複数組み合わせて全体のストーリーを構成していきます。作成したスライドは、全体を通してコンピュータの画面上に表示できる（スライドショー）ほか、複数のスライドを１ページにまとめた配布資料の形式で印刷することも可能です。以下、順を追って説明します。 PowerPoint の起動起動すると、下のような画面が出ます。［作業ウィンドウ］新規スライドの挿入やスライドのレイアウト調整時に出す［スライド一覧］スライドのレイアウトを表示［ノート］発表時用の覚書や原稿［編集中のスライド］見出しレベルを変えて入力 2 新しいスライドの挿入「挿入(I)」→「新しいスライド… Ctrl+M(N)」で新しいスライドを追加できます。「スライドの複製(D)」を使うと、同じスライドがコピーできるので、これを編集するのも便利です。この操作を行うと、画面右側（消えている場合もある）の「作業ウィンドウ」が「スライドのレイアウト」に変わります。スライドのコンテンツに合わせて選択します。最もよく使われるのは「タイトルとテキスト（タイトルと横書きの箇条書きのスタイル）」です。段落の見出しレベル文字を入力したら各段落の「見出しレベル」を決めます。後で設定するアニメーション（画面上の動き）などは、このレベル単位で設定できるので、各項目にどんなレベルを与えるとよいか考えましょう。レベル下げには「Tab」キーを、レベル上げには「Shift + Tab」を使用します。段落の区切りは「Enter」を押すことで入ります。同じ段落内で単に改行をしたい場合には「Shift + Enter」を使います。効果（後で説明）は段落単位で与えられるので、両者をうまく使い分けること。段落の見出しレベル • 第１レベル – 第２レベル – 第２レベル • 第１レベル – 第２レベル • 第３レベル – 第４レベル » 第５レベル • １行が長くなり、同一レベル内で改行したほうがよい場合には「Shift+Enter」を使う自己紹介 ¡ 氏名 ¡ 所属 ¡ 家族 l l l l l l 麗澤太郎（れいたくたろう）麗澤大学国際経済学部○○学科１年父母姉１人、弟１人猫３匹図の挿入「挿入(I)」→「図(P)」を使えば、クリップアートや図を入れることができます。図形描画ツールバーを表示させて（「表示(V)」→「ツールバー(T)」→「図形描画」）、オートシェイプやテキストボックスを入れることもできます。図の編集の仕方は Word のときと同じです。スライドのデザインの変更「書式(O)」→「スライドのデザイン(D)」を使えば、あらかじめ用意された背景やフォント形状などのスライドデザインを使えます。「背景(K)」を使えば背景色のみを変更可能です。この操作を行うと、画面右側（消えている場合もある）の「作業ウィンドウ」が「スライドのデザイン」に変わります。「デザインテンプレート」の中から、適当なテンプレートを選択します。画面の効果について効果的なプレゼンテーションのために、スライド画面の切り替え方や、段落の表示方式、オブジェクト（挿入された図やクリップアートなど）に動きを与えることができます。いろいろ試してみましょう。 u 「スライドショー(D)」→「画面切り替え(T)」は、スライド切り替え時の効果を決めます。スライドの動きを選択し、切り替えのタイミングやどのスライドに適用するかを選択します。 u 「スライドショー(D)」→「アニメーションの設定(M)」では、各オブジェクトにどんな効果を与えるかを決定します。以上の操作をすると、画面右側（消えている場合もある）の「作業ウィンドウ」が「画面切り替え」や「アニメーションの設定」に切り替わります。下図は、アニメーションの設定に切り替えた様子です。 Power Point 2002 からは、非常に多くのアニメーションを設定できるようになりました。動作の開始や終了の方法を設定したり、アニメーションの軌跡を指定したりすることも可能です。少し複雑ですが、①対象のオブジェクトを選ぶ→②そのオブジェクトに順に効果を与えていく、という操作は変わりません。 3 ただし、下位互換性（古い版との共通動作）はありません。せっかくアニメーションを設定しても自分が発表するパソコンに同じバージョンの PowerPoint が入っていないと動作しないので注意が必要です。また、アニメーションを付けすぎて見ている側が疲れるようなスライドは好ましくありません。効果の動作を決める効果を決めるマスターの編集「表示(V)」→「マスター(M)」を使うと、各スライド（スライドマスター）に常に表示しておきたい項目（ヘッダ・フッタの内容、ページ番号など）やテキストの書式を設定できます。配布資料用（配布資料マスター）には、印刷時の様式などを設定しておきます。スライドショースライドが完成したら、「表示(V)」→「スライドショー(W)」で全体の流れを確認します。Enter キー押下、又は、矢印キーで次のスライドの表示、Esc キー押下でスライドショーを終了させることができます。印刷について印刷には、「ファイル(F)」→「印刷(P)」を使います。「印刷対象(T)」からスライド単位で印刷を行うか、配布資料を印刷するのかを選択します。通常のレーザープリンターで印刷する場合は、「白黒印刷(B)」にチェックがついていることを確認します。別資料を参照してください。その他の注意 • フォントサイズがあまり小さい（18point 以下くらい）とプレゼンテーションしたとき見えません。 • 文字をあまり多くするとわかりにくくなります。文章ではなくできるだけ図を使って説明すること。 • 必要以上の画面効果を与えすぎるとうっとうしくなります（逆に恥ずかしい）。ほどほどに。～課題～以下の中からテーマを選択し、プレゼンテーション資料を作成しなさい。採点のポイント • 10～15 枚のスライドで構成されていること。 • 適切な自己紹介がなされていること。 • テーマにそったプレゼンテーションが行えるような構成であること。 • 文字ばかりでなく、必ず図や写真などを使って説明されていること。 • 図や写真に Web 画面や他の参考資料を利用した場合に、出典（URL 等）が明記されていること。 • 著作権や肖像権（芸能人やスポーツ選手の顔写真、キャラクターなどは×）に違反する内容でないこと。テーマ：「私と私の故郷」、「私と私の住む街」、「私と私の趣味」のいずれかのタイトルで作成するファイル名：「学籍番号.ppt」（PowerPoint ファイルは拡張子が自動的に.ppt になる）提出方法・期限：担当教員より指示（ネットワークドライブへの提出を予定） 4 コンピュータリテラシー資料配布資料は重要パワーポイントの印刷 n n 配布資料を印刷してみようプレゼンテーションに際して配布資料がある場合とそうでない場合では効果が異なる。ない場合には心理的に発表を聞く余裕がなくなる。 1 配布資料の種類 n n n n n 2 ２スライド・３スライド通常パワーポイントのスライドは多くなる。そのまま印刷すると印刷枚数が多くなり、配布自体が大変になる。１ページに２スライド、３スライド、６スライド、４スライド、９スライドの選択が可能４スライド、９スライドはあまり使われない１ページ１スライドとしてOHPを使うこともあるがあまり使われない。 n n n ３スライドを１ページに印刷する場合には、メモを取る欄が右側につけられる。２スライドを１ページに印刷する場合にはある程度の大きさでスライドが見える。６スライドの場合には１ページに６スライド入るがメモ欄がない。また、１スライドの大きさが小さくなるため、スライドの構成を考える必要がある。 3 印刷時の配慮 n n 印刷サンプル６ページのとき印刷不要なスライドを除いて印刷する方が効果的な場合もある。プレビュー機能を使えば、事前に印刷物の雰囲気をつかむことができる。 – スライドを印刷するのか – 配布資料を印刷するのか – ヘッダやフッタ 5 パワーポイント印刷例 4 n これは印刷サンプルです。３２ポイントの文字です。 n ２８ポイントの文字です。 n ２４ポイントの文字です。 n ２０ポイントの文字です。 n １８ポイントの文字です。 n １６ポイントの文字です。 n １４ポイントの文字です。これは画面でもよく見えません。 n １２ポイントの文字です。こうなるとほとんで見えないでしょう。 n 6 コンピュータリテラシー資料配布資料を印刷するスライド数はここ「配布資料」を選択する「スライド」のままになっていると大量に印刷されてしまう 7 特定のスライドのみを印刷する n n 印刷の際にスライドの番号を指定する方法スライド一覧で印刷するスライドを選択して、選択範囲のみを印刷する方法例では「すべて」が選択されているので、全スライドが印刷対象となっている。 8 パワーポイント印刷例コンピュータリテラシー資料画像を印刷する場合のTips モノクロプリンターの場合「グレースケール」を選択 9 非表示スライドについて n n 同じプレゼンテーションを発表時間に応じて省略したい場合があります。そのような場合には、該当するスライドを非表示スライドに指定します。 – 「スライドショー(D)」→ 「非表示スライドに設定(H)」で設定します。 10 メモ 11 パワーポイント印刷例コンピュータリテラシー資料ノートの作成 n n n n 発表者の台本となるように、ノートを作成することができます。ノートも印刷することができます。ノートの作成は「表示」→「ノート」を選択します。印刷時に「ノート」を指定することで、台本を作成することができます。 12 このようにスライドの下に台本を作成することができます。例として、以下のようなメモを書いておきます。・発表者の台本としてノートを作成できることを伝える。・ノートは発表用の原稿になる。・ノートを印刷することもできる。・印刷時には、印刷対象から「ノート」を選択する必要がある。練習しながら、この台本を修正していくことで発表の質を向上させます。便利な機能ですから、覚えておくとよいでしょう。この部分に記載する文字の書式などは「スライドマスター」の「ノート」で変更します。パワーポイント印刷例