もくじ 支払いの催促1 ……………………………………………………………… 支払いの催促2 ……………………………………………………………… 支払い完了を知らせる ……………………………………………………… 入金確認の通知をする ……………………………………………………… はじめに ……………………………………………………………………… 003 本書の使い方 ………………………………………………………………… 010 第1章 第2章 第3章 007 ... 問い合わせる 資料を請求する ……………………………………………………………… 資料を送る …………………………………………………………………… 資料送付後の打診をする …………………………………………………… 在庫について問い合わせる ………………………………………………… 在庫の問い合わせに答える ………………………………………………… 商品について問い合わせる ………………………………………………… 商品の問い合わせに答える ………………………………………………… 納期について問い合わせる ………………………………………………… 納期の問い合わせに答える ………………………………………………… 金額について問い合わせる ………………………………………………… 金額についての問い合わせに答える ……………………………………… 添付する ……………………………………………………………………… 転送する ……………………………………………………………………… 012 014 016 018 020 022 024 026 028 030 032 034 036 ... 見積書・請求書等のやりとり 見積もりを依頼する ………………………………………………………… 見積書を送る ………………………………………………………………… 見積書に返信する …………………………………………………………… 商品を注文する ……………………………………………………………… 注文書を送る ………………………………………………………………… 注文書に返信する …………………………………………………………… 請求書を依頼する …………………………………………………………… 請求書を送る ………………………………………………………………… 請求書に返信する …………………………………………………………… 領収書の受け取りを通知する ……………………………………………… ◆TIPS 1 ファクスの送り状の書き方 ………………………………… ... 支払い 第4章 第5章 040 042 044 046 048 050 052 054 056 058 060 支払い方法について問い合わせる ………………………………………… 062 支払い条件について答える ………………………………………………… 064 第6章 066 068 070 072 ... 発送・受け取り 発送スケジュールを伝える ………………………………………………… 発送完了の通知をする ……………………………………………………… 発送の進捗状況を問い合わせる …………………………………………… 商品の到着を知らせる ……………………………………………………… クレームをつける1 ………………………………………………………… クレームをつける2 ………………………………………………………… クレーム応対・謝罪する …………………………………………………… クレーム応対・釈明する …………………………………………………… ◆TIPS 2 「配送の流れ」を伝えるための表現 ……………………… ... アポイントをとる 予約を入れる 売り込みのメールを出す …………………………………………………… アポイントをとる …………………………………………………………… 商談に応じる ………………………………………………………………… 商談を断る …………………………………………………………………… スケジュールが合わないことを伝える …………………………………… スケジュールを調整する …………………………………………………… スケジュールの変更に応じる ……………………………………………… 時間と場所を決める ………………………………………………………… 待ち合わせ場所を説明する ………………………………………………… ホテルに予約を入れる ……………………………………………………… イベント・セミナーに参加予約をする …………………………………… イベント・セミナー主催者からの返事 …………………………………… 076 078 080 082 084 086 088 090 092 094 096 098 100 102 104 106 108 110 112 114 116 ... 急を要するとき 返事のない相手を急がせる ………………………………………………… 120 確認次第連絡をもらいたい ………………………………………………… 122 納期に遅れる旨を伝える …………………………………………………… 124 008 納期の遅れに対処する ……………………………………………………… 126 急な変更事項を伝える ……………………………………………………… 128 会議などに遅れる旨を伝える ……………………………………………… 130 第7章 巻 末 ... いろいろなお知らせ ミーティングの連絡 ………………………………………………………… 社内の提出書類に関する連絡 ……………………………………………… 休暇の連絡 …………………………………………………………………… 自動返信 ……………………………………………………………………… 協力者へ感謝の気持ちを伝える …………………………………………… ランチミーティングの誘い ………………………………………………… 催し物の連絡 ………………………………………………………………… 季節の挨拶 …………………………………………………………………… 赴任・就任の挨拶 …………………………………………………………… お祝いの言葉 ………………………………………………………………… 退職・転勤の挨拶 …………………………………………………………… 退職・転勤する人へかける言葉 …………………………………………… お悔やみの言葉 ……………………………………………………………… ◆TIPS 3 グリーティングカードに添えるひとこと ………………… 134 136 138 140 142 144 146 148 150 152 154 156 158 160 ビジネス用語集 ……………………………………………………………… 162 メールの起句／メールの結句／メールで使う略語／書類名 INDEX ………………………………………………………………………… 165 カバーデザイン 本文レイアウト 編集協力 CDナレーション CD収録ディレクション 009 寺井 恵司 森村 直美（クリエーターズ・ユニオン） 松本 静子 イアン・ギブ／ヘレン・モリソン ELEC（福田 文） 第1章 ... 問い合わせる 資料を請求する 件名： 1 カタログ請求 ロバート・ジョンソン様 2 3 4 貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡しています。 貴社製品に興味がありますので、カタログと最新の価格表をお送りいただ けますか。 敬具 鈴木太郎（男性） Subject : 1 Request for a catalog Dear Mr. Robert Johnson: 2 3 4 I’m writing to you after seeing your site. I’m interested in your products, so I’d like to ask you to send me a catalog and your latest price list. Best regards, Taro Suzuki (Mr.) 1. シンプルで、内容が確実に伝わる件名です。なお、はじめての相手に対してメールを出す場合 などは、Hello,で済ませる場合もあります。 2. write to someoneは、本来「∼に手紙を書く」という意味ですが、最近では「∼にEメールを送 る」という意味でも用いられています。 3.「興味があるので」は、そのままI’m interestedでOKです。 4. どんな場合でも問題なく使える結句です。 012 問 い 合 わ せ る 御社新製品の件 Your New Product 外付けドライブに興味があります の見 や積 り書 と・ り請 求 書 等 Interested in external drives 先月、日本で行われた展示会でご挨拶させていただきました鈴木太郎です。 My name is Taro Suzuki. We met at the exhibition in Japan last month. 支 払 い 初めてご連絡させていただきます、ABC社営業部の鈴木太郎と申します。 発 送 ・ 受 け 取 り My name is Taro Suzuki of the Sales Department at ABC, and I’m writing for the first time. 予ア 約ポ をイ 入ン れト るを と る コンファレンスで資料と名刺をいただきました鈴木太郎です。 My name is Taro Suzuki, and I received your material and business card at the conference. 急 を 要 す る と き ガーディアン代理店のトーマスさんからご紹介いただきました。 I was referred to you by Mr. Thomas of the Guardian Branch. おい 知ろ らい せろ な 申し訳ありませんが、普通郵便でお送りいただけますか。 I’m sorry, but could you send it to me by regular mail? 013 ファクスの送り状の書き方 会社のレターヘッドがある場合はそれを使えば会社名などは省略できますが、以下の情 報を必ず入れるようにしましょう。 ● 電話番号 03-335-5667 Tel No: +81-3-335-5667 ● ファクス番号 03-335-5668 Fax No: +81-3-335-5668 ● 日付 2008年11月23日 Date: November 23, 2008 ● 宛先 ロビン・ブロデリック 英国家具 To: Robin Broderick British Furniture ● 送信元 鈴木 太郎 日本貿易社 From: Taro Suzuki Japan Trading, Inc. ● 参照番号 Reference Number: 05-000-455-7788 ● 送信枚数（カバーレター含む）: 5 Page(s) including this coversheet: 5 ● 件名：オフィス家具見積もり Subject: Estimate for office furniture 060 情報の配置例 （送信元）会社名 電話番号 ファクス番号 日付 宛先 : 参照番号 送信枚数 件名 送信元： ビジネス用語集 メールの起句 「拝啓○○様」にあたる、本文の前に必ず入れる呼びかけが起句です。下に行くほどカジュアルな 表現です。コロン（ : ）とカンマ（ , ）では、コロンのほうがフォーマルです。 To whom it may concern: ＊担当者の名前および性別が分からない場合 Dear Sir or Madam: Dear Sir: Dear Madam: ＊相手が男性で名前が分からない場合 ＊相手が女性で名前が分からない場合 Dear Dear Dear Dear ＊よく使われる一般的な表現です。Mr. /Ms.とファーストネームは組み 合わせることができません。 Ms. Linda Black: Mr. /Ms. Black: Mr. John Black, Mr. /Ms. Black, Dear Mary, ＊Dear＋フルネームまたはファーストネームです。 Hello,（Mary） Hi,（Mary） メールの結句 日本語の「敬具」に相当する表現で、本文のあと、署名の前に必ず入れます。 フォーマルな表現 Best regards, Kind regards, Kindest regards, Sincerely yours, Sincerely, Very best of regards, Very best wishes, Warmest regards, With kindest regards, With regards, Yours sincerely, Yours truly, インフォーマルな表現 All the best, Best wishes, Hoping to hear from you soon, Hoping you’ll write soon, Looking forward to hearing from you, 162 Looking forward to seeing you, Looking forward to your next mail, Many thanks, Regards, Thank you again, Thanks for all your help, Thanks in advance, Thanks once again, Thanks, Until our next meeting, Yours, カジュアルな表現 Bye for now, Bye! Good luck! Later! See you soon! Signing off for now, Take care! Adieu! Adios! Ciao! ＊本来はフランス語 ＊本来はスペイン語 ＊本来はイタリア語 そのほか Many apologies, 謝罪文で「大変申し訳ありませんでした」 May our paths cross again, 退職・転勤時に「またお会いしましょう」 My thoughts are with you, 不幸があった人へ「ご愁傷様です」 Your colleague, 社内メールで「あなたの同僚より」 Keep in touch.／Let’s stay in touch, 「これからも連絡を取り合おう」 See you in NYC! 「ニューヨークで会おう！」 Cheers! メールで使う略語 Attn:（Attention:） ASAP（as soon as possible） btw（by the way） c/o（care of） Dept.（Department） ＊下線部に地名や場所の名前を入れます。 「頑張ってね」 ＊イギリス英語では「こんにちは」 「ありがとう」の意味 もあります。 ∼宛て 至急 ところで 気付 部署 163
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