「GreenOffice Publisher」導入事例 住友不動産株式会社 様 創業 ： 昭和24（1949）年12月1日 住所 ： 東京都新宿区西新宿二丁目4番1号 新宿NSビル 事業概要 ： ビルの開発・賃貸、マンション・戸建住宅の開発・分譲、宅地の造成・分譲 海外不動産の開発・分譲・賃貸、建築土木工事の請負・設計・監理 不動産の売買・仲介・鑑定 ほか . タブレット端末の活用によりワークスタイルを変革 ドキュメントの電子コンテンツ化で工事管理の業務効率化と ペーパーレス化を推進 総合デベロッパーの住友不動産株式会社（以下、住友 不動産）では、業務改善の一環としてタブレット端末を 導入するとともに、京セラコミュニケーションシステム株 式会社（以下、KCCS）のクラウド型企業内ドキュメント 配信サービス「GreenOffice Publisher」を採用。技術室 の工事管理担当者がマンション建設現場で参照する 設計基準書などのドキュメントを電子コンテンツ化し、 ペーパーレス化とともに効率的な業務を推進している。 背景・課題 （前方左から） 京セラコミュニケーションシステム株式会社 事業開発本部 商品開発部 副部長 河野 秀樹 住友不動産株式会社 技術室 工事管理担当 深谷 則之氏 技術室 工事管理担当 チーフエンジニア 南 賢司氏 技術室 工事管理担当 林 明氏 京セラコミュニケーションシステム株式会社 ビジネスイノベーション営業統括部 アカウント営業部 アカウント営業課 辻本 哲基 （後方左から） 住友不動産株式会社 技術室 工事管理担当 米原 敦氏 技術室 工事管理担当 中川 清氏 技術室 工事管理担当 松浦 昭次氏 技術室 工事管理担当 清水 康行氏 選定のポイント 導入効果 業務の効率化や残業時間の削減を目指し、 2012年7月に7台のiPadを試験的に導入 ExcelやPDFで作成されたドキュメントを 容易に電子コンテンツに変換・配信可能 全文検索機能を活用し、確認作業に 必要なドキュメントをスピーディに表示 現場に持参する資料のペーパーレス化 情報セキュリティを確保するための文書 管理機能 ドキュメントの版管理が容易 Excelで作成された仕様書や設計基準書 などのドキュメントを簡単に登録・配布でき るツールを検討 しおりやメモ、マーカー、ブックマークを 挿入できる多彩なビューア機能 KYOCERA COMMUNICATION SYSTEMS 平均、1日に一人当り約1時間（※最大 90分）の残業時間を削減 背景・課題 高品質のマンション建設を支える技術室工事管理担当のエンジニアたち 同社ではセキュリティポリシーの観点から、業務 工事管理担当者はマンション建設現場を訪れる 験的に導入したが、仕様書などで使われるExcel 用PCの社外持ち出しを禁止しており、夕方、東 際、現場ごとに設計基準書や仕様書などのドキュ ドキュメントをPCと同様に表示できないといった問 京・新宿の本社に帰社後、メールの確認と返信、 メントを持参し、参照しながら施工状況の確認作 題点が工事管理担当者から指摘された。そこで、 業務日報の作成、必要に応じてミーティングなど 業を行う。紙に出力して持ち出す場合、その量は 「Excelで作成された仕様書や設計基準書などの を行い、毎日の残業時間は数時間に及ぶ工事管 数100枚にも及ぶという。「タブレット端末の導入 ドキュメントを簡単に登録・配布できることを要件に、 理担当者も少なくないという。こうした中、技術室 にあたっては、従来から課題だった残業時間の 他にいいツールがないかインターネットで検索し 工事管理担当部門では日常業務の改善に着手。 短縮をはじめ、現場に持参する資料のペーパー ました。そしてGreenOffice Publisherを見つけ、 業務の効率化や残業時間の削減を目指し、2012 レス化も視野に入れていました」と技術室 工事管 KCCSに問い合わせました」と、業務改善を支援 年7月に7台のiPadを試験的に導入した。 理担当の林 明氏は述べる。住友不動産ではiPad するマンション事業本部 企画管理部 企画課 事 の導入にあわせて、ドキュメント管理ツールを試 務管理係の前原 靖子氏は振り返る。 選定のポイント マンション建築現場で使用するドキュメントを電子コンテンツ化 住友不動産の導入を担当したKCCS ビジネスイ ノベーション営業統括部 アカウント営業部 アカウ 能を備えており、便利に利用できることを提案しま した」と話す。 の文書管理機能などを持つ。 技術室工事管理担当部門では複数の製品・ ント営業課の辻本 哲基は「GreenOffice Publisher 「GreenOffice Publisher」は、クラウドサービスとし サービスを比較検討し、「GreenOffice Publisher」 はExcelなどのOfficeドキュメントやPDF、紙の文書 て提供され、企業内のビジネス文書やカタログを の採用を決定。決め手について、「ExcelやPDFで を電子コンテンツとして簡単に登録できる利点が 電子コンテンツ化し登録・配信する機能、配信さ 作成されたドキュメントを容易に電子コンテンツに あります。また、コンテンツにしおりやメモ、マー れた電子コンテンツを閲覧するビューア機能、企 変換・配信でき、セキュリティも確保できることを評 カー、ブックマークを挿入できる多彩なビューア機 業に求められる情報セキュリティを確保するため 価しました」と林氏は述べる。 導入効果 全文検索機能を活用し、必要なドキュメントをスピーディに表示 目を全文検索機能によりスピーディに検索・表示 1日に一人当り約1時間（※最大90分）の残業時間 2013年1月から全工事管理担当者20数名にタブ できるので作業の効率化に役立っています」と評 を減らすことができました」と試算結果を紹介する。 レット端末を配布、「GreenOffice Publisher」の本 価する。設計基準書などは随時改定され、マン 今後「GreenOffice Publisher」を活用し、工事管 格的な運用を開始した。従来のように現場作業に ションの着工時期によって使用する設計基準書な 理担当者同士のナレッジの共有などに役立てる 必要なドキュメントを紙に出力したり、現場作業の どのバージョン（版）が異なるというが、電子コンテ 意向もある。林氏は「経験豊富なベテランと新人 終了後、シュレッダーにかける手間がなくなったり ンツ化によってドキュメントの版管理も容易になっ では技術のスキルにも大きな差があります。個々 するなど、ペーパーレス化による業務改善効果は たという。また、ドキュメントの登録・管理を担う前 人が持つ暗黙知を形式知として工事管理担当間 大きいという。 原氏は「複数ファイルを一括して登録できるので でナレッジを共有し、個々のレベルアップを図るこ 便利です」と話す。前原氏がWebの管理画面上で とにより、さらなる業務改善も可能です」と見ている。 果の１つとして、大量のドキュメントの中から必要 コンテンツの登録・更新・削除などの作業を支援し、 また、部門内の会議・ミーティングの効率化にも な文書を容易に探せる全文検索機能を挙げる。 工事管理担当者は登録・更新されたコンテンツを 「GreenOffice Publisher」の活用を見込む。現在は 「現在は最新版を含め、建築中のマンションに関 同期することにより、常に最新の状態に保てる。 会議のテーマや資料をあらかじめメールでメン 係するドキュメントをすべて電子コンテンツ化して また、タブレット端末導入の狙いの1つである残業 バーに送っているが、「外出中にiPadからプレゼン います。設計基準書などのドキュメントは現場の建 時間の削減について南氏は「移動中のメールの 資料などを登録できるようになれば便利ですね」と 設会社にも配布していますが、確認に必要な項 確認や業務日報の作成が可能になり 、平均で 深谷氏は期待を寄せる。 技術室工事管理担当部門では試験運用を経て、 技術室 工事管理担当の深谷 則之氏は導入効 本事例の詳細は ⇒ http://www.kccs.co.jp/case/1301/index.html KCCSカスタマーサポートセンター フリーコール 0120-911-901 携帯電話・PHS・IP電話など 050-2018-1827 受付時間 平日9：00～17：00 随時セミナー開催！ 詳しくは https://www.kccs.co.jp/events/index.html (17：00以降のお問い合わせは自動応答になります。) KCCSホームページ http://www.kccs.co.jp/ E-mail：[email protected] KYOCERA COMMUNICATION SYSTEMS ●記載の製品ならびにサービス名および会社名などは、それぞれ各社の商標または登録商標です。●サービス内容は予告なく変更する場合があります。 2013-03
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