｢IBM Notes/Domino ソリューションセミナー2015 in OSAKA｣ IBM Notes/Domino対応 『ISOBRAIN』文書管理機能のご紹介 2015年9月14日 株式会社 ＪＩＥＣ S-新-001-20150914OSAKA-15 1. 会社概要 社名 株式会社ＪＩＥＣ(JIEC 株式会社ＪＩＥＣ(JIEC Co.,Ltd.) Co.,Ltd.) 設⽴ 1985年9月5日 1985年9月5日 資本⾦ 674百万円（2015年3月現在） 674百万円（2015年3月現在） 株式市場 東証第2部 東証第2部 2001年7月上場(銘柄コード 2001年7月上場(銘柄コード 4291) 4291) 従業員数 791名（2015年3月現在） 791名（2015年3月現在） 売上高 137億円（2015年3月期） 137億円（2015年3月期） 弊社は、株式会社ＣＳＫ（現ＳＣＳＫ株式会社）と日本アイ・ビー・エム株式会社の合弁企 業として１９８５年に創業いたしました。⼤規模で難度の⾼い情報システムの構築に、多く の経験と実績を積上げ、レガシーからクライアントサーバー、Ｗｅｂシステムへと蓄積変遷 を重ね、弊社の技術⼒はいつもお客様より⾼い評価を頂いて参りました。 これまでの多様な情報システム構築を通じて培った技術⼒・ノウハウを活かして、お客様の ＩＴ化のご要望にお応えしていくとともに、新たな技術の活用についても積極的にご提案し、 お客様の⻑きに亘るベストパートナーとして貢献して参ります。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 1 2. ⽂書管理で発⽣する問題点 最新版がどれかわからない ・新旧文書が混在してどれが最新文書なのかわからない、探すのに時間がかかる。 改訂履歴・版数がキッチリ管理されていない ・何時･誰がどんな理由でどこをどう改訂し審査承認されたのか、わからない。 保管先が散在してわからない ・保存先がバラバラで統一されていない、勝手に移動できてしまう。 関係者への通知が徹底出来ていない ・共有が必要な文書を通知しきれない、誰が読んだのか把握が出来ない。 ⽂書管理は簡単そうでうまく運⽤できていないことが多 いです。紙やファイルサーバでの⽂書管理は運⽤が簡単 な反面、欲しい文書がどこにあるかわからなかったり、 どれが最新かわからなかったりと、余分なコストが掛か ることがあり、業務効率化につながらないことが多いの が現実です。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 2 3.1 ISOBRAINとは 1996年からの販売実績。導⼊企業は200社超 IBM Notes/Domino対応 JIEC独⾃開発の⽂書管理パッケージです。 1996年の販売開始以来、導⼊企業は200社を超えており、幅広い業種の お客様に⻑きにわたりご満⾜してお使い頂いている製品です。 ISO運⽤、その他⽂書管理を強⼒かつ着実に⽀援 ISO9001/14000を始めとした第三者認証の⽂書管理の運⽤を⽀援する機能を搭載 しています。そのため毎年の審査も⼿間をかけず、スムーズに進めることが出来 ます。ISO⽂書以外の社内の様々な⽂書管理でもお使いいただいております。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 3 3.2 ISOBRAIN導入企業ご紹介 導入企業ご紹介 ※）導入当時のお客様名表記 アイシン・エィ・ダブリュ アルパイン アルバック成膜 アロン化成 井木組 植木組 内⽥洋⾏ エスアイアイ・マイクロテクノ 沖データ ＮＯＫ オチアイ オムロン倉吉 オムロンフィールドエンジニアリング ⿅島建設 カネカ カルソニックカンセイ 極東石油工業 近畿コカ・コーラ プロダクツ 航空集配サービス 広成建設 コニカミノルタパッケージング 三協化学 四国コカ・コーラボトリング 情報技術開発 ストロベリーコーポレーション 仙台コカ・コーラボトリング タイルメント 竹中工務店プラント エンジニアリング本部 中京コカ・コーラボトリング テクノシステム 東芝コンポーネンツ 凸版印刷 トウ・ソリューションズ ⽇産⾞体 ニノテック 日本ガイシエンジニアリング事業本部 ＪＦＥエンジニアリング 日本コムシス 大陽日酸 日本ビジネスコンピューター ノリタケコーテッドアブレーシブ 八晃 早野組 原田伸銅所 富士コカ・コーラボトリング 平和情報センター 丸島アクアシステム 三浦工業 南九州コカ・コーラボトリング 山一精工 ヤマトスチール 日清オイリオグループ ※会社名公開ご承諾のお客様：株式会社・敬称省略、五⼗⾳順。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 4 4.1 お客様ご利⽤分野 ISO9000 ： 品質マネジメントシステム ISO14000 ： 環境マネジメントシステム ISO/IEC20000 ： ITサービスマネジメントシステム ISO/IEC27000 ： 情報セキュリティマネジメントシステム ISO/IEC17025 ： 試験所及び校正機関の能⼒に関する⼀般要求事項 OHSAS ： 労働安全衛生マネジメントシステム HACCP ： 食品安全マネジメントシステム ISO13485 ： 医療機器マネジメントシステム ISO/TS16949 ： ⾃動⾞産業品質マネジメントシステム 内部統制 ： Ｊ－ＳＯＸ法 Ｐマーク ： 個人情報保護マネジメントシステム その他 ： 会社規定・社内標準⽂書などの⽂書管理 ( 弊社お客様アンケートによる ) 多業種にわたるお客様で 様々な分野の⽂書管理に活用されています。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 5 4.2 利⽤事例(ISO系以外) 《 JIEC社内利⽤ 》 ・内部監査ドキュメント：内部監査部門：PRJ文書DB(記録) ・総務用プロジェクト文書：総務部門：PRJ文書DB(部門内文書/記録) ・法務部プロジェクト文書：法務部門：PRJ文書DB(部門内文書/記録) ・情報品質手順：品管部門：規程DB(情報･品質に関する標準手順格納) ・内部品質監査：品管部門：内部監査DB(内部監査予実管理･実施記録) ・製品ソリューション資材管理：製品販売部門：PRJ文書DB (製品販売資材管理) ・ISOBRAINセリング：製品販売部門：PRJ文書DB (同上/顧客対応記録蓄積) 《 ⼤⼿⽣命保険会社系列システム会社様 》 ・導⼊経緯：ファイルサーバ管理からのシフト、Notesを利⽤しわかり易く確実な管理をしたかった。 ・利⽤⽤途：社内全エリアのシステム開発に関わるドキュメント(word/excel/pdfなど添付)の管理。 ・利⽤DB：PRJ文書DB：文書/記録の管理 DB数：129*2(保管用) 全容量：約20GB 全社標準利⽤中。 ISO系⽂書管理以外の⽂書管理・記録管理にも使えます。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 6 5.1 特徴：シンプルで容易① ワンクリックで 分類別の最新版など 一覧表示切替します。 必要な項目は揃えた上 シンプルでわかり易い 画面構成です。 データベースを開くと最新文書だけを表示します。改版に伴う新 旧差替えを⾃動的に⾏います。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 7 5.2 特徴：シンプルで容易② ＜わかりやすい改訂履歴＞ 「分類別（改訂履歴）」ビュー： 「最新版」＋「現在までの改訂履歴」を階層表示します。 文書改訂の過程で必要な情報を取り込み、改訂履歴を⾃動作成 します。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 8 6. 特徴：確実な共有 「読了機能」：●使用しない ＜通知先＞ 公開 文書 A工場 ・・・A ・・・Aさん 当該文書が承認完了し、公開されるときに、 B事業所 ・・・B ・・・Bさん 作成者・審査・承認者以外に見てもらうべき C工場 ・・・C ・・・Cさん キーマンに＜通知先＞を指定 D部門 ・・・D ・・・Dさん ⇒ 通知メール自動発信 ＜読了記録＞ ＜通知先＞ A工場 ・・・A ・・・Aさん： 2010/02/10 14:32 B事業所 ・・・B ・・・Bさん： 未読了 C工場 ・・・C ・・・Cさん： 2010/02/09 09:46 D部門 ・・・D ・・・Dさん： 未読了 通知メール 文書リンクを開いて 内容確認｢読了｣ ボタンを押す 「読了機能」：●使用する 通知・読了機能で⽂書公開後の配付状況（確認状況）の管理も可 能です。確実な周知で情報共有を実現できます。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 9 7.1 特徴：業務を効率化① 【催促メール設定画面イメージ】 状態 利用設定 ●する ○しない 設定内容 審査依頼から『 ３ ３ 』日を過ぎたら催促メールを送信する メール 件名 『 文書の審査待ちより日が経っております。 』 宛先 現在の審査者 CC 『 山田 太郎／ＪＩＥＣ 』 BCC 『 』 ●する ○しない 承認依頼から『 ５ ５ 』日を過ぎたら催促メールを送信する 審査待ち 承認待ち メール 件名 宛先 CC BCC 『 文書の承認待ちより日が経っております。 』 現在の承認者 』 『 磯辺 五郎／ＪＩＥＣ , 磯部 一郎／ＪＩＥＣ 『 』 「差戻し」、「審査待ち」、「承認待ち」など処理が滞留しがちな状態ごとに 催促メール機能の利用有無、メール件名、CC 催促メール機能の利用有無、メール件名、CC、 BCC、 CC、BCC、 メール発信までの経過日数を柔軟に設定可能です。 きめ細かな設定が可能な催促メール機能によって、審査・承認 依頼中の滞留時間を最⼩化 ⇒ 業務効率化を図ります。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 10 7.2 特徴：業務を効率化② 定期見直し当該月に入ると、事前設定された 通知先に定期見直しメールを自動送付します。 絶対日形式での定期見直し設定も可能です。 定期的な⾒直しが必要な⽂書は、設定したタイミング・宛先に ⾒直し時期のお知らせールを自動送付し、⾒直し業務の抜け漏 れを防止できます。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 11 7.3 特徴：業務を効率化③ 例）「分類」に紐付いた保管期間を設定、 廃止後の保管期間「６０ヶ月」満了時、 本体から保管用に自動的に文書が移動されます。 本体 ↓ 保管用 廃⽌後の保管期間満了⽂書を自動的に保管ＤＢに移動させること が可能です。本体のＤＢサイズ肥大化･レスポンス低下を防止し ます。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 12 8. 特徴：役割別の画面構成 ＜一般社員＞ ＜文書作成者／審査・承認者＞ ＜管理者＞ 最新文書参照のみ 「文書作成」ボタンや作成・審査・承認に 各種管理機能に必要な 必要なビューが可視化します ビューが可視化します 役割に応じたアクセス制御・ロールを事前設定、自動で画⾯切 替され、誤操作を防止し、セキュリティ確保をします。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 13 9.1 特徴：多種多様なニーズへの対応① 多種多様なニーズへの対応 ISO9001,ISO14001等 2015年改正への対応 2015年改正内容を把握し必要となる機能改修を実施予定です。 製品に対する継続的改善の実施 保守QAで発⽣したご意⾒やアンケート実施によるお客様ご要望を汲み取り、 機能改善・新機能付加などの製品バージョンアップを継続実施しております。 幅広い製品体系（オプション製品） 内部監査や社員のスキル管理に役⽴つ⼒量管理、クレーム管理など、 プロジェクト関連業務に特化した製品をご用意しております。 《オプション製品（別ライセンス）》プロジェクト管理機能・・・１１種の専⽤型データベース [顧客要求]・[課題管理・⼯程チェック]・[連絡票]・[レビュー管理]・[テスト管理] [購買管理]・[⼒量管理]・[内部監査]・[EMS監査]・[障害管理]・[クレーム管理] © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 14 9.2 特徴：多種多様なニーズへの対応② WEBブラウザ･Notes Browser Plug-in対応 Webブラウザからの操作もサポートしております。これによりNotesクライアントが 入ってないパソコンや社外からでも作業が可能です。 ほぼ同等の 操作が可能 IBM Notes Webブラウザ Webブラウザ © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 15 10. 提供データベース No. 名称 用途・特徴 ＜メイン＞ 1 マニュアル トップマニュアル（１次⽂書）の⽂書管理⽤として特化したデータベース。表紙･章⽂書から構成され、表紙･章⽂書 を１度にまとめてワークフローできるため効率的な管理が可能 2 規程 規定類（２次⽂書）などの⽂書管理⽤として最もシンプルな形のデータベース 3 プロジェクト文書 ⼿順・標準(３次⽂書)や報告･データなどの記録も管理できる汎⽤的なデータベース ＜応用・補助用＞ 4 保管用 保管期限切れ廃⽌⽂書を保管するデータベース（プロジェクト⽂書専⽤） 5 変更依頼 部外者から⽂書変更依頼を作成許可し連携管理できる応⽤データベース（プロジェクト⽂書専⽤） 6 ナビゲーター データベースを登録することで容易にデータベースへリンクが可能となるランチャー(起動)⽤データベース 7 キックオフ データベース導入時、追加構築時に使用するインストール補助用データベース サーバーライセンスのみでクラアントライセンスは不要。ライセンス範囲 内であればデータベース数は何個にでも拡張可能です。管理対象の業務や 利⽤部門･組織などに合わせて⾃由な構成ができ、利⽤範囲を容易に拡⼤ できます。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 16 11.推奨データベース構成 （例） ４．２ 文書化に関する要求事項 当社は、ＩＳＯ９００１に適合する文書体系を下記の通り構成する。 ★ISOBRAIN文書管理データベース構成例 文書管理データベース構成例 追加 追加 ◎◎マニュアル ◎◎マニュアル 品質マニュアル 品質マニュアル マニュアル ＜１次文書＞品質マニュアル・環境マニュアル 規 程 ＜２次文書＞規程 運用しやすい３種類の 是正・予防処置規定、教育・訓練規定 等 DB（テンプレート）をご用意 DB（テンプレート）をご用意 追加 追加 ◎◎規定 ◎◎規定 文書管理規定 文書管理規定 製品規定 製品規定 ex：文書管理規定、製品規定、製造工程管理規定、 ex：文書管理規定、製品規定、製造工程管理規定、 製造工程 製造工程 管理規定 管理規定 作業要領 作業要領 ＜３次文書＞要領・規格書・指示書 ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ文書 ex：作業要領、作業基準書、製品規格書 ex：作業要領、作業基準書、製品規格書 作業基準書 作業基準書 ＜その他＞データ・記録 環境マニュアル 保管用 環境マニュアル 環境マニュアル ex：品質マネジメントシステム、環境マネジメントシステム ex：品質マネジメントシステム、環境マネジメントシステム 追加 追加 ◎◎記録 ◎◎記録 データ類 データ類 製品規定 保管用 データ類 保管用 ex：データ類（リスト類・一覧表・マスタ・設計図）、 ex：データ類（リスト類・一覧表・マスタ・設計図）、 記録類（品質記録、日報、月報、議事録） ※保管データベース：廃止文書の経過設定日数に応じて自動移動（任意） ISO9001:2008 [ 4.2 文書化に関する要求事項 ] に沿った設計 によりISO外部審査にも楽々対応、⽂書管理を強⼒着実に⽀援し ます。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 17 12.1 機能：⽂書管理機能詳細① 主要機能紹介（抜粋） 【文書作成関連機能】 ＜最新⽂書の参照／改訂履歴＞ 改版に伴う新旧⽂書の差替えを⾃動的に⾏い、常に最新⽂書だけを表⽰します。 ⽂書の改訂の過程で必要な情報を取り込み、改訂履歴を⾃動作成します。 ＜改訂・審査・承認の効率化＞ 審査・承認者には、⾃動的に処理依頼メールが届きます。処理者はメールから⽂書リンク( URLリンク )を開き 「承認」「否認」ボタンを押すだけで、次の審査・承認者へ処理が移ります。 ＜即時発⾏/自己承認機能＞ ワークフローをまわすことなく、⽂書・記録の発⾏が可能です。 ＜Copy/印刷許可設定＞ 機密度に応じてNotesでの印刷・コピー不可の制御が可能です。 ＜定期⾒直し案内メール機能＞ 絶対日を指定 or 分類情報に紐付けて定期⾒直し⽉を指定可能。 定めた絶対⽇、定期⾒直し⽉に⼊ったら指定された通知先に定期⾒直し案内メールを⾃動送付します。 ＜共通/個人用の文書・記録/経路/通知先テンプレート設定機能＞ 共通/個人用に事前登録した雛形を元に文書/記録を作成⽀援。経路情報/通知先をワンタッチで指定可能です。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 18 12.2 機能：⽂書管理機能詳細② 主要機能紹介（抜粋） 【ワークフロー関連／その他機能】 ＜３種類のワークフロータイプ＞ 直列、並列、動的の３種類で柔軟に対応可能です。( ※動的はプロジェクト文書DBのみ ) ＜未「審査・承認・改訂」防止機能＞ 審査・承認依頼/改訂開始/差戻し/発⾏⽇指定など指定⽇数設定により催促メールを⾃動送付します。 ＜読了機能＞ 通知先指定がある場合、⽂書公開時の⾃動通知メールを受領後、通知ユーザーによる読了機能を有効にすると 確かに確認した証跡を残すことができ、配付、及び、閲覧確認まで管理をすることが可能です。 ＜保管DB連携＞ ⽂書の分類情報により紐付けされた保管期限を持ち、保管期限切れ廃⽌⽂書を⾃動で移動可能です。 ＜掲示板連携＞ ⽂書の追加・変更・削除（新規発⾏、改訂、廃⽌）情報を掲⽰板（任意DB）に自動掲載可能です。 ＜ＤＢ管理者の運⽤を強⼒に⽀援＞ 例外的な⽂書補正などに対処可能なSuperUser機能があります。 指定発⾏⽇の⽂書⾃動発⾏（公開）や配付機能を夜間サーバー処理にて実⾏します。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 19 13．稼動環境・価格 [ 稼動環境 ] 最新バージョン Ver.9.1 サーバー： IBM Domino 8.5x , 9.0x クライアント： IBM Notes 8.5x , 9.0x Webブラウザ：Microsoft Internet Explorer 9.0x , 10.0x, 11.0x ※IBM Notes/Domino のバージョンが上記以外の場合でもご相談可能です。 [ お試し可能 ] ３０⽇間無料トライアル版あります。 https://isobrain.jiec.co.jp/ Homeより⇒製品情報 トライアル版DL [ 価格 ] ⽂書管理機能 標準パッケージ １サーバーライセンス費⽤：２００万円〜（税抜） ※サーバライセンス形態（クライアントライセンス不要） ※格納サーバー数に応じてライセンス価格が異なります。 ※製品保守の契約：初年度必須となります。 ※別途導入作業(管理者教育含)が必要となります。 ※追加サーバーライセンス、サーバー数無制限コーポレートライセンスもあります。 ※オプション：プロジェクト管理機能（別売） © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 20 14. おわりに お気軽にお問合せください。（＊アンケートにもご記入ください） ・個別にもっと詳しく聞きたい！デモを⾒たい！ ・いま使っているＤＢから乗換･移⾏できるの？ ・こんな機能はないの？ ・費用感を知りたい！ 展示ブースでお待ちしております。 ◆ご清聴ありがとうございました◆ お問合せ 株式会社JIEC 次世代サービス事業部開発部 ISOBRAIN担当 : 塩谷(しおたに) TEL： 03-5326-3900 製品窓口：[email protected] 製品サイト：http://isobrain.jiec.co.jp/ コーポレートサイト：http://www.jiec.co.jp *IBM、Lotus、Lotus Notes、Lotus DominoはInternational Business Machine Corporationの米国およびその他の国における商標です。 *ISOBRAINは株式会社JIECの登録商標です。 *その他、記載の会社名、製品名、サービス名は、それぞれの会社の商標、商標登録です。 © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 21 ※お客様からの声ご紹介 ・ワークフロー機能で意思決定までの審査日数が早まった。 ・Notes/Dominoのバージョンアップにしっかりキャッチアップしているので安心。 ・催促メールを自動で送付してくれる点が助かる。 ・⾃⼰承認・即時発⾏機能によりワークフローを回付せずに⽂書発⾏できる点。 ・自動で担当者に審査・承認依頼メールが送付される点。 ・最新版への差し替え機能（版管理）が⾃動でできる点 ・履歴管理・表⽰がわかりやすい点。 ・廃止文書を権限を持つユーザにだけ閲覧可能に制限できる点。 ・Webブラウザ操作もできる点。 ・追加機能の要望をしたら以降のバージョンに取り込んでくれた保守サービスに満⾜。 (お客様アンケートより抜粋) © 1996-2015 JIEC Co.,Ltd 22
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