Private秘書の詳しい資料はこちらから

Private 秘書サービスについて
Private 秘書サービスは、株式会社エクセスが独自に開発したメールサービスシステムです。
望まないにも関わらず一方的に送られてくる迷惑メールに対抗して、受け取りを希望する送信
者からのメールだけを自分のメールボックスで受け取る機能を提供します。
Private 秘書
サービス
知らない
人から
保留
ISP のメールサーバ
友達は OK
個人の
メールボックス
受信
受信
問合せ
確認
拒否・削除
ルールは簡単で、受信を許可したい人のアドレスを登録するだけです。メールの文章をチェッ
クする為のフレーズを登録したりする手間はありませんので、新たな手口の迷惑メールへの対応
も不要です。
Private 秘書機能の利用を開始するには、
1.システムへログイン
http:// mail.ドメイン名 / pr
例えば、[email protected] がメールアドレスなら、http://mail.xes.ne.jp/pr と入力します。
メールアドレスとパスワードを入力して
ログイン
をクリックします。
- 1/5 -
2.メニュー画面
①「全ての保留メールを表示」
チェックを外すと非選択の保留中メールが
表示されません
①
②
③
④
⑤
⑥
②「再表示」
ページが再表示されます
③「Web メール」
別画面で Web メールを起動します。
メールの送受信が Web 上で行えます。
④「受信可能設定」
受信を許可する送信者を登録します。
ドメイン、メールアドレス、件名で受信許可します。
⑤「オプション」
システムの動作内容を設定します。
⑥「セキュリティー」
メールボックスのパスワードを変更できます。
また、セキュリティーチケットを更新し、パスワード無しでアクセスする方法を提供します。
⑦
⑧ ⑨ ⑩
⑦「PV」
■:表示対象、□:全ての保留メールを表示がチェックオフの場合に表示が抑止されます。
⑧「R」:メールを受信
保留中のメールを受信します。メールの送信者を許可登録することが出来ます。
⑨「I」:問合せメール送信
送信者を許可するか判断する為に、メールの送信者へ問合せメールを送信します。送信者からの確
認メールは特別な方法で直接届きます。問合せメッセージは編集できます。
⑩「D」:メールを削除
保留中のメールを削除します。
送信者へ届く問合せメール
応答メッセージの入力画面
- 2/5 -
届いた確認メール
3.オプション
⑪
⑫
⑪「Private 秘書機能を有効にする」
いいえに設定すると、機能が解除されて全てのメール
が届くようになります。
⑬
⑭
⑫「許可されないメールの扱い」
保留時間⑭の経過後のメール処理を指定します。
⑮
【削除する】全て削除します
【表示分は問合せ、他は削除する】
⑯
⑦PV が■のメールは自動で問合せを実施し、
□のメールは削除します
⑰
【保留メール全てを問合せする】
保留中のメール全てに対して自動で問合せメールを送信する
⑬「保留時間」:メールを受信してから、⑫の判断を行うまでの保留時間
⑭「問合せの返答が届かずに、送信者を拒否するまでの時間」
問合せ中の保留メールを拒否扱いするまでの時間
⑮「問合わせメールの内容」
問合せメールに設定される文面の一部を変更できます。
問合せメールのイメージをクリックすると送信メールの内容を確認できます。
⑯「保留中メール一覧を更新する間隔」:保留中メール一覧画面を再表示する時間間隔
⑰「メールサーバでの SPAM メール除去」
メールサーバの持っているスパム除去機能を有効にます。
各機能は非常に強力ですが、送信者のサーバ公開方法によっては誤ってスパムとして扱われる場合
がありますので注意が必要です。スパムと判断されたメールを受信する為には、ドメイン又はメールアド
レスでの許可を登録して下さい。
・「ブラックリストに登録されているメールサーバからは受信しない」
インターネットで公開されているブラックリストに掲載されているサーバからのメールを拒否します。
・「DNS 登録されていないメールサーバからは受信しない」
DNS 上に公開されていないメールサーバからのメールを拒否します。逆引きチェックも行います。
・「実在しない送信者からのメールは受信しない」
送信メールサーバへ送信者の存在を問合せ、架空のメールアドレスからのメールを拒否します。
※ これらの機能はメールが許可された場合にチェックされます。
該当したメールは SPAM メールボックスに一時保存され、7日後に削除されます。
SPAM メールボックスのチェックは、③「WEB メール」より行えます
- 3/5 -
4.受信許可設定
メールの受取を許可する相手を登録します。
⑱「ドメインで許可」
⑱
受信を許可するドメインを登録します。
⑲
⑳
登録ドメインからメールが全て許可されます。
拒否することも出来ます。
⑲「アドレスで許可」
受信を許可するメールアドレスを登録します。
拒否することも出来ます。
アドレスのドメイン部分をクリックするとドメイン
で許可へ情報を変更することが出来ます。
⑳「件名内の文字で許可」
メーリングリストなど、不特定多数の人からのメールが届く場合に使用します。
文字列は日本を使用できませんので、タイトルが日本語だけのメーリングリストには使用できません。
各ルールの名前は日本を使用できます。
5.メール受信許可のルール
ドメインで許可
アドレスで許可
備考
−
許可
通常は、ISP ドメインのメールアド
特定のアドレスを許可したい
レスに使用します
特定のドメインを許可したい
許可
−
専用ドメインなどを使用して送ら
れて来るメールを全て許可した
い場合に使用します
ドメインを許可するが、特定
許可
拒否
特殊な場合です
特定のドメインを拒否したい
拒否
−
拒否の登録は効果が少ないです
特定のアドレスを拒否したい
−
拒否
拒否の登録は効果が少ないです
ドメインを拒否するが、特定
拒否
許可
特殊な場合です
のアドレスだけを拒否したい
のアドレスだけは許可したい
※ 拒否を選択すると問合せは行われず、メールは削除されます。
アドレスで許可が登録されている情報に、同一ドメインでドメインで許可を登録すると、アドレスで登録さ
れている許可情報は全て削除されます。(ドメイン単位での許可に集約される為、不要となります)
拒否についても同様の扱いになります。
⑲のアドレスのドメイン部分をクリックすると、アドレスでの許可をドメインでの許可へ簡単に移行するこ
とが出来ます。
- 4/5 -
ヒント!
(1)許可のルールは出来るだけシンプルに
専用ドメインのメールアドレスは、出来る限りドメインでの許可を推奨します。
ISP アドレス(・・・@yahoo.co.jp など)は必ずアドレスでの許可で登録して下さい。
(2)「メールサーバでの SPAM メール除去」を活用して下さい
ほとんどの迷惑メールは、メールサーバでの SPAM 除去を設定することで届かなくなります。
許可登録されているドメインとアドレスは、対象になりません。
(3)通常は許可の登録だけで大きな効果があります
迷惑メールの送信者はアドレスやドメインを絶えず変更してメールを送信してきます。
拒否を登録しても一回限りでヒットしなくなるのがほとんどです。
受け取りたくないメールは、保留画面で非表示にすることで直ぐに無視できます。
(4)メーリングリストからのメールを許可するにはメール件名内の文字で許可して下さい
日本語タイトルのメーリングリストは対象に出来ませんので注意が必要です。
メール許可の適用順序
1
件名内の文字で許可
⇒ 受信します
2
アドレスで許可
⇒ 受信します
3
アドレスで拒否
⇒ 拒否します・・・メールは削除されます
4
ドメインで許可
⇒ 受信します
5
ドメインで拒否
⇒ 拒否します・・・メールは削除されます
6
メールサーバでの SPAM 除去
⇒ SPAM メールボックスに一時保存後、削除されます
7
その他
⇒ 保留されます
保留されたメールの扱い
1
⑬「保留時間」に指定した時間の間メールが保存されます。
2
⑫「許可されないメールの扱い」の指定により、
【削除する】の場合は、その時点でメールは削除されます。
【表示分は問合せ、他は削除する】の場合は、
⑦PV が■のメール送信者に対して自動的に問合せメールが送信され、以外は削除されます。
【保留メール全てを問合せする】の場合は、
全てのメール送信者に対して自動的に問合せメールを送信します。
3
問合せを実施したメールは、⑭「問合せの返信が届かずに、送信者を拒否するまでの時間」に
指定した時間の間メールが保存された後に、メールは削除されます。
※ メールが保留されている間は、⑧「受信」、⑨「問合」、⑩「削除」が行えます。
- 5/5 -