COMPASS 春号

ツ ー ル 従業員を守る、会社を守る
紹介
﹁しまった! メール送信先を間違えた⋮﹂
人的ミスを減らす仕組みで従業員を守る!
﹁ああっ、しまった。すみま
せん⋮ ﹂ 青ざめた顔で従業員
がやってきた。見積書をメー
ルに添付して送信する際、誤っ
て別の会社に送ってしまった
という。必ずチェックするよ
うに指導しているが、忙しく、
﹁ついうっかり﹂となったのだ
ろう。
他にも、
﹁転送﹂するつもり
が﹁返信﹂してしまったとか、
大 勢 の 人 に﹁BCC﹂送 信 す
べきものを﹁To ﹂に入れて
アドレスを公開してしまった
な ど、メ ー ル の﹁し ま っ た﹂
は他人事ではない。
リューショ
ンズのメー
てもカバーする策を用意してお
る会社なら、万が一のミスが起き
アンコレクトメール︶である。
orrectMail﹂
︵ガ ー デ ィ
策システム﹁GUARDIAN C
ル誤送信対
き、従業員を厳しい立場に追い込
発 さ れ た の が、キ ヤ ノ ンITソ
こうした企業の要望に応えて開
定することがあるだろう。この際
誤送信の多くはメールの送信ボ
ではどんな仕組みで誤送信を防
だ社外に出ていないメール﹂を一
に、顧客宛てと社内宛てでメール
まないようにしたいものだ。
覧できる。メールを書いた時とは
の保留時間に差をつけ、社内に先
送信と到着の間に
チェックできれば⋮
ヒューマンエラーはゼロにする
違う視点で内容をチェックすれ
に届くようにする。
﹁時差﹂の間
保留されたメールの確認方式は
らい、問題があれば送信を中止す
ごうとしているのだろうか。
ことは不可能。従業員を大切にす
ば、誤りを発見しやすい。誤送信
に、メール内容をチェックしても
保留されたメールを
確認する
防止の基本フローといえるだろ
大きく三つある。
う。
るというものだ。見積書の送付、
チェックする時間を
タンを押した直後や、送信トレイ
に保管されたメールを見て気づく
ものだ。つまり、送信直後にもう
一度別の観点でチェックできれ
ば、ミスの発見確率は高くなる。
そこで、本製品では送信したメー
ルを5分、 分など指定した時間
だけサーバーに保留し、チェック
タイムを設けられるようにした。
と 良 い。この ほ か、
﹁添 付 フ ァ イ
ルのあるメールは重要度高﹂
﹁条
件に当てはまるアドレスを含む
メールは保留する﹂など誤送信防
止につながる判定ルールを設定し
たり、グループやユーザー単位で
ルールを定めることが可能だ。
を導入できる。相談相手は、実は
プで情報セキュリティ対策ツール
人﹂に一声掛ければ、ワンストッ
顔見知りの﹁いつものキヤノンの
えている。コピーや複合機などで
いセキュリティ対策を各種取り揃
メール対策など、会社に欠かせな
はもとより、ウイルス対策、迷惑
では、メール誤送信対策システム
キヤノンITソリューションズ
添付ファイルの問題
保 留したメールを上司が確認し、
許可か削除のいずれかを指定でき
る。
メールの送信ルールを決め
運用を定着させる
取れると良い
・敬称を付け忘れた
・件名と本文の内容が違った
メール誤送信対策システム
図1 どの会社にもあるメール誤送信例
三 つ め は﹁上 長 に よ る 査 閲﹂
。
「いつものキヤノン」にご相談を!
これらは、メールの重要度や社
キヤノンITソリューションズでは、企業ニーズ、ネットワーク形態、規模に応じたセキュ
リティ対策製品・サービスをラインナップ!
内容の問題
情報セキュリティ
どうした?
二つめは﹁社内の同報者による
●グループ単位での設定や各種ルール設定も
●価格 50ユーザー版 18万3,750円
(税込)
(年間保守料金2万7,562.5円
(税込)
)
※ASP対応も予定
送信先の問題
身近なところにいるのである。
電話:03-5730-7123
B社様
それ
対策できますよ!
なんと…
なに?
お宅でできるの?
内の業務フローに応じ選択する
URL:http://canon-its.jp/
A社様
見積書
な∼んだ
セキュリティ
いろいろ相談
できるのか
…
上長にメールの内容を見てもらい、
OKとなった場合のみ送信する。不
可の場合、削除作業も行える
10
セキュリティソリューション事業部
C A
D B
あ あの…
見積り書
相手先を
まちがえて
送信して
しまいました
必要なものを
ご提供しますよ!
上司の査閲
ARDIAN
Correc tM
送信したメールを一定時間保留可能。保
留されているメールを専用画面からチェッ
クし、問題があれば送信を中止すること
ができる(メールソフトの「送信トレイ」
に残っていても、送信を中止すれば相手
には送られない)
。
顧客へのサポート対応などの際に
1 本人の確認
発見﹂
。顧客にメールを送信する
●誤送信チェックの方法
a il﹂には従業員ごとに専用画
誤は送らないので戻る
10
2010.春号
2010.春号
11
OK!
は特に有効だろう。
社 外
際﹁CC﹂欄に社内メンバーを指
誤
面が設けられ、
﹁送信したが、ま
通常
・転送のはずが返信してしまい、
社内向けのメール
を顧客へ送信
・BCCのはずがCC、
Toにしてしまいメールアドレス
が流出
・顧客の名前を間違えた 顧客に届くまでに
東京都港区三田3-11-28
どうにもならない
しな…
こんにちは。
キヤノン
グループです
宛て先となる人への送信は15分後、CCに入れた
社内メンバーには5分後というように保留時間の時
差をつけられる。この間に社内メンバーのチェックを
経てミスを発見してもらうことが可能
送信
誤
この間に本人または
社内の人がチェック
する
時間
3
グループメンバーの確認
2
保留
対策
※サーバーにインストールする
ソフトウェア製品
社 外
・社外秘ファイルを送信してしまった
・添付ファイルを間違えた
・大きいサイズのファイルを添付してしまった
お問い合せ先
キヤノンITソリューションズ株式会社
しかたない
私が謝るよ
「メールの誤送信」
インターネットの
セキュリティ ①
第一は﹁自己チェック﹂
。
﹁GU
図2 「 」でメールの誤送信対策を!