close

Enter

Log in using OpenID

2. - sektora.net

embedDownload
Resmi & İş Yazılarında
ETKİLİ YAZIŞMA
TEKNİKLERİ
KURUMİÇİ İLETİŞİM
Yönetim
Kademesine
Göre
İLETİŞİM AĞI
Departmanına
Göre
Kurum İçi İletişimin Amacı ve Önemi
Kurum içi iletişimin amaçları;
Yönetim ve çalışanlar arasında karşılıklı güven ortamı oluşturmak,
Kurum içinde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay iletişimi
gerçekleştirmek,
Tüm çalışanların kuruma katkılarını en üst düzeye çıkartmak ve
iş tatmini sağlamak,
Çalışanlara iş güvencesi vermek, bu konudaki kuşkuları ortadan
kaldırmak,
Kurum içinde yaratıcılığı ödüllendiren iş ortamı oluşturmak,
Kurumun başarısıyla, çalışanların beklentilerini bütünleştirmek,
Tüm çalışanların kurumun geleceği konusunda iyimser olmasını
sağlamak,
Çalışanları kurumun bir parçası durumuna getirmektir.
Kurum içi iletişim, çalışanları ve kurumun birimlerini birbirine
bağlayan bir eşgüdüleme aracıdır. Kurum içi iletişim sayesinde
çalışanlar ve birimler hem uyumlu ve hem de eşgüdümlü
çalışabilirler.
Kurumda faaliyetlerin sürdürülmesi, sorunların
çözülmesi ve yaratıcı gücün oluşturulması kurum içi iletişimle
gerçekleşebilir
Kurum içinde kurulan etkili iletişim, örgütün yapısını,
kültürünü, çalışanlar arasındaki ilişkileri, teknoloji
kullanımını, raporlama ve yetki akışını ile birlikte
çalışanların davranışlarını ve dolayısıyla
performanslarını da etkilemektedir.
Çünkü yöneticiler, planlama, örgütleme, yürütme,
kontrol gibi yönetim fonksiyonlarını iletişimle
gerçekleştirmekte ve işi çalışanlarıyla yapmaktadır.
Bu süreçte çalışanlarla kurulan iletişimin kalitesi,
performans üzerinde de etkilidir.
Tam ve geçerli nitelikteki etkili ve açık iletişim, her
zaman daha iyi bir performansı beraberinde
getirmektedir
Kurum içinde iyi düzenlenmiş bir iletişim ağı, işgörenler için
motive edici bir özelliğe sahiptir.
Kurum ile ilgili konularda bilgi sahibi olmak, üstleriyle işlerini
ilgilendiren konularda özgürce tartışabilmek, öneriler
iletebilmek çalışanlarda kendilerine değer verildiği inancını
yükseltir.
Kendilerine olan güven ve saygılarını
arttırır, örgüt amaçlarını benimsemelerini ve çabalarını bu
yolda harcamalarını sağlar.
Kurum içi iletişimin bir amacı da, bilginin sistematik bir
şekilde paylaşılmasıdır.
Gerçekte bilgi, ürün satışları, müşteriye ilişkin veya işlerin
nasıl yapıldığı ile ilgili olsun, tüm örgütsel faaliyetlerin
temelidir.
En önemli bilgi, çalışanlara amaç ve yön duygusu veren
örgütsel amaçlarla ilgilidir. İletişimde bilgi paylaşımının bir
diğer işlevide, çalışanlara spesifik görevlerle ilgili bilginin
sağlanmasıdır
İletişimi, en genel şekli ile;
I. BİÇİMSEL (FORMEL) VE
II. BİÇİMSEL OLMAYAN (ENFORMEL)
iletişim olarak iki gruba ayırmak mümkündür.
ARAMA MOTORUNDAN
ARAŞTIR
Biçimsel (Formel) İletişim Kanalları
Kurumlarda iletişim denildiğinde birçok kişinin
düşündüğü, biçimsel iletişimdir.
Biçimsel iletişim, örgütteki her türlü resmi bildirileri,
talimatları, raporlama biçimlerini kapsar.
Kurumdaki hiyerarşik yetki yapısıyla ilgili olan biçimsel
iletişim sistemi, örgüt içindeki ve örgütle çevresi
arasındaki bilgi akımını sağlayan kanalları gösterir.
Biçimsel iletişime bağlı bir şekilde ast ve üstler
arasındaki ilişki işlerlik kazanır
Biçimsel iletişim kanalları,
i.
ii.
iii.
iv.
YATAY,
DİKEY,
ÇAPRAZ ,
VE ÇOK YÖNLÜ İLETİŞİM
Başlıkları altında açıklanacaktır.
YATAY İLETİŞİM
Yatay ilişkiler, aynı kademedeki yöneticilerin ortaklaşa
bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan, diğer
bir anlatımla, üst kademenin emrine gerek kalmadan
karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda
işbirliği yapmaları halinde bu yöneticiler arasında
meydana gelen ilişkilerdir.
Kurumdaki belirli bir bölüm yöneticisinin, bir üstteki
amirine danışmaksızın, diğer bölümdeki kişilerle
doğrudan iletişime geçebilmesi önemli bir zaman
kazancı sağlamaktadır.
DİKEY İLETİŞİM
Yöneticiler ve astlar arasında kurulan iletişimi içeren dikey
iletişim, örgütün hiyerarşik düzeninde, üst kademelerle alt
kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlamaktadır
A. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim
B. Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim
Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim
Aşağıya doğru iletişim dört yöntemden birisi veya bazıları
kullanılarak gerçekleştirilir.
Bu yöntemler şunlardır:
1. Sözel (yüz yüze, telefonla vb.)
2. Yazılı (mektuplar, duyurular vb.)
3. Sözel ve yazılı (toplantılar, yazılı raporları sunulup
tartışılması vb.)
4. Görsel (broşürler, afişler vb.) iletişim
Aşağıya doğru iletişim çok kullanılırsa aşırı bilgi yüklemesine
neden olabilir.
Aşırı bilgi yüklemesinin de stres, korku (endişe) ve düşük
verimliliğe neden olduğu bilinmektedir.
Aşağıya doğru iletişimde kritik öğe, doğru mesajı, doğru kişiye
uygun içerikle, doğru zamanda gönderebilme yeteneğidir
UYGULAMA
Bu Nedir ?
Aşağı doğru iletişimde sıklıkla karşılaşılan sorun,
yöneticilerin gönderdikleri mesajı alt kademedeki
bireylerin doğru anladıklarını sanmalarıdır.
Oysaki zaman zaman yönetim tarafından iletilen mesajlar
alt kademelerde yanlış anlaşılabilmekte ve bunun
sonucunda istenmeyen durumlar ortaya çıkabilmektedir.
Yönetimin çalışanlara iletecekleri mesajlar, her kademe
tarafından anlaşılacak şekilde açık ve net olmalıdır.
Bununda en önemli yolu EMPATİ dir.
UYGULAMA
“ 1 ÇOCUK “
Aşağıya doğru iletişimin 5 tane ana
amacı vardır:
1. İş talimatları hakkında özel görevlendirmeler vermek
2. Örgütsel prosedürler ve uygulamalar hakkında bilgi
vermek
3. Yapılan işin mantıksal temeline dair bilgi sağlamak
4. Astlara performansları hakkında bilgi vermek
5. Şirket amaçlarının astlara aşılanmasını
kolaylaştıracak ideolojik bilgi sağlanması
Aşağıdakilere doğru ilerleyen iletişim sürecinde iki türlü
oluşum vardır:
1. Mesajların Sertleşmesi: Aşağıya doğru iletişimin
ilerlediği her kademede, mesajın belli kısımları
abartılarak söylendiği için mesaj giderek sertleşir.
2. Mesajın Yeniden Düzenlenmesi: Aşağıya doğru iletişimin
ilerlediği her kademede, mesajın belli kısımları ön plana
çıkartılarak diğer detaylar atlandığı için mesaj yeniden
düzenlenmiş olur.
Aşağıya doğru iletişimdeki bu çarpıtmaların ortaya çıkmasının
nedenleri şu şekildedir:
1. İnsanların aşağıya doğru iletilen mesaja beklentilerine göre
anlamlar katmaları ve mesajı iletmek istedikleri şekilde aşağıya
iletmeleri.
2. Belli sonuçları olan önceki mesajlarla yeni gelen mesajların
ilişkilendirilmesi ve aynı anlama sahip olduklarının
düşünülmesi.
3. İletişim zincirinde mesajı iletmekle sorumlu her kişinin;
mesajdaki önemli noktalara , detaylandırmalara ve kısa
tutulacak iletilerin belirlenmesine karar verebilecek
konumda olması.
4. Kaynağından belirsiz bir şekilde çıkmış mesajların,
mesajı ileten kişiler tarafından anlamlandırılması .
Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim
Yöneticiler genellikle aşağıdan yukarıya doğru iletişimin
aşağıdaki konularda olması gerektiği görüşündedir
Astların çalışmalarındaki gelişme ve başarı ile gelecekteki
çalışma planları ile ilgili bilgi,
Astların kurumun yapısı, amaçları ve diğer iş görenlerle ilgili
düşüncelerine ait bilgi,
Astların çözümleyemedikleri örgütsel sorunların üst
kademelere iletilmesidir.
ÇAPRAZ İLETİŞİM
Bazı olağanüstü durumlarda, bir yönetici kendi bölümü
dışında çalışan diğer iş görenlerle doğrudan doğruya ilişki
kurulabilir. Örneğin, bir kaza ya da yangın durumunda
fabrikanın güvenlik işleriyle sorumlu müdür
yardımcılarından biri, tüm iş görenlere basamaksal kanalları
kullanmaksızın doğrudan doğruya emir verebilir. İşte bu
durumda çapraz iletişim söz konusu olmaktadır. Karmaşık
ve çoğu kez uzun olan dikey kanalların sakıncalarını
giderme ve olağanüstü durumlarda zaman kazanma,
olanağı vermesi bakımından önem taşımaktadır
Çapraz iletişim dikey hiyerarşiyi aşarak hareket zamanını
kısaltması yönünden iyidir çünkü hiyerarşik sisteme bağlı bir
organizasyon bilginin etkili ve doğru bir şekilde transferini
engelleyebilir. Fakat bu çapraz iletişimin her zaman yararlı
olduğu anlamına gelmez.
Çünkü iletişimi sağlayan formal yollar terk edildiği
zamanlarda gerçekleşen astların haddini aşan davranışları,
üstlerin bilgisi dahilinde olmayan davranışlar sergilemeleri
veya kararlar almaları, çapraz iletişimin organizasyonlarda
çatışmalara yol açmasına neden olabilir.
Yöneticinin başka bir bölümde bulunan işgörenlere emir
vermesi şekline dönüşürse ya da gereksiz yere kullanılırsa,
örgütsel düzen yerini örgütsel düzensizliğe bırakabilir.
Bu nedenlerle, örgütlerde zorunlu olmadıkça, ilke olarak
çapraz iletişime gitmekten kaçınmak gerekmektedir
Çok Yönlü ve Açık İletişim
Örgütlerde, iletilerin kurumsal yapı içerisinde, zirveden
tabana, tabandan zirveye, çok yönlü kanallarla,
serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışına açık iletişim
denilmektedir.
Çağdaş örgütlerin açık sistemler olarak gelişmesi,
iletişimin önündeki her tür engelin ortadan
kaldırılmasını gerekli kılmaktadır.
Bu gerekliliğin sonucunda açık ve çok yönlü iletişim
doğmaktadır.
“ Çalışanları yöneticileri tarafından yetişkin olarak
nitelendirmek ve yerine zamanına uygun ve ayrıntılı
emirler almak beklentisindedirler. “
Çalışanların hem kendilerine hem de örgüte olan güvenleri
artar,
Çalışanların örgütsel amaçlar doğrultusunda güdülenmeleri
artar,
Üst yönetimin saygınlığı ve otoritesi artar,
Örgütte öneri ve sorun çözme yeteneği gelişir,
Çalışanların örgütsel bağlılık düzeyleri gelişir,
Örgütte demokratik yönetim kültürü gelişir.
Biçimsel Olmayan (Enformel) İletişim Kanalları
Doğal iletişim olarak da adlandırılan biçimsel olmayan iletişim,
örgütün önceden belirlenmiş kanallarından geçmeyen, belirli
bir plan içinde gerçekleşmeyen, çalışanlar arasında
kendiliğinden oluşan iletişimdir ve formel iletişimi zaman
zaman destekleyerek örgüt amaçlarına hizmet eden yararlar
sağlar.
Hatta günümüzde bazı firmaların üst yönetimi iletişimin psikososyal bir ihtiyaç olduğundan hareketle örgüt içinde çabuk
yayılmasını istedikleri mesajlar ve duyurular için bu iletişim
kanalını tercih etmektedir.
Kurum İçi İletişimin Bozucu Engelleri
Kültürel farklılıklar: Aynı kültürde bulunan insanların iletişim
kurmaları farklı kültürden insanların iletişim kurmalarına göre
daha kolaydır. Örneğin çok uluslu şirketlerde çalışanların dil
farklılıkları buna örnek verilebilir.
Geri besleme olmayışı veya yetersiz geri besleme: Geri
bildirim alıcının mesajı anladığı ve yeni bir kaynak durumuna
geçtiğinin ve iletişimin sağlıklı işlediğinin göstergesidir.
Statü farkı: Farklı kademelerde ve statülerdeki çalışanların
algılama biçimleri iletişimin engeli olabilmektedir.
Mesaj alıcının motivasyon ve ilgi eksikliği: İletişimde
göndericinin olduğu kadar alıcının da istekli davranması
gereklidir.
Fazla bilgi yüklemesi: Alıcıya algılayabileceğinden daha
fazla bilgi içeren mesaj gönderilmesi önemli bir iletişim
engelidir.
Elektronik iletişimden kaynaklanan sorunlar: Kurum
bünyesinde bulunan ileri teknolojilerin yeterince
bilinmemesi başka bir iletişim engelidir.
Fiziksel koşullar: İletişim kanalını engelleyen çevre
koşullarıyla ilgili olumsuzluklar iletişimi
engelleyebilmektedir.
 Söz konusu engellerin ortadan kaldırılması için yöneticilerin
yapmaları gerekenler şunlardır.
 Mevcut durum denetlenmelidir,
Üst yönetimdeki yöneticilerin insanlara karşı olan felsefesini
yeniden gözden geçirmek için zaman ayrılmalıdır,
 Hangi davranışların değiştirileceğine karar verilmeli, bunların
dışında insanlarla iletişim konusunda kendini değiştirerek
yeniliklere açık olunmalı ve risk almaktan korkulmamalıdır,
Kurum kültürünü ölçmek için özel ölçekler yaratılmalı,
Çalışanların hangi tür konularda kararlara katılıp
katılmayacakları belirlenmeli, bu doğrultuda çalışanlar
gruplara ayrılmalı, bu ayrım yapılırken
açık olunmalıdır.
Yapılan her şey çalışanlarla paylaşılmalı, herkesin fikrine
değer verilmeli ve onların fikirlerinden yararlanılmalıdır.
İLETİŞİMİN KURUMLAR İÇİN FONKSİYONLARI
I.
II.
III.
IV.
Bilgi Sağlama Fonksiyonu
Motivasyon Sağlama Fonksiyonu
Emek Kontrolü ve Koordinasyonu Fonksiyonu
Duygu ve Düşüncelerin İfade Edilmesi Fonksiyonu
KURUMSAL İLETİŞİM BİÇİMLERİ
YAZILI İLETİŞİM BİÇİMLERİ
1.
2.
3.
4.
5.
İşletme Gazetesi
Broşür ve El Kitapları
Afiş, İlan Tahtası, Bültenler
Yazılı Raporlar
Faks ve Elektronik Posta
SÖZLÜ İLETİŞİM BİÇİMLERİ
1. Konferans ve Seminerler
2. Görüşme ve Toplantılar
3. Görsel-İşitsel İletişim Biçimleri
ARAMA MOTORUNDAN
ARAŞTIR
ELEKTRONİK İLETİŞİM ARAÇLARI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
E-Posta
Faks
Telefon(GSM)
İnternet
İntranet
Extranet
Videokonferans
Anında Mesajlaşma
ELEKTRONİK POSTA
Elektronik posta, kullanıcıların sanal ortamda yazdıkları
ve birbirlerine gönderdikleri iletilere verilen addır.
Bilgisayarın iletişim üzerindeki etkisi hem iyi hem de kötü
yönde olabilir.
E-posta ile iletişimin en büyük avantajı hızlı olmasıdır. Ayrıca
e-posta mesajın aynı anda birçok kişiye gönderilebilmesine
olanak sağlamaktadır.
Mesajın bilgisayarda saklanıp ihtiyaç duyulduğu zamanlarda
kullanılabilmesi e-postanın arşivleme açısından önemli bir
avantajıdır. Bunlara ek olarak, e-postanın en önemli
avantajlarından biri de, değişikliklerin anında gereken kişilere
iletilmesidir.
Buna karşılık olarak, e-postanın en büyük dezavantajı geri
iletişimin yüzyüze ve telefonla yapılan iletişimden daha yavaş
olması ve iletişim kurulan kişiyle yüzyüze iletişimin en önemli
özelliklerinden olan alıcıyı görme şansına sahip
olunmamasıdır.
E-posta kullanımı yüksek derecede yanlış anlaşılmaya yol
açabilir bunun sonucu olarak istenilen amaca ulaşmada
hatalar, yanlışlıklar ve zorluklar meydana gelebilir.
Ayrıca e-postanın devreye girmesinden sonra personelden
yöneticilere günde 50–60 elektronik mesajın ulaştığını
varsayarsak, yönetici o gün mesajları okumaktan başka hiçbir
iş yapamayacak ve belki de bu mesajların büyük bir bölümü
yöneticinin anlayamayacağı bir biçimde yöneticiye
ulaşacaktır.
Elektronik posta ile haberleşme, müşteri ve tedarikçilerin yanı
sıra işletme içi haberleşmenin de hızlı, kolay ve ucuz bir
yoludur.
Elektronik posta, iletişimin hızını artırmakta, kağıt kullanımını
önlediği için tasarruf sağlamakta ve telefonla sağlanan
iletişimin hata düzeyini azaltarak verimli iletişim aracı olarak
dikkat çekmektedir.
Aynı zamanda, Elektronik posta kullanımıyla örgütün
müşterilerine yönelik çok güçlü bir pazarlama ağı kurmasının
sağlandığı da bilinmektedir.
Bu noktada modern pazarlamacılık anlayışı çerçevesinde,
Elektronik posta önemli bir araç olarak kullanılmaktadır.
Elektronik posta haberleşmesi, özellikle çok uluslu şirketler
gibi farklı coğrafi birimlerde faaliyet gösteren işletmelere
önemli tasarruflar kazandırmaktadır.
Elektronik posta ile gerçekleştirilen iletişimde en önemli nokta
mesajın gönderen ve alan kişiler arasında anlaşılabilir olmasıdı
Dolayısıyla iletişimin daha doğru bir şekilde kurulabilmesi
açısından kişinin elektronik posta bileşenleri hakkında bilgi
sahibi olması ve yetkin bir şekilde kullanabilmesi gereklidir.
E-posta Yazılırken
Yapılmaması Gerekenler
Yazım Hatalarının Kontrol Edilmemesi
Genellikle kişiler e-postayı yazdıktan sonra yazım hatalarını
denetlemeden gönderirler.
Eğer metinde yazım hataları var ise konu hakkında yanlış
anlaşılmalar meydana gelebilir.
Yazılan metinde yazım hataları var ise bunların kontrol edilmesi
ve ekte dosya gönderiliyor ise bu dosyanın gözden geçirilmesi
olası yanlışları düzeltecektir.
Böylelikle iletişim daha sağlıklı bir şekilde sağlanmış olacaktır.
İmla Hatalarına Göre Değerlendirme
Aşağıda en çok yapılan hataları gözden geçirelim ;
I.
Büyük küçük harf kullanımı
II. Bağlaç ve ek yazımının doğru kullanımı –ki , - de kullanımı
III. -mi soru ekinin doğru kullanımı ,
Değerlendirelim …
Kişiler arasında e-posta yazışmaları üzerinde yapılan
araştırmada yapılan hat oranları aşağıdadır ;
Büyük Harf Kullanımı : 143 hata
Küçük Harf Kullanımı : 85 hata
Birleşik Kelimeleri Yazımı : 31 hata
-de Eki Ve Bağlacıyla İlgili : 137 hata
-ki Eki Ve Bağlacıyla İlgili : 27 hata
-mi Soru Ekinin Yazımı İle İlgili : 32 hata
“ki” eki ile “ki” bağlacının yazımı:
Türkçede üç çeşit “ki” vardır.
1. Bağlaç olan ki ayrı yazılır:
demek ki, kaldı ki, bilmem ki, olmaz ki, diyorlar ki.
2. İlgi olan ki bitişik yazılır ve adları sıfatlaştırır.
Örnek: geceki gürültü, akşamki film.
3. İlgi zamiri olan ki bitişik yazılır. Ard arda gelen ve
tamlananları aynı sözcük olan tamlamaların ikincisindeki
tamlamanın yerine kullanılır.
Örnek: “Sizin eviniz genişbizim evimiz (bizimki) dar.”
Ki bağlacı bazı örneklerde kalıplaşmış olduğu için bitişik
yazılır:
Belki, Çünkü, Halbuki, Mademki, Meğerki, Oysaki, Sanki.
Soru eki mı, mi, mü’nün yazılışı:
Bu ek ayrı yazılır ve kendisinden önceki sözcüğün son ünlüsüne
bağlı olarak ünlü uyumlarına uyar: Kaldı mı? Sen de mi geldin?
Olur mu? İnsanlık öldü mü? Hasta mı? Bu eke bitişik yazılan
ekler, mi ekinden sonra gelenlerdir: Gelir misiniz? Anlıyor
musun? Çocuk muyum? Güler misin, ağlar mısın?
Bu ek sorudan başka görevlerde kullanıldığında da ayrı yazılır:
Tatlı mı tatlı bir dil (pekiştirme),
sözünden döner mi döner(olasılığı pekiştirme),
karanlık bastı mı gelirsin (bağlaç), güzel mi güzel!
“de”, “da” eklerinin yazılışları aşağıda
belirtilmiştir :
• “de” eki ile “de” bağlacının yazımı: Bu konuda en pratik
yöntem şudur: Cümlenin anlamı “de”
okunmadan da bozulmazsa ayrı yazılır”. Örnek:
• “Bu hava yola çıkılmaz” demeyiz, “Bu havada yola çıkılmaz”
deriz. Burada “de”yi
bitişik yazarız. Bağlaç olan “da, de” ayrı yazılır, yazarken de
kendisinden önceki
sözcüğün son ünlüsüne bağlı olarak ünlü uyumlarına uyulur.
• Da, de bağlacı cümlelere değişik anlamlar katar: O kitabı ben
de okudum. (Başkaları gibi) Ben o kitabı da okudum
(Benzerleri gibi)
Da, de bağlacı kendisinden önceki sözcükten kesme ile
ayrılmaz:
Ayşe de geldi (Ayşe’de geldi şeklinde yazılmaz)
• Ya sözüyle birlikte kullanılan da mutlaka ayrı yazılır: ya da.
Aşağıdaki cümlelerde “ki” hangi
görevlerdedir?
Kimselerin vakti yok ki durup ince şeyleri anlamaya.
O kadar çok çalıştı ki
Dünkü kardan yoldaki araçlar etkilendi.
Akşamki film “Dedemin İnsanları”ydı.
Caddede ışıklar yanıyor, sokağınki sönmüş.
Aslı’nın elbisesi güzel, seninki olmamış.
E-posta Yazarken
Yapılması Gerekenler
1. Anlamlı bir konu başlığı yazmak
2. Mesajın okunabilir ve dikkat çekici olması
3. Mesajın amacının belirlenmesi
4. Eklemelerden kaçınmak
5. Göndericinin açıkça kendini tanıtması
6. Kibar olmak
7. Göndermeden önce kontrol etmek
8. E-postayı kişisel olarak varsaymamak
9. Resmi ve gayri resmi e-postaları birbirinden ayırt edebilmek
10. E-postayı anında cevaplayabilmek
11. Acil e-postalarda uyarı yazısı yazılması
12. Gereksiz e-posta adreslerinin engellenmesi
1. Anlamlı bir konu başlığı yazmak
Elektronik posta alıcıları konu başlığını gözden geçirerek
gönderilmiş olan elektronik postayı açmaya, başkalarına
yollamaya, saklamaya ya da silmeye karar verirler.
Bu yüzden unutulmaması gerekilen nokta gönderilen
mesajların sadece tek bir alıcının elektronik posta kutusunda
olmadığıdır.
Elektronik postanın amacı, ya da son dakika bir randevu
değişikliği ya da yapılmış olan iş ile ilgili bir gelişme olabilir.
Mesajı açıp okuyana kadar bu konu hakkında bilgiye ulaşmak
imkansızdır, bu tip durumlarda konu başlığını konuya uygun
bir biçimde verilmesi, alıcıya kolaylık sağlar.
2.Mesajın okunabilir ve dikkat çekici olması
Genelde e-posta alıcıları uzun mesajların hepsini okumak
yerine bir bölümünü okuyarak, yazının tamamı hakkında bilgi
sahibi olmak isteyip ardından, hemen bu konuya kendi
görüşlerini eklemek için cevapla tuşuna basmayı tercih
ediyorlar.
Bu yüzden e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken nokta;
yazılanların okunaklı, alıcıya hitap eden ve dikkat çekici
olmasıdır. Dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta ise,
e-postanın birbirinden farklı birkaç mesaj içermesi
durumunda, bu mesajların numaralandırılmasıdır.
Bu işlemin yapılmasındaki amaç ise alıcıların okudukları
bölümle ilgili cevaplarında, bir karışıklık yaşanmasını
önlemektir.
3.Mesajın amacının belirlenmesi
E-posta yazmaya başlamadan önce e-postanın taşıyacağı
mesajın neden düzenlendiği iyi irdelenmelidir.
Düzenlenen mesajın haber vermek maksatlı mı yoksa
harekete geçirmeye yönelik mi olduğu önemli bir unsurdur.
Çünkü mesajın niteliğine göre e-posta düzenlemesi
yapılmalıdır.
Ayrıca mesajın etkinliği açısından gönderimde
e-posta kullanılıp kullanılmayacağı kararı da bu irdelemeyle
verilir.
4.Eklemelerden kaçınmak
Eklemek istenilen bilgiler mümkün olduğunca elektronik
postanın içeriği içinde yer almalıdır.
Çünkü yapılan her ekleme virüs taşıma olasılığını arttırmakla
beraber, yüklemek ve indirmek için zaman kaybına yol
açmaktadır.
Bu yüzden bilgileri dosya halinde eklemek yerine, bu bilgilere
elektronik posta içinde yer verilmesi önerilmektedir.
Eğer ekleme yapılacaksa da eklenen dosyanın büyüklüğüne
dikkat edilmelidir.
5.Göndericinin açıkça kendini tanıtması
Gönderici elektronik postanın yollandığı kişi ya da kişilerle
yakın bir ilişkide değilse, mesajın ilk cümleleri içinde kendini
ifade eden bilgileri girmelidir.
Bunun sebebi mesajı alan kişinin sizin kim olduğunuzu ya da
mesajın nereden geldiğini anlaması ile birlikte mesajın
içeriğiyle daha çok ilgilenmesinin sağlanmasıdır.
6.Kibar olmak
Mesaj yazılırken ruh haline çok önem verilmelidir. Genellikle
bir anlık sinir ya da stresle yazılan mesajlar istenmeyen
sonuçlar doğurabilir.
Bu tür olayların yaşanmaması için mesajı yazan kişi eğer o
anda herhangi bir sebepten dolayı çok kızgın, sinirli veya
kendini iyi hissetmiyor ise bir süre sakinleşmek için beklemeli
ve kendini iyi hissettiğinde tekrardan baştan başlamalıdır.
Çünkü gönderici alıcı karşısında olmadığında kendisini çok
daha rahat hissedecektir ve tepkisinin dozajını kaçırabilme
riski vardır.
7.Göndermeden önce kontrol etmek
Bilgisayarların otomatik düzeltme programları olmasına
rağmen, bu programlar sadece çok açıkça görülen yanlışları
düzeltmek içindir.
Fakat e-postanın bir üst mevki ya da çoğul kişilere yollanması
durumunda e-postada yapılan küçük yanlışlar bile çok büyük
sonuçlar doğurabileceğinden, önlem amaçlı olarak son
kontrolün yapılması önerilmektedir.
Yapılacak küçük kontroller, büyük yanlış anlaşılmaları
önleyecektir.
Dolayısıyla kontrol; hangi konuyla ilgiliyse o konunun daha iyi
anlaşılmasını ve aksaklıklara yol açmamasına sebep olacaktır.
8.E-postayı kişisel olarak varsaymamak
E-posta sistemleri her ne kadar şifrelerle daha güvenli hale
getirilmek istenilse de, yazılan ve saklanan bilgilere herkesin
ulaşabileceğini düşünerek hareket edilmelidir.
Özellikle kurum ortamında, üst yöneticilerin istedikleri epostaya ulaşma olanakları göz önüne alınırsa bunun ne kadar
büyük sonuçlar doğurabileceği göz ardı edilmemelidir.
ARAMA MOTORUNDAN
ARAŞTIR
9.Resmi ve gayri resmi e-postaları birbirinden
ayırt edebilmek
Mesajın kime yollanacağı, e-posta yollanırken dikkat edilmesi
gereken en önemli noktalardan biridir.
Çünkü e-posta yazılırken, gönderilecek kişiye uygun dil ve
anlatım biçimleri kullanılmasına özen gösterilmelidir. Sonuç
olarak e-postanın yazıldığı kişi veya kurum, kullanılan dilin
resmi ya da gayri resmi olmasına dikkat edilmesini
gerektirecektir.
10.E-postayı anında cevaplayabilmek
E-postayı gönderen kişiye karşı daha profesyonel ya da en
azından daha nazik görünebilmek için, anında cevap
verebilmenin önemi çok büyüktür.
Özellikle karşı tarafın yani mesajı gönderen kişinin yapacağı iş,
göndericinin cevabına bağlı ise mümkün olan en kısa zamanda
e-postanın cevaplanması karşılıklı zaman kaybını önleyecektir.
11.Acil e-postalarda uyarı yazısı yazılması
Karşı tarafa mutlak ulaşması gereken e-postalarda mesajın
sonuna, e-posta alındığında teyit edilmesinin gerektiğine dair
bir not düşülmelidir.
Bu not olası sistem aksaklıklarına karşı iletişim kopukluğu
oluşmasını önleyecektir.
12.Gereksiz e-posta adreslerinin engellenmesi
E-posta yazılımlarının çoğunda e-posta engelleme seçeneği
vardır. Bu seçenek sayesinde birey kendisine e-posta
göndermesini istemediği adresleri otomatik engeller ve posta
kutusunun bu e-postalarla dolmasını engellemiş olur.
Elektronik Posta Kullanımının
Tavsiye Edilmediği Durumlar
1. Gizlilik içeren, özel veya riske atılamayacak bir mesajın söz
konusu olması
2. Uzun bir soru listesine cevap alınması gereken durumlar
3. Kötü veya olumsuz bir haberin verildiği mesajlar
4. Hızlı veya anında yanıt alınması gereken durumlar
5. Aynı anda birden fazla kişiyle değerlendirilmesi gereken
konular
6. Yazım ve içerik anlamında yetersiz mesajlar
7. Mesajın yanlış anlaşılma ihtimalinin olduğu durumlar
Elektronik Posta
Kullanımının Tavsiye
Edildiği Durumlar
Elektronik posta kullanımının tavsiye edildiği durumlar da
sözkonusudur, bu durumlar şu şekilde sıralanabilir:
1. Mesajın bir an önce gönderilmesi gerektiği ve cevabının
acil olmadığı durumlar.
2. Elektronik postalarına baktığı ve cevap verdiğinden emin
olunan kişilere yönelik mesajlar.
3. Telefon, faks, baskı maliyetleri veya elden ulaştırma
maliyetlerinin önem kazandığı sıradan mesajlar.
4. Başka ülkelerdeki kişilere gönderilecek mesajlar.
5. Yazılı bir belge gerektiren durumlar.
6. Seyahat sırasında gönderilen mesajlar.
Elektronik Posta Kullanımının
Kurumsal İletişime Etkileri
Amerika Birleşik Devletlerinde yapılan araştırmanın verileri
“Kurumlarda Elektronik Posta kullanımına ilişkin” oldukça
kapsamlı sonuçlar vermektedir.
Araştırmayla ilgili bazı çarpıcı sonuçlar
şunlardır:
Araştırmaya katılan çalışanların %73’ü günde yaklaşık olarak
bir saatlerini elektronik posta için geçirdiklerini;
%53’ü aldıkları elektronik postanın sadece işi ile ilgili
olduğunu;
%58’i ise, gönderdikleri elektronik postanın sadece işi ile
ilgili olduğunu;
%72’si elektronik postanın bireye geniş bir iletişim çevresi
kazandırdığını ifade etmiştir.
Elektronik postanın, örgüt içinde kullanımına bağlı olarak bir
takım değişimleri gerçekleştirmede yararlı bir araç olduğunu
Araştırma sonuçları desteklemektedir. Bu araştırmaya göre
elektronik postanın örgütte yol açtığı değişim ifadeleri ve
yüzdelik dilimlerinden oluşan sonuç tablosu şu şekildedir;
Yukarıdaki tablo sonuçlarına göre elektronik postanın
örgütlerde yol açtığı değişimlerin başında %77’lik bir oranla
mevcut ilişkileri koruma ifadesi yer alıyor.
İkinci ve üçüncü değişkenlere bakıldığında ise yine iletişim ile
ilgili bir değişimin meydana gelmesinin önemli olduğu
vurgulanmaktadır.
Sonuç olarak elektronik postanın kurumlarda yol açtığı en
büyük değişiklik; iletişimin daha sağlıklı, daha yaygın, daha
fazla kişi ile yapılması ve iletişimin kuvvetlenmesi ile
hedeflenen amaca yönelik verimin artmasıdır.
Elektronik Postanın Doğru Kullanmayı
Bilmenin Organizasyona Yararları
Ast-Üst İlişkilerinin Güçlenmesinde E-posta
Kullanımı
Ast-üst ilişkilerinin güçlenmesinde elektronik postanın
etkinliği göz ardı edilemez.
Astlar üstleriyle elektronik posta ile iletişim halindeyken
endişelerini ve kaygılarını bir yana bırakıp amaçlarını daha iyi
açıklama imkanı bulabilmektedirler.
Bunun yanında üstlerin de elektronik posta ile astlarıyla daha
kolay biçimde haberleşebileceği ve bu sayede onlarla
ilişkilerinde daha başarılı olabileceği söylenebilir.
Ast-üst ilişkilerinin en önemli öğesini aynı dili (literatürü)
konuşabilmek ve ortak paylaşılan alanları arttırmak
oluşturmaktadır.
Paylaşım alanlarının arttırılmasının yani bir başka deyişle
iletişimin yaygınlaştırılmasının ve güçlendirilmesinin en kolay
yolu ise e-postadır.
Elektronik posta vasıtasıyla ast-üst ilişkilerinde paylaşım arttığı
için iletişim biçimi değişmektedir ve otoriter tavırdan
uzaklaşarak statü farklılıkları ortadan kalkmaktadır.
E-postanın ast-üst ilişkilerinde kullanılmasının dezavantajı ise
örgütsel hiyerarşiyi sekteye uğratabilmesidir.
Astlar e-posta aracılığıyla hiyerarşik düzene uymayarak
istedikleri üst pozisyondaki örgüt üyesiyle veya yöneticlerle
iletişime geçebilmektedirler.
Bu durum hiyerarşik düzene önem veren örgütlerin
organizasyon yapısını olumsuz yönde etkileyebilmektedir.
DİĞER AVANTAJLAR
1.
2.
3.
4.
5.
Hız
Maliyet avantajı
Örgütsel verimlilikte ve bireyin performansında artış
Kayıtların tutulması ve açık bir sistem yaratılması
Esneklik
E-postanın Dezavantajlarını
Azaltmanın Organizasyona
Etkileri
Ayrıca örgüt üyelerine verilecek e-postanın nasıl
kullanılacağına dair eğitimler bu dezavantajları avantaja
çevirecek türde yararlı olacaktır.
Çünkü genel olarak e-posta dezavantajları kullanıcının yanlış
davranışlarından kaynaklanmaktadır.
Bu sebeple doğru şekilde e-posta kullanan bireylerden oluşan
bir örgüt, örgütsel iletişim açısından çok avantajlı duruma
geçecektir.
Marks & Spencer. Unilever ve Tesco gibi firmalar, basit yazılı
iletişimi gerçekleştirme konusunda personellerine yüksek
maliyetli kurslar sağlamaktadırlar.
E-POSTA YAZMA UNSURLARI
UYGULAMA
• Bir kâğıdın ortasına bir daire çizilir ve dairenin içine konu
yazılır.
• Kâğıdın çevresine konuyla ilgili akla gelen kavramlar yazılır.
• Yeterli olduğuna inanıldığında bunlar ilişkilendirilmeye ve alt
başlıklar oluşturulmaya başlanır.
• Kavramlar birbirine bağladıktan sonra bunlar yazının
paragrafları veya bölümleri olarak numaralandırılır.
E-posta ile yazılı mesaj aktarımında dikkat edilmesi gereken
bir takım unsurlar vardır:
• Gönderme tuşuna basılmadan önce yazı son kez kontrol
edilmelidir.
• Konu (subject) bölümüne açıklayıcı bilgi yazılmalıdır. Her gün
yüzlerce e-posta alan kişiler için e-postaların okunması zaman
alan bir iştir. Bu nedenle e-postaların “konu” kısmı mutlaka
kısaca belirtilmelidir. Böylece alıcıya, eğer ilgilenmiyorsa,
okumadan silme fırsatı vermiş oluruz. Çok genel, anlaşılmaz
konu başlıkları kullanımamalıdır. Örneğin “Rapor” yerine
“Aralık ayı bilanço raporu” şeklinde yazmak daha uygundur.
• Elektronik postada büyük harf kullanılmamalıdır. Büyük harf
“bağırmak”, karşıdakine sert bir ifade kullanmak anlamına
gelir. Kağıda dayalı yazışmalarda da yazının tamamını büyük
harfle yazmayız. Gerekli gördüğümüz yerlerde (başlık vb)
büyük harfleri kullanırız. Eğer bir şeye vurgu yapmak istiyorsak
<…> işaretleri arasına yazmalıyız.
• Diğer iş mektuplarında kullanılan hitap ve saygı ifadelerini eposta yazımında da kullanılmalıdır.
Sayın Ahmet Güler, Sevgili Belgin gibi.
• Selam yerine slm, teşekkür yerine tşk. gibi kısaltmalar ya da
şekilli ifadeler ( gibi) kullanılmamalıdır. İş çevrelerinde bu tip
uygulamalar profesyonellikle bağdaştırılamaz.
Dolayısıyla özellikle kurumsal e-postalarda mümkün olan en
formel yöntem kullanılmalıdır.
• Yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır.
• Türkçe karakter yazımına dikkat edilmelidir.
• Çalışılan şirketin e-posta adresi kullanılmalıdır.
• Aynı elektronik mektubu birden çok kişiye gönderirken,
gönderdiğimiz adreslerin başkaları tarafından görülmesine
engel olmalıyız. Çoklu gönderilerde adresleri giden ya da bilgi
satırına değil, gizli satırına yazmalıyız.
• Elektronik postayı gönderdiğiniz kişiye en son ne zamana
kadar cevap vermesi gerektiğinin de belirtilmesinin önemli
unsurlardandır.
• Bir tarih belirtilmediyse e-postalara görgü kurallarına göre
en fazla 3 gün içinde cevap verilmesi gerekir.
RESMİ YAZIŞMALAR
ARAMA MOTORUNDAN
EN İYİ İŞ KİTAPLARINA
ULAŞ & SATINAL
“ Resmi yazıların en önemli özelliği belirli bir
düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma
zorunluluğu olmasıdır. ”
Resmi yazı yazan bir kişinin iletilmek istenen mesajı mutlaka
sistemli bir kalıp içerisinde düzenleyerek yazması gerekir.
Böylece resmi yazıların en önemli özelliği olan
standardizasyonu sağlanmış olur.
Teknik Bakış
Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak
düzenlenir. Resmi yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve
“12” karakter boyutunun (punto) kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı
tipi ve puntosu kullanılabilir.
Kağıt kenar boşlukları, üstten 2,5 cm, alttan 2,5 cm, soldan 2,5
cm, sağdan 2,5 cm paragraf girintisi
ise 1 cm olmalıdır.
Resmi yazılarda, yazıların bir örnekliliğini ve kurallara uygun
biçimde hazırlanmasını sağlayan söz konusu bölümler
şunlardır:
• Başlık
• Sayı ve Evrak Kayıt Numarası
• Tarih
• Konu
• Gönderilen Makam
• İlgi
• Metin
• İmza
• Onay
• Ekler
• Dağıtım
• Paraf
• Koordinasyon
• Adres
• Gizlilik
• İvedilik ve Gün Belirleme
• Sayfa Numarası
• Aslına Uygunluk Onayı
• Kayıt Kaşesi
Başlık
• Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
• Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
• Merkez teşkilata ait yazışmalarda başlıkta şehir adı yer
almaz.
• Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında
kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl
İdaresi Kanunun hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge
müdürlüklerinde ise bakanlığın
adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.
Sayı ve Evrak Kayıt Numarası
Kurumlar yazışmalar sırasında gelen ve giden yazıları belli bir
dosya tasnif sistemine göre kayıt ve dosyalamak zorundadırlar.
Bu nedenle tüm resmi yazılar verilen sayı numarası ile tasnif
edilirler. Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir.
• Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının
soluna yaslı olark baş harfi büyük diğer harfler küçük olmak
suretiyle “Sayı ” yazılır ve önüne (:) işareti konulur.
• Bu işaretten sonra kod numarası verilir. Kod numarasından
sonra (-) işareti konularak kayıt numarası yazılır. Kayıt
numarası, yazının evrak kayot defterinde aldığı numaradır.
• Genel evrak numarası damga veya yazı ile kayıt
numarasından sonra (/) işareti konularak, sayı bölümü içinde
muntazam bir şekilde yer almalıdır.
Yukarıdaki bilgiler ışığında “Sayı” bölümünün gösterimi
aşağıdaki gibidir:
Sayı : B.02.0.İGB-16717-752/89
Sayı : B.08.4.MEM.202-148-694/253
Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya
kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır.
Resmi yazışmalarda Başbakanlıkça belirlenen kodlama
sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Tarih
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı
verildiği zamanı belirten bölümdür.
Tarih;
• Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer
alır.
• Gün, ay ve yıl rakamla ve aralarına (/) işareti konularak
yazılır. Önüne “Tarih” şeklinde bir ifade yazılmaz.
Konu
Konu bölümü; metin bölümünde yer verilen ana konunun kısa
sözcüklerle ifade edildiği bölümdür.Konu
bölümü; metin bölümünde anlatılan ana konunun özetlendiği
bölümdür. Konu;
• Sayı bölümünün bir aralık altına aynı hizada yazılır.
• “Konu:” şeklinde gösterilir.
• Yazının konusu; anlamlı ve kısa bir şekilde ifade edilir. (Örnek
4-A)
• Yazının konusu, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasını
geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.
• Konu bölümü uzun ise bir alt satırdan yazmaya devam edilir.
“Sayı” ve “Konu” sözcüklerinden sonra gelen iki nokta üst
üstelerin aynı hizada olmasına dikkat edilmelidir.
Gönderilen Makam
Gönderilen makam yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi
ile bunların bulundukları yeri belirtir.
• Bu bölüm “Konu”nun son satırından sonra yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve
kağıdı ortalayacak biçimde yazılır.
• Kuruluşun adı ortalanarak büyük harflerle ilk satıra; birimin
adı ise ikinci satıra parantez içinde küçük harflerle yazılır.
(Örnek 5-A)
• Birim adı yazılmadan sadece kuruluşun adı yazılacaksa
büyük harflerle ortalanarak yazılır:
REKTÖRLÜK MAKAMINA, VALİLİK MAKAMINA, ANADOLU
ÜNİVERSİTESİ
REKTÖRLÜĞÜNE vb.
• Kuruluş dışına gönderilen yazılarda gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve
başlığın ilk satırının hizasında iki aralık bırakılarak ayrıca
belirtilir.
• Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” sözcüğünden sonra ad
küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük
harflerle yazılır. (Örnek 5-B)
İlgi
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu
veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten
bölümdür.
• “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık
altına, yazı alanının soluna ve ilk harf büyük diğer harfler
küçük yazılır.
• İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse “İlgi” sözcüğünün altı
boş bırakılarak ikinci satıra
yazılır.
• İlgi yazılırken; “……… tarihli ve ..….. sayılı” ibaresi kullanılır.
(Örnek 6-A)
• İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam
olarak belirtilir.
• İlginin birden fazla olması durumunda; a, b, c gibi küçük
harflerle yanlarına parantez “)”
açılarak ve tarih sırasına göre yazılır. (Örnek 6-B)
• Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya
daha önce yazılmış çok sayıda
yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
“Sayı”, “Konu” ve “İlgi”den sonra gelen iki nokta üst üstelerin
hepsinin aynı hizada olmasına dikkat edilmelidir.
Metin
Resmi yazışmalarda protokol kurallarına uymak hem bir
zorunluluk hem de bir nezaket kuralıdır.
Alt makamlara yazılan yazılar “Rica ederim”, üst ve aynı düzey
makamlara yazılan yazılar “Arz ederim”,
Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve
rica ederim” biçiminde
bitirilir.
Resmi yazılarda alternatif protokol bitiş ifadeleri şunlardır:
• Üst makamlara; “Bilgilerinize arz olunur”, “Bilgilerinize arz
ederiz”, “Arz olunur”, “Arz ederim”, “İzninize sunulur”,
“Olurlarınıza sunulur”, “Tensiplerinize sunulur” ifadelerinden
herhangi biri kullanılır.
• Aynı seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ederim”,
“Bilgilerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.
• Alt seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ve rica ederim”,
“Bilgilerinize rica olunur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.
Yazı dağıtımlı olduğunda (iki ve daha çok kişi ve/veya kuruluşa
aynı anda gönderildiğinde) hem bilgi hem gereği, hem arz
hem de rica sözcükleri birarada kullanılabilir.
Resmi yazılarda bu konuda yaşanan en önemli sorun; ast, üst
ya da eşit düzey kuruluş olarak değerlendirmekte güçlük
çekilen dış kuruluşlara hangi protokol ifadesinin kullanılacağını
bilememektir.
Söz konusu durumla karşılaşırsanız aşağıdaki bilgileri göz
önünde bulundurunuz:
• Adli ve askeri kuruluşlara yazılan yazıların sonunda,
hiyerarşik üstler hariç, “rica ederim”
demek doğru değildir. Askeri kuruluşlara “arz ederim”; adli
kuruluşlara “arz ederim” ya da “arz
ve talep ederim” denir. Adli kuruluşlar diğer kuruluşlara “rica
olunur” der.
• Hiyerarşik üst olmayan kuruluşlar, uluslararası kuruluşlara,
yabancı ve diplomatik kuruluşlara;
akademik ve özerk kuruluşlara yazdıkları yazıların sonunda
“…arz ederim” veya “…… saygılarımla rica ederim” ya da “……
rica eder, saygılar sunarım” demelidir.
• Hiyerarşik üstler dışında, yerel kuruluşlara yazılan yazıların
sonunda “….saygılarımla rica ederim” demek uygundur.
• Eşit düzeyde olduğu halde, “rica ederim” ifadesi kullanarak
yazı gönderen bir kuruluşa, karşılıklılık ilkesi gereğince “rica
ederim”; “arz ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen eşit
düzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesi kullanılması
uygun olur.
• Dış yazışmalarda “arz” veya “rica” konusunda sorun
olduğunda “saygılarımla” ifadesini
kullanmak bu sorunu çözer.
• Özel kuruluşlar resmi yazılarında kamu kurumlarına daima
arz ederler.
Bir yazı, yalnızca BİR kişi veya BİR kuruluşa gönderildiğinde ya
BİLGİ ya da GEREĞİ yazılır;
ya ARZ ya da RİCA kullanılır. “Bilgi ve gereğini rica ederim”,
“Bilgileriniz ve gereğini arz ederim”, Bilgilerinizi arz ve rica
ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, Bilgilerinizi ve gereğini
arz/rica ederim”, Bilgi edilmesini ve gereğini arz ve rica
ederim” şeklindeki ifadeler yanlıştır.
Çünkü ;
“Bilgilerinizi rica ederim” demek; “Yazıyı okuyun, bilginiz,
haberiniz olsun, sonra dosyaya koyun,
bir iş ya da cevap istemiyorum” demektir.
“Gereğini rica ederim” demek; “Bu işin yapılmasını ve/veya
yazılı olarak konuyla ilgili cevap
verilmesini istiyorum” demektir.
İmza
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak
yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve
unvanının yazıldığı bölümdür.
• Yazı alanının en sağına yazılır.
• Yazıyı imzalayan kişinin adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır. Unvanlar ad ve soyadın
altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ise ismin ön
tarafına küçük harflerle ve
kısaltılarak yazılır. (Örnek 7-A)
• Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda imza yetkisine
sahip kişi, yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
ARAMA MOTORUNDAN
EN İYİ İŞ KİTAPLARINA
ULAŞ & SATINAL
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. İmzanın
rahat atılabilmesi için uygun bir boşluk bırakılmasına dikkat
edilmelidir.
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst
makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda
(Örnek 7-D);
ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst
makam sahibinin
adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru
sıralanır (Örnek 7-E).
Onay
Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve
yetkili makam tarafından onaylanır.
• Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle
“OLUR” yazılır.
• “OLUR” altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra
imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve
altına unvanı yazılır.
Ekler
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının
soluna “EK/EKLER:”
ifadesinin altına yazılır.
• Ek adedi birden fazla ise EKLER başlığı altında numaralandırılır.
• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
• Yazı eklerinin dağıtımında bazı yerlere ek gönderilmediği durumlarda, “Ek
konulmadı” ya da “Ek-….konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek….konuldu” ifadesi yazılır. Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.
• Ek adedi birden fazla ise EKLER başlığı altında numaralandırılır.
• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
• Yazı eklerinin dağıtımında bazı yerlere ek gönderilmediği durumlarda, “Ek
konulmadı” ya da
“Ek-….konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek-….konuldu” ifadesi yazılır.
Dağıtım
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak
belirtildiği
bölümdür.
• “Ekler”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna büyük harflerle
DAĞITIM yazılır.
• Ek yoksa dağıtım, eklerin yerine yazılır.
• Yazının gereğini yerine getirmek durumunda olanlar “Gereği” kısmının altına; yazının
içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmının altına protokol sırasıyla
yazılır.
“Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmının karşısına ve
aynı
satıra yazılır.
Paraf
Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli
tarafından paraf edilir.
• Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
• Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
• Yazıyı praflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti
konulduktan sonra
büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Koordinasyon
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf
bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:”
yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve
soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
Adres
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen
kurum ve
kuruluşun iletişim bilgileri yazılır.
• İletişim bilgileri; adres, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içerir.
• İletişim bilgileri resmi yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
• Yazının gönderildiği kurum ya da kişinin, gerektiğinde konu ile ilgili ayrıntılı bilgi alabilmeleri
için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
Gizlilik, İvedilik ve Gün Belirleme
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı
renkli
olarak belirtilir.
Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre
kurum veya kuruluşça belirlenir.
Çok Gizli: Milli Güvenliğimizi ciddi şekilde zarar uğratacak evrak ve dokümanlar için kullanılır.
Gizli: Açıklandığı takdirde ya da başkasının eline seçtiği zaman milli menfaatimize zarar getirecek
yazılar için kullanılır. Gizli mahiyetteki fotoğraf ve şemalar, ekonomik alandaki tedbirler, yurt
savunması
programı gibi.
Özel: Saklı tutulması istenen hususlar, soruşturma raporları, disiplinle ilgili kişilere ait
dokümanlar,
istihbarat raporları gibi durumlar için kullanılır.
Hizmete Özel: Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnızca resmi amaçlar için,
kullanılacak eğitim
dökümleri, ayrı ayrı gizli olmayan ancak bir araya gelince gizlilik derecesi olan bilgiler
topluluğı için kullanılır.
Kişiye özel: Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını
belirtir.
Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilecektir.
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin
içinde, yazının
ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
belirtilir. Yazıyı
alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.
Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara
tekit yazısı
yazılır.
Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk Onayı
Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı
olduğunu gösterecek şekilde verilir. Örneğin; 2/20, 7/30, 15/70 gibi.
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine
“Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve
kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına
uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.
Kayıt Kaşesi
Gelen evrak kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir.
• Kaşe evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı
yazılır, ünite hangi bölümü ilgilendiriyorsa, o bölümün karşısına gereği
yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur.
• Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.
• Elektronik ortamda
RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer
alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına; ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir.
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın
parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde
zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak,
yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik
derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir.
İç zarf ve kontrollü evrak senedi (iki suret) dış zarfın içine
konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp,
üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli
olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar, kurum ve kuruluşların eposta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan
yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına
gizlilik derecesi yazılır.
“Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda ise dış zarfı açan görevli iç
zarf üzerinde yer alan “çok gizli”
ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu
görevli dış zarfın içinde yer alan evrak
senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
İŞ YAZILARINA
İş yazışmalarında temel amaç; okuyucuya bilgi vermek,
olumlu izlenim bırakmak ve kişileri yazıyla ilgili konuda
harekete geçirmektir.
İş Yazışmalarında Dikkat Edilecek Hususlar
ARAMA MOTORUNDAN
EN İYİ İŞ KİTAPLARINA
ULAŞ & SATINAL
ARAMA MOTORUNDAN
ARAŞTIR
TEŞEKKÜR EDERİM
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
4
File Size
3 053 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content