 HARİCİ KURUM İÇİ GİDEN EVRAK EKLE Harici Kurum İçi GidenyadaHarici Kurum Dışı Giden Evrak tanımı: Bu tür evraklar, direk yazılarak oluşturulan resmi yazı (üst yazı) özelliğinde olmayan evraklardır. Bu tür evraklar, bir üst yazıya bağlı olarak iş akışı başlatılabilecek hazır formlar ve belli şekillere bağlı olarak oluşturulan evraklardır. Belli şekillere bağlanmış imzalı yada imzasız formların iş akışları yazan personel yada birim tarafından başlatılarak gerekli imzalardan sonra aynı birimde sonlandırılır. İlgili formun iş akışı HARİCİ KURUM İÇİ GİDEN EVRAK EKLE seçeneğiyle sürdürülür. Yazan kişi yada birim tarafından sonlandırılarak, üst yazı ekinde ile ilgili birime gönderilir. HARİCİ KURUM İÇİ GİDEN EVRAK İŞ AKIŞI:  Harici Kurum içi giden evrak aşağıda resimde görüldüğü şekilde Evrak Ekle kısmından açılır.  Açılan ara yüzden elektronik olarak imzalanacak dosya/form/belge seçimi yapılır.  Örnek evrak seçimi  Arayüzde evrakın gittiği yer seçilirken mutlaka kendi birimim tercih edilmeli.  Arayüze ekli evrak imzalandıktan sonra iş akışını başlatan kişiye geri dönmesi için, gönderilen makam kısmınında unvan olarak evrakı hazırlayan personelin ünvanı seçilmelidir. Aksi taktirde evrak birim evrak sorumlusuna giderek tekrar alt personele havale edilerek sürecin uzamasına sebep olunmuş olur.  Kırmızı alanlar zorunlu doldurulması gereken alanlardır. Dosya no seçildikten sonra harici giden evrakı örn: form ise, form üzerinde yazılı olan imzalayacak kişiler ‘imzalayacak kullanıcılar’ alanına eklenir. İlk seçilen isim, ilk imzayı atan kişi olarak evrakı alır. İlgili kişiler seçildikten sonra doğru seçim yapılıp yapılmadığı pdf e çevir ve ön izleme yap tercihi kullanılarak kontrol edilir.  Gerekli kontrol yapıldıktan sonra ekteki evrak e-imza ile onaya sunulur.  Bu aşamadan sonra evrakı sunan kişiye, evrakın dağıtımına dair bilgilendirme mesajı gelecektir. Evrak imzalanma aşaması bittikten sonra ise evrak, gönderilen makam olarak tanımlanan unvana geri dönecektir.  Evrakın imza aşaması bittikten sonra dönmesiyle birlikte, evrakın gönderileceği birime üst yazı yazacak kişi tarafından ilgili evrak açıldıktan sonra iş akışı sonlandırılır.(Kural olarak; gelen iş akışı sonlandırıldıktan sonra giden evrak iş akışı başlatılabilir.)  Gelen evrak iş akışı sonlandırıldıktan sonra Evrak Ekle menüsünden, formun ekte gönderileceği üst yazının yazılması için Kurum İçi Giden Evrak Ekle tercihi kullanılır.  Açılan ara yüzde gerekli alanlar doldurulur. Gerekli görülüyorsa ilgi seçiminde form bilgisi eklenmek isteniyorsa ilgi olarak eklemesi yapılır. Unutulmaması gereken husus; ilgi ekleme tercihiyle yapılan bu işlem, Harici Kurum İçi Giden Evrak’ın(form/belge) yazı ekinde gönderilerek talep oluşturulduğu anlamına gelmez. Üst yazı ile ekte gönderilmesi gerekmektedir.  İmzalanan form yazı ekine eklenirken arayüzde Ekler sekmesinden aşağıda işaretli alandan Evrak kısayolu tercih edilmelidir.  İlgili formun yazı ekine alınması için açılan pencere  Üst yazıda gerekli alanlar doldurulduktan ve ekler eklendikten sonra şablon ön izleme tercihiyle üst yazı kontrol edilir.  Son olarak evrak e-imza ile onaya sunulur.