0 - Hacettepe Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi

PROJE SÜREÇLERİ YÖNETİM SİSTEMİ
İçerik
0 Kullanıcı Bilgileri
0 Destek Başvurusu İşlemleri
0 Talep, Rapor ve Yayın İşlemleri
0 Harcama İşlemleri
0 Eski Projelere Yönelik İşlemler
Kullanıcı Bilgileri
0 HÜ mensubu araştırmacıların temel bilgileri BİD Başkanlığı bünyesinde kullanılmakta
olan Personel Veritabanından günde bir kez otomatik olarak çekilmektedir.
0 Araştırmacıların sisteme giriş yapabilmeleri için aşağıdaki bilgilerinin tanımlı ve doğru
olması zorunludur.
0 TC Kimlik No, Sicil No, Unvan, Adı Soyadı, Birimi, Bölümü ve e-posta adresi
0 Şifresini bilmeyen araştırmacılar, ana sayfada bulunan Şifre Gönder butonunu
kullanarak şifrelerinin e-posta adreslerine gönderilmesini sağlayabilirler.
0 Sisteme giriş yapamayan araştırmacıların öncelikle personel veritabanındaki bilgilerinin
doğruluğunu ve tamlığını kontrol ettirmeleri gereklidir.
0 Personel veri tabanındaki bilgileri doğru ve tam olmasına rağmen sisteme giriş
yapamayan araştırmacıların BAP Birimi ile irtibata geçmeleri önerilir.
Genel Uyarılar / Öneriler
0 BAP Birimi Yönergesi ve Uygulama Esasları Dokümanının okunması önerilir.
0 BAP Web Sayfası Mevzuat Menüsünden erişilebilir.
0 APSİS, Yardım menüsünden erişilebilir.
0 Kurum personelinin APSİS sisteminde bulunan Özgeçmiş Düzenleme alanındaki
kişisel bilgilerini güncellemiş olmaları zorunludur.
0 Proje başvurularında ve diğer süreçlerde ihtiyaç duyulabilecek form ve belgeler iki
ayrı kaynaktan temin edilebilir:
0 BAP Web Sayfası Formlar/Belgeler Menüsünden erişilebilir.
0 APSİS, Gerekli Belgeler menüsünden erişilebilir.
Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler
0 Başvuru yapılacak destek programı için sağlanması gereken ön koşullar ve başvuru
için gerekli belgeler Uygulama Esasları Dokümanından okunmalıdır.
0 Projelerde görev alacak tüm kurum personelinin APSİS sisteminde bulunan Özgeçmiş
Düzenleme alanındaki kişisel bilgilerini güncellemiş olmaları zorunludur.
0 Araştırmacıların tüm yayınlarını sisteme eklemeleri zorunlu değildir.
0 Yalnızca başvurularda kullanılacak, ISI indekslerinde taranan dergilerdeki
yayınların «Özgeçmiş Düzenleme» alanında bulunan «Web Of Science Yayın
Arama» alanından sisteme eklenmiş olması zorunludur.
0 Projede yer alacak, kurum dışı tez öğrencilerinin ve diğer araştırmacıların iletişim
bilgilerinin ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarının başvuruda sisteme
yüklenmesi zorunludur.
Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler
0 Başvuru Formu: Destek Programına uygun başvuru formu tüm alanları doldurulmuş
olarak sisteme yüklenmelidir.
0 Teknik Şartname Dosyası: Seyahat (yolluk ve yevmiye) dışındaki tüm harcama
kalemleri için şartname hazırlanması zorunludur. Şartnameler tek bir dosyada
toplanabilir veya birden çok dosya olarak düzenlenebilir.
0 Proforma Fatura: Seyahat (yolluk ve yevmiye) dışındaki tüm harcama kalemleri için
yaklaşık maliyeti ve her bir harcama kaleminin KDV oranını gösteren proforma
faturaların sisteme yüklenmesi zorunludur.
0 Proforma faturaların BAP Birimi veya araştırmacıya hitaben hazırlanmış, imzalanmış ve
kaşelenmiş olması gerekir.
0 Yurt dışından temin edilebilecek, yurt içinden proforma fatura alınması imkanı bulunmayan
harcama kalemleri için zorunlu hallerde internet sayfalarından temin edilecek ekran görüntüleri
de proforma fatura olarak kullanılabilir.
Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler
0 Etik Kurul Onay Belgesi: Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesinin
sisteme yüklenmesi zorunludur. .
0 Kabul/Davet Yazısı: Araştırmanın belirli bir kısmının başka bir merkezde yürütüleceği
projeler, araştırma işbirliği içeren projeler ve bilimsel etkinliklere katılım destekleri için
kabul veya davet yazısının sisteme yüklenmesi zorunludur.
0 Proje Evrakları İle İlgili Detaylı Bilgi: Başvuru için yüklenmesi zorunlu olan belgeler
ve kabul edilen destek talepleri için BAP Birimine teslim edilmesi gereken belgelere
yönelik detaylı bilgi APSİS sisteminde Yardım menüsü altında ve BAP Birimi Web
Sayfasında Yardımcı Bilgiler menüsü altında verilmiştir.
0 Rapor tarihi geçen veya süresi biten projeler sistem tarafından kontrol edilmekte ve
zaman aşımı yaşanan projelerin tüm işlemleri ve yürütücüleri sistem tarafından
otomatik olarak bloke edilmektedir.
0 Süre aşımı nedeniyle Bloke işlemi yalnızca proje yürütücüleri için uygulanmaktadır.
Proje Başvurusu Değerlendirme Süreci
1
1
Biçimsel İnceleme
Proje Ofisi
Koordinatör
2
3
Komisyon Üyesi
Alt Komisyon
Hakem
Koordinatör
1.
2.
3.
4.
5.
Ön Başvuru
Başvuru
Değerlendirmedeki Proje
Kabul Edilen (Yürüyen) Proje
Ret Edilen Proje
Komisyon
5
Ret
Karar
Kabul
4
Online Başvuru Uygulaması
Başvuruda Revizyon Gerçekleştirilmesi
0 Revizyon talepleri:
0 1. Ön Başvuru Aşamasında Proje Ofisinin Revizyon Talebi
0 2. Değerlendirme Aşamasında BAP Komisyonu Revizyon Talebi
0 Proje Ofisi Revizyon Talebi: Talep edilen eksiklik veya hata düzeltmeleri yapılıp başvuru
yeniden gerçekleştirilmelidir.
0 BAP Komisyonu Revizyon Talebi:
0 Talep Edilen Revizyonlar gerektiriyor ise Başvuru Dosyası, Şartname vb belgeler güncellenip yeniden
yüklenmelidir. Gerekli değilse yeni bir dosya yüklenmesi veya belgelerin yenilenmesi zorunlu değildir.
0 Revizyon Notları Formu yüklenmelidir (Gerekli Belgeler menüsünden erişilebilir).
0 Revizyon Talepleri e-posta ile iletilmekte ve sisteme girildiğinde de görülebilmektedir.
Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar
0 Gerekli Belgeler BAP Birimine teslim edilip, Birim tarafından onaylanmadan herhangi bir desteğin
kullanılması mümkün değildir !
0 Tüm harcama/alım işlemleri Birim tarafından yürütüldüğünden araştırmacıların bireysel olarak
yapacakları alımlar veya gerçekleştirecekleri seyahatlere yönelik herhangi ödeme yapılması
mümkün değildir.
0 Komisyon kararları sistem üzerinden araştırmacılara otomatik olarak iletilmektedir, gelen maillerdeki
açıklamalara uygun olarak davranılmalıdır.
0 Birimin tüm harcamaları her yıl Sayıştay Denetçileri tarafından incelenmektedir.
0 Denetimler sonucunda hatalı veya yerinde görülmeyen harcamaların bedelleri araştırmacılardan
tazmin edilmektedir. Bu nedenle harcama işlemlerinin BAP Biriminin tarafından başlatılması ve
yürütülmesi son derece önemlidir.
Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar
0 Birime Teslim Edilmesi Zorunlu Olan Belgeler
a) Başvuru Dosyası: Başvuru aşamasında sisteme yüklenen Başvuru Dosyası her sayfası
yürütücü ve araştırmacılar tarafından imzalanmış, son sayfası ise isimler yazılmış ve
imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir.
b) Sözleşme Dosyası: APSİS üzerinden indirilecek ve ilgili alanları doldurularak
imzalanacaktır.
c) Etik Kurul İzin Belgesi: Gerekli olan projeler için belgenin aslı ibraz edilmek üzere
kopyasının teslim edilmesi zorunludur.
e) Proforma Faturalar veya Teklif mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme
yüklenen belgelerin asılları teslim edilmelidir. Belgelerin firma tarafından kaşelenmiş ve
imzalanmış olması gereklidir.
Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar
0 f) Teknik Şartname Dosyası: Komisyon tarafından onaylanan teknik şartname
dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanmış ve son
sayfasında proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih de belirtilmek suretiyle
birime teslim edilmelidir.
0 Araştırmacılar gerekli hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri BAP Koordinasyon
Biriminin bilgisi dahilinde güncelleyebilirler. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının
sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur.
0 d) Satın Alma Talep Dilekçesi (zorunlu değildir): Eğer projenin başlangıcında harcama
talebinde bulunulacak ise, APSİS üzerinden oluşturulmalı ve yazıcı çıktısı imzalı olarak
teslim edilmelidir. Projenin çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın
alma talebinde bulunulması mümkündür.
Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar
0 Proje Türlerine Özgü Belgeler:
0 Kapsamlı Araştırma Projeleri İçin: TÜBİTAK Panel Değerlendirme Raporu ve
Araştırmacının Cevap Yazısı
0 Ulusal Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Araştırmacılar ve işbirliği yapılan
kurum yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolünün aslı imzalanmış olarak
Birime teslim edilmelidir.
0 Uluslararası Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Türkçe ve İngilizce olarak
hazırlanan işbirliği protokolü imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir.
0 Bilimsel Etkinliklere Sözlü Sunum Yapmak Üzere Katılım Desteği İçin Kabul
Yazısı, Kabul Yazısının Türkçe Tercümesi, Bildiri Örneği ve Beyan Formu
0 Bilimsel Etkinliklere Davetli Konuşma Yapmak Üzere Katılım Desteği İçin
Davet Yazısı, Davet Yazısının Türkçe Tercümesi, Konuşma Metni Örneği
0 Ulusal Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği İçin Birim Uygunluk Formu
0 Detaylar APSİS Yardım menüsünde mevcuttur!
Yürüyen Projeler Kapsamında Gerçekleştirilecek İşlemler
0 Harcama İşlemleri
0 Talep İşlemleri
0 Rapor İşlemleri
0 Yayın İşlemleri
0 Tüm süreçler APSİS üzerinden gerçekleştirilmektedir !
Harcama İşlemleri
0 Harcama Talebinin Apsis Üzerinden Oluşturulması ve Başvuruya Dönüştürülmesi
0 APSİS üzerinden oluşturulan «Harcama Talebi Dilekçesinin» ıslak imzalı olarak birime
ulaştırılması
Açıklama
0 Harcama talebi oluşturulurken gerekli hallerde Şartnamenin güncel halinin sisteme
yüklenmesi mümkündür. Ancak bu işlemden önce BAP Biri ile telefonla görüşerek
mutabık kalınması gereklidir.
0 Şartname Güncellemesi gerçekleştirilmiş ise, «Harcama Talep Dilekçesi» ile birlikte yeni
şartname de sayfaları imzalanmış olarak teslim edilmelidir.
Talep İşlemleri
0 Ek Süre
0 Ek Bütçe
0 Harcama Kaleminde Değişiklik
0 Proje Başlığında Değişiklik
0 Proje Ekibinde Değişiklik
0 Projenin Askıya Alınması
0 Projenin İptali
0 Diğer
0 Ek Bütçe ve Harcama kalemi değişikliklerinde Proforma Fatura ve Şartname
yüklenmesi zorunludur.
Rapor İşlemleri
0 Ara Rapor (online veya rapor yükleyerek birime sunulabilir)
0 Sonuç Raporu veya Geri Bildirim Formu
0 Yayın İşlemleri
Talep, Rapor ve Yayın Değerlendirme Süreci
1
Biçimsel İnceleme
2
Proje Ofisi
Komisyon Üyesi
Alt Komisyon
3
Hakem
Koordinatör
1.
2.
3.
4.
5.
Ön Başvuru
Başvuru
Değerlendirmedeki Talep, Rapor, Yayın
Kabul Edilen Talep, Rapor, Yayın
Ret Edilen Talep, Rapor, Yayın
Komisyon
5
Ret
Karar
Kabul
4
Eski Projelere Yönelik İşlemler
0 Önceden onaylanmış projelerin kayıtları sisteme entegre edilmiştir.
0 Eski projelerin Yürütücüsü, Onaylanan Bütçesi ve Gerçekleşen Harcama tutarları
sisteme aktarılmıştır.
0 Eski projeler için, Proje Yürütücülerinin bütçe tablosuna harcama kalemi eklemesine ve
projeye araştırmacı eklemelerine izin verilmiştir.
0 Yürütücüler, varsa proje ekibinde yer alan araştırmacıları sisteme eklemelidir.
0 Yürütücüler, Komisyon tarafından onaylanan harcama kalemlerinden henüz alımı
gerçekleşmemiş olanları sisteme eklemeli ve harcama taleplerini bu kalemler arasında
yapacakları seçimlerle gerçekleştirmelidirler.
0 Eski projelerin bundan sonraki tüm süreçleri APSİS sistemi üzerinden yürütülmelidir.
Araştırmacılar İçin Önemli Hatırlatmalar
0 Bilimsel Etkinlik Katılım Desteklerinin, etkinlik tarihinden en az 30 gün önce yapılması
zorunludur.
0 Mevzuat gereğince, projeler için yapılabilecek harcamalar proje süresi ile sınırlıdır. Bu
nedenle başvuru esnasında proje/destek süresinin kısa seçilmemesi önerilir.
0 Sonuç raporu onaylanarak kapatılan projeler kapsamında herhangi bir harcama
yapılamamaktadır. Harcama süreci devam eden projeler için sonuç raporu
yüklemeyiniz.
0 Komisyon tarafından onaylanan harcama kalemlerinde değişiklik yapılabilmesi ancak
talebin Komisyon tarafından onaylanması durumunda mümkündür.
0 ÖYP Programı kapsamında üniversitemizde bulunan araştırmacılar için herhangi bir
destek sağlanması veya harcama yapılması mevzuat gereğince mümkün değildir.

Download Report