Case Study – Izrada studije predizvodljivosti s prijavnim obrascem za natječaj Ministarstva znanosti, obrazovanja i sporta Izrada studije predizvodljivosti za projekt rekonstrukcije i izgradnje znanstveno-istrazivacke infrastrukture te modernizacije opreme Sense savjetovanje je izradilo studiju predizvodljivosti i prijavne obrasce za natječaj MZOS-a, kako bi se utvrdila isplativost rekonstrukcije i izgradnje znanstveno-istraživačke infrastrukture jednog hrvatskog Naručitelja. Analiza je pokazala financijsku neisplativost, ali ekonomsku, znanstveno-istraživačku i stratešku opravdanost projekta. Uz studiju kao podlogu za dobivanje bespovratnih sredstava, stručnjaci Sense savjetovanja su za klijenta razradili institucionalan i upravljački model te model o drživosti projekta. Također, izrađena je detaljna analiza rizika čije će se mjere smanjivanja primijeniti već u daljnjoj razradi projekta. Situacija Poslovni izazov Jedan je hrvatski institut („Naručitelj“) od tvrtke Sense savjetovanje d.o.o. naručio izradu studije predizvodljivosti s potrebnim prijavnim obrascima za natječaj MZOS-a za provedbu projekta rekonstrukcije, izgradnje te opremanja znanstvenoistraživačke infrastrukture. U skladu s namjerom rapidnog podizanja kvalitativne razine znanstveno-istraživačke infrastrukture, koja bi u ovom slučaju proporcionalno doprinijela i podizanju razine znanstvene izvrsnosti te međunarodne konkurentnosti, Naručitelj želi provesti projekt koji bi postao nositelj regionalnog razvoja jednog specifičnog znanstveno-istraživačkog područja. Izrada ove dokumentacije osnova je za pripremu zalihe infrastrukturnih projekata MZOS-a te za sufinanciranje njihove implementacije iz sredstava Europskog fonda za regionalni razvoj. Također, dokumentacija služi kako bi se dokazala logika intervencije projekta, odnosno njegova opravdanost na razini studije predizvodljivosti, a u skladu sa specifičnim natječajnim uvjetima te metodologiji propisanoj za infrastrukturne projekte. Istovremeno, studijom se Naručitelju usluge potvrdila strateška opravdanost i relevantnost provedbe ovog tipa projekta. Tijekom procesa konceptualizacije projekta prepoznato je nekoliko osnovnih izazova. Prvenstveno, precizno definiranje samog opsega projekta i njegove izvedivosti te potreba upoznavanja stručnjaka Sense Consultinga s kompleksnom prirodom projekta i djelatnosti Naručitelja (područje visoke znanosti i istraživanja) u iznimno kratkom periodu. Druga razina izazova odnosila se na potrebu detaljne konceptualizacije projekta, njegovo uklapanje u postojeću institucionalnu i upravljačku infrastrukturu Naručitelja te osiguranje uvjeta za dugoročnu održivost projekta, ali u okolnostima izraženog nedostatka konkretnih informacija zbog činjenice da je projekt na niskom stupnju gotovosti (nepostojanje građevinske i tehničke dokumentacije). Kako bi se adekvatno zaokružila projektna slika, bilo je potrebno razraditi detaljan projektni opis, logiku intervencije te izraditi studiju predizvodljivosti koja se sastojala od:  Socio-ekonomske analize područja lokacije provedbe projekta te šire regije  Analize usklađenosti projekta s EU i nacionalnom regulativom  Detaljne analize tržišta (odnosno ponude i potražnje za aktivnostima Naručitelja koji ne djeluje na klasičnom tržištu), kako bi se dokazala opravdanost provedbe projekta  Izrade smjernica i preporuka za što lakšu provedbu projekta  Izrade ekonomske i financijske analize projekta Izrada rješenja i operativni izazovi Metodologija korištena za izradu dokumenata temelji se na međunarodnim standardima, alatima i metodama propisanim Vodičem Europske komisije za izradu Studija izvodljivosti za europske projekte, Project Cycle Management metodologiji te uputama nadležnog Ministarstva znanosti, obrazovanja i sporta za popunjavanje obrazaca. Također, ovoj metodološkoj bazi pridodana je i interna metodologija koja osigurava visok standard ponuđenih rješenja. Temelj izrade projektne dokumentacije polazi od detaljne konceptualne razrade projekta, prilagodbe aktivnosti i metodologije prijavnim obrascima te provedenim analizama navedenim u prethodnom poglavlju. Cilj detaljne formulacije projekta je oblikovati set aktivnosti koje će polučiti optimalne rezultate i dokazati ekonomsku opravdanost i tehničku izvedivost projekta. Temelj za izvedene analize predstavljaju:  Projektni zadatak  Prilagodba projektnih elemenata obrascima potrebnima za prijavu projekta na jedan od strukturnih fondova EU  Istraživanje ponude i potražnje za sličnim outputima te procjena trendova za naredno razdoblje  Informacije prikupljene na sastancima s djelatnicima Naručitelja  Proučavanje dostavljenih materijala i relevantne literature trendova ovog specifičnog znanstveno-istraživačkog područja (KET tehnologija, njihove strateške ukorijenjenosti, praktične tržišne primjenjivosti i sl.)  Podaci i prelimininarne analize arhitektonskih i inženjerskih stručnjaka Naručitelja koji su sudjelovali u izradi skiciranja građevinsko-tehničke dokumentacije Operativni problem bio je prikupiti, analizirati te izraditi opširnu dokumentaciju u kratkom roku. Također, s obzirom na dislociranost Naručitelja i Savjetnika bilo je potrebno uskladiti i detaljno isplanirati sve projektne aktivnosti. Isporuka rezultata visoke kvalitete Analiza na razini studije predizvodljivosti pokazala je da je projekt rekonstrukcije, izgradnje i opremanja znanstveno-istraživačke infrastrukture financijski neisplativ, no ekonomski, strateški te znanstvenoistraživački gledano opravdan projekt. Odnosno, sagledavanjem preliminarnih ekonomskih koristi projekta zaključeno je da je provedba projekta relevantna i poželjna. Implementacijom predloženog projekta Naručitelj ne dobiva samo dokaz o opravdanosti provedbe radova, već i razrađen institucionalan, upravljački te policy model koji može koristiti i za razvoj drugih projekata. Dodana vrijednost savjetnika uvelike se očitovala u još nekoliko aspekata, uže povezanih sa samim projektnim obrascima u kojima se slijedila logika PCM pristupa (Project Cycle Management) te metodologije primijenjene u EU projektima. Prvenstveno se to očitovalo u konceptualizaciji projekta, prijedlozima aktivnosti i njihovih pojedinosti kako bi se doskočilo već opisanim problemima, a istovremeno u potpunosti zaokružio koncept projekta. Nastavno tome, po konceptualizaciji projektnih aktivnosti, definirani su i relevantni, detaljni te realni indikatori uspješnosti projekta, koji dodatno argumentiraju projektnu relevantnost i omogućuju provjeru uspješnosti po njegovoj implementaciji. Savjetnik je dodanu vrijednost pružio i prilikom detaljne analize projektnih rizika koji su u ovom slučaju Naručitelju višestruko koristili: a) na adekvatan je način ispunjen jedan od važnih evaluacijskih kriterija; b) adekvatnom analizom rizika omogućeno je pravovremeno utjecanje na njihovu pojavu i opseg u daljnjem razvoju projekta, s obzirom da je projekt trenutačno u početnoj fazi gotovosti. Na kraju, Savjetnik je stručnom analizom dizajnirao model održivosti projekta, dominantno financijske, ali i institucionalne održivosti čiji su temelji koncipirani već u ovoj pripremnoj fazi projekta. Kritične točke projekta i naučene lekcije Iznimno kratak vremenski period za izradu opsežne dokumentacije: projektne prijave te studije predizvodljivosti, za projekt koji je u samom začetku te uz nedostatak građevinsko-tehničke dokumentacije predstavljalo je osnovnu kritičnu točku projekta, koju je Savjetnik adekvatno riješio uz pravovremene informacije i pomoćnu dokumentaciju Naručitelja. Također, potencijalnu kritičnu točku predstavljala je i činjenica višestrukog opsega djelatnosti i aktivnosti Naručitelja – a) visoka znanost i provedba temeljnih znanstvenih istraživanja; b) suradnja s gospodarstvom i provedba primijenjenih istraživanja; c) obrazovne i društvene djelatnosti koje Naručitelj provodi u suradnji s partnerskim institucijama. Zbog toga je obujam analitičkih aktivnosti bio veoma opsežan, iz čega je proizašla i visoka dodana vrijednost Savjetnika, koji je na strukturiran i sustavan način u kratkom roku proveo analizu tržišta i konkurencije istih ili sličnih outputa za svaku od navedenih djelatnosti. Detaljno provedena analiza tržišta ključnih KET tehnologija (Key enabling technologies) na koje se odnosio predmet projekta dodatno je učvrstila relevantnost samog projekta, ali i Naručitelja kao znanstveno-istraživačke institucije te potvrdila njegov visok potencijal konkurentnosti na razini Europe koju bi mogao ostvariti provedbom projekta u punom obuhvatu. Kako bi se to ostvarilo, bilo je potrebno prikupiti ekstenzivnu količinu relevantnih statističkih podataka iz navedenih područja te prikazati i projicirati trendove relevantne za problematiku, ali ih također vezati sa strateškim odrednicama na europskoj, regionalnoj i nacionalnoj razini. Nastavno tome, na tim se podacima temeljio i dio izvedenih zaključaka i preporuka te ova činjenica naglašava važnost pravovremenog prikupljanja potrebne dokumentacije i adekvatne analitike. S obzirom na navedeno, jedan od važnijih zadataka savjetnika bio je uklopiti izvedene zaključke u širu sliku, ponajprije određenu natječajem te strateškim odrednicama. Jednako tako, aktivnosti koje su predložene morale su biti usklađene s propisanim pravnim okvirom RH kod infrastrukturnih zahvata tog tipa, zbog čega je u analizu i konceptualnu razradu bilo potrebno uvrstiti i zaključke Preliminarnog programa rekonstrukcije građevine koji su provele stručne službe Naručitelja. Nadalje, projekt rekonstrukcije i izgradnje znanstveno-istraživačke infrastrukture, ali i nabave kapitalne, visoko-sofisticirane, precizne i osjetljive znanstvene opreme, izrazito je kompleksan proces koji uključuje velik broj dionika. Zbog toga je od ključne važnosti bila adekvatna informiranost i doprinos svih aktera, kao i pravovremena i jasna komunikacija između istih. Savjetnik je kontinuirano vršio analizu zahtjeva i očekivanja Naručitelja te balansirao između toga i mogućnosti samog projekta, u skladu s manjkom raspoloživog vremena i ekstenzivne projektne dokumentacije. Angažman kako Naručitelja tako i Savjetnika te otvoren odnos imaju za rezultat kvalitetnu i priznatu uslugu. Sense Consulting je nezavisna, međunarodna savjetodavna tvrtka koja pruža usluge privatnom i javnom sektoru. Smješteni smo u Zagrebu s projektima koji sežu preko tri kontinenta gdje pružamo potporu za održiv i kvalitetan rast organizacija. Naš tim iskusnih i kvalitetnih stručnjaka sa znanjem širokog spektra industrija i poslovnih sektora pruža potporu i vodstvo u donošenju odluka , poboljšanju produktivnosti i uspješnosti domaćih i stranih organizacija. Dodatne informacije potražite na: www.senseconsulting.eu , Email: [email protected] Sense Consulting, Frane Petrića 4/IV, 10000 Zagreb, Hrvatska, tel: +385/(1) 48 18 314.