PROJEKT “OMOGUĆIMO TO PUTEM EU FONDOVA” Program IPA INFO "Europsku uniju čini 27 zemalja članica koje su odlučile postupno povezivati svoja znanja, resurse i sudbine. Zajednički su, tijekom razdoblja proširenja u trajanju od 50 godina, izgradile zonu stabilnosti, demokracije i održivog razvoja, zadržavajući pritom kulturalnu raznolikost, toleranciju i osobne slobode. Europska unija posvećena je dijeljenju svojih postignuća i svojih vrijednosti sa zemljama i narodima izvan svojih granica. Europska komisija izvršno je tijelo Europske unije." Ova prezentacijaje nastala je uz financijsku potporu Europske unije. Za sadržaj prezentacije je odgovorna Organizacija za građanske inicijative i ni u kojem slučaju se ne može uzeti u obzir kao stav Europske unije. Razvoj i provedba EU projekata Varaždin 10.05. – 12.05.2013. Pravila provedbe EU projekata • Provedba tek po potpisivanju ugovora • • • • (nema retroaktivnih plaćanja) Podugovaranje prema pravilima o javnoj nabavi u Hrvatskoj i EU Provedba podložna kontroli EK (dužni čuvati sve informacije sljedećih 5 godina) Obveza redovitog izvješćivanja provedbenog tijela o tehničkoj i financijskoj provedbi Predfinanciranje Pravila provedbe EU projekata • Svi projekti provode se prema pravilima javne nabave EU i/ili Hrvatske • Vrste projekata određene različitim procedurama javne nabave • Radovi, usluge, roba, bespovratna sredstva – ugovori javne nabave Vrste ugovora Ugovori o izvršenju radova: građevinski radovi: npr. ceste, željeznice, vodovod i kanalizacija…. Ugovori o nabavi opreme: opremanje robom ili opremom (često se vežu uz ugovor o uslugama ili radovima) Ugovor o uslugama: konzultantske usluge – edukacija, razne studije, analize…. Twinning: ugovori za koje ne postoji tržišna ponuda i vezani su uz prijenos znanja iz acquisa – EU (javni) službenik kao konzultant dolazi u zemlju korisnicu (policija, carina….) Vrste ugovora Bespovratna sredstva/darovnice – grant • promiču određenu politiku iz pravne stečevine EZ i pridonosi općem interesu • direktno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg korisnika (npr: udruge, instituti, tijela lokalne samouprave, komore, turističke zajednice, mali i srednji poduzetnici, fakulteti.) 6 Usluge – primjer projekta “Uspostava integriranog informacijskog sustava za upravljanje kohezijskim i strukturnim fondovima Svrha ovog projekta je uspostavljanje upravljačkog informacijskog sustava usklađenog s zahtjevima kohezijske politike EU s ciljem pružanja potpore svim strukturama uključenim u upravljanje Kohezijskim fondovima EU (koordinacijsko tijelo za Nacionalni strateški referentni okvir, upravljačka tijela, posrednička tijela, tijela za ovjeravanje, revizijska tijela) unutar svih nacionalnih Operativnih programa financiranih iz Strukturnih i Kohezijskih fondova. o Vrijednost: 1.000.000 EUR Oprema – primjer projekta “Borba protiv zlouporaba i raspačavanja droga” o Nabava laboratorijske i informatičke opreme o Cilj je pospješiti kapacitet policijskih postaja u borbi protiv zločina koji se odnose na zlouporaba narkotika o Cilj je također poboljšanje kapaciteta Forenzičkog znanstvenog centra u analizi i profiliranju droga Radovi – primjer projekta “Izgradnja i opskrba vodoopskrbnog sustava i sustava upravljanja otpadnim vodama u gradu Karlovcu” Ciljevi: o Instalacija i građevinski radovi za vodoopskrbu o Čišćenje izvora vode u Mekušju i Borlinu o Zamjena 9,5 km cijevi u lošem stanju o Instalacija i popratni radovi sustava kanalizacije Grantovi - primjer sheme “Unapređenje strukovnog školstva”  Grant shema Ministarstva znanosti, obrazovanja i športa poziva srednje strukovne škole na odaziv s projektnim idejama  Strukovne škole mogu se javiti s idejama za unapređenje strukovnog školstva  Shema ima 3 mil eura, poziva projektne prijedloge 100.000 – 300.000 eur  Projekti: izgradnja tehničkih učionica, suradnja škole s ključnim poslodavcem na tržištem rada, uvođenje specifičnog pilot modela obrazovanja, izgradnja održivog obrazovnog poligona itd. Mogućnosti iz EU fondova 1. Dobavljač usluga 2. Ključni ili kratkoročni stručnjaci na ugovorima o uslugama 3. Proizvođač / dobavljač roba / opreme 4. Korisnik primarnih projekata (pr. radovi) 5. Korisnik bespovratnih sredstava 6. Partner na projektu koji se financira iz bespovratnih sredstava Mogućnosti iz EU fondova (II) 9. Podugovaratelj na projektu koji financiraju bespovratna sredstva 10. Direktni korisnik (ciljna skupina) projekta koji financiraju bespovratna sredstva 11. Poticatelj razvoja velikih strateških projekata 12. Poticatelj razvoja malih grant projektnih prijedloga Pozivi za dostavu projektnih prijedloga (grant natječaji)  Programira državna uprava  Određeni problemi najbolje se mogu riješiti lokalno, uz partnerstvo uključenih subjekata  Natječaji imaju zadanu temu (ciljeve)  Traže se prijedlozi projekata koji mogu doprinijeti ciljevima natječaja  Iz jednog natječaja izađe puno grant ugovora  Svaki projektni prijedlog (ugovor) nudi na natječaju neki specifični problem i rješenje Pozivi za dostavu projektnih prijedloga (grant natječaji)-od čega se sastoje  Poziv na dostavu prijedloga projekata  Upute za prijavitelje  Obrasci za popunjavanje i slanje  Provedbeni dokumenti  Pitanja i odgovori Primjeri grant natječaja 1. Business Related Infrastructure http://www.safu.hr/hr/natjecaji?category=21&type= &status=&pg=1 2. Pilot shema dodjele pomoći malom i srednjem poduzetništvu – potpora povećanju konkurentnosti i povećanju izvoza http://www.safu.hr/hr/natjecaji?category=9&type=3 &status=&pg=2&sort_by=0 3. Mladi na tržištu rada http://www.hzz.hr/dfc/default.aspx?ID=171 Kako pristupiti uputama (I) 1. Identificirati natječaj (preporuka: čitati između redova, ne mora uvijek biti očit i direktan interes) 2. Upoznati se s Uputama za prijavitelje (preporuka: potražite na jeziku koji vam odgovara, ali engleska je službena verzija) 3. Proučiti prihvatljivost aplikanata i partnera (preporuka: utvrditi prihvatljivost aplikanta/partnera) 4. Proučiti ciljeve natječaja i ciljnu skupinu te prihvatljive aktivnosti projekata (preporuka: razmišljati šire od popisa, inovativno) Kako pristupiti uputama (I) 5. Pregled projektne dokumentacije koja je potrebna za prijavu (preporuka: jednom tjedno otvorite Internet stranicu s natječajem) 6. Odabir i dogovor o partnerstvu na projektu (preporuka: uvijek imati partnere) 7. Sastavljanje tima za izradu projekta (preporuka: oformiti ozbiljan tim i konzultirati iskusnije) 8. Slanje projektne prijave na natječaj (preporuka: paziti na tekst omotnice i naravno rok) Sadržaj uputa (I) 1.1 Osnova za dodjelu nepovratnih sredstava 1.2 Ciljevi i prioriteti programa 1.3 Raspodjela financijskih sredstava što ih dodjeljuje ugovaratelj 2.1 Kriteriji prihvatljivosti 2.1.1 Prihvatljivi podnositelji zahtjeva: tko se može prijaviti ? 2.1.2 Partnerstva i prihvatljivi partneri 2.1.3 Prihvatljive aktivnosti: aktivnosti za koje se može podnijeti prijava Sadržaj uputa (II) 2.1.4 Prihvatljivost troškova: troškovi koji se mogu financirati u okviru nepovratnih sredstava 2.2 Kako se prijaviti i popratne procedure 2.2.1 Obrazac prijave 2.2.2 Gdje i kako poslati prijave 2.2.3 Rok za podnošenje prijava 2.2.4 Dodatne informacije o prijavi 2.3 Ocjena i odabir prijava Vježba – utvrdite iz uputa: oUtvrdite opći cilj natječaja? oKoji su specifični ciljevi natječaja? oKada je rok za dostavu projektnih prijedloga? oTko može prijaviti projekt (biti aplikant)? oTko su prihvatljivi partneri? oDa li je prihvatljiv partner općina? oPostoji li ograničenje mjesta provođenja projekta (županije)? oKoliki maksimalni iznos granta se smije tražiti projektom? Vježba – utvrdite iz uputa: oKoliko smije iznositi najveći iznos troškova projekta (iz vlastitih i EU izvora zajedno)? oKoliko projekti smiju trajati (u mjesecima)? oPostoje li aktivnosti koje se moraju napraviti projektom i koje? oKoju dokumentaciju treba predati na natječaju? oKoliko maksimalno bodova donosi relevantnost projekta u fazi koncepta? oPrema kojim pitanjima će se ocijeniti aplikantova tehnička i operativna sposobnost? Vježba – utvrdite iz uputa: oSmije li podugovaratelj ujedno biti i suradnik na projektu? oDa li je prihvatljiv trošak na projektu rabljena oprema? oNa koji način se smije postaviti pitanje (tel/fax/email) I do kojeg roka? oKada se može okvirno očekivati potpisivanje ugovora? oPrema kojim načelima se moraju rješavati podugovori u provedbi projekta? Kako nastaje EU projekt Razvoj EU projekata  Tri osnovna kriterija prihvatljivosti projekta:  Relevantnost: natječaj (OP), nadređene strategije, potrebe ciljnih skupina i područja  Izvedivost: intervencijska logika, vremenski plan, rizici, raspoloživi kapaciteti  Održivost: financijska, operativna, s aspekta politika, s ekološkog aspekta Razvoj EU projekata  Raspoloživi natječaji  Usko povezani s Operativnim programima iz sektora:      Operativni program za promet; Operativni program za okoliš i energetiku; Operativni program za regionalnu konkurentnost; Operativni program za razvoj ljudskih potencijala; i Operativni program za razvoj upravnih kapaciteta  Detaljno opisani u smjernicama za prijavitelje  Preduvjet: financijska i operativna sposobnost Razvoj EU projekata  Informacije o natječajima:  Web stranice ugovornih tijela i nadležnih ministarstava  Sektori i teme  Infrastruktura  Istraživanje i razvoj  Ljudski potencijali  Razvoj malih i srednjih poduzeća Razvoj EU projekata  Što nam treba za razvoj projekata:  Ljudi: Stručnjaci za područje Poznaju upravljanju projektnim ciklusom Poznaju pravila provedbe projekta Razumiju financije Vladaju engleskim jezikom Komunikacijske vještine Timski rad Preciznost, ažurnost, obrasci Dobro planiraju vrijeme, otporni na stres Kreativni Razvoj njihovih kapaciteta - Razvoj EU projekata  Financijska sredstva:  Za pred-financiranje i sufinanciranje (5% - 50%)  Izvori:    Vlastita sredstva Krediti i zajmovi (HBOR, EBRD, WB) Subvencije (MRRFEU, UZUVRH) Razvoj EU projekata  Pomoć pri izradi projekta:  Razvojne agencije  Tehnička pomoć (konzultanti i konzultantske kuće)    HAMAG HGK nezavisni Razvoj EU projekata  Zaliha projekata  Unutar poduzeća  U skladu s ciljevima poslovanja poduzeća  Standardizirani obrazac Razvoj EU projekata Naziv projekta: Predlagatelj i kontakt podaci: Partner(i): Strateški cilj, prioritet i mjera iz strateškog plana na koje se projekt odnosi: Mjesto provedbe projekta: Opći cilj projekta: Specifičan cilj projekta i pokazatelji: Predviđeni rezultati: Predviđene aktivnosti: Ciljna skupina projekta: Okvirna ukupna vrijednost projekta: Načini financiranja/ sufinanciranja projekta: Stupanj spremnosti projekta: Razvoj projekta Analiza konteksta  Dionici  Problemi  Ciljevi  Strategija Razvoj projekta Obrazac za prijavu:  Sažetak  Puni prijavni obrazac  Proračun  Logička matrica  Dodatne studije (poslovni plan, studija izvedivosti, CBA) Razvoj projekta Sažetak  Relevantnost projekta  Opis projekta Razvoj projekta Puni prijavni obrazac  Opis rezultata i aktivnosti  Metodologija  Vremenski plan  Održivost  Proračun  Logička matrica Procedura za prijavu Objava natječaja (smjernica i prateće dokumentacije) 2. U relativno kratkom roku (nekoliko tjedana) organiziraju se informativne radionice (pojašnjenje smjernica, osnove pristupa logičke matrice) 3. Pitanja (sva osim prihvatljivosti aplikanta, partnera ili projekta) dostavljaju se mailom ili faksom 21 dan prije roka za predaju projekta 1. Procedura za prijavu 4. Ponekad se nekoliko tjedana prije roka za predaju projekta organiziraju tzv. “projektne klinike” – stručnjaci pregledavaju logframe 5. 11 dana prije roka objavljuju se na web stranicama ugovornog tijela odgovori na pitanja 6. U međuvremenu mogu se objaviti corrigendum-i – izmjene natječaja – redovno pregledavati web stranicu Procedura za prijavu 7. Strogo poštivati rok i načine dostave – proučiti smjernice 8. 1. korak – administrativna provjera: je li poslana sva dokumentacija – i ocjenjivanje concept note-a (min. 30 bodova, rang lista) – dopis i zahtjev za predaju pune aplikacije – rok! 9. 2. korak – ocjenjivanje aplikacije (min. 12 na financijskom i operativnom kapacitetu – kriterij odabira + rang lista – kriterij dodjele) – dopis Procedura za prijavu 11. 3. korak – predaja dodatne dokumentacije aplikanta i partnera (rok!) - ocjenjivanje prihvatljivosti - dopis 12. Čišćenje proračuna 13. Potpisivanje ugovora (tek tada možete biti sigurni da ste dobili projekt) 14. Provedba počinje dan nakon datuma kad je zadnja stranka potpisala ugovor Razvoj kapaciteta za provedbu Čime sve treba upravljati? Razvoj kapaciteta za provedbu  Na operativnoj razini:  Planiranjem aktivnosti  Koordinacijom provedbe projektnih aktivnosti  Ostvarivanjem ciljanih neposrednih rezultata  Vremenom  Novcem (proračunom) i novčanim tijekom  Projektnim timom  Dionicima projekta, odnosima i komunikacijom  Rizicima  Kvalitetom  Sekundarnom nabavom  Dokumentima Razvoj kapaciteta za provedbu  Projektni tim je zadužen za:  Planiranje provedbe projekta (detaljni raspored aktivnosti)  Cjelokupnu koordinaciju provedbe projektnih aktivnosti  Praćenje napretka projekta prema predviđenim rezultatima  Planiranje rada svih osoba uključenih u projekt  Odobravanje rada svih djelatnika u projektu (potpisivanje evidencija vremena provedenog na projektu) Razvoj kapaciteta za provedbu  Koordinaciju rada i outputa (neposrednih rezultata) djelatnika  Koordinaciju kvalitete neposrednih projektnih rezultata  Upravljanje partnerskim odnosima  Predsjedavanje mjesečnim sastancima projektnog tima te pripremu        zapisnika i daljnjeg praćenja Internu evaluaciju projekta Planiranje putovanja / događanja u projektu Logistiku događaja na projektu Procesuiranje / odobravanje plaćanja s računa Vođenje promotivnih aktivnosti i osiguravanje vidljivosti projekta Odnose s javnošću Komunikaciju s ugovornim tijelom. Razvoj kapaciteta za provedbu  Nositelj je odgovoran za:  Apsorpciju sredstava i prihvatljivost izdataka  Financijsko upravljanje proračunom projekta  Pravilne postupke sekundarne nabave: izrada natječajne dokumentacije, sudjelovanje u radu odbora za ocjenjivanje, provedba podugovora  Narativno izvještavanje prema ugovaratelju  Financijsko izvještavanje prema ugovaratelju. Razvoj kapaciteta za provedbu  S ugovornim tijelom se potiče pisana komunikacija jer ostavlja referentan trag i za korisnika i za ugovorno tijelo.  Komunikacija s partnerima i ciljnom skupinom treba biti redovita te može biti u obliku redovitih mjesečnih sastanaka, e-maila, Skype konferencija, preko internih izvješća, mjesečnih biltena i slično.  Za komunikaciju prema javnosti preporuča se napraviti komunikacijsku strategiju po uputama iz Priručnika za komunikaciju i vidljivost.  Pravila vidljivosti moraju se poštivati kod komunikacije sa svim dionicima u projektu. Razvoj kapaciteta za provedbu  Savjeti:  Dobro isplanirajte projekt, konzultirajte se sa svim relevantnim dionicima (uključujući ciljnu skupinu)  Temeljite svoj projekt na stvarnim problemima (dobro argumentiranim) i na logici  Odaberite si dobre partnere u koje se možete pouzdati, koji su dorasli svojim zadacima i koji su se spremni angažirati  Konzultirajte partnere kod izrade projekta, upoznajte ih s aktivnostima, detaljno dogovorite podjelu poslova  Definirajte obveze i odgovornost s partnerima (moguće i s dodatnim ugovorom, uz partnersku izjavu)  Kad projekt započne, održavajte redovite veze s partnerima, uspostavite komunikacijske lance; definirajte proces odlučivanja Razvoj kapaciteta za provedbu  Savjeti:  Pratite pokazatelje od samog početka provedbe  Svaka osoba neka sama ispunjava obrazac evidencije vremena provedenog na projektu – inzistirajte na tome  Za svako događanje, sastanak, konferenciju za tisak podijelite potpisne liste  Osobe angažirane na projektu neka izrađuju interna mjesečna izvješća koja ćete koristiti kod izvještavanja prema ugovornom tijelu  Izvještaje pišite timski, nemojte da je samo voditelj projekta odgovoran za izvještavanje  Redovito (minimalno mjesečno) pratite trošenje sredstava, po proračunskim poglavljima  Pripremite vaš kolektiv za provedbu, obavijestite ih da će se projekt provoditi i zašto je važan za vašu organizaciju Razvoj kapaciteta za provedbu  Savjeti:  Osigurajte dovoljno resursa, a posebno kvalitetnih ljudi - delegirajte i/ili zaposlite osobe koje će biti odgovorne za provedbu, praćenje, administraciju  Osigurajte financije  Jasno podijelite odgovornosti  Sve bilježite  Komunicirajte pismenim putem  Kontaktirajte ugovorno tijelo i koristite tehničku pomoć svaki put kada ste u nedoumici. Razvoj kapaciteta za provedbu  Nemojte:  Olako shvatiti provođenje europskog projekta – zahtjevnije je od projekata koje financiraju ministarstva ili neke druge agencije  Ući u partnerstvo s organizacijom koja će samo figurirati, jer ćete na svojim leđima morati ponijeti i teret koji ona mora nositi, budući da ste jedini odgovoran za provedbu projekta  Osmisliti kompliciran i pretjerano zahtjevan sustav praćenja projekta koji će vašim ljudima oduzimati više vremena nego sama provedba projektnih aktivnosti  Podcijeniti vrijeme potrebno za administrativni dio projekta Razvoj kapaciteta za provedbu  Projektni tim:  Zaposlenici privremeno alocirani projektu  Novi zaposlenici  Upravljanje projektnim timom:  Opis posla za svakog člana  Redoviti sastanci  Neprekidna razmjena informacija  Timesheetovi i interna mjesečna izvješća  Periodična evaluacija  Pohvale, pokude – komunikacijska pravila  Voditi primjerom  Osigurati da nitko nije nezamjenjiv Hvala na vašoj pažnji Organizacija za građanske inicijative Ured Osijek K.P. Svačića 36 Tel: +385 31 582 290 Fax: +38531 582 291 Email: [email protected] www.ogi.hr Ured Drniš Kralja Zvonimira 10 Tel: +385 22 888 606 Fax: +385 22 888 607 Email: [email protected] "Europsku uniju čini 27 zemalja članica koje su odlučile postupno povezivati svoja znanja, resurse i sudbine. Zajednički su, tijekom razdoblja proširenja u trajanju od 50 godina, izgradile zonu stabilnosti, demokracije i održivog razvoja, zadržavajući pritom kulturalnu raznolikost, toleranciju i osobne slobode. Europska unija posvećena je dijeljenju svojih postignuća i svojih vrijednosti sa zemljama i narodima izvan svojih granica. Europska komisija izvršno je tijelo Europske unije." Ova prezentacijaje nastala je uz financijsku potporu Europske unije. Za sadržaj prezentacije je odgovorna Organizacija za građanske inicijative i ni u kojem slučaju se ne može uzeti u obzir kao stav Europske unije.