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CICLO MAGAZZINO - Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II

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Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II
DRAFT
CICLO MAGAZZINO
Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno”
a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali
1
DRAFT
STRUMENTI DI LAVORO
ATTIVITA’
ATTIVITA’ SUPPORTATA
DA SISTEMA
CONTROLLO MANUALE
CONTROLLO SUPPORTATO
DA SISTEMA
ERP
ATTIVITA’
AUTOMATICA
ERP
ERP
1
ATTIVITA’ SUPPORTATA
EXTRA-SISTEMA
CONTROLLO SUPPORTATO
EXTRA-SISTEMA
ATTIVITA’ CON REF. IN
NOTA INTEGRATIVA
INPUT/OUTPUT CARTACEO
INPUT/OUTPUT
ELETTRONICO
EXL
EXL
EVENTO INIZIALE
SNODO
LINK
PAGINA
LINK PROCESSO
SI
NO
2
DRAFT
RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Simbolo e Acronimo
Nome del sistema (o applicativo)
Descrizione
SISTEMA AMMINISTRATIVO CONTABILE
OLIAMM
OLIAMM
OLIAMM è la soluzione di Engineering per la gestione amministrativa delle Aziende Sanitarie, pensata per
supportare modelli organizzativi di livello aziendale e sovraziendale, quali aree vaste e sistemi informativi
regionali.
Architettura
OLIAMM è un sistema client server, che può essere installato anche su sistemi three tier (Terminal Server,
ecc.).
Funzionalità
OLIAMM si compone di diverse funzioni integrate all’interno del processo amministrativo:
Bilanci
Piano dei conti
La struttura del codice del Piano dei conti è libera e definibile dall’Ente, solitamente gerarchica, con la
possibilità di riclassificazioni di bilancio definibili in forma parametrica.
Bilanci e Sistema Autorizzativo
3
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
DRAFT
4
DRAFT
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
GESTIONE ENTRATA BENI
NON SANITARI
GESTIONE USCITA BENI
NON SANITARI
5
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI
MAGAZZINO ECONOMALE MAGAZZINO
REPARTO MANUTENZIONE
PERIODICAMENTE IN
FUNZIONE DELLA
TIPOLOGIA DEI
PRODOTTI
VERIFICA
LIVELLO SCORTE DI
MAGAZZINO
OLIAMM
SI
FINE
OK?
NO
ANALISI E VALUTAZIONE PER
ACQUISTO
NO
OK?
FINE
SI
PREDISPOSIZIONE RICHIESTA
BENI
B1. GESTIONE
FABBISOGNI
RESPONSABILE
MAGAZZINO ECONOMALE/
MAGAZZINO REPARTO
MANUTENZIONE
OLIAMM
B.2. GESTIONE OdA/
RICHIESTA DI OFFERTA
A3. VALUTAZIONE E
SELEZIONE FORNITORI
A
6
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI
MAGAZZINO ECONOMALE/
MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE
FORNITORE
PROCESSO
A
CONSEGNA
MATERIALE
CONSEGNA DOCUMENTO
DI TRASPORTO (DDT)
FINE
RISCONTRO MATERIALE
RICHIESTO DA OdA
OLIAMM
OK?
NO
RESTITUZIONE MERCE
SI
NO
VERIFICA CORRISPONDENZA
NUMERO DI COLLI VS VALORE
RIPORTATO IN DDT
OK?
C
RESP. MAGAZZINO
ECONOMALE/ MAGAZZINO
REPARTO MANUTENZIONE
SI
B
7
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI
B
VERIFICA QUANTITATIVA E
QUALITATIVA DEL MATERIALE
RICEVUTO VS O.d,A
OLIAMM
MAGAZZINO ECONOMALE
MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE
SI
OK?
FIRMA E REGISTRAZIONE DDT
TIMBRO E ARCHIVIAZIONE
INFORMATICA DEI DDT CON
COLLEGAMENTO ALL’ORDINE
OLIAMM
NO
C
OLIAMM
RICHIESTA CHIARIMENTI IAL
FORNITORE E ALL’UOC GESTIONE
ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI
EVENTUALE INTEGRAZIONE DELLA
FORNITURA
8
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE USCITA BENI NON SANITARI
MAGAZZINO ECONOMALE
MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE
ECONOMO/ RESPONSABILE UOC
GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO
IMPIANTISTICO
RESPONSABILE DEL
DAI E/O DELL’UOC
AMMINISTRATIVA
PROCESSO
FABBISOGNO
MERCE
TRASMISSIONE
BUONO DI PRELEVAMENTO
PREDISPOSIZIONE BUONO E
FIRMA DI PRELEVAMENTO
OLIAMM
OLIAMM
NO
ASSEGNAZIONE
RICHIESTA
OK?
SI
VERIFICA DISPONIBILITA’
MATERIALE A MAGAZZINO
OK?
NO
B2. GESTIONE OdA/
RICHIESTA DI OFFERTA
OLIAMM
SI
REGISTRAZIONE SCARICO
MATERIALE A CENTRO DI
COSTO
CONSEGNA MATERIALE
ARCHIVIAZIONE BOLLA
DI
CONSEGNA PER C.d.C.
OLIAMM
9
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
DRAFT
10
DRAFT
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
GESTIONE ENTRATA BENI
SANITARI
GESTIONE USCITA BENI
SANITARI
11
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI
PERIODICAMENTE IN
FUNZIONE DELLA
TIPOLOGIA DEI
PRODOTTI
VERIFICA
LIVELLO SCORTE DI
MAGAZZINO
MAGAZZINO FARMACIA
OLIAMM
SI
FINE
OK?
NO
ANALISI E VALUTAZIONE PER
ACQUISTO
NO
OK?
FINE
SI
PREDISPOSIZIONE
RICHIESTA BENI
B 1. GESTIONE
FABBISOGNI
RESPONSABILE
MAGAZZINO FARMACIA
OLIAMM
B 2. GESTIONE OdA/
RICHIESTA DI OFFERTA
A 3. VALUTAZIONE E
SELEZIONE FORNITORI
A
12
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI
MAGAZZINO FARMACEUTICO
FORNITORE
PROCESSO
C
CONSEGNA
MATERIALE
CONSEGNA BOLLA ENTRATA
MERCE (BEM)
FINE
RISCONTRO MATERIALE
RICHIESTO DA OdA
OK?
NO
RESTITUZIONE MERCE
OLIAMM
SI
VERIFICA CORRISPONDENZA
NUMERO DI COLLI VS
QUANTITA’ RIPORTATA
IN BEM
OK?
NO
C
RESP. MAGAZZINO
FARMACEUTICO
SI
FIRMA BEM
B
13
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
PROCESSO
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI
VERIFICA QUANTITATIVA E
QUALITATIVA DEL MATERIALE
RICEVUTO VS O.d,A
B
OLIAMM
SI
REGISTRAZIONE BEM E
INSERIMENTO DATI
SCADENZA PRODOTTO
MAGAZZINO FARMACEUTICO
OK?
NO
C
OLIAMM
TIMBRO E ARCHIVIAZIONE
INFORMATICA DELLE BEM
CON COLLEGAMENTO
ALL’ORDINE
OLIAMM
RICHIESTA CHIARIMENTI E
INTEGRAZIONI AL
FORNITORE
14
DRAFT
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE USCITA BENI SANITARI
FABBISOGNO MERCE
PREDISPOSIZIONE BUONO DI
PRELEVAMENTO
OLIAMM
FIRMA E INVIO
BUONO DI
PRELEVAMENTO
GESTIONE MAGAZZINO
ENTRATA BENI
SANITARI
OLIAMM
CARICO MATERIALE A
MAGAZZINO DI REPARTO/
CENTRO DI COSTO
MAGAZZINO FARMACIA
RESPONSABILE
STRUTTURA COMPLESSA
STRUTTURA COMPLESSA
PROCESSO
OLIAMM
NO
VERIFICA
LIVELLO SCORTE DI
MAGAZZINO
OLIAMM
OK?
SI
REGISTRAZIONE SCARICO
MATERIALE A
CENTRO DI COSTO
OLIAMM
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
GESTIONE INVENTARIO
DRAFT
16
DRAFT
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO
PASSIVO
PROCESSO
GESTIONE INVENTARIO
GESTIONE
INVENTARIO
17
DRAFT
GESTIONE INVENTARIO
PROCESSO
(L) GESTIONE INVENTARIO
SOTTO PROCESSO
(L.1) GESTIONE INVENTARIO (FISICO E CONTABILE)
ANNUALMENTE
ELABORAZIONE INVENTARIO
(CONTABILE) E BLOCCO
MOVIMENTAZIONE CONTABILE
RICHIESTA ELABORAZIONE
INVENTARIO FISICO (riscontro tra
inv.contabile e quello fisico)
MAGAZZINO FARMACIA
MAGAZZINO ECONOMALE
MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE
OLIAMM
CONTA FISICA E
COMUNICAZIONE DELLE
RELATIVE GIACENZE AL 31.12
RISULTANZE
INVENTARIO FISICO
VERIFICA CORRISPONDENZA
CON GIACENZE PRESENTI A
SISTEMA
OK?
SI
CONVALIDA DEL VALORE DI
GIACENZA
OLIAMM
NO
RETTIFICA DEL VALORE DI
GIACENZA
M3 GESTIONE
BILANCIO
OLIAMM
18
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