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C4B Doc
La
Gestione
Documentale,
permette
di
CLOUD4BUSINESS SRL
Piazza IV Novembre n.4
organizzare l’archiviazione e, la gestione dei documenti
20124 Milano
o, di altri contenuti aziendali, su apposite piattaforme
P.IVA 08401770964
software per avere i documenti e le informazioni
www.cloud4business.it
sempre disponibili per la ricerca, consultazione e
[email protected]
tel: 02 671658143
trasmissione in tempi brevissimi.
La Gestione Documentale
Un sistema di Gestione documentale o Document
Management System
(DMS) permette di salvare,
creare versioni, condividere, eseguire ricerche nel
contenuto e verifiche integrate nel flusso di lavoro,
conservare documenti in formati e versioni diverse ed
estrarre automaticamente i relativi metadati (es.:
autore, titolo, ed altre informazioni personalizzate). I
documenti
possono
inoltre
essere
taggati,
categorizzati, e trasformati automaticamente da e per
vari formati (es. da doc a pdf ecc...),
Servizi in Outsourcing
Spesso la struttura e l’organizzazione dell’azienda
risultano inadattabili per una corretta gestione e
conservazione dei documenti, Cloud4Business grazie
alla sua infrastruttura permette di esternalizzare
l’intero processo.
Per un’ azienda o uno studio usufruire di un servizio di
gestione documentale in outsourcing significa avere
un'interfaccia semplice e flessibile con la quale
interagire per gestire i documenti in assoluta sicurezza
L'introduzione di un sistema di Gestione Documentale
all'interno dell'azienda permette di ottenere notevoli
grazie a protocolli di accesso protetti da meccanismi di
crittografia.
vantaggi economici, organizzativi, gestionali e può
essere effettuata in modo del tutto trasparente senza
che gli utenti si accorgano di nulla.
Reingegnerizzazione del processo documentale
Cloud4Business S.r.l. con C4B Doc analizza i processi
sulla
gestione
aziendale
dei
documenti,
e
li
reingegnerizza insieme al personale dell'aziendacliente, al fine di massimizzare l'efficacia dello
strumento in relazione alla tipologia di documenti da
gestire ed ai flussi a cui sono sottoposti.
C4B Doc è DMS basato sulla piattaforma open source
Alfresco
che permette di gestire la
digitalizzazione di documenti, l’archiviazione di
documenti e file in genere, l’indicizzazione di
documenti automatizzata, la gestione di processi di
approvazione e revisione e l’integrazione di workflow
personalizzati.
Cloud4Business SRL Piazza IV Novembre n°4 Milano tel: 02 671658143 P.IVA 08401770964
C4B Doc - Vantaggi
Automatizzazione dei processi
Gestione mail
C4B Doc permette l'introduzione di regole per
E' possibile utilizzare C4B Doc come gestore delle
l'esecuzione in maniera automatica di processi
mail per l'archiviazione di tutte le mail
ricorrenti.
di
aziendali, gestendo di fatto la mail come se si
automatizzazione dei processi, è possibile, ad esempio,
trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre,
attivare dei processi per la gestione della fatturazione
mediante le regole di automatizzazione dei
attiva e passiva, per l'approvazione di ordini e invio
processi, si possono definire dei filtri per la
conferme ai fornitori e molto altro ancora.
suddivisione delle mail in base al mittente, alla
Attraverso
queste
regole
priorità, all'oggetto e definire dei redirect per
Gestione metadati
inoltrare le mail che soddisfano alcuni requisiti e
C4B Doc permette l’estrazione automatica dei
molto altro ancora.
metadati: all'atto del caricamento di un documento o
della modifica di un documento
esistente,Sostitutiva
C4B Doc è
Conservazione
Gestione autorizzazioni
in grado di leggere il documento stesso ed estrarne dei
Con C4B Doc possibile definire livelli Visibilità
di accesso
metadati che potranno essere usati per eseguire delle
diversi per i singoli utenti su cartelle ma anche su
ricerche mirate.
singoli documenti.
Workflow personalizzati
Uno dei punti di forza di C4B Doc è la possibilità di
Archiviazione
Elettronica
creare dei workflow
sui documenti
di: approvazione,
revisione, collaborazione, ecc…
Digitalizzazione
Registrazione
accessi
C4B Doc registra tutte le operazioni che vengono
svolte sui documenti e gli accessi agli stessi. In questo
Doc.
modo è sempre possibile risalire all'autore di una
digitale
modifica o sapere chi ha letto, ed in che data, un
determinato documento.
Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti,
della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo
studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di
pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo
di 287 milioni di euro all'anno. In generale ogni documento
cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo
di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione dei
documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei
documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno
di questi è stato stimato in 120 euro.
Il testo integrale di questa ricerca è disponibile al seguente
indirizzo
www.infocamere.it/doc/osservatoriowhite.pdf
Cloud4Business SRL Piazza IV Novembre n°4 Milano tel: 02 671658143 P.IVA 08401770964
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