Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva

Archiviazione Documentale
e Conservazione Sostitutiva
Il Document Management System e la Conservazione Sostitutiva:

Il DMS può riguardare ogni tipologia di documento, sia esso ricevuto che emesso.
L’obiettivo è migliorare e razionalizzare i flussi documentali, per l’accesso agli stessi e la loro
distribuzione determinando “chi fa che cosa”.
La Conservazione Sostitutiva riguarda principalmente i documenti rilevanti ai fini fiscali e
permette di “smaterializzarli”, quindi di non produrre la copia cartacea per i documenti emessi e
di distruggere l’originale cartaceo per i documenti ricevuti.
Document Management System
I sistemi di Document Management consentono l’acquisizione, l’archiviazione, la consultazione, la
distribuzione e la riproduzione di documenti in senso lato, siano essi documenti cartacei di qualsiasi
contenuto, piuttosto che fax elettronici, e-mail, file CAD, presentazioni PowerPoint, filmati, file
audio, pagine WEB, …..
Questa gestione aumenta l’efficienza aziendale perché incrementa la produttività, riducendo
drasticamente i tempi di ricerca, localizzazione e consultazione dei documenti. Inoltre crea smista e
spedisce i documenti, collegandoli alle procedure gestionali, senza movimentazione cartacea.
L’integrazione del DMS con il Sistema Informativo aziendale permette l’automazione della
generazione delle copie elettroniche dei documenti emessi e dell’indicizzazione di tutti i documenti
aziendali.
La Conservazione Sostitutiva
In seguito all'emanazione delle ultime norme sull'Archiviazione Documentale, è oggi possibile
archiviare e conservare qualunque tipologia di documento in formato elettronico.
In particolare oggi è consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili, con
efficacia anche ai fini fiscali e con conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei.
Naturalmente il documento informatico deve possedere determinate caratteristiche e deve essere
conservato secondo un procedimento analiticamente descritto dalla legge.
DONZELLI | Forniture per ufficio dal 1922 - Via Maddalena n° 5, Milano - Tel. 02 86462984 - C.F. & P.IVA 07234640154 - Email [email protected]
Archiviazione Documentale
e Conservazione Sostitutiva
Il processo di conservazione può essere espletato on site o in Outsourcing
• internamente (On site) all'organizzazione aziendale, eseguendo tutte le procedure previste con
l'ausilio delle soluzioni Kalýos (con l'onere di dover rispettare le scadenze, le procedure, disporre di
un’infrastruttura hardware e software in grado di garantire la massima sicurezza )
oppure
• affidata in delega a soggetti esterni (Outsourcing) i quali si prendono carico di svolgere per conto
del soggetto interessato, i vari adempimenti eseguendo tutte le procedure nel rispetto della
normativa (deliberazione Cnipa 11/2004).
Servizio in Outsourcing, fornito in collaborazione con partner certificato
Kalýos offre tale servizio, in collaborazione con partner certificato, di alta credibilità e di decennale
permanenza sul mercato, fornendo così il massimo livello di garanzia.
Si tratta di un sistema che prevede la delega completa delle responsabilità relative al processo di
conservazione al partner Kalýos, che assume il ruolo di "Responsabile della conservazione".
Pertanto non solo Kalýos è in grado di permetterle di usufruire dei vantaggi propri di un sistema di
Archiviazione Documentale, ma anche di delegare le responsabilità del processo di conservazione dei
documenti.
Le più frequenti tipologie di Documenti conservabili in formato elettronico:
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Fatture attive
Fatture passive
Libro giornale
Registri IVA (Acquisti / Vendite /
Corrispettivi)
Mastri
Libro inventari
Libro giornale di magazzino
Libro dei cespiti
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Il bilancio d’esercizio, composto da stato
patrimoniale, conto economico e nota
integrativa
Gestione del personale/note spese
Corrispondenza/Mail da spedire
Corrispondenza/Mail ricevute
Proposte contrattuali/offerte
Ordini
Per quanto concerne il processo di memorizzazione, archiviazione e conservazione dei documenti
informatici e analogici la Circolare 36/E si è limitata a ribadire quanto già efficacemente riportato
nella deliberazione CNIPA e nel DMEF, ricordando come, in ogni caso, la distruzione del documento
cartaceo possa avvenire solo a termine del processo di conservazione (e, quindi, normalmente con
l’apposizione di marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione).
Kalýos è Distributore Ufficiale del sistema DMS
Kalýos è Distributore Ufficiale del sistema Kalydoc
Ra Computer
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è partner tecnologico per il servizio di conservazione sostitutiva
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