Il Sistema dei Controlli Interni per gli Organi Societari e le Funzioni di Controllo Alla luce delle nuove Disposizioni di Banca d’Italia Ing. Riaz Bashir Opentech Confidi Day 2014 - Castelbuono (PA) 15 ottobre 2014 Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Certificazioni Qualità • ISO 9001 • Servizi IT • Formazione • Servizi professionali Certificazioni professionali • Competenze Microsoft • PMP Certified (PMI) Collaborazioni • • • • Università Studi legali Consulenti aziendali Associazioni professionali Società di servizi specializzata in soluzioni GRC La società OPENTECH Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Soluzioni software SaaS • Cloud Microsoft Servizi professionali •Assistenza IT •Aggiornamento normativi Offering Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Assetti organizzativi e controlli interni «Il rafforzamento della disciplina sugli assetti organizzativi e sui controlli interni è coerente con l’obiettivo di promuovere la stabilità degli intermediari finanziari e del sistema.» «La proposta normativa contiene specifiche disposizioni con riferimento all’assetto organizzativo e di controllo, ispirate a quelle previste per le banche, ma graduate in base al principio di proporzionalità. Gli aspetti disciplinati riguardano: i) i requisiti generali di organizzazione; ii) le regole di governo societario; iii) il sistema dei controlli interni; iv) l’esternalizzazione delle attività; (*) v) le caratteristiche del sistema informativo‐contabile» (*) I Processi per i Controlli Interni possono essere esternalizzati, mantenendo la capacità di controllo interno e la possibilità di re-internalizzare BANCA D’ITALIA: DISPOSIZIONI DI VIGILANZA PER GLI INTERMEDIARI FINANZIARI (RELAZIONE SULL’ANALISI D’IMPATTO LUGLIO 2014) Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Titolo III, Capitolo 1 - ORGANIZZAZIONE AMMINISTRATIVA E CONTABILE E CONTROLLI INTERNI • Nel sistema dei controlli interni rientrano le strategie, le politiche, le procedure e i meccanismi per la gestione dei rischi a cui l’intermediario è o potrebbe essere esposto e per il controllo del livello dei rischi assunti • Governo Societario: Composizione, compiti e poteri degli organi sociali: Organo con funzione di supervisione strategica, Organo con funzione di gestione, Organo con funzione di controllo • Sistema dei Controlli Interni: • Tipologie di Controllo: Controlli di Linea, controlli sui rischi e sulla conformità (c.d. “controlli di secondo livello”), Revisione interna (c.d. “controlli di terzo livello”), • Le funzioni di controllo presentano agli organi aziendali, almeno una volta all’anno, un programma di attività e, al termine del ciclo gestionale, una relazione sull’attività svolta • Sistema Informativo Contabile: adeguato ai rischi, attendibile, con elevato livello di sicurezza, presidiato • Esternalizzazione di funzioni aziendali in linea con il principio di proporzionalità: contenuto minimo e livelli di servizio, diritti ed obblighi, modalità e frequenza di controllo applicate dall’intermediario, flussi informativi, piani di emergenza. Comunicazione a Banca d’Italia. L’intermediario conserva la competenza richiesta • Il Sistema dei Controlli Interni di gruppo: procedure di coordinamento e collegamento, compiti e responsabilità, flussi informativi, relazioni periodiche, meccanismi di integrazione dei sistemi informativi/contabili, sistemi di monitoraggio dei flussi finanziari . Ciascuna società del gruppo si dota di un sistema dei controlli interni che sia coerente con la strategia e la politica di gruppo in materia di controlli • Principi organizzativi relativi a specifiche attività o profili di rischio. Procedure, documentazione, disposizioni, presidi, tecniche di attuazione, controlli, responsabilità BANCA D’ITALIA: DISPOSIZIONI DI VIGILANZA PER GLI INTERMEDIARI FINANZIARI Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Go Confidi Adeguamenti Normativi Soluzioni per le funzioni di governo e controllo per i Confidi Aggiornamenti normativi • Alert aggiornamenti • Inserimento articolato, Disposizioni e sanzioni • Processi standard e mappatura con Norme e Disposizioni Servizi specifici per: - Confidi in Rete - Aderenti IGI Su richiesta di molti Confidi e dell’Associazione di categoria Per i Confidi in rete/aggregati Condizioni particolari e Servizi congiunti (Formazione, Analisi Processi/Rischi,..) Confidi industriali Convenzione con IGI/Federconfidi con rimborso dalla quota annuale Soluzioni e servizi per i Confidi Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Organizzazione Compliance • Processi aziendali; Workflow • Gestione Procedure e Policies aziendali • Organigramma e Funzionigramma; Responsabilità e Deleghe • Mappa Processi - Norme, Rischi di non conformità • Controlli; Attività di prevenzione integrata; Verifiche • Relazioni di conformità; Indici di conformità Internal Audit • Piani di Audit interni ed esterni • Esecuzioni, Checklist, Follow up • Report di Audit Organismo di Vigilanza • Valutazione Rischi ex DLgs 231/01 • Modello di Organizzazione e Gestione Risk Manager • Rischi e Controlli per Processo • Relazioni • KRI Corporate Governance • Obiettivi; Indicatori e Misure; Monitoraggio • Business Plan, Verifiche, Documenti, Adempimenti, Flussi • Riunioni , Verbali e Relazioni Organi Societari Suite GO Confidi (1/2) Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Conflitti di interesse Affari generali e legali • Registro Soggetti Collegati; Accesso a Informazioni Privilegiate • Registro Conflitti Interessi MIFID; Registro Operazioni Personali (Internal dealing) • Operazioni con parti correlate • Gestione Norme e Policies • Flussi Informativi; Relazione di Governance • Gestione Documenti e Modulistica standard Reclami • Gestione Reclami • Relazione Reclami • Rendicontazioni (es. ABI) Qualità • Gestione Sistema Qualità IT Governance • Inventario Risorse IT • Sicurezza IT; Privacy; Business Continuity • Cobit Suite GO Confidi (2/2) Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Suite GO: gestione Integrata dei Rischi e Controlli soluzione modulare piattaforma unica metodologie coerenti modello organizzativo unico integrabile Moduli per il governo e il controllo integrati e correlati ai processi La Soluzione per le funzioni di Governo e Controllo Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale C CONTEXT & CULTURE M MONITOR & MEASURE O ORGANIZE & OVERSEE C O R RESPOND & RESOLVE A M A ASSESS E ALIGN I P R D I INFORM & INTEGRATE P PREVENT & PROMOTE D DETECT & DISCERN OCEG GRC Capability Model COSO Framework COBIT Framework Regolamenti e Linee Guida Autorità di Vigilanza DigitPA Associazioni italiane di categoria Università AICOM, AIEA, AIIA, ANDAF Assoconfidi GO: standard di riferimento Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Legal inventory • Normative esterne • Policies interne • Best practices Organizzazione e Asset • • • • Processi aziendali, Procedure Strutture organizzative Infrastrutture Flussi informativi Processi GRC • Mappatura: Obiettivi, Norme, Processi, Risorse • Controlli, Risk Control Matrix • Valutazione Rischi • Incidenti - Reclami - Perdite • Verifiche - Checklist - Azioni correttive • Reporting - Indicatori e Misure Processi specifici • • • • Privacy Sicurezza IT Business Continuity Reclami GO: architettura funzionale Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Ausili per l’Utente • Profili e controllo accessi (funzioni e dati) • Log applicativo • Alert • ToDo • Motore di ricerca • Tool di pianificazione • Help on line • Liste ordinabili • Stampe esportabili in pdf, excel, word, … • News • Documenti • Allegati • Flussi informativi • Workflow Piattaforma GO • Dati storici • Strumento di Import / Export dei dati • Integrazione con: • MS Office • Posta elettronica • MS Project • MS Visio • Motore di Reportistica • Self Business Intelligence • File/DB Interni • File/DB Esterni Piattaforma applicativa GO: tools integrati Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Organizzazione Rischi /Azioni correttive PROCESSI PERSONE APPLICAZIONI SW Censimento Regolamenti Interni e Norme di legge Censimento/Revisione Tassonomia Processi Confidi Archivio Norme e Regolamenti Inserimento Persone, Funzioni Aziendali e mappatura coi Processi Censimento Applicativi SW e mappatura accessi Funzioni Aziendali Tassonomia Processi Mansionario e Deleghe Rpt Accessi Sw Personale Inserimento di : - Eventi di Rischio (credito, soci, ..) - Processi Pianificazione prima Verifica Esecuzione Verifica Rischi: (Eventi Rischio, Processi, Responsabilità) • RL e RR • Non Conformità Rapporti di Verifica Indicatori e Monitoraggio Adempimenti periodici Esempio Progetto Confidi Scadenzario e Sistema di Alert Azioni Non Conformità Report e Monitoraggio Rischi Piano Azioni correttive A v v io i n u n e l a p s e d : 2 m e s i NORME Gestione Riunioni Organi Societari (Organizzazione+ Compliance + Rischi + Audit) Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Flessibilità organizzativa e gestionale … • Gestione Gruppo/Rete: accentrata o decentrata • Installazione: in house, su centro servizi, su area comune (Cloud), sui browser più diffusi, senza vincoli di versione • Metodologie diverse: self assessment, risk assessment, checklist di conformità,… • Sistema di profilatura e di autorizzazioni sulle stesse funzioni del prodotto, con ruoli differenti (Compliance, Audit, Risk,…), sia sugli stessi dati (quando concordato) sia su dati separati specifici delle attività di ogni ruolo • Configurabilità alta per l’utente • Navigazione libera sui dati, con percorsi flessibili, decisi dall’Utente, differenziati sulla base della modalità di lavoro adottate • Reportistica con possibilità di scegliere parametri differenti … mantenendo elevate le caratteristiche di usabilità e comprensibilità GO: Flessibilità Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale GO gestisce qualsiasi Data Base Standard (DBS), con informazioni “standard” di riferimento. Il DBS delle Norme gestisce le informazioni “standard” per le norme significative dei Confidi: Articolato, Tassonomie, Adempimenti, Sanzioni, Controlli, Checklist e Processi standard. DBS • Opentech offre il servizio di aggiornamento normativo per i Confidi: • Sistema di Alert e consultazione delle normative e degli aggiornamenti • Mappatura con i Processi standard dei Confidi • Opentech é partner di ABI Formazione Aggiornamento normativo e Processi standard Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Piattaforma standard che unifica le attività, con maggiore trasparenza e supporto per i risultati aziendali. Metodologia comune per i rischi di qualsiasi tipo, con un'interfaccia standard e facile da usare ed un linguaggio comune. Funzionalità di gestione uniformi che automatizzano e semplificano i processi di revisione e di approvazione e tutti i processi di governo. Interazione Responsabilità e Processi, quale strumento di integrazione e comunicazione tra le diverse Funzioni aziendali. Maggiore efficienza che aumenta la qualità dei processi e del business e riduce i costi. Vantaggi di una soluzione integrata Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Soluzione multiazienda, multilingue Tecnologia web accessibile ovunque, sicura, di facile uso, anche mobile Autonomia operativa degli utenti fin da subito Utilizzo di standard per modelli, metodologie, tecnologia Dati con gestione incrementale, storica, di facile navigabilità Contenuti standard precaricati o integrabili da altri applicativi Sistema modulare, flessibile e configurabile per specifiche esigenze Tempi e costi ridotti per un avvio graduale Installazione in house, presso Centro Servizi, su Cloud Fornitura in licenza d’uso o in service senza oneri di gestione Assistenza continua con esperti dedicati e sempre disponibili è un prodotto ‘made in Italy’ Vantaggi della soluzione GO Confidi Copyright Opentech 2014 - Il contenuto non può essere disgiunto dalla esposizione verbale Il Sistema dei Controlli Interni per gli Organi Societari e le Funzioni di Controllo Alla luce delle nuove Disposizioni di Banca d’Italia Q&A Grazie! 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