FLUSSO INFORMATIVO DIURNO AMBULATORIALE DOMICILIARE “RIA-FAM” Versione 1 /2014 Gennaio 2014 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 1. 2. 3. 4. 5. INDICE Introduzione ............................................................................................................................................................................................................. 2 1.1 Obiettivi del documento.................................................................................................................................................................................... 2 1.2 Definizioni ........................................................................................................................................................................................................... 2 Informazioni funzionali relative ai racciati .......................................................................................................................................................... 2 2.1 Tracciati ................................................................................................................................................................................................................ 2 2.2 Tempi e modalità dell’invio............................................................................................................................................................................... 3 2.3 Specifiche di compilazione................................................................................................................................................................................ 3 2.4 Istruzioni per la raccolta e codifica dei dati.................................................................................................................................................... 4 2.5 Avvertenze generali per la valorizzazione dei campi .................................................................................................................................... 4 2.6 Definizione funzionale dei campi .................................................................................................................................................................... 5 2.7 Scadenziario invio flussi .................................................................................................................................................................................... 5 Tracciati record ........................................................................................................................................................................................................ 6 3.1 Tracciato riafam1 – Dati anagrafici ................................................................................................................................................................. 6 3.2 Tracciato riafam2 – Dati Sanitari ................................................................................................................................................................... 12 3.3 Tracciato riafam3 – Dati anagrafici Pazienti extra Nazione...................................................................................................................... 22 Tabelle di riferimento codifiche .......................................................................................................................................................................... 25 acquisizione dei file smaf e controlli automatici............................................................................................................................................... 28 5.1 la nuova piattaforma SMAF e la banca dati riafam .................................................................................................................................... 28 5.2 La codifica dei controlli ................................................................................................................................................................................... 29 5.3 Controlli bloccanti di tipologia “FILE”........................................................................................................................................................ 31 5.4 Controlli di tipologia “RECF” ....................................................................................................................................................................... 31 5.5 Controlli di tipologia “RECD” ...................................................................................................................................................................... 31 5.6 Controlli di tipologia “RECC” ....................................................................................................................................................................... 32 5.7 Controlli di tipologia “RECI” ........................................................................................................................................................................ 33 5.8 Controlli di tipologia “RECS”........................................................................................................................................................................ 35 MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 1 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 1. INTRODUZIONE 1.1 OBIETTIVI DEL DOCUMENTO Il presente documento fornisce le specifiche funzionali dei tracciati dati del debito informativo della DGFSSV relativo alle prestazioni diurne di riabilitazione ambulatoriale e domiciliare. I tracciati costituiscono il flusso informativo regionale per adempiere alla normativa nazionale di cui al decreto attuativo dei flussi ministeriali pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 6 del 9 gennaio 2009 e che istituisce la banca dati finalizzata alla rilevazione delle prestazioni residenziali e semiresidenziali (DM 17 Dicembre 2008) Il documento fornisce: una descrizione funzionale dei campi dei tracciati. le regole funzionali per la valorizzazione dei singoli campi. una sintesi dei controlli automatici che la nuova piattaforma regionale del debito informativo telematico effettua sui dati (SMAF – Sistema modulare di accoglienza flussi). 1.2 DEFINIZIONI Nella tabella riportata di seguito sono elencati tutti gli acronimi e le definizioni adottate nel presente documento: Acronimo/Riferimento Definizione DGR AR Deliberazione della Giunta Regionale Versione italiana della ICD-9-CM International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification (edizione 2007) Anagrafe Regionale TEAM Tessera Europea di Assicurazione Malattia DGFSSV Direzione Generale Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato MEF Ministero delle’Economia e delle Finanze AT Anagrafe Tributaria CRS - SISS Carta regionale dei Servizi – Sistema Informativo Socio Sanitario. ICD9CM 2. INFORMAZIONI FUNZIONALI RELATIVE AI RACCIATI 2.1 TRACCIATI Il debito informativo per la rilevazione delle informazioni dei ricoveri riabilitativi(RIA-FAM) è composto da tre tracciati dati: TRACCIATO RIAFAM1 – Dati anagrafici degli utenti. TRACCIATO RIAFAM2 – Dati Sensibili o Sanitari. TRACCIATO RIAFAM3 – Dati anagrafici degli utenti extra-Nazione. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 2.2 TEMPI E MODALITÀ DELL’INVIO Matrice contenuti informativi associati agli eventi del percorso assistenziale Le informazioni devono essere raccolte al verificarsi, presso le strutture erogatrici, degli eventi idonei alla generazione e modifica delle informazioni richieste per singolo assistito. Tali eventi sono identificabili con le principali fasi del processo assistenziale e sono riportati di seguito in uno schema esemplificativo delle informazioni da trasmettere in corrispondenza degli eventi identificati avvenuti nel periodo di riferimento. Evento oggetto di rilevazione Ammissione dell’assistito Erogazione prestazioni per un periodo continuativo e successivo all’ammissione. Dimissione dell’assistito. Contenuti informativi oggetto di trasmissione RIAFAM1-RIAFAM2-RIAFAM3(Opzionale) RIAFAM1-RIAFAM2-RIAFAM3(Opzionale) RIAFAM1-RIAFAM2-RIAFAM3(Opzionale) 2.3 SPECIFICHE DI COMPILAZIONE La data contatto è quella della prima prestazione erogata relativamente alla ricetta rendicontata sul paziente; non è la data in cui l’utente ha avuto accesso per la prima volta alla struttura ma la data di erogazione della prima prestazione del ciclo riabilitativo che si sta rendicontando. Non cambia quindi nei diversi trimestri se si riferisce alla stessa ricetta. La ricetta della prima visita specialistica si attiva con la prestazione (data contatto) e si chiude nella stessa giornata (data campo ultima prestazione coincidente con la data contatto). All’erogazione dell’ultima prestazione del ciclo deve essere rilevata la data di chiusura della validità della ricetta. Il contatore univoco prescrizione, progressivo contatore e la data di contatto vengono utilizzati quali chiavi univoche per l’identificazione anonima del paziente; pertanto, ad eccezione del progressivo contatore (per la modifica del quale si deve generare un nuovo record in anagrafica RIAFAM1), è necessario che contatore prescrizione e data contatto non si modifichino nei diversi trimestri se sono riferiti alla stessa prescrizione/ricetta. Il Contatore univoco prescrizione ha lo scopo di identificare in modo UNIVOCO le prescrizioni trasmesse. Il codice è costituito da 8 caratteri alfanumerici il cui contenuto può essere stabilito arbitrariamente dal presidio erogatore, purché identifichi univocamente la stessa prescrizione nel periodo di utilizzo. Il campo contatore identifica la ricetta (prescrizione) e, conseguentemente, nel caso fosse necessario produrre più record per la stessa prescrizione, il contatore dovrà essere lo stesso (potrà cambiare solo il progressivo). La stessa ricetta dovrà essere registrata inoltre da un unico presidio. Il progressivo contatore che parte da 00, e non da numeri arbitrariamente definiti dalla struttura, cambia solo nel caso in cui le tipologie di prestazioni da rendicontare eccedono le 7, nel caso cioè in cui specificando, secondo le codifiche previste dal nomenclatore tariffario della specialistica ambulatoriale vigente in Regione Lombardia, la tipologia di prestazioni erogate all’interno del pacchetto/ciclo definito per gli erogatori che afferiscono alla Direzione Generale Famiglia, queste siano superiori a 7 differenti codici del nomenclatore (campi RIAFAM2 dal 14 al 26 “Altra procedura o prestazione”). Il progressivo scatta solo all’interno dello stesso trimestre per la rendicontazione di tipologie di prestazioni che eccedono le 7; nel trimestre successivo la prescrizione (ricetta) deve sempre essere rendicontata ripartendo dal progressivo 00, sul quale vanno rilevate le quantità di prestazioni erogate nel trimestre relativamente al ciclo rendicontato (campo 13 tracciato record RIA2). Sul primo invio con progressivo 00, relativo alla prescrizione (ricetta) rendicontata nel flusso, dovrà essere riportato l’eventuale importo ticket (campo 11 RIA2) e la posizione ticket (campo 10 RIA2), il contenuto di MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato questi due campi dovrà essere identicamente rilevato in ogni ulteriore trimestre nel quale si rendiconta la stessa ricetta (sempre sul progressivo 00), fino a chiusura della ricetta stessa. La prima prestazione rendicontata deve essere sempre quella relativa alla fascia prevista dalla delibera regionale per le differenti modalità erogative (ambulatoriale, domiciliare, diurno individuale o di gruppo) e cioè: G0001 =regime diurno continuo FASCIA 1; G0002 =regime diurno continuo FASCIA 2; G0003 =regime diurno continuo FASCIA 3; G0004 = regime diurno continuo MINORI; C0001 =regime diurno base ex art 26; C0002 =regime diurno differenziato ex art 26; H0001=regime diurno continuo di gruppo FASCIA 1; H0002 =regime diurno continuo di gruppo FASCIA 2; H0003 =regime diurno continuo di gruppo FASCIA 3; H0004 =regime diurno continuo di gruppo MINORI; A0001 =regime ambulatoriale FASCIA 1; A0002 =regime ambulatoriale FASCIA 2; A0003 =regime ambulatoriale FASCIA 3; A0004 =regime ambulatoriale MINORI; B0001 =regime ambulatoriale di gruppo FASCIA 1; B0002 =regime ambulatoriale di gruppo FASCIA 2; B0003 =regime ambulatoriale di gruppo FASCIA 3; B0004 =regime ambulatoriale di gruppo MINORI; D0001 = regime domiciliare; D0002 = regime domiciliare MINORI; 897 = Visita generale (prima visita); PS001 = Psicoterapia – Attività di couseling alle famiglie e di raccordo con la scuola e con le famiglie (solo per disabili in età evolutiva). La quantità di prestazioni erogate rilevate nel campo 13 coincide con le sedute/accessi al servizio, mentre la quantità di prestazioni rendicontate negli specifici campi da 15 a 27 coincide con il numero effettivo di prestazioni erogate e rendicontate nel periodo di riferimento e pertanto la somma di tali valori non necessariamente coincide con le quantità rilevate nel campo 13. Per consentire maggiore attendibilità della valorizzazione delle prestazioni erogate, nonché per consentire all’ASL di verificare quanto fatturato dall’erogatore relativamente alle prestazioni che eccedono le soglie, dal quarto trimestre 2008 nel tracciato record RIAFAM2 dovrà essere codificata a cura della struttura se l’utente è affetto da una delle patologie di cui all’elenco deliberato con DGR 1375/2005. Tale informazione, che consente di evitare l’abbattimento della tariffa nel caso le sedute/accessi eccedano quelli previsti deve essere rielavta nel campo 31. 2.4 ISTRUZIONI PER LA RACCOLTA E CODIFICA DEI DATI. Le informazioni da rilevare si distinguono in: dati anagrafici e amministrativi da rilevare all'ammissione ed eventualmente completare durante il ciclo di prestazioni provenienza dell’ospite regime,tipologia e caratteristiche dell’attività dati sanitari sulle diagnosi e sulle procedure modalità di ultimazione delle prestazioni prestazioni specialistiche 2.5 AVVERTENZE GENERALI PER LA VALORIZZAZIONE DEI CAMPI Tutti i campi indicati come obbligatori (come indicato più avanti nella tabella della descrizione funzionale dei campi) sono vincolanti per il caricamento del record. I campi AN - Alfanumerici vanno allineati a sinistra con l'impostazione a spazio delle parti non utilizzate; nel caso di assenza del dato il campo va impostato completamente a spazio. Nei campi A - devono essere contenute esclusivamente le cifre da 0 a 9 e le lettere dell'alfabeto da A a Z, con inclusione dell'apostrofo e dell'accento ed esclusione di qualsiasi altro carattere speciale come virgole e trattini e barre. I campi N - Numerici vanno allineati a destra con riempimento a 1 o più “0” prima del valore numerico; sono ammessi solo valori da 0 a 9 ed esclusione di qualsiasi altro carattere speciale come virgole e trattini. I campi facoltativi del tracciato RIA-FAM di tipo N, se non sono stati compilati dall'operatore nei sistemi di rilevazione devono essere riempiti con degli spazi. Nel tracciato sono segnati con CPR i campi di Chiave Primaria Regionale tra i file RIAFAM. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Nel tracciato sono segnati con CdDR, i campi Chiave di Dominio Regionale tipica di ogni singolo file RIAFAM. 2.6 DEFINIZIONE FUNZIONALE DEI CAMPI Nei tracciati riportati nei seguenti paragrafi è riportata in dettaglio la descrizione funzionale dei campi. Tutti campi devono essere compilati con un valore o spazio. I campi OBB o NBB comportano, in caso di mancata compilazione, lo scarto del record e necessariamente un nuovo invio del record. Si specificano, inoltre, le caratteristiche che le informazioni devono riportare per rendere il flusso univoco ed omogeneo su tutto il territorio Regionale, così come descritto nel presente disciplinare tecnico. Le abbreviazioni e acronimi utilizzati nella spiegazione dei tracciati: Legenda Tipo campo A: campo Alfabetico AN: campo alfanumerico N: campo numerico D: campo data (GGMMAAAA) Obbligatorietà OBB: sempre obbligatorio FAC: sempre facoltativo NBB: obbligatorio se si verificano le condizioni indicate 2.7 SCADENZIARIO INVIO FLUSSI Sono previste le seguenti scadenze trimestrali: Scadenza invio dati dalla ASL alla Periodo di Regione da fine riferimento trimestre per 1° elaborazione ENTRO IL 30 APRILE ENTRO IL 30 II° trimestre LUGLIO I° trimestre Esiti automatici Scadenza 2° invio Esiti automatici dalla Regione dalla Regione dati dalla ASL alla da fine trimestre Regione da fine (2° elaborazione) trimestre per 2° da fine trimestre per esiti 1° invio elaborazione per esiti 2° invio ENTRO IL 05 MAGGIO ENTRO IL 05 AGOSTO ENTRO IL 2O MAGGIO ENTRO IL 20 AGOSTO ENTRO IL 25 MAGGIO ENTRO IL 25 AGOSTO III° trimestre ENTRO IL 30 OTTOBRE ENTRO IL 05 NOVEMBRE ENTRO IL 20 NOVEMBRE ENTRO IL 25 NOVEMBRE IV° trimestre ENTRO IL 30 GENNAIO ENTRO IL 05 FEBBRAIO ENTRO IL 20 FEBBRAIO ENTRO IL 25 FEBBRAIO Nel caso in cui l’ultimo giorno di scadenza coincida con un giorno non lavorativo, l’invio dovrà essere effettuato il primo giorno lavorativo successivo. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 3. TRACCIATI RECORD 3.1 TRACCIATO RIAFAM1 – DATI ANAGRAFICI NOME DEL CAMPO Codice ASL Codice Struttura DESCRIZIONE CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato Codice Ministero della Sanità a 3 cifre Identifica l'ASL in cui ha sede la struttura utilizzato nei modelli della "Rilevazione delle attività gestionali ed economiche delle Aziende Unità Sanitarie Locali" del Ministero della Sanità, ed in particolare nei modelli RIA. Codice di identificazione dell'Istituto utilizzato nei modelli della "Rilevazione delle attività gestionali ed economiche delle Aziende Unità Sanitarie Locali" del Ministero della Sanità, ed in particolare nei modelli RIA. Il campo deve essere sempre valorizzato Codice Ministero della Sanità a 6 cifre MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID OBB 3 AN 1.0 1-3 OBB 6 AN 1.1 4-9 ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Campo chiave Campo chiave Pagina 6 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO DESCRIZIONE CAMPO Data contatto o di inizio prestazione Il campo deve essere sempre valorizzato, rilevando la data in cui è stata erogata la prima prestazione della ricetta rendicontata (primo accesso alla struttura da parte dell’utente relativamente al ciclo rendicontato nella ricetta) formato GGMMAAAA Codice sanitario assistito Il campo deve essere sempre valorizzato per i pazienti residenti in Lombardia, registrati al NAR, per i quali è prevista una spesa a carico del SSR. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID OBB 8 AN 1.2 10-17 NBB 8 AN 1.3 18-25 ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Campo chiave Campo coerente e congruo Non antecedente a 18 mesi rispetto alla data della rendicontazione Pagina 7 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO DESCRIZIONE CAMPO Codice individuale Codice Fiscale STP+ cod. regione + cod asl + progressivo RIAFAM3 Il campo deve essere sempre valorizzato Nel caso di cittadino italiano rilevare il codice fiscale dell’assistito Codifica AAAAAANNANNANNNA fatte salve eventuali omocodie Nel caso di cittadino straniero temporaneamente presente non in regola con le norme relative all’ingresso ed al soggiorno nel nostro paese (comune di residenza = “999” e tipologia assistenza “3”) dovrà essere indicato il codice “STP” (straniero temporaneamente presente). Codifica STP+ codice regione + codice asl+ n. progressivo (pratica) Nel caso di soggetto in temporaneo soggiorno in Italia, il cui onere per le prestazioni erogate è a carico di istituzioni estere in base alle norme comunitarie o altri accordi bilaterali di sicurezza sociale e i cui dati identificativi dovranno essere riportati nel tracciato RIAFAM3 (soggetto in possesso della tessera TEAM), il campo dovrà essere compilato con la sigla RIAFAM3, scritta in caratteri maiuscoli ed allineata a sinistra, riempiendo con spazio le restanti posizioni del campo. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID OBB 16 AN 1.4 ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Il codice fiscale deve essere formalmente valido. Verranno effettuati controlli di congruenza su: data di nascita, comune di nascita e sesso Classificazione STP coerente con residenza e n. pratica RIA3: verifica dell’esistenza del tracciato RIA3 compilato in ogni sua parte. 26-41 Pagina 8 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Sesso Data nascita Residenza anagrafica Deve essere indicata la residenza anagrafica al momento del primo contatto DESCRIZIONE CAMPO CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Il campo deve essere sempre valorizzato Rilevazione di un codice coerente (1 o 2) Verifica corrispondenza nel codice fiscale OBB 1 AN 1.5 42-42 Il campo deve essere sempre valorizzato Scrivere nella forma aaaammgg Giorno, mese ed anno formalmente validi. Non maggiori della data di invio del flusso. OBB 8 AN 1.6 43-50 OBB 6 AN 1.7 51-56 Il campo deve essere sempre Esistenza del codice nelle seguenti tabelle valorizzato. Tabella CODICI ISTAT COMUNI Per i residenti in Lombardia: Tabella CODICI ISTAT STATI ESTERI riportare la codifica registrata al NAR; Per gli altri residenti in Italia codice ISTAT a 6 cifre: 3 per la Provincia e 3 per il Comune; per i residenti all’estero codificare: 999 + codice a 3 cifre del paese estero (tabella ISTAT codici stati esteri); per gli apolidi e senza fissa dimora (STP) codificare: 999+999. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 9 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO DESCRIZIONE CAMPO Contatore univoco prescrizione Ha lo scopo di identificare in modo UNIVOCO le prescrizioni trasmesse. Il codice è costituito da 8 caratteri alfanumerici. Nel caso di assenza di un sistema di contatore interno aziendale è corrispondente alle ultime 8 cifre della ricetta sulla quale sono prescritte le prestazioni oggetto di rilevazione. Nella codifica non sono ammessi caratteri speciali. Il campo individua in modo univo la ricetta di riferimento delle prestazioni rendicontate quindi nel caso fosse necessario produrre più record per la stessa prescrizione (stessa ricetta) il contatore dovrà essere lo stesso. La stessa ricetta dovrà essere registrata inoltre da un unico presidio. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID OBB 8 AN 1.8 ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE 57-64 Pagina 10 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO DESCRIZIONE CAMPO Progressivo interno prescrizione Deve essere sempre rilevato. Parte per ciascun contatore univo prescrizione/ricetta da 00 e non da numeri arbitrariamente definiti dalla struttura. Si attiva un nuovo progressivo solo nel caso in cui le tipologie di prestazioni da rendicontare eccedono le 7, i campi disponibili nell’attuale tracciato sono infatti 8 e uno viene utilizzato per individuare il ciclo/pacchetto (campi RIAFAM2 dal 14 al 26 “Altra procedura o prestazione”). Si ricorda che il progressivo scatta solo all’interno dello stesso trimestre e non in trimestri differenti; nel trimestre successivo la prescrizione (ricetta) deve sempre essere rendicontata ripartendo dal progressivo 00. OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID OBB 2 AN 1.9 65-66 OBB 1 AN 1.10 67-67 OBB 1 AN 1.11 68-68 FAC 12 AN 1.12 69-80 ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Blank - campo da non compilare Riempire con spazio Destinazione del record Carattere di controllo che consente di distinguere i record inviati per la prima volta da quelli già presenti in archivio Tipo Record Campo che individua l’appartenenza del record ad uno dei tre tracciati CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato a “1” significa che è il record appartenente al file contenente le informazioni anagrafiche dell’ospite ricoverato. Campo di riserva MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Blank - campo da non compilare Riempire con spazio Pagina 11 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 3.2 TRACCIATO RIAFAM2 – DATI SANITARI NOME DEL CAMPO Codice ASL DESCRIZIONE CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO Deve essere identico al campo 1 del file RIAFAM1 ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ DIM OBB 3 AN OBB 6 AN 2.1 4-9 NBB 8 AN 2.2 10 - 17 8 AN 2.3 18 - 25 TIPO ID POSIZIONE E 2.0 1-3 Campo chiave Codice Struttura Data Prenotazione Data contatto o di inizio prestazione Il campo deve essere sempre valorizzato Deve essere identico al campo 2 del file RIAFAM1 Campo chiave Il campo deve essere sempre valorizzato Indicare la data in cui è stata Formato GGMMAAAA; prenotato il ciclo e/o la prestazione riferita alla ricetta che Spazio per data non nota si sta rendicontando. In caso di ciclo di prestazioni indicare la data di prenotazione della prima prestazione del ciclo. Il campo deve essere sempre valorizzato. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Deve essere identico al campo 3 del file RIAFAM1 OBB Pagina 12 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Numero ricetta Provenienza paziente DESCRIZIONE CAMPO CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato. Deve riportare il n. della ricetta in 15 caratteri escludendo la S iniziale e la Y che antecede il numero. Controllo Oltre a verificare la coerenza formale, si verifica la regione di emissione della ricetta attraverso i Il campo deve essere compilato con 15 caratteri numerici e senza spazi. primi 3 caratteri. Si verifica che la ricetta sia unica, che non sia cioè presente in invii precedenti e/o successivi di altre strutture accreditate a livello regionale. Si verifica che la ricetta rendicontata più di una volta corrisponda allo stesso utente (contatore prescrizione e codice fiscale) e alla stessa struttura. Il campo deve essere sempre valorizzato Regime di erogazione (onere) Il campo deve essere sempre valorizzato MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ DIM OBB 16 AN 2.4 26 - 41 1 AN 2.5 42 - 42 1 AN 2.6 43 - 43 OBB OBB TIPO ID POSIZIONE E Pagina 13 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Codice medico prescrittore DESCRIZIONE CAMPO CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato Riportare il Codice a cinque cifre del medico di base o dello specialista ambulatoriale convenzionato interno (SUMAI). Per i medici specialisti dipendenti del SSN o dipendenti da strutture Controllo private accreditate e a contratto e per i medici delle carceri riportare il Verifica presenza ad esclusione di regime 4 e 5. codice fiscale. Per i medici operanti presso le Residenze Sanitarie Assistenziali e Residenze sanitarie per Disabili utilizzare il codice prescrittore a cinque cifre attribuito alle RSA o RSD. Identificativo tipo di prestazione e forme di erogazione Il campo deve essere sempre valorizzato. Posizione ticket Il campo deve essere sempre valorizzato per le prestazioni ambulatoriali. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ DIM NBB 16 AN 2.7 44 - 59 OBB 1 AN 2.8 60 - 60 2 AN 2.9 61 - 62 TIPO ID POSIZIONE E OBB Pagina 14 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Importo ticket Procedura o prestazione Numero prestazioni DESCRIZIONE CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato per le prestazioni ambulatoriali. I due caratteri a DX sono sempre i due decimali. I cinque caratteri a SX sono gli interi in EURO. Non deve essere presente la virgola o il punto. Ad es.: €50,00 –> 0005000; €45,50 0004550. Non deve essere codificato alcun separatore decimale. Nel caso non venga riscosso il ticket scrivere 0000000. Il campo deve essere sempre valorizzato. Indicare il numero complessivo di prestazioni/accessi effettivi eseguiti nel trimestre di riferimento. Altra procedura o prestazione Il campo deve essere utilizzato per (2) codificare, relativamente al Nomenclatore tariffario vigente per la specialistica ambulatoriale, la prestazione specifica erogata nell’ambito del ciclo/pacchetto di cui al campo 12. Riempire con spazio in caso di non utilizzo. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ DIM NBB 7 N 2.10 63 - 69 5 AN 2.11 70 - 74 3 N 2.12 75 - 77 5 AN 2.13 78 - 82 OBB OBB NBB TIPO ID POSIZIONE E Pagina 15 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Numero prestazioni (2) DESCRIZIONE CAMPO Indicare il numero di prestazioni effettive eseguite nel trimestre di riferimento e relative alla prestazione rendicontata al campo 14 riempire con 000 in caso di non utilizzo Altra procedura o prestazione Come campo13 (3) Riempire con spazio in caso di non utilizzo Numero prestazioni (3) Come campo14 Riempire con 000 in caso di non utilizzo Altra procedura o prestazione Come campo13 (4) Riempire con spazio in caso di non utilizzo numero prestazioni (4) Come campo14 Riempire con 000 in caso di non utilizzo Altra procedura o prestazione Come campo13 (5) Riempire con spazio in caso di non utilizzo Numero prestazioni (5) Come campo14 Riempire con 000 in caso di non utilizzo Altra procedura o prestazione Come campo13 (6) Riempire con spazio in caso di non utilizzo Numero prestazioni (6) Come campo14 Riempire con 000 in caso di non utilizzo MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ DIM NBB 3 N 2.14 83 - 85 NBB 5 AN 2.15 86 - 90 NBB 3 N 2.16 91 - 93 NBB 5 AN 2.17 94 - 98 NBB 3 N 2.18 99 - 101 NBB 5 AN 2.19 102 - 106 NBB 3 N 2.20 107 - 109 NBB 5 AN 2.21 110 - 114 NBB 3 N 2.22 115 - 117 TIPO ID POSIZIONE E Pagina 16 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO DESCRIZIONE CAMPO Altra procedura o prestazione Come campo13 (7) Riempire con spazio in caso di non utilizzo Numero prestazioni (7) Come campo14 Riempire con 000 in caso di non utilizzo Altra procedura o prestazione Come campo13 (8) Riempire con spazio in caso di non utilizzo Numero prestazioni (8) Classe di priorità Contatore univoco prescrizione Progressivo interno prescrizione Come campo14 Riempire con 000 in caso di non utilizzo CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO DIM NBB 5 AN 2.23 118 - 122 NBB 3 N 2.24 123 - 125 NBB 5 AN 2.25 126 - 130 NBB 3 N 2.26 131 - 133 2 AN 2.27 134 - 135 8 AN 2.28 136 - 143 2 AN 2.29 144 - 145 Blank - campo da non compilare Campo utilizzato in altri flussi Riempire con spazio Deve essere identico al campo 9 del file RIAFAM1Il campo deve essere sempre valorizzato Campo chiave Deve essere identico al campo 10 del file RIAFAM1 Il campo deve essere sempre valorizzato Campo chiave MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ OBB OBB TIPO ID POSIZIONE E Pagina 17 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Utenti ex DGR 1375/2005 DESCRIZIONE CAMPO Il campo rileva se l’utente rientra nelle categorie di cui all’allegato 8 della DGR 1375/2005 per i quali non devono prevedersi abbattimenti tariffari delle prestazioni che eccedono la soglia del ciclo stabilito. Il campo deve sempre essere valorizzato. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIGA TORIETÀ DIM NBB 1 TIPO ID ATTRIBUTO MINISTERIAL POSIZIONE E AN 2.30 146 - 146 Pagina 18 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Condizione patologica DESCRIZIONE CAMPO Indicare la condizione patologica rilevante che ha condizionato il trattamento del paziente; deve essere selezionata e codificata quella che, a giudizio del sanitario che ha formulato la diagnosi, ha esercitato il maggior peso in relazione alle necessità assistenziali ed alla complessità del trattamento ricevuto dal paziente. La diagnosi deve essere codificata secondo i CODICI ICD9-CM2002 Classificazione delle malattie, dei traumatismi, degli interventi chirurgici e delle procedure diagnostiche e terapeutiche (versione italiana della International Classification of Diseases - 9th revision - Clinical Modification). Il codice utilizzato deve essere quello della diagnosi e non quello della famiglia a 3 cifre. Il codice può essere a 3 (raro), a 4, o a 5 cifre in base alle specifiche codifiche ICD-9-CM. Per i casi in cui la diagnosi non sia a 5 cifre, riportare il codice a 3 o 4 cifre allineato a sinistra senza anteporre "0 - zero" MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIGA TORIETÀ OBB DIM TIPO ID ATTRIBUTO MINISTERIAL POSIZIONE E 5 AN 2.31 147 - 151 Pagina 19 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Tipo Record DESCRIZIONE CAMPO Campo che individua l’appartenenza del record ad uno dei tre tracciati Il campo deve essere sempre valorizzato a “2” e significa che è il record appartenente al file contenente le informazioni anagrafiche dell’ospite ricoverato. Tariffa complessiva della prestazione a carico del trimestre di rendicontazione Il campo deve essere sempre valorizzato. Importo giornaliero compartecipazione Il campo deve essere sempre valorizzato I due caratteri a DX sono sempre i due decimali. I cinque caratteri a SX sono gli interi in EURO. Non deve essere presente la virgola o il punto. Ad es.: €50,00 –> 05000; €45,50 04550. L’importo della compartecipazione deve essere giornaliero. Nel caso il valore sia “0” il campo va compilato con “000000” CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO DIM OBB 1 AN 2.32 152 - 152 7 N 2.33 153 - 159 5 AN 2.34 160 - 164 8 AN 2.35 165 - 172 1 AN 2.36 173 - 173 FAC FAC Data ricezione record da parte Blank, campo da non compilare dell’ASL Prescrizione suggerita Il campo deve essere sempre valorizzato S = prescrizione suggerita; obbligatorio nei casi in cui sia presente in ricetta altrimenti riempire con SPAZIO MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ FAC TIPO ID POSIZIONE E Pagina 20 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Altro DESCRIZIONE CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato A = prescrizione di tipo diverso introdotte da provvedimenti regionali specifici; obbligatorio nei casi in cui sia presente in ricetta altrimenti riempire con SPAZIO CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO ATTRIBUTO MINISTERIAL OBBLIGA TORIETÀ DIM FAC 1 AN 2.37 174 - 174 8 AN 2.38 175 - 182 TIPO ID POSIZIONE E Data compilazione Blank, campo da non compilare Data ultima prestazione erogata Il campo deve essere sempre valorizzato Formato GGMMAAAA o SPAZIO nel caso in cui le prestazioni proseguono nel trimestre successivo. NBB 8 AN 2.39 183 - 190 Tipo ricetta Il campo deve essere sempre valorizzato. FAC 2 AN 2.40 191 - 192 Codice esenzione Codice di identificazione della tipologia di esenzione per invalidità, patologia cronica o malattia rara, ovvero per altra causa . FAC 6 AN 2.41 193 - 198 Identificativo Unico Prescrizione – presente sull’impegnativa nel caso di prescrizioni effettuate attraverso il SISS FAC 10 AN 2.42 199 - 208 IUP Non utilizzato Blank 4 N 2.43 209 - 212 Campo di riserva Il campo deve essere sempre valorizzato riempire con SPAZIO 6 AN 2.44 213 - 218 MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 21 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 3.3 TRACCIATO RIAFAM3 – DATI ANAGRAFICI PAZIENTI EXTRA NAZIONE NOME DEL CAMPO DESCRIZIONE CAMPO CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Codice ASL Deve essere identico al campo 1 del file RIAFAM1 Il campo deve essere sempre valorizzato OBB 3 AN 3.0 1-3 Codice Struttura Deve essere identico al campo 2 del file RIAFAM1 Il campo deve essere sempre valorizzato OBB 6 AN 3.1 4-9 Il campo deve essere sempre valorizzato OBB 8 AN 3.2 10 - 17 Il campo deve essere sempre valorizzato (Nel caso di ospiti provenienti da Romania e Bulgaria no ancora in possesso della tessera TEAM utilizzare codice STP) OBB 2 AN 3.3 18 - 19 Il campo deve essere sempre valorizzato riportare l’informazione “name” così come indicata sulla tessera TEAM OBB 40 AN 3.4 20 – 59 Il campo deve essere sempre valorizzato riportare l’informazione “given names” così come indicata sulla tessera TEAM OBB 35 AN 3.5 60 – 94 data inizio prestazione o primo contatto Deve essere identico al campo 3 del file RIAFAM1 Nazione riportare la sigla di 2 caratteri indicata sulla tessera TEAM Cognome possessore documento (carta,…..) Nome possessore documento (carta,…..) MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 22 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Numero identificazione personale Numero identificazione istituzione competente Nome identificazione istituzione competente Numero identificazione tessera sanitaria Data scadenza tessera sanitaria (ggmmaaaa) OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID Il campo deve essere sempre valorizzato riportare l’informazione “personal identification number” così come indicata sulla tessera TEAM OBB 20 AN 3.6 95 - 114 Il campo deve essere sempre valorizzato riportare l’informazione ”identification number of the institution” indicata sulla TEAM, parte a sinistra del separatore “-“ (trattino) OBB 10 AN 3.7 115 – 124 Il campo deve essere sempre valorizzato riportare l’informazione ”identification number of the institution” indicata sulla TEAM, parte a destra del separatore “-“ (trattino) OBB 21 AN 3.8 125 - 145 Il campo deve essere sempre valorizzato riportare l’informazione ”identification number of the card” così come indicata sulla tessera TEAM OBB 20 AN 3.9 146 – 165 Il campo deve essere sempre valorizzato riportare la data di scadenza ”expiry date” della tessera TEAM nel formato GGMMAAAA OBB 8 AN 3.10 166 – 173 DESCRIZIONE CAMPO MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Pagina 23 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato NOME DEL CAMPO Contatore univoco prescrizione Deve essere identico al campo 9 del file RIAFAM1 DESCRIZIONE CAMPO Il campo deve essere sempre valorizzato CONTENUTI TECNICI DEL CAMPO OBBLIG ATORIE TÀ DIM TIPO ID OBB 8 AN 3.11 174 -181 ATTRIBUTO MINISTERIALE POSIZIONE Progressivo interno prescrizione Deve essere identico al campo 10 del file RIAFAM1 Il campo deve essere sempre valorizzato. OBB 2 AN 3.12 182- 183 Destinazione del record Deve essere identico al campo 11 del file RIAFAM1 Blank - campo da non compilare Riempire con spazio OBB 1 AN 3.13 184 – 184 Tipo Record Campo che individua l’appartenenza del record ad uno dei tre tracciati Il campo deve essere sempre valorizzato a “3” e significa che è il record appartenente al file contenente le informazioni anagrafiche dell’ospite ricoverato. OBB 1 AN 3.14 185 – 185 Campo di riserva Il campo deve essere sempre valorizzato riempire con SPAZIO FAC 10 AN 3.15 186 - 195 MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 24 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 4. TABELLE DI RIFERIMENTO CODIFICHE ELENCO TABELLE Matrice contenuti informativi associati agli eventi del percorso assistenziale ......................................................................................................... 3 Valori assoluti ................................................................................................................................................................................................................... 26 Genere/Sesso ................................................................................................................................................................................................................... 26 Provenienza Paziente ...................................................................................................................................................................................................... 26 Regime di Erogazione ..................................................................................................................................................................................................... 26 Tipo Prestazione e Forme di Erogazione .................................................................................................................................................................... 26 Posizione Ticket ............................................................................................................................................................................................................... 26 Procedura o Prestazione ................................................................................................................................................................................................. 27 Utenti EX-DGR 1375/2005.......................................................................................................................................................................................... 27 Prescrizione Suggerita ..................................................................................................................................................................................................... 28 Altro ................................................................................................................................................................................................................................... 28 Tipo Ricetta....................................................................................................................................................................................................................... 28 Modalità di invio file da parte delle ASL...................................................................................................................................................................... 28 Verifica e controlli ASL .................................................................................................................................................................................................. 29 Controlli sul pacchetto inviato....................................................................................................................................................................................... 31 Controlli formali sul singolo tracciato .......................................................................................................................................................................... 31 Controlli di decodifica sul singolo tracciato ................................................................................................................................................................ 32 Controlli sulle chiavi dei record dei tracciati ............................................................................................................................................................... 32 Controlli incrociati o condizioni ad eventi .................................................................................................................................................................. 33 Controlli di secondo livello sullo storico dati ............................................................................................................................................................. 35 MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 25 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Valori assoluti Valore Descrizione 1 Si / Presente / Bisogno presente 2 No / Assente / Bisogno assente Genere/Sesso Valore Descrizione 1 Maschio 2 Femmina Provenienza Paziente Valore Descrizione 1 Medico di base, pediatra di libera scelta; 2 Specialista (compreso dipendente struttura privata accreditata e a contratto); 3 Attività precedentemente programmata dalla stessa Struttura di Riabilitazione 5 Paziente inviato da strutture socio-sanitarie (RSA e RSD) che sono dotate di apposito ricettario regionale; 7 Paziente. inviato da altro regime o tipologia di ricovero (Day Hospital – Ricovero specialistico – ricovero generale geriatrico, ricovero stabilizzazione/ reinserimento o mantenimento), dello stesso Istituto 9 Altro Regime di Erogazione Valore Descrizione 1 SSR; 3 Pazienti cronici con tariffa IDR ex art 26; 4 Solvente; 5 Regime libero professionale; 7 Prestazioni ad assistiti STRANIERI provenienti da Paesi convenzionati con SSN e ad assistiti che presentano specifica modulistica (a carico SSN); 8 Altro: comprende prestazioni erogate ad assistiti STRANIERI extracomunitari con DICHIARAZIONE DI INDIGENZA (ad esclusione di quelle urgenti o comunque essenziali a carico del Ministero dell’Interno); 9 Altro: comprende le prestazioni urgenti o comunque essenziali erogate ad assistiti STRANIERI extracomunitari con DICHIARAZIONE DI INDIGENZA (NON a carico del SSN); N Naviganti (a carico Cassa Naviganti); C Prestazioni rese a detenuti (a carico SSN); Tipo Prestazione e Forme di Erogazione Valore Descrizione A Regime ambulatoriale; B Regime ambulatoriale di gruppo; C Regime diurno per utenti cronici (IDR ex art 26); G Regime diurno continuo; H Regime diurno di gruppo; D Regime domiciliare; Posizione Ticket MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 26 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Valore Descrizione 10 Esente totale; 20 Esente per età; 40 Non esente; 50 Esente per forme morb.; 60 Esente per categoria; 61 Titolari di pensioni sociali e famigliari a carico; 62 Disoccupati e famigliari a carico; 63 Titolari di pensioni al minimo ultrasessantenni e famigliari a carico; 90 Altro; Procedura o Prestazione Valore Descrizione G0001 Regime diurno continuo FASCIA 1; G0002 Regime diurno continuo FASCIA 2; G0003 Regime diurno continuo FASCIA 3; G0004 Regime diurno continuo MINORI; C0001 Regime diurno base ex art 26; C0002 Regime diurno differenziato ex art 26; H0001 Regime diurno continuo di gruppo FASCIA 1; H0002 Regime diurno continuo di gruppo FASCIA 2; H0003 Regime diurno continuo di gruppo FASCIA 3; H0004 Regime diurno continuo di gruppo MINORI; A0001 Regime ambulatoriale FASCIA 1; A0002 Regime ambulatoriale FASCIA 2; A0003 Regime ambulatoriale FASCIA 3; A0004 Regime ambulatoriale MINORI; B0001 Regime ambulatoriale di gruppo FASCIA 1; B0002 Regime ambulatoriale di gruppo FASCIA 2; B0003 Regime ambulatoriale di gruppo FASCIA 3; B0004 Regime ambulatoriale di gruppo MINORI; D0001 Regime domiciliare; D0002 Regime domiciliare MINORI; 897 Visita generale (prima visita); PS001 Psicoterapia – Attività di conseling alle famiglie e di raccordo con la scuola e con le famiglie (solo per disabili in età evolutiva); Utenti EX-DGR 1375/2005 Valore Descrizione 0 In tutti gli altri casi; 1 Se trattasi di utente affetto dalle patologie di cui alla DGR 1375; MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 27 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Prescrizione Suggerita Valore Descrizione S Prescrizione suggerita; Altro Valore Descrizione A Prescrizione di tipo diverso introdotte da provvedimenti regionali specifici; Tipo Ricetta Valore Descrizione EE Assicurati extra-europei in temporaneo soggiorno; UE Assicurati europei in temporaneo soggiorno; NA Assistiti SASN con visita ambulatoriale; ND Assistiti SASN con visita domiciliare; NE Assistiti da istituzioni estere; NX Assistito SASN extraeuropeo; ST Straniero in temporaneo soggiorno; AD Pazienti in assistenza domiciliare integrata; 5. ACQUISIZIONE DEI FILE SMAF E CONTROLLI AUTOMATICI 5.1 LA NUOVA PIATTAFORMA SMAF E LA BANCA DATI RIAFAM La banca dati relativa al flusso Ria-Fam è alimentata con le informazioni periodiche erogate agli assistiti. Attraverso la nuova piattaforma web del Debito Informativo della DGFSSV (SMAF), vengono acquisiti i dati descritti precedentemente. La piattaforma SMAF gestisce il flusso delle informazioni che gli enti sono tenuti ad inviare a Regione Lombardia, tramite le ASL, seguendo un calendario prestabilito. La piattaforma web si occupa quindi dell’accoglienza in modalità sicura (https) dei debiti informativi dalle ASL ed alla redistribuzione sul territorio degli esiti generati dalle elaborazioni automatiche (controlli sulla qualità del dato). Il sistema consente alle ASL invianti di assolvere alla richiesta d’invio flussi, ottenere un immediato riscontro della correttezza formale dei dati inviati, ricevere notifiche degli esiti dell’elaborazione oltre a poter storicizzare ogni invio effettuato. La piattaforma inoltre permette alle ASL di estrarre i dati per gli opportuni controlli di merito e la validazione dei dati periodici. La piattaforma mette a disposizione delle ASL l’evidenza delle anomalie riscontrate nelle varie fasi di elaborazione e tramite una funzione operatore le ASL dovranno validare i dati del periodo entro le tempistiche prestabilite. In particolare per l’utilizzo della nuova piattaforma web, gli operatori di struttura e ASL dovranno essere abilitati e profilati. L’accesso alla piattaforma potrà avvenire con Carta Operatore SISS, Carta CRS-Cittadino o con le credenziali username/password in casi particolari individuati da Regione Lombardia. Modalità di invio file da parte delle ASL 1) Preparazione del package del debito informativo: a. Predisposizione dei tre tracciati previsti dal debito informativo; i file dovranno essere in formato di testo .TXT posizionale ed avere i nomi file RIAFAM1.txt, RIAFAM3.txt, RIAFAM3.txt. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 28 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato b. Compressione dei tre file in un pacchetto denominato RIAFAM_ASLCodice_NNAAAA.zip (dove NN é il Trimestre di riferimento e AAAA l’anno). c. Firma digitale del pacchetto .ZIP attraverso la carta operatore o carta crs. 2) Autenticazione alla piattaforma web del debito informativo, attraverso le modalità possibili. 3) Caricamento del pacchetto .zip compilando le informazioni richieste dalla piattaforma all’operatore inviante (in sede di upload) e ricezione del numero di protocollo, assegnato automaticamente dalla piattaforma all’invio del pacchetto. 4) Controllo degli esiti immediati della piattaforma sul pacchetto caricato e sui singoli file tramite apposito report prodotto dal sistema (cfr. modalità di codifica dei controlli). 5) Eventuale re-invio del pacchetto sulla base degli errori evidenziati (ripartendo dal punto 1). 6) Controllo dello stato delle diverse fasi di lavorazione e della validazione ASL alla prima data prestabilita. Controllo degli esiti della prima elaborazione centralizzata del pacchetto validato dall’ASL tramite apposito report prodotto dalla piattaforma. 7) Eventuale re-invio del pacchetto sulla base degli errori evidenziati (ripartendo dal punto 1) 8) Controllo dello stato delle diverse fasi di lavorazione e della validazione ASL alla seconda data prestabilita. Controllo degli esiti della seconda elaborazione centralizzata del pacchetto validato dall’ASL tramite apposito report prodotto dalla piattaforma. Gli eventuali errori in sospeso vengono corretti col pacchetto del SMAF del periodo successivo, accodando i record a quelli del periodo di riferimento. Verifica e controlli ASL La piattaforma mette a disposizione delle ASL le funzioni per: la verifica puntuale dell’avanzamento complessivo degli invii. l’invio automatico di solleciti (alert) alle strutture inadempienti alle date prestabilite. verificare/controllare i dati inviati e gli esiti delle elaborazioni (estrazione report). validare i dati di periodo (Regione Lombardia potrà trattare solamente i dati validati dalle ASL tramite apposita funzione). 5.2 LA CODIFICA DEI CONTROLLI Il pacchetto contenente i file del debito informativo, i file in esso contenuti e i record sono oggetto di una serie di controlli automatici da parte della piattaforma centrale SMAF. Qualora il controllo previsto nelle diverse fasi di elaborazione dati rilevasse una anomalia, il sistema espone gli esiti dell’elaborazione con una codifica standard in appositi report. La codifica standard dei codici di controllo prevede la concatenazione dei sei elementi a seguito descritti: Tipologia controllo + Gravità + Identificativo File + Identificativo campo del tracciato + Codice univoco controllo + Descrizione Esito anomalia Qualora uno dei sei elementi non fosse applicabile al controllo, la codifica non tiene conto dell’elemento nella concatenazione. Tali casi sono esplicitati nelle seguenti tabelle come N. A. (non applicabile) per il singolo elemento. I report di esito dei controlli faranno quindi riferimento a questa codifica oltre a dare evidenza della chiave del record che genera l’anomalia. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 29 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato L’elenco dei controlli applicati ai tracciati sarà pubblicato ed aggiornato nel documento di specifica che sarà presente all’interno del sistema SMAF. Nella seguente tabella si esplicita il significato di ogni singolo elemento: Suffisso Descrizione Tipologia controllo Identifica la macro tipologia di controlli che vengono effettuati. Tipicamente saranno: FILE: controlli sul pacchetto del debito inviato e sui file in esso contenuti RECF: controlli formali sui campi dei singoli record contenuti all’interno dei file. REFD: controlli di decodifica sui campi dei singoli record rispetto ai valori ammessi. RECC: controlli sulle chiavi dei singoli record all’interno dei singoli file del debito informativo del periodo di riferimento e di relazione tra gli stessi. RECI: controlli incrociati sui campi dei singoli record contenuti all’interno del singolo file e in relazione agli altri file del debito. RECS: controlli di secondo livello sui singoli record in relazione allo storico dati acquisiti. Identifica se il controllo sia bloccante o meno rispetto al debito informativo nel suo complesso o rispetto al singolo record. Sono previste tre indicatori: G: anomalia bloccante sul file o sul singolo record. Un file o un record con una anomalia bloccante non verrà acquisito dal sistema SMAF. L: anomalia lieve sul file o sul singolo record. Un file o un record con una anomalia lieve verrà acquisito dal sistema SMAF. W: non vengono rilevate anomalie sui dati, ma si segnala la necessità di una verifica rispetto a regole regionali predefinite. Gravità Identificativo file Identificativo campo del tracciato Codice univoco del controllo Descrizione esito anomalia MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Identifica il file del debito informativo nel quale i controlli vengono eseguiti (da 1 a 3). Codice identificativo univoco del campo del tracciato oggetto di controllo. Identificativo univoco del controllo effettuato rispetto al campo, al file di riferimento e alla tipologia. Descrizione sintetica dell’anomalia rilevata dal controllo. Pagina 30 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 5.3 CONTROLLI BLOCCANTI DI TIPOLOGIA “FILE” Controlli sul pacchetto inviato Si riporta a seguito l’elenco dei controlli sui file del debito che vengono effettuati immediatamente al caricamento del pacchetto. La presenza di uno dei seguenti errori “G” sui file comporta la necessità di re-invio del pacchetto da parte dell’ASL. Tipologia Gravità File Identificativo Codice campo controllo FILE G 1..3 N.A. 1 FILE G 1..3 N.A. 2 FILE G 1..3 N.A. 3 FILE G N.A. N.A. 4 FILE G N.A. N.A. 5 FILE G N.A. N.A. 6 5.4 Descrizione controllo Mancanza di uno dei tre file previsti dal debito informativo. Qualora non ci fossero record del periodo di riferimento relativi ad uno dei due file è comunque necessario inviare un file vuoto. Record all’interno dei file con lunghezza non conforme o che presentano caratteri speciali non gestiti. Nome file non composto in maniera corretta. Pacchetto non consegnato in formato compresso (.zip). Nome del pacchetto non conforme al periodo di riferimento scelto dall’utente in sede di invio. Firma del pacchetto non valida Esito anomalia “File mancante” “Lunghezza record non conforme” “Nome file non composto in maniera corretta” “Pacchetto non compresso” “Nome pacchetto difforme” “Firmatario non censito o errato” CONTROLLI DI TIPOLOGIA “RECF” Tutti i controlli devono essere applicati ai soli record con REGIME DI EROGAZIONE diverso dai valori “4” e ”5”. Controlli formali sul singolo tracciato Si riporta a seguito l’elenco dei controlli formali sui singoli record dei file del debito; i controlli vengono effettuati immediatamente al caricamento del pacchetto. A valle della validazione ASL, la piattaforma del debito SMAF elaborerà solamente i record che hanno superato tutti i controlli formali di gravità “G”. Le Strutture hanno sempre la facoltà di correggere gli errori caricando un nuovo pacchetto del periodo di riferimento oppure potranno correggerli nei periodi successivi, inviando i soli record di correzione in aggiunta a quelli del periodo corrente. Tipologia Gravità File RECF G 1..3 RECF G 1..3 5.5 Identificativo Codice campo controllo Tutti gli ID dei campi Obbligatori. Tutti gli ID dei campi Obbligatori 1 2 Descrizione controllo Verifica valorizzazione di campi obbligatori così come indicato nel tracciato regionale. Verifica della tipologia del dato e della sua conformità a quanto indicato nel tracciato regionale. Esito anomalia “Campo obbligatorio <Nome Campo > non valorizzato” “Campo Obbligatorio<Nome Campo > di tipo non conforme o non formattato secondo le specifiche” CONTROLLI DI TIPOLOGIA “RECD” Tutti i controlli devono essere applicati ai soli record con REGIME DI EROGAZIONE diverso dai valori “4” e ”5”. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 31 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Controlli di decodifica sul singolo tracciato Si riporta a seguito l’elenco dei controlli di decodifica sui singoli record dei file del debito; i controlli vengono effettuati immediatamente al caricamento del pacchetto. A valle della validazione ASL, la piattaforma del debito SMAF elaborerà solamente i record che hanno superato tutti i controlli di decodifica di gravità “G”. Le Strutture hanno sempre la facoltà di correggere gli errori caricando un nuovo pacchetto del periodo di riferimento oppure potranno correggerli nei trimestri successivi, inviando i soli record di correzione in aggiunta a quelli del periodo di riferimento. Tipologia Gravità File Identificativo Codice campo controllo Descrizione controllo RECD G 1..3 Tutti gli ID dei campi Obbligatori. 1 Valorizzazione campo difforme dai valori ammessi (ed esplicitati nelle tabelle di riferimento). RECD L 1..3 Verificare, se valorizzati, tutti gli ID dei campi non Obbligatori. 2 Valorizzazione campo difforme dai valori ammessi (ed esplicitati nelle tabelle di riferimento). 5.6 Esito anomalia “Valore non ammesso nel campo Obbligatorio<Nome Campo >” “Valore non ammesso nel campo <Nome Campo >” CONTROLLI DI TIPOLOGIA “RECC” Tutti i controlli devono essere applicati ai soli record con REGIME DI EROGAZIONE diverso dai valori “4” e ”5”. Controlli sulle chiavi dei record dei tracciati Si riporta a seguito l’elenco dei controlli sulle chiavi dei singoli record dei file del debito; i controlli vengono effettuati immediatamente al caricamento del pacchetto. A valle della validazione ASL, la piattaforma del debito informativo elaborerà solamente i record che hanno superato tutti i controlli di gravità “G”. Le Strutture hanno sempre la facoltà di correggere gli errori caricando un nuovo pacchetto del periodo di riferimento oppure potranno correggerli nei trimestri successivi, inviando i soli record di correzione in aggiunta a quelli del periodo di riferimento. Questi controlli sono atti a verificare la corretta correlazione tra diversi record aventi la stessa chiave (Chiave Primaria Regionale) su file diversi nello stesso flusso e/o su flussi diversi (Chiavi di Dominio Regionali). Il sistema prevede la presenza di 2 tipi di chiave: La Chiave Primaria Regionale (CPR, di relazione tra i file RIA-FAM); Le Chiavi di Dominio Regionali (CdDR, chiave tipica di ogni file RIA -FAM). La Chiave Primaria Regionale serve per relazionare dati di natura diversa afferenti però alla stessa prestazione: questi dati saranno quindi distribuiti in file RIA-FAM diversi. Il legame garantito è quindi “orizzontale”. Le Chiavi di Dominio Regionali relazionano invece record della stessa prestazione all’interno dello stesso file RIA -FAM nello stesso flusso o nello stesso file su flussi diversi: i domini quindi sono RIA -FAM1, RIA -FAM2 e RIA -FAM3. E’ quindi una chiave “verticale”. La base della chiave di Dominio è sempre la Chiave Primaria Regionale. La Chiave Primaria Regionale deve sempre essere completamente valorizzata e non è ammesso nessun campo vuoto pena il rifiuto dell’intero record. Di seguito le definizioni e il significato delle chiavi utilizzate nei controlli di validità dei dati ricevuti. Chiave MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Descrizione Pagina 32 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Chiave Primaria Regionale La Chiave Primaria Regionale (CPR) identifica univocamente una istanza del sistema di raccolta dati. E’ composta dall’associazione dei seguenti campi: Chiave di Dominio Regionale RIA -FAM1 Chiave di Dominio Regionale RIA -FAM2 Chiave di Dominio Regionale RIA -FAM3 Codice ASL; Codice Struttura; Data Contatto o Inizio Prestazione; Contatore univo prescrizione; Progressivo interno prescrizione; Questa chiave di dominio è composta da: CPR; Codice Individuale; Questa chiave di dominio è composta da: CPR; Numero Ricetta; Questa chiave di dominio è composta da: CPR; Numero Identificazione Tessera Sanitaria; Alla luce di queste definizioni, il sistema applicherà i seguenti controlli: Tipologia Gravità File Identificativo Codice campo controllo RECC G 1 N.A. 1 RECC G 1 N.A. 2 RECC G 1 N.A. 3 RECC G 1 N.A. 4 RECC G 1 N.A. 5 RECC G 1 N.A. 6 5.7 Descrizione controllo Verifica che la chiave regionale di un trattamento presente nel file RIAFAM 1 sia contenuta anche nel file RIAFAM 2 (viene verificata la presenza dei dati sensibili). Verifica che non ci siano duplicazioni di chiave di dominio nel file RIAFAM 1. Verifica che la chiave regionale di un trattamento presente nel file RIAFAM 2 sia contenuta anche nel file RIAFAM 1(viene verificata la presenza dei dati sensibili). Verifica che non ci siano duplicazioni di chiave di dominio nel file RIAFAM 2. Verifica che la chiave regionale di un trattamento presente nel file RIAFAM 3 sia contenuta anche nel file RIAFAM 1. Verifica che non ci siano duplicazioni di chiave di dominio nel file RIAFAM 3. Esito anomalia “Anagrafica utente senza dati sensibili” “Anagrafica duplicata” “Dati Sensibili senza anagrafica” “Dati Sensibili duplicati” “Dati Team senza anagrafica” “Dati TEAM duplicati” CONTROLLI DI TIPOLOGIA “RECI” Tutti i controlli devono essere applicati ai soli record con REGIME DI EROGAZIONE diverso dai valori “4” e ”5”. Controlli incrociati o condizioni ad eventi Si riporta a seguito l’elenco dei controlli incrociati o condizionati a determinati eventi tra campi dei singoli record dei file del debito; i controlli vengono effettuati immediatamente al caricamento del pacchetto. A valle della validazione ASL, la piattaforma del debito informativo elaborerà solamente i record che hanno superato tutti i controlli di gravità “G”. Le MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Pagina 33 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato Strutture hanno sempre la facoltà di correggere gli errori caricando un nuovo pacchetto del periodo di riferimento oppure potranno correggerli nei trimestri successivi, inviando i soli record di correzione in aggiunta a quelli del periodo di riferimento. Tipologia Gravità File Identificativo campo Codice controllo RECI G 1 4 1 RECI G 1 4 2 RECI G 1 2 3 RECI G 2 3 4 RECI G 2 2 5 RECI G 2 39 6 RECI G 2 N.A. 7 RECI G 2 2.39 8 RECI G 2 N.A. 9 RECI G 2 N.A. 10 MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 Descrizione controllo Esito anomalia Se il campo 1.4 (Codice Individuale) è un codice fiscale, il campo 1.5 (Genere) deve essere coerente al codice fiscale. Se il campo 1.4 (Codice Individuale) è un codice fiscale, il campo 1.6 (data di nascita) deve essere coerente al codice fiscale. Verificare che il campo Data Contatto Inizio Prestazione (1.2) non sia successiva all’ultimo giorno del periodo di rilevazione Verificare che il campo Data Contatto Inizio Prestazione (2.3) non sia successiva all’ultimo giorno del periodo di rilevazione Se valorizzata, verificare che il campo Data Prenotazione(2.2) non sia successiva all’ultimo giorno del periodo di rilevazione Se valorizzata, verificare che il campo Data Ultima Prestazione(2.39) non sia successiva all’ultimo giorno del periodo di rilevazione Verificare che la differenza trà il campo Data Ultima Prestazione((2.39)(se valorizzata)) o data fine trimestre di analisi, e il campo Data Contatto Inizio Prestazione (2.3) non sia maggiore di 18 Mesi. Verificare se valorizzato che il campo Data Ultima Prestazione((2.39) non sia inferiore al campo Data Contatto Inizio Prestazione (2.3). Verificare per i record con campo Procedura o Prestazione(2.11) = “897”, che la data ultima prestazione sia uguale alla data Contatto o inizio prestazione Verificare l’univocità di ricetta associata ad un paziente, verificare quindi che una ricetta non sia stata associata a diversi Assistiti. “Campo non congruente al Codice Individuale” “Campo non congruente al Codice Individuale” “Data di ammissione successiva al periodo di rilevazione” “Data di ammissione successiva al periodo di rilevazione” “Data prenotazione successiva al periodo di rilevazione” “Data ultima prestazione successiva al periodo di rilevazione” “Data Contatto o Inizio Prestazione maggiore di 18 Mesi” “Data ultima prestazione inferiore al campo data Contatto o inizio prestazione” “Data ultima prestazione diversa dalla Data Contatto o inizio prestazione per prestazione 897” “Ricetta associata a diversi Assistiti.” Pagina 34 di 36 Famiglia, Solidarietà Sociale e Volontariato 5.8 CONTROLLI DI TIPOLOGIA “RECS” Tutti i controlli devono essere applicati ai soli record con REGIME DI EROGAZIONE diverso dai valori “4” e ”5”. Controlli di secondo livello sullo storico dati Si riporta a seguito l’elenco dei controlli di secondo livello sullo storico dei dati inviati ed acquisiti con successo dalla piattaforma nei periodi precedenti; i controlli vengono effettuati alla validazione al caricamento del pacchetto. A valle della validazione ASL, la piattaforma del debito informativo elaborerà solamente i record che hanno superato tutti i controlli di gravità “G”. Le Strutture hanno sempre la facoltà di correggere gli errori caricando un nuovo pacchetto del periodo di riferimento oppure potranno correggerli nei periodi successivi, inviando i soli record di correzione in aggiunta a quelli del periodo di riferimento. Tipologia Gravità RECS G File 2 Identificativo Codice campo controllo N.A. MANUALE TECNICO RIA-FAM – GENNAIO 2014 1 Descrizione controllo Verificare l’univocità di ricetta associata ad un paziente, verificare quindi che una ricetta non sia stata associata a diversi Assistiti. Esito anomalia “Ricetta associata a diversi Assistiti.” Pagina 35 di 36
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