CIRCOLARE N° 7 DEL 09 – 04 - 2014 Oggetto: procedura di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione e conservazione sostitutiva dei documenti Nella presente circolare affrontiamo due argomenti che per la loro attualità coinvolgeranno entro breve una larga platea di soggetti titolari di partita IVA. Il primo, relativo all’obbligo di fatturazione elettronica, interesserà tutte le imprese ed i professionisti che hanno rapporti di fornitura con la Pubblica Amministrazione. Il secondo interessa le imprese con volumi notevoli di documenti che, ora, possono essere conservati in maniera digitale seguendo un specifica procedura. FATTURAZIONE ELETTRONICA INTRODUZIONE La Commissione UE, con la Comunicazione “A strategy for e-procurement” (COM 2012 179 del 20/4/2012) ha richiesto agli Stati membri di dotarsi di soluzioni di e-procurement entro la metà del 2016. L’Italia aveva già adottato il decreto legislativo 52/2004 (di recepimento della Direttiva UE 2001/115) e la legge 244 del 2007. Assai rilevante per tutte le definizioni e le procedure connesse è altresì il Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo 82/2005. Concretamente la procedura di fatturazione elettronica si attua attraverso l’istituzione del Sistema di Interscambio (SDI) gestito materialmente dall’Agenzia delle Entrate, cioè di un’unica interfaccia web a cui trasmettere le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione. In seguito sono stati emanati i seguenti decreti: Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7/3/2008 che individua nell’Agenzia delle Entrate il soggetto gestore dello SDI ed alla Sogei spa compiti ed attività tecniche di sviluppo e manutenzione del Sistema di Interscambio Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 3/4/2013 n° 55 relativo alla determinazione delle regole tecniche, con i seguenti allegati: Formato della fattura elettronica Regole tecniche Linee guida Codici ufficio Servizi di supporto di natura informatica Il Sistema di Interscambio (SDI) è un sistema informatico che svolge le seguenti funzioni: riceve le fatture dai soggetti emittenti effettua alcuni controlli preventivi inoltra le fatture alle Amministrazioni competenti Sinteticamente le suddette operazioni avvengono secondo il seguente schema: Per fattura elettronica si intende il documento informatico, predisposto in formato elettronico, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. L’emittente deve assicurare: l’attestazione della data l’autenticità dell’origine l’integrità del contenuto Tali requisiti sono garantiti dall’apposizione su ciascuna fattura del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente. La fatture elettronica non necessita di essere stampata essendone possibile l’automatica acquisizione nel sistema contabile dell’emittente e del ricevente. Il riferimento temporale consiste nell’attestazione della data e dell’ora di formazione della fattura elettronica. La firma elettronica qualificata è una firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. SOGGETTI OBBLIGATI Sono obbligati ad istituire la procedura di fatturazione elettronica tutte le imprese (sia società sia ditte individuali) ed i professionisti che effettuano cessioni e/o prestazioni nel confronti della Pubbliche Amministrazioni. I soggetti obbligati possono anche incaricare un soggetto terzo di svolgere tutti gli adempimenti per loro conto. In questo caso devono preventivamente compilare un modulo on line contenente i dati del soggetto che intendono incaricare, firmarlo elettronicamente ed inviarlo via PEC allo SDI. Il cedente/prestatore può seguire due distinte procedure: inviare al terzo la fattura elettronica già compilata. In questo caso la stessa deve già contenere il riferimento temporale e la firma elettronica. Il terzo deve soltanto provvedere all’invio allo SDI inviare al terzo il flusso dei dati da aggregare per la compilazione della fattura. In questo caso l’emittente della fattura elettronica è il terzo soggetto incaricato che quindi dovrà apporre il riferimento temporale e la propria firma elettronica. SOGGETTI COINVOLTI Per l’identificazione delle varie Amministrazioni pubbliche coinvolte sono stati forniti vari criteri che, sostanzialmente, definiscono i seguenti tre settori: organismi pubblici che gestiscono e finanziano attività volte alla fornitura di beni e servizi non destinabili alla vendita; istituzioni senza scopo di lucro controllate e finanziate dalle Pubbliche amministrazioni; enti di previdenza. Sulla Gazzetta Ufficiale del 30/9/2013 è stato pubblicato un elenco redatto dall’Istat, si riportano le principali Presidenza del Consiglio dei Ministri Ministeri Agenzie fiscali (Demanio, Dogane e Monopoli, Entrate) Agenzia italiana del farmacoo AIFA – Agenzia Italiana per l’Italia Digitale Ente nazionale per il microcredito ENIT - Agenzia italiana per il turismo ANAS Spa ENAC – Ente nazionale per l’aviazione civile Ente nazionale risi FIT - Fondo innovazione tecnologica Gruppo Equitalia ANVUR - Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca AGCOM - Autorità per le garanzie nelle comunicazioni AEEG - Autorità per l’energia elettrica ed il gas Garante per la protezione dei dati personali ANCI - Associazione nazionale comuni italiani UNIONCAMERE Accademia della Crusca CONI - Comitato olimpico nazionale italiano CRI - Croce rossa italiana Agenzia spaziale italiana ENEA ISTAT - Istituto italiano di statistica Istituti zooprofilattici sperimentali Regioni Province Comuni Comunità montane Unioni di comuni Agenzie regionali sanitarie Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti Aziende ospedaliere Aziende sanitarie locali Camere di commercio Università Istituti di istruzione universitaria pubblici INPS INAIL ENASARCO Cassa nazionale di previdenza dei dottori commercialisti TEMPISTICA Circa la tempistica di attuazione, con il Decreto ministeriale 3/4/2013 che è entrato in vigore il 6/6/2013 sono state previste le tempistiche di attuazione, distinguibili in quattro momenti differenti: adozione volontaria: a decorrere dal 6/12/2013 il Sistema di Interscambio verrà reso disponibile per le amministrazioni pubbliche che volontariamente intendono aderire e che stipuleranno accordi con i propri fornitori; adozione obbligatoria: a decorrere dal 6/6/2014 sono obbligate ad adottare il Sistema di Interscambio: Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale; adozione obbligatoria differita: per le restanti Pubbliche amministrazioni l’adozione del Sistema di interscambio è differita al 6/6/2015 adozione obbligatoria per i restanti soggetti: viene previsto che per alcune amministrazioni locali escluse dalle precedenti adozioni obbligatoria, per i fornitori delle Pubbliche amministrazioni non residenti in Italia, l’obbligatorietà verrà stabilita con apposito decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze FORMATO DELLA FATTURA ELETTRONICA, SISTEMI DI TRASMISSIONE, CONTROLLI Tutti i fornitori pubblici e privati che cedono beni o prestano servizi alle amministrazioni pubbliche non potranno più trasmettere le fatture cartacee direttamente alla Pubblica amministrazione che hanno fornito ma dovranno trasmettere allo SDI la fattura elettronica in formato XML (eXtensible Markup Language) secondo le specifiche tecniche contenute nel documento “Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio” reperibile al seguente indirizzo: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Specifiche_tecniche_del:formato:FatturaPA:v1.0.pdf La fattura in formato XML non dovrà contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati contenuti nel file medesimo, dovrà recare la firma digitale (o la firma elettronica qualificata) dell’emittente e dovrà essere inviata allo SDI che provvederà allo smistamento alla pubblica amministrazione competente per la ricezione. L’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite mediante l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente. La fattura dovrà recare il codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) al fine di consentire allo SDI di inoltrarla all’ufficio destinatario. Detto codice dovrà essere fornito dall’ufficio che ha emesso l’ordinativo di acquisto o scelto dal fornitore sul sito www.indicepa.gov.it Affinché le fatture possano essere accettate dallo SDI occorre che le stesse vengano nominate con un nome file composto in maniera predeterminata. Il nome del file fattura PA deve essere composto nel modo seguente: codice paese formato da due lettere: per l’Italia “IT” identificativo univoco del Trasmittente: corrisponde al codice fiscale del soggetto che trasmette la fattura progressivo univoco del file: è una stringa alfanumerica della lunghezza massima di 5 caratteri. In definitiva quindi il nome file delle fatture trasmesse da soggetti italiani sarà: “ITcodicefiscale_XXXXX.xml” oppure “ITcodice fiscale_XXXXX.xml.p7m” in relazione al sistema di firma utilizzato La fattura in formato elettronico potrà anche essere materialmente prodotta ed inviata allo SDI da parte di soggetti diversi dal fornitore di beni e servizi, ad esempio gli intermediari abilitati al servizio Entratel tra cui i commercialisti. La fattura elettronica dovrà essere firmata digitalmente con una delle seguenti modalità alternative: CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) che comporta la creazione di un file con estensione …..xml.p7m XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) che comporta la creazione di un file con estensione ….xml CONTENUTO DELLA FATTURA ELETTRONICA Oltre a tutte le indicazioni obbligatoriamente previste dall’art. 21 e 21 bis del DPR 633/72 le fatture elettroniche dovranno contenere: identificativo fiscale: numero di identificazione del trasmittente, corrisponde al codice fiscale progressivo invio: progressivo univoco che il soggetto trasmittente attribuisce ad ogni documento formato trasmissione: codice identificativo della versione della struttura informatica con cui è stato predisposta la fattura elettronica destinatario: identifica l’ufficio centrale o periferico, appartenente all’Amministrazione al quale è intestata la fattura; informazioni per l’integrazione nel processo di ciclo passivo E’ inoltre previsto che le fatture elettroniche possano contenere ulteriori dati che, pur non essendo obbligatori, possono essere richiesti dall’Amministrazione destinataria o essere volontariamente inseriti dal soggetto cedente/prestatore dati relativi all’ordine di acquisto dati relativi al contratto dati relativi alla ricezione dei beni oggetto della fornitura dati del trasmittente telefono posta elettronica estremi dell’eventuale albo professionale di iscrizione del prestatore dati di pagamento Lo schema della fattura XML è suddiviso in tre parti: Fattura elettronica Header che contiene i dati obbligatori per esigenze di trasmissione: IdPaese: codice del Paese che ha assegnato l’identificativo fiscale al soggetto trasmittente, per l’Italia “IT” IdCodice: numero di identificazione fiscale del trasmittente, per i soggetti stabiliti in Italia corrisponde al codice fiscale Progressivo invio: progressivo univoco che il soggetto trasmittente attribuisce (fa parte integrante del nome attibuito al file) Formato trasmissione: versione del tracciato con cui è stata predisposta la fattura Codice destinatario: identifica l’ufficio della Pubblica Amministrazione cui è diretta la fattura Fattura elettronica body che contiene le seguenti informazioni e dati inerenti: cedente/prestatore rappresentante fiscale se nominato ai sensi del DPR 633/72 cessionario/committente soggetto emittente, nel caso la fattura venga materialmente emessa da un soggetto diverso dal cedente/prestatore dati generali previsti dal DPR 633/72 tipo documento (fattura, parcella, nota di credito …) divisa data numero tipo ritenuta (solo se prevista) importo ritenuta (idem) aliquota ritenuta (idem) causale pagamento numero bollo (nel caso sia prevista l’imposta di bollo deve essere riportata l’autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate per l’assolvimento dell’imposta di bollo in modo virtuale) importo bollo: il relativo importo …….. ds:Signature che è opzionale e contiene informazioni e dati inerenti la firma digitale FIRMA DELLA FATTURA ELETTRONICA Ogni fattura trasmessa allo SDI deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce: l’integrità delle informazioni contenute nella fattura l’autenticità dell’emittente Per ottenere un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’elenco dei certificatori autorizzati al seguente link: http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati/certificatori-attivi I Certificatori accreditati sono soggetti pubblici o privati che emettono certificati qualificati conformi alla Direttiva 1999/93/CE e alla normativa nazionale in materia. Devono aver richiesto e ottenuto il riconoscimento del possesso dei requisiti più elevati in termini di qualità e di sicurezza. Il certificato che viene rilasciato al soggetto richiedente è a tempo determinato e può essere revocato in certe situazioni. Tuttavia la scadenza o la revoca non fanno venir meno la validità delle firme digitali apposte prima della scadenza o della sospensione. I certificatori forniscono i servizi di certificazione inerenti alla firma digitale e possono emettere certificati di autenticazione per conto delle pubbliche amministrazioni che rilasciano smart card conformi alla Carta Nazionale dei Servizi (CNS). Inoltre occorre che il software utilizzato per apporre la firma sia in grado di valorizzare il parametro “signing time” che riporta la data e l’ora in cui la firma viene apposta. Si precisa che esistono due distinte firme elettroniche o digitali: firma elettronica. La definizione ufficiale di firma elettronica è: “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica”. firma elettronica qualificata. La definizione ufficiale di firma elettronica qualificata è: “la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l’apparato strumentali usato per la creazione della firma elettronica”. TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA Le fatture possono essere trasmesse allo SDI singolarmente o in blocchi con uno dei seguenti metodi alternativi: attraverso un file Fattura PA ovvero un file XML firmato digitalmente che può contenere una singola fattura o più fatture attraverso un file archivio che è un file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente una o più fatture. Il file archivio non deve essere firmato, bisogna però firmare tutte le fatture in esso contenute. Per poter inviare le fatture allo SDI occorre preventivamente accreditare un canale cioè stipulare un Accordo di servizio con lo SDI mediante compilazione di un modulo on line nel quale vanno inseriti i seguenti dati: i dati del soggetto per il quale si richiede l’accreditamento del canale i dati del titolare dell’accordo e di un referente tecnico gli indirizzi (endpoint) relativi al canale da accreditare solo per il Servizio SDICoop: il nome delle CSR (Certificate Signing Request) necessario per la generazione dei certificati di test e produzione Al termine della compilazione la richiesta viene generata sotto forma di file archivio in formato zip contenente: una copia dell’accordo di servizio (in formato xml) in cui sono descritte le modalità di erogazione del servizio e i riferimenti necessari per il colloquio con lo SDI il foglio di stile (xlst) per la visualizzazione dell’accordo di servizio il documento delle specifiche tecniche relative al canale accreditato i files xsd e/o wsdl necessari per interagire con lo SDI Il file così creato deve essere firmato con un certificato di firma qualificato e inviato tramite PEC allo SDI. I fornitori della Pubblica amministrazione potranno trasmettere le fatture elettroniche allo SDI tramite la PEC o analogo sistema di posta elettronica in grado di garantire data e ora di invio e di ricezione oltre che assicurare l’integrità dei dati trasmessi. L’invio tramite PEC è l’unico che non richiede il preventivo accreditamento. Il file Fattura PA deve essere spedito come allegato al messaggio PEC e non può superare, come dimensione, i 30 megabytes. Le imprese di nuova istituzione devono acquistare l’indirizzo PEC dopo aver ottenuto il numero di Partita IVA e prima di iscriversi al Registro delle imprese. L’elenco dei soggetti abilitati a fornire servizi di Posta Elettronica Certificata è reperibile al seguenti indirizzo: http://www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori Si rammenta che tutte le ditte individuali e le società iscritte al Registro delle imprese devono già essere obbligatoriamente titolari di una casella PEC che deve essere stata depositata presso il Registro imprese. La PEC è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica con valenza legale attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. Il gestore della PEC invia una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo quando il messaggio perviene al destinatario il gestore invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna (o di mancata consegna, se questa non è avvenuta) con precisa indicazione dei riferimenti temporali. L’invio tramite PEC è del tutto analogo all’invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno ed ha la stessa valenza legale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata, per legge, da parte del gestore per un periodo di trenta mesi. In definitiva, quindi, l’invio tramite PEC dovrebbe essere il più semplice e non richiede ulteriori adempimenti (non è necessario l’accreditamento del canale). Se, invece, si vuole utilizzare un metodo alternativo alla PEC occorre preventivamente accreditarsi con la procedura sopra descritta. I metodi alternativi alla PEC sono i seguenti: SDICOOP che è un sistema di cooperazione applicativa su rete internet fruibile con protocollo HTTPS. La definizione di “Sistema di cooperazione applicativa” è fornita dall’art. 72, comma 1, lett e) del D. Lgs 82/2005 che recita: “la parte del sistema pubblico di connettività finalizzata all’interazione tra i sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni per garantire l’integrazione dei metadati, delle informazioni e dei procedimenti amministrativi”. SPCOOP che è un sistema di cooperazione applicativa tramite Sistema Pubblico di Connettività SPC SDIFTP che è un sistema di trasmissione dati basato su protocollo FTP (File Transfer Protocol) WEB che è un sistema di trasmissione telematica su rete internet fruibile con protocollo HTTPS per i soli soggetti accreditati. Per accedervi è necessario avere le credenziali Entratel o Fisconline oppure la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) abilitata ai servizi dell’Agenzia delle Entrate. I files inviabili tramite questa modalità non debbono superare, come dimensione, i 5 megabytes. Le fatture trasmesse allo SDI, prima di essere inoltrate alla Pubblica Amministrazione destinataria vengono sottoposte (da parte dello SDI) ai seguenti controllo propedeutici: verifica della nomenclatura ed unicità del file trasmesso al fine di intercettare eventuali invii incidentali nonché riscontrare i seguenti eventuali errori: nome file non valido (Codice 00001) nome file duplicato (Codice 000002) verifica delle dimensioni del file che non devono superare quella ammessa. In caso di errori viene inviato il seguente messaggio: le dimensione del file superano quelle ammesse (Codice 000003) la verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma, qualora emerga che il documento ricevuto dallo SDI non corrisponde al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento viene rifiutato con la seguente motivazione: file non integro (firma non valida) (Codice 00102) verifica di autenticità del certificato di firma. La verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica qualificata al documento. In caso di errori vengono inviati i seguenti messaggi: certificato di firma scaduto (Codice 00100) certificato di firma revocato (Codice 00101) CA (Certification Authority) non affidabile (Codice 00104) certificato non valido (Codice 00107) verifica della conformità del formato fattura dal quale potranno emergere i seguenti errori: file firmato senza riferimento temporale (Codice 00103) file firmato con riferimento temporale non coerente (Codice 00105) file vuoto o corrotto (Codice 00106) file non conforme al formato (Codice 00200) superato il numero massimo di errori di formato (Codice 00201) sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura (Codice 00400) sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo Natura (Codice 00401) la data della fattura è successiva alla data di ricezione (Codice 00403) se esiste una riga di dettaglio con Ritenute uguale a SI, deve esistere il blocco Dati Generali / Dati Generali Documento / Dati Ritenuta (Codice 00411) nel blocco Dati Cassa Previdenziale con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura (Codice 00413) nel blocco Dati Cassa Previdenziale con Aliquota IVA diversa da zero, il campo Natura non deve essere presente (Codice 00414) se esiste un blocco Dati Cassa Previdenziale con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco Dati Generali/ Dati Generali Documento/ Dati Ritenuta (Codice 00415) almeno uno dei campi ID fiscale IVA e Codice Fiscale del Cessionario / Committente deve essere valorizzato (Codice 00417) verifica della validità del contenuto della fattura che potrebbe evidenziare i seguenti errori: Id fiscale del soggetto trasmittente non valido (Codice 00300) Id Fiscale IVA del Cedente/Prestatore non valido (Codice 00301) Codice Fiscale del Cedente/Prestatore non valido (Codice 00302) Partita IVA del Rappresentante fiscale non valido (Codice 00303) Codice fiscale del Rappresentante fiscale non valido (Codice 00304) Partita IVA del Cessionario / Committente non valida (Codice 00305) Codice fiscale del Cessionario / Committente non valido (Codice 00306) Codice destinatario non trovato Codice 00311) Verifica di unicità della fattura che potrebbe evidenziare i seguenti errori fattura duplicata (Codice 00404) fattura duplicata nel lotto (Codice 00409) In seguito all’invio della fattura, tra l’emittente della medesima, lo SDI e la Pubblica Amministrazione possono essere scambiati i seguenti messaggi: dallo SDI al soggetto che ha trasmesso la fattura elettronica notifica di scarto: comunica che non è stato superato il controllo dello SDI e contiene il codice di scarto notifica di mancata consegna: comunica l’impossibilità a consegnare la fattura alla Pubblica Amministrazione destinataria ricevuta di consegna: comunica l’avvenuta consegna della fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione destinataria notifica esito cedente/prestatore: comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dopo i controlli effettuati sul documento da parte della Pubblica Amministrazione destinataria notifica di file non recapitabile: comunica la definitiva impossibilità di recapitare la fattura alla Pubblica Amministrazione destinataria dallo SDI alla Pubblica Amministrazione destinataria ed al soggetto che ha emesso la fattura notifica decorrenza termini: comunica la decorrenza del termine limite per la comunicazione dell’accettazione/rifiuto Omettiamo i messaggi che la Pubblica Amministrazione destinataria invia allo SDI e quelli dello SDI alla medesima in quanto messaggi interni che non coinvolgono il soggetto che ha emesso la fattura. RIEPILOGO DELLA PROCEDURA Il processo di trasmissione delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione tramite il Sistema di Interscambio (SDI) si articola secondo i seguenti passaggi: produzione da parte del soggetto emittente (impresa/professionista fornitore della Pubblica Amministrazione) della fattura elettronica in formato XML con l’aggiunta del codice IPA dell’ufficio destinatario e apposizione della firma digitale dell’emittente e del riferimento temporale trasmissione della fattura elettronica allo SDI; ricezione della fattura da parte dello SDI ed effettuazione dei controlli propedeutici per verificarne l’idoneità formale se i controlli formali danno esito positivo la fattura viene trasmessa ad opera dello SDI alla Pubblica Amministrazione destinataria, qualora invece l’esito sia negativo lo SDI trasmette al soggetto emittente un messaggio di scarto riportante l’anomalia riscontrata dopo che la fattura è stata trasmessa con successo alla Pubblica Amministrazione destinataria, lo SDI trasmette al soggetto emittente la ricevuta di consegna attestante che la fattura elettronica è stata consegnata al destinatario. Nel caso in cui lo SDI non riesca a trasmettere la fattura alla Pubblica Amministrazione, lo stesso invia all’emittente una notifica di mancata consegna evidenziando l’impossibilità momentanea a trasmettere la fattura elettronica, con l’impegno di farsi carico della definitiva trasmissione. Appena la fattura elettronica sarà stata trasmessa alla Pubblica Amministrazione lo SDI provvederà ad inviare all’emittente la ricevuta di consegna mentre, in caso di persistente impossibilità a consegnare la fattura elettronica, decorsi 15 giorni verrà trasmessa all’emittente un notifica di file non recapitabile. la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura, nei 15 giorni successivi al ricevimento, effettuerà la “verifica di accettabilità” controllando la completezza dei dati e delle informazioni con riguardo agli ordini ed ai contratti ed appurando la regolarità del documento contabile ricevuto dalla suddetta verifica potrà risultare un rifiuto o un’accettazione della fattura e sarà compito della Pubblica Amministrazione comunicarlo allo SDI lo SDI dovrà comunicare all’emittente l’esito di accettazione o di rifiuto della fattura da parte della Pubblica Amministrazione destinataria qualora la Pubblica Amministrazione non emetta alcun esito dei controlli che dovrebbe effettuare, lo SDI invierà ad entrambe le parti (soggetto emittente e Pubblica Amministrazione) una notifica di decorrenza termini tutte le fatture ed i messaggi scambiati tra le parti dovranno essere conservate in formato elettronico (vedasi in proposito il DM 23/1/2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto). PROBLEMATICHE PARTICOLARI Attribuzione del numero di protocollo delle fatture passive alle fatture elettroniche Poiché anche le fatture elettroniche debbono essere registrate sul libro IVA delle fatture ricevute e posto che le stesse non possono essere modificate né è necessario stamparle, occorre che i sistemi contabili adottino una soluzione che permetta di associare in modo univoco i dati riportati sul registro IVA alla fattura elettronica. Registrazione delle fatture elettroniche intracomunitarie di acquisto di beni Le fatture elettroniche che certificano acquisti di merce da un operatore intracomunitario devono essere integrate con l’indicazione del controvalore in euro del corrispettivo nonché dell’ammontare dell’IVA calcolata secondo le regole vigenti nel Paese dell’acquirente. Posto che la fattura elettronica non può essere modificata, l’acquirente deve predisporre un altro documento in cui annotare sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della fattura estera. Detto documento, se emesso in forma elettronica, deve essere allegato alla fattura elettronica estera e reso immodificabile mediante l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Qualora invece il documento integrativo sia redatto su supporto cartaceo, si rende necessario materializzare la fattura estera, per conservarla congiuntamente al menzionato documento, ovvero, in alternativa, convertire il documento integrativo in formato elettronico. ULTERIORI EFFETTI Tra i principali effetti dell’avvio della procedura di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione vi è l’obbligo della conservazione sostitutiva. ********* CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA INTRODUZIONE Nelle presenti note si affronta l’argomento della cosiddetta conservazione sostitutiva che, come è facile intuire, significa sostituire i documenti cartacei con altri di tipo digitale. Quest’attività non si riferisce esclusivamente alla documentazione fiscale o contabile ma può essere proficuamente allargata a tutta o parte della documentazione amministrativa, tecnica, progettuale, commerciale … La normativa sulla conservazione sostitutiva è piuttosto complessa in quanto deve coordinare la normativa fiscale e quella civilistica con la normativa e le regole tecniche del settore. E’ stata prevista una nuova figura il “Responsabile della conservazione”. La costruzione di un sistema documentario informatico deve garantire un’adeguata formazione del documento e permetterne una identificazione certa, comprensiva delle relazioni con il soggetto produttore, nonché garantire l’accessibilità nel tempo, con il mantenimento della leggibilità. Molti dei concetti appena visti e delle disposizioni relative alla fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione sono validi anche per quanto riguarda la cosiddetta “conservazione sostitutiva” della documentazione aziendale ovvero la digitalizzazione dei documenti e la loro conservazione su supporto informatico al posto di quelli cartacei che, quindi, possono essere eliminati. Esistono alcune espressioni legate alla conservazione sostitutiva il cui significato deve esse ben compreso: dematerializzare o digitalizzare: significa trasformare un documento analogico in digitale. Normalmente questa prassi è già adottata quando un documento viene scannerizzato per conservarne un copia sul computer; conservare digitalmente: significa organizzare un archivio di documenti digitali gestibile da un sistema informatico. Generalmente si fa ricorso ad appositi programmi di “document management” che consentono la ricerca fra i vari documenti conservati ma è possibile anche organizzarlo in una serie di cartelle e sottocartelle; conservazione sostitutiva: vuol dire conservare i documenti informatici o digitalizzati attribuendo loro l’equivalenza giuridica dei documenti analogici. Esistono due modalità per digitalizzare un documento: copia informatica di documento analogico: il documento informatico ha un contenuto identico a quello del documento analogico dal quale è tratto; copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: è quella che si ottiene scannerizzando i singoli documenti. riferimento temporale: determina l’informazione della data e dell’ora nella quale viene ultimata la memorizzazione del documento sottoposto al processo di conservazione o di riversamento sostitutivo. marcatura temporale: è la procedura informatica che consente la validazione temporale, cioè si attribuisce ad uno o più documenti informatici un riferimento temporale opponibile a terzi. Le marche temporali vengono emesse da soggetti abilitati, devono essere acquistate ed apposte sui documenti. Tutte le marche temporali emesse da un determinato sistema di validazione devono essere conservate, ad opera del certificatore, in un apposito archivio digitale per un periodo non inferiore a 20 anni. La validità della marca temporale è stabilita dal certificatore. La procedura di conservazione sostitutiva si articola in tre processi distinti e successivi: memorizzazione: è il processo di trasposizione su supporto informatico di documenti cartacei (o analogici) ed informatici (o elettronici) archiviazione: è il processo di memorizzazione di documenti informatici (creati come documenti elettronici o in seguito a conversione di documenti cartacei) univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione; conservazione: è il processo che presuppone la precedente memorizzazione dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica contenente le impronte dei documenti. Propedeutica alla formazione di un archivio informatico è la classificazione che consente di organizzare i documenti, protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione). Mediante le operazioni di classificazione e registrazione di protocollo vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano e lo associano agli altri documenti che formano la stessa pratica nell’ambito di un determinato archivio. I documenti debbono essere raggruppati in fascicoli e questi devono essere riepilogati e descritti in un altro apposito archivio che generalmente prende il nome di repertorio. Vista la complessità della normativa è utile identificare alcune regole pratiche: emettere un documento in formato elettronico significa predisporlo, archiviarlo, conservarlo esclusivamente con mezzi informatici senza procedere alla stampa; la conservazione elettronica dei documenti contabili non è obbligatoria se un soggetto intende emettere le fatture elettroniche ed inviarle ai propri clienti deve prima chiedere il consenso in quanto il ricevente potrebbe non aver abilitato la conservazione elettronica dei documenti la scelta per una determinata forma di conservazione (cartacea o elettronica) deve essere esercitata per tutti i documenti rientranti in una certa categoria. Ad esempio tutte le fatture attive o tutte le passive di una determinata annualità. Ciò comporta che se un soggetto presta il consenso al ricevimento delle fatture elettroniche di alcuni suoi fornitori, dovrà obbligatoriamente convertire in formato elettronico anche quelle ricevute in formato cartaceo da tutti gli altri fornitori; le fatture emesse in formato elettronico ma inviate in formato cartaceo (anche come allegato di una e-mail) possono essere conservate sia in formato cartaceo sia in formato elettronico previa conversione la fattura elettronica trasmessa e ricevuta in forma elettronica deve essere conservata nella stessa forma i soggetti che non ricevono le fatture in formato elettronico possono, comunque, anche successivamente e finché permane l’obbligo di conservazione ai sensi del codice civile (10 anni) optare per la conversione delle medesime in formato elettronico parimenti per i soggetti che hanno emesso le fatture attive in formato cartaceo è sempre possibile (senza che ciò comporti alcuna formalità per i propri clienti) convertire, successivamente, le fatture in formato elettronico al fine di conservarle in ossequio agli obblighi civilistici di conservazione per 10 anni; nel caso di emissione di un documento in formato cartaceo con successiva conversione in formato elettronico, il documento cartaceo deve essere conservato fino al completamento del processo di conversione, soltanto al termine di questo il documento cartaceo potrà essere distrutto RIFERIMENTI LEGISLATIVI A livello legislativo le fonti sono svariate, alcune specificamente contenute in provvedimenti ad hoc, altre rinvenibili in testi che, soltanto incidentalmente, contengono disposizioni relative all’argomento qui trattato. Le principali disposizioni cui far riferimento sono: DPCM 6/12/1996 n° 694: regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi e di altri atti dei privati Deliberazione AIPA 30/7/1998 n° 24: regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali DPCM 8/2/1999: regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici Deliberazione AIPA 23/11/2000 n° 51: regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni DPR 28/12/2000 n° 445: testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 23-1-2004 recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto; DPCM 31-10-2000 Regole tecniche per la gestione informatica dei documenti Deliberazione AIPA ( Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione ora CNIPA - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) 23-11-2000 n° 51: Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni DPR 28-12-2000 n° 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (in gran parte abrogato e sostituito dal XXXXXXXXX) Circolare AIPA 16-2-2001 n° 27 in merito all’utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni Deliberazione AIPA n° 42/2001: Regole tecniche per la conservazione dei documenti; Decreto Legislativo 23-1-2002 n° 10 che reca le norme di attuazione della Direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche DPR 7-4-2003 n° 137 Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’art. 13 del D. Lgs 10/2002; DPCM 30/10/2003: approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia per l’informazione Decreto Legislativo 196/2003 Codice della Privacy Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 18/12/2003: linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione per l’anno 2004 Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze 23/1/2004: modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Decreto Legislativo 52/2004 che recepisce la Direttiva 2001/115/CE sulla fatturazione elettronica DPCM 13/1/2004: regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici Deliberazione CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) 19-2-2004 n° 11: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 4/1/2005: linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione Deliberazione CNIPA 17/2/2005 n° 4: regole tecniche per il riconoscimento e la verifica del documento informatico Decreto Legislativo 6-3-2005 n° 82: Codice dell’Amministrazione digitale Agenzia delle Entrate - circolare 45 del 19/10/2005: attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA Decreto ministeriale 2/11/2005: regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata Decreto legislativo 185/2008 DPCM 30/3/2009 Regole tecniche per la firma digitale DOCUMENTI ANALOGICI Tra le varie definizione che occorre tener presente per non perdersi nel linguaggio tecnico di questa materia vi è quella di documento analogico unico e non unico: documento analogico: è il normale documento cartaceo. Ne esistono di due tipi: documento analogico originale unico: è quel documento il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta (ad esempio titoli all’ordine, assegni, cambiali, verbali di assemblee, schede carburanti, note spese dipendenti …). Relativamente alle schede carburanti è stato specificato che qualora nella contabilità generale dell’impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della schede, la stessa assume la qualifica di originale non unico e, quindi, può essere conservata digitalmente senza l’intervento del pubblico ufficiale; Relativamente alle note spese è stato chiarito che la valutazione della natura di documento originale unico o non unico dovrà essere effettuato caso per caso, tenendo conto delle modalità di rimborso nonché delle modalità di compilazione e di registrazione delle medesime. Se si utilizza una modalità analitica di rimborso ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi e, quindi, è possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei giustificativi e della contabilità, la nota assume la qualifica di documento originale non unico documento analogico originale non unico: contrariamente a quanto sopra detto il contenuto del documento non unico è desumibile da altre scritture obbligatorie (ad esempio: fatture, ricevute fiscali, DDT, dichiarazioni fiscali …) La classificazione sopra riportata ha rilevanza sulle modalità di conservazione elettronica dei documenti analogici: per i documenti “unici” il processo di conservazione digitale termina con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale. RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Ogni soggetto che intenda conservare elettronicamente i propri archivi deve nominare un Responsabile della conservazione al quale sono attribuiti i seguenti doveri e responsabilità: deve realizzare un sistema che garantisca la sicurezza e la tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l’accessibilità al singolo documento e la sua esibizione deve definire il supporto di memorizzazione ed effettuare eventuali riversamenti diretti o sostitutivi al fine di garantire la conservazione dell’archivio informatico CARATTERISTICHE DEI DOCUMENTI INFORMATICI La principale caratteristiche che un documento informatico deve avere per soddisfare i requisiti richiesti dalla normativa è quella di essere “statico ed immodificabile” cioè non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo. A tal fine il documento non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili tali da attivare funzioni idonee a modificarlo. A titolo di esempio una macroistruzione permette di aggiornare in automatico la data del documento che la contiene e un codice eseguibile permette di controllare l’aspetto ed il contenuto del documento stesso. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice Civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare salvo che questi dia prova contraria. Per essere validi ai fini fiscali, cioè per garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, i documenti informatici devono contenere il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per riferimento temporale si intende un’informazione che associa al documento la data e l’ora di formazione. Per sottoscrizione elettronica si intende l’apposizione sul documento medesimo della firma elettronica qualificata. FIRMA DIGITALE La firma digitale è il risultato di una procedura informatica che garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati con mezzi informatici, al pari di quanto svolto dalla firma autografa per i tradizionali documenti cartacei (o analogici). Per generare una firma elettronica è necessario utilizzare una coppia di chiavi digitali asimmetriche, attribuite in maniera univoca ad un soggetto detto “titolare”. La prima, chiave privata destinata ad essere conosciuta solo dal titolare, viene utilizzata per la generazione della firma digitale da apporre al documento, la seconda chiave, da rendere pubblica, viene utilizzata per verificare l’autenticità della firma. Caratteristica di tale metodo, detto crittografia a doppia chiave, è che, firmato il documento con la chiave privata, la firma può essere verificata con successo esclusivamente con la corrispondente chiave pubblica. La sicurezza è garantita dalla impossibilità di ricostruire la chiave privata (segreta) a partire da quella pubblica, anche se le due chiavi sono univocamente collegate. Le coppie delle chiavi digitali vengono rilasciate da soggetti con specifiche capacità professionali garantite dallo Stato e vengono create mediante un dispositivo con elevate caratteristiche di sicurezza che in genere è una smart card. La garanzia che il documento informatico, dopo la sottoscrizione, non possa essere modificato in alcun modo in quanto, durante la procedura di verifica, eventuali modifiche verrebbero riscontrate, la certezza che solo il titolare del certificato possa aver sottoscritto il documento perché non solo possiede il dispositivo di firma (smart card o token USB) necessario, ma è anche l’unico a conoscerne il PIN (Personal Identification Number) necessario per utilizzare il dispositivo stesso, unite al ruolo del certificatore che garantisce la veridicità e la correttezza delle informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del titolare) forniscono alla firma digitale caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la possibilità di querela di falso). DOCUMENTI CHE POSSONO ESSERE EMESSI IN FORMATO ELETTRONICO Tutti i seguenti documenti possono essere emessi in formato elettronico; fatture e DDT. Sia per le fatture che per i DDT è possibile apporre il riferimento temporale e la firma elettronica sia singolarmente sia per lotti di documenti; documentazione commerciale tipo lettere, ordini, conferme d’ordini, telegrammi … libro giornale libro degli inventari libri IVA scritture ausiliarie di magazzino registro del cespiti ammortizzabili bilanci e relativi allegati documentazione bancaria dichiarazioni fiscali libro unico del lavoro libro soci libro dei verbali delle assemblee e del CdA libro dei verbali delle adunanze del Collegio sindacale La conservazione elettronica dei documenti informatici deve essere eseguita almeno ogni quindici giorni per le fatture ed almeno una volta all’anno per gli altri documenti. Il predetto termine di quindici giorni decorre: per le fatture attive: dalla data di emissione per le fatture passive: dal ricevimento Per i documenti fiscali diversi dalle fatture il termine per effettuare la conservazione elettronica coincide con il termine per l’eventuale stampa dei medesimi su supporto cartaceo, quindi entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa all’anno cui si riferiscono. Restano fermi i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dal Decreto IVA che, quindi, possono anche scadere successivamente ai termini per la conservazione elettronica. Si ricorda infine che la decisione di conservazione elettronica dei documenti può essere presa anche successivamente al termine dell’esercizio di riferimento. Ad esempio nel corso del 2014 si può tranquillamente procedere alla digitalizzazione dei documenti del 2012. Al termine del processo di digitalizzazione gli archivi cartacei possono essere distrutti. Per altri documenti, invece, l’emissione in formato elettronico non è possibile: ricevuta fiscale scontrino fiscale Tuttavia si rammenta che i documenti cartacei (o analogici) possono essere validamente conservati in forma elettronica previa conversione (ad esempio con la scannerizzazione), apposizione del riferimento temporale e firma elettronica. In alternativa al procedimento sopra descritto (assai laborioso), poiché la ricevuta fiscale può essere validamente sostituita dallo scontrino fiscale, si può utilizzare il seguente procedimento: lo scontrino fiscale viene emesso in forma cartacea, l’unica che ne permetta la consegna al cliente; il giornale di fondo viene conservato in modalità digitale La Circolare 12/E del 2013, ribadendo quanto già affermato in precedenza, conferma che la fattura elettronica si considera emessa quando viene messa a disposizione del cessionario o committente, ad esempio sul sito dell’emittente ovvero del soggetto incaricato dell’emissione. CARATTERISTICHE DEGLI ARCHIVI INFORMATICI I principali aspetti che bisogna considerare nella formazione di un archivio informatico sono: l’attività di memorizzazione la struttura dell’archivio Attività di memorizzazione La prima attività per la formazione di un archivio informatico è la memorizzazione dei documenti che ne fanno parte. La memorizzazione può avere ad oggetto sia documenti elettronici sia documenti cartacei. Un archivio che li contiene deve soddisfare le seguenti caratteristiche: leggibilità nel tempo mantenimento dell’ordine cronologico senza soluzione di continuità per ogni periodo d’imposta devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni in relazione, ad esempio, al nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data … la memorizzazione può essere attuata per singole categorie di documenti, non è necessario che tutta la documentazione venga digitalizzata. Ad esempio si possono conservare elettronicamente solo le fatture attive o quelle passive, l’importante è che tutti i documenti di una certa categoria seguano lo stesso sistema di conservazione. I supporti fisici che contengono gli archivi informatici possono essere i più svariati: dischi ottici WORM (riscrivibili dall’utente), CD-R (non più modificabili una volta scritti), DVD, dischi magnetici, hard disk anche removibili A livello aziendale l’archivio informatico deve: rendere non modificabile le informazioni digitali contenute regolare gli accessi ai documenti o directory riservate garantire l’integrità dei dati (con frequenti backup). Ai fini fiscali, al termine di ogni esercizio, bisogna apporre la firma digitale e la marcatura temporale. Come detto una delle principali caratteristiche degli archivi informatici è l’immodificabilità nel tempo. Tuttavia considerando il rapido decadimento dei supporti, occorre mettere in atto una serie di attività e strumenti che permettano il mantenimento dell’accessibilità, della leggibilità, dell’autenticità e integrità nel lungo periodo dei documenti informatici in un ambiente tecnologico diverso da quello di origine. Pertanto, posto che le scritture contabili e la documentazione commerciale debbono essere conservate per 10 anni, è molto probabile che risulti impossibile mantenere il formato originario della rappresentazione digitale dei documenti a causa dell’evoluzione tecnologica o dell’obsolescenza del software utilizzato. In questo caso occorrerà utilizzare la procedura del cosiddetto “riversamento sostitutivo”. Riversamento sostitutivo Con il termine “riversamento” si intende il procedimento di trasferimento dell’archivio da un supporto informatico ad un altro, ne esistono due differenti tipologie: riversamento diretto: avviene con il trasferimento senza alterarne la rappresentazione digitale (ad esempio per effettuare il back up) riversamento sostitutivo si ottiene, invece, attraverso il trasferimento da un supporto ad un altro con la modifica della rappresentazione informatica del suo contenuto. Questo tipo di riversamento tecnologico dell’archivio deve essere operato quando non sia più possibile o conveniente mantenere nel tempo il formato della rappresentazione informatica dei documenti. Nel caso del riversamento sostitutivo, al termine dell’operazione, è necessario l’intervento del pubblico ufficiale per l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale allo scopo di attestare la conformità all’originale. Struttura dell’archivio La definizione della struttura di un archivio informatico è fondamentale per una buona riuscita dell’attività stessa soprattutto con riferimento alla reperibilità della documentazione. In via generale la struttura di ogni buon archivio sarà “ad albero” cioè formata da varie directory (cartelle) suddivise in molteplici sotto-directory. I principali criteri di formazione dei vari livelli delle directory sono: per cliente per genere Ovviamente possono anche essere istituiti archivi che utilizzano promiscuamente i sopra visti criteri. Un esempio di archivio misto è il seguente dove esistono tre diverse directory Clienti: per l’archiviazione della documentazione amministrativa e tecnica dei singoli clienti Studio o Azienda: per l’archiviazione della documentazione sia fiscale sia di tipo diverso relativa allo studio/azienda Varie: per l’archiviazione di altra documentazione diversa dalla precedente: SCHEMA DELL’ARCHIVIO DI CUI SOPRA COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA Con riferimento ai documenti aventi rilevanza tributaria occorre adempiere altresì ad un ulteriore obbligo al fine di conferire validità alla conservazione sostitutiva. Si tratta della “Comunicazione dell’impronta” che ai sensi del Decreto 23/1/2004 deve essere effettuata in via telematica entro il termine previsto dal DPR 322/98 per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Attualmente tale termine è fissato al 30 settembre dell’anno successivo. IMPOSTA DI BOLLO La normativa applicabile ai libri e scritture contabili analogici si applica anche quando interviene la conservazione sostitutiva e prevede che l’imposta di bollo venga assolta nelle seguenti misure: per i libri contabili: Euro 16,00 ogni 2500 registrazioni per le fatture non assoggettate ad IVA d’importo superiore ad Euro 77,47: Euro 1,81 ciascuna L’imposta di bollo, da pagare con il modello F23, deve essere assolta con le seguenti modalità: bisogna effettuare un pagamento ed una comunicazione preventiva (all’Agenzia delle Entrate) contenente il numero presunto degli atti, dei documenti e dei registri che, presuntivamente, verranno utilizzati durante l’anno entro il mese di gennaio dell’anno successivo bisogna effettuare una comunicazione consuntiva contenente il numero di documenti informatici, distinti per categoria, formati nell’anno precedente, indicando gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dovuta a saldo ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione per l’eccedenza a credito. per gli esercizi successivi al primo, l’importo del consuntivo viene preso come base provvisoria per il versamento dell’acconto relativo all’anno in corso. ISPEZIONI DOCUMENTALI DA PARTE DELLE AUTORITA’ Come è noto in caso di accesso da parte delle autorità competenti l’ispezione documentale si estende a tutti i libri, le scritture e la documentazione (anche non obbligatoria) che si trovano nei locali dell’azienda comprese le scritture accessibili mediante apparecchiature elettroniche situate nei medesimi locali. Ne consegue che, in sede di controllo, tutti i documenti resi leggibili in formato elettronico, debbano essere sottoposti a conservazione elettronica (al fine di attribuire loro l’immodificabilità alla data dell’accesso), indipendentemente dalla scadenza annuale e dall’eventuale stampa su supporto cartaceo. Ai fini della determinazione del luogo di conservazione della documentazione fiscale in formato elettronico si ritiene che possano alternativamente essere indicati i seguenti: sede legale sede amministrativa sede del soggetto incaricato della conservazione sostitutiva qualora venga appaltata ad un soggetto esterno. Non costituisce luogo idoneo la sede del soggetto proprietario dei server ove si effettua materialmente l’archiviazione. ********** In conseguenza dei pressanti oneri e dei nuovi adempimenti posti a carico delle imprese e dei professionisti che concludono affari con le Pubbliche Amministrazioni, lo Studio si è attivato per rendere le seguenti prestazioni: invio delle fatture e ricezione dei messaggi dello SDI per il tramite del servizio Entratel dedicato ai professionisti che hanno la qualifica di intermediari abilitati consulenza organizzativa per i clienti di più grosse dimensioni che intendono implementare l’invio delle fatture elettronica e la conservazione sostitutiva nel proprio ufficio amministrativo
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