LA TRASMISSIONE “TRADIZIONALE”
Sistema
Itinerario
DEI DOCUMENTI
Le modalità usuali di comunicazione
del documento analogico
1
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Sigla – pag. 1
4-1
Le modalità usuali di trasmssione
del documento analogico
•
Consegna a mani dell’interessato (inclusi gli utilizzi “procedural-giudiziari”: scambi fra
avvocati) con o senza attestazione di ricevimento
•
L’invio postale semplice
•
L’invio a mezzo corriere, pony express, ed altre forme di posta privata
•
L’invio postale raccomandato (senza avviso di ricevimento)
•
L’invio postale raccomandato (con avviso di ricevimento)
•
L’invio per telex/telefax (con utilizzi processuali ex artt. 151 c.p.c. e 148 c.p.p.; L. 183/93)
•
Il deposito presso un ufficio (cancelleria, segreteria, casa comunale, ecc.)
•
Notificazione (artt. 136-151 c.p.c.; artt. 148-171 c.p.p.; L. 20/11/1982 n° 890)
•
Le notifiche in proprio dell’avvocato (L. 21 gennaio 1994 n° 53)
•
Le notifiche all’estero (convenzioni internazionali bi/pluri-laterali; Reg. CE n° 1348/2000;
attività diplomatica consolare – D.Lgs. 3/2/2011 n° 71)
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4-2
LA TRASMISSIONE INFORMATICA
Sistema
Itinerario
DEI DOCUMENTI
La trasmissione del documento informatico
dalla riforma Bassanini ai nostri giorni
3
EuClIdea
Sigla – pag. 3
4-3
L’anticipazione nella prassi degli affari
Le prime norme sulla trasmissione documentale telematica
•
Modalità telematiche di scambio delle volontà contrattuali sono da tempo state
adottate su base volontaristica, nell’ambito di accordi quadro e contratti normativi
•
L’avvio della riforma: il D.P.R. 513/97 (regolamento di esecuzione della L. 59/97)
art. 12 (primo co.) “Il documento informatico trasmesso per via telematica si
intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all'indirizzo elettronico da
questi dichiarato”
(terzo co.) “La trasmissione del documento informatico per via telematica, con
modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per
mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge”
(secondo co.) “La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un
documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente
regolamento e alle regole tecniche di cui all'articolo 3, sono opponibili ai terzi”
(rinvio alla successiva decretazione della Presidenza Cons. Min.)
•
L’ “adempimento unico informatico”: per il D.Lgs. 18 gennaio 2000, n° 9 (art. 31) le
richieste di registrazione, le note di trascrizione ed iscrizione, nonché le domande di
annotazione e voltura catastale, relative agli atti per i quali è attivata la procedura
telematica, sono presentate all’Agenzia del Territorio su un modello unico informatico
da trasmettere per via telematica unitamente a tutta la documentazione necessaria.
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4-4
L’evoluzione incessante della normativa
sulla trasmissione documentale telematica
•
Nasce la piattaforma informatica dell’Agenzia del Territorio chiamata “S.i.s.ter”
(Sistema InterScambio TERritorio), oggi giunta alla seconda versione
•
Nei confronti del Registro delle Imprese, l’art. 31 della L. 24 novembre 2000, n° 340
dispone che “le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano, presentate all’ufficio
del Registro delle imprese […] sono inviate per via telematica ovvero presentate su
supporto informatico ai sensi dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n°
59”, e ciò tramite la piattaforma informatica camerale denominata “Telemaco”, oggi
sostituita anch’essa da una nuova piattaforma di comunicazione unica
•
Il T.U.D.A. (D.P.R. 28 dicembre 2000, n° 445) provvede a nuova collocazione della stessa
disciplina, dedicandole la sezione III del capo II, intitolata alla “Trasmissione dei
documenti”
•
Il C.A.D. (D.Lgs. 7 marzo 2005 n° 82) abroga le norme del T.U.D.A. e dedica alla
“Trasmissione informatica dei documenti” il proprio capo IV (artt. 45-49), confermando
con maggior (e miglior) dettaglio i principi previgenti
I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi
mezzo telematico/informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere
seguita da quella del documento originale
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4-5
L’emanazione del D.P.R. 68/2005 e la successiva decretazione
ministeriale per la regolamentazione degli aspetti tecnici
il documento informatico trasmesso per via telematica si intende “spedito dal
mittente” se inviato da questi al proprio gestore, e si intende “consegnato al
destinatario” se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, a
prescindere dall’effettiva presa di conoscenza
le pubbliche amministrazioni utilizzano ordinariamente la posta elettronica o
altri strumenti informatici di comunicazione per le comunicazioni tra
l'amministrazione ed i propri dipendenti
•
Nel D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, recante “Disposizioni per l’utilizzo della posta
elettronica”, l’art. 48 indica la p.e.c. come principale mezzo di trasmissione telematica
di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di
consegna, ed aggiunge che la trasmissione del documento informatico per via
telematica, effettuata mediante P.E.C. equivale (salvo diversa volontà di legge) alla
notificazione per mezzo della posta
•
Suddetto D.P.R. – quale regolamento emanato in attuazione del disposto dell’art. 27
(sull’innovazione tecnologica nella Pubblica Amministrazione), comma 8, lett. e), della L.
16 gennaio 2003 n° 3 – è la principale sede normativa delle disposizioni sulla P.E.C.
•
Il successivo D.M. 2 novembre 2005 è stato foriero delle prime regole tecniche per la
formazione, la tramissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica
certificata
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4-6
(segue) la restante normativa sulla P.E.C.
•
Circolare C.N.I.P.A. 7 dicembre 2006 n. 51 ("Espletamento della vigilanza e del controllo
sulle attività esercitate dagli iscritti nell'elenco dei gestori di posta elettronica certificata”
•
D.L. 29 novembre 2008, n. 185, artt. 16 e 16-bis (l’utilizzo di un indirizzo P.E.C. presso
imprese, professionisti, amministrazioni; il cittadino e l’utilizzo della P.E.C.)
•
D.P.C.M. 6 maggio 2009 (“Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta
elettronica certificata assegnata ai cittadini”)
•
Circolare C.N.I.P.A. 21 maggio 2009 n. 56 (“Modalità per la presentazione della domanda
di iscrizione nell'elenco pubblico dei gestori di P.E.C.”)
•
D.L. 18 ottobre 2012 n. 179, art. 5, co. 1 e 2 (conv. in L. 221/2012 - estende l’obbligo
anche alle imprese individuali – artigiani inclusi - nuove o già esistenti, dando tempo fino al
30 giugno 2013 per comunicare al Registro Imprese il proprio indirizzo P.E.C.)
Istituito l'INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata) con
gli indirizzi già registrati presso il Registro delle Imprese e gli Ordini o Collegi professionali.
Con il D.M. 19 marzo 2013 si regolamentano tempi e modalità di raccolta e
aggiornamento degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti in possesso
rispettivamente del Registro Imprese e degli Ordini e Collegi di appartenenza, garantendo
la libera possibilità di consultazione del medesimo
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4-7
Le prerogative giuridiche della P.E.C.
•
Risponde all’esigenza di dimostrare in modo specifico e temporalmente distinto sia
l’avvenuta spedizione, che l’avvenuto recapito della comunicazione
•
Identifica anche sul piano della telematica il divario temporale tra l’affidamento di una
comunicazione ad un dato mittente e la sua messa a disposizione del destinatario, quali
momenti distinti e giuridicamente rilevanti per sancire l’adempimento degli oneri
incombenti al mittente, nonché la presunzione di conoscenza in capo al destinatario (onde
rendere giuridicamente equipollente la comunicazione conoscibile a quella di fatto
conosciuta), che si ha col mero recapito del messaggio nella sua casella di PEC
•
Validità della trasmissione e della ricezione del messaggio di p.e.c. sono attestate
rispettivamente dalla ricevuta di accettazione (un documento informatico firmato dal
gestore PEC del mittente, con firma avanzata automatica, contenente i dati di
certificazione che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione del messaggio – art. 6, co.
1, D.P.R. 68/2005) e dalla ricevuta di avvenuta consegna (un documento informatico
firmato anche qui in automatico dal gestore PEC del destinatario, contenente i dati di
certificazione che costituiscono prova dell’avvenuto recapito del messaggio nella casella
PEC del destinatario – art. 6, co. 2 e ss., D.P.R. 68/2005)
•
Condizione necessaria è che sia il mittente che il destinatario fruiscano del servizio di
posta elettronica certificata per mezzo di un gestore iscritto presso un apposito elenco
pubblico, previo riscontro di determinati requisiti giuridici, tecnici ed economici
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4-8
(segue) Le prerogative giuridiche della P.E.C.
•
Il sistema di funzionamento della P.E.C. consente (in funzione delle impostazioni presenti
nel programma del mittente, che sono da conoscere e praticare agevolmente) l’emissione
di tre diversi tipi di ricevute di avvenuta consegna:
Sintetica - si tratta di un messaggio di e-mail, dotato di un proprio identificativo, che reca
in allegato (daticert.xml) i dati di firma digitale del server, e che attesta semplicemente
l’avvenuto recapito della comunicazione e-mail trasmessa dal server del mittente al
server del destinatario, indicando data e ora di avvenuta consegna
Completa - si tratta di un messaggio di e-mail, dotato di un proprio identificativo, che reca
in allegato, oltre ai dati di firma (daticert.xml), la stessa comunicazione e-mail trasmessa
dal server del mittente al server del destinatario, inclusi gli eventuali allegati, indicando
data e ora di avvenuta consegna (unica controindicazione: il raddoppio dell’ingombro)
Breve - si tratta di un messaggio di e-mail, dotato di un proprio identificativo, che reca in
allegato (daticert.xml) i dati di firma digitale del server, nonché la comunicazione e-mail
trasmessa dal server del mittente al server del destinatario, nonché l’impronta digitale
(hash) degli eventuali allegati, indicando data e ora di avvenuta consegna
• Solo nel secondo caso, che è quello indicato dalla normativa sulle notifiche eseguibili via
P.E.C., si ha piena e perfetta conoscenza e riprova di quanto è stato recapitato al
destinatario, in modo equivalente alla consegna di copia conforme, a mano o per posta,
vigente nel sistema di notifica a mezzo U.G.
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4-9
(segue) ancora su buste e ricevute
•
Nella ricevuta breve, per consentire la verifica integrale dei contenuti trasmessi, è
necessario conservare (intatti) gli allegati inseriti nel messaggio originale, per consentire la
reiterazione della funzione di hash a scopo di verifica
•
Tutti e tre i diversi tipi di ricevute di avvenuta consegna sono firmati digitalmente dal
server che li emette; i dati di firma sono contenuti nell’allegato file di nome
“daticert.xml”
•
Nei casi in cui il messaggio di P.E.C. non sia consegnabile, il gestore del destinatario
comunica al mittente, entro le ventiquattr’ore successive all’invio, una ricevuta di
mancata consegna (art. 8, co. 4, D.P.R. 68/2005)
•
Nel caso in cui un messaggio in ingresso non provenga da un server di P.E.C., il
sistema provvede a segnalarlo mediante il recapito in una busta che segnala nell’oggetto
l’anomalia del messaggio
•
L’invio di un documento digitale a mezzo P.E.C. ottiene a tale documento la validazione
temporale (la “data certa” digitale) che lo rende opponibile erga omnes (art. 48, co. 3 del
C.A.D. - art. 41, co. 4, lett. d) del D.P.C.M. 22 febbraio 2013); il riferimento temporale è
generato infatti da un sistema che garantisce uno scarto non superiore ad un minuto
secondo rispetto alla scala del tempo universale coordinato (UTC), come determinato ai
sensi dell’art. 3, co. 1, della L. 11 agosto 1991 n° 273
EuClIdea
4 - 10
(segue) log dei messaggi - domicilio digitale
•
Oltre alle ricevute generate dal sistema, sussiste una possibilità “di riserva” di dare
prova dell’avvenuto invio del messaggio di P.E.C.: il c.d. log dei messaggi, cioè un
registro informatico delle operazioni di trasmissione di P.E.C. tenuto dal gestore (a
cui il gestore stesso per legge deve apporre quotidianamente una marca temporale), che
riporta (tra l’altro) il “message Id” di ciascun messaggio di P.E.C.. Di tale registro è
prescritta la conservazione per un minimo di trenta mesi
•
L’ordinamento, a parte le prescrizioni cogenti verso le imprese, i professionisti e gli enti
pubblici, favorisce l’accesso dei cittadini al sistema della P.EC. introducendo il concetto di
domicilio digitale del cittadino: ex art. 3-bis, C.A.D. si prevede la facoltà (per facilitare
le comunicazioni fra pubblica amministrazione e cittadini) del cittadino di indicare il
proprio indirizzo di posta elettronica certificata, a valere come domicilio digitale da
utilizzare in via esclusiva per tutte le comunicazioni fra la P.A. ed il cittadino che ne
sia dotato.
•
In assenza, si prevede che le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai
cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica
avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria
o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti
con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di
cui all'art. 3, co. 2, del D.Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39
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4 - 11
Attenzione agli equivoci (invio PEC e firma elettronica)
Guardando al futuro: PEC vs. REM ?
•
E’ necessario mantenere sufficiente spazio libero PEC nella casella di PEC, pena
l’inopponibilità del mancato recapito di un messaggio agli effetti di legge per inescusabilità
del mancato recapito
•
La confusione che spesso viene fatta tra firma elettronica (genus) e firma digitale
(species) non deve condurre all’equivoco di pensare che l’invio di un documento
informatico non firmato allegato ad un messaggio di P.E.C. equivalga all’apposizione di
una firma qualificata (digitale o qualificata tout court), ossia una tipologia di firma dotata di
efficacia erga omnes
•
L’invio di un messaggio di PEC, cui non acceda alcuna firma qualificata, realizzato tramite
un account presidiato da User Id e Password, può indicare la presenza di una firma
elettronica semplice, non diversamente da una normale e-mail; ovvero di una firma
elettronica avanzata, qualora il sistema di autenticazione usato sia fondato su un
dispositivo sicuro e sulle altre caratteristiche legali di questa tipologia: ciò accade nei
confronti della P.A. per espressa volontà di legge (cfr. art. 65, co. 1, lett. c-bis C.A.D.)
•
In ambito europeo è in corso – a cura dell’E.T.S.I. (European Telecommunications
Standard Institute) – l’elaborazione di una serie di principi in tema di posta elettronica
“raccomandata”, con forti analogie a quanto sviluppato e già disciplinato in Italia come
posta elettronica certificata, principi ad oggi etichettati come “R.E.M.” (registered e-mail);
per ora non v’è alcun riconoscimento legislativo a livello di fonti comunitarie tale da
imporre l’efficacia legale di queste soluzioni
EuClIdea
4 - 12
TRASMISSIONE INFORMATICA
Sistema
Itinerario
DOCUMENTALE E PROCESSO
La trasmissione documentale nel nuovo
contesto del processo (civile) telematico
13
EuClIdea
Sigla – pag. 13
4 - 13
Una tappa “preistorica”: la L. 7 giugno 1993 n° 183
•
Introduce la possibilità di trasmissione a distanza di un atto processuale di
parte (o anche di un provvedimento del processo), solitamente inviato
dall’avvocato estensore al proprio collega domiciliatario
•
La copia fotoriprodotta di un atto del processo, redatto e sottoscritto da un
avvocato e trasmesso a distanza, attraverso i mezzi di telecomunicazione (telex
o telefax), a un altro avvocato, si considera conforme all’atto trasmesso in
presenza dei seguenti requisiti:
che entrambi i professionisti siano intestatari della procura ad litem,
che può anche essere rilasciata nel contesto dell’atto de quo
che l’atto sia sottoscritto leggibilmente dall’estensore, indicato nell’atto
che questi apponga in calce all’atto, sottoscrivendola, una dichiarazione
di conformità
che la copia fotoriprodotta sia sottoscritta dall’avvocato ricevente
•
Con l’attestazione di conformità e la doppia sottoscrizione del trasmittente e del
ricevente si provvede anche alla trasmissione di un provvedimento del processo
EuClIdea
4 - 14
L’inizio dell’avventura telematica: il D.P.R. 123/2001
•
•
Il D.Lgs. 12 febbraio 1993 n° 39 (Norme in materia di sistemi informativi
automatizzati [S.I.A.] delle amministrazioni pubbliche), insieme alla prima legge
della riforma Bassanini (L. 59/97) ed al suo decreto attuativo (D.P.R. 513/97) fanno
da sfondo e premessa per l’emanazione del D.P.R. 13 febbraio 2001, n° 123
“Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel
processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni
giurisdizionali della Corte dei Conti”, che per primo postula (art. 2, co. 1) la
formazione, comunicazione e notifica di atti del processo civile mediante
documenti informatici, stabilendo che “Tutti gli atti e i provvedimenti del processo
possono essere compiuti come documenti informatici sottoscritti con firma digitale
come espressamente previsto dal presente regolamento.”
Canale naturale di trasmissione, comunicazione o notificazione dei documenti
informatici è la via telematica offerta dal sistema informatico civile (S.I.CI.), un
sottoinsieme delle complessive risorse di cui dispone il c.d. dominio giustizia
(“l'insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale l'amministrazione
della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato,
di servizio, di comunicazione e di procedura”) per gestire il processo civile
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4 - 15
La struttura del S.I.CI. (sistema informatico civile)
Il S.I.C.I. è nato come struttura tecnico-organizzativa operante – quale gestore centrale - in
seno al dominio giustizia, col compito di fornire
a) l’accesso a scopo di consultazione, anche per gli utenti privati
b) i servizi di trasmissione documentale telematica fra il S.I.CI. stesso ed i soggetti abilitati
ad operare nel contesto del processo telematico, vale a dire:
difensori delle parti private, avvocati iscritti negli elenchi speciali, esperti ed ausiliari
del giudice, quali soggetti abilitati esterni privati;
avvocati e procuratori dello Stato ed altri dipendenti di amministrazioni statali quali
soggetti abilitati esterni pubblici;
magistrati, personale degli uffici giudiziari e degli U.N.E.P. quali soggetti abilitati
interni
Sono gestori locali i gangli operativi periferici, ubicati presso le sale server dove sono gestiti i
sistemi informativi degli uffici giudiziari (cioè le infrastrutture hardware e software per gestire
i registri ed i fascicoli) e degli U.N.E.P. (cioè le infrastrutture hardware e software per gestire
le notifiche)
Ex art. 4 tutti gli atti ed i provvedimenti del processo, sorti come documenti informatici, sono
sottoscritti con firma digitale (v. però la deroga di cui all’art. 16-bis co. 9-bis D.L.
179/2012); in difetto, si provvede in cartaceo e poi si converte il formato onde consentire
l’inserimento della copia informatica (artt. 12-13) nel fascicolo informatico. La firma del
procedente, salvo espressa disposizione, è sostituibile ex art. 3 co. 2 D.Lgs. 39/93.
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4 - 16
(segue) il D.P.R. 123/2001
•
•
Il processo verbale (art. 5) è redatto anch’esso come documento informatico e
sottoscritto con firma digitale da chi presiede l’udienza e dal cancelliere. Modificato (D.l.
90/2014) l’art. 126, 2° co. c.p.c., onde non rendere più necessaria la firma di terzi
Più specificamente, in tema di trasmissione documentale rilevano le seguenti previsioni:
l’art. 6 contempla come possibilità di comunicazione per via telematica dei biglietti di
cancelleria nonché di notifica per via telematica degli atti, tanto a) il canale diretto del
sistema informatico civile quanto b) quello della comunicazione via posta ad un indirizzo
elettronico (art. 7)
l’art. 9 ammette che l’iscrizione a ruolo e la costituzione in giudizio avvengano per via
telematica, con trasmissione inclusiva dei documenti probatori (già nati “informatici” o
costituenti “copia informatica” di documenti formati su supporto cartaceo
L’entrata in vigore di questa norma a livello generalizzato è stata differita sia nel 2012 (D.L.
179/2012 conv. in L. 221/2012) che nel 2014 (D.L. 90/2014 conv in L. 114/2014),
restando valido e vigente il principio della previa necessità di emissione di apposito
decreto ex art. 35 D.M. 44/2011
l’art. 14 prevede che la produzione di atti e documenti si faccia per via telematica,
ovvero mediante deposito in cancelleria del supporto informatico che li contiene
l’art. 15 contempla il deposito telematico della C.T.U. (anch’essa documento informatico
sottoscritto con firma digitale) e delle osservazioni dei periti di parte
EuClIdea
4 - 17
(segue) il D.P.R. 123/2001
l’art. 16 dispone in ordine alla trasmissione telematica del fascicolo d’ufficio, in ogni
stato e grado del processo, ogni qualvolta non sia necessaria l’acquisizione del fascicolo
cartaceo
l’art. 17 dispone quanto alla trasmissione telematica della sentenza (che con il D.L.
90/2014, recante una modifica all’art. 133, secondo co., c.p.c. verrà estesa al testo
integrale e non più al solo dispositivo, benché la comunicazione non valga a far decorrere i
termini di impugnazione di cui all’art. 325 c.p.c.)
EuClIdea
4 - 18
(segue) i vari decreti ministeriali attuativi
•
•
Anche il D.P.R. 123/2001 ha fatto largo rinvio all’emanazione di normative tecniche,
indicandone la fonte in uno (o più) successivi D.M., che sono identificabili:
nel D.M. 14 ottobre 2004 recante “Regole tecnico-operative per l'uso di strumenti
informatici e telematici nel processo civile”
integralmente aggiornato e sostituito dal successivo D.M. 17 luglio 2008
cui ha fatto seguito il D.M. 21 febbraio 2011 n° 44, concernente le “regole tecniche
per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie
dell'informazione e della comunicazione”, il cui art. 37 ha – in materia di processo
civile - non solo abrogato il D.M. 17 luglio 2008, ma anche l’intero D.P.R. 123/2001
aggiornato dal D.M. 15 ottobre 2012 n° 209
ulteriormente modificato (solo per sostituire l’art. 18 in tema di notificazioni
eseguite dagli avvocati) dal D.M. 3 aprile 2013 n° 48
Esternamente a questa cascata di norme si colloca il D.M. 10 luglio 2009, che ha recato
le caratteristiche di strutturazione dei modelli informatici nel processo civile e nelle
procedure esecutive individuali e concorsuali; anch’esso destinato a sostituzione,
avvenuta (per volere dell’art. 35, co. 4, del DM 44/2001) il 18 luglio 2011 con
provvedimento del responsabile per i S.I.A. del Ministero della Giustizia, e
pubblicazione delle medesime caratteristiche nell’area pubblica del portale dei servizi
telematici, aggiornato dal provvedimento 16 aprile 2014, entrato in vigore il 15 maggio
2014
EuClIdea
4 - 19
Le specifiche principali indicate
ad oggi dall’evoluzione normativa
a) l’atto processuale è un file in formato PDF/A, che deve essere ottenuto dalla
trasformazione di un documento testuale e non deve presentare restrizioni per le
operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione
di immagini (non deve trattarsi della copia per immagine di un atto cartaceo)
b) la firma digitale deve essere eseguita utilizzando in alternativa il formato CAdESBES (ove il nome del file firmato è <nome file>.pdf.p7m) oppure il formato PAdESBES (con immutata estensione .pdf e firme collocate all’interno del documento)
c) in sede di trasmissione telematica, l’atto PDF deve essere accompagnato da un
file XML che riporti i “dati di servizio” (cc.dd. metadati) relativi all’atto e ritenuti
essenziali per i sistemi di cancelleria, secondo gli XSD illustrati nell’allegato
normativo; esso è denominato “DatiAtto.xml”, va firmato digitalmente dal
difensore e va imbustato insieme all’atto inviato alla cancelleria
d) per la definizione di “DatiAtto.xml” sono utilizzati gli “XML-Schema”, che consentono
di fornire una specifica univoca e chiara, ben definita e leggibile, nonché di operare
un maggior numero di controlli, sia in fase di predisposizione dell’atto che in
fase di accettazione da parte dei sistemi di cancelleria
e) Gli XSD che ne derivano sono stati predisposti e strutturati allo scopo di fornire un
insieme di specifiche estendibile ed espandibile, sfruttando in particolare i
meccanismi dei “tipi xml” disponibili negli XML-Schema per tutta una serie di atti e
provvedimenti del processo
EuClIdea
4 - 20
L’affermazione progressiva della P.E.C. come mezzo
di notificazione e comunicazione degli atti processuali
•
a)
b)
c)
d)
EuClIdea
L’art. 4 del D.L. 29 dicembre 2009 n° 193 (conv. con modd. nella L. 22
febbraio 2010 n° 24) reca una serie di “Misure urgenti per la digitalizzazione
della giustizia”, con cui:
si introduce l’art. 149-bis c.p.c. sulla notificazione a mezzo posta
elettronica certificata, indicandone il momento perfezionativo
si affidano tutte le notificazioni e comunicazioni nel processo sia civile
che penale eseguibili in via telematica (ricorrendone i presupposti) all’invio
mediante posta elettronica certificata
si prescrive specificamente l’utilizzo della posta elettronica certificata per le
notificazioni e comunicazioni da effettuarsi nei casi previsti:
a. dall’art. 170, primo comma, c.p.c. al procuratore costituito, durante il
corso del procedimento
b. dall’art. 192, primo comma, c.p.c. (e ogni altra successiva
comunicazione) al nominato c.t.u.
c. dalla legge fallimentare, in generale
d. dagli artt. 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, co. 2, del codice di
procedura penale per le notificazioni a persona diversa dall'imputato
si consente al G.E. di eleggere modalità telematiche di presentazione delle
offerte e di svolgimento della gara, secondo norme ministeriali a seguire
4 - 21
Il provvedimento 18 luglio 2011
•
•
•
In data 18 luglio 2011 viene adottato dalla Direzione Generale dei Servizi Informativi
Automatizzati (DGSIA) presso il Ministero della Giustizia il provvedimento indicato
dall’art. 34 del D.M. 44/2011, recante le nuove specifiche tecniche in sostituzione del
pacchetto varato col D.M. 10 luglio 2009 (in ossequio al principio per cui l’adeguamento
costante degli aspetti tecnici è affidato ad un aggiornamento a cadenza normalmente
biennale)
Si estende il novero delle definizioni legali di alcuni termini tecnici (formulandone
ventisette); richiamando nella rubrica dei propri articoli le norme del regolamento (ossia del
D.M. 44/2011) si viene a trattare: di sistemi informatici del dominio giustizia, di portale
dei servizi informatici, di identificazione informatica, di registro generale degli
indirizzi elettronici (c.d. Reginde), di fascicolo informatico
Alla trasmissione di atti e documenti informatici è intitolato il capo III del
provvedimento, composto dagli artt. da 12 a 23. Vi si approfondiscono le norme contenute
nel regolamento di cui al D.M. 44/2011 in materia di:
art.12: Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico (art. 11
del regolamento)
art.13: Formato dei documenti informatici allegati (art. 12 del regolamento)
art.14: Trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni e degli
utenti privati (art. 13 del regolamento)
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(segue) Il provvedimento del luglio 2011
art.15: Documenti probatori e allegati non informatici
regolamento)
(art. 14 del
art.16: Deposito dell’atto del processo da parte dei soggetti abilitati
interni (art. 15 del regolamento), non mediante PEC bensì attraverso
collegamenti sicuri di rete (SSL v3) al gestore dei servizi telematici della
giustizia
art.17: Comunicazioni per via telematica (art. 16 del regolamento)
art.18: Comunicazioni contenenti dati sensibili (art. 16 del regolamento)
art.19: Notificazioni per via telematica (art. 17 del regolamento)
art.20: Disposizioni particolari per la fase delle indagini preliminari (art. 19
del regolamento)
art.21: Requisiti della casella di PEC del soggetto abilitato esterno (art. 20
del regolamento)
art.22: Richiesta delle copie di atti e documenti (art. 21 del regolamento)
art.23: Rilascio delle copie di atti e documenti (art. 21 del regolamento)
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L’ulteriore affermazione della P.E.C.
nella trasmissione degli atti processuali
Con la legge di stabilità 2012 (L. 12 novembre 2011 n. 183) il rito civile subisce una serie di
modifiche, volte ad estendere ulteriormente l’operatività della P.E.C.:
all’art. 125 c.p.c. (contenuto e sottoscrizione degli atti di parte), è aggiunto l’obbligo del
difensore di indicare l’indirizzo di p.e.c. comunicato al proprio ordine
all’art. 136, 2° co., c.p.c. è indicata la P.E.C. quale modalità normale di esecuzione delle
comunicazioni di cancelleria, in alternativa alla consegna a mano; solo in subordine si
procede a mezzo fax ovvero tramite U.G. (vengono meno le specifiche previsioni: art.
133, 2° co., c.p.c., sull’avviso di deposito della sentenza; art. 134, 3° co., c.p.c., sulla
comunicazione dell’ordinanza in generale; art. 170, 4° co., c.p.c. sulla necessità di singole
autorizzazioni del giudice; art. 183, 8° co., c.p.c., sulla comunicazione dell’ordinanza che
dispone le prove)
all’art. 250, 3° co., c.p.c. si consente all’avvocato di procedere all’intimazione a teste a
mezzo posta elettronica certificata
all’art. 366 c.p.c. si dispone per le notificazioni presso la Cancelleria della corte al
ricorrente per cassazione che non abbia né eletto domicilio in Roma né abbia indicato il
proprio indirizzo di PEC
all’art. 518 c.p.c. si dispone per la trasmissione del verbale di pignoramento mobiliare
mediante P.E.C. al creditore ed al debitore che ne abbiano fatta richiesta
all’art. 173-bis disp.att. c.p.c. si prevede che lo stimatore dell’esecuzione immobiliare
provveda ad inviare la propria relazione a mezzo P.E.C. ai creditori ed al debitore
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Le norme sulla competitività
e le ulteriori spinte alla digitalizzazione
•
Dopo che il D.M. (Economia e Finanze) del 26 aprile 2012 ha definito le “Regole tecniche
per l’utilizzo, nell’ambito del processo tributario, della Posta Elettronica Certificata”, altra
forte spinta si ha col D.L. 18 ottobre 2012, n. 179 (“Ulteriori misure urgenti per la crescita
del Paese” - conv. con modd. nella L. 17 dicembre 2012, n° 221); nel contesto della
sezione VI, dedicata alla “Giustizia digitale”, si dispone:
nei procedimenti civili, le comunicazioni e notificazioni da eseguirsi a cura della
cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica (in presenza del
necessario presupposto, rappresentato dalla disponibilità dell’indirizzo P.E.C. del
destinatario); idem per le notificazioni a persona diversa dall'imputato previste dagli
artt. 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, co. 2, c.p.p.
in caso di mancata consegna della P.E.C. per causa imputabile al destinatario
(sprovvisto di indirizzo P.E.C. o causa problemi tecnici di ricezione) si procede
mediante deposito di copia dell’atto in cancelleria, mentre per causa non imputabile
al destinatario (disservizi del server, ecc.) si procede con le modalità analogiche
dal 30 giugno 2014 scatta l’obbligatorietà del deposito in via esclusivamente
telematica degli atti processuali e dei documenti di parte (già costituita) nei
procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione innanzi al tribunale.
Idem per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o
delegati dall'autorità giudiziaria, mentre sono le parti a depositare atti e
documenti provenienti dai soggetti da esse nominati (ad es. le relazioni dei c.t.p.)
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(segue) le ulteriori spinte alla digitalizzazione
•
•
il deposito in via esclusivamente telematica è prescritto altresì per gli atti
successivi a quello che dà inizio dell’esecuzione
nelle procedure concorsuali l’obbligo di deposito telematico attiene
esclusivamente agli atti e documenti provenienti dal curatore, dal
commissario giudiziale, dal liquidatore, dal commissario liquidatore
e dal commissario straordinario
Sempre dal 30 giugno 2014, il deposito degli atti di parte e dei documenti
nell’ambito del procedimento di ingiunzione davanti al Tribunale
(esclusa la fase di opposizione) avrà luogo esclusivamente per via
telematica
Sul piano tecnico, il deposito telematico di atti e documenti si ha per avvenuto a
fronte dell’emissione della ricevuta di avvenuta consegna (RDAC) da parte
del server P.E.C. del gestore ministeriale
Viene poi ampliato l’impianto della L. 21 gennaio 1994, n° 53 (notifiche in proprio
dell’avvocato) onde inserire le previsioni finalizzate a consentire l’esecuzione di
notifiche a mezzo P.E.C. da parte dell’avvocato (persistendo la necessità di
previa autorizzazione del Consiglio dell’Ordine ma sopprimendosi la necessità
di tenuta del registro cronologico, grazie alla validazione temporale della
P.E.C.)
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Le notifiche dell’avvocato a mezzo P.E.C.
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•
Penultimo intervento allo stato normativo è l’emanazione del D.M. 3 aprile 2013, n° 48,
che ha sostituito l’intero art. 18 del D.M. 44/2011 (notificazioni per via telematica
eseguite dagli avvocati)
E’ norma da leggere in combinato disposto con le norme della L. 21 gennaio 1994, n. 53
(come modificata dalla L. 221/2012), nonché in coordinamento con l’art. 149-bis del
c.p.c. (richiamato dall’art. 3, co. 3-bis della L. 53/94); priva di appendice tecnica in
seno al provvedimento del luglio 2011, ha ora ricevuto pendant col nuovo art. 19-bis del
provvedimento dirigenziale dell’aprile 2014
La notifica è effettuata a mezzo della posta elettronica certificata solo se l’indirizzo del
destinatario risulta da pubblici elenchi
Il notificante procede con le modalità previste dall’art. 149-bis c.p.c. (dettate per le
notifiche dell’U.G.), in quanto compatibili, indicando nell’oggetto del messaggio la
dizione “notificazione ai sensi della L. n° 53 del 1994”
Quando l’atto da notificare non è un documento informatico, l’avvocato ne estrae copia
informatica (anche per immagine), attestandone la conformità ex art. 22 co. 2 del
C.A.D. in sede di relata di notifica, che è recata da un documento informatico a se
stante, allegato allo stesso messaggio di P.E.C. usato per notificare l’atto, recante i
requisiti contenutistici indicati dall’art. 3-bis, co. 5 e 6, L. 53/94
Per il notificante, la notifica si perfeziona quando è generata la ricevuta di accettazione;
per il destinatario, quando è generata la ricevuta di avvenuta consegna
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(segue) Le notifiche dell’avvocato a mezzo P.E.C.
•
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•
L'avvocato che procede alla notificazione con modalità telematica ai sensi dell'articolo
3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, allega al messaggio di posta elettronica
certificata:
documenti informatici
copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici
privi di elementi attivi e redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche
stabilite ai sensi dell'articolo 34 (cioè di cui al provv.dirigenziale)
Con tali modalità si può procedere alla notificazione delle comparse o delle memorie,
ai sensi dell'art. 170, co. 4, del c.p.c. la notificazione è effettuata mediante invio della
memoria o della comparsa alle parti costituite
L'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto formato su supporto
analogico, compie l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del codice
dell'amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella
relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio
1994, n. 53.
La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'art. 3-bis, comma 3, della legge 21
gennaio 1994, n. 53 e' quella completa, di cui all'art. 6, comma 4, del decreto del
Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68
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Il nuovo provvedimento dell’aprile 2014
Rispetto al provvedimento previgente (18 luglio 2011, che è stato
conseguentemente abrogato) il nuovo provvedimento 16 aprile 2014, in vigore
dal 15 maggio 2014, reca le seguenti innovazioni/modifiche:
(art. 1) definisce formalmente “Autenticazione a due fattori” ogni metodo
di autenticazione basato su due tecniche di autenticazione individuale,
combinando un’informazione nota (es. nome utente e password) con un
oggetto a disposizione (carta di credito, token o telefono cellulare)
(art. 4 co. 6) riduce da 10 a 5 anni la durata del periodo di conservazione
obbligatoria dei log dei messaggi transitati attraverso il gestore di P.E.C. del
Ministero di Grazia e Giustizia
(art. 6 co. 5 e art. 10) identifica nuovi metodi di identificazione informatica
dei soggetti abilitati interni (magistrati, cancellieri, uff.giud.)
(art. 7 co. 5) identifica nuovi registri pubblici di PEC da cui attingere il
domicilio digitale del destinatario di una notifica
(art. 9 bis) prescrive più ampie modalità di pubblicazione degli indirizzi di
PEC della P.A.
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(segue) il nuovo provvedimento dell’aprile 2014
(art. 12 co. 2) ammette atti processuali firmati digitalmente non solo con le
specifiche CAdES (che identificano il file tramite l’estensione .p7m) ma
anche con le specifiche PAdES (che “internizzano” i dati di firma nel file
.pdf, in modo tanto “visibile” quanto “invisibile” nel testo del documento)
(art. 12 co. 3) specifica quale funzione di hash deve essere utilizzata dalle
applicazioni di generazione della firma digitale o qualificata, cioè lo SHA-256
(rinviando all’art. 4 co. 2 D.P.C.M. 22 febbraio 2013)
(art. 12 co. 1) amplia la gamma dei tipi di documenti informatici producibili in
giudizio, includendo anche i files di tipo .eml e .msg (lasciando ancora
evidenti lacune: come produrre ritualmente files di immagini, filmati, e tracce
audio, che non sono né “analogici”, né produzioni informatiche ammesse ?)
(artt. 17 e 18) applica anche alle notificazioni le disposizioni già dettate in
tema di comunicazioni eseguite per via telematica
(art. 17 co. 3) prescrive diverse tipologie di ricevute di avvenuta
consegna per le comunicazioni (breve) e le notificazioni (completa)
(artt. 19 e 19-bis) provvede di disciplina apposita le notifiche telematiche
eseguite dagli uffici NEP e dagli avvocati
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(segue) il nuovo provvedimento dell’aprile 2014
(art. 25 co. 3) riduce a cinque anni (anziché dieci) il termine di
conservazione delle registrazioni ai punti di accesso ed al PST
(art. 26, co. 3-4-5-6) introduce nuovi particolari in materia di pagamenti
telematici, in parte rinviando alle Linee Guida emanate dall’Agenzia per
l’Italia Digitale (con cui si è provveduto alla definizione di una serie di entità
informatiche, quali l’identificativo univoco di pagamento – IUV, o CRS)
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La “tappa estiva” 2014:
D.L. 24 giugno 2014 n° 90, conv. in L. 11 agosto 2014 n° 114
•
Persegue (v. capo II) lo scopo di “garantire l’effettività del processo telematico” (v.
anche le indicazioni ministeriali conseguentemente diramate alle cancellerie con la
circ. Direz. Gen. Giust. Civ. del 27 giugno 2014)
•
L’art. 44 conferma l’obbligatorietà - dal 30 giugno 2014 - del deposito telematico di atti
e documenti delle parti costituite (con esclusione degli atti introduttivi, salvo che sia
intervenuto apposito decreto ministeriale, ex art. 35 D.M. 44/2011) e degli ausiliari del
giudice per i procedimenti (contenziosi o di v.g.) iniziati innanzi al tribunale
ordinario dal 30 giugno 2014, così come per i procedimenti di ingiunzione (esclusa
la fase oppositiva)
•
Esenta da tale obbligo (non considerandoli “difensori” a questi effetti) i dipendenti di cui
si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente
•
Deroga specifica all’obbligo di deposito telematico (previa autorizzazione del giudice)
nel caso in cui i sistemi informatici del dominio giustizia non siano funzionanti
•
Il giudice può inoltre disporre per ragioni specifiche il deposito di copia cartacea di
singoli atti e documenti (non è norma che fonda la questione delle copie di cortesia)
•
Elimina (modificando l’art. 111 disp. att. c.p.c.) il deposito delle copie per i membri del
collegio
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(segue)
D.L. 24 giugno 2014 n° 90, conv. in L. 11 agosto 2014 n° 114
•
Rinvia al 31 dicembre 2014 l’obbligatorietà del deposito telematico per i procedimenti
iniziati anteriormente al 30 giugno 2014, salvo che un’eventuale anticipazione di detto
termine intervenga tramite apposito decreto ministeriale
•
Fissa al 31 marzo 2015 il termine da cui decorre l’obbligo di deposito telematico della
nota di iscrizione a ruolo nei procedimenti di esecuzione forzata
•
Fissa al 31 giugno 2015 il termine da cui decorre l’obbligo di deposito telematico nei
procedimenti civili contenziosi o di v.g. avanti le corti d’appello degli atti processuali e
dei documenti dei difensori delle parti e dei soggetti nominati dalle parti, nonché dei
soggetti nominati o delegati dall’autorità giudiziaria. Tale scadenza può essere
anticipata nel caso in cui intervenga apposito decreto ministeriale
•
Risolve i dubbi sorti relativamente al momento ultimo di ricevibilità degli atti depositati
telematicamente, specificando che “Il deposito è tempestivamente eseguito quando la
ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza”, così
recuperando altre dieci “ore buone” dalle 14 alle 24 ...
•
Estende al deposito telematico le disposizioni di cui all'art. 155, quarto e quinto
comma, del c.p.c., relative al differimento dei termini di deposito scadenti in giornate
festive o di sabato. Nel caso di termini a ritroso continua a seguirsi l’orientamento di
Cass. 182/2011 e Cass. 11163/2008, depositando il giorno prima di quello festivo.
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(segue)
D.L. 24 giugno 2014 n° 90, conv. in L. 11 agosto 2014 n° 114
•
Consente – in attesa che intervenga un (già annunciato) potenziamento dei sistemi
informativi del dominio giustizia – il deposito di atti e documenti complessivamente
eccedenti il limite di 30 megabytes, facoltizzando il difensore all’esecuzione di più
invii telematici successivi, purché avvengano entro il limite temporale di cui s’è detto
(v. in proposito le specifiche indicazioni della circolare DGSIA del 7 luglio 2014)
•
Modifica l’art. 133 c.p.c. onde prescrivere una comunicazione integrale della
sentenza, in luogo del semplice dispositivo, non avente tuttavia l’effetto previsto
dall’art. 325 c.p.c. in materia di termini di impugnazione
•
Allo stato, resta demandata all’emissione di un apposito DM la possibilità che anche il
deposito degli atti introduttivi del giudizio avvenga con modalità telematiche
•
Il D.L. in questione conferma la necessità di indicazione del numero di fax del
difensore – non solo per il processo civile (art. 125 c.p.c.) – ma anche
nell’implementazione del processo amministrativo telematico (intervenendo sull’art.
136 del codice del processo amministrativo – D.Lgs. 2 luglio 2010 n° 104), e ciò
affinché si possa procedere alla comunicazione a mezzo fax (esclusivamente) qualora
sia impossibile procedere alla comunicazione via PEC a causa del mancato
funzionamento del sistema telematico della giustizia civile (o amministrativa).
•
Il deposito di copia in cancelleria rimane – come sempre - l’extrema ratio
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(segue)
D.L. 24 giugno 2014 n° 90, conv. in L. 11 agosto 2014 n° 114
•
Viene inoltre rimessa alla valutazione del GE l’opportunità di disporre (rif. art. 530
c.p.c.) che il versamento della cauzione, la presentazione delle offerte, lo svolgimento
della gara, il pagamento del prezzo, siano effettuati con l’ausilio di modalità
telematiche
•
Vengono emanate disposizioni in materia di informatizzazione anche del processo
tributario, relativamente alle comunicazioni da eseguirsi alla parte che stia in giudizio
personalmente (nei procedimenti ove è possibile) e di cui non sia noto l’indirizzo di
posta elettronica certificata, anche qui, col presidio finale del deposito in segreteria di
copia dell’atto
•
Viene così ad rafforzarsi ulteriormente il concetto di domicilio digitale (cui è dedicato
il nuovo art. 16 sexies del D.L. 179/2012, introdotto dal D.L. in esame), poiché la
notificazione di atti presso il difensore in materia civile eseguita per volontà di legge
presso una cancelleria rimane eseguibile solamente quando non sia possibile
procedere – per causa imputabile al destinatario – alla notifica mediante posta
elettronica certificata all’indirizzo risultante dagli elenchi tenuti dal ministero della
giustizia
•
L’istituto della notifica diretta (ad opera del difensore) a mezzo PEC viene
ulteriormente incentivato, abrogando la necessità di autorizzazione da parte del
Consiglio dell’Ordine
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(segue)
D.L. 24 giugno 2014 n° 90, conv. in L. 11 agosto 2014 n° 114
•
Viene precisato – mediante inserimento nel D.L. 179/2012 (la cui sez. IV è intitolata
alla “giustizia digitale”) dell’art. 16 septies - che l’applicazione alle notifiche telematiche
della norma sul tempo delle notificazioni di cui all’art. 147 c.p.c comporta che –
qualora risulti eseguita dopo le ore 21 di un dato giorno – la notifica si considera
perfezionata alle 7 del giorno successivo
•
Inoltre si dispone che quando l’avvocato debba fornire prova della notificazione e non
gli sia possibile fornirla con modalità telematiche, egli procede ai sensi del comma 1bis dell’art. 9 L. 53/94, estraendo copia su supporto analogico del messaggio PEC,
dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, e ne attesta
la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell’art. 23 comma 1
del CAD
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“La rivoluzione analogico/digitale nella pratica forense:
le fasi vitali del documento fra informatica e diritto”
Per eventuali contatti, scrivere a:
•
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[email protected]; [email protected]
EuClIdea (C) 2014 - Eugenio Remus & Clizio Merli
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